DE29606899U1

DE29606899U1 - Daten-Archivsystem

Info

Publication number: DE29606899U1
Application number: DE29606899U
Authority: DE
Original assignee: SACHSE ARCHIV SYSTEME GmbH
Current assignee: SACHSE ARCHIV SYSTEME GmbH
Priority date: 1996-04-16
Filing date: 1996-04-16
Publication date: 1996-07-04
Anticipated expiration: 2006-04-17

Description

Dt/Wa-S 6087

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Daten-Archivsystem, mit dem Archivdaten gelesen und recherchiert werden können.

Sowohl im geschäftlichen Verkehr als auch im privaten Gebrauch werden zunehmend anfallende Informationen jeglicher Art, wie beispielsweise Briefe, Rechnungen, Lieferscheine usw. nicht mehr auf Papier, sondern beispielsweise auf magnetischen Datenträgern abgespeichert. Auf diese Weise kann der Platzbedarf zur Aufbewahrung der gespeicherten Information gegenüber einer Aufbewahrung auf Papier deutlich verringert werden.

Bei der Abspeicherung des Inhalts von Dokumenten beispielsweise auf magnetischen Datenträgern treten jedoch insbesondere bei der Verwaltung und Organisation der abgespeicherten Daten Probleme auf. So müssen z. B. bei der Abspeicherung von Rechnungen oder ähnlichen Dokumenten gesetzliche Archivierungsvorschriften eingehalten werden, um Manipulationen an den abgespeicherten Daten auszuschließen. Nur wenn diese Manipulationen ausgeschlossen werden können, ist es gesetzlich zulässig, auf eine Archivierung der Originaldokumente zu verzichten.

Weiterhin existiert eine unüberschaubare Anzahl von verschiedenen Datenformaten, so daß insbesondere bei der Weitergabe von Daten oder beim Aufbewahren von Daten über einen langen Zeitraum nicht gewährleistet werden kann, daß die abgespeicherten Daten zuverlässig in allen Fällen und zu jedem beliebigen Zeitpunkt gelesen und recherchiert werden können.

Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, ein Daten-Archivsystem anzugeben, mit dem auf archivierte Daten schnell und unkompliziert zugegriffen werden kann, wobei sowohl eine Wei-

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tergabe der Daten als auch ein Zugriff auf die Daten nach einem langen Zeitraum problemlos und zuverlässig möglich sein soll.

Diese Aufgabe wird erfindungsgemäß durch eine Daten-Archivsystem gelöst, welches aus einem insbesondere optischen Datenspeicher besteht, auf dem sowohl Archivdaten als auch ein Datenlese- und -rechercheprogramm zum Lesen und Recherchieren der Archivdaten abgespeichert sind.

Durch die Zuordnung und die gemeinsame Abspeicherung der Archivdaten und des zugehörigen Datenlese- und -rechercheprogramms auf ein und demselben Datenträger ist gewährleistet, daß die abgespeicherten Archivdaten sowohl bei einer Weitergabe des Datenträgers als auch nach beliebig langer Zeit zuverlässig gelesen und nach bestimmten Recherchekriterien durchsucht werden können. Auf diese Weise ist somit ein von jedem sonstigen Daten- und Programmbestand entkoppelter Stand-Alone-Betrieb des erfindungsgemäßen Daten-Archivsystems möglich. Dabei bietet die Verwendung eines optischen Datenspeichers eine hohe Speicherdichte bei gleichzeitiger hoher Datensicherheit, was insbesondere bei sicherheitskritischen Daten oder bei Daten, die unter die gesetzlichen Archivierungsvorschriften fallen, unerläßlich ist.

Nach einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung wird als Datenspeicher ein portabler Datenspeicher, insbesondere eine CD-ROM verwendet. Durch die Portabilität ist eine besonders einfache Datenweitergabe und eine besonders einfache Auslagerung von aktuell nicht benötigten Daten möglich. Weiterhin wird durch die Verwendung einer CD-ROM eine hohe Speicherdichte bei gleichzeitig günstigen Herstellungskosten erreicht. Darüber hinaus existieren für die Speicherung von Daten auf einer CD-ROM standardisierte Normen (z.B. ISO 966 0), so daß ein Austausch von Daten problemlos möglich

ist. Grundsätzlich können anstelle einer CD-ROM auch andere geeignete Speichermedien, beispielsweise WORM (Write Once Read Many) oder andere magneto-optische Datenträger verwendet werden.

Bevorzugt umfassen die Archivdaten Bilddaten und Indexdaten, wobei die Bilddaten insbesondere nach den gesetzlich geltenden Archivierungsvorschriften abgespeichert sind. Durch das Abspeichern von Indexdaten kann auf die in den Bilddaten abgespeicherten Informationen sehr schnell zugegriffen werden. Die Indexdaten können dabei beispielsweise im SQL-Format abgespeichert sein und z. B. eine Sortierung der Bilddaten nach SAP-Nummern ermöglichen. Es kann jedoch auch jedes andere für Indexdaten geeignete Format verwendet werden.

Nach einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der Erfindung sind die Bilddaten in TIFF-Format bzw. in TIFF-G4-Format abgespeichert. Dadurch ist gewährleistet, daß die gesetzliche geltenden Archivierungsvorschriften erfüllt sind und die abgespeicherten Bilddaten nicht manipuliert werden können. Die Bilddaten können jedoch auch in jedem anderen Format abgespeichert sein, durch das die geltenden, gesetzlichen Archivierungsvorschriften erfüllt sind, oder auch in einem beliebigen weiteren Format, falls die Erfüllung der Archivierungsvorschriften nicht notwendig ist.

Bei den zu archivierenden Daten kann es sich um Dokumente jeglicher Art, beispielsweise um Briefe, Rechnungen, Lieferscheine usw. handeln. Als weiterer Anwendungsfall ist die Archivierung von Unterschriften z.B. zur Überprüfung von Unterschriften direkt am Schalter einer Bank oder dergleichen möglich. So können z.B. die Unterschriften der Kunden einer Bankfiliale oder mehrerer Filialen zusammen mit Indexdaten wie z.B. Familienname, Vorname, Kontonummer und Filialnummer und dem benötigten Rechercheprogramm auf einer CD-ROM

abgespeichert sein, so daß für jeden Kunden der Filiale bzw. einer anderen Filiale die Unterschrift schnell und bequem direkt am Schalter überprüft werden kann.

Weitere bevorzugte Ausführungsformen der Erfindung sind in den Unteransprüchen angegeben.

Die Erfindung wird im folgenden anhand eines Ausführungsbeispiels unter Bezugnahme auf die einzige Figur näher beschrieben:

Der Inhalt von Dokumenten 1 wird von einem Scanner 2 oder einer sonstigen digitalen Bildabtasteinheit eingescannt und in digitale Daten umgewandelt. Dabei können mehrere Dokumente 1 automatisch nacheinander oder auch gleichzeitig abgescannt werden. Die erzeugten digitalen Daten werden einer Steuereinheit 3 zugeführt, in der eine oder mehrere, Bilddaten enthaltende Datenbanken sowie die zur Sortierung der Bilddatensätze erforderlichen Indexdateien aufgebaut werden. Die zur Erzeugung der Indexdateien benötigten Informationen, werden entweder über eine Eingabeeinheit 4 der Steuereinheit 3 zugeführt oder können beispielsweise aus einer auf dem Dokument 1 vorgesehenen Codeinformation 5, wie beispielsweise einer aufgedruckten SAP-Nummer oder einem Barstrichcode, automatisch generiert werden.

In der Steuereinheit 3 können anhand der externen Eingaben über die Eingabeeinheit 4 auch weitere, für die spätere Recherche benötigte Indexdateien aufgebaut werden.

Die durch den Scanner 2 und die Steuereinheit 3 erzeugten, für den Inhalt der Dokumente 1 repräsentativen Bilddaten, sowie die in der Steuereinheit 3 erzeugten Indexdaten werden einem CD-ROM-Brenner 5 zugeführt, in den eine unbespielte oder nur teilweise bespielte CD-ROM 6 eingesetzt ist. Über

den CD-ROM-Brenner werden sowohl die Bilddaten als auch die Indexdaten auf die CD-ROM 6 gebrannt und dort abgespeichert.

Weiterhin wird dem Brenner 5 über die Steuereinheit 3 ein Archivlese- und -rechercheprogramm zugeführt, das zum Lesen und Recherchieren der auf der CD-ROM 6 abgespeicherten Archivdaten geeignet ist und zusammen mit den Archivdaten auf der CD-ROM 6 abgespeichert wird.

Wie in der Figur dargestellt ist, können die Dokumente 1 auch über eine Kamera 7 oder ein sonstiges analoges Bildaufzeichnungsgerät abgetastet werden, wobei in diesen Fällen das erzeugte Videosignal über einen Analog/Digitalwandler in digitale Daten umgewandelt wird, die der Steuereinheit zugeführt und von dieser in gleicher Weise, wie die von dem Scanner 2 erhaltenen Daten aufbereitet werden.

Neben beispielsweise auf Papier vorliegenden schriftlichen Daten, die über den Scanner 2 oder die Kamera 7 abgetastet und anschließend in digitale Daten umgewandelt werden, können der Steuereinheit auch bereits in elektronischer, vorzugsweise in digitaler Form vorliegende Dokumente 9 zugeführt werden. Bei diesen Daten kann es sich beispielsweise um Rechnungen oder Lieferscheine handeln, die als Spooldateien von Mainframes und Midrange-Rechnern erzeugt werden, oder auch um Video- oder Tonsequenzen.

Diese elektronischen Dokumente 9 werden der Steuereinheit über eine Schnittstelle 10 zugeführt und können von dieser direkt verarbeitet werden. Durch die Möglichkeit, sowohl z.B. auf Papier vorliegende Dokumente analog oder digital abzutasten und zu verarbeiten als auch in elektronischer Form vorliegende Dokumente direkt einzulesen, ist ein sehr flexibler Einsatz des erfindungsgemäß ausgebildeten Daten-Archivsystems möglich.

Da eine CD-ROM ca. 15000 gescannte DIN A 4-Seiten aufnehmen kann, kann durch die Abspeicherung auf einer CD-ROM der Platzbedarf für zu speichernde Daten gegenüber der Archivierung der Originaldokumente erheblich reduziert werden.

Zur Verwendung der erfindungsgemäß beschriebenen CD-ROM 6 wird diese beispielsweise in das CD-Laufwerk eines Personal-Computers eingelegt, woraufhin das auf der CD-ROM 6 abgespeicherte Archivlese- und -rechercheprogramm entweder direkt von der CD-ROM 6 aus gestartet werden oder nach Aufrufen einer Installationsprozedur beispielsweise auf der Festplatte des Personal-Computers installiert werden kann, so daß das Starten des Programms von der Festplatte aus möglich ist.

Mit dem Archivlese- und -rechercheprogramm können dann die auf der CD-ROM 6 abgespeicherten Archivdaten eingelesen und auf dem Bildschirm angezeigt oder beispielsweise ausgedruckt werden. Dabei können die in der Bilddatenbank abgespeicherten Datensätze anhand der abgespeicherten Indexdaten nach einer Vielzahl von unterschiedlichen Sortierkriterien angezeigt und eine Recherche nach gewünschten Dokumenten durchgeführt werden.

Nach Beendigung des Recherchevorganges kann die CD-ROM 6 aus dem CD-Laufwerk des Personal-Computers entnommen werden und beispielsweise an einem separaten Ort gelagert werden. Da sich die gesamte Information zur Durchführung der gewünschten Recherche, d.h. die Bilddaten, die Indexdaten und das Archivdatenlese- und -rechercheprogramm auf der CD-ROM 6 befindet, kann eine Recherche auch noch Jahre später ohne Probleme durchgeführt werden, auch wenn beispielsweise das verwendete Datenformat für die Bilddaten oder die Indexdaten zwischenzeitlich von gängigen Programmen nicht mehr unterstützt wird.

Weiterhin kann die CD-ROM 6 beispielsweise für Demonstrationszwecke oder für die Weitergabe von Daten aufgrund ihrer geringen Abmessungen ohne Probleme mitgenommen und in ein CD-Laufwerk eines beliebigen Personal-Computers eingelegt werden, woraufhin sofort die Recherche in den abgespeicherten Archivdaten möglich ist.

Claims

Dt/Wa-S 6087 Schufczansprüche

1. Daten-Archivsystem bestehend aus einem insbesondere optischen Datenspeicher (6), auf dem sowohl Archivdaten als auch ein Datenlese- und -rechercheprogramm zum Lesen und Recherchieren der Archivdaten abgespeichert sind.

2. Daten-Archivsystem nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet , daß der Datenspeicher portabel und insbesondere eine CD-ROM (6) ist.

3. Daten-Archivsystem nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet , daß die Archivdaten Bilddaten und Indexdaten umfassen.

4. Daten-Archivsystem nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet , daß die Bilddaten nach den gesetzlich geltenden Archivierungsvorschriften abgespeichert sind.

5. Daten-Archivsystem nach einem der Ansprüche 3 oder 4, dadurch gekennzeichnet , daß die Bilddaten in einem Graphikformat abgespeichert sind.

6. Daten-Archivsystem nach einem der Ansprüche 3 bis 5, dadurch gekennzeichnet , daß die Bilddaten in bitmap-Format abgespeichert sind.

7. Daten-Archivsystem nach einem der Ansprüche 3 bis 6, dadurch gekennzeichnet , daß die Bilddaten in TIFF-Format bzw. in TIFF-G4-Format abgespeichert sind.

8. Daten-Archivsystem nach einem der Ansprüche 3 bis 7, dadurch gekennzeichnet , daß die Bilddaten komprimiert abgespeichert sind.

9. Daten-Archivsystem nach einem der Ansprüche 3 bis 8, dadurch gekennzeichnet , daß die Bilddaten Datensätze umfassen, die nach verschiedenen numerischen und/oder alphanumerischen Indexdaten, insbesondere nach SAP-Nummern sortiert sind.

10. Daten-Archivsystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche,

dadurch gekennzeichnet , daß das Datenlese- und -rechercheprogramm direkt von dem Datenspeicher (6) aufrufbar ist.

11. Daten-Archivsystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche,

dadurch gekennzeichnet , daß über das Datenlese- und -rechercheprogramm ausgewählte Archivdaten an einer Anzeigeeinheit anzeigbar und/ oder auf einem Drucker ausdruckbar und/oder über ein Modem, ein Faxgerät und/oder ein Faxmodem versendbar sind.

12. Daten-Archivsystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche,

dadurch gekennzeichnet , daß die Indexdaten im SQL-Format abgespeichert sind.