FR2660249A1 - Procede de classement de dossiers et systeme de classement pour la mise en óoeuvre dudit procede. - Google Patents

Abstract

L'invention est relative à un procédé de classement de dossiers ainsi qu'à un système de classement pour la mise en œuvre du procédé précédent. Elle trouvera son application dans le domaine du secrétariat, de l'archivage ou autres. Selon l'invention, on constitue un répertoire (1) de fiches (2) classées par titre et éventuellement par genre. Pour chaque titre sur la fiche (2) on affecte un numéro de module et un numéro de dossier. On classe le dossier dans une chemise (4) qui porte le numéro de dossier (5) correspondant et qui se range elle-même dans un module (6) de classement numéroté également inscrit (8) sur la chemise (4). L'invention concerne l'archivage de documents.

Description

L'invention est relative à un procédé de classement de dossiers ainsi qu'à un système de classement pour la mise en oeuvre dudit procédé. Elle trouvera son application dans le domaine du secrétariat, de l'archivage ou autre.

Parmi les différents travaux de bureau, l'un des plus importants est le classement des dossiers et/ou de la documentation. I1 est en effet capital de pouvoir assurer un bon classement des différents documents pour pouvoir, en cas de besoin, les retrouver et les consulter rapidement.

Si l'informatique a permis d'accomplir des progrès importants dans certains domaines pour le stockage des informations, pour tous les papiers, notamment relatifs à la correspondance, il faut obligatoirement passer par un stockage des courriers. Cela peut concerner différents secteurs tels que fournisseur, clientèle, administration, comptabilité, etc.

Actuellement, le dossier suspendu est utilisé dans la majorité des cas pour classer les dossiers et/ou de la documentation. I1 existe principalement deux types de dossiers suspendus, ceux plus spécialement réservés aux tiroirs et ceux pour rayonnages. Un dossier suspendu est formé d'une feuille de carton ou similaire, repliée en V ou en U au centre et dont les coins reçoivent des crochets de suspension. Le ou les documents à classer, bien souvent placés dans une chemise, sont introduits dans ladite feuille de carton pour être archivés.

Pour permettre la recherche des dossiers, on affecte à chaque dossier suspendu une étiquette qui précise le titre du dossier.

En outre, des dispositifs de liaison annexes permettent de lierentre elles les différentes feuilles cartonnées pour former un ensemble continu.

Unique en son genre, le dossier suspendu s'est largement répandu sans toutefois jamais réellement donner pleine satisfaction aux utilisateurs. En effet, de nombreux reproches peuvent être formulés.

Tout d'abord, sur le plan de l'organisation, le regroupement des dossiers par rubrique est difficile à effectuer, de même en ce qui concerne le repérage d'un dossier car les étiquettes sont de petites dimensions, elles doivent être bien souvent lues verticalement et à moins d'une bonne habitude, il est difficile de déterminer si le dossier est présent dans la poche de gauche ou de droite par rapport à l'étiquette.

Le prélèvement du dossier lui-même dans la feuille cartonnée repliée en V qui forme une poche n'est pas toujours aisé à réaliser. On remarque, en outre, généralement une inadaptation du dossier à son contenu car il est rare de voir le dossier modifié alors que le volume de papier augmente, ceci accroissant les difficultés pour ôter les documents du classeur.

I1 faut également signaler que les documents ne sont pas correctement maintenus et peuvent facilement s'endommager ou s'égarer en tombant derrière le rayonnage.

Enfin, lorsqu'un nouveau dossier doit être créé, il est nécessaire d'insérer un nouveau dossier parmi ceux existants, ce qui est très mal aisé à accomplir en raison de la liaison continue des différents dossiers.

Par ailleurs, si l'on veut changer un dossier suspendu par un autre dossier suspendu plus épais, on se heurte dans la quasi totalité des cas à ce que les dossiers d'une même planche soient déjà serrés, ce qui oblige l'utilisateur à descendre le ou les derniers dossiers de cette planche à la planche du dessous et ainsi de suite
Cette grande difficulté rencontrée avec les dossiers suspendus fait que l'utilisateur, la plupart du temps, rejette tout à la fin les dossiers nouvellement constitués ce qui fait que l'ordre alphabétique est rompu et la recherche de dossiers plus que compromise.

Par ailleurs, il est obligatoire d'utiliser des armoires de rangement ou tiroirs de classement spécifiques et coûteux.

Enfin, si un dossier suspendu ne contient que quelques documents, ce qui est souvent le cas, il utilise une largeur fixe d'environ 12 mm due au porte étiquette. Si l'on multiplie cette perte de place par le nombre de dossiers, dans ce cas on s'aperçoit de l'énormité de la place perdue.

On connait aussi le classeur à anneaux, qui offre l'avantage de lier les pièces d'un même dossier mais qui est beaucoup plus lourd à manipuler et présente un certain nombre d'inconvénients d'utilisation et de coût.

Le but principal de la présente invention est de présenter un procédé de classement de dossiers, qui offre l'avantage d'être très rigoureux grâce à un ordre parfait dans le rangement. Ainsi, les risques de perte ou d'endommagement de pièces de dossiers sont quasiment totalement écartés avec la présente invention.

Contrairement aux dossiers suspendus traditionnels, dont la feuille cartonnée ou similaire reste en place dans le rayonnage ou dans le tiroir, avec le procédé de classement des dossiers de la présente invention, le repérage du dossier se fait directement au niveau de la chemise de classement, ce qui exclut les risques de mauvais classement et cela permet d'accéder directement aux dossiers. En outre, on peut très facilement rajouter un dossier supplémentaire dans le classement existant sans qu'il ne soit créé de perturbation dans le rangement en cours.

A titre de comparaison, des essais ont été menés et ont permis d'apprécier le gain de temps réalisé grâce au procédé de la présente invention. I1 s'agit d'une réduction du temps de recherche par cinq par rapport aux dossiers suspendus et une réduction par dix de ce temps avec un rangement dans des classeurs à levier.

De tels gains de temps permettent d'envisager des économies de personnel et une rentabilisation très rapide de l'adoption du procédé de classement de la présente invention.

Un autre but de la présente invention est de présenter un système de classement de dossiers, qui permette la mise en oeuvre du procédé de l'invention. Ce système de classement facilite les recherches et l'archivage des dossiers.

En particulier, il est tout à fait compatible avec une division du classement par rubrique ou thème.

De plus, les papiers bénéficient d'une meilleure protection grâce à l'utilisation de chemises adoptées qui accompagnent les documents en permanence.

I1 faut en outre souligner l'économie de place importante qui peut être réalisée grâce à l'adoption du système de classement de la présente invention puisque, par rapport au dossier suspendu, on peut estimer la réduction de place à environ un tiers.

D'autres buts et avantages de la présente invention apparaîtront au cours de la description qui va suivre qui n'est cependant donnée qu'à titre indicatif.

Selon l'invention, le procédé de classement de dossiers, qui trouvera son application dans le domaine du secrétariat, de l'archivage ou autre, destiné notamment à faciliter la recherche d'un dossier à partir de son titre et de son genre, est caractérisé en ce que - on constitue un répertoire de fiches, classées par titre et éventuellement par genre, - pour chaque titre sur la fiche on affecte un numéro de module selon son genre et un numéro de dossier, - on classe le dossier dans une chemise qui porte le numéro du dossier correspondant et qui se range elle-même dans un module de classement numéroté.

Le système de classement de dossiers pour la mise en oeuvre du procédé précédent est caractérisé par le fait qu'il comporte - un répertoire de fiches permettant de faire correspondre à chaque titre de dossier un numéro de module et un numéro de dossier, - un ensemble de modules numérotés regroupant chacun des chemises numérotées pour chacun des dossiers.

L'invention sera mieux comprise à la lecture de la description suivante, accompagnée de dessins en annexe parmi lesquels :
- la figure 1 schématise les différents éléments utilisés pour la mise en oeuvre du procédé de classement de dossier selon la présente invention,
- la figure 2 représente à titre indicatif une présentation préconisée pour les fiches de répertoires,
- la figure 3 montre un mode avantageux de réalisation d'un module de classement,
- la figure 4 représente la mise en place d'une chemise dans un module de classement,
- la figure 5 montre une autre forme de réalisation de module plus spécialement adaptée au type "tiroir.

- les figures 6 et 7 montrent un exemple de réalisation d'étiquette de dossier apte à être placée respectivement verticalement et/ou horizontalement.

La présente invention vise un procédé de classement de dossiers ainsi qu'un système de classement pour la mise en oeuvre dudit procédé. Elle trouvera son application dans le domaine du secrétariat, de l'archivage ou autre.

Dans de nombreux secteurs d'activité, les informations écrites, qu'il s'agisse de courriers, documentations, pièces administratives ou autres, doivent être classées pour être consultées ou utilisées lorsque le besoin s'an fait sentir. I1 faut donc nécesssairement pouvoir retrouver les différentes pièces d'un même dossier très rapidement et les conserver avec précaution pour qu'elles ne soient pas endommagées ni perdues.

Le procédé de classement de dossiers, selon la présente invention, se propose d'aboutir à un rangement très efficace sur le plan de l'ordre avec une occupation de surface réduite.

Selon le procédé de classement de dossiers de la présente invention, tout d'abord on constitue dn répertoire de fiches classées par titre et éventuellement par genre. Ce répertoire de fiches est illustré à la figure 1 sous le repère (1). Ainsi, chaque dossier est répertorié.

En cas de création d'un nouveau dossier, il faut mettre à jour la fiche correspondante. A titre d'exemple, le genre ou la rubrique permet de subdiviser un répertoire en fonction de son thème, ainsi on peut distinguer les fournisseurs des clients, la comptabilité des dossiers techniques ou autres. La recherche ultérieure d'un dossier n'en est que facilitée.

Chaque fiche du répertoire (1) est indexée, c'est à dire qu'il existe un lien direct entre la fiche et son contenu.

Pr exemple, on peut avantageusement utiliser un classement alphabétique des titres de dossier avec des fiches correspondant à chacune des lettres de l'alphabet.

La figure 1 montre des fiches (2) constituant le répertoire (1) et qui comportent un index de recherche (3). A ce sujet, il faut préciser que plusieurs fiches peuvent comporter le même index et que sur chaque fiche, il n'est pas indispensable d'inscrire les dossiers par ordre alphabétique.

En effet, une telle rigueur gênerait considérablement l'ajout de nouveaux dossiers.

Pour chaque titre placé dans le répertoire (1), on affecte un numéro de module et un numéro de dossier. I1 faut prendre soin bien entendu d'affecter un numéro de dossier disponible.

Cela étant, on classe alors le dossier, c'est-à-dire l'ensemble des pièces et documents constituant le dossier, dans une chemise (4) telle qu'illustrée à la figure 1, qui porte le numéro de dossier (5) correspondant et qui se range elle-même dans un module (6) de classement numéroté (7).

Ce numéro de module est également inscrit sur la chemise (4) sous le repère (8).

On peut voir qu'il n'existe aucun lien direct entre le rangement des dossiers dans les modules (6) et leur classement dans le répertoire (1). Deux titres voisins sur une fiche (2) n'ont pas à avoir les dossiers voisins dans un module (6). Par conséquent, l'ajout de nouveaux dossiers ne pose aucune difficulté de rangement.

Contrairement aux dossiers suspendus, la chemise (4) est liée au dossier, elle assure sa protection et évite ainsi toute perte de document. Chaque chemise comporte, outre son propre numéro de dossier, également le numéro du module et donc pour le reclassement de la chemise (4) dans un module (6), il n'y a aucune difficulté et les risques d'erreur d'un mauvais classement sont minimes.

Par ailleurs, même en cas d'erreur, la recherche du dossier peut être réalisée très rapidement car, de préférence, on utilise un étiquetage (5 et 8) de taille importante. Les seules inscriptions à mentionner sont des numéros et il n' est plus nécessaire de pivoter la tête pour lire une inscription.

En outre, on pourra également utiliser une étiquette (5 ou 8) colorée dont la couleur est unique pour chaque module (6) considéré ou groupe de modules donné, notamment pour une rubrique, par exemple "comptabilité" en rouge, "personnel" en bleu ... Cela facilite encore les recherches et augmente la sécurité du classement.

Un utilisateur qui recherche un dossier doit préalablement, en fonction du titre de celui-ci, lire la ou les fiches (2) correspondantes sur laquelle il recherche l'inscription du titre. Une simple lecture suffit, il peut alors trouver en correspondance un numéro de module et un numéro de dossier. I1 lui suffit alors de se diriger vers le numéro de module sélectionné et d'y prélever la chemise (4) portant le numéro de dossier préalablement indiqué.

I1 faut trouver un bon compromis entre le nombre de modules (6) et le nombre de chemises (4) à classer dans chacun des modules (6).

Un nombre trop restreint oblige à augmenter le nombre de modules ce qui crée des pertes de temps à retrouver le bon module, par contre un nombre trop élevé fait une perte de temps dans la recherche du numéro de dossier pour un module donné. L'expérience montre qu'avec une dizaine de chemises pour un numéro de module, le gain de temps est intéressant.

I1 s'avère qu'il peut parfois être laborieux de rechercher un titre dans un répertoire si celui-ci est conséquent. En effet, comme il a été précisé précédemment, plusieurs fiches peuvent être classées sous un même index et le classement des titres sur les fiches n'est pas ordonné puisqu'il dépend généralement de la date d'ouverture du dossier.

Pour faciliter les recherches, le procédé de classement de dossiers de la présente invention préconise un positionnement particulier du titre du dossier sur la fiche (2) tel qu'illustré à la figure 2. Dans l'exemple choisi, l'index (3) de la fiche (2) comporte la lettre "O". Cet index sert à désigner la première lettre de chaque titre (9) inscrit sur la fiche (2). Dans l'exemple choisi, trois titres sont indiqués, il s'agit des noms "DUPONT", "DUBOIS" et "DURAND" ; "DUPONT" comporte comme numéro de module 2 et numéro de dossier 3, "DUBOIS" comporte comme numéro de module 1 et numéro de dossier 4 et "DURAND" comporte comme numéro de module 7 et numéro de dossier 1.

Comme on peut le remarquer, le positionnement horizontal des titres (9) n'est pas régulier mais dépend de l'ordre alphabétique de la troisième lettre du titre (9). Le nombre "trois" est préconisé car il se trouve que la troisième lettre de chaque mot peut être très diverse, une consonne ou une voyelle, alors que la seconde lettre d'un mot est bien souvent une voyelle, d'où une plus grande possibilité de répartition dans la fiche.

Par ailleurs, la fiche comporte une grille (10) à la partie supérieure de laquelle sont inscrites toutes les lettres de l'alphabet (11) qui correspondent aux cases horizontales de la grille (10). Ainsi, pour le titre "DUPONT", la troisième lettre du titre est un "P" et il faut inscrire sur la fiche le titre (9) en commençant dans la case placée sous le "P" .

En ce qui concerne le titre "DUBOIS", la troisième lettre est un "B" et donc il faut l'inscrire sur la fiche (2) en commençant dans la case placée sous la lettre "D" de la fiche (2). De même pour "DURAND" on commence à l'inscrire dans la colonne "R".

Ce procédé d'inscription permet ultérieurement une recherche très rapide d'un titre sur la fiche (2) puisqu'il suffit de démarrer avec tous les titres qui sont positionnés sur les cases correspondant à la troisième lettre du titre recherché.

En dépit d'un classement non alphabétique des titres (9) sur la fiche (2), la rapidité pour retrouver le numéro de module et le numéro de dossier correspondant est aussi performante.

L'invention concerne également un système de classement qui permet la mise en oeuvre du procédé exposé précédemment, ce système de classement comporte un répertoire (1) de fiches (2) permettant de faire correspondre à chaque titre de dossier un numéro de module et un numéro de dossier et un ensemble de modules (6) numérotés regroupant chacun des chemises (4) numérotées pour chacun des dossiers.

La figure 3 illustre un exemple de modules (6) qui se présente sous la forme d'un coffret rigide ouvert permettant l'introduction des chemises par la face avant ou par le dessus.

On pourra avantageusement subdiviser chaque module en compartiment (12) tel qu'illustré à la figure 3, afin par exemple de tenir compte d'un remplissage partiel du module et maintenir les chemises en position droite. A cette fin, le module (6) comporte des encoches (13) qui coopèrent avec une cloison intermédiaire (14) pour dimensionner convenablement les compartiments (12).

En outre, le module (6) peut comprendre un rebord inférieur (15) tel qu'illustré à la figure 3, qui fait office de porte étiquette.

Par ailleurs, sur les chemises (4), l'inscription des numéros de modules (5) et de dossier (8) se fait sur différentes hauteurs telles qu'illustrées à la figure 4, pour autoriser une bonne visibilité de ceux-ci malgré la mise en place d'un nombre important de dossiers dans un même module.

La présentation des modules (6) sous forme de coffrets, tels qu'illustrés à la figure 4, est avantageuse dans la mesure où ceux-ci peuvent se mettre en place dans des rayonnages existants destinés aux dossiers suspendus.

Toutefois, pour un rangement dans un tiroir, il est préférable d'adopter la présentation telle qu qu'illustrée à la figure 5 où le module (6) se présente sous la forme d'un coffret avec accès aux chemises par la partie supérieure. Les différentes étiquettes (5 et 8) des chemises émergent à la partie supérieure du module (6).

L'étiquetage des numéro de module (5) et numéro de dossier (8) sur les chemises (4) se fera de préférence par l'apposition d'étiquettes autocollantes colorées. Les chemises (4) seront confectionnées en matière plastique pour bénéficier d'une grande longévité et offrir une protection aux documents contenus. Elles pourront soit être de type ouverte, semi fermée ou fermée.

A titre d'exemple, les figures 6 et 7 montrent respectivement un étiquetage vertical ou horizontal des numéros de module (5) et numéro de dossier (8) sur les chemises (4).

L'étiquetage vertical est particulièrement adapté dans le cas des modules armoires (6) de la figure 3. L'exemple présenté à la figure 6 concerne par exemple le module "nO 14" et le dossier "n 8" dans le module "nO 14".

En revanche, l'étiquetage horizontal vise plus spécialement le cas des modules tiroirs de la figure 5.

L'exemple de la figure 7 montre l'étiquette du dossier n 7" du module "n 15".

I1 est à noter qu'il sera avantageux de n'utiliser qu' une seule dimension d'étiquette comportant des petits traits repérés facilitant le positionnement des numéros.

Claims (7)

REVENDICATIONS

1. Ensemble pour le classement de dossiers, qui trouvera son application dans le domaine du secrétariat, de l'archivage ou autre, destiné notamment à faciliter la recherche d'un dossier à partir de son titre et éventuellement de son genre, caractérisé par le fait qu'il est constitué de - un ensemble de modules (6) portant chacun un numéro (7) de module, - un ensemble de chemises (4), prévues pour être disposées dans lesdits modules (6), et destinées à recevoir chacune un dossier à classer, chaque dite chemise (4) présentant un numéro (5) de dossier ainsi qu'un numéro (8) de module auquel elle correspond, - un ensemble de fiches (2), constituant un répertoire (1), permettant de faire correspondre à chaque dossier à classer le numéro de module (7, 8) et le numéro de dossier (5).

2. Ensemble, selon la revendication 1, caractérisé par le fait que chaque module (6) est subdivisé en compartiments (12) à cloisons (13) amovibles.

3. Ensemble, selon la revendication 1, caractérisé par le fait que le module (6) comprend un rebord inférieur (15) porte étiquette.

4. Ensemble, selon la revendication 1, caractérisé par le fait que chaque fiche (2) comporte une grille pour le positionnement horizontal des titres.

5. Ensemble, selon la revendication 1, caractérisé par le fait que chaque chemise (4) comporte une étiquette reprenant le numéro (5) du dossier et le numéro (8) de module.

6. Ensemble, selon la revendication 5, caractérisé par le fait que l'étiquette est colorée et que la couleur est unique pour chaque module (6) ou groupe de modules donné.

7. Ensemble, selon la revendication 4, caractérisé par le fait que chaque fiche comporte une grille (10) présentant horizontalement une série de cases (11) dans lesquelles sont inscrites toutes les lettres de l'alphabet, et sous lesquelles est placé le titre du dossier à classer, en correspondance duquel est prévu une zone affectée au numéro (7, 8) de module et au numéro (5) de dossier.