JP2000276412A

JP2000276412A - 電子メール着信通知装置および電子メール着信通知方法

Info

Publication number: JP2000276412A
Application number: JP11082482A
Authority: JP
Inventors: Takahiro Nobukiyo; 貴宏信清
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 1999-03-25
Filing date: 1999-03-25
Publication date: 2000-10-06
Also published as: GB2350746B; GB0007395D0; GB2350746A

Abstract

(57)【要約】【課題】メールサーバに着信した電子メールの返信メ
ールの必要性をを効率よく受信者に伝える電子メール着
信通知装置および電子メール着信通知方法を提供する。【解決手段】予め受信者が語句をファイルに登録し、
着信した電子メールが前記語句にあてはまる語句を有す
るか否かを検索する。また、前記ファイルに登録された
語句は、受信者が予め設定しておいた段階に振り分けら
れる。前記検索の結果、前記語句を有する場合、前記振
り分けにより設定された時間と、受信した時間とを比較
し、返信するまでの残り時間を計算する。前記計算によ
り算出された時間を、また段階に分け、それぞれ対応す
るＬＥＤを用いて、受信者に通知する。これにより、受
信者はモニタの電源を入れてなくても、電子メールの着
信と、電子メール返信の期限を確認することが可能にな
る。また、返信期限を過ぎても返信していない電子メー
ルに対し、自動的に返信メールを送信することが可能と
なる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メール着信通
知装置および電子メール着信通知方法に関し、例えば、
着信した電子メールを管理分類し通知する電子メール着
信通知装置および電子メール着信通知方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子メール着信通知装置および電
子メール着信通知方法は、例えば、着信した電子メール
の管理機能部として適用される。従来の電子メール着信
通知機能部は、メールの受信のみを通知し、通知された
内容を確認しなくては受信したメールの中に返信を必要
とするメールがあるか否かを判断するのが困難である。
そこで、この問題を解決すべき幾つかの電子メール着信
通知方式が提案されている。

【０００３】本発明と技術分野が類似する従来例１とし
て、特開平６−２３７２６９号公報の「電子メールシス
テム」がある。本従来例１は、個別の返信メールの返信
期限および返信情報の各項目データを、過不足なく確実
に管理することを目的としている。

【０００４】従来例２の特開平７−１６２４５２号公報
の「電子メールシステム」は、メールに開封期限情報を
設定することにより、放置されたり情報の有効性が損な
われることの防止を図っている。

【０００５】従来例３の特開平８−１８０００４号公報
の「電子メールシステム」は、受信側で文章の内容を判
断し、自動的にユーザに返信処理を促すことを可能とし
ている。この文章の内容判断のために、キーワードテー
ブルに回答・返信要求のキーワードを記憶しておき、こ
のキーワードを基準にして受信した電子メール本文内容
を検索し、同じものの存在の有無をチェックしている。

【０００６】従来例４の特開平１０−２８１３１号公報
の「電子メールシステム」は、往復メールに関して、返
信メールの期限管理や返信情報の各データ項目の管理を
行うに留まらず、返信メールを送信するまでは往復メー
ルを削除することができない構成を開示している。

【０００７】従来例５の特開平１０−２６９２８３号公
報の「情報管理装置、情報管理方法及び情報管理用記憶
媒体」は、予定通知メールの場合は自動的に予定を調整
し返信メールを自動的に返信できる情報管理装置を開示
している。

【０００８】従来例６の特開平１０−２６９１５４号公
報の電子メール着信通知方式では、テロップ表示条件設
定ファイルを設定し、定期的にメールサーバにメールの
着信を問い合わせ、メール着信時に設定していたファイ
ルで全文検索を行い、条件に合致したものについては該
当する情報を抽出して画面にテロップ表示を行う方式を
採用している。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
一般的な従来技術には次のような問題点がある。第１
に、常にモニターをオンにしていなければ、返信する必
要のあるメールを着信したことが解らない。従来、メー
ル受信通知にモニターを使用したテロップ表示で行うこ
とで着信を知らせるため、モニターを見ることのできる
状態にしておき、受信者が、画面のテロップ表示を一々
読む必要がある。

【００１０】第２に、返信する必要のあるメールが、何
時までに返信する必要があるか解らない。受信者が重要
であると思われるキーワードは、入力してもそれを現在
時刻に反映させた通知を行う機能を持っていない。この
ため、画面のテロップ表示を一々読む、またはメール本
文を読む必要がある。

【００１１】第３に、テロップ表示を見ていなければ、
返信する必要のあるメールの制限時刻を過ぎても結果的
に返信しないことが起こり得る。その理由は、第２の問
題点に加え、返信を補助する機能部がないからである。
そのため、受信者が、画面のテロップ表示を一々読み、
何時までに返事を出せば良いかをメモ等して記録・記憶
する必要がある。

【００１２】また、上記の従来例１から６の各々におい
て、従来例１は、個別の返信メールの返信期限および返
信情報の内容的管理に留まる。従来例２は、開封期限情
報を設定して放置の防止を行うに留まる。従来例３は、
キーワードを基準にした検索に留まり、曖昧な内容判断
を行っていない。従来例４は、往復メールの返信メール
の確実な送信管理を行うに留まる。従来例５は、予定通
知メールの返信メールの自動的な情報管理に留まる。従
来例６は、メールサーバへのメールの着信有無の問い合
わせ管理に留まる。よって、これらの従来例の何れに基
づいてもメール内の曖昧な語句を判断した管理がされて
いない問題を伴う。

【００１３】本発明は、以上の問題点を解決する電子メ
ールの着信通知方式、着信電子メールの未返信状態表
示、電子メールの返信の補助方式等に関する電子メール
着信通知装置および電子メール着信通知方法を提供する
ことを目的とする。

【００１４】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
め、請求項１記載の発明では、電子メールがメールサー
バに着信したか否かを確認するメール着信確認手段と、
前記メール着信確認手段により着信が確認された電子メ
ールに含まる内容が、返信を必要としているか否かを判
別する返信判別手段と、前記返信判別手段により返信を
必要としている電子メールが、何時までに返信を必要と
しているかとする返信期限を算出する返信制限時刻・時
間計算手段と、前記返信制限時刻・時間計算手段により
算出された返信期限を受信者に通知する通知手段とを有
する。

【００１５】従って、この発明によれば、受信した電子
メールが、返信を必要としているのか、または、返信を
必要としている場合、何時までに、もしくは何日までに
返信する必要があるのかを、受信者に替わって確認して
くれるので、受信した電子メールの内容を全て確信しな
ければならないという、受信者にとって手間のかかる作
業を省くことが可能になる。

【００１６】また、請求項２記載の発明では、前記返信
期限を過ぎても返信していない電子メールがあるとき、
自動的に電子メールを返信する自動返信手段と、前記自
動返信手段により返信される電子メールの文面を、予め
受信者がファイルに登録しておく文書登録手段とを有す
る。

【００１７】従って、この発明によれば、受信者が時間
的に余裕のないとき、もしくは何らかの理由で返信メー
ルを送信することができないとき、自動的に受信者によ
って書かれた文章で、返信できないことを伝える電子メ
ールを送信することが可能になる。

【００１８】また、請求項３記載の発明では、前記返信
制限時刻・時間計算手段が前記判別および前記算出を行
うにあたり引用する語句を、受信者が予めファイルに登
録しておく語句登録手段を有する。

【００１９】従って、この発明によれば、返信の必要な
電子メールの選択を受信者自らの感覚で行うことを代行
することが可能となり、また、何時までに、もしくは何
日までに返信する必要が有るかも、受信者の感覚で判断
することを代行することが可能になる。

【００２０】また、請求項４記載の発明では、前記登録
手段により登録した語句を、受信者が予め設定した、電
子メールが着信してから返信するまでの時間の段階に振
り分け、ファイルに登録する時間登録手段を有する。

【００２１】従って、この発明によれば、受信者の感覚
で予め決めた返信期限までに、あと何時間残っているか
ということを、自動的に判断することを可能にする。

【００２２】また、請求項５記載の発明では、前記通知
手段は、前記返信制限時刻・時間計算手段により求めら
れた返信期限を、幾つかのＬＥＤを用いることで受信者
に段階的に通知する段階通知手段を有する。

【００２３】従って、この発明によれば、返信する必要
のある電子メールが、何時までに、もしくは何日までに
返信する必要があり、また、その返信期限まで、あと何
時間残っているかという情報を、受信者が端末機のモニ
タの電源を永続的につけておかなくても、常時確認でき
ることを可能にする。

【００２４】また、請求項６記載の発明では、電子メー
ルがメールサーバに着信したか否かを確認するメール着
信確認工程と、前記メール着信確認工程により着信が確
認された電子メールに含まる内容が、返信を必要として
いるか否かを判別する返信判別工程と、前記返信判別工
程により返信を必要としている電子メールが、何時まで
に返信を必要としているかとする返信期限を算出する返
信制限時刻・時間計算工程と、前記返信制限時刻・時間
計算工程により算出された返信期限を受信者に通知する
通知工程とを有する。

【００２５】従って、この発明によれば、受信した電子
メールが、返信を必要としているのか、または、返信を
必要としている場合、何時までに、もしくは何日までに
返信する必要があるのかを、受信者に替わって確認して
くれるので、受信した電子メールの内容を全て確信しな
ければならないという、受信者にとって手間のかかる作
業を省くことが可能になる。

【００２６】また、請求項７記載の発明では、前記返信
期限を過ぎても返信していない電子メールがあるとき、
自動的に電子メールを返信する自動返信工程と、前記自
動返信工程により返信される電子メールの文面を、予め
受信者がファイルに登録しておく文書登録工程とを有す
る。

【００２７】従って、この発明によれば、受信者が時間
的に余裕のないとき、もしくは何らかの理由で返信メー
ルを送信することができないとき、自動的に受信者によ
って書かれた文章で、返信できないことを伝える電子メ
ールを送信することが可能になる。

【００２８】また、請求項８記載の発明では、前記返信
制限時刻・時間計算工程が前記判別および前記算出を行
うにあたり引用する語句を、受信者が予めファイルに登
録しておく語句登録工程を有する。

【００２９】従って、この発明によれば、返信の必要な
電子メールの選択を受信者自らの感覚で行うことを代行
することが可能となり、また、何時までに、もしくは何
日までに返信する必要が有るかも、受信者の感覚で判断
することを代行することが可能になる。

【００３０】また、請求項９記載の発明では、前記登録
工程により登録した語句を、受信者が予め設定した、電
子メールが着信してから返信するまでの時間の段階に振
り分け、ファイルに登録する時間登録工程を有する。

【００３１】従って、この発明によれば、受信者の感覚
で予め決めた返信期限までに、あと何時間残っているか
ということを、自動的に判断することを可能にする。

【００３２】また、請求項１０記載の発明では、前記通
知工程は、前記返信制限時刻・時間計算工程により求め
られた返信期限を、幾つかのＬＥＤを用いることで受信
者に段階的に通知する段階通知工程を含む。

【００３３】従って、この発明によれば、返信する必要
のある電子メールが、何時までに、もしくは何日までに
返信する必要があり、また、その返信期限まで、あと何
時間残っているかという情報を、受信者が端末機のモニ
タの電源を永続的につけておかなくても、常時確認でき
ることを可能にする。

【００３４】

【発明の実施の形態】次に、添付図面を参照して本発明
による電子メール着信通知装置および電子メール着信通
知方法の実施の形態を詳細に説明する。図１から図１５
を参照すると、本発明の電子メール着信通知装置および
電子メール着信通知方法の一実施形態が示されている。

【００３５】図１は、本発明の実施形態の電子メール着
信通知装置の基本機能部を表しており、メール着信通知
機能部・返信状態表示機能部・自動返信機能部１の構成
例を示したブロック図である。本図１において、メール
着信通知機能部・返信状態表示機能部・自動返信機能部
１は、返信条件設定ファイル２、返信制限時刻・時間設
定ファイル３、未返信状態レベル設定ファイル４、メー
ル着信確認機能部５、返信条件検索機能部６、返信制限
時刻・時間計算機能部７、未返信状態表示機能部８、返
信状態確認機能部９、自動返信内容設定ファイル１０、
自動返信機能部１１を伴い構成される。

【００３６】上記各機能部の内の返信条件設定ファイル
２は、メール着信時に、メールが返信すべき内容かを検
索するために用いるキーワードの、データベースを作成
するための設定ファイルである。

【００３７】返信条件設定ファイル２の設定画面例であ
る。本図２において、返信すべきメールと認識するため
のキーワードを設定しており、キーワードを基に返信条
件検索機能部６で着信したメールが返信すべき内容か否
かを検索する。なお、返信条件設定ファイル２には、予
めデータベースを用意しておき、新たなキーワードの追
加・削除・修正を行えるようにする。

【００３８】返信制限時刻・時間設定ファイル３は、返
信を出すべきメールが到着している時、何時まで、また
は、送信の日付から何時間後迄に、返信を出すべきかを
計算するために用いるキーワードの、データベースを作
成する設定ファイルである。

【００３９】図３では、返信制限時刻・時間設定ファイ
ル３の設定画面例である。何時迄に返信すべきかの制限
時刻・時間に関するキーワードと、キーワードを時間・
時刻に変換した時の時間とを設定している。本実施形態
では、『早めに』と入力しているが、このような曖昧な
単語、あるいは、言葉も、受信者各々の時間感覚で具体
的な時間として設定する。このことで、曖昧な言葉を時
間に関するパラメーターに変換でき、個人の感覚に合っ
たメール返信状態の表示、返信の補助を可能にしてい
る。なお、返信制限時刻・時間設定ファイル３は、予め
データベースを用意しておき、新たなキーワードの追加
・削除・修正を行えるようにする。

【００４０】未返信状態レベル設定ファイル４は、返信
の制限時刻に対して、現在時刻はどの状態にあるかのレ
ベルを、任意の時間間隔で割り当てるための設定ファイ
ルである。

【００４１】図４は、未返信状態レベル設定ファイル４
の設定画面例である。未返信メールの返信をするまでの
制限時間をレベル別にＬＥＤの点灯によって表示するた
めに、各レベルの基準時間を設定している。

【００４２】メール着信確認機能部５は、定期的にメー
ルサーバに対し、メールが着信していないかを確認する
機能部である。

【００４３】返信条件検索機能部６は、返信条件設定フ
ァイル２のデータベースから受信したメールが、返信条
件に合致しているメールであるか、即ち、返信する必要
のあるメールかを検索する機能部である。受信したメー
ルの検索には、既存の日本語の意味検索・曖昧検索のア
プリケーションを使用する。

【００４４】返信制限時刻・時間計算機能部７は、返信
制限時刻・時間設定ファイル３のデータベースから受信
したメールのヘッダ情報、内容を検索した結果、端末の
現在時刻からメール返信の制限時刻と、制限時間を計算
する機能部である。受信メールの時刻・時間に関する単
語、言葉の認識、および、変換には、既存の日本語の意
味検索・曖昧検索のアプリケーションを使用する。

【００４５】未返信状態表示機能部８は、返信制限時刻
・時間計算機能部７の計算結果と未返信状態レベル設定
ファイル４での設定内容とを比較して、返信すべきメー
ルが到着したことを返信制限時刻に合わせてＬＥＤを点
灯させ、レベル別に通知する。また、返信される迄ＬＥ
Ｄを点灯させて、未返信状態が続けば残りの制限時間に
合ったＬＥＤを点灯させる機能部である。さらに、返信
メール作成中は、作成中の未返信状態メールに対応する
ＬＥＤを点滅させる機能も持つ。

【００４６】返信状態確認機能部９は、返信する必要の
あるメールを返信したか否かの確認をする機能部であ
る。

【００４７】自動返信内容設定ファイル１０は、自動返
信する内容を設定するファイルである。図５に自動返信
内容設定ファイル１０の文面例を示す。本図５は、メー
ル送信者に対して、メール受信者が、返信できないこと
を通知する文面を示している。

【００４８】自動返信機能部１１は、返信制限時刻にな
っても未返信状態のメールがあると、返信できないこと
を送信者に伝えるメールを、自動的に送信する機能部で
ある。返信する必要のあるメールの受信通知および未返
信状態表示には、図６に示すように５つのＬＥＤを使用
する。上の４つのＬＥＤ（ＬＥＤ１〜４）で未返信状態
メールの形態を表し、下の１つのＬＥＤ（ＬＥＤ５）で
メールの受信を通知する。

【００４９】（動作の説明）図７は、実施例を説明する
ためのフローチャートであり、ステップＳ１〜Ｓ２２は
各処理例を表す。

【００５０】先ず、メール着信通知機能部・未返信状態
表示機能部・自動返信機能部を起動する（ステップＳ
１）。次に、図２のように返信条件設定ファイルの設定
し（ステップＳ２）、図３のように返信時刻・時間設定
ファイルを設定し（ステップＳ３）、図４のように未返
信状態レベル設定ファイルを設定し（ステップＳ４）、
各々のデータベースを追加・削除・修正して、自動返信
内容の設定を行う（ステップＳ５）。

【００５１】次に、定期的にメールサーバに対して、メ
ールを受信していないか確認を行う（ステップＳ６）。
メールを受信していれば（ステップＳ６／Ｙｅｓ）、メ
ール受信通知としてＬＥＤ５（緑）を点灯させ（ステッ
プＳ７）、さらに、受信したメールの中に返信する必要
のあるメールがあれば（ステップＳ８／Ｙｅｓ）、その
メールを何時迄に返信すべきで、現在、何時間の猶予が
あるかを計算し（ステップＳ９）、返信制限時間に対応
したレベルのＬＥＤを点灯し、返信する必要のあるメー
ルを受信したことを通知し（ステップＳ１０）、ステッ
プＳ１１に移行する。メールを受信していない時（ステ
ップＳ６／Ｎｏ）、また、メールを受信していても、返
信する必要のない受信メールであると判断された時は
（ステップＳ８／Ｎｏ）、そのままステップＳ１１に移
行する。

【００５２】ステップＳ１０を詳しく示したフローチャ
ートが、図８である。即ち、ステップＳ９の計算結果と
未返信状態レベル設定ファイル４で設定した時間とを比
較して、返信の必要のあるメールがレベル１の未返信状
態ならば（ステップＳ３１／Ｙｅｓ）、ＬＥＤ１（橙
色）を点灯させ（ステップＳ３２）、ステップＳ３８に
移行する。返信の必要のあるメールがレベル２〜レベル
４の時も同様である（ステップＳ３３〜３７）。ステッ
プＳ３８では、返信する必要のあるメールを他にも受信
していないか検索し、他にも返信を必要とするメールを
受信していれば（ステップＳ３８／Ｙｅｓ）、ステップ
Ｓ３１に戻り、受信していなければ（ステップＳ３８／
Ｎｏ）、ステップＳ１１に移行する。２通以上、返信す
る必要のあるメールを受信した時には、１回ではステッ
プＳ３８がＮｏにならず図８のフローチャートを繰り返
す。

【００５３】図９は、返信が必要なメールを１通受信
し、レベル別の着信通知をするまでの処理の流れを示し
ている。メールを受信すると（ステップＳ１０１）、受
信メールから、意味検索・曖昧検索を行う（ステップＳ
１０２）。受信したメールが返信する必要のあるメール
であると判断した場合、返信時刻・時間を計算するため
に必要なキーワードから時間を検出する（ステップＳ１
０３）。次に、検索結果から返信制限時刻を計算し、受
信したメールを『レベル３』であると判断して（ステッ
プＳ１０４）、ＬＥＤ３（黄）を点灯する（ステップＳ
１０４）。

【００５４】また、図７のステップＳ１１では、受信し
たメールの内容を確認したか検索し、確認していれば
（ステップＳ１１／Ｙｅｓ）、メール受信通知のＬＥＤ
５（緑）を消灯して（ステップＳ１２）、ステップＳ１
３に移行する。また、受信したメールの内容を確認して
いなければ（ステップＳ１１／Ｎｏ）、ＬＥＤ５（緑）
を点灯したままステップＳ１３に移行する。

【００５５】ステップＳ１３では、未返信状態のメール
のレベルに変更があるかを判断し、変更があれば（ステ
ップＳ１３／Ｙｅｓ）、変更前のＬＥＤを消灯し、変更
後のＬＥＤを点灯して（ステップＳ１４）、ステップＳ
１５に移行する。変更がなければ（ステップＳ１３／Ｎ
ｏ）、そのまま、ステップＳ１５に移行する。

【００５６】ステップＳ１４を詳しく示したフローチャ
ートが図１０である。即ち、変更するのがレベル２の未
返信状態のメールで（ステップＳ４１／Ｙｅｓ）、他に
レベル２の未返信メールがなければ（ステップＳ４２／
Ｙｅｓ）、レベル２のメールが存在しないのでＬＥＤ２
（赤）を消灯し（ステップＳ４３）、ＬＥＤ１（橙）を
点灯して（ステップＳ４４）、ステップＳ５２に移行す
る。他にレベル２の未返信メールが有れば（ステップＳ
４２、Ｎｏ）、レベル２の未返信状態のメールが残って
いるので、ＬＥＤ２（赤）を消灯せずにステップＳ４４
に移行して、ＬＥＤ１（橙）を点灯し、ステップＳ５２
に移行する。未返信状態のレベル変更をするのがレベル
３、４の時も同様である（ステップＳ４５〜５１）。

【００５７】ステップＳ５２では、他にレベルを変更す
る未返信状態のメールがないか検索し、変更するメール
があれば（ステップＳ５２／Ｎｏ）、再びステップＳ４
１に戻り、変更するメールがなければ（ステップＳ５２
／Ｙｅｓ）、ステップＳ１５に移行する。２通以上、レ
ベルを変更する未返信状態のメールがある時、１回では
ステップＳ５２がＹｅｓにならず、図１０のフローチャ
ートを繰り返すことになる。なお、返信制限時刻・時間
を過ぎた状態のレベル１からのレベル変更はない。

【００５８】図７のステップＳ１５では、現在、返信メ
ールを作成中かどうかを判断し、作成中であれば（ステ
ップＳ１５／Ｙｅｓ）、作成中のメールのレベルに対応
するＬＥＤを点滅させ、返信後に点灯に戻して（ステッ
プＳ１６）、返信したメールのレベルのＬＥＤを消灯で
きれば消灯し（ステップＳ１８）、ステップＳ１９に移
行する。返信メールを作成中でなく（ステップＳ１５／
Ｎｏ）、既に、返信したメールがあれば（ステップＳ１
７／Ｙｅｓ）、返信したメールのレベルのＬＥＤを消灯
できれば消灯し（ステップＳ１８）、ステップＳ１９に
移行する。返信したメールがなければ（ステップＳ１７
／Ｎｏ）、そのままステップＳ１９に移行する。

【００５９】ステップＳ１６を詳しく示したフローチャ
ートが、図１１である。即ち、作成中の未返信状態メー
ルのレベルが１であれば（ステップＳ６１／Ｙｅｓ）、
ＬＥＤ１（橙）を点滅させ（ステップＳ６２）、返信が
終了してから（ステップＳ６３／Ｙｅｓ）、再びＬＥＤ
１（橙）を点灯に戻し（ステップＳ６４）、ステップＳ
１８に移行する。返信が終了しない間は（ステップＳ６
３／Ｎｏ）、ステップＳ６３を繰り返す。作成中の返信
メールがレベル２〜４の時も同様である（ステップＳ６
５〜７５）。

【００６０】ステップＳ１８を詳しく示したフローチャ
ートが図１２である。即ち、返信したメールのレベルが
１であり（ステップＳ８１／Ｙｅｓ）、他にレベル１の
未返信状態のメールがなければ（ステップＳ８２／Ｙｅ
ｓ）、ＬＥＤ１（橙）を消灯して（ステップＳ８３）、
ステップＳ９２に移行し、他にもレベル１の未返信状態
のメールが残っていれば（ステップＳ８２／Ｎｏ）、Ｌ
ＥＤ１（橙）を消灯せずに、ステップＳ９２に移行す
る。返信したメールのレベルが２〜４の時も同様である
（ステップＳ８４〜９１）。

【００６１】ステップＳ９２では、他に返信したメール
がないかを判断し、あれば（ステップＳ９２／Ｎｏ）、
ステップＳ８１に戻り、他に返信したメールがなければ
（ステップＳ９２／Ｙｅｓ）、ステップＳ１９に移行す
る。２通以上、返信を終了したメールがある時、１回で
はステップＳ９２がＹｅｓにならず、図１２のフローチ
ャートを繰り返すことになる。

【００６２】図７のステップＳ１９では、返信時刻を過
ぎたメールがあるか否かを検索し、返信時刻を過ぎた受
信メールがあれば（ステップＳ１９／Ｙｅｓ）、自動返
信機能部を起動し、メール送信者宛てに返信ができない
ことを通知して（ステップＳ２０）、再びステップＳ１
９に戻り、他にも返信時刻を過ぎた受信メールがないか
検索する。返信時刻を過ぎたメールがなければ（ステッ
プＳ１９／Ｎｏ）、ステップＳ２１に移行する。２通以
上、返信時刻を過ぎた未返信状態のメールがある時は、
ステップＳ１９、２０を繰り返す。また、１つの未返信
状態のメールに対して自動返信機能部は、１度しか機能
しない。即ち、メール送信者宛てに、２回以上は返信で
きないことを伝える電子メールを通知しない。

【００６３】ステップＳ２１では、返信すべきメールを
全て返信したかの確認を行い、返信の必要のあるメール
の返信を全て終了していれば（ステップＳ２１／Ｙｅ
ｓ）、全機能を終了するか選択し（ステップＳ２２）、
終了するならば（ステップＳ２２／Ｙｅｓ）、全機能を
終了し、終了しないならば（ステップＳ２２／Ｎｏ）、
ステップＳ２に戻る。また、返信の必要のあるメールの
返信を全て終了していなければ（ステップＳ２１／Ｎ
ｏ）、ステップＳ６に戻る。

【００６４】（発明の他の実施例）他の実施例について
説明する。図１３は、図７に未返信状態のメール数をカ
ウントし、表示する機能を加えたフローチャートであ
る。ステップＳ１９からステップＳ２１に移行する間
に、未返信状態のメール数をカウントし、表示するため
の処理が入っている。即ち、返信時刻を過ぎたメールが
なければ（ステップＳ１９／Ｎｏ）、未返信状態のメー
ル数をカウントし、表示して（ステップＳ２３）、ステ
ップＳ２１に移行する。

【００６５】カウント表示の様子を、図１４に示す。即
ち、表示にはセグメント表示ができるＬＥＤを１つ使用
し、未返信状態のメールがなければＬＥＤを消灯し、未
返信状態のメールが１〜９個あれば、その数値をＬＥＤ
で表示させ、未返信状態のメールが１０個以上あれば
「Ｆ」と表示させる。ステップＳ２３の処理には、返信
状態確認機能部９と未返信状態表示機能部８を使用す
る。

【００６６】電子メール受信時に、全文の意味検索・曖
昧検索を行い、受信メールが返信の必要のある内容のも
のかを検索する。また、返信が必要なメールを受信した
時、何時までに返信する必要があるか、全文の意味検索
・曖昧検索の結果を用いて計算して、返信制限時刻を計
算する。全文の意味検索・曖昧検索には、予め、キーワ
ードのデータベースを用意しておき、受信者が、随時、
追加・削除・修正できるようにする。

【００６７】受信したメールが返信すべき内容であると
判断されれば、ＬＥＤを点灯し、返信すべきメールを受
信したことを通知する。また、ＬＥＤは、メールを返信
するまで点灯し続け、返信終了後に消灯する。返信すべ
きメールの受信通知は、『返信制限時刻を過ぎた』、
『返信時刻の２時間前』、『今日中に返信』、『明日以
降でかまわない』等と、返信時刻までの残り返信時間を
基準にしたレベルを設け、複数のＬＥＤを使用してレベ
ル別の通知を行う。また、未返信状態が続けば、残りの
制限時間に合ったＬＥＤが点灯する。

【００６８】返信制限時刻を過ぎてもメール受信者が返
信をしていなければ、自動的に返信ができなかった内容
のメールを送信者に対して返信する。

【００６９】図１５は動作のイメージ図で、まず、返信
する必要のあるメールを受信すると（ステップＳ２０
１）、返信すべきメールを受信したと認識して返信すべ
き制限時刻・時間を計算し、ＬＥＤを点灯することでレ
ベル別の受信通知を行う（ステップＳ２０２）。そし
て、未返信状態のまま時間が経過すると、着信通知が返
信すべき制限時間に合った未返信状態表示にＬＥＤの点
灯が変化する（ステップＳ２０３〜Ｓ２０５）。さら
に、未返信状態のまま返信制限時刻になると、メールの
送信者に返信ができないことを通知する（ステップＳ２
０６）。最後に、制限時刻を過ぎても未返信状態のまま
なので、返信すべき制限時刻を過ぎたことを表示するＬ
ＥＤが点灯するまでを示している（ステップＳ２０
７）。

【００７０】尚、上述の実施形態は本発明の好適な実施
の一例である。但し、これに限定されるものではなく、
本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施
が可能である。

【００７１】

【発明の効果】かかる目的を達成するため、請求項１記
載の発明において、受信した電子メールが、返信を必要
としているのか、または、返信を必要としている場合、
何時までに、もしくは何日までに返信する必要があるの
かを、受信者に替わって確認してくれるので、受信した
電子メールの内容を全て確信しなければならないとい
う、受信者にとって手間のかかる作業を省くことが可能
になる。

【００７２】また、請求項２記載の発明において、受信
者が時間的に余裕のないとき、もしくは何らかの理由で
返信メールを送信することができないとき、自動的に受
信者によって書かれた文章で、返信できないことを伝え
る電子メールを送信することが可能になる。

【００７３】また、請求項３記載の発明において、返信
の必要な電子メールの選択を受信者自らの感覚で行うこ
とを代行することが可能となり、また、何時までに、も
しくは何日までに返信する必要が有るかも、受信者の感
覚で判断することを代行することが可能になる。

【００７４】また、請求項４記載の発明ではにおいて、
受信者の感覚で予め決めた返信期限までに、あと何時間
残っているかということを、自動的に判断することを可
能にする。

【００７５】また、請求項５記載の発明において、返信
する必要のある電子メールが、何時までに、もしくは何
日までに返信する必要があり、また、その返信期限ま
で、あと何時間残っているかという情報を、受信者が端
末機のモニタの電源を永続的につけておかなくても、常
時確認できることを可能にする。

【００７６】また、請求項６記載の発明において、受信
した電子メールが、返信を必要としているのか、また
は、返信を必要としている場合、何時までに、もしくは
何日までに返信する必要があるのかを、受信者に替わっ
て確認してくれるので、受信した電子メールの内容を全
て確信しなければならないという、受信者にとって手間
のかかる作業を省くことが可能になる。

【００７７】また、請求項７記載の発明において、受信
者が時間的に余裕のないとき、もしくは何らかの理由で
返信メールを送信することができないとき、自動的に受
信者によって書かれた文章で、返信できないことを伝え
る電子メールを送信することが可能になる。

【００７８】また、請求項８記載の発明において、返信
の必要な電子メールの選択を受信者自らの感覚で行うこ
とを代行することが可能となり、また、何時までに、も
しくは何日までに返信する必要が有るかも、受信者の感
覚で判断することを代行することが可能になる。

【００７９】また、請求項９記載の発明において、受信
者の感覚で予め決めた返信期限までに、あと何時間残っ
ているかということを、自動的に判断することを可能に
する。

【００８０】また、請求項１０記載の発明において、返
信する必要のある電子メールが、何時までに、もしくは
何日までに返信する必要があり、また、その返信期限ま
で、あと何時間残っているかという情報を、受信者が端
末機のモニタの電源を永続的につけておかなくても、常
時確認できることを可能にする。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メール着信通知装置および電子メ
ール着信通知方法の実施形態を表しており、メール着信
通知機能部・返信状態表示機能部・自動返信機能部１の
構成例を示したブロック図である。

【図２】返信条件設定ファイル２の設定画面例である。

【図３】返信制限時刻・時間設定ファイル３の設定画面
例である。

【図４】未返信状態レベル設定ファイル４の設定画面例
である。

【図５】自動返信内容設定ファイルの文面例を示す。

【図６】メールの受信通知および未返信状態表示例を示
した図である。

【図７】動作例を示すフローチャートである。

【図８】ステップＳ１０を詳しく示したフローチャート
である。

【図９】返信が必要なメールを１通受信し、レベル別の
着信通知をするまでの処理例を示している。

【図１０】ステップＳ１４を詳しく示したフローチャー
トである。

【図１１】ステップＳ１６を詳しく示したフローチャー
トである。

【図１２】ステップＳ１８を詳しく示したフローチャー
トである。

【図１３】図７に未返信状態のメール数をカウントし、
表示する機能を加えたフローチャートである。

【図１４】カウント表示の様子を示した図である。

【図１５】動作例を説明するためのイメージ図である。

【符号の説明】

１メール着信通知機能部・返信状態表示機能部・自動
返信機能部２返信条件設定ファイル３返信制限時刻・時間設定ファイル４未返信状態レベル設定ファイル５メール着信確認機能部６返信条件検索機能部７返信制限時刻・時間計算機能部８未返信状態表示機能部９返信状態確認機能部１０自動返信内容設定ファイル１１自動返信機能部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールがメールサーバに着信したか
否かを確認するメール着信確認手段と、前記メール着信確認手段により着信が確認された電子メ
ールに含まれる内容が、返信を必要としているか否かを
判別する返信判別手段と、前記返信判別手段により返信を必要としている電子メー
ルが、何時までに返信を必要としているかの返信期限を
算出する返信制限時刻・時間計算手段と、前記返信制限時刻・時間計算手段により算出された返信
期限を受信者に通知する通知手段とを有することを特徴
とする電子メール着信通知装置。
【請求項２】前記返信期限を過ぎても返信していない
電子メールがあるとき、自動的に電子メールを返信する
自動返信手段と、前記自動返信手段により返信される電子メールの文面
を、予め受信者がファイルに登録しておく文書登録手段
とを有することを特徴とする請求項１記載の電子メール
着信通知装置。
【請求項３】前記返信制限時刻・時間計算手段が前記
判別および前記算出を行うにあたり引用する語句を、受
信者が予めファイルに登録しておく語句登録手段を有す
ることを特徴とする請求項１または２記載の電子メール
着信通知装置。
【請求項４】前記登録手段により登録した語句を、受
信者が予め設定した、電子メールが着信してから返信す
るまでの時間の段階に振り分け、ファイルに登録する時
間登録手段を有することを特徴とする請求項１から３の
何れかに記載の電子メール着信通知装置。
【請求項５】前記通知手段は、前記返信制限時刻・時
間計算手段により求められた返信期限を、幾つかのＬＥ
Ｄを用いることで受信者に段階的に通知する段階通知手
段を有することを特徴とする請求項１から４の何れかに
記載の電子メール着信通知装置。
【請求項６】電子メールがメールサーバに着信したか
否かを確認するメール着信確認工程と、前記メール着信確認工程により着信が確認された電子メ
ールに含まれる内容が、返信を必要としているか否かを
判別する返信判別工程と、前記返信判別工程により返信を必要としている電子メー
ルが、何時までに返信を必要としているかの返信期限を
算出する返信制限時刻・時間計算工程と、前記返信制限時刻・時間計算工程により算出された返信
期限を受信者に通知する通知工程とを有することを特徴
とする電子メール着信通知方法。
【請求項７】前記返信期限を過ぎても返信していない
電子メールがあるとき、自動的に電子メールを返信する
自動返信工程と、前記自動返信工程により返信される電子メールの文面
を、予め受信者がファイルに登録しておく文書登録工程
とを有することを特徴とする請求項６記載の電子メール
着信通知方法。
【請求項８】前記返信制限時刻・時間計算工程が前記
判別および前記算出を行うにあたり引用する語句を、受
信者が予めファイルに登録しておく語句登録工程を有す
ることを特徴とする請求項６または７記載の電子メール
着信通知方法。
【請求項９】前記登録工程により登録した語句を、受
信者が予め設定した、電子メールが着信してから返信す
るまでの時間の段階に振り分け、ファイルに登録する時
間登録工程を有することを特徴とする請求項６から８の
何れかに記載の電子メール着信通知方法。
【請求項１０】前記通知工程は、前記返信制限時刻・
時間計算工程により求められた返信期限を、幾つかのＬ
ＥＤを用いることで受信者に段階的に通知する段階通知
工程を含むことを特徴とする請求項６から９の何れかに
記載の電子メール着信通知方法。