JP2001027960A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書データ量の増大に伴う文書保管装置の容
量不足の問題を解決することができ、且つ、その解決の
ために他の文書保管装置に移した文書コンテンツデータ
を移す前と同様に利用できる文書管理システムを提供す
る。 【解決手段】 ネットワークに接続され、文書群を保管
・管理する複数の文書保管装置を備えた文書管理システ
ムにおいて、第１の文書保管装置２に保管されている文
書中の一部の文書コンテンツデータを第２の文書保存装
置５へ移動させる指示を与える文書移動指示手段をクラ
イアント端末装置１内に備え、前記文書移動指示手段に
より文書移動指示が与えられたとき、各文書の文書コン
テンツデータを取り出すためのインデックス情報および
／または文書リンク情報をすべて第１の文書保管装置２
に残したまま、一部の文書コンテンツデータを第１の文
書保管装置２から第２の文書保管装置５へ移動させる構
成にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ＬＡＮなどネット
ワークに接続されたクライアント装置、およびサーバで
ある文書保管装置からなる文書管理システムに係わり、
特に、古くなって利用頻度の少なくなった文書の文書コ
ンテンツデータを特定の文書保管装置へ移すことができ
る文書管理システムおよび文書管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】図15に示すように、ＬＡＮ（ローカルエ
リアネットワーク）などネットワークに、多数の文書を
保管しておく文書保管装置2aを接続しておき、多数のク
ライアント端末装置1aからその文書保管装置2aにアクセ
スし、保管されている文書を利用できるようにした文書
管理システムが普及しつつある。このような文書管理シ
ステムでは、文書を登録する際には、利用者が、登録す
る文書の文書コンテンツデータとその文書コンテンツデ
ータを後で取り出すためのインデックス情報とを各クラ
イアント端末装置1aから入力し、それらを文書保管装置
2aへ送る。これにより、文書保管装置2aでは、受け取っ
た文書コンテンツデータを文書記憶装置内に格納すると
共に、格納されたそれぞれの文書コンテンツデータに対
応した複数のインデックス情報および文書リンク情報を
管理する。また、保管されている文書を参照する際に
は、クライアント端末装置1aにおいて、利用者が文書名
（インデックス情報の一つ）とかインデックス情報を用
いた検索条件を指示し、それを文書保管装置2aへ送る。
これにより、文書保管装置2aでは、指示された文書名や
検索条件に該当するインデックス情報を検索し、該当文
書が一つあった場合はその該当文書の文書コンテンツデ
ータをリンク情報を用いて文書記憶装置から取り出し、
それを前記クライアント端末装置1aへ送る。また、該当
文書が複数あった場合はそれらの文書のインデックス情
報（文書名、登録者、登録日などから成る文書一覧）を
クライアント端末装置1aへ送る。そして、利用者が、表
示された複数の該当文書インデックス情報を見てその中
の一つのインデックス情報を指示すると、それを文書保
管装置2aへ送り、文書保管装置2aでは、そのインデック
ス情報に対応付けられた文書リンク情報により対応した
文書コンテンツデータを文書記憶装置から取り出し、そ
れを前記クライアント端末装置1aへ送る。

【０００３】しかし、このような文書管理システムで
は、保管されている文書が増大してくると、それに伴っ
てインデックス情報の量も増大するので、検索効率が低
下するし、該当文書も増大して、その結果、所望の文書
を取り出すのに要する時間が増大するというような問題
がある。また、文書記憶装置の記憶容量が足りなくなっ
てしまうというような問題がある。そこで、これらの問
題のうち、前者の問題を解決しようとした従来技術とし
て、アーカイブ機能を備えた文書管理システムが提供さ
れた。このような文書管理システムでは、ＬＡＮに接続
された文書保管装置の文書記憶装置内に文書コンテンツ
データを残したまま、古くなって利用頻度の少なくなっ
た文書のインデックス情報を通常の検索対象インデック
ス情報から外すことで検索効率の低下を防止する。な
お、通常の検索対象インデックス情報から外した文書に
ついては文書管理者だけが取り出すことができる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前記の
従来技術においては、古くなって利用頻度の少なくなっ
た文書が同じ文書記憶装置内に保存されるので、文書デ
ータ量の増大に伴う文書記憶装置の容量不足の問題を解
決することができないし、インデックス情報を通常の検
索対象インデックス情報から外した文書を前と同じよう
に利用することができないという問題がある。本発明の
課題は、このような従来技術の問題を解決し、文書デー
タ量の増大に伴う文書保管装置の文書記憶装置の容量不
足の問題を解決することができ、且つ、その解決のため
に他の文書保管装置に移した文書コンテンツデータを移
す前と同じように利用することもできる文書管理システ
ムを提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】前記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明では、ネットワークに接続さ
れ、文書群を保管・管理する複数の文書保管装置を備え
た文書管理システムにおいて、第１の文書保管装置に保
管されている文書中の一部の文書コンテンツデータを第
２の文書保存装置へ移動させる指示を与える文書移動指
示手段を備え、前記文書移動指示手段により文書移動指
示が与えられたとき、各文書の文書コンテンツデータを
取り出すためのインデックス情報および／または文書リ
ンク情報をすべて第１の文書保管装置に残したまま、一
部の文書コンテンツデータを第１の文書保管装置から第
２の文書保管装置へ移動させる構成にした。また、請求
項２記載の発明では、ネットワークに接続され、文書群
を保管・管理する複数の文書保管装置を備えた文書管理
システムにおいて、第１の文書保管装置に保管されてい
る文書中の一部の文書コンテンツデータを第２の文書保
管装置へ移動させる日時を設定する移動タイミング設定
手段を備え、前記移動タイミング設定手段により設定さ
れた日時に達したとき、各文書の文書コンテンツデータ
を取り出すためのインデックス情報および／または文書
リンク情報をすべて第１の文書保管装置に残したまま、
一部の文書コンテンツデータを前記第２の文書保管装置
へ移動させる構成にした。また、請求項３記載の発明で
は、請求項２記載の発明において、第２の文書保管装置
へ文書コンテンツデータを移動させる文書のキーワード
を設定するキーワード設定手段を備え、移動タイミング
設定手段により設定された日時に達したとき、前記キー
ワード設定手段により設定されたキーワードを文書属性
情報中か文書コンテンツデータ中に有する文書の文書コ
ンテンツデータを第２の文書保管装置へ移動させる構成
にした。

【０００６】また、請求項４記載の発明では、ネットワ
ークに接続され、文書群を保管・管理する複数の文書保
管装置を備えた文書管理システムにおいて、第１の文書
保管装置から第２の文書保管装置へ移動させる文書コン
テンツデータを抽出するための移動条件を予め設定して
おき、前記移動条件を満たす該当文書コンテンツデータ
があったとき、各文書の文書コンテンツデータを取り出
すためのインデックス情報および／または文書リンク情
報をすべて第１の文書保管装置に残したまま、前記該当
文書コンテンツデータを第２の文書保管装置へ移動させ
る構成にした。また、請求項５記載の発明では、請求項
４記載の発明において、移動条件を有効期限または利用
頻度とした。また、請求項６記載の発明では、請求項１
乃至請求項５記載の発明において、文書コンテンツデー
タを移動させる第２の文書保管装置を複数備え、文書コ
ンテンツデータを移動しようとする文書の属性により、
複数の第２の文書保管装置中のいずれかを選択して、選
択された第２の文書保管装置へ前記文書コンテンツデー
タと文書リンク情報のコピーとを移動させる構成にし
た。また、請求項７記載の発明では、ネットワークに接
続され、文書群を保管・管理する複数の文書保管装置を
備えた文書管理方法において、第１の文書保管装置に保
管されている文書中の一部の文書コンテンツデータを第
２の文書保存装置へ移動させる文書移動指示が与えられ
たとき、各文書の文書コンテンツデータを取り出すため
のインデックス情報および／または文書リンク情報をす
べて第１の文書保管装置に残したまま、一部の文書コン
テンツデータを第１の文書保管装置から第２の文書保管
装置へ移動させる方法にした。また、請求項８記載の発
明では、ネットワークに接続され、文書群を保管・管理
する複数の文書保管装置を備えた文書管理方法におい
て、文書コンテンツデータを第１の文書保管装置から第
２の文書保管装置へ移動させる日時、および文書コンテ
ンツデータを移動させる文書のキーワードを設定してお
き、設定された日時に達したとき、各文書の文書コンテ
ンツデータを取り出すためのインデックス情報および／
または文書リンク情報をすべて第１の文書保管装置に残
したまま、設定されたキーワードを文書属性情報中か文
書コンテンツデータ中に有する文書の文書コンテンツデ
ータを第２の文書保管装置へ移動させる方法にした。

【０００７】前記のような手段にしたので、請求項１お
よび請求項７記載の発明では、第１の文書保管装置に保
管されている文書中の一部の文書コンテンツデータを第
２の文書保存装置へ移動させる文書移動指示が与えられ
たとき、各文書の文書コンテンツデータを取り出すため
の文書リンク情報などがすべて第１の文書保管装置に残
されたまま、一部の文書コンテンツデータが第１の文書
保管装置から第２の文書保管装置へ移される。請求項２
記載の発明では、第１の文書保管装置に保管されている
文書中の一部の文書コンテンツデータを第２の文書保管
装置へ移動させる日時が設定され、前記日時に達する
と、各文書の文書コンテンツデータを取り出すための文
書リンク情報などがすべて第１の文書保管装置に残され
たまま、一部の文書コンテンツデータが前記第２の文書
保管装置へ移される。請求項３および請求項８記載の発
明では、請求項２記載の発明において、第２の文書保管
装置へ文書コンテンツデータを移動させる文書のキーワ
ードが設定され、設定された日時に達すると、設定され
たキーワードを文書属性情報中か文書コンテンツデータ
中に有する文書の文書コンテンツデータが第２の文書保
管装置へ移される。

【０００８】請求項４記載の発明では、第１の文書保管
装置から第２の文書保管装置へ移動させる文書コンテン
ツデータを抽出するための移動条件が予め設定され、前
記移動条件を満たす該当文書コンテンツデータがある
と、各文書の文書コンテンツデータを取り出すための文
書リンク情報などがすべて第１の文書保管装置に残され
たまま、前記該当文書コンテンツデータが第２の文書保
管装置へ移される。請求項５記載の発明では、請求項４
記載の発明において、移動条件として有効期限または利
用頻度が予め設定され、前記有効期限または利用頻度を
満たす該当文書コンテンツデータがあると、各文書の文
書コンテンツデータを取り出すための文書リンク情報な
どがすべて第１の文書保管装置に残されたまま、前記該
当文書コンテンツデータが第２の文書保管装置へ移され
る。請求項６記載の発明では、請求項１乃至請求項５記
載の発明において、文書コンテンツデータを移動しよう
とする文書の属性により、複数の第２の文書保管装置中
のいずれかが選択され、選択された第２の文書保管装置
へ前記文書コンテンツデータと文書リンク情報のコピー
とが移される。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施形態
を示す文書管理システムのシステム構成図である。図示
したように、この実施形態の文書管理システムは、ＬＡ
Ｎ伝送路９に接続され、登録・保管させる文書コンテン
ツデータなどを入力したり、文書を出力させたりするク
ライアント端末装置１、ＬＡＮ伝送路９に接続され、文
書コンテンツデータや文書コンテンツデータを取り出す
ためのインデックス情報および文書リンク情報などを記
憶しておく第１の文書保管装置２、古くなって利用頻度
の少なくなった文書データコンテンツなどを保管してお
く第２の文書保管装置５などを備えている。なお、１台
しか図示していないが、クライアント端末装置１は同一
のＬＡＮ内に複数台設けられ、第１の文書保管装置２は
１台または複数台設けられ、第２の文書保管装置５はこ
の実施形態の場合は１台設けられている。また、第１の
文書保管装置１は、ＬＡＮ伝送路９に接続されクライア
ント端末装置１などと交信したり、文書コンテンツデー
タなどを管理したりする文書管理サーバ３、文書管理サ
ーバ３に管理されて文書コンテンツデータ、インデック
ス情報、および文書リンク情報などを記憶しておく文書
記憶装置４を備え、第２の文書保管装置５は、ＬＡＮ伝
送路９に接続され第１の文書保管装置２と交信したり、
文書コンテンツデータを格納したりするアーカイブサー
バ６、アーカイブサーバ６により格納された、古くなり
利用頻度の少なくなった文書コンテンツデータなどを記
憶しておくアーカイブデータ記憶装置７を備える。

【００１０】また、文書管理サーバ３は、図２に示すよ
うに、文書管理サーバ３の全体を制御する文書制御部1
1、クライアント端末装置１などとの通信を制御する通
信制御部12、文書記憶装置４へ文書コンテンツデータな
どを書き込んだり文書記憶装置４からそれらを読み出し
たりする文書アクセス部13、文書リンク情報を管理する
リンク情報管理部14、第１の文書保管装置２から第２の
文書保管装置５へ文書コンテンツデータを移動させたり
するアーカイブデータ登録部15、第２の文書保管装置５
から文書コンテンツデータを取り出すアーカイブデータ
取得部16などを備える。なお、前記文書制御部11、文書
アクセス部13、リンク情報管理部14、アーカイブデータ
登録部15、アーカイブデータ取得部16は、例えばプログ
ラムを記憶しておくメモリおよびそのプログラムに従っ
て動作するＣＰＵを共有する。そして、このような文書
管理システムで第１の文書保管装置１に文書を登録する
際には、利用者が、登録する文書の文書コンテンツデー
タとその文書コンテンツデータを後で取り出すためのイ
ンデックス情報（例えば、文書名や登録者名など）とを
各クライアント端末装置１から入力し、それらを第１の
文書保管装置２へ送る。すると、文書保管装置２では、
通信制御部12が受け取った文書コンテンツデータなどを
文書制御部11に渡し、文書制御部11は文書アクセス部13
を介してその文書コンテンツデータを文書記憶装置４内
に格納する。また、文書制御部11は図３に示すようなイ
ンデックス情報リスト（文書一覧）を取得し、そのリス
トにそのとき格納した文書コンテンツデータのインデッ
クス情報を追加する。なお、図３において、文書番号は
文書制御部11が付与した一連番号であり、登録日は文書
管理サーバ３内のカレンダ回路から取得した年月日であ
る。なお、前記文書アクセス部13はファイル管理手段で
もあり、文書コンテンツデータを渡されたとき、ファイ
ル番号を発行してそのファイル番号を文書コンテンツデ
ータの格納位置と対応付けて管理すると共にそのファイ
ル番号を文書制御部11に通知する。そうすると、文書制
御部11は文書番号とそのファイル番号とをリンク情報管
理部14に渡し、これにより、リンク情報管理部14はその
ファイル番号と文書番号とを一つのレコードとして対応
付け、そのレコードを文書記憶装置４から読み出したリ
ンク情報リストに追加する。つまり、文書番号を介して
文書コンテンツデータと文書リンク情報とインデックス
情報とが対応付けられる。

【００１１】図４に、本発明の第１の実施形態における
文書アーカイブ（文書保存，文書コンテンツデータ移
動）時の動作フローを示す。以下、図４などに従って、
文書アーカイブ時の動作を説明する。まず、文書管理者
（利用者）が一つのクライアント端末装置１から第１の
文書保管装置２に対して文書一覧（インデックス情報）
の転送を要求する。そして、第１の文書保管装置２内の
文書制御部11がこの要求を受け取ると、文書記憶装置４
からインデックス情報リストを取得し、それを文書一覧
として当該クライアント端末装置１へ送る。こうして、
文書一覧がクライアント端末装置１に表示されると、文
書管理者は文書名や登録日を参考にして文書コンテンツ
データを第２の文書保管装置へ移動（アーカイブ）させ
る文書を選択する（ステップＳ１）。例えば古くなって
利用されそうもない文書を選択するのである。なお、選
択する文書の数は一つでも複数でもよい。また、この
際、文書一覧と共に表示されている「参照」ボタンをマ
ウスなどで指示（クリック）することにより、文書コン
テンツも表示させることができるので、文書の中味もチ
ェックして文書を選択することができる。

【００１２】アーカイブされる文書の選択が終わると、
文書管理者は、文書移動指示手段を構成しているマウス
と表示された「アーカイブ」ボタンとにより、つまり、
表示されている「アーカイブ」ボタンをマウスなどでク
リックすることでアーカイブ指示を行う（ステップＳ
２）。そうすると、そのクライアント端末装置１から、
アーカイブする文書の文書番号を伴ったアーカイブ要求
が第１の文書保管装置２へ送られ、これにより、文書保
管装置２内の文書制御部11はアーカイブデータ登録部15
に指示を与え、前記文書番号の文書コンテンツデータを
第２の文書保管装置５へ移動させる（ステップＳ３）。
つまり、アーカイブデータ登録部15が、前記文書番号に
対応付けられたファイル番号を文書リンク情報管理部14
から取得し、そのファイル番号を文書アクセス部13に渡
して対応する文書コンテンツデータを読み出させ、通信
制御部12を介してその文書コンテンツデータを第２の文
書保管装置５へ送るのである。また、アーカイブデータ
登録部15はインデックス情報リスト中のアーカイブされ
た文書のレコードのアーカイブ欄（フィールド）にアー
カイブされた旨を示す情報を書き込む（図５参照）。な
お、図５において、アーカイブ欄の初期値は「０」でア
ーカイブされていないことを意味し、「１」がアーカイ
ブされたことを意味する。続いて、第２の文書保管装置
５からアーカイブされたそれぞれの文書に対応付けられ
た新たなファイル番号が返信として送られてくると、ア
ーカイブデータ登録部15は文書番号と新たなファイル番
号とを対応付けてリンク情報管理部14に渡す。これによ
り、リンク情報管理部14はこれまでのリンク情報リスト
から当該文書番号のレコードを削除し、前記文書番号と
新たなファイル番号との対をレコードとしてアーカイブ
文書リンク情報リストに追加し、二つのリンク情報リス
トを文書記憶装置４に格納させる（ステップＳ４）。

【００１３】次に、図６に従って、文書参照時（表示
時）の動作フローを説明する。この場合はまず、アーカ
イブ時と同様にして（ステップＳ１参照）、文書参照者
（利用者）が参照したい文書を選択する。あるいは、
「従来技術」に示したように、検索条件を指示して合致
した文書の一覧を表示させてその中から参照したい文書
を選択する（ステップＳ11）。そして、選択された文書
の文書番号が第１の文書保管装置２に渡されると、文書
制御部11が図５に示したようなインデックス情報リスト
中の前記文書番号のレコードのアーカイブ欄を参照して
その文書コンテンツデータがアーカイブされているか否
かを判定する（ステップＳ12）。こうして、アーカイブ
されていると判定されたならば（ステップＳ12でYE
S）、文書制御部11はリンク情報管理部14に指示してア
ーカイブ文書リンク情報リストから前記文書番号に対応
付けられたファイル番号を取得する（ステップＳ13）。
続いて、文書制御部11は取得したファイル番号をアーカ
イブデータ取得部16に渡し、これにより、アーカイブデ
ータ取得部16はそのファイル番号を伴った文書転送要求
を第２の文書保管装置５へ出し、それに応じて文書保管
装置５がそのファイル番号の文書コンテンツデータを送
ってくると（ステップＳ14）、文書制御部11がその文書
コンテンツデータを当該クライアント端末装置１へ送
る。そして、そのクライアント端末装置１において、送
られてきた文書コンテンツの表示が行われる（ステップ
Ｓ15）。なお、前記において、文書転送要求を転送先ク
ライアントアドレスを伴ったものとし、文書コンテンツ
データを第２の文書保管装置５から直接クライアント端
末装置１へ送るようにしてもよい。

【００１４】一方、ステップＳ12において、アーカイブ
されていないと判定されたならば（ステップＳ12でN
O）、文書制御部11はリンク情報管理部14に指示して第
１の文書保管装置２用の文書リンク情報リストから前記
文書番号に対応付けられたファイル番号を取得する（ス
テップＳ16）。そして、取得したファイル番号を文書ア
クセス部13に渡し、これにより、文書アクセス部13がそ
のファイル番号の文書コンテンツデータを文書記憶装置
４から読み出すと（ステップＳ17）、文書制御部11がそ
の文書コンテンツデータを当該クライアント端末装置１
へ送る。さらに、そのクライアント端末装置１におい
て、送られてきた文書コンテンツの表示が行われる（ス
テップＳ15）。こうして、この実施形態によれば、古く
なって利用頻度の少なくなった文書コンテンツデータが
第２の文書保管装置へ移されるので、文書データ量の増
大に伴う第１の文書保管装置の文書記憶装置の容量不足
の問題を解決することができ、また、第１の文書保管装
置２内に残されたアーカイブ文書のインデックス情報や
リンク情報などにより、移された文書コンテンツデータ
を移す前と同じように利用することもできる。

【００１５】本発明の第２の実施形態では、図７に示す
ように、第１の文書保管装置２内に、第１の実施形態の
構成（図２参照）に加えてタイミング監視部17を備える
と共に、第１の文書保管装置２に保管されている文書中
の一部の文書コンテンツデータを第２の文書保管装置５
へ移動させるタイミング（日時）を設定する移動タイミ
ング設定手段を備え、その移動タイミング設定手段によ
り設定された日時に達したとき、各文書の文書コンテン
ツデータを取り出すための文書リンク情報およびインデ
ックス情報をすべて第１の文書保管装置２に残したま
ま、一部の文書コンテンツデータを前記第２の文書保管
装置５へ移動させる。図８に、第２の実施形態の動作フ
ローを示す。以下、図８などに従って、この実施形態の
動作を説明する。まず、文書管理者が一つのクライアン
ト端末装置１から第１の文書保管装置２に対して文書一
覧（インデックス情報）の転送を要求する。そして、第
１の文書保管装置２内の文書制御部11がこの要求を受け
取ると、文書記憶装置４からインデックス情報リストを
読み出し、文書一覧として当該クライアント端末装置１
へ送る。こうして、文書一覧がクライアント端末装置１
に表示されると、文書管理者は文書名や登録日を参考に
して、この後に設定するタイミングで文書コンテンツデ
ータを第２の文書保管装置５へ移動（アーカイブ）させ
る文書を選択する（ステップＳ21）。なお、選択する文
書の数は一つでも複数でもよい。また、この際、文書一
覧と共に表示されている「参照」ボタンをマウスなどで
指示（クリック）することにより、文書コンテンツも表
示させることができるので、文書の中味もチェックして
文書を選択することができる。

【００１６】続いて、文書一覧と共に表示されている
「タイミング設定」ボタンを指示して図９のような画面
を表示させ、選択した文書をアーカイブするタイミング
を設定させる。移動タイミング設定手段を構成する図９
のような画面とマウスとキーボードにより、つまり、図
９の例で言うならば、キーボードを用いて「時刻」かま
たは１ヶ月中の「日」を入力し、マウスで「毎日」かま
たは「毎月」かを選択するのである。図示の例では、翌
月１日（例えば午前０時）にアーカイブ（第２の文書保
管装置への移動）するように設定されている。他のタイ
ミングでアーカイブしたい文書があれば（ステップＳ23
でNO）、ステップＳ21からくり返し、アーカイブしたい
文書がそれ以上なければ（ステップＳ23でYES）、文書
管理者の指示により、設定した内容が第１の文書保管装
置２へ送られ、これにより、文書保管装置２内の文書制
御部11はインデックス情報中の該当文書のレコードのタ
イミング欄に取得したアーカイブタイミング（移動タイ
ミング）を書き込む。そして、その後は、カレンダ回路
および時計回路などを有したタイミング監視部17が前記
アーカイブタイミングの到来を監視する（ステップＳ24
→ステップＳ24）。こうして、設定されたアーカイブタ
イミングが到来すると（ステップＳ24でYES）、文書制
御部11がアーカイブデータ登録部15に指示を与えて前記
アーカイブタイミングが設定されている文書の文書コン
テンツデータを第２の文書保管装置５へ移動させる（ス
テップＳ25）。つまり、アーカイブデータ登録部15が、
前記文書の文書番号に対応付けられたファイル番号を文
書リンク情報管理部14から取得し、そのファイル番号を
文書アクセス部13に渡して対応する文書コンテンツデー
タを読み出させ、通信制御部12を介してその文書コンテ
ンツデータを第２の文書保管装置５へ送るのである。ま
た、アーカイブデータ登録部15はインデックス情報リス
ト中のアーカイブされた文書のレコードのアーカイブ欄
（フィールド）にアーカイブされた旨を示す情報を書き
込む（図５参照）。

【００１７】続いて、第２の文書保管装置５からアーカ
イブされたそれぞれの文書に対応付けられた新たなファ
イル番号が返信として送られてくると、アーカイブデー
タ登録部15は文書番号と新たなファイル番号とを対応付
けて文書リンク情報管理部14に渡す。これにより、文書
リンク情報管理部14はこれまでのリンク情報リストから
当該文書番号のレコードを削除し、前記文書番号と新た
なファイル番号との対をレコードとしてアーカイブ文書
リンク情報リストに追加し、二つのリンク情報リストを
文書記憶装置４に格納させる（ステップＳ26）。こうし
て、この実施形態によれば、第１の実施形態の効果が得
られるだけでなく、文書コンテンツデータを第２の文書
保管装置へ移すタイミングを利用者が自ら設定できるの
で、例えば、この移動タイミング（アーカイブタイミン
グ）を夜間に設定することにより、文書保管装置の通常
の利用を妨げることなく文書アーカイブを行うことがで
きる。本発明の第３の実施形態では、第１の文書保管装
置２を図７に示したような構成とし、文書管理者の用い
るクライアント端末装置１には第２の文書保管装置へ文
書コンテンツデータを移す文書のキーワードを設定する
キーワード設定手段を備え、前記移動タイミング設定手
段により設定された日時に達したとき、前記キーワード
設定手段により設定されたキーワードを文書属性情報中
か文書コンテンツデータ中に有する文書の文書コンテン
ツデータを第２の文書保管装置５へ移動させる。なお、
前記キーワード設定手段は、クライアント端末装置１に
キーワード設定のための画面を表示させる表示手段、お
よび表示画面に従ってキーワードを入力するキーボード
などから構成される。

【００１８】図10に、移動タイミングとキーワードを設
定させるためのアーカイブ設定画面を示す。文書管理者
がクライアント端末装置１において例えば表示されてい
る「アーカイブ設定」ボタンをマウスなどで指示したと
き、クライアント端末装置１内のシステム制御部が図10
に示したような画面を表示させるのである。この画面に
は、文字入力位置を示すカーソルが表示されているの
で、文書管理者はカーソルを所望の位置に移動させ、ア
ーカイブタイミングと共に前記キーワードを入力するの
である。図示の例は、キーワードとして「会議開催通
知」、「議事録」というワードが設定された状態を示し
ている。設定後、前記のような設定内容がクライアント
端末装置１から第１の文書保管装置２へ送られ、これに
より、文書保管装置２では、文書制御部11が受け取った
アーカイブタイミングとキーワードとを例えば文書管理
サーバ３内のメモリに記憶させる。以下、アーカイブ時
の動作を図11に示した動作フローに従って説明する。図
11に示したように、アーカイブタイミングやキーワード
などを設定した後、カレンダ回路および時計回路などを
有したタイミング監視部17が前記回路の出力値をメモリ
に設定されたアーカイブタイミングと周期的に比較する
ことにより、前記アーカイブタイミングの到来を監視す
る（ステップＳ31→ステップＳ31）。そして、設定され
たアーカイブタイミングが到来すると（ステップＳ31で
YES）、文書制御部11はメモリに設定されているキーワ
ードを文書属性情報の中か文書コンテンツデータ中に有
する文書を検索する（ステップＳ32）。なお、この文書
検索はキーワード設定後の夜間などに行ってもよい。ア
ーカイブする文書のリストをアーカイブに先立って作成
しておくのである。

【００１９】こうして、キーワードを有したアーカイブ
対象文書（該当文書）が抽出されると、その文書の文書
コンテンツデータを第２の文書保管装置５へ移動させる
（ステップＳ33）。つまり、アーカイブデータ登録部15
が、アーカイブする文書の文書番号に対応付けられたフ
ァイル番号を文書リンク情報管理部14から取得し、その
ファイル番号を文書アクセス部13に渡して対応する文書
コンテンツデータを読み出させ、通信制御部12を介して
その文書コンテンツデータを第２の文書保管装置５へ送
るのである。また、アーカイブデータ登録部15はインデ
ックス情報リスト中のアーカイブされた文書のレコード
のアーカイブ欄（フィールド）にアーカイブされた旨を
示す情報を書き込む（図５参照）。続いて、第２の文書
保管装置５からアーカイブされたそれぞれの文書に対応
付けられた新たなファイル番号が返信として送られてく
ると、アーカイブデータ登録部15は文書番号と新たなフ
ァイル番号とを対応付けて文書リンク情報管理部14に渡
す。これにより、文書リンク情報管理部14はこれまでの
リンク情報リストから当該文書番号のレコードを削除
し、前記文書番号と新たなファイル番号との対をレコー
ドとしてアーカイブ文書リンク情報リストに追加し、二
つのリンク情報リストを文書記憶部４に格納させる（ス
テップＳ34）。こうして、この実施形態によれば、所定
の期間が過ぎれば利用することが殆どなくなるような文
書がその属性情報中などに有していそうなワードをキー
ワードとして設定することで、第２の実施形態に近い効
果が得られるだけでなく、文書コンテンツデータを第２
の文書保管装置５へ移動させる文書を利用者が指定する
手間を省くことができる。

【００２０】本発明の第４の実施形態では、第１の文書
保管装置２に保管されている該当文書コンテンツデータ
を第２の文書保管装置５へ移動させる移動条件（アーカ
イブ条件）を予め設定しておき、前記移動条件を満たす
該当文書コンテンツデータがあったとき、各文書の文書
コンテンツデータを取り出すための文書リンク情報など
をすべて第１の文書保管装置２に残したまま、前記該当
文書コンテンツデータを第２の文書保管装置５へ移動さ
せる。なお、前記移動条件とは、例えば有効期限とか利
用頻度である。図12に、移動タイミングと移動条件とし
ての有効期限とを設定させるためのアーカイブ設定画面
を示す。文書管理者がクライアント端末装置１において
例えば表示されている「アーカイブ設定」ボタンをマウ
スなどで指示したとき、クライアント端末装置１内のシ
ステム制御部が図12に示したような画面を表示させるの
である。この画面には、文字入力位置を示すカーソルが
表示されているので、文書管理者はカーソルを所望の位
置に移動させ、アーカイブタイミングと共に前記有効期
限を入力するのである。設定後、前記のような設定内容
がクライアント端末装置１から第１の文書保管装置２へ
送られ、これにより、文書保管装置２では、文書制御部
11が、受け取ったアーカイブタイミングと有効期限とを
例えば文書管理サーバ３内のメモリに記憶させる。以
下、アーカイブ時の動作を図13に示した動作フローに従
って説明する。

【００２１】図13に示したように、アーカイブタイミン
グや有効期限などを設定した後、カレンダ回路および時
計回路などを有したタイミング監視部17が前記回路の出
力値をメモリに設定されたアーカイブタイミングと周期
的に比較することにより、前記アーカイブタイミングの
到来を監視する（ステップＳ41→ステップＳ41）。そし
て、設定されたアーカイブタイミングが到来すると（ス
テップＳ41でYES）、文書制御部11は文書記憶装置４か
らインデックス情報リストを読み出し、先頭のレコード
から順に登録日を取得し、その登録日にメモリから取得
した有効期限を加え、その年月日が当日の年月日を越え
ているか否かを判定する動作を各レコードについてくり
返し、それによって、有効期限を越えている文書の有無
を判定する（ステップＳ42）。こうして、有効期限を越
えている文書があると（ステップＳ42でYES）、有効期
限を越えている文書の文書コンテンツデータを第２の文
書保管装置５へ移動させる（ステップＳ43）。つまり、
アーカイブデータ登録部15が、アーカイブする文書の文
書番号に対応付けられたファイル番号を文書リンク情報
管理部14から取得し、そのファイル番号を文書アクセス
部13に渡して対応する文書コンテンツデータを読み出さ
せ、通信制御部12を介してその文書コンテンツデータを
第２の文書保管装置５へ送るのである。また、アーカイ
ブデータ登録部15はインデックス情報リスト中のアーカ
イブされた文書のレコードのアーカイブ欄（フィール
ド）にアーカイブされた旨を示す情報を書き込む（図５
参照）。

【００２２】続いて、第２の文書保管装置５からアーカ
イブされたそれぞれの文書に対応付けられた新たなファ
イル番号が返信として送られてくると、アーカイブデー
タ登録部15は文書番号と新たなファイル番号とを対応付
けて文書リンク情報管理部14に渡す。これにより、文書
リンク情報管理部14はこれまでのリンク情報リストから
当該文書番号のレコードを削除し、前記文書番号と新た
なファイル番号との対をレコードとしてアーカイブ文書
リンク情報リストに追加し、二つのリンク情報リストを
文書記憶部４に格納させる（ステップＳ44）。こうし
て、この実施形態によれば、第２の実施形態の効果が得
られるだけでなく、文書コンテンツデータを第２の文書
保管装置へ移す文書を利用者が指定する手間を省くこと
ができる。なお、前記の実施形態においては、移動条件
が有効期限の場合で示したが、所定期間中における各文
書の利用回数を計数することにより各文書の利用頻度を
求め、利用頻度が少ない文書のコンテンツデータをアー
カイブするようにすることも可能である。

【００２３】本発明の第５の実施形態では、文書コンテ
ンツデータを移動させる第２の文書保管装置を複数備
え、文書コンテンツデータを移動しようとする文書の属
性により、複数の第２の文書保管装置中のいずれかを選
択して、選択された第２の文書保管装置へ前記文書コン
テンツデータ、文書リンク情報のコピー、インデックス
情報のコピーを移動させる。図14に、移動先文書保管装
置、移動タイミング、有効期限、およびキーワードを設
定させるためのアーカイブ設定画面を示す。文書管理者
がクライアント端末装置１において例えば表示されてい
る「アーカイブ設定」ボタンをマウスなどで指示したと
き、クライアント端末装置１内のシステム制御部が図10
に示したような画面を表示させるのである。この画面に
は、文字入力位置を示すカーソルが表示されているの
で、文書管理者はカーソルを所望の位置に移動させ、ア
ーカイブタイミング、有効期限、キーワードを入力する
と共にマウスなどを用いて移動先文書保管装置を選択す
る。図示されている「ＡＡＡＡ」および「ＢＢＢ」は移
動先文書保管装置名であり、「参照」ボタンを指示（ク
リック）することにより３個以上の文書保管装置名を表
示させることができる。このような画面を用いて、例え
ば「ＢＢＢ」を選択し、キーワードとして「議事録」と
入力すると（図示の状態）、有効期限２年を過ぎた文書
中に「議事録」というキーワードを含む文書があると、
その文書の文書コンテンツデータと文書リンク情報のコ
ピーなどが翌月１日にＢＢＢという名の文書保管装置５
に移動され、「ＡＡＡＡ」を選択し、キーワードとして
「会議開催通知」と入力すると、有効期限２年を過ぎた
文書中に「会議開催通知」というキーワードを含む文書
があると、その文書の文書コンテンツデータと文書リン
ク情報のコピーなどが翌月１日にＡＡＡＡという名の文
書保管装置５に移動される。また、「ＣＣＣ」を選択
し、キーワードを指定しなければ、有効期限２年を過ぎ
た文書中にいずれのキーワードも含まない文書がある
と、その文書の文書コンテンツデータが翌月１日にＣＣ
Ｃという名の文書保管装置５に移動される。こうして、
この実施形態によれば、例えば古くなった特定のキーワ
ードを有した文書が文書リンク情報やインデックス情報
のコピーと共に特定の第２の文書保管装置へ移されてい
るので、アーカイブされた特定のキーワードの文書を取
り出そうとする際、第１の文書保管装置２を経由するこ
となく、移動先の文書保管装置５から直接すばやく取り
出すことができる。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
請求項１および請求項７記載の発明では、第１の文書保
管装置に保管されている文書中の一部の文書コンテンツ
データを第２の文書保存装置へ移動させる文書移動指示
が与えられたとき、各文書の文書コンテンツデータを取
り出すための文書リンク情報などがすべて第１の文書保
管装置に残されたまま、一部の文書コンテンツデータが
第１の文書保管装置から第２の文書保管装置へ移される
ので、保管される文書データ量の増大に伴う第１の文書
保管装置の文書記憶装置の容量不足を解決することがで
き、且つ、その解決のために第２の文書保管装置に移し
た文書コンテンツデータを移す前と同じように利用する
こともできる。また、請求項２記載の発明では、第１の
文書保管装置に保管されている文書中の一部の文書コン
テンツデータを第２の文書保管装置へ移動させる日時が
設定され、前記日時に達すると、各文書の文書コンテン
ツデータを取り出すための文書リンク情報などがすべて
第１の文書保管装置に残されたまま、一部の文書コンテ
ンツデータが前記第２の文書保管装置へ移されるので、
請求項１記載の発明の効果が得られるだけでなく、文書
コンテンツデータを第２の文書保管装置へ移すタイミン
グを例えば夜間に設定することにより、文書保管装置の
通常の利用を妨げることなく文書移動（アーカイブ）を
行うことができる。また、請求項３および請求項８記載
の発明では、請求項２記載の発明において、第２の文書
保管装置へ文書コンテンツデータを移動させる文書のキ
ーワードが設定され、設定された日時に達すると、設定
されたキーワードを文書属性情報中か文書コンテンツデ
ータ中に有する文書の文書コンテンツデータが第２の文
書保管装置へ移されるので、請求項２記載の発明に近い
効果が得られると共に、文書コンテンツデータを第２の
文書保管装置へ移す文書を利用者が指定する手間を省く
ことができる。

【００２５】また、請求項４記載の発明では、第１の文
書保管装置から第２の文書保管装置へ移動させる文書コ
ンテンツデータを抽出するための移動条件が予め設定さ
れ、前記移動条件を満たす該当文書コンテンツデータが
あると、各文書の文書コンテンツデータを取り出すため
の文書リンク情報などがすべて第１の文書保管装置に残
されたまま、前記該当文書コンテンツデータが第２の文
書保管装置へ移されるので、請求項２記載の発明の効果
が得られると共に、文書コンテンツデータを第２の文書
保管装置へ移す文書を利用者が指定する手間を省くこと
ができる。また、請求項５記載の発明では、請求項４記
載の発明において、移動条件として有効期限または利用
頻度が予め設定され、前記有効期限または利用頻度を満
たす該当文書コンテンツデータがあると、各文書の文書
コンテンツデータを取り出すための文書リンク情報など
がすべて第１の文書保管装置に残されたまま、前記該当
文書コンテンツデータが第２の文書保管装置へ移される
ので、請求項４記載の発明と同様の効果を得ることがで
きる。また、請求項６記載の発明では、請求項１乃至請
求項５記載の発明において、文書コンテンツデータを移
動しようとする文書の属性により、複数の第２の文書保
管装置中のいずれかが選択され、選択された第２の文書
保管装置へ前記文書コンテンツデータと文書リンク情報
のコピーとが移されるので、例えば古くなった特定のキ
ーワードの文書を移動先の文書保管装置から直接すばや
く取り出すことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施形態を示す文書管理システ
ムのシステム構成図である。

【図２】本発明の第１の実施形態を示す第１の文書保管
装置の構成ブロック図である。

【図３】本発明の第１の実施形態を示す第１の文書保管
装置要部のデータ構成図である。

【図４】本発明の第１の実施形態を示す文書管理システ
ムの動作フロー図である。

【図５】本発明の第１の実施形態を示す第１の文書保管
装置要部の他のデータ構成図である。

【図６】本発明の第１の実施形態を示す文書管理システ
ムの他の動作フロー図である。

【図７】本発明の第２の実施形態を示す第１の文書保管
装置の構成ブロック図である。

【図８】本発明の第２の実施形態を示す文書管理システ
ムの動作フロー図である。

【図９】本発明の第２の実施形態を示す文書管理システ
ムに係わる画面図である。

【図１０】本発明の第３の実施形態を示す文書管理シス
テムに係わる画面図である。

【図１１】本発明の第３の実施形態を示す文書管理シス
テムの動作フロー図である。

【図１２】本発明の第４の実施形態を示す文書管理シス
テムに係わる画面図である。

【図１３】本発明の第４の実施形態を示す文書管理シス
テムの動作フロー図である。

【図１４】本発明の第５の実施形態を示す文書管理シス
テムに係わる画面図である。

【図１５】従来技術の一例を示す文書管理システムのシ
ステム構成図である。

【符号の説明】

１ クライアント端末装置 ２ 第１の文書保管装置 ３ 文書管理サーバ ４ 文書記憶装置 ５ 第２の文書保管装置 ６ アーカイブサーバ ７ アーカイブデータ記憶装置 11 文書制御部 12 通信制御部 13 文書アクセス部 14 リンク情報管理部 15 アーカイブデータ登録部 16 アーカイブデータ取得部 17 タイミング監視部

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークに接続され、文書群を保管
   ・管理する複数の文書保管装置を備えた文書管理システ
   ムにおいて、 第１の文書保管装置に保管されている文書中の一部の文
   書コンテンツデータを第２の文書保存装置へ移動させる
   指示を与える文書移動指示手段を備え、 前記文書移動指示手段により文書移動指示が与えられた
   とき、各文書の文書コンテンツデータを取り出すための
   インデックス情報および／または文書リンク情報をすべ
   て第１の文書保管装置に残したまま、一部の文書コンテ
   ンツデータを第１の文書保管装置から第２の文書保管装
   置へ移動させることを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 ネットワークに接続され、文書群を保管
   ・管理する複数の文書保管装置を備えた文書管理システ
   ムにおいて、 第１の文書保管装置に保管されている文書中の一部の文
   書コンテンツデータを第２の文書保管装置へ移動させる
   日時を設定する移動タイミング設定手段を備え、 前記移動タイミング設定手段により設定された日時に達
   したとき、各文書の文書コンテンツデータを取り出すた
   めのインデックス情報および／または文書リンク情報を
   すべて第１の文書保管装置に残したまま、一部の文書コ
   ンテンツデータを前記第２の文書保管装置へ移動させる
   ことを特徴とする文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項２記載の文書管理システムにおい
   て、第２の文書保管装置へ文書コンテンツデータを移動
   させる文書のキーワードを設定するキーワード設定手段
   を備え、 移動タイミング設定手段により設定された日時に達した
   とき、前記キーワード設定手段により設定されたキーワ
   ードを文書属性情報中か文書コンテンツデータ中に有す
   る文書の文書コンテンツデータを第２の文書保管装置へ
   移動させることを特徴とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 ネットワークに接続され、文書群を保管
   ・管理する複数の文書保管装置を備えた文書管理システ
   ムにおいて、 第１の文書保管装置から第２の文書保管装置へ移動させ
   る文書コンテンツデータを抽出するための移動条件を予
   め設定しておき、 前記移動条件を満たす該当文書コンテンツデータがあっ
   たとき、各文書の文書コンテンツデータを取り出すため
   のインデックス情報および／または文書リンク情報をす
   べて第１の文書保管装置に残したまま、前記該当文書コ
   ンテンツデータを第２の文書保管装置へ移動させること
   を特徴とする文書管理システム。
5. 【請求項５】 請求項４記載の文書管理システムにおい
   て、移動条件を有効期限または利用頻度としたことを特
   徴とする文書管理システム。
6. 【請求項６】 請求項１乃至請求項５記載の文書管理シ
   ステムにおいて、文書コンテンツデータを移動させる第
   ２の文書保管装置を複数備え、 文書コンテンツデータを移動しようとする文書の属性に
   より、複数の第２の文書保管装置中のいずれかを選択し
   て、選択された第２の文書保管装置へ前記文書コンテン
   ツデータと文書リンク情報のコピーとを移動させること
   を特徴とする文書管理システム。
7. 【請求項７】 ネットワークに接続され、文書群を保管
   ・管理する複数の文書保管装置を備えた文書管理方法に
   おいて、 第１の文書保管装置に保管されている文書中の一部の文
   書コンテンツデータを第２の文書保存装置へ移動させる
   文書移動指示が与えられたとき、 各文書の文書コンテンツデータを取り出すためのインデ
   ックス情報および／または文書リンク情報をすべて第１
   の文書保管装置に残したまま、一部の文書コンテンツデ
   ータを第１の文書保管装置から第２の文書保管装置へ移
   動させることを特徴とする文書管理方法。
8. 【請求項８】 ネットワークに接続され、文書群を保管
   ・管理する複数の文書保管装置を備えた文書管理方法に
   おいて、 文書コンテンツデータを第１の文書保管装置から第２の
   文書保管装置へ移動させる日時、および文書コンテンツ
   データを移動させる文書のキーワードを設定しておき、 設定された日時に達したとき、各文書の文書コンテンツ
   データを取り出すためのインデックス情報および／また
   は文書リンク情報をすべて第１の文書保管装置に残した
   まま、設定されたキーワードを文書属性情報中か文書コ
   ンテンツデータ中に有する文書の文書コンテンツデータ
   を第２の文書保管装置へ移動させることを特徴とする文
   書管理方法。