IT201900001169A1 - Procedimento e sistema per tracciare un documento digitale - Google Patents

Description

PROCEDIMENTO E SISTEMA PER TRACCIARE UN DOCUMENTO DIGITALE

DESCRIZIONE

La presente invenzione si riferisce al settore della gestione dei documenti digitali e in particolare ha ad oggetto un processo ed un sistema per creare e permettere l’accesso ad un registro centralizzato per documenti digitali.

La gestione dei documenti, sia cartacei che digitali, presenta necessità analoghe. Occorre che sia sempre possibile poter conoscere lo stato di validità di un documento e poterne tracciare la storia.

Nella gestione dell’annullamento di un documento cartaceo, ad esempio, è sufficiente richiedere indietro il documento cartaceo originale, strapparlo e sostituirlo con quello corretto. In questo modo è garantito che la copia originale messa a disposizione sia quella più aggiornata.

Anche in caso di necessità di sospensione o revoca è sempre possibile richiamare il documento originale che può così essere appositamente timbrato. Questa tipologia di operazioni è semplificata dal fatto che dovrebbe essere sempre possibile poter rintracciare un originale su cui operare.

Nel caso di documenti digitali, i vantaggi rispetto a quelli cartacei nella gestione sono numerosissimi. L’operazione di richiamo sospensione e annullamento possono essere compiute istantaneamente senza la necessità di rintracciare un documento fisicamente esistente in qualche archivio. Mantenere un archivio digitale che diminuisca il rischio che un documento si deteriori o vada perso è molto più economico. Lo stato del documento viene poi aggiornato modificando attributi del documento stesso all’interno di una piattaforma digitale per la gestione dei documenti di una data organizzazione pubblica o privata. Ciononostante il documento digitale incorre anche in limitazioni dovute al proliferare di piattaforme digitali che adottano metodi diversi di categorizzazione dei documenti. Inoltre le piattaforme digitali hanno un numero limitato di formati digitali dei documenti attraverso i quali è possibile condividere documenti.

Anche condividere un documento ad una o più persone diventa molto più agevole grazie alla digitalizzazione degli stessi, ma, allo stesso tempo, introduce nuove problematiche legate, per esempio, alla semplice azione di invio di un documento per mail che prevede che una copia dei documenti digitali venga salvata nei rispettivi server di posta che non sono tutti controllati dal “sottoscrittore” del documento digitale originale. Di conseguenza, di queste copie elettroniche in circolazione, comunque “originali”, non è possibile stabilire con sicurezza lo stato di validità o aggiornamento perché questa informazione, o lo stato corrente di questa informazione, è presente solo nella piattaforma digitale in cui il documento è stato creato.

Lo scopo della presente invenzione è di fornire un processo che permetta di conoscere lo stato di un documento digitale (in corso di validità, annullato, revocato sospeso, ecc.) a partire dal documento stesso indipendentemente dal compendio digitale di chi ha prodotto originariamente il documento.

Un ulteriore scopo è quello di fornire un sistema, accessibile liberamente da tutte, o solo alcune, delle parti che possiedono copia del documento digitale, che permetta di gestire gli stati precedenti, intermedi e successivi alla/e sottoscrizioni digitali, quali per esempio in attesa di approvazione, in attesa di sottoscrizione, in corso di compilazione, in corso di annullamento, ecc.

Un altro importante scopo è quello di fornire una sicurezza superiore nella gestione delle transazioni per ogni singolo documento digitale.

Tali scopi vengono raggiunti con il processo per la creazione di un registro centralizzato che gestisce in modo sicuro stati e informazioni accessorie di un documento digitale, le cui caratteristiche essenziali sono definite dalla prima rivendicazione annessa. Altre importanti caratteristiche accessorie sono oggetto delle rivendicazioni dipendenti.

Le caratteristiche e i vantaggi del procedimento e sistema per tracciare un documento digitale risulteranno più chiaramente dalla descrizione che segue di una sua forma realizzativa, fatta a titolo esemplificativo e non limitativo con riferimento ai disegni annessi in cui:

- la figura 1 rappresenta lo schema del sistema per tracciare un documento digitale; - la figura 2 mostra il diagramma di flusso del procedimento per inserire un nuovo documento nel sistema

- la figura 3 mostra il diagramma di flusso del procedimento per aggiornare lo stato di un documento nel sistema; e

- la figura 4 mostra il diagramma di flusso del procedimento per verificare se lo stato di un documento è aggiornato.

Con riferimento alla figura 1 il procedimento, secondo la descrizione, per tracciare documenti digitali e/o verificare dati di validità rappresentativi di uno stato di detti documenti, prevede l’utilizzo di un sistema composto da un database 1, di tipologia nota, e uno o più calcolatori 2 lato “fornitore del servizio” che gestiscono l’interazione con il database 1 e l’interazione con il lato “utenti del servizio” per mezzo di internet I. Il sistema dialoga con due tipologie di utenti principali: utente produttore UP e utente base UB. Utente produttore UP è quell’utente abilitato all’inserimento di nuovi documenti nel sistema e alla modifica dello stato di documenti già inseriti. L’accesso ai servizi del sistema per tracciare documenti digitali è reso possibile tramite mezzi tecnologici ampiamente noti agli esperti del settore, quali calcolatore C, dispositivi mobile M e applicazioni web.

Per documento digitale intendiamo qualunque tipologia di aggregazione documentale che contenga una o una molteplicità di informazioni codificate secondo un qualunque tipo di algoritmo che ne permette l’interpretazione. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, consideriamo documento un foglio di testo che presenta o meno immagini al suo interno, il tabulato di una conversazione chat, una lista di email, un documento in formato xml o csv oppure gruppi di documenti così definiti.

Con riferimento alla figura 2, per ogni nuovo documento digitale ND, per cui un utente produttore UP di documenti digitali desidera permettere il tracciamento, vengono memorizzate nel database 1 tre informazioni fondamentali.

La prima informazione comprende una chiave identificativa univoca associata al nuovo documento digitale da inserire ND. Questa chiave può essere assegnata indipendentemente dal calcolatore del sistema 2 o calcolata a partire dal documento stesso ND mediante una funzione predefinita messa a disposizione dal sistema oggetto di questa descrizione. In alcuni casi, per la pratica di dematerializzazione di documenti, viene apposta sul documento cartaceo prima della scansione un’etichetta; in questo caso la chiave identificativa sarà proprio quella stampata sull’etichetta. Ancora, questa chiave identificativa rimarrà comune per ogni informazione memorizzata successivamente riguardante documenti che condividono lo stesso originale a cui è associata la chiave identificativa in questione.

La seconda informazione, i primi dati identificativi, rappresentano lo stato di validità del documento stesso. A questi primi dati identificativi 4 viene anche associata una marcatura temporale. A seconda della tipologia di utente lo stato di validità può avere significato diverso. Esempi di stato di un documento sono in corso di validità, annullato revocato sospeso, riemesso e altri stati che un esperto di gestione di documenti pubblici potrebbe facilmente individuare. Oltre a questi ulteriori stati di validità possibili, tipicamente associati al documento per periodi più brevi, sono in attesa di approvazione, in attesa di sottoscrizione, in corso di compilazione, in corso di annullamento e altri facilmente deducibili da un esperto del settore.

La terza informazione, i secondi dati identificativi 5, comprendono una stringa alfanumerica calcolata tramite una funzione predefinita sulla base di detto documento e/o detto stato. Tale funzione è riconducibile alla tipologia di funzioni a cui ci si riferisce generalmente come hash function. I metodi di implementazione di tale funzione sono conosciuti e ampiamente noti nello stato dell’arte. I secondi dati identificativi sono calcolabili a partire dal documento digitale stesso, detenuto da un utente, mediante varie soluzioni tecnologiche note come per esempio un’applicazione da eseguibile dal sistema operativo, mobile o desktop, dell’utente o mediante un’applicazione resa disponibile dal fornitore del servizio mediante web. I secondi dati identificativi permettono ad un utente non in possesso del codice identificativo univoco di accedere in lettura, sotto certe condizioni specificate più avanti, alle informazioni rese a disposizione sul sistema senza che sia necessario conoscere il codice identificativo univoco del gruppo di documenti a cui il documento in questione appartiene.

Queste tre informazioni sono le uniche memorizzate sul database, pertanto sono rispettate tutte le normative vigenti in materia di privacy.

Con riferimento alla figura 3, qualora, in seguito, l’utente produttore UP del documento o un altro utente sempre in possesso della chiave identificativa univoca e quindi facente sempre le veci dell’utente produttore, desideri modificare lo stato di validità del documento digitale, questo è possibile mediante la procedura descritta qui di seguito. Per ogni variazione dello stato, e quindi per ogni documento digitale con stato variato DSV, da parte di un utente produttore UP del documento digitale, vengono memorizzate le seguenti tre informazioni fondamentali. La prima è ancora una volta la chiave identificativa univoca del documento DSV. La seconda informazione, i primi dati identificativi, rappresentano lo stato di validità variato del documento DSV stesso. A questi primi dati identificativi viene ancora una volta associata una marcatura temporale. La terza informazione, i secondi dati identificativi, comprendono ancora una volta una stringa alfa-numerica calcolata tramite una funzione predefinita sulla base di detto documento variato DSV e/o detto stato variato.

Con riferimento alla figura 4, un utente base UB che desideri verificare se la propria copia del documento digitale DU è quella più aggiornata, grazie al sistema oggetto di questa descrizione, è in grado di farlo. Il sistema, infatti, permette di calcolare tramite la funzione predefinita precedentemente descritta terzi dati identificativi associati al documento DU da verificare. In seguito viene interrogato il database tramite detti terzi dati identificativi, per estrarne dati di verifica, in cui detti dati di verifica comprendono almeno detti secondi dati identificativi memorizzati per ogni variazione di stato del medesimo documento DU. Il sistema va a ricercare una corrispondenza fra i terzi dati identificativi in questione ed eventuali secondi dati identificativi corrispondenti. Nel caso venga trovata una corrispondenza, tramite la chiave identificativa univoca associata ai secondi dati identificativi corrispondenti ai terzi dati identificativi, viene creata una lista di secondi dati di verifica, associati a tale chiave, che costituisce i dati di verifica. Tramite i dati di verifica viene appurato se i terzi dati identificativi corrispondono ai secondi dati identificativi dei dati di verifica con la marcatura temporale più recente. Il risultato di questa operazione viene poi comunicato all’utente UB.

In modo del tutto similare, lo stesso utente UB, se dispone delle autorizzazioni necessarie, può visualizzare lo storico completo delle variazioni di stato del documento.

Questo procedimento di interrogazione del database può avvenire tramite interfaccia web, applicazioni anche mobile, applicazione che di tipo WebService e che utilizzano tecnologia similare.

Qualora il sistema riscontri delle possibili contraffazioni durante il confronto dei terzi dati identificativi con i secondi dati identificativi, sono previste una serie di procedure per annotare tali difformità e presentare un messaggio di warning all’utente che lo informi del problema riscontrato.

Preferibilmente, oltre alle informazioni sopra citate, per ogni documento digitale e per ogni variazione dello stato di esso vengono ulteriormente memorizzati metadati che comprendono dati relativi ad un utente inseritore, cioè l’utente che materialmente compie la procedura di inserimento delle informazioni all’interno del sistema, quali per esempio Nome, Cognome/Ragione Sociale, Codice Fiscale/Partita Iva, e/o dati relativi ad un utente produttore UP di detto documento, quali ancora una volta per esempio quali per esempio Nome, Cognome/Ragione Sociale, Codice Fiscale/Partita Iva. Oltre a questi dati viene anche offerta la possibilità all’utente produttore UP di decidere lui stesso quali metadati è possibile inserire, grazie a dati aggiuntivi personalizzabili.

L’utente, sia base UB che produttore UP, può accedere ai servizi offerti dal sistema oggetto della descrizione mediante una procedura di identificazione che avviene tramite profilazione e scambio di mail oppure tramite l’uso di procedimenti che utilizzano identità digitali riconosciuti. In Italia esempi di questi sistemi sono Servizio Pubblico di Identità Digitale SPID, Carta Nazionale dei Servizi CNS e Carta di Identità Elettronica CIE. Preferibilmente il sistema produce un feedback visivo per l’utente a seconda del tipo di procedura di accreditamento utilizzata, quale ad esempio la dicitura “emettitore non verificato” nel caso dell’uso della sola autenticazione via email/password e “emettitore verificato” nel caso di utilizzo di un metodo di certificazione dell’identità digitale. La procedura di identificazione è configurata per generare almeno due livelli di accreditamento, preferibilmente “utente base” e “utente produttore”. È fornita una interfaccia utente per operare i passi del procedimento, detta interfaccia utente essendo realizzata tramite un’applicazione locale, tramite un’applicazione web oppure tramite tecnologia Web Service

Il sistema oggetto della descrizione ha il vantaggio di fornire un processo che permette di conoscere lo stato di un documento digitale a partire dal documento stesso, indipendentemente dal compendio digitale di chi ha originariamente prodotto il documento.

Un altro vantaggio del sistema consiste nel fornire un sistema, accessibile liberamente da tutte, o solo alcune, delle parti che possiedono copia del documento digitale, che permette di gestire gli stati precedenti, intermedi e successivi alla/e sottoscrizioni digitali.

Ancora, un ulteriore vantaggio è quello di fornire una sicurezza superiore nella gestione delle transazioni per ogni singolo documento digitale.

La presente invenzione è stata fin qui descritta con riferimento a sue forme di realizzazione preferite. È da intendersi che possono esistere altre forme di realizzazione che afferiscono al medesimo nucleo inventivo, tutte rientranti nell’ambito di protezione delle rivendicazioni qui di seguito riportate.

Claims (9)

1. RIVENDICAZIONI 1. Procedimento per tracciare documenti digitali e/o verificare dati di validità rappresentativi di uno stato di detti documenti, comprendente i seguenti passi: - fornire un database (1) in cui vengono memorizzati: per ogni documento digitale: o primi dati identificativi di uno stato di detto documento digitale e relativa marcatura temporale; o secondi dati identificativi di detto documento, detti secondi dati identificativi essendo calcolati tramite una funzione predefinita sulla base di detto documento e/o detto stato; ed o una chiave identificativa univoca associata a detto documento digitale; e per ogni variazione nel suo stato: o i primi dati identificativi dello stato variato di detto documento digitale e relativa marcatura temporale; o i secondi dati identificativi di detto documento digitale, detti secondi dati identificativi essendo calcolati tramite detta funzione predefinita sulla base di detto documento e/o detto stato variato; e o detta chiave univoca associata a detto documento digitale; la verifica dello stato più aggiornato di un documento digitale essendo eseguita attraverso i seguenti passi: - calcolare, tramite detta funzione predefinita, terzi dati identificativi associati al documento da verificare; - interrogare detto database tramite detti terzi dati identificativi, per estrarne dati di verifica, in cui detti dati di verifica comprendono almeno detti secondi dati identificativi memorizzati per ogni variazione di stato del medesimo documento; e - confrontare detti terzi dati identificativi con detti dati di verifica, indicandone la corrispondenza o meno con uno di detti secondi dati identificativi memorizzati per ogni variazione di stato del medesimo documento e, se esiste corrispondenza, indicando lo stato con marcatura temporale più recente di detto documento.
2. 2. Procedimento secondo la rivendicazione 1, in cui detta chiave univoca è calcolata mediante una funzione predefinita sulla base del primo documento a cui viene associata.
3. 3. Procedimento secondo le rivendicazioni 1 o 2, in cui per ogni documento digitale e per ogni variazione dello stato di detto documento digitale vengono ulteriormente memorizzati metadati, detti metadati comprendendo preferibilmente dati relativi ad un utente inseritore e/o dati relativi ad un utente produttore di detto documento e/o dati aggiuntivi personalizzabili.
4. 4. Procedimento secondo qualunque delle rivendicazioni precedenti, in cui per interrogare il database è utilizzata una procedura di identificazione dell’utente che avviene tramite profilazione e scambio di mail oppure tramite l’uso di procedimenti che utilizzano identità digitali.
5. 5. Procedimento secondo la rivendicazione 5, in cui la procedura di identificazione è configurata per generare almeno due livelli di accreditamento, preferibilmente “utente base” e “utente produttore”.
6. 6. Procedimento secondo la rivendicazione 5 o 6, in cui è fornita una interfaccia utente per operare i passi del procedimento, detta interfaccia utente essendo realizzata tramite un’applicazione locale, tramite un’applicazione web oppure tramite tecnologia Web Service.
7. 7. Procedimento secondo qualunque delle rivendicazioni precedenti, in cui detti metadati comprendono inoltre dati relativi ad un utente lettore.
8. 8. Sistema comprendente un database (1) ed almeno un calcolatore (2) che per ogni documento digitale memorizza su detto database: o primi dati identificativi di uno stato di detto documento digitale e relativa marcatura temporale; o secondi dati identificativi di detto documento, detti secondi dati identificativi essendo calcolati tramite una funzione predefinita sulla base di detto documento e/o detto stato; ed o una chiave identificativa univoca associata a detto documento digitale; e per ogni variazione nel suo stato: o i primi dati identificativi dello stato variato di detto documento digitale e relativa marcatura temporale; o i secondi dati identificativi di detto documento digitale, detti secondi dati identificativi essendo calcolati tramite detta funzione predefinita sulla base di detto documento e/o detto stato variato; e o detta chiave univoca associata a detto documento digitale; la verifica dello stato più aggiornato di un documento digitale essendo eseguita attraverso i seguenti passi: - calcolare, tramite detta funzione predefinita, terzi dati identificativi associati al documento da verificare; - interrogare detto database tramite detti terzi dati identificativi, per estrarne dati di verifica, in cui detti dati di verifica comprendono almeno detti secondi dati identificativi memorizzati per ogni variazione di stato del medesimo documento; e - confrontare detti terzi dati identificativi con detti dati di verifica, indicandone la corrispondenza o meno con uno di detti secondi dati identificativi memorizzati per ogni variazione di stato del medesimo documento e, se esiste corrispondenza, indicando lo stato con marcatura temporale più recente di detto documento.
9. 9. Sistema secondo la rivendicazione 8, in cui per ogni documento digitale e per ogni variazione dello stato di detto documento digitale vengono ulteriormente memorizzati su detto database (1) metadati, detti metadati comprendendo preferibilmente dati relativi ad un utente inseritore e/o dati relativi ad un utente produttore di detto documento e/o dati aggiuntivi personalizzabili.