JP2000181980A - クライアント／サーバシステム、このシステムにおける連携方法および情報記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 異なる２つの業務システムを連携させて業務
効率を向上する。 【解決手段】このワークフロー・グループウェア連携シ
ステムは、ワークフローシステム１とグループウェアシ
ステム２とをネットワーク３で接続したものであり、グ
ループウェアシステム２側に、システム連携用のユーザ
管理用データベースであるワークフロー＆グループウェ
アユーザ管理辞書ＤＢ３１と、ワークフロー連携用テン
プレート３２と、メールＢＯＸ３４と、これらを利用す
るワークフロー→グループウェア通知機構（エージェン
トＡ）と、グループウェア→ワークフロー通知機構（エ
ージェントＢ）とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えばＬＡＮなど
のネットワーク上にサーバおよびクライアントを接続し
たクライアント／サーバシステム、このシステムにおけ
る連携方法および情報記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ＬＡＮにサーバおよびクライアントを接
続したクライアント／サーバシステムの一つとしてワー
クフローシステムがある。このワークフローシステム
は、複数のクライアントマシンの各作業者に対して予め
決められた順序で仕事を流すシステムである。

【０００３】また、上記クライアント／サーバシステム
の一つとしてグループウエアシステムがある。このグル
ープウエアシステムは、グループウエアサーバとその配
下のクライアントマシンとからなり、ドキュメントを処
理するソフトウェア資源をグループウエアサーバで管理
し、自身の配下のクライアントマシンからのアクセスで
所望のソフトウェア資源を提供する。

【０００４】従来は、ワークフローシステムとグループ
ウエアシステムとはそれぞれ独立して動作しており、グ
ループウエアシステムだけでワークフローを実現するた
めには、グループウエアの持っているスクリプトによ
り、各フローごとに回覧順序を定義し運用する必要があ
る。

【０００５】逆に、ワークフローシステムを使用して、
グループウエアシステムで管理しているドキュメントを
流すには、グループウエアから一旦ドキュメントをダウ
ンロードして、フローが流れ終わった後、アップロード
する方法か、あるいはドキュメントの所在位置情報をグ
ループウエアシステム側に流し、作業者が実際にドキュ
メントをアクセスするときに、グループウエアをＶｉｅ
ｗｅｒとして使用する方法がとられていた。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】このように従来のクラ
イアント／サーバシステムでは、２つのシステム間の連
携はほとんどなく、グループウエアシステムベースのワ
ークフローで業務処理を行う上では、各業務毎にスクリ
プトを使ってワークフローの内容を定義する必要があ
り、ワークフローに変更が生じた場合は、スクリプトを
一々記述し直す必要があるという問題がある。また、グ
ループウエアシステムベースのワークフローで業務処理
を行った場合、本来、ワークフローシステムが持ってい
る履歴情報が残らないため、履歴情報を用いたワークフ
ローの分析ができないという問題がある。

【０００７】一方、ワークフローシステムでグループウ
エアのドキュメントを回覧するような場合、作業者が仕
事の到着を知るのに、使い慣れているグループウエアシ
ステム側のインタフェースが使えず、作業を行い難いと
いう問題がある。また、互いのシステムの連携を図る上
では、作業者が利用するクライアントマシンに、ワーク
フローシステムとグループウエアシステム双方のソフト
ウェアをインストールしておく必要がありクライアント
環境として負荷が大きいという問題がある。

【０００８】本発明はこのような課題を解決するために
なされたもので、ような、両者を効果的に連携させるこ
とで、作業効率を向上することのできるクライアント／
サーバシステム、このシステムにおける連携方法および
情報記憶媒体を提供することを目的としている。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記した目的を達成する
ために、請求項１記載の発明のクライアント／サーバシ
ステムは、タスクを実行してドキュメントを処理するソ
フトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアントマ
シンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提供す
るグループウェアサーバと、前記グループウェアサーバ
にネットワークを介して接続され、前記クライアントマ
シンで処理すべきドキュメントとこのドキュメントの処
理を実行するタスクの情報と前記ドキュメントの処理を
予め決められたワークフローに従って前記ユーザに行わ
せるワークフロー処理ソフトウェアとを管理するワーク
フローサーバと、前記ワークフローサーバを監視し前記
タスクの情報の状態変化をトリガとして前記ワークフロ
ーサーバに新たに到着したタスクの情報とワークフロー
に従って処理すべきドキュメントの情報とを取得するタ
スク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取
得されたタスクの情報とこの情報に含まれるユーザ情報
とドキュメントの情報とを基に、前記ワークフローサー
バにタスクが到着したことを、前記ワークフローサーバ
に管理されている処理対象のドキュメントへのリンクを
設定した電子メールで該当ユーザへ通知する通知手段と
を具備したことを特徴としている。

【００１０】請求項２記載の発明のクライアント／サー
バシステムは、請求項１記載のクライアント／サーバシ
ステムにおいて、前記通知手段が前記電子メールでの通
知を失敗した場合にその失敗情報を保持する失敗情報保
持手段と、前記失敗情報保持手段に失敗情報が保持され
た前記電子メールを、前記通知手段に再送させるリトラ
イ制御手段とを具備したことを特徴としている。

【００１１】請求項３記載の発明のクライアント／サー
バシステムは、タスクを実行してドキュメントを処理す
るソフトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアン
トマシンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提
供するグループウェアサーバと、前記グループウェアサ
ーバにネットワークを介して接続され、前記クライアン
トマシンで処理すべきドキュメントとこのドキュメント
の処理を実行するタスクの情報と前記ドキュメントの処
理を予め決められたワークフローに従って前記ユーザに
行わせるワークフロー処理ソフトウェアとを管理するワ
ークフローサーバと、前記クライアントマシンで前記ド
キュメントの処理を開始する、あるいは前記ドキュメン
トの処理を完了したというフロー指示情報とこのフロー
指示を行ったユーザの情報とを取得する手段と、取得し
たフロー指示情報およびユーザ情報を基に、前記ドキュ
メントの処理の開始あるいは完了を前記ワークフローサ
ーバに通知する通知手段とを具備したことを特徴として
いる。

【００１２】請求項４記載の発明のクライアント／サー
バシステムは、請求項３記載のクライアント／サーバシ
ステムにおいて、前記ワークフローサーバへの通知が失
敗した場合、前記ワークフローサーバに対してエラーメ
ールを送付するエラーメール送付手段を具備したことを
特徴としている。

【００１３】請求項５記載の発明のクライアント／サー
バシステムにおける連携方法は、タスクを実行してドキ
ュメントを処理するソフトウェア資源を管理し、自身の
配下のクライアントマシンからのアクセスで所望のソフ
トウェア資源を提供するグループウェアサーバと、前記
グループウェアサーバにネットワークを介して接続さ
れ、前記クライアントマシンで処理すべきドキュメント
とこのドキュメントの処理を実行するタスクの情報と前
記ドキュメントの処理を予め決められたワークフローに
従って前記ユーザに行わせるワークフロー処理ソフトウ
ェアとを管理するワークフローサーバとを有するクライ
アント／サーバシステムにおける連携方法において、前
記ワークフローサーバに管理されているタスクの情報の
状態変化を前記ネットワークを通じて監視する工程と、
監視中に状態変化があったタスクの情報とワークフロー
に従って処理すべきドキュメントの情報とを前記ワーク
フローサーバから取得する工程と、取得したタスクの情
報とこの情報に含まれるユーザ情報とドキュメントの情
報を基に、前記ワークフローサーバにタスクが到着した
ことを、前記ワークフローサーバに管理されている処理
対象のドキュメントへのリンクを設定した電子メールで
該当ユーザへ通知する工程とを有することを特徴として
いる。

【００１４】請求項６記載の発明のクライアント／サー
バシステムにおける連携方法は、タスクを実行してドキ
ュメントを処理するソフトウェア資源を管理し、自身の
配下のクライアントマシンからのアクセスで所望のソフ
トウェア資源を提供するグループウェアサーバと、前記
グループウェアサーバにネットワークを介して接続さ
れ、前記クライアントマシンで処理すべきドキュメント
とこのドキュメントの処理を実行するタスクの情報と前
記ドキュメントの処理を予め決められたワークフローに
従って前記ユーザに行わせるワークフロー処理ソフトウ
ェアとを管理するワークフローサーバとを有するクライ
アント／サーバシステムにおける連携方法において、前
記クライアントマシンで前記ドキュメントの処理を開始
する、あるいは前記ドキュメントの処理を完了したとい
うフロー指示情報とこのフロー指示を行ったユーザの情
報とを前記グループウェアサーバが取得する工程と、前
記グループウェアサーバが取得したフロー指示情報およ
びユーザ情報を基に、前記ドキュメントの処理の開始あ
るいは完了を前記ワークフローサーバに通知する工程と
を有することを特徴としている。

【００１５】請求項７記載の発明のクライアント／サー
バシステムに用いる情報記憶媒体は、タスクを実行して
ドキュメントを処理するソフトウェア資源を管理し、自
身の配下のクライアントマシンからのアクセスで所望の
ソフトウェア資源を提供するグループウェアサーバと、
前記グループウェアサーバにネットワークを介して接続
され、前記クライアントマシンで処理すべきドキュメン
トとこのドキュメントの処理を実行するタスクの情報と
前記ドキュメントの処理を予め決められたワークフロー
に従って前記ユーザに行わせるワークフロー処理ソフト
ウェアとを管理するワークフローサーバとを有するクラ
イアント／サーバシステムに用いられる情報記憶媒体に
おいて、前記ネットワーク上のサーバに、前記ワークフ
ローサーバに管理されているタスクの情報の状態変化を
監視させ、監視中に状態変化があったタスクの情報とワ
ークフローに従って処理すべきドキュメントの情報とを
前記ワークフローサーバから取得させ、取得されたタス
クの情報とこの情報に含まれるユーザ情報とドキュメン
トの情報とを基に、前記ワークフローサーバにタスクが
到着したことを、前記ワークフローサーバに管理されて
いる処理対象のドキュメントへのリンクを設定した電子
メールで該当ユーザへ通知させるプログラムを前記ネッ
トワーク上のサーバが読取り可能に記録したことを特徴
としている。

【００１６】請求項８記載の発明のクライアント／サー
バシステムに用いる情報記憶媒体は、タスクを実行して
ドキュメントを処理するソフトウェア資源を管理し、自
身の配下のクライアントマシンからのアクセスで所望の
ソフトウェア資源を提供するグループウェアサーバと、
前記グループウェアサーバにネットワークを介して接続
され、前記クライアントマシンで処理すべきドキュメン
トとこのドキュメントの処理を実行するタスクの情報と
前記ドキュメントの処理を予め決められたワークフロー
に従って前記ユーザに行わせるワークフロー処理ソフト
ウェアとを管理するワークフローサーバとを有するクラ
イアント／サーバシステムに用いられる情報記憶媒体に
おいて、前記グループウェアサーバに、前記クライアン
トマシンで前記ドキュメントの処理を開始する、あるい
は前記ドキュメントの処理を完了したというフロー指示
情報とこのフロー指示を行ったユーザの情報とを取得さ
せ、取得したフロー指示情報およびユーザ情報を基に、
前記ドキュメントの処理の開始あるいは完了を前記ワー
クフローサーバに通知させるプログラムを前記グループ
ウェアサーバが読取り可能に記録したことを特徴として
いる。

【００１７】請求項９記載の発明のクライアント／サー
バシステムは、請求項１または請求項３記載のクライア
ント／サーバシステムにおいて、前記グループウェアサ
ーバは、スクリプトが埋め込まれ、ワークフローに従っ
てドキュメントの処理を開始および完了したユーザが処
理状況および処理結果として操作する指示ボタンとこの
指示ボタンに対応する制御フィールドとユーザが用途に
応じて情報を書き込むことが可能な通信領域とを設定し
た文書回覧テンプレートを格納するテンプレート格納手
段をさらに具備したことを特徴としている。

【００１８】請求項１０記載の発明のクライアント／サ
ーバシステムは、請求項９記載のクライアント／サーバ
システムにおいて、前記テンプレート格納手段の文書回
覧テンプレートを利用してユーザが作成した回覧文書の
指示ボタンがユーザによって押下されたことで、前記通
知手段は、対応する制御フィールドヘ文書の処理状況を
示す情報を設定して前記ワークフローサーバに通知する
ことを特徴としている。 請求項１１記載の発明のクラ
イアント／サーバシステムは、請求項９記載のクライア
ント／サーバシステムにおいて、前記グループウエアサ
ーバには、前記指示ボタンとして、Ｗｅｂ環境用のボタ
ンとクライアント環境用のボタンとが用意されており、
新たなタスクの到着を前記通知手段が電子メールで通知
するときに、どのボタンを使用するかを指示するフラグ
を前記電子メールに設定することを特徴としている。

【００１９】請求項１，２，５，７記載の発明では、ワ
ークフローサーバから到着タスクの情報とフローを流れ
るドキュメント情報を入手する機能と、入手した到着タ
スクとドキュメント情報から、適切な作業者に、ドキュ
メントへのリンク付き電子メールを仕分けを考慮して送
付する機能と、電子メールの送付に失敗した場合でも失
敗情報を保持しておき次回リトライする機能とを備えた
ことで、ワークフローに変更があったり、新たなワーク
フローを作成する場合でも、グループウエア側を変更せ
ずともワークフローサーバ側の変更・追加だけで容易に
ワークフローの変更を行うことができる。また、本来ワ
ークフローシステムの機能の一つである履歴情報により
ワークフローの分析が可能になる。さらに、ワークフロ
ーエンジンを使用しているにもかかわらず、グループウ
ェア側のクライアントマシンにワークフローの処理モジ
ュールをインストールすることが不要になり、クライア
ントマシンの負荷を軽減することができる。また、仕事
が自動的に仕分けされて到着するので作業効率が上が
る。さらに、グループウエアサーバが未起動で通知に失
敗した場合でもリトライ動作を行うので、タスクの到着
を該当ユーザに漏れなく通知でき、連携システムにあり
がちな情報の通知ミスなどがなくなる。

【００２０】請求項３，４，６，８記載の発明では、グ
ループウエアサーバから該当ドキュメントに対してのフ
ロー指示情報とこのフロー指示を行ったユーザの情報と
を入手する機能と、入手したフロー指示情報とユーザ情
報から、ワークフローサーバに仕事開始通知・仕事完了
通知を行う機能と、ワークフローサーバへの通知が失敗
した場合、エラーメールを送付することにより失敗を通
知する機能とを備えたことで、ワークフローシステムで
管理されている仕事の到着を作業者が知るのに、使い慣
れているグループウエアのインタフェースを使える。ま
た、ワークフローサーバが動作しておらず、通知に失敗
した場合でも、エラーメールを送付することによりワー
クフローサーバにその失敗を確実に通知してリトライを
促すので、情報の通知漏れがなくなる。また、ワークフ
ローに従って処理すべきドキュメントのリポジトリ（格
納場所）としてグループウエアサーバを利用できる。

【００２１】請求項９記載の発明では、文書回覧テンプ
レートに、スクリプトを埋め込んだ指示ボタンを設定し
たことで、ワークフローへの開始指示ボタンを作ると同
時にフロー完了指示ボタンが自動的に生成されるので、
フロー完了指示ボタンを作り込む手間を省くことができ
る。

【００２２】請求項１０，１１記載の発明では、文書回
覧テンプレートの指示ボタンとして、Ｗｅｂ環境用のボ
タンとクライアント環境用のボタンとを用意し、新たな
タスクの到着を電子メールで通知するときに、どのボタ
ンを使用するかを指示するフラグを電子メールに設定す
ることで、グループウエアシステム側のクライアントマ
シンをＷｅｂブラウザに対応させることができる。

【００２３】以上のように、ワークフローシステムをフ
ローエンジンとして利用し、グループウエアシステムを
インタフェースおよびドキュメントのリポジトリ（格納
場所）として利用するようにしたことで、互のシステム
の連携を図り、作業者の作業を効率すると共に業務効率
を向上することができる。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して詳細に説明する。図１は本発明に係るクライ
アント／サーバシステムの一つの実施形態であるワーク
フロー・グループウェア連携システムの構成を示す図で
ある。

【００２５】同図に示すように、このワークフロー・グ
ループウェア連携システムは、ワークフローシステム１
とグループウェアシステム２とをネットワーク３で接続
して構成されている。ワークフローシステム１はワーク
フローサーバ１１とＬＡＮ１２などを介して接続された
複数のクライアントマシン１３（以下クライアント１３
と称す）とを有している。グループウェアシステム２は
グループウェアサーバ２１とＬＡＮ２２などを介して接
続されたクライアント２３とを有している。なおネット
ワーク３と各ＬＡＮ１２，２２は同じの場合もありまた
異なる場合もある。網形態が異なる場合は互いをルータ
などで接続する。

【００２６】ワークフローシステム１は、仕事（タス
ク）の流れを管理する機能と、仕事が到着している作業
者に対して仕事到着を通知する機能と、作業に必要な情
報としてドキュメントを送付する機能などを有してい
る。

【００２７】グループウェアシステム２のグループウェ
アサーバ２１は、図２に示すように、ワークフロー＆グ
ループウェアユーザ管理辞書ＤＢ３１と、ワークフロー
連携用テンプレート３２と、回覧文書データベース３３
（以下回覧文書ＤＢ３３と称す）と、ワークフローサー
バ１から発行された電子メールを受信する電子メールＢ
ＯＸと、ワークフロー→グループウェア通知機構である
エージェントＡと、グループウェア→ワークフロー通知
機構であるエージェントＢとを有している。ワークフロ
ー＆グループウェアユーザ管理辞書３１には互いのシス
テムを相互に利用可能なユーザの情報が管理されてい
る。エージェントＢはグループウェアシステム２側のフ
ォームウェアに結びついたソフトウェアであり、グルー
プウェアサーバ２上で実行される必要がある。一方、エ
ージェントＡはグループウェアサーバ２１内に限らず、
ワークフローシステム１側の各クライアント１２に配置
（インストール）してもよく、またネットワーク上に独
立したサーバを立てて、そこに配置してもよいが、サー
バを追加することはコスト面でデメリットとなるため、
この実施形態では、グループウェアサーバ２１内に配置
するものとする。

【００２８】ワークフロー連携用テンプレート３２は、
図３に示すように、「開始」、「承認」、「否認」、
「差戻し」、「完了」などのボタンが設定されたボタン
部４１と、出張申請など、用途別のデータが書き込み可
能な通信部４２と、制御用の隠しフィールド４３などか
らなる。ボタン部４１の各ボタンはＷｅｂ用のタイプ
（形式）とクライアント用のタイプ（形式）とで設定さ
れている。ボタン部４１には、「承認」、「否認」、
「差戻し」など、仕事の完了を指示するボタンが、ワー
クフローシステム１用のフォームとして予め用意されて
いる。これらのボタンには、スクリプトで記述した処理
を結びつけておく。

【００２９】エージェントＡが各作業者に電子メールを
送信する際にタイプフラグを立て、電子メールを受信し
た側にはそのタイプフラグに応じたボタンが表示され
る。制御用の隠しフィールド４３には仕事の状態（到
着、仕事中、完了など）、仕事をしている人の情報、排
他フラグなどが設定されている。排他フラグはワークフ
ローで流れる仕事が分岐し並列処理などになるときに他
の人が平行して同じ仕事を進めないためのものである。
この制御用の隠しフィールド４３は基本的には他のシス
テムの作業者は見ることのできない部分である。

【００３０】グループウェアシステム２は様々な用途毎
に定義したフォームからドキュメントを作成し、グルー
プウェアサーバ２１をデータベースとして利用し、各ク
ライアント２３からデータベースにアクセスしてデータ
の蓄積・検索を容易に行うためのシステムである。また
このグループウェアシステム２は作成したドキュメント
の修正・参照のインタフェースとして利用可能なシステ
ムである。

【００３１】すなわち、このワークフロー・グループウ
ェア連携システムは、ワークフローシステム１上で発生
した仕事をグループウェアシステム２を通して知る仕組
み、グループウェアシステム２上で仕事を処理したこと
をワークフローシステム１に通知する仕組み、両者間で
ドキュメントを容易に行き来させる仕組みなどを提供す
るものである。

【００３２】また、付帯的な連携要素として、ワークフ
ローシステム１とグループウェアシステム２との両者で
個々に持っているユーザの管理情報を連携させるための
ワークフロー＆グループウェアユーザ管理辞書３１をグ
ループウェアサーバ２１内部に持たせている。

【００３３】以下、このワークフロー・グループウェア
連携システムの概要動作について説明する。ワークフロ
ーシステム１において、ワークフロー上で管理している
仕事の到着状態に変化が生じると、ワークフローサーバ
１は、グループウェアサーバ２１内のエージェントＡに
対して電子メール発行の要求を出す。この要求により、
エージェントＡは新規に仕事が到着したユーザ宛てに仕
事の到着を通知する電子メールを生成し、メールＢＯＸ
３４に登録する。

【００３４】これは、ワークフローシステム１側に「仕
事到着」というイベントを監視する機構を設け、このイ
ベント発生をトリガにして、該当するユーザ宛てに電子
メールを発行し、そのユーザに通知する。

【００３５】つまり、エージェントＡが、ワークフロー
システム１での「仕事到着」のイベントをトリガとして
発行された要求を受け、上記電子メールによる通知処理
を行う。

【００３６】この実施形態では、単に電子メールで仕事
の到着を各ユーザに通知するだけでなく、仕事の仕分け
ができるように、仕事についている属性から、メールＢ
ＯＸ３４のＶｉｅｗｅｒで分類できるようにする。エー
ジェントＡが発行する電子メールには、回覧するドキュ
メントへのリンクが設定されているので、電子メールを
受け取った作業者は電子メールの内容のリンク部分をク
リックするだけで、ワークフローサーバ１１のデータベ
ースのドキュメントを開けるので、処理すべきドキュメ
ントを確実に判断できる。

【００３７】なお、この実施形態ではエージェントＡを
グループウェアサーバ２１に配置（インストール）した
が、ワークフローシステム１とグループウェアシステム
２との両者にアクセス可能なマシンであれば、どのマシ
ンに配置（インストール）しておいてもよい。また、グ
ループウェアシステム２側の複数のクライアント２３そ
れぞれにワークフローシステムの処理を実行するプログ
ラムモジュールをインストールしておく必要はない。

【００３８】通常の業務を行う中では、ワークフローシ
ステム１から送られてきたドキュメントをグループウェ
アシステム２上で参照・更新し、仕事が完了した場合、
仕事が完了したことをワークフローシステム１ヘ通知す
る必要があるが、この実施形態では、グループウェアシ
ステム２側の各クライアント２３には、ワークフローシ
ステム１の処理を実行するプログラムモジュールがイン
ストールされていない。 そこで、このワークフロー・
グループウェア連携システムでは、各クライアント２３
において、仕事が完了したことをドキュメント（ワーク
フロー用連携テンプレート３２で作成した回覧文書）に
記録すると、その変化をエージェントＢが察知して、ワ
ークフローシステム１側ヘ通知する。

【００３９】ワークフロー用連携テンプレート３２上の
ボタン部４１には、「承認」、「否認」、「差戻し」な
ど、仕事の完了を指示するボタンが、ワークフローシス
テム１用のフォームとして予め用意されているので、こ
れらのボタンが押されると、フォームの制御用の隠しフ
ィールド４３に、「承認」、「否認」、「差戻し」のう
ち、いずれかを示すフラグが記録される。

【００４０】この制御用の隠しフィールド４３のフラグ
（情報）が更新あるいは変更されたことをエージェント
Ｂが察知して、ドキュメントが更新あるいは変更された
ことを通知する電子メールを送付する。

【００４１】また、仕事の処理と同様にワークフローの
開始についても、「開始」のボタンと、この「開始」の
ボタンに結びついたスクリプトと、開始用の制御フィー
ルドとで同様の処理を行う。

【００４２】なお上記処理でエージェントＡがドキュメ
ントリンクを行えるように、開始時にドキュメントＩＤ
をワークフローシステム１ヘ通知する。

【００４３】エージェントＡとエージェントＢはそれぞ
れワークフローシステム１とグループウェアシステム２
との両方にアクセスして処理を行う。

【００４４】各システムヘログインするための、ワーク
フローシステム１とグループウェアシステム２のユーザ
の結びつきの情報を持ったデータベース、つまりワーク
フロー＆グループウェアユーザ管理ＤＢ３１をグループ
ウェアサーバ２１に用意し、各エージェントＡ，Ｂがそ
のワークフロー＆グループウェアユーザ管理ＤＢ３１を
参照することで、両システムへのアクセスが可能になっ
た。

【００４５】ここで、このワークフロー・グループウェ
ア連携システムでの業務の進め方について説明する。図
２に示すように、グループウェアサーバ２１内には予め
ワークフロー連携用テンプレート３２が設定されてい
る。グループウェアサーバ２１では、エージェントＡが
ワークフロー連携用テンプレート３２から回覧文書ＤＢ
３３を作成し、その中に回覧文書を定義する（Ｓ１）。

【００４６】ワークフロー連携用テンプレート３２に
は、予めフローの開始や到着した仕事の完了を指示する
ためのボタンがボタン部４１に定義されている。

【００４７】グループウェアシステム２側のクライアン
ト２３において、作業者がグループウェアシステム２に
ログインし、回覧文書ＤＢ３３内の回覧文書にアクセス
し、「開始」ボタンを押すことでフローを開始する（Ｓ
２）。「開始」のボタンが押されたことで回覧ドキュメ
ント内の制御用の隠しフィールド４３の開始フラグがセ
ットされる。

【００４８】エージェントＢは、回覧文書ＤＢ３３の各
ドキュメント内の制御フィールドの変更をトリガとして
起動される。「開始」のボタンが押されたことをエージ
ェントＢが察知し（Ｓ３）、ワークフローサーバ１１ヘ
フロー開始の指示を行う（Ｓ４）。このとき、エージェ
ントＢはワークフローサーバ１１に対して開始指示とと
もに回覧ドキュメントのＩＤも通知する。

【００４９】そして、エージェントＢはワークフローサ
ーバ２１にアクセスするためワークフロー＆グループウ
ェアユーザ管理ＤＢ３１からユーザ情報を入手する。

【００５０】仕事が開始されると、ワークフローサーバ
２１で管理している流れの最初の作業者に仕事が到着す
る。

【００５１】エージェントＡは仕事到着イベントをトリ
ガとして起動される。

【００５２】仕事の到着をエージェントＡが察知すると
（Ｓ５）、仕事が到着したユーザのメールＢＯＸ３４ヘ
電子メールを送付する（Ｓ６）。この電子メールの本文
には、回覧ドキュメントへのリンクを付加した上で、処
理すべきドキュメントを作業者に通知する。

【００５３】また、エージェントＡは、仕事の内容によ
って分類化されたメールＢＯＸ３４へそれぞれ電子メー
ルを仕分けして登録する。エージェントＡは、電子メー
ルをを生成するにあたりワークフロー＆グループウェア
ユーザ管理ＤＢ３１からユーザ情報を入手する。

【００５４】グループウェアのクライアント２３を作業
者が起動させて、メールＢＯＸ３４にアクセスすること
で到着した電子メールを参照すると（Ｓ７）、自身宛て
の電子メールがあれば、各クライアント２３に回覧ドキ
ュメントが表示される。そして、この回覧ドキュメント
にある所望の仕事名を選択操作することでその仕事名の
部分にリンクされている、処理すべきドキュメントを参
照、更新することができる。

【００５５】クライアント２３の作業者がドキュメント
の参照、更新などが終了し、予めドキュメントに付加さ
れている「承認」、「否認」、「差戻し」などのボタン
を押し、処理の完了を指示すると（Ｓ８）、各ボタンに
対応する回覧ドキュメント内の制御用隠しフィールド４
３の完了フラグがセットされる。

【００５６】この隠しフィールド４３のフラグ変化をエ
ージェントＢが察知すると（Ｓ９）、ワークフローサー
バ１１ヘ仕事完了の指示を行う（Ｓ１０）。このとき通
知メールの自動削除も行う。以降はＳ５〜Ｓ１０の繰り
返しである。

【００５７】続いて、エージェントＡ，Ｂそれぞれの動
作について説明する。図４はワークフロー→グループウ
ェア通知機構であるエージェントＡの処理動作を示すフ
ローチャートである。

【００５８】ワークフローサーバ１１に仕事（タスク）
が到着すると、それをトリガとしてエージェントＡが起
動する。そしてエージェントＡは、到着したタスクの情
報、つまりタスク名とこのタスクに割り当てられている
作業者の情報とをワークフローサーバ１１から入手する
（図４のＳ１０１）。

【００５９】続いて、エージェントＡは、フローを流れ
る回覧ドキュメント情報をワークフローサーバ１１から
入手する（Ｓ１０２）。実際にはグループウェア上のド
キュメントＩＤを入手する。

【００６０】さらに、エージェントＡは、グループウェ
アサーバ２１にアクセスするために、ワークフロー＆グ
ループウェアユーザ管理ＤＢ３１から、Ｓ１０１で入手
したタスクの情報に含まれる作業者のグループウェアシ
ステムにおけるユーザ情報を入手する（Ｓ１０３）。

【００６１】エージェントＡは、Ｓ１０３の処理で入手
したユーザ情報より対応するユーザのメールＢＯＸ３４
に、Ｓ１０２の処理で入手したドキュメントへのリンク
を設定した電子メールを作成し登録する（Ｓ１０４）。

【００６２】図３はグループウェア→ワークフロー通知
機構であるエージェントＢの処理動作を示すフローチャ
ートである。

【００６３】エージェントＢは、グループウェアサーバ
２１から該当ドキュメントに対してのフロー指示情報を
入手する（Ｓ２０１）。入手するフロー指示情報として
は、開始・承認・否認・差戻し・完了などの指示と指示
した作業者の情報である。

【００６４】続いて、エージェントＢは、ワークフロー
サーバにアクセスするために、ワークフロー＆グループ
ウェアユーザ管理ＤＢから符号１で入手した作業者のユ
ーザ情報を入手する（Ｓ２０１）。

【００６５】エージェントＢは、Ｓ２０１の処理で入手
したフロー指示情報の指示が「開始」の場合、グループ
ウェアサーバ１１からフローに流すドキュメント情報を
入手する（Ｓ２０３）。実際にはグループウェアサーバ
２１上のドキュメントＩＤを入手する。

【００６６】エージェントＢは、Ｓ２０２の処理で入手
したユーザの仕事完了通知をワークフローサーバ１１に
行う（Ｓ２０４）。なお開始の場合はドキュメントＩＤ
の通知も行う。

【００６７】そして最後にエージェントＢは、ワークフ
ローシステム１側からの通知に利用された電子メールを
メールＢＯＸ３４から削除する。

【００６８】このようにこの実施の形態のワークフロー
・グループウェア連携システムによれば、ワークフロー
システム１の状態をグループウェアシステム２側ヘ通知
する仕組み、グループウェアシステム２での処理結果を
ワークフローシステム１ヘ通知する仕組み、ワークフロ
ーシステム１とグループウェアシステム２との双方でユ
ーザを管理する仕組みを構築したことで、ワークフロー
システム１が持つ機能を、グループウェアシステム２の
各クライアント２３から利用できるようになり、業務効
率を向上することができる。

【００６９】なお、本発明は上記実施形態のみに限定さ
れるものではない。上記実施形態では、予めグループウ
ェアサーバ２１に、ワークフロー＆グループウェアユー
ザ管理辞書ＤＢ３１、ワークフロー連携用テンプレート
３２、回覧文書ＤＢ３３、電子メールＢＯＸ３４、ワー
クフロー→グループウェア通知機構であるエージェント
Ａ、グループウェア→ワークフロー通知機構であるエー
ジェントＢなどを配置したが、これらの各構成を機能プ
ログラムとしてＣＤ−ＲＯＭなどの情報記憶媒体に記録
しておき、グループウェアサーバ２１になり得るハード
ウェア構成を有する汎用のコンピュータにインストール
するようにしても良い。また、ＣＤ−ＲＯＭなどの情報
記憶媒体によらず、例えばネットワーク上のソフトウェ
アサーバに上記プログラムを格納しておき、このソフト
ウェアサーバからネットワークを通じてプログラムをコ
ンピュータにダウンロードするようにしても良い。

【００７０】また、上記実施形態では、ワークフローシ
ステムとグループウェアシステムとの連携について説明
したが、本発明は、これ以外に、例えば他のドキュメン
トを取り扱うシステムやフロントエンドを担うシステム
との連携を行う上でも十分利用できる。

【００７１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、ワ
ークフローサーバから到着タスクの情報とフローを流れ
るドキュメント情報を取得しこれらの情報から、適切な
作業者に対してドキュメントへのリンク付き電子メール
を送付し、電子メールを受け取った作業者が電子メール
の内容にあるドキュメントの情報をクリック操作する
と、ワークフローサーバのドキュメントを開くことがで
きるので、作業者の作業効率を向上すると共に業務の効
率を向上することができる。また電子メールの送付に失
敗した場合でも失敗情報を保持しておき次回リトライす
るので、作業者に確実に通知することができる。さら
に、ワークフローに変更があったり、新たなワークフロ
ーを作成する場合でもグループウエアサーバ側のグルー
プウエアを変更せずともワークフローサーバ側の変更・
追加だけで容易にワークフローの変更を行うことができ
る。また、ワークフローシステムの機能の一つである履
歴情報を利用できることからフローの分析も可能にな
る。さらに、ワークフローエンジンを使用しているにも
かかわらず、グループウェアシステム側のクライアント
マシンにワークフローの処理モジュールをインストール
することが不要になり、クライアントマシンの負荷を軽
減することができる。また、仕事が自動的に仕分けされ
て到着するので、作業効率が上がる。さらに、グループ
ウエアサーバが未起動で通知に失敗した場合でもリトラ
イ動作を行うので、タスクの到着を該当ユーザに漏れな
く通知でき、連携システムにありがちな情報の通知ミス
などがなくなる。 また、本発明によれば、グループウ
エアサーバから該当ドキュメントに対してのフロー指示
情報とこのフロー指示を行ったユーザの情報とを取得
し、これらの情報から、ワークフローサーバに仕事開始
通知・仕事完了通知を行うので、ワークフローシステム
で管理されている仕事の到着を作業者が知るのに、作業
者が使い慣れているグループウエアのインタフェースを
使うことができる。また、ワークフローサーバへの通知
が失敗した場合は、エラーメールを送付してリトライを
促すので、そのときワークフローサーバが動作していな
くても、後でワークフローサーバにリトライして情報を
通知することで通知漏れがなくなる。また、ワークフロ
ーに従って処理すべきドキュメントのリポジトリ（格納
場所）としてグループウエアサーバを利用できる。

【００７２】この結果、互のシステムの連携を図り、作
業者の作業を効率すると共に業務効率を向上することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態のワークフロー・グループ
ウェア連携システムの構成を示す図。

【図２】このワークフロー・グループウェア連携システ
ムにおいてグループウェアサーバの構成と動作を示す
図。

【図３】グループウェアサーバのワークフロー連携用テ
ンプレートを示す図。

【図４】エージェントＡの処理動作を示すフローチャー
ト。

【図５】エージェントＢの処理動作を示すフローチャー
ト。

【符号の説明】

１…ワークフローシステム、２…グループウェアシステ
ム、３…ネットワーク、１１…ワークフローサーバ、１
２，２２…ＬＡＮ、１３，２３…クライアントマシン
（クライアント）、２１…グループウェアサーバ、３１
…ワークフロー＆グループウェアユーザ管理辞書ＤＢ、
３２…ワークフロー連携用テンプレート、３３…回覧文
書ＤＢ、３４…メールＢＯＸ。

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 タスクを実行してドキュメントを処理す
   るソフトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアン
   トマシンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提
   供するグループウェアサーバと、 前記グループウェアサーバにネットワークを介して接続
   され、前記クライアントマシンで処理すべきドキュメン
   トとこのドキュメントの処理を実行するタスクの情報と
   前記ドキュメントの処理を予め決められたワークフロー
   に従って前記ユーザに行わせるワークフロー処理ソフト
   ウェアとを管理するワークフローサーバと、 前記ワークフローサーバを監視し前記タスクの情報の状
   態変化をトリガとして前記ワークフローサーバに新たに
   到着したタスクの情報とワークフローに従って処理すべ
   きドキュメントの情報とを取得するタスク情報取得手段
   と、 前記タスク情報取得手段により取得されたタスクの情報
   とこの情報に含まれるユーザ情報とドキュメントの情報
   とを基に、前記ワークフローサーバにタスクが到着した
   ことを、前記ワークフローサーバに管理されている処理
   対象のドキュメントへのリンクを設定した電子メールで
   該当ユーザへ通知する通知手段とを具備したことを特徴
   とするクライアント／サーバシステム。
2. 【請求項２】 前記通知手段が前記電子メールでの通知
   を失敗した場合にその失敗情報を保持する失敗情報保持
   手段と、 前記失敗情報保持手段に失敗情報が保持された前記電子
   メールを、前記通知手段に再送させるリトライ制御手段
   とを具備したことを特徴とする請求項１記載のクライア
   ント／サーバシステム。
3. 【請求項３】 タスクを実行してドキュメントを処理す
   るソフトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアン
   トマシンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提
   供するグループウェアサーバと、 前記グループウェアサーバにネットワークを介して接続
   され、前記クライアントマシンで処理すべきドキュメン
   トとこのドキュメントの処理を実行するタスクの情報と
   前記ドキュメントの処理を予め決められたワークフロー
   に従って前記ユーザに行わせるワークフロー処理ソフト
   ウェアとを管理するワークフローサーバと、 前記クライアントマシンで前記ドキュメントの処理を開
   始する、あるいは前記ドキュメントの処理を完了したと
   いうフロー指示情報とこのフロー指示を行ったユーザの
   情報とを取得する手段と、 取得したフロー指示情報およびユーザ情報を基に、前記
   ドキュメントの処理の開始あるいは完了を前記ワークフ
   ローサーバに通知する通知手段とを具備したことを特徴
   とするクライアント／サーバシステム。
4. 【請求項４】 前記ワークフローサーバへの通知が失敗
   した場合、前記ワークフローサーバに対してエラーメー
   ルを送付するエラーメール送付手段を具備したことを特
   徴とする請求項３記載のクライアント／サーバシステ
   ム。
5. 【請求項５】 タスクを実行してドキュメントを処理す
   るソフトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアン
   トマシンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提
   供するグループウェアサーバと、前記グループウェアサ
   ーバにネットワークを介して接続され、前記クライアン
   トマシンで処理すべきドキュメントとこのドキュメント
   の処理を実行するタスクの情報と前記ドキュメントの処
   理を予め決められたワークフローに従って前記ユーザに
   行わせるワークフロー処理ソフトウェアとを管理するワ
   ークフローサーバとを有するクライアント／サーバシス
   テムにおける連携方法において、 前記ワークフローサーバに管理されているタスクの情報
   の状態変化を前記ネットワークを通じて監視する工程
   と、 監視中に状態変化があったタスクの情報とワークフロー
   に従って処理すべきドキュメントの情報とを取得する工
   程と、 前記タスク情報取得手段により取得されたタスクの情報
   とこの情報に含まれるユーザ情報とドキュメントの情報
   とを基に、前記ワークフローサーバにタスクが到着した
   ことを、前記ワークフローサーバに管理されている処理
   対象のドキュメントへのリンクを設定した電子メールで
   該当ユーザへ通知する工程とを有することを特徴とする
   連携方法。
6. 【請求項６】 タスクを実行してドキュメントを処理す
   るソフトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアン
   トマシンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提
   供するグループウェアサーバと、前記グループウェアサ
   ーバにネットワークを介して接続され、前記クライアン
   トマシンで処理すべきドキュメントとこのドキュメント
   の処理を実行するタスクの情報と前記ドキュメントの処
   理を予め決められたワークフローに従って前記ユーザに
   行わせるワークフロー処理ソフトウェアとを管理するワ
   ークフローサーバとを有するクライアント／サーバシス
   テムにおける連携方法において、 前記クライアントマシンで前記ドキュメントの処理を開
   始する、あるいは前記ドキュメントの処理を完了したと
   いうフロー指示情報とこのフロー指示を行ったユーザの
   情報とを前記グループウェアサーバが取得する工程と、 前記グループウェアサーバが取得したフロー指示情報お
   よびユーザ情報を基に、前記ドキュメントの処理の開始
   あるいは完了を前記ワークフローサーバに通知する工程
   とを有することを特徴とする連携方法。
7. 【請求項７】 タスクを実行してドキュメントを処理す
   るソフトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアン
   トマシンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提
   供するグループウェアサーバと、前記グループウェアサ
   ーバにネットワークを介して接続され、前記クライアン
   トマシンで処理すべきドキュメントとこのドキュメント
   の処理を実行するタスクの情報と前記ドキュメントの処
   理を予め決められたワークフローに従って前記ユーザに
   行わせるワークフロー処理ソフトウェアとを管理するワ
   ークフローサーバとを有するクライアント／サーバシス
   テムに用いられる情報記憶媒体において、 前記ネットワーク上のサーバに、 前記ワークフローサーバに管理されているタスクの情報
   の状態変化を監視させ、 監視中に状態変化があったタ
   スクの情報とワークフローに従って処理すべきドキュメ
   ントの情報とを前記ワークフローサーバから取得させ、 取得されたタスクの情報とこの情報に含まれるユーザ情
   報とドキュメントの情報とを基に、前記ワークフローサ
   ーバにタスクが到着したことを、前記ワークフローサー
   バに管理されている処理対象のドキュメントへのリンク
   を設定した電子メールで該当ユーザへ通知させるプログ
   ラムを前記ネットワーク上のサーバが読取り可能に記録
   したことを特徴とする情報記憶媒体。
8. 【請求項８】 タスクを実行してドキュメントを処理す
   るソフトウェア資源を管理し、自身の配下のクライアン
   トマシンからのアクセスで所望のソフトウェア資源を提
   供するグループウェアサーバと、前記グループウェアサ
   ーバにネットワークを介して接続され、前記クライアン
   トマシンで処理すべきドキュメントとこのドキュメント
   の処理を実行するタスクの情報と前記ドキュメントの処
   理を予め決められたワークフローに従って前記ユーザに
   行わせるワークフロー処理ソフトウェアとを管理するワ
   ークフローサーバとを有するクライアント／サーバシス
   テムに用いられる情報記憶媒体において、 前記グループウェアサーバに、 前記クライアントマシンで前記ドキュメントの処理を開
   始する、あるいは前記ドキュメントの処理を完了したと
   いうフロー指示情報とこのフロー指示を行ったユーザの
   情報とを取得させ、 取得したフロー指示情報およびユーザ情報を基に、前記
   ドキュメントの処理の開始あるいは完了を前記ワークフ
   ローサーバに通知させるプログラムを前記グループウェ
   アサーバが読取り可能に記録したことを特徴とする情報
   記憶媒体。
9. 【請求項９】 前記グループウェアサーバは、 スクリプトが埋め込まれ、ワークフローに従ってドキュ
   メントの処理を開始および完了したユーザが処理状況お
   よび処理結果として操作する指示ボタンとこの指示ボタ
   ンに対応する制御フィールドとユーザが用途に応じて情
   報を書き込むことが可能な通信領域とを設定した文書回
   覧テンプレートを格納するテンプレート格納手段をさら
   に具備したことを特徴とする請求項１または請求項３記
   載のクライアント／サーバシステム。
10. 【請求項１０】 前記テンプレート格納手段の文書回覧
    テンプレートを利用してユーザが作成した回覧文書の指
    示ボタンがユーザによって押下されたことで、前記通知
    手段は、対応する制御フィールドヘ文書の処理状況を示
    す情報を設定して前記ワークフローサーバに通知するこ
    とを特徴とする請求項９記載のクライアント／サーバシ
    ステム。
11. 【請求項１１】 前記グループウエアサーバには、前記
    指示ボタンとして、Ｗｅｂ環境用のボタンとクライアン
    ト環境用のボタンとが用意されており、新たなタスクの
    到着を前記通知手段が電子メールで通知するときに、ど
    のボタンを使用するかを指示するフラグを前記電子メー
    ルに設定することを特徴とする請求項９記載のクライア
    ント／サーバシステム。