JP2002117052A - ドキュメント管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明では、登録されたドキュメントに対す
る処理指示を行う際の利便性を向上をできるドキュメン
ト管理システムを提供する。 【解決手段】 ドキュメントサーバ１０が、端末装置２
から登録フォームとドキュメントとを受信し、当該登録
フォームに従ってドキュメントを登録するとともに、そ
の受領書を発行する。ドキュメントサーバ１０は、この
受領書に、登録したドキュメントの識別子、処理指示の
記入欄及び、登録したドキュメントのサムネイル画像を
含める。ドキュメントサーバ１０は、処理指示が記入さ
れた受領書を受信すると、当該記述された処理指示を読
み取り、それに従って該当ドキュメントを処理する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ドキュメントの管
理を行うシステムに係り、特に登録後の処理指示の利便
性の改善に関する。

【０００２】

【従来の技術】大量の電子的な文書データに対し検索・
整理のための属性を付与して、これらの文書データを管
理するドキュメント管理システムが従来から知られてい
る。このドキュメント管理システムは、一般に導入コス
トが大きいことから、センタに配置したサーバを各企業
で共用することがある。

【０００３】具体的には、従来のドキュメント管理シス
テムは、図５示すように、センタに配置されるサーバ装
置１と、各企業側に配置されている端末装置２とを電気
通信回線を介して接続してなる。

【０００４】サーバ装置１は、ＦＡＸモデムを備えたサ
ーバコンピュータであり、図面管理のためのプログラム
がインストールされている。このサーバ装置１は、電気
通信回線を介して端末装置２から受信した電子データを
解析して登録指示の書面を認識し、この書面の記載に基
づいて、引き続いて受信される電子データをドキュメン
トとしてストレージ（図示せず）に蓄積して管理する。
さらに、このサーバ装置１は、蓄積したドキュメントを
特定する情報とともに、このドキュメントを受領したこ
とを示す受領書を端末装置２に対して送信する。

【０００５】端末装置２は、例えばファクシミリ装置
（ＦＡＸ）であり、指示により紙媒体に印字された文書
を読み取って電子データを生成し、電気通信回線を介し
てサーバ装置１を発呼し、サーバ装置１に生成した電子
データを送信する。また、この端末装置２は、サーバ装
置１から受領書を受信して印字する。

【０００６】具体的にユーザには、図６に示すようなド
キュメントの登録指示用フォームが事前に配布されてお
り、ユーザは、この登録指示用フォームに必要事項を記
入してドキュメントとともに端末装置２によってサーバ
装置１にファクシミリ送信し、登録後にこの端末装置２
でサーバ装置１から受領書を受けて印字したものを保管
する。

【０００７】また、ユーザは管理されているドキュメン
トを参照したいときには、保管している受領書の記述を
確認し、参照したいドキュメントを特定する情報を調
べ、その情報を指示フォームに記述して端末装置２によ
ってファクシミリ送信し、サーバ装置１からファクシミ
リで返信を受ける。これによりユーザは、新たなコンピ
ュータ装置を導入することなく紙媒体による指示フォー
ムを用いてドキュメント管理を実現できる。さらに、受
領書を紛失した際には、登録ドキュメントの一覧を取得
するための指示フォームを送信して、サーバ装置１から
一覧の提供を受けてドキュメントを特定する情報を調べ
る。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来のドキュメント管理システムでは、登録したドキュメ
ントに対する処理を指示する際に、処理の対象となった
ドキュメントを特定するための情報を受領書により確認
して、これを指示フォームに書き写すなどの作業が必要
で利便性が低い。

【０００９】本発明は上記実情に鑑みて為されたもの
で、登録したドキュメントに対する処理指示を行う際の
利便性を向上できるドキュメント管理システムを提供す
ることを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解
決するための本発明は、ドキュメント登録端末とドキュ
メントサーバとを具備するドキュメント管理システムで
あって、前記ドキュメントサーバは、ドキュメントの登
録用フォームと登録対象のドキュメントとを、前記ドキ
ュメント登録端末から受信する手段と、前記登録用フォ
ームが受信されたときに、当該登録用フォームとともに
受信されたドキュメントの受領書とともに、当該ドキュ
メントに対する処理指示のためのフォームを発行する手
段とを含み、前記ドキュメントサーバが、ドキュメント
に関する処理が記述された指示フォームを受信すると、
当該指示に従い、該当ドキュメントを処理することを特
徴としている。このように受領書に指示フォームが付記
されていることで、対応するドキュメントに対する受領
書に指示を記述することで処理指示を行うことができ、
利便性を向上できる。

【００１１】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、フォーム文書を受信して、ドキュメントに
関連する処理を行うドキュメントサーバであって、登録
用フォームとともにドキュメントを受信して、当該ドキ
ュメントを登録する手段と、前記登録したドキュメント
の受領書に当該ドキュメントに対する処理指示用フォー
ムを含めて発行する手段と、を備え、処理指示用フォー
ムに記述された処理指示に従って、該当ドキュメントを
処理することを特徴としている。これにより、受領書に
指示フォームが付記され、対応するドキュメントに対す
る受領書に指示を記述することで処理指示を行うことが
でき、利便性を向上できる。

【００１２】またここで、前記受領書には、登録したド
キュメントの少なくとも一部のイメージを含めることが
好ましい。これにより、受領書に対応するドキュメント
を容易に認識できるようになる。

【００１３】さらに上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、ドキュメント管理方法において、登録用フ
ォームとともにドキュメントを受信して、当該ドキュメ
ントを登録する工程と、前記登録したドキュメントの受
領書に当該ドキュメントに対する処理指示用フォームを
含めて発行する工程と、処理指示用フォームに記述され
た処理指示に従って、該当ドキュメントを処理する工程
と、を含むことを特徴としている。

【００１４】さらに上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、登録したドキュメントの受領書であって、
当該受領書には、当該登録したドキュメントの識別情報
と、当該登録したドキュメントに対する処理の指示を記
述する欄とが設けられ、前記欄に処理指示を記述してド
キュメントを登録しているサーバ側に配信すると、当該
サーバ側でその記述が認識され、該当ドキュメントの処
理が行われることを特徴としている。これにより、この
欄に指示を記述すれば、ドキュメントの識別情報を改め
て記述する必要がなく、利便性を向上できる。

【００１５】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について図面
を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るド
キュメント管理システムは、図１に示すように、センタ
に配置されるドキュメントサーバ１０と、このドキュメ
ントサーバ１０に電話回線やインターネットなどを含む
電気通信回線を介して接続された複数の端末装置２とか
ら基本的に構成されている。また、ドキュメントサーバ
１０は、ＦＡＸモデム部１１と、画像処理部１２と、制
御部１３と、ストレージ部１４と、ネットワーク通信部
１５とから構成され、これらの各部はバス接続されてい
る。ここで端末装置２が本発明のドキュメント登録端末
に相当する。

【００１６】ドキュメントサーバ１０のＦＡＸモデム部
１１は、フォームやドキュメントを受信する手段に相当
し、電気通信回線に接続され、端末装置２からファクシ
ミリデータとして電子データを受信し、画像処理部１２
にこの電子データを出力する。また、このＦＡＸモデム
部１１は、制御部１３からの指示により、電気通信回線
を介して受領書の電子データを送信する。

【００１７】画像処理部１２は、ＦＡＸモデム部１１か
ら入力された電子データを解析して、それが登録フォー
ム、または処理指示の記述された受領書であるか否かを
識別し、登録フォームまたは受領書であれば、これらに
記載された事項を電子データとして読み取る。この読み
取りは、一般的なＯＣＲ技術を利用して実現されてい
る。また、この画像処理部１２は、このようにして読み
取った電子データを制御部１３に出力する。また、登録
フォームや受領書でない場合には、ＦＡＸモデム部１１
から入力される電子データをそのまま制御部１３に出力
する。

【００１８】制御部１３は、ドキュメントを管理する手
段及び、受領書を発行する手段に相当し、コンピュータ
読み取り可能な記録媒体から読み出され、ストレージ部
１４等にインストールされたプログラムに従い、登録フ
ォームの記述内容の電子データの入力を画像処理部１２
から受けて、この電子データに従ってドキュメントを管
理し、ドキュメントの登録の際に受領書を生成して送信
する。さらに、この制御部１３は、受領書から読み取ら
れた電子データの入力を画像処理部１２から受けて、こ
の電子データに従ってドキュメントを処理する。これら
の制御部１３の具体的処理の内容については、後に詳し
く説明する。

【００１９】ストレージ部１４は、ハードディスクなど
であり、制御部１３が処理するプログラムを格納してい
る。また、このストレージ部１４は、制御部１３から入
力される指示によりドキュメントを蓄積している。さら
に、このストレージ部１４には、図２に示す、ドキュメ
ントの配信先と配信方法とを関連づけたテーブルが格納
されている。このテーブルは、制御部１３から入力され
る指示により、ドキュメントを登録するユーザごとに設
定されている。

【００２０】ネットワーク通信部１５は、インターネッ
トに接続され、制御部１３から入力される指示に応じ
て、データをインターネットを介して端末装置２に送信
する。また、このネットワーク通信部１５は、インター
ネットを介して端末装置２から受信するデータを制御部
１３に出力する。

【００２１】ここで、制御部１３がドキュメントを登録
する動作について説明する。制御部１３は、登録の指示
フォームとともにドキュメントの電子データの入力を画
像処理部１２から受けて、この処理を開始する。この登
録の指示フォームには、図３に示すように、登録フォー
ムであることを表すグリフ（Ａ）のほか、登録対象とな
るドキュメントのタイトルの記述（Ｐ）と、文書の説明
（Ｑ）と、その他のオプション（Ｒ）とが含まれてい
る。

【００２２】制御部１３は、ドキュメントの電子データ
に基づいてドキュメントの画像を作成し、これを縮小処
理してサムネール画像を形成する。そして、当該入力さ
れたドキュメントの識別子を生成して、この識別子とと
もにドキュメントをストレージ部１４に蓄積する。

【００２３】そして制御部１３は、受領書の生成を開始
し、まず「以下の文書を受領しました」等の文字列と、
登録の指示フォームから読み取られたドキュメントのタ
イトルとを記述する。さらに、制御部１３は、この受領
書に「配信」、「取出」等、処理指示用のチェックボッ
クスを記述し、ストレージ部１４からドキュメントの配
信先と配信方法とを取得して、その配信先をチェックボ
ックスとして記述する。さらに制御部１３は、登録時に
生成したサムネール画像をこの受領書に描画し、ドキュ
メントに対応する識別子を符号化した画像を描画して、
これにより、図４に示すような受領書を生成する。制御
部１３は、このようにして生成した受領書をＦＡＸモデ
ム部１１を介して端末装置２側に送信する。

【００２４】ここで、図４に示す受領書においては、ド
キュメントの識別子と処理指示のフォームであることを
表すグリフ（Ａ）と、処理指示用のチェックボックス
（Ｂ）と、配信先のチェックボックス（Ｃ）と、サムネ
ール画像（Ｄ）とが含まれている。また、図４の受領書
では、このほかユーザＩＤ及びパスワードを記述する欄
（Ｅ）等が設けられている。このように本実施の形態に
おいて特徴的なことは、指示フォームとしての処理指示
の記入欄が受領書上に設けられていることである。これ
により、受領書とともに処理指示のためのフォームを管
理することができ、利便性をより向上できる。

【００２５】またここで、制御部１３が受領書から読み
取られた電子データに従ってドキュメントを処理する動
作について説明する。制御部１３は、画像処理部１２か
ら処理指示の電子データとの入力を受けて、当該電子デ
ータが「配信」の処理指示を示すものであれば、それと
ともに入力される配信先の指定の電子データを解析し、
ストレージ部１４を参照して図２のテーブルから当該配
信先を検索し、配信方法を特定する。そして、グリフか
らドキュメントの識別子を検出し、この識別子に対応す
るドキュメントをストレージ部１４から取得して、当該
配信方法で指定された配信先に配信する処理を行う。こ
こで配信方法には、ＦＡＸモデム部１１を利用してＦＡ
Ｘ送信する方法と、Ｗｅｂサーバ（図示せず）に登録し
て、その登録ＵＲＬを伝達してもよいし、ネットワーク
通信部１５に出力して電子メールなどとして端末装置２
に対して送信してもよい。尚、ＦＡＸによる場合には、
その電話番号のほか、配信先のファクシミリが所定の認
証コードを入力するまで受信しない設定になっていると
きには当該所定の認証コードを含めて配信先の情報とし
て設定することが好ましい。これにより、誤って配信さ
れることが防止される。

【００２６】またここで、複数の配信先が指定されてい
るときには、それぞれの配信先ごとに、事前に設定され
た配信方法で配信を行う。これにより、ストレージ部１
４に蓄積されているドキュメントを指定先に一斉に配信
することができるようになり、利便性がさらに高められ
る。

【００２７】さらに、画像処理部１２から入力された処
理指示の電子データが「取出」であれば、グリフに示さ
れた識別子に対応するドキュメントを取得し、このドキ
ュメントを登録した端末装置２に対して該当ドキュメン
トを配信する。このほか、処理指示としては、「削
除」、「転送」、「圧縮」等の処理が考えられる。

【００２８】尚、ここまでの説明においては、ユーザＩ
Ｄやパスワードによるセキュリティについて触れずに説
明したが、例えばユーザＩＤとパスワードとを対応付け
るテーブルをストレージ部１４に設定しておき、画像処
理部１２が登録フォームや受領書上に記述されたユーザ
ＩＤ及びパスワードを読み取って制御部１３に出力し、
制御部１３が読み取られたユーザＩＤ及びパスワードを
ストレージ部１４に格納されているものと比較して一致
しているときにのみ、ドキュメントを登録したり、記述
された処理指示に従ってドキュメントを処理するように
しても構わない。

【００２９】

【発明の効果】本発明によれば、ドキュメントサーバ
が、ドキュメントの登録用フォームと登録対象のドキュ
メントとをドキュメント登録端末から受信し、この登録
用フォームが受信されたときに、当該登録用フォームと
ともに受信されたドキュメントの受領書とともに当該ド
キュメントに対する処理指示のためのフォームを発行
し、ドキュメントサーバが、ドキュメントに関する処理
が記述された指示フォームを受信すると、当該指示に従
って該当ドキュメントを処理するドキュメント管理シス
テムとしているので、受領書とともに受信した指示フォ
ームを利用して処理指示を行うことができ、利便性を向
上できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施の形態に係るドキュメント管理
システムの構成ブロック図である。

【図２】 配信先と配信方法とを関連づけるテーブルの
一例を表す説明図である。

【図３】 登録用フォームの一例を表す説明図である。

【図４】 受領書の一例を表す説明図である。

【図５】 従来のドキュメント管理システムの構成ブロ
ック図である。

【図６】 従来のドキュメントの登録指示用フォームを
示す説明図である。

【符号の説明】

１ サーバ装置、２ 端末装置、３ パーソナルコンピ
ュータ、１０ ドキュメントサーバ、１１ ＦＡＸモデ
ム部、１２ 画像処理部、１３ 制御部、１４ストレー
ジ部、１５ ネットワーク通信部。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ドキュメント登録端末とドキュメントサ
   ーバとを具備するドキュメント管理システムであって、 前記ドキュメントサーバは、 ドキュメントの登録用フォームと登録対象のドキュメン
   トとを、前記ドキュメント登録端末から受信する手段
   と、 前記登録用フォームが受信されたときに、当該登録用フ
   ォームとともに受信されたドキュメントの受領書ととも
   に、当該ドキュメントに対する処理指示のためのフォー
   ムを発行する手段とを含み、 前記ドキュメントサーバが、ドキュメントに関する処理
   が記述された指示フォームを受信すると、当該指示に従
   い、該当ドキュメントを処理することを特徴とするドキ
   ュメント管理システム。
2. 【請求項２】 フォーム文書を受信して、ドキュメント
   に関連する処理を行うドキュメントサーバであって、 登録用フォームとともにドキュメントを受信して、当該
   ドキュメントを登録する手段と、 前記登録したドキュメントの受領書に当該ドキュメント
   に対する処理指示用フォームを含めて発行する手段と、
   を備え、 処理指示用フォームに記述された処理指示に従って、該
   当ドキュメントを処理することを特徴とするドキュメン
   トサーバ。
3. 【請求項３】 請求項２に記載のドキュメントサーバに
   おいて、 前記受領書には、登録したドキュメントの少なくとも一
   部のイメージを含めることを特徴とするドキュメントサ
   ーバ。
4. 【請求項４】 登録用フォームとともにドキュメントを
   受信して、当該ドキュメントを登録する工程と、 前記登録したドキュメントの受領書に当該ドキュメント
   に対する処理指示用フォームを含めて発行する工程と、 処理指示用フォームに記述された処理指示に従って、該
   当ドキュメントを処理する工程と、 を含むことを特徴とするドキュメント処理方法。
5. 【請求項５】 登録用フォームとともにドキュメントを
   受信して、当該ドキュメントを登録するモジュールと、 前記登録したドキュメントの受領書に当該ドキュメント
   に対する処理指示用フォームを含めて発行するモジュー
   ルと、 処理指示用フォームに記述された処理指示に従って、該
   当ドキュメントを処理するモジュールと、 を含むことを特徴とするドキュメント処理方法。
6. 【請求項６】 登録したドキュメントの受領書であっ
   て、 当該受領書には、当該登録したドキュメントの識別情報
   と、 当該登録したドキュメントに対する処理の指示を記述す
   る欄とが設けられ、 前記欄に処理指示を記述してドキュメントを登録してい
   るサーバ側に配信すると、当該サーバ側でその記述が認
   識され、該当ドキュメントの処理が行われることを特徴
   とする受領書。