ITRE20120079A1 - Metodo per la conservazione sostitutiva di documenti cartacei correlati al trasporto di prodotti tra una pluralita' di utenti - Google Patents
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Description
DESCRIZIONE
“METODO PER LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI DOCUMENTI CARTACEI
CORRELATI AL TRASPORTO DI PRODOTTI TRA UNA PLURALITÀ DI UTENTIâ€
CAMPO TECNICO
La presente invenzione riguarda un metodo per la conservazione sostitutiva di documenti cartacei correlati al trasporto di prodotti tra una pluralità di utenti.
Più in particolare, l’invenzione riguarda la conservazione sostitutiva di documenti cartacei quali il Documento Di Trasporto (DDT, in sigla) che viene emesso da un utente cedente di un bene in commercio a beneficio di un utente cessionario attraverso il trasporto del bene dal cedente o mittente al cessionario o ricevente. TECNICA PREESISTENTE
Come à ̈ noto il Documento di Trasporto (DDT) riporta i seguenti dati: - un numero progressivo;
- la data di emissione;
- le generalità del cedente, del cessionario e dell'eventuale incaricato al trasporto;
- la quantità dei prodotti trasportati;
- la descrizione dei prodotti trasportati con l'indicazione della natura e qualità degli stessi ed,
- eventualmente, l'indicazione del motivo del trasporto (vendita o movimentazione a titolo non traslativo, quale ad esempio riparazione, esposizione, ecc.) nonché il termine di resa del trasporto.
L’utente cedente o mittente stampa il Documento Di Trasporto (DDT) in formato cartaceo in almeno 4 copie, di cui:
- una copia sede che viene archiviata a cura dell’utente cedente o mittente (fornitore);
- una copia cliente, la quale viene consegnata all’utente cessionario o ricevente al momento della consegna del prodotto. Una volta in possesso di tale copia cliente l’utente ricevente può integrare la stessa con osservazioni in merito al contenuto e firmare la stessa;
- una o più copie vettore, ciascuna delle quali viene consegnata all’utente vettore che à ̈ incaricato del trasporto del prodotto (che verrà poi archiviata da quest’ultimo). Possono essere previste più copie nel caso in cui il trasporto sia frazionato, in modo da avere a disposizione una copia per ogni trasportatore. Al termine della consegna della merce il la copia vettore (ad esempio solo quella relativa all’ultima tratta) può essere integrata da osservazioni in merito al contenuto del Documento di Trasporto, firmato dall’utente ricevente ed eventualmente siglato dal vettore; e infine
- una copia amministrativa che viene fornita all’utente ricevente perché venga poi restituita al fornitore, ad esempio mediante il vettore incaricato del trasporto del prodotto. Al termine della consegna della merce la copia amministrativa può essere integrata da osservazioni in merito al contenuto del Documento di Trasporto, quali ad esempio incongruenze rilevate in merito al numero dei prodotti effettivamente consegnati, alla qualità degli stessi, o altre variati che possono essere occorse durante o a seguito del trasporto, e firmato dall’utente ricevente.
La restituzione di tale copia amministrativa rappresenta una criticità nel processo in quanto à ̈ soggetta a smarrimenti e ritardi nella consegna della copia amministrativa stessa all’utente cedente (fornitore). Questo comporta sovente l’emissione, da parte di quest’ultimo, di fatture errate con la conseguente burocrazia per gestire l’anomalia, sia a carico dell’utente ricevente che dell’utente mittente. Anche la gestione di eventuali contenziosi à ̈ resa più complessa dall’indisponibilità o dal ritardo di tali informazioni.
Altra pratica molto diffusa à ̈ quella per cui l’utente ricevente o cessionario provvede ad apporre sulla copia amministrativa la dicitura “accettato con riserva†. In questo caso l’utente ricevente si riserva di effettuare i controlli sui prodotti effettivamente consegnati dall’utente vettore incaricato del trasporto, in un secondo momento rispetto al momento dell’effettiva consegna del prodotto e di effettuare dei resi e/o delle contestazioni per i prodotti che eventualmente non soddisfano i parametri qualitativi o quantitativi attesi.
In pratica, in un secondo momento rispetto alla consegna del prodotto l’utente ricevente consegna all’utente mittente o cedente una ulteriore copia amministrativa del Documento Di Trasporto con su indicate le contestazioni, in modo che l’utente mittente stesso possa emettere la corretta fattura relativa al prodotto effettivamente recapitato.
Una criticità emersa in tale processo à ̈ quella riguardante la possibilità che tali copie del Documento di Trasporto vadano perse e che l’utente mittente perda l’informazione della mancata consegna di tutti o parte dei prodotti procedendo erroneamente ad una fatturazione che causerà verosimilmente contestazioni da parte dell’utente ricevente, nonché costi e ritardi nella gestione dell’anomalia.
Uno scopo della presente invenzione à ̈ quello di superare i menzionati inconvenienti della tecnica nota, in particolare legati alla presenza fisica di documenti cartacei facilmente smarribili e che devono essere trasportati unitamente ai prodotti, nell’ambito di una soluzione semplice, razionale e dal costo contenuto.
Tali scopi sono raggiunti dalle caratteristiche dell’invenzione riportate nelle rivendicazioni indipendenti. Le rivendicazioni dipendenti delineano aspetti preferiti e/o particolarmente vantaggiosi dell’invenzione.
<ESPOSIZIONE DELL>’<INVENZIONE>
L’invenzione, particolarmente, rende disponibile un metodo per la conservazione sostitutiva di documenti cartacei correlati al trasporto di prodotti tra una pluralità di utenti, che comprende le fasi di:
- generazione di un primo documento digitale, relativo ad almeno un prodotto in trasporto e basato su un primo pacchetto di informazioni fornite da un utente mittente, da recapitare ad almeno un utente ricevente,
- memorizzazione di detto primo documento digitale in un database remoto in modo che almeno il primo pacchetto di informazioni sia accessibile, previa autenticazione, almeno da detto utente ricevente,
- generazione di un secondo documento digitale, correlato a detto primo documento e basato su un secondo pacchetto di informazioni fornite da detto utente ricevente, da recapitare a detto utente mittente,
- memorizzazione in detto database di detto secondo documento digitale, in modo che almeno il secondo pacchetto di informazioni risulti accessibile, previa autenticazione, almeno da detto utente mittente.
Grazie a tale soluzione, à ̈ possibile conseguire una maggiore velocizzazione ed ottimizzazione del passaggio di informazioni relative al Documento Di Trasporto tra l’utente mittente e l’utente ricevente, diminuire la possibilità di emissione e ricevimento di fatturazioni non conformi ai prodotti effettivamente venduti/acquisiti, nonché permettere una dematerializzazione e una conservazione sostitutiva della documentazione di scambio commerciale, come appunto i Documenti Di Trasporto, con benefici in termini di stampa, archiviazione, riduzione degli smarrimenti e informatizzazione della ricerca e del controllo degli stessi.
Un aspetto dell’invenzione à ̈, inoltre, che il suddetto metodo comprenda la fase di raggruppare detto primo e secondo documento digitale in un unico documento digitale in modo che almeno il primo pacchetto di informazioni e il secondo pacchetto di informazioni siano accessibili in modo congiunto, previa autenticazione, da detto utente mittente e da detto utente ricevente.
In tal modo, à ̈ possibile conservare in modo inequivocabile il Documento Di Trasporto e il relativo documento di contestazione consentendo una rapida identificazione e una semplice ricerca degli stessi, e permettendone la conservazione sostitutiva in outsourcing sia rispetto all’utente mittente che all’utente ricevente.
Un ulteriore aspetto dell’invenzione può prevedere la fase di generazione di una prima firma digitale da parte dell’utente mittente e associare detta prima firma digitale a detto primo documento digitale.
Inoltre à ̈ possibile prevedere la fase di generazione di una seconda firma digitale da parte dell’utente ricevente e associare detta seconda firma digitale a detto secondo documento digitale.
In tal modo, ciascun documento emesso dalle parti in causa à ̈ certificato dalla parte stessa e può rappresentare una sostituzione efficace, anche in termini legali, della documentazione cartacea.
Inoltre, un ulteriore aspetto dell’invenzione prevede che detto primo documento digitale à ̈ generato da un’unità di elaborazione remota in funzione di detto primo pacchetto di informazioni fornito da detto utente mittente mediante un primo applicativo che gira almeno su un terminale dell’utente mittente stesso e, ulteriormente, detto secondo documento digitale à ̈ generato da detta unità di elaborazione remota in funzione di detto secondo pacchetto di informazioni fornito da detto utente ricevente mediante un secondo applicativo che gira su un ulteriore terminale dell’utente ricevente.
In tal modo, l’unità di elaborazione remota à ̈ atta a elaborare le informazioni fornitele, in vari formati di interscambio informatico, a prescindere che gli utenti abbiano o meno un sistema di interscambio dati già in essere.
Vantaggiosamente, l’unità di elaborazione remota à ̈ configurata in modo da generare un avviso recapitabile ad almeno uno tra detto utente mittente e detto utente ricevente dell’avvenuta memorizzazione di almeno uno tra detto primo documento digitale e detto secondo documento digitale in detto database remoto.
Ancora, l’unità di elaborazione remota à ̈ configurata in modo da pubblicare in uno spazio virtuale remoto accessibile, previa autenticazione, da almeno uno tra detto utente mittente e detto utente ricevente almeno uno tra almeno detto primo documento digitale e detto secondo documento digitale.
Un aspetto ulteriore dell’invenzione rende disponibile una apparecchiatura per l’esecuzione del metodo sopra descritto.
BREVE DESCRIZIONE DEI DISEGNI
Ulteriori caratteristiche e vantaggi dell’invenzione risulteranno evidenti dalla lettura della descrizione seguente fornita a titolo esemplificativo e non limitativo, con l’ausilio della figura illustrata nella tavola allegata.
<MODO MIGLIORE PER ATTUARE L>’<INVENZIONE>
Con particolare riferimento a tale figura si illustra di seguito un metodo per la conservazione sostitutiva di documenti cartacei correlati al trasporto, quale un Documento Di Trasporto (DDT) che accompagna la vendita di prodotti da un utente mittente, indicato con il numero di riferimento 10 ad un utente ricevente 11, mediante un utente vettore 12, quale uno o più trasportatori o simili.
Il metodo prevede che l’utente mittente 10 generi un primo pacchetto di informazioni 100, quali ad esempio un numero progressivo di riferimento, la data di emissione del documento, le generalità dell’utente mittente 10, dell’utente ricevente 11 e dell’utente vettore 12, la quantità dei prodotti trasportati dall’utente vettore 12, la descrizione dei prodotti trasportati con l'indicazione della natura e qualità degli stessi.
La generazione di tale primo pacchetto di informazioni 100 può essere compilato in un form di un qualsiasi formato elettronico, ad esempio in formato EDI, DesAdv, html, txt, spool, pdf o altro opportuno formato, mediante l’utilizzo di un primo applicativo ad uso dell’utente mittente.
Il sistema informatico dell’utente mittente 10, ad esempio mediante il detto applicativo, à ̈ in collegamento con una unità di elaborazione remota 13, la quale à ̈ dotata di mezzi di memorizzazione, quali una memoria fisica o un’area di memoria virtuale, nei quali sono immagazzinabili e catalogabili in un database documenti elettronici.
La unità di elaborazione remota 13 à ̈ atta a ricevere il primo pacchetto di informazioni 100 generato dall’utente mittente 10 e generare un primo documento digitale 130, ad esempio in formato pdf, jpeg o altro formato equivalente.
Tale primo documento digitale 130, che à ̈ relativo ai prodotti in trasporto destinati ad essere consegnati all’utente ricevente 11 ed à ̈ basato sul primo pacchetto di informazioni 100 fornite dall’utente mittente 10, costituisce un Documento Di Trasporto (DDT) che deve essere recapitato all’utente ricevente 11 accompagnando la consegna del prodotto.
Il primo documento digitale 130 generato viene, quindi, memorizzato nel database remoto ed il suo contenuto, ovvero il primo pacchetto di informazioni 100, à ̈ reso accessibile, previa autenticazione ad esempio mediante un login per l’ingresso in un’area protetta dei mezzi di memorizzazione, all’utente ricevente 11 ed, eventualmente, all’utente vettore 12 oltre che all’utente mittente stesso.
Il primo documento digitale 130 viene, non appena generato, firmato digitalmente dall’utente mittente 10, mediante l’apposizione di una firma digitale opportunamente generata che rimane associata al primo documento digitale stesso.
Quando l’utente vettore 12 avrà consegnato i prodotti all’utente ricevente 11 quest’ultimo, che avendo ricevuto il primo pacchetto di informazioni 100 (o perché ha scaricato direttamente il primo documento digitale o perché ha ricevuto direttamente il flusso di dati in un formato in cui il primo pacchetto di informazioni 100 à ̈ stato generato dall’utente mittente 10 o in altro formato dedicato), può verificare la corrispondenza tra i prodotti spediti dall’utente mittente 10 e i prodotti effettivamente consegnatigli dall’utente vettore 12.
Una volta eseguito il controllo l’utente ricevente 11 genera un secondo pacchetto di informazioni 110 correlate al primo pacchetto di informazioni 100, in cui l’utente ricevente conferma o contesta quanto ricevuto.
La generazione di tale secondo pacchetto di informazioni 100 può essere compilato in un form di un qualsiasi formato elettronico, ad esempio in formato EDI, RecAdv, html, txt, spool, pdf o altro opportuno formato, mediante l’utilizzo di un secondo applicativo ad uso dell’utente ricevente.
Il sistema informatico dell’utente ricevente 11, ad esempio mediante il secondo applicativo, à ̈ in collegamento con l’unità di elaborazione remota 13.
La unità di elaborazione remota 13 à ̈ atta a ricevere il secondo pacchetto di informazioni 110 generato dall’utente ricevente 11 e generare un secondo documento digitale 131, ad esempio in formato pdf, jpeg o altro formato equivalente, correlato al primo documento digitale 130.
Tale secondo documento digitale 131, che à ̈ relativo alla conferma o alla contestazione dei prodotti recapitati all’utente ricevente 11, costituisce la copia amministrativa del Documento Di Trasporto (DDT) che deve essere recapitata all’utente mittente 10, affinché provveda alla fatturazione dell’importo effettivamente dovutogli a seguito della conferma/contestazione dell’ordine.
Il secondo documento digitale 131 generato viene, quindi, memorizzato nel database remoto ed il suo contenuto, ovvero il secondo pacchetto di informazioni 100, à ̈ reso accessibile, previa autenticazione ad esempio mediante un login per l’ingresso in un’area protetta dei mezzi di memorizzazione, all’utente mittente 10 ed, eventualmente, all’utente vettore 12 oltre che all’utente ricevente 11.
Il secondo documento digitale 131 viene, non appena generato, firmato digitalmente dall’utente ricevente 11, mediante l’apposizione di una firma digitale opportunamente generata che rimane associata al secondo documento digitale stesso.
L’unità di elaborazione remota 13, inoltre, à ̈ configurata in modo da raggruppare il primo documento digitale 130 e il secondo documento digitale 131 in un documento digitale unico 132, in modo che il primo pacchetto di informazioni 100 e il secondo pacchetto di informazioni 110 permangano legati e siano accessibili dall’utente mittente 10, dall’utente ricevente 11 e, ad esempio, anche dall’utente vettore 13 mediante l’autenticazione e l’accesso sopradescritti alla rispettiva area riservata dei mezzi di memorizzazione remoti.
Il documento digitale unico 132 potrebbe contenere altre tipologie documentali, atti a generare una sorta di fascicolo di contestazione, ove oltre al primo documento digitale 130 e il secondo documento digitale 131, potrebbero essere presente altri documenti digitali, quali ad esempio ulteriori comunicazioni relative alla contestazione, autorizzazione al reso, fatture, fotografie, note, ecc…
Il documento digitale unico 132 memorizzato nei suddetti mezzi di memorizzazione remoti viene quindi ad essere conservato sostitutivamente dall’unità di elaborazione 13 per conto dell’utente mittente 10 e dell’utente ricevente 11 e dell’utente vettore 12.
L’unità di elaborazione remota 13 à ̈ configurata in modo da poter pubblicare il primo documento digitale 130 e il secondo documento digitale 131, ad esempio subito a seguito della loro rispettiva generazione, in uno spazio virtuale remoto, ad esempio uno spazio web o un portale dedicato, accessibile, previa autenticazione, dall’utente mittente 10, dall’utente ricevente 11 e, ad esempio, anche dall’utente vettore 12.
Inoltre, l’unità di elaborazione remota 13 à ̈ configurata in modo da generare un avviso, come una e-mail, una e-mail certificata, un messaggio di testo telefonico o altro messaggio di avviso, che viene recapitato all’utente ricevente 11, all’utente mittente 10 ed eventualmente all’utente vettore 12 quando il primo documento digitale 130 e/o il secondo documento digitale 131 e/o il documento digitale unico 132 sono stati memorizzati nel database remoto e/o sono stati pubblicati nello spazio virtuale remoto.
E’ possibile prevedere che la memorizzazione dei documenti digitali 130,131,132 possa avvenire in spazi separati del database, ciascuno dei quali à ̈ dedicato, mediante opportuna autenticazione, ai vari utenti 10,11,12.
Vantaggiosamente, à ̈ possibile prevedere che l’applicativo ad uso di ciascuno tra l’utente mittente 10, l’utente ricevente 11 e l’utente vettore 12, mediante interfacce virtuali, possa visualizzare il primo documento digitale 130, il secondo documento digitale 131 e/o il documento digitale unico 132 o le relative informazioni in esse contenute, catalogare gli stessi mediante codifiche facilmente ricercabili, raggruppabili secondo categorie predefinibili a seconda delle necessità .
L’invenzione così concepita à ̈ suscettibile di numerose modifiche e varianti tutte rientranti nell’ambito del concetto inventivo.
Inoltre tutti i dettagli sono sostituibili da altri elementi tecnicamente equivalenti.
In pratica i materiali impiegati, nonché le forme e le dimensioni contingenti, potranno essere qualsiasi a seconda delle esigenze senza per questo uscire dall’ambito di protezione delle seguenti rivendicazioni.
Claims (9)
- RIVENDICAZIONI 1. Metodo per la conservazione sostitutiva di documenti cartacei correlati al trasporto di prodotti tra una pluralità di utenti (10,11,12), che comprende le fasi di: - generazione di un primo documento digitale (130), relativo ad almeno un prodotto in trasporto e basato su un primo pacchetto di informazioni (100) fornite da un utente mittente (10), da recapitare ad almeno un utente ricevente (11), - memorizzazione di detto primo documento digitale (130) in un database remoto in modo che almeno il primo pacchetto di informazioni (100) sia accessibile, previa autenticazione, almeno da detto utente ricevente (11), - generazione di un secondo documento digitale (131), correlato a detto primo documento digitale (130) e basato su un secondo pacchetto di informazioni (110) fornite da detto utente ricevente (110), da recapitare a detto utente mittente (10), - memorizzazione in detto database di detto secondo documento digitale (131), in modo che almeno il secondo pacchetto di informazioni (110) risulti accessibile, previa autenticazione, almeno da detto utente mittente (10).
- 2. Metodo secondo la rivendicazione 1 caratterizzato dal fatto di comprendere la fase di raggruppare detto primo e secondo documento digitale (130,131) in un documento digitale unico (132) in modo che almeno il primo pacchetto di informazioni (100) e il secondo pacchetto di informazioni (110) siano accessibili da detto utente mittente (10) e da detto utente ricevente (11).
- 3. Metodo secondo la rivendicazione 1, caratterizzato dal fatto di comprendere la fase di generazione di una prima firma digitale da parte dell’utente mittente e associare detta prima firma digitale a detto primo documento digitale (130).
- 4. Metodo secondo la rivendicazione 1, caratterizzato dal fatto di comprendere la fase di generazione di una seconda firma digitale da parte dell’utente ricevente e associare detta seconda firma digitale a detto secondo documento digitale (131).
- 5. Metodo secondo la rivendicazione 1, in cui detto primo documento digitale (130) à ̈ generato da un’unità di elaborazione remota (13) in funzione di detto primo pacchetto di informazioni (100) fornito da detto utente mittente (10) mediante un primo applicativo.
- 6. Metodo secondo la rivendicazione 5, in cui detto secondo documento digitale (131) à ̈ generato da detta unità di elaborazione remota (13) in funzione di detto secondo pacchetto di informazioni (110) fornito da detto utente ricevente (11) mediante un secondo applicativo.
- 7. Metodo secondo la rivendicazione 5, in cui detta unità di elaborazione remota (13) à ̈ configurata in modo da generare un avviso recapitabile ad almeno uno tra detto utente mittente (10) e detto utente ricevente (11) dell’avvenuta memorizzazione di almeno uno tra detto primo documento digitale (130) e detto secondo documento digitale (131) in detto database remoto.
- 8. Metodo secondo la rivendicazione 5, in cui detta unità di elaborazione remota (13) à ̈ configurata in modo da pubblicare in uno spazio virtuale remoto accessibile, previa autenticazione, da almeno uno tra detto utente mittente (10) e detto utente ricevente (11) almeno uno tra almeno detto primo documento digitale (130) e detto secondo documento digitale (131).
- 9. Apparecchiatura per l’esecuzione delle fasi del metodo secondo una qualunque delle rivendicazioni precedenti che comprende: - almeno un’unità di elaborazione remota (13) atta alla generazione di un primo documento digitale (130), relativo ad almeno un prodotto in trasporto e basato su un primo pacchetto di informazioni (100) fornite da un utente mittente (10) mediante un primo applicativo informatico, da recapitare ad almeno un utente ricevente (11), - mezzi di memorizzazione remoti atti a memorizzazione detto primo documento digitale (130) in un database remoto in modo che almeno il primo pacchetto di informazioni (100) sia accessibile, previa autenticazione, almeno da detto utente ricevente (11), - detta unità di elaborazione (13) essendo atta alla generazione di un secondo documento digitale (131), correlato a detto primo documento digitale (130) e basato su un secondo pacchetto di informazioni (110) fornite da detto utente ricevente (11) mediante un secondo applicativo informatico, da recapitare a detto utente mittente (10), e - detti mezzi di memorizzazione essendo atti a memorizzazione in detto database remoto di detto secondo documento digitale (131), in modo che almeno il secondo pacchetto di informazioni (110) risulti accessibile, previa autenticazione, almeno da detto utente mittente (10).
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