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Die
Erfindung betrifft eine Vorrichtung zur Suche von Akten in einem
Gebäude.
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Insbesondere
in Behörden
und in Anwaltskanzleien, aber auch in anderen Büros oder in Krankenhäusern und
Arztpraxen, ist es ein ständiges
Problem, Akten, die sich nicht in der Registratur befinden, sondern
von einem Mitarbeiter bearbeitet werden, aufzufinden, wenn beispielsweise
Post zu dieser Akte eingeht und der Akte zugeordnet werden muß. Die Aufgabe
des Auffindens von Akten wird durch das Führen von Fehlkarten in der
Aktenregistratur gelöst.
Wenn jedoch eine Akte von einem Mitarbeiter zu einem anderen Mitarbeiter
weitergereicht wird, muß stets
diese Fehlkarte in der Registratur aktualisiert werden. Der hiermit
zusammenhängende Aufwand
ist sehr hoch und damit kostenintensiv.
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Im
Einzelhandel ist es neuerdings bekannt, intelligente Etiketten zu
verwenden, die mit einem Datenspeicher versehen sind. In diesem
Datenspeicher sind Produktdaten des Produkts gespeichert, auf dem
das Etikett aufgeklebt ist. Diese als "RFID-Tags" bezeichneten Etiketten können die
im Datenspeicher gespeicherten Produktdaten an eine Empfangseinrichtung
senden, die an einem Transportweg für die Produkte vorgesehen ist,
so daß sich eine
einfache Möglichkeit
der Warenverfolgung ergibt. Insbesondere können diese Etiketten auch eingesetzt
werden, um automatische Kassensysteme anzusprechen, die ohne einen
Kassierer die von einem Kunden in den Einkaufswagen gelegten Produkte
erfassen und eine Rechnung erstellen. Bekannt sind derartige RFID-Tags
beispielsweise aus der Veröffentlichung "Geschwätzige Etiketten" in: PC-Professionell
Heft 1/04 vom Dezember 2003.
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Aufgabe
der vorliegenden Erfindung ist es, ein Suchsystem für Akten
in einem Gebäude
zu schaffen, welches ohne größeren Aufwand
an menschlicher Arbeitskraft einen ständigen aktuellen Überblick über die
Aufenthaltsorte von Akten im Gebäude
liefert.
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Diese
Aufgabe wird durch die Merkmale des Patentanspruch 1 gelöst.
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Durch
die Verwendung von Akten-Identifikationseinrichtungen, die beispielsweise
von bekannten RFID-Tags gebildet sein können, kann auf einfache Weise
schnell eine Übersicht über den
Aufenthaltsort bestimmter Akten innerhalb des Gebäudes gewonnen
werden.
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Besonders
vorteilhaft ist es, wenn in den Räumen des Gebäudes vorhandene
Leseeinrichtungen für
den jeweiligen Raum identifizierend sind, so daß eine von einer Leseeinrichtung
an die Datenverarbeitungseinrichtung weitergeleitete Information über eine
aufgefundene Akte mit der Information über die Leseeinrichtung, die
diese Akte aufgefunden hat, geleitet wird, so daß in der Datenverarbeitung
eine Zuordnung dieser aufgefundenen Akte zu dem jeweiligen Raum,
in welchem die Akte entdeckt worden ist, vorgenommen werden kann.
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Weiter
vorteilhaft ist dabei, wenn in einem Raum mehrere Leseeinrichtungen
verteilt sind und wenn diese Leseeinrichtungen jeweils für einen Raumbereich
identifizierend sind, so daß eine
Aussage darüber
getroffen werden kann, in welchem Bereich eines Raums eine aufgefundene
Akte liegt.
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Ist
in Zugängen
zu Räumen
des Gebäudes jeweils
zumindest eine Leseeinrichtung vorgesehen, die für diesen Zugang identifizierend
ist, so wird der Aufenthaltsort einer Akte im Gegensatz zu der vorhergenannten
statischen Suchmethode mit einer dynamischen Suchmethode ermittelt,
in welcher Bewegungsprofile von Akten, die an dieser Leseeinrichtung
im Zugang vorbeitransportiert werden, erfaßt werden. Aus diesen Bewegungsprofilen
kann ebenfalls auf einen aktuellen Lagerort einer Akte geschlossen
werden.
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Vorteilhaft
ist auch, wenn in einem Gang zwischen Räumen des Gebäudes jeweils
zumindest eine Leseeinrichtung vorgesehen ist, die für diesen Gang
oder einen Gangabschnitt identifizierend ist, so daß die Bewegungsprofile
von transportierten Akten auch in Fluren zwischen einzelnen Räumen erfaßt werden
können.
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Werden
beispielsweise in einem Zutrittsbereich zu einem Gebäude oder
einem Gebäudeteil
von einer dort vorgesehenen Leseeinrichtung Akten erfaßt, so kann
festgestellt werden, ob Akten aus dem Gebäudeteil oder gar aus dem Gebäude heraustransportiert
werden. Wenn gleichzeitig auch Personendaten jener Person erfaßt werden,
die diese Akten durch den Zutrittsbereich transportiert, so kann beispielsweise
festgestellt werden, wenn eine ganz bestimmte Person eine Akte zur
Bearbeitung mit nach Hause oder zu einem auswärtigen Termin mitnimmt. Auch
kann beispielsweise durch eine derartige Leseeinrichtung in einem
Zutrittsbereich eine Alarmeinrichtung betätigt werden, wenn die durch diesen
Zutrittsbereich transportierte Akte zu geheimen oder vertraulichen
Akten gehört,
die nicht aus dem Gebäude
oder aus dem Gebäudebereich
heraustransportiert werden dürfen.
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Auf
gleiche Weise kann auch überwacht
werden, ob geheime oder vertrauliche Akten oder Aktenteile in einen
Kopierraum transportiert werden, wenn der Kopierraum oder der Zugang
dorthin eine Leseeinrichtung aufweist und die Akte oder der Aktenteil (zum
Beispiel einzelne Aktenblätter)
mit einer die Geheimhaltungspflicht kennzeichnenden Identifikationseinrichtung
versehen ist. Ist beispielsweise das Kopiergerät mit einer Leseeinrichtung
versehen, so kann über
eine Betriebssteuerung des Kopiergeräts auch der Kopierbetrieb unterbrochen
werden, wenn ein derart gekennzeichneter Aktenteil kopiert werden soll.
Auf diese Weise wird ein Kopieren von geheimen Aktenteilen verhindert.
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Die
Erfindung wird nachfolgend anhand eines Beispiels unter Bezugnahme
auf die Zeichnung näher
erläutert;
in dieser zeigt:
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1.
eine schematische Anordnung aus einer Akten-Identifikationseinrichtung
und einer Leseeinrichtung gemäß der vorliegenden
Erfindung;
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2.
eine teilweise geschnittene Draufsicht auf eine Akten-Identifikationseinrichtung
und
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3.
ein mit einer erfindungsgemäßen Vorrichtung
ausgestattetes Gebäude.
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1 zeigt
eine Akte 1, die mit einer Akten-Identifikationseinrichtung 10 versehen
ist sowie eine Leseeinrichtung 3. Zwischen der Akten-Identifikationseinrichtung 10 und
der Leseeinrichtung 3 findet eine drahtlose Datenübertragung
statt, wie durch die gebogenen Linien symbolisiert ist.
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In 2 ist
eine Akten-Identifikationseinrichtung 10 schematisch dargestellt.
Auf einem Trägermaterial 11 ist
eine mit einer Antenne 12 verbundene Sendeeinrichtung 13 vorgesehen.
Die Sendeeinrichtung 13 steht mit einer Speichereinrichtung 14 über eine
Leitung 15 elektrisch in Verbindung. Die Antenne 12,
die Sendeeinrichtung 13, die Speichereinrichtung 14 und
die Leitung 15 sind von einer auf dem Trägermaterial 11 angebrachten
Schutzabdeckung 16 bedeckt.
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Die
Akten-Identifikationseinrichtung 10 arbeitet entweder passiv
ohne eigene Stromversorgung, wobei sie von der Leseeinrichtung 3 induktiv mit
Strom versorgt wird, oder arbeitet aktiv mit eigener Stromversorgung.
Derartige Arbeitsweisen sind aus dem Stand der Technik bekannt.
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In
der 3 ist der Grundriß eines Gebäudes 2 dargestellt,
welches mit Leseeinrichtungen gemäß der Erfindung ausgestattet
ist.
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Das
Gebäude 2 besteht
aus einer Mehrzahl von Räumen 20, 21, 22, 23, 24,
die über
einen Gang 25 miteinander verbunden sind. Ein Eingangsbereich oder
Zutrittsbereich 26 ist über
eine Eingangstür 26' von außerhalb
des Gebäudes
zugänglich
und steht über
eine Innentür 26'' mit dem Gang 25 in Verbindung.
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In
der 3 sind die Räume 20, 22 und 24 jeweils
mit einer Leseeinrichtung 30, 32, 34,
ausgestaltet deren Empfangsreichweite den gesamten jeweiligen zugehörigen Raum
abdeckt. Der etwas größere Raum 21 ist
in zwei Raumbereiche 21A, 21B aufgeteilt, denen
jeweils eine Leseeinrichtung 31A, 31B zugeordnet
ist, welche jeweils den zugeordneten Raumbereich empfangsmäßig abdeckt.
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Im
Bereich des Zugangs 23' zwischen
dem Gang 25 und dem Raum 23 ist eine Leseeinrichtung 33 im
Türrahmen
angeordnet. Der Empfangsbereich der Leseeinrichtung 33 erfaßt den gesamten
Durchgang der Tür.
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Auch
im Zutrittsbereich 26 ist eine Leseeinrichtung 36 vorgesehen,
die den Zutrittsbereich 26 empfangsmäßig abdeckt. Eine weitere Leseeinrichtung 38 ist
im Bereich der Eingangstür 26' vorgesehen.
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An
einem Ende des Gangs 25 ist ein Kopierraum 27 mit
einer Tür
zum Gang 25 hin abgeteilt. Auch im Bereich des Zugangs 27' zum Kopierraum 27 ist
eine Leseeinrichtung 37 vorgesehen. alle Leseeinrichtungen
sind mit einer in der 3 nur schematisch dargestellten
Datenverarbeitungsanlage 38 über Kabel oder drahtlos verbunden.
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Auch
der Gang 35 weist eine Leseeinrichtung 35 auf.
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Nachfolgend
wird die Funktionsweise der erfindungsgemäßen Vorrichtung beschrieben:
Eine
Vielzahl von Akten 1 sind jeweils mit einer Akten-Identifikationseinrichtung 10 versehen,
in welcher jeweils im Speicher 14 ein Akten-Identifikationsdatum,
beispielsweise ein eindeutiges Aktenzeichen, gespeichert ist. Die
Akten 1 sind über
die Räume
des Gebäudes 2,
welche einzelne Büros
und auch Akten-Archivräume
oder Registraturen bilden, verteilt. Der besseren Übersichtlichkeit
halber sind diese Akten in 3 nicht
eingezeichnet. Das Suchen und Auffinden von Akten kann auf drei
unterschiedliche Weisen erfolgen:
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Verfahren A:
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Von
der Datenverarbeitungseinrichtung 38 wird ein Suchbefehl
für eine
bestimmte Akte an die einzelnen Leseeinrichtungen gesandt, die dann
jeweils einen Sendeimpuls ausstrahlen, welcher von in ihrem Empfangsbereich
liegenden Akten-Identifikationseinrichtungen aufgefangen wird und
welcher von den Akten-Identifikationseinrichtungen mit der Rücksendung
des Aktenidentifikationsdatums (zum Beispiel des eindeutigen Aktenzeichens)
beantwortet wird. Stellt nun eine der Empfangseinrichtungen fest, daß die gesuchte
Akte sich in ihrem Empfangsbereich befindet, meldet sie dies an
die Datenverarbeitungseinrichtung 38 zurück, so daß dort anhand
der zurückmeldenden
Leseeinrichtung ein Rückschluß auf den
Raum oder Raumbereich getroffen werden kann, in welchem sich die
gesuchte Akte befindet.
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Verfahren B:
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In
vorgegebenen zeitlichen Abständen
senden die Leseeinrichtung in den einzelnen Räumen beziehungsweise Raumbereichen
einen Sendeimpuls aus, der von allen im Empfangsbereich dieser Sendeeinrichtung
befindlichen Akten mit der Rücksendung
des gespeicherten Identifikationsdatums (zum Beispiel des Aktenzeichens)
beantwortet wird. Die einzelnen Leseeinrichtungen übertragen
dann die empfangenen Identifikationsdaten an die zentrale Datenverarbeitungseinrichtung 38,
in welcher dann von einer Software Zuordnungen der jeweils aufgefundenen
Akten zu den Leseeinrichtungen vorgenommen werden, von denen das
zugehörige
Akten-Identifikationsdatum empfangen worden ist. Diese Zuordnungen,
die sich beispielsweise in Form von Listen oder in Form einer Datenbank
erzeugen lassen, liefern einem Benutzer schnell eine Übersicht über den
jeweiligen Lagerort einzelner Akten.
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Verfahren C:
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Werden
Akten aus einer Registratur (beispielsweise Raum 20) in
einen anderen Raum (zum Beispiel Raum 23) verbracht, so
stellt die Leseeinrichtung 30 fest, daß die entsprechende Akte aus
ihrem Empfangsbereich entfernt wird. Die Leseeinrichtung 35 erfaßt den Transport
der Akte durch den Gang 25 und die Leseeinrichtung 33 stellt
fest, daß diese
Akte durch den Zugang 23' hindurch
in den Raum 23 transportiert wird. Werden diese Empfangsdaten
der entsprechenden Leseeinrichtungen miteinander verknüpft, so
entsteht ein Bewegungsprofil für die
betreffende Akte, aus welchem dann der Schluß gezogen werden kann, daß sich die
Akte jetzt im Raum 23 befindet.
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Die
Verfahren A, B und C können
auch beliebig kombiniert werden.
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Unter
Anwendung der erfindungsgemäßen Vorrichtung
können
auch sicherheitsrelevante, zum Beispiel geheime, Akten vor einem
unzulässigen
Kopieren oder einem Transport aus dem Gebäude heraus geschützt werden.
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Wird
eine Akte durch den Zugang 27' in den Kopierraum 27 verbracht,
so wird dies von der Leseeinrichtung 35 erfaßt, die
dieses Erfassungssignal an die Datenverarbeitungseinrichtung 38 weitermeldet, von
der aus dann eine Alarmanlage aktiviert werden kann oder eine andere
Alarmmeldung abgegeben werden kann. Auch kann beispielsweise der
Kopierer 28 auf eine derartige Alarmmeldung hin gesperrt
werden.
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Wird
eine Akte aus dem Gang 25 durch den Zugang 26'' hinaus in den Eintrittsbereich 26 verbracht,
so wird dies von der Leseeinrichtung 36 im Eintrittsbereich 26 festgestellt.
Handelt es sich bei der betreffenden Akte um eine vertrauliche oder
geheime Akte, die nicht aus dem Gebäude 2 herausverbracht
werden darf, so kann ebenfalls ein Alarm erfolgen und die Eingangstür 26' kann versperrt
werden, um ein unzulässiges
Herausbringen der Akte aus dem Gebäude 2 zu verhindern.
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Wird
eine Akte, die durchaus aus dem Gebäude 2 heraus verbracht
werden darf, durch die Eingangstür 26' aus dem Gebäude herausverbracht,
so wird dies von der im Bereich der Eingangstür 26' vorgesehenen Leseeinrichtung 38 festgestellt.
Ist auch die Person, die die Akte in diesem Moment durch die Tür 26' nach außen trägt, mit
einer Identifikationskarte, beispielsweise einem Dienstausweis versehen, der
ebenfalls von der Leseeinrichtung 37 ausgelesen werden
kann, so wird auch ein Personenidentifikationssignal an die Datenverarbeitungseinrichtung 38 gesandt,
so daß in
der Datenverarbeitungeinrichtung 38 erfaßt wird,
welche Person die Akte aus dem Gebäude 2 herausverbracht
hat. Auf diese Weise läßt sich
eindeutig feststellen, welche Person eine Akte in Eigenverwahrung
genommen hat. Dies ist beispielsweise dann wichtig, wenn ein in
dem Gebäude
arbeitender Rechtsanwalt eine Akte mit zu einer Gerichtsverhandlung
außer
Haus nimmt.
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Die
Erfindung ist nicht auf das obige Ausführungsbeispiel beschränkt, das
lediglich der allgemeinen Erläuterung
des Kerngedankens der Erfindung dient. Im Rahmen des Schutzumfangs
kann die erfindungsgemäße Vorrichtung
vielmehr auch andere als die oben beschriebenen Ausgestaltungsformen
annehmen. Die Vorrichtung kann hierbei insbesondere Merkmale aufweisen,
die eine Kombination aus den jeweiligen Einzelmerkmalen der Ansprüche darstellen.
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Bezugszeichen
in den Ansprüchen,
der Beschreibung und den Zeichnungen dienen lediglich dem besseren
Verständnis
der Erfindung und sollen den Schutzumfang nicht einschränken.