JP2001101099A - 電子メール管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 保管する電子メールの一覧表示から電子メー
ルの内容を把握することができる電子メール管理装置を
提供する。 【解決手段】 受信した電子メールを保管し、その保管
した電子メールから電子メールの概略を示す情報を抽出
して電子メールの一覧を表示する電子メール管理装置に
おいて、電子メールの本文から電子メールの要約を表す
要約部分を抽出する要約抽出処理部と、電子メールの一
覧に抽出した要約部分を付加して表示する情報出力部と
を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールの送受
信および保管を行う電子メール管理装置において、特に
保管する電子メールの一覧表示に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来より、電子メールの送受信および保
管を行うツールには様々なものが存在する。例えば、Mi
crosoft社のOutlookやNetscape社のMessenger（すべて
商標）等がよく知られている。これらのメーラーでは、
電子メールの本文を表示する機能と共に、保管する電子
メールの一覧表示を行う機能が装備されている。電子メ
ールの一覧表示では通常、個々の電子メールの情報とし
て、ヘッダ部の情報の一部である送信者名、送信日時、
サブジェクト、添付ファイルの有無等を表示することが
多い。また、Microsoft社のOutlookでは、ヘッダ部以外
にメール本文の最初の数行を取り出して表示することが
できる。ユーザは上記の一覧表示機能を用いて、保管さ
れている電子メールの概略を把握し、見る必要のある電
子メールを指定することでメール本文を見ることができ
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子メール管理装置では、以下の様な問題点があった。
従来のメーラーは、ユーザが電子メールの一覧表示を利
用したとしてもヘッダ部の一部の情報しか得ることがで
きない。したがって受信した電子メールの内容を理解す
ることはできない。特に、大量の電子メールを受信する
状況においては、すべての電子メールを個々に指定して
内容を確認することは困難な作業である。また、リプラ
イメールのように、一覧表示から電子メールの内容をあ
る程度確認することができる場合においても、元メール
のサブジェクトに「Ｒｅ：」等の記号が付与されるのみ
であるため、一覧表示からリプライメールの内容を把握
することは困難である。さらに、リプライメールの内容
には、元メールの情報に引用符「＞」や「>」が付与さ
れ参照される場合があるが、参照部分が多いと内容の確
認が困難になる。

【０００４】Microsoft社のOutlookが有するメール本文
の最初の数行を表示する機能では、ヘッダ部分からでは
把握できない情報をある程度補うことができる。しか
し、メール本文の最初の数行に本題が記載されていると
は限らない。したがって、メール本文の最初の数行から
は、ユーザが電子メールの内容を把握するために必要な
情報が得られない場合がある。

【０００５】本発明は、上記の問題点に基づきなされた
もので、電子メールの本文からその内容に関する様々な
情報を抽出してメールの概要を含む電子メールの一覧を
効率よく表示することができる電子メール管理装置を提
供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】係る課題を解決するた
め、第１の発明は、受信した電子メールを保管し、その
保管した電子メールから電子メールの概略を示す情報を
抽出して電子メールの一覧を表示する電子メール管理装
置において、電子メールの本文から電子メールの要約を
表す要約部分を抽出する要約抽出処理部と、電子メール
の一覧に抽出した要約部分を付加して表示する情報出力
部とを備えることを特徴とする。

【０００７】第２の発明は、第１の発明に要約抽出処理
部で抽出した要約部分から要約部分の主題を表すトピッ
ク情報を抽出するトピック情報抽出部を備え、情報出力
部は一覧に抽出したトピック情報を付加して表示するこ
とを特徴とする。

【０００８】第３の発明は、受信した電子メールを保管
し、その保管した電子メールから電子メールの概略を示
す情報を抽出して電子メールの一覧を表示する電子メー
ル管理装置において、電子メールの本文から電子メール
の意図を表す意図情報を抽出し、電子メールに意図情報
を付与する意図抽出処理部と、意図情報の種類に基づい
て電子メールを分類するメール意図分類部と、意図情報
の種類に基づいて分類した電子メールの一覧に意図情報
の種類を付加して表示する情報出力部とを備えることを
特徴とする。

【０００９】第４の発明は、第３の発明に電子メールの
本文から電子メールの要約を表す要約部分を抽出する要
約抽出処理部と、要約抽出処理部で抽出した要約部分か
ら要約部分の主題を表すトピック情報を抽出するトピッ
ク情報抽出部を備え、情報出力部はメール意図分類部が
分類した電子メールの一覧に意図情報の種類と抽出した
トピック情報を付加して表示することを特徴とする。

【００１０】第５の発明は、第４の発明にメール意図分
類部が分類した電子メールを、意図情報の種類毎にトピ
ック情報の種類に基づいて分類するメールトピック分類
部を備え、情報出力部はメールトピック分類部が分類し
た電子メールの一覧に意図情報の種類とトピック情報を
付加して表示することを特徴とする。

【００１１】第６の発明は、第３または第４の発明に意
図抽出処理部で意図情報が付与された電子メールから予
め設定された種類の意図情報が付与された電子メールを
抽出するメール抽出処理部と、メール抽出処理部で抽出
した電子メールに対し、電子メールの優先度を決定して
電子メールに優先度を付与する優先度処理部と、メール
意図分類部が分類した電子メールを、優先度に基づいて
並替えるメール並替え処理部を備え、情報出力部はメー
ル並替え処理部が並替えた電子メールの一覧に意図情報
の種類と優先度を付加して表示することを特徴とする。

【００１２】第７の発明は、第６の発明の予め設定する
意図情報の種類は依頼を意図する意図情報とすることを
特徴とする。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態におい
て、電子メールに含まれる文章は日本語文を対象とする
が、本発明はこれに限られるものではなくその他の言語
で記載された場合においても同様に適用可能である。 （Ａ）第１の実施形態 （Ａ−１）第１の実施形態の特徴 第１の実施形態は、メール本文から電子メールの要約を
抽出する要約抽出機能を備え、抽出した要約部分を含む
電子メールの一覧表示を行うことを特徴とする。

【００１４】（Ａ−２）第１の実施形態の構成 以下、本発明の第１の実施形態に係る電子メール管理装
置について、図面を用いて詳細に説明する。図１は、第
１の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成
図である。

【００１５】メール送受信部１は、外部のメールサーバ
などに接続して電子メールの送受信を行うものである。
メール処理部２は、電子メールに関する様々な処理を行
うものである。指令入力部５から電子メールの送受信の
指令が与えられた場合は、適切な電子メールをメール送
受信部１に送り、電子メールの表示の指令が与えられた
場合は、メール保管部４に保管されている電子メールを
読み出して情報出力部６に出力する。また、指令入力部
５から電子メールの要約部分を含む一覧表示の指令が与
えられた場合は、メール保管部４に保管されている電子
メールを読み出して要約抽出処理部３にメール本文を送
る。

【００１６】要約抽出処理部３は、電子メールの本文か
ら要約部分の認識を行い、認識した要約部分の前後にマ
ークを挿入するものである。要約部分の認識及びマーク
の挿入は以下の要約抽出規則に基づいて行われる。要約
抽出規則は、メール本文の構成に着目し、最初の行に送
付者の名前や所属等が記載され、メールの内容を示す記
載は数行に渡ることを利用するものである。規則は番号
順に適用するが、規則１において電子メールの本文をパ
ラグラフに分割できない場合は、送られてきたままのメ
ール本文に規則２、３を適用するものとする。

【００１７】＜要約抽出規則＞ １．処理対象となる電子メールの本文をパラグラフに分
割する。分割は、メール本文中の空行を区切り記号とす
ることで行う。 ２．文字を含む行が２行以上あり、かつ引用行を含まな
いパラグラフのうち文頭に最も近いものを探索する。引
用行とは、行頭が「＞」で始まる行と定義する。 ３．規則２の処理で探索されたパラグラフを要約部分と
し、要約部分となるパラグラフの前後に要約を示す要約
タグを挿入する。要約タグは、要約の始まりに「＜abst
ract＞」、要約の終わりに「＜／abstract＞」を挿入す
るものとする。メール保管部４は、受信した電子メール
や送信予定の電子メールを保管するものである。

【００１８】図２にメール保管部４が保管している電子
メールを示す。ここで、図２の送信日時「１／３」の電
子メールを電子メール１、送信日時「１／４」の電子メ
ールを電子メール２、送信日時「１／７」の電子メール
を電子メール３とする。

【００１９】指令入力部５は、ユーザから入力された各
種指令をメール処理部２に送るものである。例えば、キ
ーボードやマウス等からなる。情報出力部６は、メール
処理部２から送られた情報をユーザに表示するものであ
る。例えば、ディスプレイからなる。

【００２０】次に、第１の実施形態の電子メール管理装
置において、要約が付属された電子メールの一覧表示を
行う場合の動作を図３に示すフローチャートを用いて説
明する。

【００２１】ここでは、ユーザから指令入力部５を通じ
てメール保管部４に保管されているすべての電子メール
の一覧表示の指令がメール処理部２に送られたとする。 Ｓ１：メール処理部２はメール保管部４から保管されて
いるすべての電子メールを読み出し、要約抽出処理部３
にメール本文を送る。例えば、図２に示す電子メールの
本文が送られる。 Ｓ２：要約抽出処理部３は、要約抽出規則に基づいてメ
ール処理部２から送られたすべてのメールの本文から要
約部分を認識し、要約部分を示す要約タグ「＜abstract
＞」と「＜／abstract＞」を挿入する。その後、要約タ
グが挿入されたすべてのメール本文をメール処理部２へ
送る。

【００２２】要約抽出規則を図２の電子メール１に適用
すると、規則１より２つのパラグラフに分割され、規則
２より文字を含む２行である「販売戦略会議を〜第１会
議室です。」が抽出さる。規則３より「販売戦略会議を
〜第１会議室です。」の前後に要約タグを挿入する。

【００２３】電子メール２に適用すると、規則１より３
つのパラグラフに分割され、規則２より文字を含む２行
である「明日は、出張があるため〜欠席とさせて下さ
い。」が抽出さる。規則３より「明日は、出張があるた
め〜欠席とさせて下さい。」の前後に要約タグを挿入す
る。

【００２４】電子メール３に適用すると、規則１より３
つのパラグラフに分割され、規則２より文字を含む２行
である「２８日に健康診断が〜申し出て下さい。」が抽
出される。規則３より「２８日に健康診断が〜申し出て
下さい。」の前後に要約タグを挿入する。図４に要約タ
グが挿入された電子メールを示す。

【００２５】Ｓ３：メール処理部２は要約抽出処理部３
から得たメール本文から、要約タグで挟まれた部分を要
約として抜き出す。一覧に表示する要約以外の情報は従
来技術を用いて電子メールから抜き出し、要約と併せて
情報出力部６へ出力する。 Ｓ４：情報出力部６はメール処理部２から得た一覧を表
示する。図５に情報出力部６が表示する一覧を示す。図
５では、表示する項目として日時、送付者、サブジェク
ト、要約が設定されているものとする。

【００２６】（Ａ−３）第１の実施形態の効果 従来は、一覧表示にはヘッダ部分から抽出した送付者や
サブジェクト等の情報しか表示されなかった。また、メ
ールの本文の最初の数行が表示されるものでもメールの
内容を把握することは困難であった。

【００２７】第１の実施形態によると、メールの本文か
ら単に最初の数行を取り出すのではなくメールの概略を
示す可能性の高い部分のみを要約として抽出することが
できる。一覧には従来のヘッダ部分から抜き出した情報
と抽出した要約を表示するので、ユーザは一覧表示を見
るだけでメールの内容を容易に確認することができる。

【００２８】（Ｂ）第２の実施形態 （Ｂ−１）第２の実施形態の特徴 第２の実施形態は、メール本文から電子メールの内容の
主題を表すトピック情報を抽出するトピック情報抽出機
能を備え、抽出したトピック情報を含む電子メールの一
覧表示を行うことを特徴とする。 （Ｂ−２）第２の実施形態の構成 以下、本発明の第２の実施形態に係る電子メール管理装
置について、図面を用いて詳細に説明する。

【００２９】図６は、第２の実施形態の電子メール管理
装置を示すブロック構成図である。第２の実施形態にお
いて第１の実施形態と同様の機能を備えるブロックには
同一符号を付与し、第２の実施形態において第１の実施
形態と異なるブロックについてのみ詳細に説明する。

【００３０】メール処理部２２は、第１の実施形態にお
けるメール処理部２の機能の他に、指令入力部５から電
子メールのトピック情報部分を含む一覧表示の指令が与
えられた場合は、メール保管部４に保管されている電子
メールを読み出して要約抽出処理部３にメール本文を送
り、要約抽出処理部３から得た要約タグが挿入された電
子メールをトピック抽出処理部２７へ送る。

【００３１】トピック抽出処理部２７は、要約抽出処理
部３で抽出されたメール本文の要約タグで挟まれた要約
部分から、さらに、要約部分で述べられている事柄を示
すトピック情報の認識を行い、認識したトピック情報部
分の前後にマークを挿入するものである。

【００３２】トピック情報部分の認識及びマークの挿入
は以下のトピック抽出規則に基づいて行われる。規則は
番号順に適用するが、規則１において電子メールの本文
中に名詞句が１つも存在しない場合は処理を終了するも
のとする。

【００３３】＜トピック抽出規則＞ ａ．処理対象となる要約部分から主題提示語である
「は」を持つ名詞句を取り出す。 ｂ．規則ａの処理で取り出された「は」を持つ名詞句の
うち、最初の名詞句を１つ選択する。 ｃ．規則ｂの処理で選択された名詞句をトピック情報と
し、トピック情報となる名詞句の前後にトピック情報を
示すトピックタグを挿入する。トピックタグは、トピッ
ク情報の始まりに「＜topic＞」、トピック情報の終わ
りに「＜／topic＞」を挿入する。

【００３４】次に、第２の実施形態の電子メール管理装
置において、トピック情報が付属された電子メールの一
覧表示を行う場合の動作を図７に示すフローチャートを
用いて説明する。

【００３５】ここでは、ユーザから指令入力部５を通じ
てメール保管部４に保管されているすべての電子メール
の一覧表示の指令がメール処理部２２に送られたとす
る。 Ｓ２１：メール処理部２２はメール保管部４から保管さ
れているすべての電子メールを読み出し、要約抽出処理
部３にメール本文を送る。例えば、図２に示す電子メー
ルの本文が送られる。 Ｓ２２：要約抽出処理部３は、要約抽出規則に基づいて
メール処理部２２から送られたすべてのメールの本文か
ら要約部分を認識し、要約部分を示す要約タグを挿入す
る。その後、要約タグが挿入されたすべてのメール本文
をメール処理部２２へ送る。図４に要約タグが挿入され
た電子メールを示す。 Ｓ２３：メール処理部２２は、要約抽出処理部３から得
たメール本文をトピック抽出処理部２７へ送る。トピッ
ク抽出処理部２７は、メール処理部２２から送られたす
べてのメールの本文から要約タグ「＜abstract＞」と
「＜／abstract＞」に挟まれた要約部分を抽出する。抽
出した要約部分からトピック抽出規則に基づいてトピッ
ク情報を認識し、トピック情報を示すトピックタグ「＜
topic＞」と「＜／topic＞」を挿入する。その後、トピ
ックタグが挿入されたすべてのメール本文をメール処理
部２２へ送る。

【００３６】トピック抽出規則を図４の電子メール１に
適用すると、規則ａと規則ｂより名詞句「場所」が選択
される。規則ｃより、名詞句「場所」の前後にトピック
タグを挿入する。電子メール２に適用すると、規則ａと
規則ｂより名詞句「明日」が選択される。規則ｃより、
名詞句「明日」の前後にトピックタグを挿入する。

【００３７】電子メール３に適用すると、規則ａと規則
ｂより名詞句「希望者」が選択される。規則ｃより、名
詞句「希望者」の前後にトピックタグを挿入する。図８
にトピックタグが挿入された電子メールを示す。

【００３８】Ｓ２４：メール処理部２２はトピック抽出
処理部２７から得たメール本文から、トピックタグで挟
まれた部分をトピック情報として抜き出し、ヘッダ情報
から得た情報と共に情報出力部６へ出力する。 Ｓ２５：情報出力部６はメール処理部２２から得た一覧
を表示する。図９に情報出力部６が表示する一覧を示
す。図９では、表示する項目として日時、送付者、サブ
ジェクト、トピック情報が設定されているものとする。

【００３９】（Ｂ−３）第２の実施形態の効果 従来は、一覧表示に含まれるサブジェクトなどの情報が
リプライである場合やユーザが入力を誤り正しく表現さ
れていない場合は、一覧表示からメールの内容を把握す
ることは困難であった。

【００４０】第２の実施形態によると、メールの本文か
らメールの概略を示す可能性の高い部分のみを要約とし
て抽出し、その要約部分からさらに要約部分の主題を表
すトピック情報を抽出することができる。一覧には従来
のヘッダ部分から抜き出した情報とメール本文から抽出
したトピック情報を表示するので、サブジェクトがリプ
ライであったり、入力誤りがあった場合でもユーザはメ
ールの内容を確認することができる。

【００４１】（Ｃ）第３の実施形態 （Ｃ−１）第３の実施形態の特徴 第３の実施形態は、第２の実施形態の機能の他に、メー
ル本文から電子メールの内容の意図を示す意図情報を抽
出する意図情報抽出機能と意図情報抽出に基づいた分類
機能を備え、抽出した意図情報を電子メールに付与し、
かつ、意図情報に基づいて意図情報毎に電子メールを分
類した一覧表示を行うことを特徴とする。

【００４２】（Ｃ−２）第３の実施形態の構成 以下、本発明の第３の実施形態に係る電子メール管理装
置について、図面を用いて詳細に説明する。図１０は、
第３の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構
成図である。第３の実施形態において第２の実施形態と
同様の機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第
３の実施形態において第２の実施形態と異なるブロック
についてのみ詳細に説明する。

【００４３】メール処理部３２は、第２実施形態におけ
るメール処理部２２の機能の他に、指令入力部５から電
子メールの内容の意図によって分類した一覧表示の指令
が与えられた場合は、メール保管部４に保管されている
電子メールを読み出して意図抽出処理部３３にメール本
文を送る。

【００４４】意図抽出処理部３３は、電子メールの本文
から電子メールが送られてきた目的である意図情報を意
図抽出テンプレート保持部３７に格納されている表現パ
ターンを用いて認識し、認識した意図情報を電子メール
のサブジェクトに付与する。

【００４５】意図情報の抽出方法は様々な方法が適用で
きるが、特開平９−７４５２８号公報「電子メール内容
分類装置」に記載されている内容分類方法を用いるとす
る。この内容分類方法はメール本文の文末の表現によっ
て電子メールに意図情報を付与するものである。

【００４６】意図抽出テンプレート保持部３７は、意図
抽出処理部３３の意図情報認識に用いる表現パターンを
１つまたは複数保持している。図１１に意図抽出テンプ
レート保持部３７が保持している表現パターンを示す。
図１１はルール名称、意図項目名、表現パターン、引用
符条件から構成される。表現パターンの「〜」は句読点
以外の文字列を表し、引用符条件の数字は１が「引用符
なし」を表し、２が「引用符あり」を表している。

【００４７】意図抽出処理部３３は、メール本文中に表
現パターンに一致する表現が存在し、かつ、引用符の有
無が一致する場合は、対応するルール名称を選択し、そ
のルール名称が有する意図項目名をその電子メールの意
図情報として電子メールに付与する。意図項目名中の数
字は該当する意図の重みを表し、１が「高」、２が
「中」、３が「低」とする。ルール名称が複数の意図項
目を有する場合は特開平９−７４５２８号公報に記載の
方法で意図情報を決定する。

【００４８】次に、第３の実施形態の電子メール管理装
置において、意図情報毎に分類された電子メールの一覧
表示を行う場合の動作を図１２に示すフローチャートを
用いて説明する。

【００４９】ここでは、ユーザから指令入力部５を通じ
てメール保管部４に保管されているすべての電子メール
の一覧表示の指令がメール処理部３２に送られたとす
る。

【００５０】Ｓ３１：メール処理部３２はメール保管部
４から保管されているすべての電子メールを読み出し、
意図抽出処理部３３にメール本文を送る。例えば、図２
に示す電子メールの本文が送られる。 Ｓ３２：意図抽出処理部３３は、メール処理部３２から
送られたすべてのメールの本文から意図抽出テンプレー
ト保持部３７に格納されている表現パターンに基づいて
意図情報を抽出する。抽出した意図情報を電子メールの
サブジェクト部分に付与しすべてのメール本文をメール
処理部３２へ送る。

【００５１】図１１の表現パターンを図２の電子メール
１に適合すると、ルール名称「行います−０１」が適合
し、意図項目は「通知」となるため、電子メール１のサ
ブジェクトに「通知」を付与する。電子メール２に適合
すると、ルール名称「下さい−０１」が適合し、意図項
目は「依頼」となるため、電子メール２のサブジェクト
に「依頼」を付与する。文末に表現パターン「行いま
す。」に適合する文字列が存在するが引用符の有無が一
致しないため、ここでは選択されない。

【００５２】電子メール３に適合すると、ルール名称
「下さい−０１」と「行います−０１」が適合するが、
ここでは意図項目は「通知」となるとする。したがって
電子メール３のサブジェクトに「通知」を付与する。図
１３にサブジェクト部分に意図情報が付与された電子メ
ールを示す。

【００５３】Ｓ３３：メール処理部３２は意図抽出処理
部３３から得た電子メールのサブジェクトに付与されて
いる意図情報に基づいてすべての電子メールを分類す
る。分類したのち、すべての電子メールを要約抽出処理
部３に送る。 Ｓ３４：要約抽出処理部３は、要約抽出規則に基づいて
メール処理部３２から送られたメール本文から要約部分
を認識し、要約部分を示す要約タグを挿入する。その
後、要約タグが挿入されたすべてのメール本文をメール
処理部３２へ送る。 Ｓ３５：メール処理部３２は、要約抽出処理部３から得
たメール本文をトピック抽出処理部２７へ送る。トピッ
ク抽出処理部２７は、要約部分からトピック抽出規則に
基づいてトピック情報を認識し、トピック情報を示すト
ピックタグを挿入する。その後、トピックタグが挿入さ
れたすべてのメール本文をメール処理部３２へ送る。 Ｓ３６：メール処理部３２はトピック抽出処理部２７か
ら得たメール本文から、トピックタグで挟まれた部分を
トピック情報として抜き出し、ヘッダ情報から得た情報
と共に意図情報毎に分類された一覧を情報出力部６へ出
力する。 Ｓ３７：情報出力部６はメール処理部３２から得た一覧
を表示する。図１４に情報出力部６が表示する一覧を示
す。図１４では、表示する項目として意図情報、日時、
送付者、サブジェクト、トピック情報が設定されている
ものとする。

【００５４】（Ｃ−３）第３の実施形態の効果 従来は、大量の電子メールを受信すると個々に回答が必
要なメールか否かを確認する必要があった。第３の実施
形態によると、一覧表示をする際に、メール本文からそ
の内容が意図する情報を抽出し、抽出された意図情報に
基づいて電子メールを分類することができる。さらに、
第２の実施形態と同様に要約部分からその要約のトピッ
ク情報を抽出し、分類された電子メールに付属させるこ
とができる。

【００５５】したがって、電子メールを書かれた目的毎
に整理した形式で見るだけでなく、個々の電子メールの
トピックを知ることができるため、回答を必要とする電
子メール、単なる情報の伝達に過ぎない電子メール等の
把握が容易に行え、大量の電子メールを受信した場合で
も見落としなく効率的に処理ができるようになる。

【００５６】（Ｄ）第４の実施形態 （Ｄ−１）第４の実施形態の特徴 第４の実施形態は、第３の実施形態の意図情報抽出機能
と分類機能の他に、意図情報が依頼の場合は、その依頼
メールの優先度を決定する優先度決定機能を備える。メ
ール本文からメール本文の内容が表す意図を抽出して意
図毎に分類し、分類された電子メールの意図情報が「依
頼」のものを抽出し、さらに抽出した依頼メールの優先
度をメール本文から決定する。この優先度を意図情報と
共に電子メールの一覧表示に付属させて表示することを
特徴とする。

【００５７】（Ｄ−２）第４の実施形態の構成 以下、本発明の第４の実施形態に係る電子メール管理装
置について、図面を用いて詳細に説明する。図１５は、
第４実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成
図である。第４実施形態において第３実施形態と同様の
機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第４実施
形態において第３実施形態と異なるブロックについての
み詳細に説明する。

【００５８】メール処理部４２は、第３実施形態におけ
るメール処理部３２の機能の他に、指令入力部５から依
頼メールに優先度を付与した一覧表示の指令が与えられ
た場合は、メール保管部４に保管されている電子メール
を読み出して意図抽出処理部３３にメール本文を送り、
意図抽出処理部３３から得た意図情報毎に分類された電
子メールを優先度処理部４８へ送る。

【００５９】優先度処理部４８は、意図抽出処理部３３
において電子メールの意図情報が「依頼」となったもの
に対し、回答が必要な依頼事項を含む電子メールである
可能性が高いとして、優先度処理規則保持部４９に保持
されている優先度処理規則に基づいて電子メールの本文
や送付者の情報から優先度を決定するものである。依頼
メールの内、優先度処理規則に適合するメールには優先
度「優」を、適合しないメールには優先度「並」を付与
する。決定した優先度は意図情報と共に電子メールのサ
ブジェクト部分に付与する。

【００６０】優先度処理規則保持部４９は、優先度処理
部４８において優先度を判断するための優先度処理規則
を保持するものである。図１６に優先度処理規則保持部
４９が保持している優先度処理規則を示す。優先度処理
規則は、パターンと優先度からなり、規則１は送付者が
「木下」の場合に優先度を「優」とする。

【００６１】規則２はメール本文中に「〜までに」とい
う日付表現の［日付１］と電子メールの送信日時の日付
［日付２］の差が１日である場合に優先度を「優」とす
る。規則３はメール本文中に「見積書」の表現が存在す
る場合に優先度を「優」とする。

【００６２】次に、第４の実施形態の電子メール管理装
置において、依頼メールに優先度を付与し、優先度順に
並び替えた電子メールの一覧表示を行う場合の動作を図
１７に示すフローチャートを用いて説明する。

【００６３】ここでは、ユーザから指令入力部５を通じ
てメール保管部４に保管されているすべての電子メール
の一覧表示の指令がメール処理部４２に送られたとす
る。

【００６４】Ｓ４１：メール処理部４２はメール保管部
４から保管されているすべての電子メールを読み出し、
意図抽出処理部３３にメール本文を送る。例えば、図１
８に示す電子メールの本文が送られる。ここで、図１８
の送信日時「３／３」の電子メールを電子メール１、送
信日時「３／５」の電子メールを電子メール２、送信日
時「３／６」の電子メールを電子メール３、送信日時
「３／７」の電子メールを電子メール４とする。

【００６５】Ｓ４２：意図抽出処理部３３は、メール処
理部４２から送られたすべてのメール本文から意図抽出
テンプレート保持部３７に格納されている表現パターン
に基づいて意図情報を抽出する。抽出した意図情報を電
子メールのサブジェクト部分に付与しすべてのメール本
文をメール処理部４２へ送る。図１１の表現パターンを
図１８の電子メール１に適合すると、ルール名称「お願
い−０１」が適合し、分類項目は「依頼」となるため、
電子メール１のサブジェクトに「依頼」を付与する。同
様に電子メール２〜４に処理を行うとすべての電子メー
ルが「依頼」を意図する電子メールとなる。図１９にサ
ブジェクト部分に意図情報が付与された電子メールを示
す。

【００６６】Ｓ４３：メール処理部４２は意図抽出処理
部３３から得た電子メールのサブジェクトに付与されて
いる意図情報に基づいてすべての電子メールを分類す
る。分類したのち、依頼メールのみを優先度処理部４８
へ送る。

【００６７】Ｓ４４：優先度処理部４８は、優先度処理
規則保持部４９に保持されている優先度処理規則に基づ
いて依頼メールの優先度を決定し、意図情報と共にサブ
ジェクトに付与する。その後、優先度が付与された依頼
メールをメール処理部４２へ送る。

【００６８】Ｓ４５：メール処理部４２は、依頼メール
を優先度の高い順に並び替えた一覧を情報出力部６へ出
力する。図２０に優先度が付与され、優先度の高い順に
並び替えられた電子メールを示す。

【００６９】Ｓ４６：情報出力部６はメール処理部４２
から得た一覧を表示する。図２１に意図情報毎に分類さ
れ依頼メールに優先度が付与された電子メールを示す。
図２１では、表示する項目として意図情報、日時、送付
者、サブジェクトが設定されているものとする。

【００７０】（Ｄ−３）第４の実施形態の効果 第４の実施形態によると、意図情報によって依頼メール
となった電子メールに対し優先度の認識を行い、その認
識結果に基づいて依頼メールを優先度の高い順に並び替
えることができる。したがって、回答が必要な可能性の
高い依頼メールをさらに細分化し、優先度順に表示する
ことで、大量の電子メールを受信する場合において見落
としがなく効率のよい処理を行うことができる。

【００７１】（Ｅ）他の実施形態 （１）本発明の電子メール管理装置は、基本的にはパソ
コンなどに搭載してメーラーとして使用することができ
る。実施形態ではメーラーに保管された受信メールに対
して処理を行っているが、受信したばかりで保管されて
いない状態のメールに適用することも可能である。ま
た、ユーザが送信した電子メールに対して適用すること
も可能である。

【００７２】（２）第１〜第４の実施形態は、適宜組み
合わせて利用することが可能である。特に、第３の実施
形態に、第１の実施形態の要約抽出機能を組み合わせる
ことができる。この場合は、意図情報によって分類され
た電子メールに内容の要約を表示することができるの
で、メールの内容把握がさらに容易になり効率のよいメ
ール処理が可能になる。特に、第４の実施形態に、第１
の実施形態の要約抽出機能及び第２の実施形態のトピッ
ク情報抽出機能を組み合わせることができる。この場合
の表示は、すべての電子メールに要約またはトピック情
報を付与して表示してもよいが、依頼メールにのみ要約
またはトピック情報を付与するなど、選択的に表示させ
ることも可能である。このような構成にすることで、依
頼メールに対してさらにメールの内容を把握することが
容易になり、仕事の効率化をはかることができる。

【００７３】（３）第１〜第４の実施形態において、表
示する項目はユーザが適宜設定することが可能である
が、特に第３、第４の実施形態において、特定の意図情
報のみを表示させることも可能である。また、情報の出
力形態は、ディスプレイによる表示に限らず、プリンタ
ー、音声などでも構わない。

【００７４】（４）第１の実施形態の一覧表示は、図２
２に示すように、従来の一覧表示と同様に送付者、サブ
ジェクト、送信日時などのヘッダ情報から得られる情報
を表示し、図中の矢印のように、マウス等の入力機器を
用いて特定のメールを指定し、その指定された電子メー
ルのみについて要約情報をポップアップ表示することも
可能である。 （５）要約部分の抽出方法は実施形態に記載の方法に限
られず、様々な方法を適用することができる。また、要
約抽出規則は規則１〜３に限られずメール本文の要約部
分であると判断できるような規則を適宜設定することが
できる。

【００７５】（６）トピック情報部分の抽出方法は実施
形態に記載の方法に限られず、様々な方法を適用するこ
とができる。また、トピック抽出規則は規則ａ〜ｃに限
られず要約部分の主題であると判断できるような規則を
適宜設定することができる。

【００７６】（７）第３の実施形態において、意図情報
毎に分類するだけでなく、意図情報毎にトピック情報を
用いてさらに分類することも可能である。

【００７７】（８）第４の実施形態において、図１８の
依頼メールのみからなる電子メールを用いて説明した
が、もちろん他の意図を有する電子メールが混在してい
る場合においても適用することができる。その場合は、
依頼メールを優先度順に並び替えた一覧を先頭に表示
し、続いて他の意図情報の電子メールを表示するとよ
い。

【００７８】

【発明の効果】第１の実施形態によれば、保管されてい
る電子メールの一覧を表示する場合にメール本文から抽
出した要約を併せて表示するので、従来の一覧表示から
は把握できなかったメールの内容についても把握するこ
とが容易になり、ユーザにとって効率がよい。

【００７９】第２の実施形態によれば、電子メールの一
覧を表示する際に、メール本文から抽出されたトピック
情報を併せて表示するので、ユーザに電子メールの概要
を効率よく表示することができる。

【００８０】第３の実施形態によれば、電子メールの一
覧を表示する際に、メール本文から抽出された意図情報
に基づいて電子メールを分類して表示するので、ユーザ
は大量の電子メールを高率よく読むことができる。

【００８１】第４の実施形態によれば、電子メールの一
覧を表示する際に、依頼メールの優先度を表示し、さら
に優先度順に並び替えることで、ユーザは電子メールの
処理を効率よく行うことができる。また、スケジューラ
を有するメーラーであれば、第４の実施形態で得られた
情報をスケジューラに転送することで個人のスケジュー
ル管理を容易に行うこともできる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施形態の電子メール管理装置を
示すブロック図である。

【図２】保管されているメールの例（１）を示す図であ
る。

【図３】本発明の第１実施形態の電子メール管理装置の
動作を示すフローチャートである。

【図４】要約タグが付与された電子メールを示す図であ
る。

【図５】要約を含む一覧表示の例を示す図である。

【図６】本発明の第２実施形態の電子メール管理装置を
示すブロック図である。

【図７】本発明の第２実施形態の電子メール管理装置の
動作を示すフローチャートである。

【図８】トピックタグが付与された電子メールを示す図
である。

【図９】トピック情報を含む一覧表示の例を示す図であ
る。

【図１０】本発明の第３実施形態の電子メール管理装置
を示すブロック図である。

【図１１】表現パターンを示す図である。

【図１２】本発明の第３実施形態の電子メール管理装置
の動作を示すフローチャートである。

【図１３】意図情報が付与された電子メールを示す図で
ある。

【図１４】意図情報によって分類された一覧表示の例を
示す図である。

【図１５】本発明の第４実施形態の電子メール管理装置
を示すブロック図である。

【図１６】優先度処理規則の例を示す図である。

【図１７】本発明の第４実施形態の電子メール管理装置
の動作を示すフローチャートである。

【図１８】保管されているメールの例（２）を示す図で
ある。

【図１９】意図情報が付与された電子メールを示す図で
ある。

【図２０】優先度順に並び替えられた電子メールを示す
図である。

【図２１】優先度順に並び替えられた一覧表示の例を示
す図である。

【図２２】要約がポップアップされた一覧表示の例を示
す図である。

【符号の説明】

１：メール送受信部、２、２２、３２、４２：メール処
理部、３：要約抽出処理部、４：メール保管部、５：指
令入力部、６：情報出力部、２７：トピック抽出処理
部、３３：意図抽出処理部、３７：意図抽出テンプレー
ト保持部、４８：優先度処理部、４９：優先度処理規則
保持部。

フロントページの続き (72)発明者 桝井 文人 東京都港区虎ノ門１丁目７番12号 沖電気 工業株式会社内 Ｆターム(参考） 5B089 GA21 GB02 JA31 KA01 KC32 KC53 KH24 LA12 LB04 LB07 LB14 5K030 GA18 HA06 HB00 HB17 LE05

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 受信した電子メールを保管し、その保管
   した電子メールから電子メールの概略を示す情報を抽出
   して電子メールの一覧を表示する電子メール管理装置に
   おいて、 保管されているすべての電子メールの本文から該電子メ
   ールの要約を表す要約部分を抽出する要約抽出処理部
   と、 電子メールの一覧に前記要約部分を付加して表示する情
   報出力部とを備えることを特徴とする電子メール管理装
   置。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子メール管理装置に
   おいて、 前記要約抽出処理部で抽出した要約部分から該要約部分
   の主題を表すトピック情報を抽出するトピック情報抽出
   部をさらに備え、 前記情報出力部は、電子メールの一覧に前記トピック情
   報を付加して表示することを特徴とする電子メール管理
   装置。
3. 【請求項３】 受信した電子メールを保管し、その保管
   した電子メールから電子メールの概略を示す情報を抽出
   して電子メールの一覧を表示する電子メール管理装置に
   おいて、 保管されているすべての電子メールの本文から該電子メ
   ールの意図を表す意図情報を抽出し、該電子メールに意
   図情報を付与する意図抽出処理部と、 前記意図抽出処理部で電子メールに付与した意図情報の
   種類に基づいて電子メールを分類するメール意図分類部
   と、 前記メール意図分類部が意図情報の種類に基づいて分類
   した電子メールの一覧に該意図情報の種類を付加して表
   示する情報出力部とを備えることを特徴とする電子メー
   ル管理装置。
4. 【請求項４】 請求項３に記載の電子メール管理装置に
   おいて、 保管されているすべての電子メールの本文から該電子メ
   ールの要約を表す要約部分を抽出する要約抽出処理部
   と、 前記要約抽出処理部で抽出した要約部分から該要約部分
   の主題を表すトピック情報を抽出するトピック情報抽出
   部をさらに備え、 前記情報出力部は前記メール意図分類部が意図情報の種
   類に基づいて分類した電子メールの一覧に該意図情報の
   種類と前記トピック情報を付加して表示することを特徴
   とする電子メール管理装置。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の電子メール管理装置に
   おいて、 前記メール意図分類部が意図情報の種類に基づいて分類
   した電子メールを、該意図情報の種類毎に前記トピック
   情報抽出部で抽出したトピック情報の種類に基づいて分
   類するメールトピック分類部をさらに備え、 前記情報出力部は前記メールトピック分類部がトピック
   情報の種類に基づいて分類した電子メールの一覧に前記
   意図情報の種類と該トピック情報を付加して表示するこ
   とを特徴とする電子メール管理装置。
6. 【請求項６】 請求項３または請求項４に記載の電子メ
   ール管理装置において、 前記意図抽出処理部で意図情報が付与された電子メール
   から予め設定された種類の意図情報が付与された電子メ
   ールを抽出するメール抽出処理部と、 前記メール抽出処理部で抽出した予め設定した種類の意
   図情報が付与された電子メールに対し、該電子メール毎
   に優先度を決定して該電子メールに優先度を付与する優
   先度処理部と、 前記メール意図分類部が意図情報の種類に基づいて分類
   した電子メールの内、予め設定された種類の意図情報が
   付与された電子メールを、前記優先度処理部で電子メー
   ルに付与した優先度に基づいて並替えるメール並替え処
   理部をさらに備え、 前記情報出力部は前記メール並替え処理部が優先度に基
   づいて並替えた電子メールの一覧に前記意図情報の種類
   と該優先度を付加して表示することを特徴とする電子メ
   ール管理装置。
7. 【請求項７】 請求項６に記載の電子メール管理装置に
   おいて、 前記メール抽出処理部が電子メールを抽出する意図情報
   の種類は依頼を意図する意図情報であることを特徴とす
   る電子メール管理装置。