DE202016101258U1

DE202016101258U1 - System for archiving a journaled calendar on a computer

Info

Publication number: DE202016101258U1
Application number: DE202016101258.9U
Authority: DE
Original assignee: Zettler Kalender GmbH
Current assignee: DR. NEUMANN-WOLFF AG, DE
Priority date: 2016-03-08
Filing date: 2016-03-08
Publication date: 2017-06-09
Anticipated expiration: 2026-03-09

Abstract

System zur Archivierung eines mit Einträgen versehenen Kalenders, wobei der Kalender mehrere, jeweils einer bestimmten Zeitdauer zugewiesene Kalenderblätter aufweist, dadurch gekennzeichnet, dass jedes Kalenderblatt einen diese Zeitdauer kodierenden optischen Code aufweist, und einzeln, zusammen mit den darauf befindlichen Einträgen und dem optischen Code gescannt oder fotografiert, auf einen Computer hochgeladen und dort entsprechend der durch den Code kodierten Zeitdauer erfasst und einer dieser Zeitdauer entsprechenden Speicherstelle zugeordnet wird.A system for archiving an annotated calendar, the calendar having a plurality of calendar pages each assigned to a particular period of time, characterized in that each calendar page has an optical code encoding that time period, and individually scanned together with the entries thereon and the optical code or photographed, uploaded to a computer and detected there in accordance with the time code encoded by the code and associated with a memory location corresponding to that time period.

Description

Die Erfindung betrifft ein System zur Archivierung eines mit Einträgen versehenen Kalenders auf einem Computer nach dem Oberbegriff des Anspruchs 1. The invention relates to a system for archiving a journaled calendar on a computer according to the preamble of claim 1.

Im Handel befindet sich eine Vielzahl von Papierkalendern, deren Kalenderblätter entweder Monate, Wochen oder in der Regel Tage aufweisen, wobei jedes einem Tag zugeordnetes Blatt zur leichteren Eintragung von Terminen in der Regel eine Übersicht nach Stunden aufweist. Im oberen Bereich des Kalenderblattes ist in der Regel der Tag, der Monat, die Woche und gegebenenfalls das Jahr angegeben. Die handelsüblichen Kalender sind als Bücher gebunden oder mit einer Ringbuchheftung oder ähnlichem versehen, so dass leicht von einem Kalenderblatt zum nächsten geblättert werden kann. There are a variety of paper calendars in the trade, the calendar pages of which have either months, weeks or usually days, with each sheet associated with a day generally having an overview after hours for easier entry of dates. The upper part of the calendar page usually shows the day, the month, the week and, if necessary, the year. The commercial calendars are bound as books or provided with a ring binder or the like, so that it is easy to scroll from one calendar page to the next.

Auf der anderen Seite gibt es zahlreiche elektronische Kalender, die sich an den Papierkalendern orientieren und auf Computern, Notebooks, Tablet-PCs oder Smartphones arbeiten. Diese Kalender sind jedoch rein elektronischer Natur, wobei sich lediglich einzelne Kalenderblätter oder der ganze Kalender ausdrucken lassen. On the other hand, there are numerous electronic calendars that are based on paper calendars and work on computers, notebooks, tablets or smartphones. However, these calendars are purely electronic, with only individual calendar sheets or the entire calendar can be printed.

Nach wie vor besteht bei vielen Berufsgruppen und Privatpersonen das Bedürfnis eines Papierkalenders, sei es, weil dieser übersichtlicher, einfacher redigierbarer und gegenüber Strom- und Batterieausfällen eines elektronischen Kalenders unempfindlich ist, oder sei es aus Gewohnheit. Der Vorteil eines Papierkalenders besteht außerdem darin, dass mehrere Personen Einträge vornehmen können, wenn der Kalender, beispielsweise in einem Büro oder einer Praxis, an einer bestimmten Stelle ausliegt. Many professional groups and private individuals still feel the need for a paper calendar, be it because it is clearer, easier to edit and insensitive to power and battery failures of an electronic calendar, or is it out of habit. The advantage of a paper calendar is also that several people can make entries when the calendar, for example, in an office or a practice, at a certain location.

Dennoch besteht auch bei den Nutzern von papiergebundenen Kalendern das Bedürfnis einer Archivierung, gegebenenfalls auch einer Suche nach bestimmten Kalendereinträgen. Dies ist mit papiergebundenen Kalendern problematisch, da diese im Lauf der Zeit einen erheblichen Platzbedarf haben und eine Suchfunktion grundsätzlich nicht gegeben ist. Nevertheless, there is also a need for users of paper-based calendars archiving, possibly even a search for specific calendar entries. This is problematic with paper-based calendars, as they have a considerable amount of space over time and a search function is basically not given.

Es besteht daher die Aufgabe, ein papiergebundenes Kalendersystem so weiterzubilden, dass es leicht archivierbar ist und die Voraussetzungen für einen späteren elektronischen Zugang geschaffen werden, ohne dass in der täglichen Arbeit eine Umstellung auf einen elektronischen Kalender stattfinden müsste. It is therefore the task of developing a paper-based calendar system so that it is easy to archive and the conditions for a later electronic access are created without the need to convert to an electronic calendar in the daily work.

Gelöst wird diese Aufgabe mit den kennzeichnenden Merkmalen des Anspruchs 1. Vorteilhafte Ausgestaltungen sind den Unteransprüchen entnehmbar. This object is achieved with the characterizing features of claim 1. Advantageous embodiments are the dependent claims.

Ein Ausführungsbeispiel der Erfindung wird im Folgenden anhand des Einsatzes in einer Arztpraxis näher beschrieben. An embodiment of the invention will be described in more detail below with reference to the use in a doctor's office.

Die Arztpraxis führt einen papiergebundenen Kalender mit 365 Blättern, wobei jedem Wochentag ein Kalenderblatt zugeordnet ist. Jedes Kalenderblatt weist, z.B. im Bereich seiner Oberseite, eine Angabe des Jahres, des Monats, der Woche, des Wochentags und des Datums auf. Darüber hinaus weist jedes Kalenderblatt im Bereich seiner Oberseite sowohl einen QR-Code als auch einen EAN-Code auf, wobei beide Codes, jeweils unabhängig voneinander, das darüber angegebene Datum computerlesbar codieren. The doctor's office maintains a paper-bound calendar with 365 leaves, whereby each calendar day is assigned a calendar page. Each calendar sheet has, e.g. in the area of its top, an indication of the year, month, week, day of the week and date. In addition, each calendar page has both a QR code and an EAN code in the region of its upper side, wherein both codes, independently of one another, encode the data indicated above in a computer-readable manner.

Jedes Kalenderblatt ist darüber hinaus mit einer Zeiteinteilung von 8.00 bis 20.00 Uhr versehen, so dass die Termine der Praxis, also des Arztes, gegebenenfalls weiterer Ärzte, medizinischer Assistenten und Sprechstundenhilfen darauf eingetragen werden können, wobei jede Person, die physischen Zugriff zu dem Kalender hat, Einträge vornehmen, löschen oder ändern kann. Auch die genannte Zeiteinteilung kann mit einem optischen Code, z.B. einem QR- oder EAN-Code versehen werden, um später in der Suche neben Informationen zum Datum auch die Zeit ermitteln zu können. Each calendar sheet is also provided with a time schedule from 8:00 to 20:00 clock, so that the dates of the practice, so the doctor, possibly other doctors, medical assistants and nurses can be registered on it, with each person who has physical access to the calendar , Can make, delete or change entries. Also, said timing can be combined with an optical code, e.g. a QR or EAN code to be able to determine the time later in the search in addition to information on the date.

Zu dem Archivierungssystem benötigt man neben dem klassischen Papierkalender eine Vorrichtung zum Scannen bzw. Fotografieren jedes Kalenderblatts und einen Computer zum Speichern des Scanns bzw. der Fotografie. In der Praxis wird die Vorrichtung zum Scannen häufig ein Smartphone mit eingebauter Kamera oder ein Scanner sein, während der Computer nicht notwendigerweise physisch vorhanden sein muss, sondern z.B. nach Art eines cloudegebundenen Systems nur über das Internet verfügbar sein kann. Auf dem Computer bzw. dem cloudegebundenen System läuft eine Software, welche jeden Tag innerhalb eines Kalenderjahres und somit jedem Kalenderblatt eine bestimmte Speicherstelle zuordnet. Scannt der Nutzer nun nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums, z.B. zum Ende des Kalenderjahres, jedes Blatt des Kalenders mit Hilfe seines Fotoapparats, der Kamera seines Smartphones oder mit Hilfe eines Scanners und lädt die so gescannten bzw. fotografierten Kalenderblätter einzeln auf den Computer hoch, so ist der Computer bzw. das cloudebasierte System in der Lage, durch Lesen des QR- bzw. EAN-Codes das Datum jedes Kalenderblatts zu erkennen und dieses Kalenderblatt der für dieses Datum reservierten Speicherstelle zuzuordnen. Auf diese Weise wird automatisch jedes Kalenderblatt dem richtigen „Computerdatum“ zugeordnet, das heißt, es findet eine Entsprechung zwischen den handschriftlich beschrifteten Kalenderblättern und dem Datumssystem des Computers statt. In addition to the classic paper calendar, the archiving system requires a device for scanning or photographing each calendar sheet and a computer for storing the scan or the photograph. In practice, the scanning device will often be a smartphone with built-in camera or a scanner, while the computer does not necessarily have to be physically present, but e.g. in the manner of a cloude-bound system can only be available via the Internet. On the computer or the cloudegebundenen system runs a software, which assigns each day within a calendar year and thus each calendar sheet to a specific memory location. If the user now scans after a certain period of time, e.g. At the end of the calendar year, each sheet of the calendar using his camera, the camera of his smartphone or with the help of a scanner and uploads the so scanned or photographed calendar sheets individually on the computer, so the computer or the cloudebased system is able to recognize the date of each calendar page by reading the QR or EAN code and assign that calendar page to the memory location reserved for that date. In this way, each calendar page is automatically assigned to the correct "computer date", that is, there is a correspondence between the handwritten calendar pages and the date system of the computer.

Auf diese Weise ist es möglich, den gesamten handschriftlich geführten Kalender zu archivieren, ohne dass dies mit einer elektronischen Kalenderführung verbunden wäre. Vielmehr kann immer noch jedes Blatt im Facsimile-Format so abgerufen werden, wie es ursprünglich beschriftet worden ist, ohne dass man hierzu den ursprünglichen Kalender noch benötigen würde und aufbewahren müsste. In this way, it is possible to archive the entire handwritten calendar, without this being associated with an electronic calendar guide. Rather, every leaf in facsimile format can still be retrieved as it was originally labeled, without the need to retain the original calendar and retain it.

In einer weiteren Ausgestaltung der Erfindung ist es möglich, die handgeschriebenen Einträge durch ein Optical Character-Reading-System, zu analysieren, d.h. den handschriftlichen Einträgen einen computerlesbaren Code zuzuordnen, der dann wiederum suchbar ist. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise die Namen von Patienten oder andere Zahlen- oder Buchstabenkombinationen suchen und man gelangt schnell zu denjenigen Kalenderblättern, die die gesuchten Einträge enthalten. Diese lassen sich dann wieder im Facsimile-Format, also uncodiert und in der Weise, in welcher die Eintragungen stattgefunden haben, darstellen. In a further embodiment of the invention, it is possible to analyze the handwritten entries by an optical character reading system, i. assign the handwritten entries a computer-readable code, which in turn is searchable. In this way, for example, the names of patients or other numbers or letter combinations can be searched for and you can quickly reach those calendars containing the entries you are looking for. These can then be displayed again in facsimile format, ie uncoded and in the manner in which the entries have taken place.

In Abwandlungen der Erfindung kann anstelle beider Codes oder auch nur ein Code (QR- oder EAN-Code) verwendet werden oder ein beliebiger anderer optischer Code, der das entsprechende Datum codiert. Ferner ist es möglich, nicht jedem Tag ein Kalenderblatt zuzuordnen, sondern beispielsweise nur jeder Woche oder jedem Monat. Auch andere Zeiträume sind denkbar. In modifications of the invention, instead of both codes, or even just one code (QR or EAN code) may be used, or any other optical code encoding the corresponding date. It is also possible not to assign a calendar page to every day but, for example, only every week or every month. Other periods are conceivable.

Eine weitere Anwendung des erfindungsgemäßen Systems betrifft das Arzt-Patienten-Verhältnis. Personen, insbesondere Patienten, die ein Patiententagebuch in Form eines Buchkalenders führen, können auf dem oben beschriebenen Weg das Kalenderblatt des Patiententagebuchs jeweils fotografieren und es im Archivierungssystem ablegen. Von den Patienten können dritte Personen bestimmt werden, welche Zugriff auf die archivierten Kalenderblätter haben, insbesondere der behandelnde Arzt. Diese dritte Person kann in umgekehrter Form seinen Patienten auch den Buchkalender als Patiententagebuch ausgeben. Der Patient kann dann über ein eigenes Personenkonto täglich das ausgefüllte Kalenderblatt zur Archivierung an das System übertragen und der behandelnde Arzt kann im Archivierungssystem täglich die Werte seiner Patienten anhand der zur Verfügung stehenden Kalenderblätter und der darauf befindlichen Daten überprüfen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen. Another application of the system according to the invention relates to the doctor-patient relationship. Persons, in particular patients, who keep a patient diary in the form of a book calendar, can each photograph the calendar sheet of the patient diary and store it in the archiving system in the manner described above. Third parties may be designated by the patients who have access to the archived calendar pages, in particular the attending physician. This third person can also spend the patient's diary as a patient diary in reverse order. The patient can then use his own personal account to transfer the completed calendar sheet to the system for archiving every day, and the attending physician can check the values of his patients in the archiving system on the basis of the available calendar pages and the data thereon, and if necessary take appropriate measures.

Ferner ist es möglich, zusätzliche Notizen ohne QR- oder EAN-Codes beliebigen Tagen als Scan oder Foto zuzuordnen. Auch andere Kalenderblätter, welche einen entsprechend lesbaren optischen Code beinhalten, können in dem gleichen System archiviert werden. It is also possible to assign additional notes without QR or EAN codes to any day as a scan or a photo. Other calendar pages, which contain a correspondingly readable optical code, can also be archived in the same system.

Claims

A system for archiving an annotated calendar, the calendar having a plurality of calendar pages each assigned to a particular period of time, characterized in that each calendar page has an optical code encoding that time period, and individually scanned together with the entries thereon and the optical code or photographed, uploaded to a computer and detected there in accordance with the time code encoded by the code and associated with a memory location corresponding to that time period.

System according to claim 1, characterized in that the duration is one day, one hour, one week or one month.

System according to one of the preceding claims, characterized in that the optical code is a QR code or an EAN code.

System according to one of the preceding claims, characterized in that each memory location additionally further, uploaded records are manually assigned.

System according to one of the preceding claims, characterized in that the entries located on the calendar sheet are read by a handwriting recognition system and converted into a computer code.