IT202100012701A1 - Metodo di acquisizione rapida dei documenti e successiva gestione degli stessi - Google Patents

Description

DESCRIZIONE

Del brevetto per invenzione industriale dal titolo: ?Metodo di acquisizione rapida dei documenti e successiva gestione degli stessi?.

Campo della tecnica

La presente domanda di brevetto per invenzione si riferisce in generale al settore della digitalizzazione dei documenti. Tramite l?unione di tecnologia di intelligenza artificiale e OCR, tale trovato ? in grado di riconoscere automaticamente i documenti scansionati, abbinarli alle risorse corrispondenti e monitorare le relative scadenze. Pertanto, si pone come uno strumento atto a ridurre notevolmente le tempistiche di controllo e annullare l?errore umano.

Arte nota

Negli ultimi anni a supporto della ?digitalizzazione rapida? ? stata sviluppata un?ampia gamma di tecnologie, sotto forma di strumenti e prodotti hardware e/o software, progettate per estrarre, raccogliere, acquisire, memorizzare, conservare, organizzare, confrontare, elaborare ed analizzare enormi quantit? di dati ed informazioni eterogenee. In modo non esaustivo possiamo citare: - gli strumenti ed i prodotti hardware e software per l?estrazione, trasformazione e caricamento dei dati, ad esempio i sistemi di digitalizzazione di documenti; - i cosiddetti Data Warehouse (DW) per l'archiviazione e l?immagazzinamento dei dati, ad esempio i sistemi e le piattaforme hardware e software di gestione delle relazioni coi clienti (?Customer Relationship Management? - CRM); -gli strumenti ed i prodotti software di tipo OLAP (dall?inglese ?Online Analytical Processing?) per l?analisi interattiva e multidimensionale dei dati ecc.

La gestione e digitalizzazione dei documenti, per i motivi sopra indicati, rappresenta quindi uno dei pi? importanti impegni di organizzazione e di spesa di una qualsiasi azienda. Nonostante queste misure, ? frequente lo smarrimento di qualche documento. Per ovviare, almeno in parte, a questi problemi sono stati ideati e realizzati in passato numerosi sistemi, quali ad esempio quello della conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale, realizzata per mezzo di appositi sistemi di gestione documentale, e quello del collegamento informatico tra i programmi gestionali e i programmi di gestione documentale.

Un?innovazione applicata a questi sistemi ? descritta nella domanda di brevetto: ?US8908216B2 - NETWORK SCANNER FOR GLOBAL DOCUMENT CREATION, TRANSMISSION AND MANAGEMENT? OPPURE ?UN SISTEMA PER LA MEMORIZZAZIONE ELETTRONICA DI UN DOCUMENTO FISCALE, IN PARTICOLAR MODO DI UNO SCONTRINO PER L'ACQUISTO DI FARMACI O DI UNA FATTURA PER PRESTAZIONE MEDICA 102011901990381; entrambi i brevetti succitati sono differenti dal presente trovato in quanto trattano in modi differenti l?uso di tecnologie di digitalizzazione e la relativa archiviazione. Compito del presente trovato ? quindi quello di creare un metodo/processo dedicato all?acquisizione rapida dei documenti e alla successiva gestione degli stessi. Le sue caratteristiche permettono l?inserimento del documento in maniera strutturata all?interno di un processo.

Descrizione dell?invenzione

Scopo della presente invenzione ? quello di sopperire alle problematiche succitate e garantire un metodo efficiente ed efficace ovvero l?idea inventiva tratta di un processo dedicato all?acquisizione rapida dei documenti e alla successiva gestione degli stessi. Le sue caratteristiche permettono l?inserimento del documento in maniera strutturata all?interno di un processo. Tramite l?unione di tecnologia di intelligenza artificiale e OCR, il presente trovato ? in grado di riconoscere automaticamente i documenti scansionati, abbinarli alle risorse corrispondenti e monitorare le relative scadenze. Ne consegue che si pone come un metodo atto a ridurre notevolmente le tempistiche di controllo e annullare l?errore umano. Il processo prevede l?acquisizione di un documento tramite scansione o caricamento e la successiva identificazione dello stesso. Pertanto ? possibile acquisire il documento tramite i seguenti dispositivi:

1. Smartphone

2. Scanner integrato con Quick Folder (invio automatico dei documenti)

3. Scanner generico (es. stampante multifunzione) upload file web application

Descrizione dettagliata dell?invenzione e figure

Ulteriori caratteristiche e vantaggi del dispositivo secondo l?invenzione diverranno pi? chiari con la seguente descrizione dettagliata di una forma di realizzazione del trovato, fatta con riferimento ai disegni allegati, forniti a titolo puramente illustrativo e non limitativo.

Per l?attuazione del metodo sono previste le seguenti componenti software:

1. App per smartphone, di seguito denominata APP

2. Web Application, di seguito denominata WA

Inoltre, ? possibile accedere all?APP tramite credenziali di accesso. Una volta effettuato l?accesso, questa permetter? di scansionare il documento direttamente tramite fotocamera. La WA ? fruibile da web. Gli utenti potranno collegarsi utilizzando credenziali di accesso (username e password). Attraverso la WA sar? possibile impostare una tantum i parametri di riconoscimento e di categorizzazione che permetteranno al sistema di procedere al riconoscimento e all?acquisizione sistematica dei documenti senza ulteriore intervento dell?utente.

Usando la WA il documento, precedentemente scansionato tramite strumento di acquisizione, sar? caricato nell?apposita area dove il sistema proceder? al suo riconoscimento. Ulteriore scopo del trovato ? che risulta possibile acquisire i documenti secondo due modalit?:

- Caricare documenti singoli

- Creare delle pratiche, previa impostazione dell?utente dei documenti obbligatori da allegare ad una data pratica, il sistema vaglier? la tipologia di documenti allegati e consentir? il proseguimento solo in presenza di tutti i documenti richiesti.

Una volta acquisito il documento, il sistema ? in grado di riconoscerne la tipologia che viene di conseguenza assegnata allo stesso. Ogni tipologia di documento impostata richiama dei campi obbligatori: prima di procedere al salvataggio, l?utente pu? controllare la validit? dei campi obbligatori acquisiti. In caso di errori del sistema, sar? possibile correggere manualmente la trascrizione del campo. Successivamente, il sistema effettuer? un ulteriore controllo di conformit? dei campi. In caso di campi non conformi non sar? possibile procedere al salvataggio (ad esempio di campo non conforme: un campo impostato come numerico che invece contiene caratteri alfabetici).

Una volta salvato il documento, il sistema effettuer? una ricerca per campi chiave delle risorse gi? presenti in anagrafica all?interno del sistema stesso alle quali ? possibile abbinare il documento. L?utente seleziona la risorsa interessata e decide se caricare il documento

all?interno della risorsa o compilare/aggiornare i campi della risorsa con i

dati estrapolati dal documento identificato. Inoltre, ? possibile creare una

nuova risorsa se questa non sia gi? presente nel sistema.

Nel presente trovato emerge principalmente lo schema, illustrato in fig.1,

dell?architettura applicativa 1 ove 2 tramite una legenda del flusso si

illustra come lo stesso procedimento viene svolto caratterizzato da:

? Una volta scansionato un documento (attraverso le modalit? esposte in precedenza), questo verr? acquisito dal sistema che riconoscer? la sua tipologia

? Per ogni tipologia di documento vi ? la necessit? di impostare a monte dei campi obbligatori la cui acquisizione ? imprescindibile

? Pertanto, una volta acquisito il documento, a seconda della tipologia, il sistema controller? che tutti i campi obbligatori siano stati acquisiti correttamente. In caso contrario, per procedere al salvataggio del documento, sar? necessario inserire manualmente i campi obbligatori non acquisiti

? Una volta compilati tutti i campi, avviene un secondo controllo sugli stessi riguardante la conformit? dei dati inseriti. Il sistema ? in grado di riconoscere la presenza di caratteri non conformi in un campo specifico

? I campi non conformi saranno segnalati dal sistema e potranno essere corretti manualmente

? Quando il documento viene salvato il sistema effettua una ricerca per campi chiave tra le risorse gi? presenti su Quick Folder al fine di trovare la risorsa alla quale abbinare il nuovo documento caricato

? Nel caso in cui esista una risorsa corrispondente l?utente pu? decidere di abbinare il documento a quella risorsa

? Nel caso in cui non sia gi? presente una risorsa corrispondente, l?utente pu? creare una nuova risorsa e successivamente abbinare il documento alla stessa

? I campi della risorsa possono essere compilati automaticamente con i dati acquisiti dal documento. Nel caso in cui non vi siano campi da compilare o da aggiornare, il documento viene semplicemente allocato all?interno della stessa risorsa

? Il sistema riconosce la data di validit? del documento ed ? pertanto in grado di segnalare i documenti in scadenza (quindi in prossimit? della data di scadenza) e quelli ormai scaduti

La presente invenzione ? stata descritta a titolo illustrativo, ma non limitativo, secondo sue forme preferite di realizzazione, ma ? da intendersi che variazioni e/o modifiche potranno essere apportate dagli esperti nel ramo senza per questo uscire dal relativo ambito di protezione, come definito dalle rivendicazioni allegate.

Claims (4)

Rivendicazioni

1. Metodo dedicato all?acquisizione rapida dei documenti e alla successiva gestione degli stessi comprendenti le seguenti fasi (1,2):

? scansionato un documento, questo verr? acquisito dal sistema che riconoscer? la sua tipologia;

? per ogni tipologia di documento vi ? la necessit? di impostare a monte dei campi obbligatori la cui acquisizione ? imprescindibile;

? acquisito il documento, a seconda della tipologia, il sistema controlla che tutti i campi obbligatori siano stati acquisiti correttamente ed in caso contrario, per procedere al salvataggio del documento, sar? necessario inserire manualmente i campi obbligatori non acquisiti;

? una volta compilati tutti i campi, avviene un secondo controllo sugli stessi riguardante la conformit? dei dati inseriti ed Il sistema ? in grado di riconoscere la presenza di caratteri non conformi in un campo specifico;

? i campi non conformi sono segnalati dal sistema e potranno essere corretti manualmente;

? quando il documento viene salvato il sistema effettua una ricerca per campi chiave tra le risorse gi? presenti su Quick Folder al fine di trovare la risorsa alla quale abbinare il nuovo documento caricato

? Nel caso in cui esista una risorsa corrispondente l?utente pu? decidere di abbinare il documento a quella risorsa;

? Nel caso in cui non sia gi? presente una risorsa corrispondente, l?utente pu? creare una nuova risorsa e successivamente abbinare il documento alla stessa;

? I campi della risorsa possono essere compilati automaticamente con i dati acquisiti dal documento e nel caso in cui non vi siano campi da compilare o da aggiornare, il documento viene semplicemente allocato all?interno della stessa risorsa;

? il sistema riconosce la data di validit? del documento ed ? pertanto in grado di segnalare i documenti in scadenza (quindi in prossimit? della data di scadenza) e quelli ormai scaduti.

2. Metodo secondo rivendicazione numero 1 caratterizzato dal fatto che si possono acquisire i documenti tramite i seguenti dispositivi:

? Smartphone

? Scanner integrato con QF (invio automatico dei documenti)

? Scanner generico (es. stampante multifunzione) upload file web application;

e per l?attuazione del metodo sono previste le seguenti componenti software: App per smartphone e/o Web Application.

3. Metodo secondo le rivendicazioni precedenti caratterizzato dal fatto che si possono caricare documenti singoli e/o creare delle pratiche, ed il sistema monitora la tipologia di documenti allegati e consente il proseguimento solo in presenza di tutti i documenti richiesti.

4. Metodo secondo rivendicazione n.1 caratterizzato dal fatto che (2) oltre all?azione informatica eseguita dal sistema o dall?utente ? possibile attivare un?azione informatica da sistema esterno o da utente su sistema esterno.