ITTO20130219A1 - Metodo e sistema per la gestione e conservazione digitale di giustificativi di spese fiscalmente detraibili - Google Patents

Description

DESCRIZIONE dell’invenzione industriale dal titolo:

“Metodo e sistema per la gestione e conservazione digitale di giustificativi di spese fiscalmente detraibiliâ€

TESTO DELLA DESCRIZIONE

Campo dell’invenzione

La presente invenzione si riferisce in generale al trattamento di documentazione valida ai fini fiscali relativa a spese deducibili/detraibili effettuate dai contribuenti presso esercizi commerciali presso i quali vige l'obbligo della presenza di un registratore di cassa per l'emissione di scontrini fiscali, quali in particolare, seppure non esclusivamente, farmacie. Il contesto applicativo si allarga all’ambito della certificazione di validità della garanzia e ad altre funzioni, quali, ad esempio, il rimborso di spese sostenute per conto terzi e l’archiviazione digitale di giustificativi di spesa.

Notoriamente ogni registratore di cassa à ̈ dotato di un supporto digitale rimovibile, denominato “Dispositivo giornale di fondo elettronico†(“DGFE†), così come definito in Italia dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31/05/2002 e dall’art. 16 bis del Decreto Ministeriale 30/03/1992, atto a registrare e archiviare in maniera non modificabile lo storico delle operazioni di vendita fiscalmente detraibili.

Stato dell’arte

Attualmente per la certificazione delle spese detraibili ai fini delle imposte dirette à ̈ necessario per il contribuente ottenere il documento cartaceo in forma di scontrino (o fattura) emesso dal registratore di cassa all’atto dell’acquisto.

Nel caso ad esempio di spese per farmaci e medicinali il contribuente, successivamente all'acquisto effettuato presentando la propria tessera sanitaria e dopo avere ottenuto il relativo scontrino fiscale, deve in alternativa effettuarne una conservazione cartacea, custodendo fisicamente il documento in originale o in fotocopia.

Questa documentazione deve essere conservata per un certo numero di anni onde poter essere esibita dal contribuente all'amministrazione finanziaria in caso di controllo. Se, nel periodo intercorrente tra la presentazione della dichiarazione dei redditi e l'eventuale controllo da parte dell'Agenzia delle Entrate si dovesse verificare lo smarrimento del documento cartaceo originale o della relativa fotocopia, oppure una degradazione del documento, il contribuente subirà una rettifica delle deduzioni/detrazioni applicate nella propria dichiarazione dei redditi, con conseguente pagamento di una maggiore imposta oltre ad interessi e sanzioni.

Inoltre, il possesso del documento cartaceo à ̈ attualmente l’unica modalità per la certificazione dell’avvenuto acquisto di un bene per la verifica dei termini di scadenza dell’esercizio del diritto di garanzia.

Infine, il medesimo documento cartaceo à ̈ necessario al fine di ottenere il rimborso di spese anticipate per conto terzi (ad esempio note spese dipendenti in trasferta).

Sintesi dell’invenzione

Lo scopo della presente invenzione à ̈ quello di ovviare i suddetti inconvenienti e di rendere disponibile un metodo ed un sistema per una più efficace e comoda gestione dei giustificativi di spese fiscalmente deducibili/detraibili da parte dei contribuenti nel rispetto dei requisiti di legge.

Il metodo secondo l'invenzione à ̈ caratterizzato dal fatto che consiste nel predisporre una copia conforme, fedele ed inviolabile delle informazioni contenute nel supporto digitale di archiviazione del registratore di cassa per generare un documento informatico sostitutivo di giustificativi cartacei di spesa e valido ai fini fiscali, nel quale le componenti deducibili o detraibili sono automaticamente discriminate, e nell'inviare tale documento informatico ad un'unità remota di raccolta accessibile da parte del contribuente per l'ottenimento di una documentazione certificata, anch’essa sotto forma di documento informatico, di dettaglio e riepilogo delle proprie spese fiscalmente deducibili o detraibili.

Il sistema per l’attuazione del metodo comprende un dispositivo elettronico collegabile operativamente al registratore di cassa, o eventualmente anche in esso direttamente integrato, e configurato per generare documenti informatici riferiti a quanto memorizzato sul DGFE del registratore di cassa riportante e predisposto per trasmetterli ad un server remoto. In tale server i documenti informatici vengono aggregati per predisporre una certificazione riassuntiva di tutti gli acquisti effettuati negli esercizi commerciali iscritti al servizio dotati del registratore di cassa nel corso dell'anno solare da un dato contribuente, suddivisi in base alla deducibilità o detraibilità fiscale delle singole spese in funzione della legislazione fiscale vigente in tale anno solare, e per rendere poi disponibile tale certificazione a richiesta del contribuente.

Grazie a questa idea di soluzione si ottiene una serie di importanti vantaggi sia per i contribuenti, sia per i titolari degli esercizi commerciali, sia per gli operatori del settore fiscale (Agenzia delle Entrate).

Il contribuente à ̈ il principale beneficiario del metodo e del sistema secondo l'invenzione. Chi intende portare in detrazione dalla propria dichiarazione dei redditi spese ed oneri deducibili dal reddito complessivo, o detraibili dall'imposta ai sensi delle vigenti normative, deve per legge conservare per diversi anni i documenti probatori delle deduzioni o detrazioni effettuate in sede di autodichiarazione. Infatti l'Agenzia delle Entrate può richiedere al contribuente di esibire tali documenti in sede di controllo delle dichiarazioni dei redditi entro il termine del quinto anno successivo al periodo di imposta dichiarato. Sono pertanto a carico del contribuente il rischio dello smarrimento o del deterioramento di tale documentazione. Il documento informatico reso disponibile dal metodo e dal sistema secondo l'invenzione, che sarà messo a disposizione del contribuente tramite accesso riservato, elimina la necessità di raccogliere e conservare con cura la documentazione cartacea. I vantaggi per l'esercente che utilizzi il metodo ed il sistema secondo l'invenzione sono di natura commerciale. In primo luogo la disponibilità del sistema secondo l'invenzione premia gli esercizi che ne sono dotati, così da creare un circuito di esercizi convenzionati nei quali i contribuenti hanno interesse ad effettuare i loro acquisti. Esercizi non convenzionati non permettono infatti la conservazione informatica sostitutiva del documento cartaceo di spesa e pertanto risulta più scomodo effettuare acquisti nelle loro strutture.

L'ulteriore categoria di soggetti che traggono benefici dall'invenzione à ̈ quella degli operatori del settore fiscale. In questa categoria sono compresi tutti i soggetti che intervengono sia nel processo di redazione delle dichiarazioni fiscali (CAF, commercialisti, tributaristi, ecc.) sia nella fase di controllo di tali dichiarazioni (Agenzia delle Entrate). L’invenzione infatti consente di rendere disponibile per ciascun contribuente sia una copia conforme ed inalterabile degli scontrini fiscali generati dai registratori di cassa, sia un documento riepilogativo unico contenente la distinzione chiara delle spese deducibili/detraibili ai fini fiscali dalle altre spese certificate. Quindi, in fase di controllo, risulteranno automaticamente eliminati gli importi non deducibili o detraibili che, allo stato attuale, potrebbero essere erroneamente considerati come tali dal contribuente in sede di autodichiarazione.

Un ulteriore vantaggio sia per gli operatori fiscali in fase di redazione della dichiarazione dei redditi sia per l'Agenzia delle Entrate in fase di controllo deriva dalla maggiore celerità di azione, posto che si avrà a disposizione un unico documento riassuntivo in luogo di una moltitudine di singoli scontrini fiscali.

Un altro non meno importante vantaggio derivante dal metodo e dal sistema secondo l'invenzione risiede nella possibilità di usufruire di un servizio di conservazione della certificazione della spesa, che garantisce l’acquirente contro il rischio di smarrimento e che può essere utile ad esempio per l'esercizio della garanzia nel caso in cui l’oggetto dell'acquisto consista in un'apparecchiatura, ad esempio medicale, soggetta a malfunzionamenti. Infatti per poter usufruire di tale diritto à ̈ richiesta da parte del produttore la prova della data di acquisto: pertanto anche in questo caso la possibilità di usufruire di un servizio di conservazione della certificazione della spesa garantisce l’acquirente contro il rischio di smarrimento della documentazione cartacea dell’acquisto. Analogamente, tale servizio di certificazione e conservazione del documento di spesa à ̈ estremamente utile per poter documentare agevolmente le spese sostenute per eventuali rimborsi (si pensi alle anticipazioni effettuate dal dipendente in trasferta) Breve descrizione dei disegni

L’invenzione verrà descritta più dettagliatamente con riferimento ai disegni annessi, forniti a puro titolo di esempio non limitativo, nei quali:

- la figura 1 Ã ̈ uno schema che esemplifica la configurazione generale del sistema secondo l'invenzione, e - la figura 2 Ã ̈ un diagramma di flusso che mostra le varie fasi successive del metodo secondo l'invenzione.

Descrizione dettagliata dell’invenzione

L'esempio di attuazione illustrato schematicamente nella figura 1 à ̈ specificamente applicato all'acquisto di farmaci e medicinali nell'ambito di diverse farmacie: occorre tuttavia rilevare che quanto segue à ̈ identicamente applicabile a qualunque esercizio di commercio dotato del dispositivo.

In modo del tutto convenzionale le farmacie in questione sono dotate di registratori di cassa a norma di legge, indicati con il riferimento 1 e provvisti in modo usuale di un rispettivo supporto digitale di archiviazione DGFE.

In sintesi, il sistema secondo l'invenzione à ̈ predisposto per creare una copia informatica conforme, inviolabile ed in tempo reale delle informazioni contenute nel DGFE del registratore di cassa.

A ciascun registratore di cassa 1 Ã ̈ operativamente connesso un rispettivo apparecchio elettronico 2 dotato delle seguenti interfacce hardware:

- una porta seriale passiva per la connessione alla porta seriale di un personal computer 3 che ospita il software gestionale per le vendite della farmacia. Questa porta si occupa di ricevere i comandi dal gestionale destinati al registratore di cassa 1,

- una porta seriale attiva per il collegamento al registratore di cassa 1 e predisposta per ripetere i comandi in arrivo sulla porta seriale passiva ed inviarli al registratore di cassa in maniera trasparente,

- un'interfaccia USB di alimentazione,

- un’interfaccia di rete ethernet, nel caso in cui l'esercizio commerciale sia dotato di connettività internet,

- un dispositivo di firma elettronica (ad esempio un lettore di una smart-card) atto a consentire di eseguire operazioni di cifratura ed autenticazione al massimo livello di sicurezza,

- un eventuale modem GSM/GPRS opzionale 4, nel caso in cui nell'esercizio commerciale non sia disponibile una connessione internet tramite tecnologia ethernet,

- un lettore di schede SD/MMC per fornire all'apparecchio 2 aggiornamenti software o ricevere informazioni sullo stato di funzionamento,

- un display OLED predisposto per segnalare situazioni di errore o anomalie di funzionamento,

- un tasto di accensione/spegnimento.

Occorre rilevare che l’apparecchio 2 potrebbe essere, anziché costituito da una periferica esterna, direttamente integrato nel registratore di cassa 1 da parte del suo produttore.

L'apparecchio 2 comunica con l'ambiente circostante grazie all'interfaccia seriale e attraverso uno dei dispositivi di comunicazione di rete. Le porte seriali permettono l'interfacciamento al registratore di cassa 1 in modalità attiva, ed al software gestionale 3 in modalità passiva.

L'apparecchio 2 à ̈ dotato di un proprio software configurato per creare in tempo reale una copia conforme ed inviolabile, in forma di documento informatico, delle informazioni contenute nel DGFE del registratore di cassa 1, così da realizzare la dematerializzazione cartacea dei giustificativi di spesa ai fini fiscali (dichiarazione e controllo), in questo caso delle spese farmaceutiche. Il software à ̈ predisposto per trasmettere in maniera sicura e criptata tali informazioni, tramite un accesso riservato ad un sistema server remoto 5 delegato e configurato per:

- discriminare gli utenti non iscritti al servizio, eliminando le transazioni registrate a questi riferite;

- memorizzare e conservare in modo sicuro ed inviolabile le informazioni contenute nei dati ricevuti;

- discriminare automaticamente le spese fiscalmente deducibili/detraibili o meno per generare un corrispondente documento informatico riepilogativo poi accessibile tramite accesso riservato da postazioni 8, 9, 10 rispettivamente degli utenti finali, degli operatori (CAF, commercialisti, tributaristi, ecc.) e dell'Agenzia delle Entrate.

Il documento informatico riporta una certificazione riassuntiva di tutti gli acquisti effettuati nell'esercizio commerciale dotato del registratore di cassa nel corso dell'anno solare da un dato contribuente, suddivisi in base alla detraibilità fiscale delle singole spese in funzione della legislazione fiscale vigente in tale anno solare. Come detto tale documento informatico viene reso disponibile a richiesta del contribuente ovvero dei suoi consulenti fiscali o tributari nonchà ̈ dell'Agenzia delle Entrate.

Il diagramma di flusso della figura 2 esemplifica la sequenza di operazioni operate dal sistema secondo l'invenzione a partire dall'acquisto effettuato dall'utente fino all'accesso riservato da parte dello stesso utente al server 5 per l'ottenimento del documento informatico di dettaglio e di riepilogo delle proprie spese fiscalmente deducibili/detraibili. Tali operazioni sono qui di seguito elencate (il termine “scontribox†indica l’apparecchio 2):

· L’utente effettua acquisto in esercizio commerciale · L’utente comunica codice fiscale all’esercente

· Emissione scontrino fiscale parlante con indicazione del codice fiscale

· Scontribox legge i dati dal registratore di cassa forniti dal DGFE

· Scontribox cifrai dati

· Scontribox firma digitalmente i dati

· Scontribox effettua (opzionalmente) marcatura temporale

· Scontribox compatta i dati

· Scontribox spedisce i dati al server centrale

· I dati vengono conservati sul server centrale

· Chiave hardware sul server per controllo integrità dei dati

· Filtro e memorizzazione dei dati relativi ai soli utenti iscritti al sistema

· Catalogazione dei dati di proprietà dell’utente

· Eventuale marcatura temporale dei dati (opzionale) · I dati vengono resi disponibili ai contribuenti

· Previo accesso riservato da parte dell’utente viene prodotta documentazione di dettaglio e di riepilogo. La documentazione di dettaglio e di riepilogo sarà tipicamente dotata di una marcatura temporale e sarà nella forma di documento informatico ai sensi della normativa tempo per tempo vigente. In tal modo l’utente potrà rintracciare la propria storicità di acquisti effettuati, indipendentemente dal punto e dal momento in cui essi sono stati effettuati e dal modo di pagamento.

L’eliminazione dei dati relativi ad utenti non iscritti al servizio e la creazione del documento informatico riepilogativo saranno normalmente effettuati separatamente, in un tempo successivo.

Naturalmente i particolari del sistema potranno essere ampiamente variati rispetto a quanto descritto ed illustrato, senza per questo uscire dall'ambito della presente invenzione così come definita nelle rivendicazioni che seguono.

Claims (6)

1. RIVENDICAZIONI 1. Metodo per la gestione di giustificativi di spese fiscalmente deducibili o detraibili, in cui dette spese vengono registrate in un supporto digitale di archiviazione di un registratore di cassa, caratterizzato dal fatto che consiste nel predisporre una copia conforme, fedele ed inviolabile, delle informazioni contenute nel supporto digitale di archiviazione del registratore di cassa per generare un documento informatico sostitutivo di giustificativi cartacei di spesa e valido ai fini fiscali, e nell'inviare tale documento informatico ad un'unità remota di raccolta accessibile da parte del contribuente per l'ottenimento di una documentazione certificata di dettaglio e riepilogo delle proprie spese fiscalmente deducibili/detraibili.
2. 2. Metodo secondo la rivendicazione 1, caratterizzato dal fatto che include la fase di discriminare automaticamente le componenti di spesa fiscalmente deducibili/detraibili.
3. 3. Metodo secondo la rivendicazione 1 o la rivendicazione 2, caratterizzato dal fatto che include inoltre la fase di marcatura temporale di detto documento informatico.
4. 4. Sistema per la gestione di giustificativi di spese fiscalmente deducibili/detraibili registrate in un supporto digitale di archiviazione di un registratore di cassa (1), caratterizzato dal fatto che comprende un dispositivo elettronico (2) collegabile operativamente al supporto di archiviazione del registratore di cassa (1) e configurato per predisporre una copia conforme, fedele ed inviolabile, delle informazioni contenute nel supporto digitale di archiviazione del registratore di cassa (1), per generare un documento informatico sostitutivo di giustificativi cartacei di spesa e valido ai fini fiscali, e per trasmettere detto documento informatico ad un'unità remota (5) accessibile da parte del contribuente per l'ottenimento di una documentazione certificata di dettaglio e riepilogo delle proprie spese fiscalmente deducibili/detraibili.
5. 5. Sistema secondo la rivendicazione 4, caratterizzato dal fatto che detta unità remota (5) à ̈ configurata per discriminare automaticamente le componenti di spesa fiscalmente deducibili/detraibili.
6. 6. Sistema secondo la rivendicazione 4 o la rivendicazione 5, caratterizzato dal fatto che detto dispositivo elettronico (2) Ã ̈ integrato nel registratore di cassa (1).