JP2002099554A - 文書管理装置、文書管理方法および記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】 文書属性での文書検索を容易に行うことがで
きるとともに、設定されている検索文書属性をより見や
すく表示することができ、また、分類が非常に多い場合
でも、分類による文書検索を容易に行うことができる文
書管理装置、文書管理方法を提供する。 【解決手段】 同一表示領域１０９ａ上には、文書情報
を分類分けするためのキャビネット・アイテムCABINET
1,2およびその下位分類であるフォルダ・アイテムFOLDE
R1〜4と、検索属性アイテムName:ABCDEFおよびそのサブ
（下位）検索属性アイテムが表示され、ユーザにより、
検索属性アイテムCreated:1/12/97-10/2/97のサブ検索
属性アイテムIndex:XYZが指定されると、その表示が反
転されて、サブ検索属性アイテムIndex:XYZを含む上位
の検索属性がＡＮＤ（論理積）されて、新たな検索属性
とされ、この検索属性に合致する文書情報が検索され
て、表示領域１０９ｂに表示される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書情報に文書管
理情報を関連付けて記憶し、これらの情報に対して検
索、表示、印刷等を行う文書管理装置、文書管理方法お
よび記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、印刷された文字、図形、画像等の
データをスキャナ装置等で読み込むなどして作成した文
書のイメージデータや、ワードプロセッサ等で作成した
文書データ等の文書情報に、キーワード等の文書管理情
報を関連付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表
示、印刷等を行う文書管理装置が提案されている。

【０００３】また、このような文書管理装置としては、
たとえばキャビネットやフォルダを用いて、複数の文書
情報を分類分けして管理できるものも提案されている。

【０００４】このような文書管理装置は、たとえば図３
７に示すように、分類作成部１００と、文書登録部１０
１と、ファイル装置１０２と、分類表示部１０３と、検
索分類指定部１０４と、分類検索部１０５と、分類検索
結果表示部１０６と、検索文書属性設定部１０７と、文
書属性検索部１０８と、文書属性検索結果表示部１０９
とを備えている。

【０００５】分類作成部１００は、分類表示部１０３か
ら特定の分類情報を読み込み、後に文書を分類分けする
ためのキャビネットあるいはフォルダの分類情報を作成
し、これをファイル装置１０２に登録する。

【０００６】文書登録部１０１は、図示しないスキャナ
装置などから文書のイメージデータを受け取り、分類表
示部１０３から特定の分類情報を読み込み、後に文書を
検索するためのキーワードなどの文書属性情報を作成
し、文書のイメージデータと、所望の分類情報と、文書
属性情報とを関連付けてファイル装置１０２に登録す
る。

【０００７】ファイル装置１０２は、文書のイメージデ
ータと、分類情報と、文書属性情報とを関連付けて記憶
するもので、データベースを使用する場合が多い。

【０００８】分類表示部１０３は、ファイル装置１０２
から全ての分類情報を読み込み、その分類情報をキャビ
ネットあるいはフォルダとして、図示しないディスプレ
イ装置などに表示するとともに、検索分類指定部１０４
から位置情報を受け取った場合は、その位置情報により
特定されるキャビネットあるいはフォルダの分類情報を
検索分類情報として分類検索部１０５に供給する。

【０００９】検索分類指定部１０４は、分類表示部１０
３の表示画面上でオペレータにより指定される位置情報
を分類表示部１０３に供給する。

【００１０】分類検索部１０５は、分類表示部１０３か
ら検索分類情報を受け取り、その検索分類情報でファイ
ル装置１０２に対して文書を検索し、検索分類情報に合
致する分類情報に関連付けられている文書の文書属性情
報をファイル装置１０２から受け取り、分類検索結果表
示部１０６に供給する。

【００１１】分類検索結果表示部１０６は、分類検索部
１０５から検索結果の文書の文書属性情報を受け取り、
これを図示しないディスプレイ装置などに表示する。

【００１２】検索文書属性設定部１０７は、オペレータ
により設定されるキーワードなどの検索文書属性情報を
文書属性検索部１０８に供給する。

【００１３】文書属性検索部１０８は、検索文書属性設
定部１０７から検索文書属性情報を受け取り、その検索
文書属性情報でファイル装置１０２に対して文書を検索
し、検索文書属性情報に合致する文書属性情報に関連付
けられている文書の文書属性情報をファイル装置１０２
から受け取り、文書属性検索結果表示部１０９に供給す
る。

【００１４】文書属性検索結果表示部１０９は、文書属
性検索部１０８から検索結果の文書の文書属性情報を受
け取り、これを図示しないディスプレイ装置などに表示
する。

【００１５】図３８は、上記分類検索結果表示部１０６
に表示された分類と、分類で検索した結果の文書の一例
を示す図である。

【００１６】同図において、登録されている分類がキャ
ビネットとフォルダとして分類表示領域１０６ａに表示
され、オペレータによりフォルダＦＯＬＤＥＲ１が指定
されると、フォルダＦＯＬＤＥＲ１に関連付けられてい
る文書の文書属性情報が分類検索結果表示領域１０２ｂ
に表示される。

【００１７】また、図３９は、上記検索文書属性設定部
１０７での検索文書属性の設定画面例を示す図であり、
図４０は、上記文書属性検索結果表示部１０９の図示し
ないディスプレイ装置に表示された検索文書、すなわち
文書属性で検索した結果の文書の一例を示す図である。

【００１８】図４１は、他の従来の文書管理装置の構成
を示す図であり、図３７と同様の構成要素には同一符号
を付し、その説明を省略する。

【００１９】図４１において、分類検索分類指定部１０
４ａは、分類表示部１０３の表示画面上でオペレータに
より指定される位置情報を分類表示部１０３に供給す
る。

【００２０】文書検索分類指定部１０４ｂは、分類表示
部１０３の表示画面上でオペレータにより指定される位
置情報を分類表示部１０３に供給する。

【００２１】文書検索部１１０は、分類表示部１０３か
ら分類検索分類情報を受け取り、その分類検索分類情報
でファイル装置１０２に対して文書を検索し、分類検索
分類情報に合致する分類情報に関連付けられている文書
の文書属性情報をファイル装置１０２から受け取り、文
書検索結果表示部１１１に供給する。

【００２２】文書検索結果表示部１１１は、文書検索部
１１０から検索結果の文書の文書属性情報を受け取り、
これを図示しないディスプレイ装置などに表示する。

【００２３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の文書管理装置では、文書属性で検索する場合、その
都度、検索文書属性を設定する画面を表示し、検索文書
属性を設定する必要があり、文書属性での文書検索の操
作が煩雑になるという問題があった。

【００２４】また、設定されている検索文書属性を確認
する場合も、検索文書属性を設定する画面を表示し、そ
の画面上の全ての項目に対して設定されているか否かを
確認する必要があり、設定されている検索文書属性を確
認し難いといった問題があた。

【００２５】さらに、上記他の従来の文書管理装置で
は、分類が非常に多い場合、所望の文書を探すために
は、分類の検索と、分類による文書検索とを繰り返し行
う必要があり、分類による文書検索の操作が煩雑になる
という問題があった。

【００２６】本発明は、上記問題に着目してなされたも
のであり、文書属性での文書検索を容易に行うことがで
き、設定されている検索文書属性をより見やすく表示す
ることができる文書管理装置、文書管理方法および記憶
媒体を提供することを第１の目的とする。

【００２７】また、分類が非常に多い場合でも、分類に
よる文書検索を容易に行うことができる文書管理装置、
文書管理方法および記憶媒体を提供することを第２の目
的とする。

【００２８】

【課題を解決するための手段】上記第１の目的を達成す
るため、請求項１に記載の文書管理装置は、文書情報が
属する分類を作成して、分類記憶手段に記憶する分類作
成手段と、作成された文書情報と、前記記憶された分類
のうち選択された分類および該文書情報を検索するため
の属性情報とを関連付けて記憶する文書記憶手段と、前
記記憶されたすべての分類を読み出して表示する分類表
示手段と、該表示された分類からいずれかの分類を指定
する分類指定手段と、該指定された分類に合致する分類
が関連付けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検
索する分類検索手段と、該検索されたすべての文書情報
を表示する分類検索結果表示手段と、前記属性情報と同
種類の属性情報である検索属性情報を階層的に作成し
て、検索属性情報記憶手段に記憶する検索属性情報作成
手段と、該記憶されたすべての検索属性情報を読み出し
て、前記分類表示手段の表示画面と同じ画面上に階層的
に表示する検索属性情報表示手段と、該表示された検索
属性情報からいずれかの検索属性情報を指定する検索属
性情報指定手段と、該指定された検索属性情報およびそ
の上位に位置するすべての階層の検索属性情報に合致す
る検索属性情報が関連付けられた文書情報を、前記文書
記憶手段から検索する検索属性情報検索手段と、該検索
されたすべての文書情報を、前記分類検索結果表示手段
の表示画面と同じ画面上に表示する検索属性情報検索結
果表示手段とを有することを特徴とする。

【００２９】好ましくは、前記分類作成手段は、分類を
階層的に作成して、前記分類記憶手段に記憶し、前記分
類表示手段は、前記読み出された分類を階層的に表示す
ることを特徴とする。

【００３０】上記第２の目的を達成するため、請求項３
に記載の文書管理装置は、分類が属する分類カテゴリを
作成して、分類カテゴリ記憶手段に記憶する分類カテゴ
リ作成手段と、文書情報が属する分類を作成し、該作成
された各分類と、該各分類がそれぞれ属する分類カテゴ
リとを関連付けて、分類記憶手段に記憶する分類作成手
段と、作成された文書情報と、前記記憶された分類のう
ち選択された分類および該文書情報を検索するための属
性情報とを関連付けて記憶する文書記憶手段と、前記記
憶されたすべての分類カテゴリを読み出して表示する分
類カテゴリ表示手段と、該表示された分類カテゴリから
いずれかの分類カテゴリを指定する分類カテゴリ指定手
段と、検索すべき分類を指定する分類指定手段と、前記
指定された分類カテゴリに関連付けられた分類であっ
て、前記指定された分類に合致する分類を、前記分類記
憶手段から検索する分類検索手段と、該検索されたすべ
ての分類を表示する分類表示手段と、該表示された分類
から、文書検索を行うべき分類を指定する文書検索分類
指定手段と、該指定された分類に合致する分類が関連付
けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検索する文
書検索手段と、該検索されたすべての文書情報を表示す
る文書検索結果表示手段とを有することを特徴とする。

【００３１】好ましくは、前記分類作成手段は、分類を
階層的に作成し、前記分類表示手段は、前記読み出され
た分類を階層的に表示することを特徴とする。

【００３２】上記第１の目的を達成するため、請求項５
に記載の文書管理方法は、文書情報が属する分類を作成
して、分類記憶手段に記憶する分類作成ステップと、作
成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択さ
れた分類および該文書情報を検索するための属性情報と
を関連付けて文書記憶手段に記憶する文書記憶ステップ
と、前記記憶されたすべての分類を読み出して、分類表
示手段の表示画面上に表示する分類表示ステップと、該
表示された分類からいずれかの分類を指定する分類指定
ステップと、該指定された分類に合致する分類が関連付
けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検索する分
類検索ステップと、該検索されたすべての文書情報を、
分類検索結果表示手段の表示画面上に表示する分類検索
結果表示ステップと、前記属性情報と同種類の属性情報
である検索属性情報を階層的に作成して、検索属性情報
記憶手段に記憶する検索属性情報作成ステップと、該記
憶されたすべての検索属性情報を読み出して、前記分類
表示手段の表示画面と同じ画面上に階層的に表示する検
索属性情報表示ステップと、該表示された検索属性情報
からいずれかの検索属性情報を指定する検索属性情報指
定ステップと、該指定された検索属性情報およびその上
位に位置するすべての階層の検索属性情報に合致する検
索属性情報が関連付けられた文書情報を、前記文書記憶
手段から検索する検索属性情報検索ステップと、該検索
されたすべての文書情報を、前記分類検索結果表示手段
の表示画面と同じ画面上に表示する検索属性情報検索結
果表示ステップとを有することを特徴とする。

【００３３】好ましくは、前記分類作成ステップでは、
分類を階層的に作成して、前記分類記憶手段に記憶し、
前記分類表示ステップでは、前記読み出された分類を階
層的に表示することを特徴とする。

【００３４】上記第２の目的を達成するため、請求項７
に記載の文書管理方法は、分類が属する分類カテゴリを
作成して、分類カテゴリ記憶手段に記憶する分類カテゴ
リ作成ステップと、文書情報が属する分類を作成し、該
作成された各分類と、該各分類がそれぞれ属する分類カ
テゴリとを関連付けて、分類記憶手段に記憶する分類作
成ステップと、作成された文書情報と、前記記憶された
分類のうち選択された分類および該文書情報を検索する
ための属性情報とを関連付けて文書記憶手段に記憶する
文書記憶ステップと、前記記憶されたすべての分類カテ
ゴリを読み出して表示する分類カテゴリ表示ステップ
と、該表示された分類カテゴリからいずれかの分類カテ
ゴリを指定する分類カテゴリ指定ステップと、検索すべ
き分類を指定する分類指定ステップと、前記指定された
分類カテゴリに関連付けられた分類であって、前記指定
された分類に合致する分類を、前記分類記憶手段から検
索する分類検索ステップと、該検索されたすべての分類
を表示する分類表示ステップと、該表示された分類か
ら、文書検索を行うべき分類を指定する文書検索分類指
定ステップと、該指定された分類に合致する分類が関連
付けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検索する
文書検索ステップと、該検索されたすべての文書情報を
表示する文書検索結果表示ステップとを有することを特
徴とする。

【００３５】好ましくは、前記分類作成ステップでは、
分類を階層的に作成し、前記分類表示ステップでは、前
記読み出された分類を階層的に表示することを特徴とす
る。

【００３６】上記第１の目的を達成するため、請求項９
に記載の記憶媒体は、文書情報が属する分類を作成し
て、分類記憶手段に記憶する分類作成モジュールと、作
成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択さ
れた分類および該文書情報を検索するための属性情報と
を関連付けて文書記憶手段に記憶する文書記憶モジュー
ルと、前記記憶されたすべての分類を読み出して、分類
表示手段の表示画面上に表示する分類表示モジュール
と、該表示された分類からいずれかの分類を指定する分
類指定モジュールと、該指定された分類に合致する分類
が関連付けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検
索する分類検索モジュールと、該検索されたすべての文
書情報を、分類検索結果表示手段の表示画面上に表示す
る分類検索結果表示モジュールと、前記属性情報と同種
類の属性情報である検索属性情報を階層的に作成して、
検索属性情報記憶手段に記憶する検索属性情報作成モジ
ュールと、該記憶されたすべての検索属性情報を読み出
して、前記分類表示手段の表示画面と同じ画面上に階層
的に表示する検索属性情報表示モジュールと、該表示さ
れた検索属性情報からいずれかの検索属性情報を指定す
る検索属性情報指定モジュールと、該指定された検索属
性情報およびその上位に位置するすべての階層の検索属
性情報に合致する検索属性情報が関連付けられた文書情
報を、前記文書記憶手段から検索する検索属性情報検索
モジュールと、該検索されたすべての文書情報を、前記
分類検索結果表示手段の表示画面と同じ画面上に表示す
る検索属性情報検索結果表示モジュールとを含むことを
特徴とする。

【００３７】好ましくは、前記分類作成モジュールで
は、分類を階層的に作成して、前記分類記憶手段に記憶
し、前記分類表示モジュールでは、前記読み出された分
類を階層的に表示することを特徴とする。

【００３８】上記第２の目的を達成するため、請求項１
１に記載の方法は、分類が属する分類カテゴリを作成し
て、分類カテゴリ記憶手段に記憶する分類カテゴリ作成
モジュールと、文書情報が属する分類を作成し、該作成
された各分類と、該各分類がそれぞれ属する分類カテゴ
リとを関連付けて、分類記憶手段に記憶する分類作成モ
ジュールと、作成された文書情報と、前記記憶された分
類のうち選択された分類および該文書情報を検索するた
めの属性情報とを関連付けて文書記憶手段に記憶する文
書記憶モジュールと、前記記憶されたすべての分類カテ
ゴリを読み出して表示する分類カテゴリ表示モジュール
と、該表示された分類カテゴリからいずれかの分類カテ
ゴリを指定する分類カテゴリ指定モジュールと、検索す
べき分類を指定する分類指定モジュールと、前記指定さ
れた分類カテゴリに関連付けられた分類であって、前記
指定された分類に合致する分類を、前記分類記憶手段か
ら検索する分類検索モジュールと、該検索されたすべて
の分類を表示する分類表示モジュールと、該表示された
分類から、文書検索を行うべき分類を指定する文書検索
分類指定モジュールと、該指定された分類に合致する分
類が関連付けられた文書情報を、前記文書記憶手段から
検索する文書検索モジュールと、該検索されたすべての
文書情報を表示する文書検索結果表示モジュールとを含
むことを特徴とする。

【００３９】好ましくは、前記分類作成モジュールで
は、分類を階層的に作成し、前記分類表示モジュールで
は、前記読み出された分類を階層的に表示することを特
徴とする。

【００４０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて詳細に説明する。

【００４１】図１は、本発明の第１の実施の形態に係る
文書管理装置の構成を示すブロック図であり、図１中、
前記図３７と同様の構成要素には同一符号を付して、そ
の説明を省略する。

【００４２】図１において、検索文書属性作成部１は、
オペレータにより設定されるキーワードなどの検索文書
属性情報を記憶装置２に書き込む。記憶装置２は、検索
文書属性情報を記憶するもので、通常ハードディスクな
どである。

【００４３】検索文書属性表示部３は、記憶装置２から
全ての検索文書属性情報を読み込み、分類表示部１０３
の表示画面と同じ画面に表示するとともに、検索文書属
性指定部１０７から位置情報を受け取った場合は、その
位置情報により特定される検索文書属性情報を文書属性
検索部１０８に供給する。

【００４４】なお、文書管理装置には、上記以外にも、
ファイル装置１０２に記憶された文書の情報に対して、
表示、印刷などの機能を実現するための種々の構成要素
が設けられているが、本発明の要旨ではないので、その
説明は省略する。

【００４５】以上のように構成された文書管理装置が実
行する制御処理を、以下、図２〜図１７を参照して説明
する。

【００４６】図２は、図１の分類表示部１０３が実行す
る分類表示処理の手順を示すフローチャートである。

【００４７】同図において、オペレータの開始指示によ
り本処理は開始され、まず、データベースから全ての分
類情報を読み込み、バッファfolderlistに取得する（ス
テップＳ１）。

【００４８】図３は、ステップＳ１で取得した分類情報
のデータ構成の一例を示す図であり、同図に示すよう
に、分類情報は、分類を識別するための分類ＩＤと、そ
の分類の親分類ＩＤと、分類名とからなり、図示例で
は、６つの分類情報が取得されている。

【００４９】図２に戻り、バッファfolderlistに分類情
報があるか否かを判別し（ステップＳ２）、バッファfo
lderlistに分類情報がある場合には、バッファfolderli
stから最初の分類情報を取得し（ステップＳ３）、その
分類の親分類が“０”であるか否かを判別し（ステップ
Ｓ４）、親分類ＩＤが“０”である場合には、その分類
情報をキャビネット・アイテムとして表示した（ステッ
プＳ５）後に、ステップＳ２に戻る。

【００５０】一方、ステップＳ４で親分類ＩＤが“０”
でない場合には、何も処理をせずにステップＳ２に戻
る。

【００５１】そして、バッファfolderlistの全ての分類
情報に対してステップＳ２〜ステップＳ５の処理を繰り
返し行い、バッファfolderlistの全てのキャビネット・
アイテムを表示したときには、ステップＳ６に処理を移
す。

【００５２】ステップＳ２で、バッファfolderlistに分
類情報がない場合には、何も処理をせずに、ステップＳ
６に処理を移す。

【００５３】ステップＳ６では、バッファfolderlistに
分類情報があるか否かを判別し、分類情報がある場合に
は、バッファfolderlistから最初の分類情報を取得し
（ステップＳ７）、その分類の親分類ＩＤが“０”であ
るか否かを判別し（ステップＳ８）、親分類ＩＤが
“０”でない場合には、その分類情報を、その親分類Ｉ
Ｄのキャビネット・アイテムのフォルダ・アイテムとし
て表示した（ステップＳ９）後、ステップＳ６に戻る。

【００５４】一方、ステップＳ８で、親分類ＩＤが
“０”である場合には、何も処理をせずにステップＳ６
に戻る。

【００５５】そして、バッファfolderlistの全ての分類
情報に対してステップＳ６〜ステップＳ９の処理を繰り
返し行い、バッファfolderlistの全てのフォルダ・アイ
テムを表示したときに、本処理を終了する。

【００５６】ステップＳ６で、バッファfolderlistに分
類情報がない場合には、何も処理をせずに、本処理を終
了する。

【００５７】図４は、この分類表示処理によって分類表
示部１０３ののディスプレイ装置に表示された表示画面
の一例を示す図であり、同図に示すように、キャビネッ
ト・アイテムＣＡＢＩＮＥＴ１，２が表示され、キャビ
ネット・アイテムＣＡＢＩＮＥＴ１のフォルダ・アイテ
ムＦＯＬＤＥＲ１，２が表示され、キャビネット・アイ
テムＣＡＢＩＮＥＴ２のフォルダ・アイテムＦＯＬＤＥ
Ｒ３，４が表示されている。

【００５８】図５は、図１の分類作成部１００が実行す
る分類作成処理の手順を示すフローチャートであり、分
類は、本実施の形態では上述のように、キャビネットと
フォルダである。

【００５９】同図において、キャビネットの作成処理
は、上記分類表示処理の画面上で特定のキャビネットの
アイテムを選択していない状態で、オペレータの開始指
示により開始され、まず、オペレータが分類の名前を設
定すると（ステップＳ１１）、次に、“０”である親分
類ＩＤと、分類名とからなる分類情報をデータベースに
登録し（ステップＳ１２）、本処理を終了する。

【００６０】また、フォルダの作成処理は、フォルダを
作成する特定のキャビネットのアイテムを、上記分類表
示処理の画面上で指定した状態で、オペレータの開始指
示により開始され、まず、オペレータが分類の名前を設
定すると（ステップＳ１１）、次に、上記キャビネット
・アイテムの分類ＩＤである親分類ＩＤと、分類名とか
らなる分類情報をデータベースに登録し（ステップＳ１
２）、本処理を終了する。

【００６１】図６は、この分類作成処理により登録され
た分類情報を、データベースで管理するための、フィー
ルド定義の一例を示す図である。

【００６２】図７は、図１の文書登録部１０１が実行す
る文書登録処理の手順を示すフローチャートである。

【００６３】同図において、本処理は、上記分類表示処
理の画面上で、文書を登録する特定のフォルダのアイテ
ムを選択した状態で、オペレータの開始指示により開始
され、まず、スキャナ装置などで読み込んだ文書のイメ
ージデータをメモリ上に読み込み（ステップＳ２１）、
次に、読み込んだ文書のイメージデータを、文書名、ペ
ージ数、登録日時などの文書属性データと、上記選択フ
ォルダ・アイテムの分類ＩＤに関連付けてデータベース
に登録した（ステップＳ２２）後、本処理を終了する。

【００６４】図８は、この文書登録処理により登録され
た文書を、データベースで管理するための、フィールド
定義の一例を示す図である。

【００６５】図９は、図１の分類検索部１０５が実行す
る分類検索処理の手順を示すフローチャートである。

【００６６】同図において、本処理は、オペレータが、
上記分類表示処理の画面上で、図示しないポインティン
グデバイスのボタンを押すことにより開始され、まず、
ボタンが押された位置を取得し（ステップＳ３１）、次
に、ボタンが押された位置を表示領域内に含むフォルダ
・アイテムがあるか否かを判別する（ステップＳ３
２）。

【００６７】ステップＳ３２で、ボタンが押された位置
を表示領域内に含むフォルダ・アイテムがない場合に
は、何も処理をしないで本処理を終了する一方、ボタン
が押された位置を表示領域内に含むフォルダ・アイテム
がある場合には、そのフォルダ・アイテムの分類ＩＤを
取得する（ステップＳ３３）。

【００６８】そして、その分類ＩＤを検索条件としてデ
ータベースに対して検索を行い、検索結果として、その
分類ＩＤに関連付けられた文書の文書属性データをバッ
ファresultlistに取得する（ステップＳ３４）。

【００６９】次に、選択アイテムとして強調表示するア
イテムを、ボタンが押された位置を表示領域内に含むフ
ォルダ・アイテムに更新し（ステップＳ３５）、表示し
ていた以前の検索結果の文書属性データを全て消去する
（ステップＳ３６）。

【００７０】さらに、バッファresultlistに文書属性デ
ータがあるか否かを判別し（ステップＳ３７）、文書属
性データがある場合には、バッファresultlistから最初
の文書属性データを取得して表示した（ステップＳ３
８）後、ステップＳ３７に戻る。

【００７１】そして、バッファresultlistの全ての文書
属性データに対してステップＳ３７およびステップＳ３
８の処理を繰り返し行い、バッファresultlistの全ての
文書属性データを表示したときに、本処理を終了する。

【００７２】図１０は、この分類検索処理によって分類
検索結果表示部１０６のディスプレイ装置に表示された
表示画面の一例を示す図であり、分類表示領域１０６ａ
には、オペレータによりフォルダ・アイテムＦＯＬＤＥ
Ｒ１が選択され、分類検索結果の文書の文書属性が、分
類検索結果表示領域１０６ｂに表示されている様子が図
示されている。

【００７３】図１１は、図１の検索文書属性表示部３が
実行する検索文書属性表示処理の手順を示すフローチャ
ートである。

【００７４】同図において、本処理は、オペレータの開
始指示などにより開始され、まず、検索文書属性保存フ
ァイルから全ての検索文書属性データをバッファqueryl
istに読み込む（ステップＳ４１）。

【００７５】図１３は、上記検索文書属性保存ファイル
のデータ構成の一例を示す図であり、同図に示すよう
に、検索文書属性データは、検索文書属性を識別するた
めの検索文書属性ＩＤと、その検索文書属性の親の検索
文書属性ＩＤと、文書名、ページ数、登録日、キーワー
ドなどの検索文書属性の種類を識別するための検索文書
属性タイプと、検索文書属性の設定値とからなり、図示
例では、４つの検索文書属性データが保存されている。

【００７６】図１１に戻り、バッファquerylistに検索
文書属性データがあるか否かを判別し（ステップＳ４
２）、バッファquerylistに検索文書属性データがある
場合には、バッファquerylistから最初の検索文書属性
データを取得し（ステップＳ４３）、その検索文書属性
データの親検索文書属性ＩＤが“０”であるか否かを判
別し（ステップＳ４４）、親検索文書属性ＩＤが“０”
である場合には、その検索文書属性データを属性検索ア
イテムとして表示した（ステップＳ４５）後、ステップ
Ｓ４２に戻る。

【００７７】一方、ステップＳ４４で、親検索文書属性
ＩＤが“０”でない場合には、何も処理をせずにステッ
プＳ４２に戻る。

【００７８】そして、バッファquerylistの全ての検索
文書属性データに対してステップＳ４２〜ステップＳ４
５の処理を繰り返し行い、バッファquerylistの、親検
索文書属性ＩＤが“０”である全ての検索文書属性デー
タを表示したときには、ステップＳ４６に処理を移す。

【００７９】ステップＳ４２で、バッファquerylistに
検索文書属性データがない場合には、何も処理をせずに
ステップＳ４６に処理を移す。

【００８０】次に、ステップＳ４５で表示した属性検索
アイテムで、サブ属性検索アイテムを表示していない属
性検索アイテムがあるか否かを判別し（ステップＳ４
６）、サブ属性検索アイテムを表示していない属性検索
アイテムがある場合には、その属性検索アイテムの全て
のサブ属性検索アイテムを表示した（ステップＳ４７）
後、ステップＳ４６に戻る。

【００８１】そして、上記属性検索アイテムに対してス
テップＳ４６およびステップＳ４７の処理を繰り返し行
い、上記属性検索アイテムの全てのサブ属性検索アイテ
ムを表示したときに、本処理を終了する。

【００８２】ステップＳ４６で、上記属性検索アイテム
がない場合には、何も処理をせずに、本処理を終了す
る。

【００８３】図１２は、上記ステップＳ４７のサブ属性
検索アイテム表示処理の詳細な手順を示すフローチャー
トである。

【００８４】同図において、まず、バッファquerylist
に検索文書属性データがあるか否かを判別し（ステップ
Ｓ５１）、バッファquerylistに検索文書属性データが
ある場合には、バッファquerylistから最初の検索文書
属性データを取得する（ステップＳ５２）。

【００８５】次に、取得した検索文書属性データの親検
索文書属性ＩＤが、対象となる属性検索アイテムの検索
文書属性ＩＤと等しいか否かを判別し（ステップＳ５
３）、等しい場合には、その検索文書属性データを、対
象となる属性検索アイテムの下位の属性検索アイテムと
して表示した（ステップＳ５４）後、ステップＳ５１に
戻る。

【００８６】ステップＳ５３で、取得した検索文書属性
データの親検索文書属性ＩＤが、対象となる属性検索ア
イテムの検索文書属性ＩＤと等しくない場合には、何も
処理をせずにステップＳ５１に戻る。

【００８７】そして、バッファquerylistの全ての検索
文書属性データに対してステップＳ５１〜ステップＳ５
４の処理を繰り返し行い、親検索文書属性ＩＤが、対象
となる属性検索アイテムの検索文書属性ＩＤと等しい、
バッファquerylistの全ての検索文書属性データを表示
したときに、ステップＳ５５に処理を移す。

【００８８】ステップＳ５１で、バッファquerylistに
検索文書属性データがない場合には、何も処理をせずに
ステップＳ５５に処理を移す。

【００８９】次に、ステップＳ５４で表示した属性検索
アイテムで、サブ属性検索アイテムを表示していない属
性アイテムがあるか否かを判別し（ステップＳ５５）、
サブ属性検索アイテムを表示していない属性検索アイテ
ムがある場合には、本サブ属性検索アイテム表示処理に
より、その属性検索アイテムの全てのサブ属性検索アイ
テムを表示した（ステップＳ５６）後、ステップＳ５５
に戻る。

【００９０】そして、上記属性検索アイテムに対してス
テップＳ５５およびステップＳ５６の処理を繰り返し行
い、上記属性検索アイテムの全てのサブ属性検索アイテ
ムを表示したときに、呼び出し元のステップに戻る。

【００９１】ステップＳ５５で、上記属性検索アイテム
がない場合には、何も処理をせずに、呼び出し元のステ
ップに戻る。

【００９２】図１４は、この検索文書属性表示処理によ
って検索文書属性表示部３のディスプレイ装置に表示さ
れた表示画面の一例を示す図であり、表示領域３ａに
は、キャビネット・アイテムＣＡＢＩＮＥＴ１，２とフ
ォルダ・アイテムＦＯＬＤＥＲ１〜４とともに、属性検
索アイテム“Ｎａｍｅ：ＡＢＣＤＥＦ”、このサブ属性
検索アイテム“Ｃｒｅａｔｅｄ：１０／１０／９８−１
２／２４／９８”，“Ｃｒｅａｔｅｄ：１／１２／９７
−１０／２／９７”、属性検索アイテム“Ｃｒｅａｔｅ
ｄ：１／１２／９７−１０／２／９７”のサブ属性検索
アイテム“Ｉｎｄｅｘ：ＸＹＺ”が表示されている。

【００９３】図１５は、図１の検索文書属性作成部１が
実行する検索文書属性作成処理の手順を示すフローチャ
ートである。

【００９４】同図において、本処理は、下位に検索文書
属性データを作成する特定の属性検索アイテムを、検索
文書属性の表示画面上で指定した状態で、オペレータの
開始指示により開始され、まず、文書名、ページ数、登
録日、キーワードなどの検索文書属性の種類において、
指定された属性検索アイテム、および、その上位の全て
の属性検索アイテムで設定されているものを取得し（ス
テップＳ６１）、指定された属性検索アイテム、およ
び、その上位全ての属性検索アイテムでまだ設定されて
いない検索文書属性の種類があるか否かを判別する（ス
テップＳ６２）。

【００９５】ステップＳ６２で、未設定の検索文書属性
の種類がある場合には、未設定の検索文書属性の種類か
ら、設定する検索文書属性の種類を選択させるための画
面を表示し（ステップＳ６３）、オペレータがその画面
上で設定する検索文書属性の種類を選択する（ステップ
Ｓ６４）。

【００９６】次に、ステップＳ６４で選択した検索文書
属性の種類により、文書名、あるいは、ページ数、登録
日、キーワードなどを設定する画面を表示し（ステップ
Ｓ６５）、オペレータがその画面上で、文書名、あるい
は、ページ数、登録日、キーワードなどを設定する（ス
テップＳ６６）。

【００９７】次に、指定された属性検索アイテムの検索
文書属性ＩＤを親検索文書属性ＩＤとし、使用されてい
ない検索文書属性ＩＤ、および、ステップＳ６４で選択
された検索文書属性タイプ、および、ステップＳ６６で
設定された検索文書属性設定値からなる検索文書属性デ
ータを作成し、検索文書属性の表示画面上に、指定され
た属性検索アイテムのサブ属性検索アイテムとして表示
する（ステップＳ６７）。

【００９８】次に、作成された検索文書属性データを検
索文書属性保存ファイルに追記した（ステップＳ６８）
後、本処理を終了する。

【００９９】なお、特定の属性検索アイテムを指定しな
い状態で処理を開始した場合には、親検索文書属性ＩＤ
は“０”とし、作成された検索文書属性データは最上位
の属性検索アイテムとして表示する。

【０１００】一方、ステップＳ６２で、未設定の検索文
書属性の種類がない場合には、何も処理をせずに、本処
理を終了する。

【０１０１】図１６は、図１の文書属性検索部１０８が
実行する文書属性検索処理の手順を示すフローチャート
である。

【０１０２】同図において、本処理は、オペレータが、
上記検索文書属性表示処理の画面上で、図示しないポイ
ンティングデバイスのボタンを押すことにより開始さ
れ、まず、ボタンが押された位置を取得し（ステップＳ
７１）、次に、ボタンが押された位置を表示領域内に含
む属性検索アイテムがあるか否かを判別し（ステップＳ
７２）、ボタンが押された位置を表示領域内に含む属性
検索アイテムがない場合には、何も処理をしないで文書
属性検索処理を終了する。

【０１０３】一方、ステップＳ７１で、ボタンが押され
た位置を表示領域内に含む属性検索アイテムがある場合
には、その属性検索アイテム、および、その上位の全て
の属性検索アイテムの検索文書属性データを取得し（ス
テップＳ７３）、取得した全ての検索文書属性データを
ＡＮＤ（論理積）の検索条件としてデータベースに対し
て検索を行い、検索結果として、検索条件の検索文書属
性に合致する文書属性をもつ文書の文書属性データをバ
ッファresultlistに取得する（ステップＳ７４）。

【０１０４】次に、選択アイテムとして強調表示するア
イテムを、ボタンが押された位置を表示領域内に含む属
性検索アイテムに更新し（ステップＳ７５）、以前に表
示していた文書属性データを全て消去する（ステップＳ
７６）。

【０１０５】次に、バッファresultlistに文書属性デー
タがあるか否かを判別し（ステップＳ７７）、文書属性
データがある場合には、バッファresultlistから最初の
文書属性データを取得し、上記分類検索処理の分類検索
結果表示画面と同じ画面に表示した（ステップＳ７８）
後、ステップＳ７７に戻る。

【０１０６】そして、バッファresultlistの全ての文書
属性データに対してステップＳ７７およびステップＳ７
８の処理を繰り返し行い、バッファresultlistの全ての
文書属性データを表示したときに、本処理を終了する。

【０１０７】図１７は、この文書属性検索処理によって
文書属性検索結果表示部１０９のディスプレイ装置に表
示された検索結果の表示画面の一例を示す図であり、分
類表示領域１０９ａにおいて、オペレータにより属性検
索アイテム“Ｉｎｄｅｘ：ＸＹＺ”が選択されて、属性
検索アイテム“Ｉｎｄｅｘ：ＸＹＺ”、および、その上
位の属性検索アイテム“Ｎａｍｅ：ＡＢＣＤＥＦ”，
“Ｃｒｅａｔｅｄ：１／１２／９７−１０／２／９７”
に設定されている全ての検索文書属性のＡＮＤ条件で検
索された結果の文書の文書属性が、前記分類検索処理の
分類検索結果表示領域１０９ｂに表示されている様子が
図示されている。

【０１０８】図１８は、本実施の形態の文書管理装置が
実行する上記各処理のプログラムモジュールが記憶され
た記憶媒体のモジュール構成例を示す図である。

【０１０９】同図において、「分類作成モジュール」
は、文書の分類を作成し、記憶するためのプログラムモ
ジュールである。

【０１１０】「文書記憶モジュール」は、イメージデー
タなどの文書データと、上記記憶された分類のうちの所
望の分類と、後に文書を検索するための文書属性とを関
連付けて記憶するためのプログラムモジュールである。

【０１１１】「分類表示モジュール」は、上記記憶され
た分類を読み込み、表示するためのプログラムモジュー
ルである。

【０１１２】「検索分類指定モジュール」は、上記分類
表示の画面上で、所望の分類を指定するためのプログラ
ムモジュールである。

【０１１３】「分類検索モジュール」は、上記記憶され
た分類から、上記指定された分類に合致する分類をもつ
文書を検索するためのプログラムモジュールである。

【０１１４】「分類検索結果表示モジュール」は、上記
分類検索された結果の文書を表示するためのプログラム
モジュールである。

【０１１５】「検索文書属性作成モジュール」は、検索
文書属性を階層的に作成し、記憶するためのプログラム
モジュールである。

【０１１６】「検索文書属性表示モジュール」は、上記
記憶された検索文書属性を、上記分類表示の画面と同じ
画面に、階層的に表示するためのプログラムモジュール
である。

【０１１７】「検索文書属性指定モジュール」は、上記
検索文書属性の表示画面上で、所望の検索文書属性を指
定するためのプログラムモジュールである。

【０１１８】「文書属性検索モジュール」は、上記記憶
された文書属性から、上記指定された検索文書属性と、
その階層の上位の検索文書属性の全てに合致する文書属
性をもつ文書を検索するためのプログラムモジュールで
ある。

【０１１９】「文書属性検索結果表示モジュール」は、
上記文書属性検索された結果の文書を、上記分類検索の
結果を表示する画面と同じ画面に表示するためのプログ
ラムモジュールである。

【０１２０】次に、本発明の第２の実施の形態に係る文
書管理装置を説明する。

【０１２１】図１９は、本実施の形態の文書管理装置の
構成を示す図であり、図１９中、前記図４１と同様の構
成要素には同一符号を付し、その説明を省略する。

【０１２２】分類カテゴリ作成部１０は、カテゴリ情報
を作成し、これをファイル装置１０２に登録する。分類
カテゴリ取得部１１は、ファイル装置１０２から全ての
カテゴリ情報を取得する。分類作成部１００は、分類カ
テゴリ取得部１１から特定のカテゴリ情報を読み込み、
分類表示部１０３から特定の分類情報を読み込み、後に
文書を分類分けするためのキャビネットあるいはフォル
ダの分類情報を作成し、作成した分類情報と、読み込ん
だカテゴリ情報と、読み込んだ分類情報とを関連付けて
ファイル装置１０２に登録する。

【０１２３】ファイル装置１０２は、分類カテゴリ情報
を記憶し、分類情報と、カテゴリ情報と、他の分類情報
とを関連付けて記憶するとともに、文書のイメージデー
タと、分類情報と、文書属性情報とを関連付けて記憶す
るもので、データベースを使用する場合が多い。

【０１２４】分類カテゴリ指定部１２は、オペレータに
より指定される特定のカテゴリ情報を分類カテゴリ取得
部１１から読み込み、分類検索部１１０に供給する。

【０１２５】分類検索部１０５は、分類カテゴリ指定部
１２からカテゴリ情報を受け取り、分類表示部１０３か
ら検索分類情報を受け取り、カテゴリ情報と検索分類情
報のＡＮＤ条件からなる検索条件でファイル装置１０２
に対して分類を検索し、検索条件に合致する分類の分類
情報をファイル装置１０２から受け取り、分類表示部１
０３に供給する。

【０１２６】以上のように構成された文書管理装置が実
行する制御処理を、以下、図２０〜図３５を参照して説
明する。

【０１２７】図２０は、図１９の分類カテゴリ作成部１
０が実行する分類カテゴリ作成処理の手順を示すフロー
チャートである。

【０１２８】同図において、本処理は、オペレータの開
始指示により開始され、まず、オペレータが分類カテゴ
リの名前を設定し（ステップＳ８１）、次に使用されて
いない分類カテゴリＩＤと、設定された分類カテゴリ名
とからなる分類カテゴリ情報をデータベースに登録し
（ステップＳ８２）、本処理を終了する。

【０１２９】図２１は、この分類カテゴリ作成処理によ
り登録された分類カテゴリ情報を、データベースで管理
するための、フィールド定義の一例を示す図である。

【０１３０】図２２は、図１９の分類作成部１００が実
行する分類作成処理の手順を示すフローチャートであ
る。

【０１３１】同図において、本処理は、フォルダを作成
する特定のキャビネットあるいはフォルダのアイテム
を、分類の表示画面上で指定した状態で、オペレータの
開始指示により開始され、まず、指定アイテムの分類情
報をバッファfolderに取得し（ステップＳ９１）、デー
タベースから全ての分類カテゴリ情報をバッファcatego
rylistに取得する（ステップＳ９２）。

【０１３２】次に、オペレータが分類の名前を設定し
（ステップＳ９３）、categorylistから、その分類の分
類カテゴリを選択する（ステップＳ９４）。

【０１３３】次に、使用されていない分類ＩＤと、バッ
ファfolderの分類ＩＤである親分類ＩＤと、選択された
分類カテゴリの分類カテゴリＩＤと、設定された分類名
とからなる分類情報をデータベースに登録し（ステップ
Ｓ９５）、作成した分類情報をフォルダのアイテムとし
て表示した（ステップＳ９６）後、本処理を終了する。

【０１３４】なお、特定のキャビネットあるいはフォル
ダのアイテムを選択しない状態で処理を開始した場合に
は、作成される分類の親分類ＩＤは“０”であり、ステ
ップＳ９６では、作成した分類情報をキャビネットのア
イテムとして表示する。

【０１３５】図２３は、この分類作成処理により登録さ
れた分類情報を、データベースで管理するための、フィ
ールド定義の一例を示す図である。

【０１３６】また、図２４は、この分類作成処理によっ
て分類表示部１０３のディスプレイ装置に表示された表
示画面の一例を示す図であり、分類表示領域１０３ａ上
には、オペレータによりフォルダ・アイテムＦＯＬＤＥ
Ｒ２が選択され、作成した分類情報が、フォルダ・アイ
テムＦＯＬＤＥＲ２のサブフォルダ・アイテムＦＯＬＤ
ＥＲ２−１として表示されている。

【０１３７】図２５は、図１９の分類カテゴリ指定部１
２が実行する分類カテゴリ指定処理の手順を示すフロー
チャートである。

【０１３８】同図において、本処理は、オペレータの開
始指示により開始され、まず、データベースから全ての
分類カテゴリ情報をバッファcategrylistに取得し（ス
テップＳ１０１）、分類カテゴリ名のリストからなる分
類カテゴリ選択画面を表示する（ステップＳ１０２）。

【０１３９】次に、オペレータが、分類カテゴリ選択画
面上で特定の分類カテゴリを選択する（ステップＳ１０
３）。

【０１４０】次に、選択分類カテゴリの表示を更新した
（ステップＳ１０４）後、本処理を終了する。

【０１４１】図２６は、上記分類カテゴリ選択画面の一
例を示す図であり、ポップアップウィンドウ領域１０３
ｂには、分類カテゴリを設定しない場合に選択するため
の“ＡＬＬ”の文字列と、全ての分類カテゴリの分類カ
テゴリ名とが表示されている。

【０１４２】また、図２７は、この分類カテゴリ指定処
理によって分類表示部１０３のディスプレイ装置に表示
された表示画面の一例を示す図であり、同図に示すよう
に、選択された分類カテゴリの分類カテゴリ名“ＣＡＴ
ＥＧＯＲＹ３”が表示されている。

【０１４３】図２８は、図１９の分類表示部１０３が実
行する最上位分類の表示処理の手順を示すフローチャー
トである。

【０１４４】同図において、本処理は、オペレータの開
始指示により開始され、まず、分類ＩＤが“０”である
分類の検索をデータベースに対して行い、検索結果とし
て、分類ＩＤが“０”である全ての分類の分類情報をバ
ッファfolderlistに取得する（ステップＳ１１１）。

【０１４５】次に、folderlistの各分類情報を、分類表
示画面上にキャビネットのアイテムとして表示した（ス
テップＳ１１２）後、本処理を終了する。

【０１４６】図２９は、この最上分類の表示処理によっ
て分類表示部１０３のディスプレイ装置に表示された表
示画面の一例であり、同図に示すように、分類表示領域
１０３ａには、キャビネット・アイテムＣＡＢＩＮＥＴ
１，２が表示されている。

【０１４７】図３０は、図１９の分類検索部１０５が実
行する分類検索処理の手順を示すフローチャートであ
る。

【０１４８】同図において、本処理は、オペレータが、
分類表示画面上のキャビネット・アイテム、あるいは、
フォルダ・アイテムを、図示しないポインティングデバ
イスのボタンでダブルクリックすることにより開始さ
れ、まず、上記ダブルクリックされたキャビネット・ア
イテム、あるいは、フォルダ・アイテムの分類ＩＤをバ
ッファfolderIDに取得する（ステップＳ１２１）。

【０１４９】次に、分類カテゴリが設定されているか否
かを判別し（ステップＳ１２２）、分類カテゴリが設定
されている場合には、設定されている分類カテゴリの分
類カテゴリＩＤをバッファcategoryIDに取得し（ステッ
プＳ１２３）、分類ＩＤがバッファfolderIDである、か
つ、分類カテゴリＩＤがバッファcategoryIDである分類
の検索をデータベースに対して行い、検索結果として、
検索条件に合致する分類の分類情報をバッファfolderli
stに取得する（ステップＳ１２４）。

【０１５０】一方、ステップＳ１２２で、分類カテゴリ
が設定されていない場合には、分類ＩＤがバッファfold
erIDである分類の検索をデータベースに対して行い、検
索結果として、検索条件に合致する分類の分類情報をバ
ッファfolderlistに取得する（ステップＳ１２５）。

【０１５１】次に、上記ダブルクリックされたキャビネ
ット・アイテム、あるいは、フォルダ・アイテムを選択
アイテムとして表示し（ステップＳ１２６）、バッファ
folderlistの各分類情報を、上記ダブルクリックされた
キャビネット・アイテム、あるいは、フォルダ・アイテ
ムのフォルダ・アイテムとして階層的に表示した（ステ
ップＳ１２７）後、本処理を終了する。

【０１５２】図３１は、この分類検索処理によって分類
表示部１０３のディスプレイ装置に表示された表示画面
の一例であり、同図に示すように、分類カテゴリＣＡＴ
ＥＧＯＲＹ３が設定され、その分類カテゴリＣＡＴＥＧ
ＯＲＹ３が表示されている状態で、分類表示領域１０３
ａ上で、オペレータによりフォルダ・アイテムＦＯＬＤ
ＥＲ２がダブルクリックされ、分類カテゴリと分類のＡ
ＮＤ条件で分類検索された結果が、フォルダ・アイテム
ＦＯＬＤＥＲ２−１，２−２として表示されている。

【０１５３】図３２は、図１９の文書登録部１０１が実
行する文書登録処理の手順を示すフローチャートであ
る。

【０１５４】同図において、本処理は、上記分類表示処
理の画面上で、文書を登録する特定のフォルダのアイテ
ムを選択した状態で、オペレータの開始指示により開始
され、まず、スキャナ装置などで読み込んだ文書のイメ
ージデータをメモリ上に読み込み（ステップＳ１３
１）、次に、読み込んだ文書のイメージデータを、文書
名、ページ数、登録日時などの文書属性データと、上記
選択フォルダ・アイテムの分類ＩＤに関連付けてデータ
ベースに登録した（ステップＳ１３２）後、本処理を終
了する。

【０１５５】図３３は、この文書登録処理により登録さ
れた文書を、データベースで管理するための、フィール
ド定義の一例を示す図である。

【０１５６】図３４は、図１９の文書検索部１１０が実
行する文書検索処理の手順を示すフローチャートであ
る。

【０１５７】同図において、本処理は、オペレータが、
分類表示画面上のフォルダ・アイテムを、図示しないポ
インティングデバイスのボタンでクリックして、そのフ
ォルダ・アイテムを選択することにより開始され、ま
ず、上記選択フォルダ・アイテムの分類ＩＤをバッファ
folderIDに取得する（ステップＳ１４１）。

【０１５８】次に、分類ＩＤがバッファfolderIDである
文書の検索をデータベースに対して行い、検索結果とし
て、検索条件に合致する文書の文書属性データをバッフ
ァdoclistに取得する（ステップＳ１４２）。

【０１５９】次に、上記選択フォルダ・アイテムを選択
アイテムとして表示し（ステップＳ１４３）、バッファ
doclistの各文書属性データを文書検索結果表示領域に
表示した（ステップＳ１４４）後、本処理を終了する。

【０１６０】図３５は、この文書検索処理によって文書
検索結果表示部１１１に表示された表示画面の一例を示
す図であり、同図に示すように、分類表示領域１１１ａ
において、オペレータによりフォルダ・アイテムＦＯＬ
ＤＥＲ２−１が選択され、文書検索された結果の文書属
性が、文書検索結果表示領域１１１ｂに表示されてい
る。

【０１６１】図３６は、本実施の形態の文書管理装置が
実行する上記各処理のプログラムモジュールが記憶され
た記憶媒体のモジュール構成例を示す図である。

【０１６２】同図において、「分類カテゴリ作成モジュ
ール」は、分類カテゴリを作成し、記憶するためのプロ
グラムモジュールである。

【０１６３】「分類カテゴリ取得モジュール」は、上記
記憶された分類カテゴリを取得するためのプログラムモ
ジュールである。

【０１６４】「分類作成モジュール」は、分類を作成
し、作成した分類と、他の所望の分類と、所望の分類カ
テゴリとを関連付けて記憶するためのプログラムモジュ
ールである。

【０１６５】「文書記憶モジュール」は、イメージデー
タなどの文書データと、所望の分類と、後に文書を検索
するための文書属性とを関連付けて記憶するためのプロ
グラムモジュールである。

【０１６６】「分類カテゴリ指定モジュール」は、上記
取得された分類カテゴリから、所望の分類カテゴリを指
定するためのプログラムモジュールである。

【０１６７】「分類検索分類指定モジュール」は、分類
検索を行う所望の分類を指定するためのプログラムモジ
ュールである。

【０１６８】「分類検索モジュール」は、上記記憶され
た分類から、上記指定された分類カテゴリと、上記指定
された分類とに関連付けられている分類を検索するため
のプログラムモジュールである。

【０１６９】「分類表示モジュール」は、上記分類検索
された分類を表示するためのプログラムモジュールであ
る。

【０１７０】「文書検索分類指定モジュール」は、文書
検索を行う所望の分類を指定するためのプログラムモジ
ュールである。

【０１７１】「文書検索モジュール」は、上記記憶され
た文書から、上記指定された分類に関連付けられている
文書を検索するためのプログラムモジュールである。

【０１７２】「文書検索結果表示モジュール」は、上記
文書検索された文書を表示するためのプログラムモジュ
ールである。

【０１７３】なお、上述した各実施の形態の機能を実現
するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒
体（すなわち、前記図１８および図３６の記憶媒体）
を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまたは
装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒
体に格納されたプログラムコードを読出し実行すること
によっても、本発明の目的が達成されることは言うまで
もない。

【０１７４】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することに
なり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発
明を構成することになる。

【０１７５】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、たとえば、フロッピー（登録商標）ディス
ク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、Ｃ
Ｄ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリ
カード、ＲＯＭ６などを用いることができる。また、通
信ネットワークを介してサーバコンピュータからプログ
ラムコードが供給されるようにしてもよい。

【０１７６】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、上述した各実施の形態の
機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの
指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなど
が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっ
て上述した各実施の形態の機能が実現される場合も含ま
れることは言うまでもない。

【０１７７】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって上述した各実施の形態の機能が実現され
る場合も含まれることは言うまでもない。

【０１７８】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１，５，９
に記載の発明によれば、検索属性情報が階層的に作成さ
れて、検索属性情報記憶手段に記憶され、該記憶された
すべての検索属性情報が読み出して、分類表示手段の表
示画面と同じ画面上に階層的に表示され、該表示された
検索属性情報からいずれかの検索属性情報が指定される
と、該指定された検索属性情報およびその上位に位置す
るすべての階層の検索属性情報に合致する検索属性情報
が関連付けられた文書情報が、文書記憶手段から検索さ
れ、該検索されたすべての文書情報が、分類検索結果表
示手段の表示画面と同じ画面上に表示されるので、文書
属性での文書検索を容易に行うことができ、設定されて
いる検索文書属性をより見やすく表示することができ
る。

【０１７９】また、請求項３，７，１１に記載の発明に
よれば、分類が属する分類カテゴリが作成されて、分類
カテゴリ記憶手段に記憶され、文書情報が属する分類が
作成され、該作成された各分類と、該各分類がそれぞれ
属する分類カテゴリとが関連付けられて、分類記憶手段
に記憶され、作成された文書情報と、前記記憶された分
類のうち選択された分類および該文書情報を検索するた
めの属性情報とが関連付けられて文書記憶手段に記憶さ
れ、前記記憶されたすべての分類カテゴリが読み出され
て分類カテゴリ表示手段に表示され、該表示された分類
カテゴリからいずれかの分類カテゴリが指定され、検索
すべき分類が指定されると、前記指定された分類カテゴ
リに関連付けられた分類であって、前記指定された分類
に合致する分類が、前記分類記憶手段から検索され、該
検索されたすべての分類が分類表示手段に表示され、該
表示された分類から、文書検索を行うべき分類が指定さ
れると、該指定された分類に合致する分類が関連付けら
れた文書情報が、前記文書記憶手段から検索され、該検
索されたすべての文書情報が文書情報表示手段に表示さ
れるので、分類が非常に多い場合でも、分類による文書
検索を容易に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理装置
の構成を示すブロック図である。

【図２】図１の分類表示部が実行する分類表示処理の手
順を示すフローチャートである。

【図３】図２のステップＳ１で取得した分類情報のデー
タ構成の一例を示す図である。

【図４】図２の分類表示処理によって図１の分類表示部
のディスプレイ装置に表示された表示画面の一例を示す
図である。

【図５】図１の分類作成部が実行する分類作成処理の手
順を示すフローチャートである。

【図６】図５の分類作成処理により登録された分類情報
を、データベースで管理するための、フィールド定義の
一例を示す図である。

【図７】図１の文書登録部が実行する文書登録処理の手
順を示すフローチャートである。

【図８】図７の文書登録処理により登録された文書を、
データベースで管理するための、フィールド定義の一例
を示す図である。

【図９】図１の分類検索部が実行する分類検索処理の手
順を示すフローチャートである。

【図１０】図９の分類検索処理によって図１の分類検索
結果表示部のディスプレイ装置に表示された表示画面の
一例を示す図である。

【図１１】図１の検索文書属性表示部が実行する検索文
書属性表示処理の手順を示すフローチャートである。

【図１２】図１１ののサブ属性検索アイテム表示処理の
詳細な手順を示すフローチャートである。

【図１３】検索文書属性保存ファイルのデータ構成の一
例を示す図である。

【図１４】図１１の検索文書属性表示処理によって図１
の検索文書属性表示部のディスプレイ装置に表示された
表示画面の一例を示す図である。

【図１５】図１の検索文書属性作成部が実行する検索文
書属性作成処理の手順を示すフローチャートである。

【図１６】図１の文書属性検索部が実行する文書属性検
索処理の手順を示すフローチャートである。

【図１７】図１６の文書属性検索処理によって図１の文
書属性検索結果表示部のディスプレイ装置に表示された
検索結果の表示画面の一例を示す図である。

【図１８】図１の文書管理装置が実行する各処理のプロ
グラムモジュールが記憶された記憶媒体のモジュール構
成例を示す図である。

【図１９】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理装
置の構成を示すブロック図である。

【図２０】図１９の分類カテゴリ作成部が実行する分類
カテゴリ作成処理の手順を示すフローチャートである。

【図２１】図２０の分類カテゴリ作成処理により登録さ
れた分類カテゴリ情報を、データベースで管理するため
の、フィールド定義の一例を示す図である。

【図２２】図１９の分類作成部が実行する分類作成処理
の手順を示すフローチャートである。

【図２３】図２２の分類作成処理により登録された分類
情報を、データベースで管理するための、フィールド定
義の一例を示す図である。

【図２４】図２２の分類作成処理によって図１９の分類
表示部のディスプレイ装置に表示された表示画面の一例
を示す図である。

【図２５】図１９の分類カテゴリ指定部が実行する分類
カテゴリ指定処理の手順を示すフローチャートである。

【図２６】分類カテゴリ選択画面の一例を示す図であ
る。

【図２７】図２５の分類カテゴリ指定処理によって図１
９の分類表示部のディスプレイ装置に表示された表示画
面の一例を示す図であ

【図２８】図１９の分類表示部が実行する最上位分類の
表示処理の手順を示すフローチャートである。

【図２９】図２８の最上分類の表示処理によって図１９
の分類表示部のディスプレイ装置に表示された表示画面
の一例である。

【図３０】図１９の分類検索部が実行する分類検索処理
の手順を示すフローチャートである。

【図３１】図３０の分類検索処理によって図１９の分類
表示部のディスプレイ装置に表示された表示画面の一例
である。

【図３２】図１９の文書登録部が実行する文書登録処理
の手順を示すフローチャートである。

【図３３】図３２の文書登録処理により登録された文書
を、データベースで管理するための、フィールド定義の
一例を示す図である。

【図３４】図１９の文書検索部が実行する文書検索処理
の手順を示すフローチャートである。

【図３５】図３４の文書検索処理によって図１９の文書
検索結果表示部のディスプレイ装置に表示された表示画
面の一例を示す図である。

【図３６】図１９の文書管理装置が実行する各処理のプ
ログラムモジュールが記憶された記憶媒体のモジュール
構成例を示す図である。

【図３７】従来の文書管理装置の構成を示す図である。

【図３８】図３７の分類検索結果表示部に表示された分
類と、分類で検索した結果の文書の一例を示す図であ
る。

【図３９】図３７の検索文書属性設定部での検索文書属
性の設定画面例を示す図である。

【図４０】図３７の文書属性検索結果表示部のディスプ
レイ装置に表示された検索文書の一例を示す図である。

【図４１】他の従来の文書管理装置の構成を示す図であ
る。

【符号の説明】

１ 検索文書属性作成部 ２ 検索文書属性情報を記憶装置 ３ 検索文書属性表示部 １０ 分類カテゴリ作成部 １１ 分類カテゴリ取得部 １２ 分類カテゴリ指定部 １００ 分類作成部 １０１ 文書登録部 １０２ ファイル装置 １０３ 分類表示部 １０４ 検索分類指定部 １０５ 分類検索部 １０６ 分類検索結果表示部 １０７ 検索文書属性設定部 １０８ 文書属性検索部 １０９ 文書属性検索結果表示部 １１０ 文書検索部 １１１ 文書検索結果表示部

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報が属する分類を作成して、分類
   記憶手段に記憶する分類作成手段と、 作成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択
   された分類および該文書情報を検索するための属性情報
   とを関連付けて記憶する文書記憶手段と、 前記記憶されたすべての分類を読み出して表示する分類
   表示手段と、 該表示された分類からいずれかの分類を指定する分類指
   定手段と、 該指定された分類に合致する分類が関連付けられた文書
   情報を、前記文書記憶手段から検索する分類検索手段
   と、 該検索されたすべての文書情報を表示する分類検索結果
   表示手段と、 前記属性情報と同種類の属性情報である検索属性情報を
   階層的に作成して、検索属性情報記憶手段に記憶する検
   索属性情報作成手段と、 該記憶されたすべての検索属性情報を読み出して、前記
   分類表示手段の表示画面と同じ画面上に階層的に表示す
   る検索属性情報表示手段と、 該表示された検索属性情報からいずれかの検索属性情報
   を指定する検索属性情報指定手段と、 該指定された検索属性情報およびその上位に位置するす
   べての階層の検索属性情報に合致する検索属性情報が関
   連付けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検索す
   る検索属性情報検索手段と、 該検索されたすべての文書情報を、前記分類検索結果表
   示手段の表示画面と同じ画面上に表示する検索属性情報
   検索結果表示手段とを有することを特徴とする文書管理
   装置。
2. 【請求項２】 前記分類作成手段は、分類を階層的に作
   成して、前記分類記憶手段に記憶し、 前記分類表示手段は、前記読み出された分類を階層的に
   表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装
   置。
3. 【請求項３】 分類が属する分類カテゴリを作成して、
   分類カテゴリ記憶手段に記憶する分類カテゴリ作成手段
   と、 文書情報が属する分類を作成し、該作成された各分類
   と、該各分類がそれぞれ属する分類カテゴリとを関連付
   けて、分類記憶手段に記憶する分類作成手段と、 作成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択
   された分類および該文書情報を検索するための属性情報
   とを関連付けて記憶する文書記憶手段と、 前記記憶されたすべての分類カテゴリを読み出して表示
   する分類カテゴリ表示手段と、 該表示された分類カテゴリからいずれかの分類カテゴリ
   を指定する分類カテゴリ指定手段と、 検索すべき分類を指定する分類指定手段と、 前記指定された分類カテゴリに関連付けられた分類であ
   って、前記指定された分類に合致する分類を、前記分類
   記憶手段から検索する分類検索手段と、 該検索されたすべての分類を表示する分類表示手段と、 該表示された分類から、文書検索を行うべき分類を指定
   する文書検索分類指定手段と、 該指定された分類に合致する分類が関連付けられた文書
   情報を、前記文書記憶手段から検索する文書検索手段
   と、 該検索されたすべての文書情報を表示する文書検索結果
   表示手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
4. 【請求項４】 前記分類作成手段は、分類を階層的に作
   成し、 前記分類表示手段は、前記読み出された分類を階層的に
   表示することを特徴とする請求項３に記載の文書管理装
   置。
5. 【請求項５】 文書情報が属する分類を作成して、分類
   記憶手段に記憶する分類作成ステップと、 作成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択
   された分類および該文書情報を検索するための属性情報
   とを関連付けて文書記憶手段に記憶する文書記憶ステッ
   プと、 前記記憶されたすべての分類を読み出して、分類表示手
   段の表示画面上に表示する分類表示ステップと、 該表示された分類からいずれかの分類を指定する分類指
   定ステップと、 該指定された分類に合致する分類が関連付けられた文書
   情報を、前記文書記憶手段から検索する分類検索ステッ
   プと、 該検索されたすべての文書情報を、分類検索結果表示手
   段の表示画面上に表示する分類検索結果表示ステップ
   と、 前記属性情報と同種類の属性情報である検索属性情報を
   階層的に作成して、検索属性情報記憶手段に記憶する検
   索属性情報作成ステップと、 該記憶されたすべての検索属性情報を読み出して、前記
   分類表示手段の表示画面と同じ画面上に階層的に表示す
   る検索属性情報表示ステップと、 該表示された検索属性情報からいずれかの検索属性情報
   を指定する検索属性情報指定ステップと、 該指定された検索属性情報およびその上位に位置するす
   べての階層の検索属性情報に合致する検索属性情報が関
   連付けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検索す
   る検索属性情報検索ステップと、 該検索されたすべての文書情報を、前記分類検索結果表
   示手段の表示画面と同じ画面上に表示する検索属性情報
   検索結果表示ステップとを有することを特徴とする文書
   管理方法。
6. 【請求項６】 前記分類作成ステップでは、分類を階層
   的に作成して、前記分類記憶手段に記憶し、 前記分類表示ステップでは、前記読み出された分類を階
   層的に表示することを特徴とする請求項５に記載の文書
   管理方法。
7. 【請求項７】 分類が属する分類カテゴリを作成して、
   分類カテゴリ記憶手段に記憶する分類カテゴリ作成ステ
   ップと、 文書情報が属する分類を作成し、該作成された各分類
   と、該各分類がそれぞれ属する分類カテゴリとを関連付
   けて、分類記憶手段に記憶する分類作成ステップと、 作成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択
   された分類および該文書情報を検索するための属性情報
   とを関連付けて文書記憶手段に記憶する文書記憶ステッ
   プと、 前記記憶されたすべての分類カテゴリを読み出して、分
   類カテゴリ表示手段に表示する分類カテゴリ表示ステッ
   プと、 該表示された分類カテゴリからいずれかの分類カテゴリ
   を指定する分類カテゴリ指定ステップと、 検索すべき分類を指定する分類指定ステップと、 前記指定された分類カテゴリに関連付けられた分類であ
   って、前記指定された分類に合致する分類を、前記分類
   記憶手段から検索する分類検索ステップと、 該検索されたすべての分類を分類表示手段に表示する分
   類表示ステップと、 該表示された分類から、文書検索を行うべき分類を指定
   する文書検索分類指定ステップと、 該指定された分類に合致する分類が関連付けられた文書
   情報を、前記文書記憶手段から検索する文書検索ステッ
   プと、 該検索されたすべての文書情報を文書情報表示手段に表
   示する文書検索結果表示ステップとを有することを特徴
   とする文書管理方法。
8. 【請求項８】 前記分類作成ステップでは、分類を階層
   的に作成し、 前記分類表示ステップでは、前記読み出された分類を階
   層的に表示することを特徴とする請求項７に記載の文書
   管理方法。
9. 【請求項９】 文書情報が属する分類を作成して、分類
   記憶手段に記憶する分類作成モジュールと、 作成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択
   された分類および該文書情報を検索するための属性情報
   とを関連付けて文書記憶手段に記憶する文書記憶モジュ
   ールと、 前記記憶されたすべての分類を読み出して、分類表示手
   段の表示画面上に表示する分類表示モジュールと、 該表示された分類からいずれかの分類を指定する分類指
   定モジュールと、 該指定された分類に合致する分類が関連付けられた文書
   情報を、前記文書記憶手段から検索する分類検索モジュ
   ールと、 該検索されたすべての文書情報を、分類検索結果表示手
   段の表示画面上に表示する分類検索結果表示モジュール
   と、 前記属性情報と同種類の属性情報である検索属性情報を
   階層的に作成して、検索属性情報記憶手段に記憶する検
   索属性情報作成モジュールと、 該記憶されたすべての検索属性情報を読み出して、前記
   分類表示手段の表示画面と同じ画面上に階層的に表示す
   る検索属性情報表示モジュールと、 該表示された検索属性情報からいずれかの検索属性情報
   を指定する検索属性情報指定モジュールと、 該指定された検索属性情報およびその上位に位置するす
   べての階層の検索属性情報に合致する検索属性情報が関
   連付けられた文書情報を、前記文書記憶手段から検索す
   る検索属性情報検索モジュールと、 該検索されたすべての文書情報を、前記分類検索結果表
   示手段の表示画面と同じ画面上に表示する検索属性情報
   検索結果表示モジュールとを含む、コンピュータが実現
   できるプログラムを格納した記憶媒体。
10. 【請求項１０】 前記分類作成モジュールでは、分類を
    階層的に作成して、前記分類記憶手段に記憶し、 前記分類表示モジュールでは、前記読み出された分類を
    階層的に表示することを特徴とする請求項９に記載の記
    憶媒体。
11. 【請求項１１】 分類が属する分類カテゴリを作成し
    て、分類カテゴリ記憶手段に記憶する分類カテゴリ作成
    モジュールと、 文書情報が属する分類を作成し、該作成された各分類
    と、該各分類がそれぞれ属する分類カテゴリとを関連付
    けて、分類記憶手段に記憶する分類作成モジュールと、 作成された文書情報と、前記記憶された分類のうち選択
    された分類および該文書情報を検索するための属性情報
    とを関連付けて文書記憶手段に記憶する文書記憶モジュ
    ールと、 前記記憶されたすべての分類カテゴリを読み出して表示
    する分類カテゴリ表示モジュールと、 該表示された分類カテゴリからいずれかの分類カテゴリ
    を指定する分類カテゴリ指定モジュールと、 検索すべき分類を指定する分類指定モジュールと、 前記指定された分類カテゴリに関連付けられた分類であ
    って、前記指定された分類に合致する分類を、前記分類
    記憶手段から検索する分類検索モジュールと、 該検索されたすべての分類を表示する分類表示モジュー
    ルと、 該表示された分類から、文書検索を行うべき分類を指定
    する文書検索分類指定モジュールと、 該指定された分類に合致する分類が関連付けられた文書
    情報を、前記文書記憶手段から検索する文書検索モジュ
    ールと、 該検索されたすべての文書情報を表示する文書検索結果
    表示モジュールとを含む、コンピュータが実現できるプ
    ログラムを格納した記憶媒体。
12. 【請求項１２】 前記分類作成モジュールでは、分類を
    階層的に作成し、 前記分類表示モジュールでは、前記読み出された分類を
    階層的に表示することを特徴とする請求項１１に記載の
    記憶媒体。