DE102004061725A1

DE102004061725A1 - Sprachaufzeichnungsgerät und Verfahren zur Verarbeitung von Sprachaufzeichnungen

Info

Publication number: DE102004061725A1
Application number: DE102004061725A
Authority: DE
Inventors: Frank Dr. Töfflinger
Original assignee: GBS Holding GmbH
Current assignee: GBS Holding GmbH
Priority date: 2004-12-19
Filing date: 2004-12-19
Publication date: 2006-06-29

Abstract

Bei der Erfindung handelt es sich um ein Sprachaufzeichnungsgerät mit einer akustischen Eingabeeinheit, einer Speichereinheit, Bedieneinheiten, einer Anzeigevorrichtung und mindestens einer Schnittstelle und einer Steuereinheit. Das Sprachaufzeichnungsgerät ist über eine erste Schnittstelle mit einer Leseeinheit verbunden, wobei die Steuereinheit selbsttätig die elektronische Verbindung für über eine Schnittstelle zwischen der Leseeinheit und der ...herstellt. DOLLAR A Außerdem beschreibt die Erfindung ein Verfahren zur Umsetzung und Zuweisung des mit dem Sprachaufzeichnungsgerät aufgenommenen Sprachsignals im Rahmen eines definierten Workflows.

Description

Die Erfindung betrifft ein Sprachaufzeichnungsgerät gemäß dem Oberbegriff des Patentanspruchs 1 und ein Verfahren zur Verarbeitung von Sprachaufzeichnungen gemäß dem Oberbegriff des Anspruchs 17.
In jüngster Zeit nehmen die Möglichkeiten der Indikation von mobilen und stationären Aufzeichnungsgeräten immer mehr zu. Im Rahmen dessen ist es wünschenswert, die erfassten Daten, welche über das Sprachaufzeichnungsgerät eingegeben werden, exakt zu spezifizieren.
So ist aus DE 41 41 382 A1 ein drahtloses Komforttelefon bekannt. Das Komforttelefon weist einen Hörer, ein Gehäuse, eine Eingabevorrichtung zur Eingabe einer Telefonnummer sowie eine akustische Wiedergabevorrichtung und Spracheingabevorrichtung auf. Im Weiteren ist eine Vorrichtung für Zusatzfunktionen, insbesondere bezüglich Informationseingabe, Speicherung, Verarbeitung und/oder Ausgabe im Hörer integriert bzw. an diesen anschließbar.
Aus DE 101 63 774 A1 ist ein System mit einsteckbarem Datenübertragungsmodul, welches Daten von einem Analysesystem zu einer Datenverarbeitungseinheit überträgt, bekannt. Das steckbare Datenübertragungsmodul beinhaltet eine Schnittstelle, die mit einer Kalibrierungsmodulschnittstelle eines Analysegerätes kompatibel ist und einen Datentransfer von elektrischen Signalen zwischen dem Datenübertragungsmodul und dem Analysegerät ermöglicht, sowie eine Umwandlungseinheit, die elektrische Signale in elektro-magnetische oder akustische Signale oder elektro-magnetische oder akustische Signale in elektrische Signale umwandelt und eine Kommunikationseinheit, die einen Datentransfer der elektro-magnetischen oder akustischen Signale zwischen dem Datenübertragungsmodul und der Datenverarbeitungseinheit ermöglicht.
Aus DE 199 26 33 A1 ist ein Verfahren zum komfortablen Betrieb von Diktiergerätefunktionen in mobilen Telekommunikationsendgeräten, beispielsweise Mobilfunkgeräten oder schnurlosen Telefonen, bekannt. Dieses Gerät ermöglicht den gleichen Bedienkomfort wie ein büroübliches Diktiergerät mit optionaler Trennung der Aufnahme- und Wiedergabefunktion. In einer alternativen Ausführung ist der ortsunabhängige mobile Betrieb von Aufnahme- und Wiedergabefunktionen durch Einordnung in einer Speichereinrichtung mit Telekommunikationsnetz oder in einer privaten Telekommunikationsanlage ermöglicht, wobei für diesen Betrieb vorzugsweise besondere Bedienelemente am Mobilgerät angeordnet sind.
Aus DE 37 11 031 C1 ist eine Einrichtung in ein Verfahren zur Inventarisierung bekannt. Bei dieser Einrichtung ist ein Aufzeichnungsgerät vorgesehen, mit einem Aufzeichnungsmedium, einem Identifikationsgerät, von dem ein Identifikationsmedium ausgebbar ist, welches an dem betreffenden Anlagenteil anbringbar ist und mit einem Kennungsgeber, von welchem ein Code sowohl an das Aufzeichnungsgerät als auch an das Identifikationsgerät abgebbar und mit dem Aufzeichnungsmedium und dem Identifikationsmedium aufprägbar ist. All diese bekannten Vorrichtungen und Verfahren weisen jedoch den Nachteil auf, dass es nicht möglich ist, in ein Sprachaufzeichnungsgerät die notwendigen Daten, welche für die Sprachaufzeichnung und dessen Adressierung notwendig sind, zu ermöglichen.
In modernen Bürokommunikationssystemen ist vorgesehen, dass im System zu jeder Akte, welche angelegt wird, entsprechende Daten zur Verarbeitung, insbesondere beispielsweise Mandant, Kunde, Aktenzeichen, internes Zeichen usw. angelegt werden. Diese Daten sind Bestandteil des Systems und kennzeichnen jede Akte individuell und ermöglichen eine eindeutige Zuweisung von Dateien.
Ausgehend von diesem Stand der Technik ist die Aufgabe der Erfindung, eine sichere Zuweisung von Sprachaufzeichnungen, welche über ein Sprachaufzeichnungsgerät eingegeben werden, zu ermöglichen.
Hierzu müssen stets von dem Diktierenden die relevanten Daten, welche eine Akte kennzeichnen, diktiert und jeweils miterfasst werden, um die Sprachaufzeichnung der jeweiligen Akte zuzuweisen. Wird hier ein Zahlendreher oder ein Eingabefehler begangen, so ist eine entsprechende Sprachaufzeichnung häufig nur mit großem Aufwand der richtigen Akte zuweisbar, werden diese Daten vergessen, ist eine Zuweisung teilweise unmöglich.
Ausgehend von dieser Aufgabe stellt die Erfindung eine Lösung vor, auf welche Weise diese Problematik umgangen werden kann.
Diese Aufgabe wird anhand der Merkmale des Patentanspruchs 1 und des Patentanspruchs 17 gelöst.
Vorteilhafte Ausführungen der Erfindung sind in den abhängigen und weiteren Ansprüchen, sowie in der weiteren Beschreibung genannt.
Das erfindungsgemäße Sprachaufzeichnungsgerät ist ein Diktiergerät, insbesondere ein digitales Diktiergerät, welches die Sprachsignale in digitaler Form im Rahmen eines Standards, insbesondere des DSS-Standards, speichert.
Die Erfindung ermöglicht die automatische Zuordnung von Sprachaufzeichnungen mit mobilen oder stationären Sprachaufzeichnungsgeräten zu Prozessinformationen und -abläufen, welche mit Hilfe von einem Sprachaufzeichnungsgerät, das mit einem RFID- (Radio Frequency Identification Device), Index- oder Barcode-Lesegerät verbundenen ist, erfolgt wobei bei der jeweiligen Sprachaufzeichnung die über das Lesegerät eingelesenen Daten zugeordnet werden.
Insbesondere in kritischen Unternehmensprozessen, wie z. B. in Krankenhäusern, Gerichten oder Kanzleien, ist die prozesssichere Zuordnung von Sprachaufzeichnungen zu Patienten, Verfahren oder Mandanten wichtig. Heute kann in Einzelfällen durch eine falsche Zuordnung von Aufzeichnungen und Handdokumenten zu den jeweils betroffenen Vorgängen ein erheblicher Unternehmensschaden entstehen. Wird beispielsweise die bei Sprachaufzeichnung vorgeschlagene Operation einem falschen Patienten zugeordnet, können nicht absehbare Folgen auf Patient, Arzt und Krankenhaus zukommen.
Unter Prozesssicherheit wird hier im Weiteren die Hard- und Softwaretechnische Unterstützung für eine fehlerfreie Abarbeitung von definierten, dynamischen und komplexen Unternehmensprozessen verstanden. Insbesondere ist diese Prozesssicherheit die Basis für die Zertifizierbarkeit (z.B. nach ISO 9000) eines Unternehmensprozesses im Sinne der dokumentierten und jederzeit nachvollziehbaren Durchführung eines Prozesses.
Die Basis der Prozesssicherheit bildet ein mobiles oder stationäres Sprachaufzeichnungsgerät, insbesondere ein digitales Diktiergerät, das mit einem steckbaren oder drahtgebundenen oder drahtlos angeschlossenen Daten-Lesegerät, insbesondere für RFID-, 1D/2D Barcodes oder Bilddaten verbunden wird. Die Energieversorgung des Daten-Lesegerätes erfolgt entweder über das verbundene Sprachaufzeichnungsgerät, oder über eine eigenständige Energieversorgung.
Anhand des Lesegeräts wird durch Aktivierung des Lesevorganges wird eine Information aufgenommen, die beispielsweise in einem passiven RFID Transponder, 1 D/2D Barcode oder einem anderen Bilddatenträger codiert ist.
Dieser kann an oder in einer Akte, einem Krankenbett oder sonst wo angebracht werden.
Die kleinen und kostengünstigen Identifikationsträger können an allen zur Identifikation notwendigen Objekten angebracht werden, so z. B. Akten, Krankenbetten oder Konsumgütern.
Abhängig von der Bauart des Daten-Lesegeräts können Lesevorgänge aus unterschiedlichen Entfernungen zum passiven Identifikationsträger erfolgen.
Im passiven Identifikationsträger, der am Objekt, an der Akte oder am Konsumgüterprodukt angeordnet ist, sind die entsprechenden Daten, welche das Objekt, auf welchem er angebracht ist, spezifizieren, gespeichert. Im Sprachaufzeichnungsgerät wird, wie beschrieben, ein Signal zum Auslesen der Daten aus dem passiven Identifikationsträger erzeugt. Bei diesen Daten handelt es sich beispielsweise um Patientennamen, Geburtsdatum, Einlieferungsdatum, bei Krankenhausdateien oder bei Rechtsanwaltskanzleien beispielsweise um Mandant, internes Aktenzeichen, Zeichen des Gegners, zuständiges Gericht, usw. Diese Daten werden über das Lesegerät empfangen und im Sprachaufzeichnungsgerät zusammen mit den Sprachdaten gespeichert und der entsprechenden Sprachaufzeichnung, welche aktuell behandelt wird, zugeordnet. Diese Zuordnung erfolgt vom Sprachaufzeichnungsgerät automatisch und wird der gerade laufenden oder der nach dem Einlesevorgang folgenden Sprachaufzeichnung zugeordnet. Die Aufzeichnung der Sprache im Sprachaufzeichnungsgerät erfolgt beispielsweise im standardisierten DSS – Format (Digital Speech Standard), wobei auch andere Formate, wie WAV o. ä., unterstützt werden können. Damit werden die vom passiven Identifikationsträger gelesenen Daten beispielsweise im so genannten DSS – Header gespeichert, der allgemeine Informationen zur jeweiligen Sprachaufzeichnung enthält.
Nach Beendigung der Sprachaufzeichnung durch den Sprecher wird die Sprachaufzeichnung an einen Arbeitsplatz PC oder Server – im Folgenden „Rechner" genannt – in den Workflow der Organisation übertragen. In diesem Workflow werden die unternehmens- und prozessrelevanten Informationen gespeichert.
Ein folgender Workflowprozess identifiziert den Absender bzw. Autor der Sprachdaten, der ebenfalls in den der Sprachaufzeichnung gespeichert ist, und ermittelt die Information aus dem passiven Identifikationsträger, die zusammen mit den übergebenen Daten automatisiert gespeichert wurde.
Die Erkennung des Autors der Sprachdaten erfolgt über die in den Prozessinformationen hinterlegten Personen. Damit ist die eindeutige Zuordnung des Autors zu beteiligten Personen eines Workflowprozesses möglich.
Insbesondere ermöglicht die beschriebene Aufzeichnung der Sprachdateien eine Integration bzw. weitere Verarbeitung und damit verbundenen Dokumente in die jeweilige EDV Organisationslösung zu integrieren und in in der Organisation definierte Workflowprozesse einzubinden und automatisch ablaufen zu lassen. Dadurch wird sowohl die prozesssichere Bearbeitung der Information gesichert, als auch eine Reduktion des Arbeitsaufwandes und der damit verbundenen Kosten erreicht.
Um die erreichte Prozesssicherheit auch für zukünftige Prozesse erhalten zu können, werden alle während des Prozess erzeugten Daten wie Sprachaufzeichnungen, Dokumente, Freigabevermerke usw. in einem zentralen Archiv gespeichert. Auch die von der Unternehmenslösung erzeugten Informationen werden hier zentral und revisionssicher für die zukünftige Bearbeitung bereitgestellt.
Jede an einem Unternehmensprozess beteiligte Person hat – entsprechend der im Workflow definierten Zugriffsrechte – Datenzugriff auf diese archivierten Informationen und kann diese personenbezogen einsehen, verändern oder ergänzen. Die damit erreichte Transparenz durch dauerhafte Zuordnung von Sprachaufzeichnungen zu allen prozessbezogenen Informationen spart erhebliche Kosten bei der Recherche von Informationen oder der Auswertung bzw. Nachverfolgung von Prozessabläufen. Im Weiteren ist zu berücksichtigen, dass über die Sprachdateien auch im Nachhinein noch eine Identifikation desjenigen, der die Sprachaufzeichnung vorgenommen hat, über Sprachanalyse-Tools erfolgen kann. Dies ermöglicht einen erhöhten Sicherheitsfaktor. Weiterhin besteht der Vorteil der Nachvollziehbarkeit der Abläufe in der gesamten Prozesskette, was insbesondere im Falle eines Rechtsstreites einen erheblichen Unternehmenswert darstellt.
Die weitere Erfindung wird anhand eines konkreten Ausführungsbeispiels anhand einer Kanzleiverwaltung mit RFID-Transpondertechnologie beschrieben und anhand der 1 bis 3 eingehend erläutert. Es zeigt:
1 den schematischen Aufbau eines erfindungsgemäßen Sprachaufzeichnungsgerätes, insbesondere eines Diktiergerätes, mit dessen wesentlichen Funktionseinheiten;
2 schematisch die wesentlichen Funktionseinheiten des Diktiergerätes;
3 schematisch den Workflow bei der weiteren Verarbeitung einer Sprachaufzeichnung in einem Netzwerk.
Um die Akten eindeutig zuzuweisen, werden beim Anlegen einer Akte die entsprechenden Daten wie Mandant, Gegner, Gericht, internes Zeichen, Gerichtszeichen usw. vergeben. Für jede Akte wird ein entsprechender Datensatz in einem passiven Transponder hinterlegt, in der weiteren Beschreibung zu 1 wird – ohne dass dies zu einer Limitierung der Anmeldung auf diesen Anwendungsfall kommen soll – die Erfindung anhand eines passiven RFID-Transponders und einer Leseeinheit 12, im weiteren als RFID-Datenempfänger 12 bezeichnet, beschrieben. Im passiven RFID-Transponder, der in 1 nicht dargestellt ist, ist ein Datensatz hinterlegt, der eine Akte in der Kanzlei spezifiziert. Jede Akte ist jeweils mit einem solchen passiven RFID-Transponder versehen, dieser ist auf der Akte fixiert verbunden. In einer geeigneten Software wird dieser RFID-Transponder einem spezifischen Vorgang, beispielsweise einem Patienten oder einem Verfahren, zugeordnet.
Vor einer Sprachaufzeichnung wird der Nutzer nunmehr über eine im Diktiergerät 1, es handelt sich um ein digitales Diktiergerät, vorhandene Schnittstelle 10 einen entsprechenden RFID-Datenempfänger 12 anschließen. Vor der Sprachaufzeichnung wird der Benutzer aufgefordert die Sprachaufzeichnung einem Vorgang zuzuordnen, weshalb der Benutzer mit dem RFID-Datenempfänger 12 der Akte nähert und den RFID-Datenempfänger 12 durch eine spezielle Taste am Gerät aktivieren. Durch diese Aktivierung veranlasst der RFID-Datenempfänger 12 den in der Akte befindlichen passiven RFID-Transponder die in ihm gespeicherten Daten auszulesen und ermöglicht den Empfang im RFID-Datenempfänger 12. Sobald die Daten im RFID-Datenempfänger 12 empfangen sind, wird dies dem Nutzer auf der Anzeigevorrichtung 8, vorzugsweise einem Display in Form eines LCD-Displays des Sprachaufzeichnungsgerätes 1 durch einen sichtbaren Hinweis angezeigt. Der Nutzer erkennt somit, dass die Daten empfangen sind. Alternativ kann auch durch ein akustisches Ausgabesignal über eine im Diktiergerät vorhandene akustische Ausgabeeinheit 13, vorzugsweise ein Lautsprecher, dieses dem Nutzer angezeigt werden. Sobald die Daten nunmehr vom Diktiergerät 1 über den RFID-Datenempfänger 12 übernommen sind, werden diese in die der Sprachaufzeichnung begleitenden Informationen – beispielsweise in eine Header-Datei, welche jeder Sprachaufzeichnung im Diktiergerät 1 vorgefügt ist – eingefügt. Vorteilhaft hierbei ist, dass das Diktiergerät 1 nach dem DSS-Standard, welcher Header-Daten vorsieht, erfolgt und die Daten, welche von dem RFID-Datenempfänger 12 aus dem passiven RFID-Transponder ausgelesen wurden, dort entsprechend integriert werden.
Anschließend wird nun der Nutzer die Sprachaufzeichnung vornehmen. Nach Beendigung der Sprachaufzeichnung wird er das Diktiergerät 1 über eine weitere Schnittstelle 9 oder aber über die Schnittstelle 10 oder 11 mit einem entsprechenden System verbinden, welches es ermöglicht, die im Diktiergerät 1 gespeicherten Daten an den Schreibplatz zu übermitteln. Dieses System speichert nunmehr die Daten und dient als Ablage für die Dateien des Diktiergerätes 1. Die Vorgehensweise im System wird vielmehr anhand der weiteren Beschreibung beschrieben.
Bei den Schnittstellen 9, 10, 11 handelt es sich entweder um elektromechanische Schnittstellen oder Funkschnittstellen, beispielsweise IR-, IRDMA, oder Blue-Tooth-Schnittstellen.
Im Diktiergerät 1 ist zur Steuerung der Funktionalität des Diktiergerätes 1 eine Steuereinheit μP, welche in 2 und der dortigen schematisch dargestellten wesentlichen Funktionseinheiten zu entnehmen ist, vorhanden. In 2 wurden die Bezugszeichen wie in 1 verwendet, soweit es sich um funktionsgleiche Baugruppen handelt, um die Beschreibung der Erfindung übersichtlich zu gestalten.
Im Weiteren ist eine Speichereinheit 3 vorhanden, welche zur Speicherung der Daten im Diktiergerät 1 dient. Bei dieser Speichereinheit handelt es sich um einen löschbaren Speicher. In vorteilhafter Weise ist die Speichereinheit 3 als wechselbare Speichereinheit vorgesehen. Auf diese Weise können umfangreiche Datensätze durch Entnahme der Speichereinheit 3 aus dem Diktiergerät 1 und Einsetzen in eine andere Einheit übertragen werden. Die in der Speichereinheit 3 gespeicherten Daten können aber auch über eine der Schnittstellen 9 bis 11 ausgelesen werden.
Im Weiteren ist im Diktiergerät eine Energieversorgungseinheit 14 vorhanden, welche in vorteilhafter Weise in Form von Akkumulatoren oder wechselbaren Batterien realisiert ist. Die Energieversorgungseinheit 14 ist derart ausgestaltet, dass diese über eine externe Energiequelle geladen werden kann.
Ein Nutzer des Diktiergerätes 1 wird nunmehr, um sich die Mühe zu ersparen und die entsprechenden relevanten Daten vorab selbst in den Header zu diktieren bzw. einzugeben, in beschriebener Weise über die Bedientastatur des Diktiergerätes 1 und dem RFID-Datenempfänger 12 die Daten vom passiven RFID-Transponder einlesen. Die Steuereinheit μP steuert den internen Ablauf und die Abspeicherung der Daten und der Sprachaufzeichnung. Da es sich um eine digitale Sprachaufzeichnung handelt ist eine A/D-Wandlereinheit vorhanden, welche die über die akustische Eingabeeinheit 2 eingegebenen Sprachsignale in digitale Daten wandelt. Die Steuereinheit μP steuert die Speicherung der Daten und der Sprachdaten in der Speichereinheit 3.
Es besteht auch die vorteilhafte Lösung, dass auch während einer Sprachaufzeichnung die Daten vom passiven RFID-Transponder in das Diktiergerät 1 in beschriebener Weise eingelesen werden können. Die Steuereinheit wird aber vor dem überschreiben der begleitenden Informationen, also den Header-Daten, den Nutzer mit einem Hinweis im Display 8 auffordern die Header-Daten zu überschreiben.
Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass – sollte der Nutzer vergessen haben, vorab die Daten vom passiven RFID-Transponder zu empfangen – er diese während der Sprachaufzeichnung oder bei Beendigung der Sprachaufzeichnung in beschriebener Weise nachholen kann und diese einbinden kann. In vorteilhafter Ausführungsform ist vorgesehen, dass die Steuereinheit μP des Diktiergerätes 1 automatisch die Verbindung mit dem RFID-Datenempfänger 12 beendet, nachdem ein Datensatz eingelesen wurde und eine Sprachaufzeichnung begonnen wird. Dies erfolgt, um den Energiebedarf des Diktiergeräts 1 zu minimieren. In einer weiteren Ausgestaltungsform der Erfindung ist vorgesehen, dass im RFID-Datenempfänger 12 selbst eine Energieversorgungseinheit vorgesehen ist. Dies ermöglicht es dann, ohne zusätzliche Energiebelastung für das Diktiergerät 1, den entsprechenden RFID-Datenempfänger 12 anzuschließen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit nach Abschluss mehrerer Sprachaufzeichnungen eine bestimmte – zu einem Prozess zugeordnete – Sprachaufzeichnung zu suchen. Dazu aktiviert den Benutzer eine Suchfunktion, worauf er vom Diktiergerät aufgefordert wird mittels des RFID – Datenempfänger die zu suchende Akte zu identifizieren. Nach Empfang der Identifikation der Akte wird das Diktiergerät passende Sprachaufzeichnungen suchen und das Ergebnis in Form einer Liste dem Benutzer präsentieren – bzw. sollte nur eine Sprachaufzeichnung gefunden werden dieses direkt zur Wiedergabe öffnen. Der Benutzer kann nun die gesuchte Sprachaufzeichnung auswählen und zur weiteren Bearbeitung öffnen.
Hat ein Nutzer seine Sprachaufzeichnung beendet, so aktiviert er über eine Taste der Bedieneinheit 4, 5, 6, 7 einen Prozess, der die Steuereinheit μP erkennen lässt, dass die Sprachaufzeichnung beendet ist. Die Steuereinheit μP wird an das Ende der Sprachaufzeichnung eine Endmarkierung einfügen. Diese Endmarkierung wird auch dadurch erzeugt, dass der Nutzer das Diktiergerät 1 ausschaltet oder das Diktiergerät 1 an eine Übertragungseinheit, an welche er seine Sprachaufzeichnung übertragen will, anmeldet oder anschließt. Diese Anmeldung oder Anschließung an ein Gerät, an welches die Sprachaufzeichnung übertragen wird, erfolgt über eine Schnittstelle, hierbei handelt es sich ebenfalls um eine elektromechanische und/oder Funkschnittstelle nach bereits ausgeführtem Muster.
Der Nutzer kann nunmehr am Diktiergerät 1 selbst oder aber an der Einheit, an welcher das Diktiergerät 1 anschließt und an welche die Sprachaufzeichnung übertragen wird, eine Initiierung der Übertragung veranlassen.
Bei der Steuereinheit μP handelt es sich um eine Mikroprozessoreinheit oder Mikrocomputereinheit oder einen Mikrocontroller.
Die weitere Verarbeitung der Sprachaufzeichnung kann zentral auf einem Rechner oder dezentral in einer Organisationslösung erfolgen (3). Diese wird nunmehr näher beschrieben.
Bei dem Gerät, an welches die Sprachaufzeichnung übertragen wird, handelt es sich in vorteilhafter Weise um einen zentralen Arbeitsplatz oder Netzwerkserver 16, in welchem der weitere Workflow wie beschrieben definiert abgelegt ist. Der Nutzer spielt folglich seine Sprachaufzeichnung dort ein. Der Netzwerkserver 16 ermittelt anhand der der Sprachaufzeichnung zugeordneten Steuerungsinformationen, beispielsweise in den Header-Dateien der Sprachaufzeichnung, die entsprechenden Daten und leitet diese an die weitere Stationen 17, 18, und gegebenenfalls 19 weiter.
Bei der Arbeitsstation 19 handelt es sich um eine Einheit zur Umsetzung der Sprachaufzeichnung von Sprache in Schrift, entweder um eine Schreibkraft, welche die Sprachaufzeichnung umsetzt, oder um eine Einheit, welche automatisch die Sprachdaten in Textdaten umsetzt. Anschließend werden sowohl die ursprünglichen Sprachdaten, als auch die umgesetzten Daten mit den Header-Daten versehen und in der Archivierungseinheit 18 gespeichert. Zugleich werden diese in das Unternehmensnetzwerk 17 eingestellt und anhand der Header-Daten weiter verarbeitet. In der Archivierungseinheit 18 werden die Daten automatisch indexiert.
Bei der Arbeitsstation 19 handelt es sich um denjenigen Workflowort, in welchem die Sprachaufzeichnung umgesetzt wird. Hierbei handelt es sich in vorteilhafter Weise um eine Schreibkraft oder um ein automatisches Sprachanalyse-Tool, welches die Sprachdaten der Sprachaufzeichnung in eine Textform umsetzt. Anschließend wird, nachdem die Umsetzung erfolgt ist, automatisch einen Dateiname vergeben, d. h. ein Dateiname, und dieser wird dem untergeordneten Datei-File oder Ordner zugeordnet. Dieser Dateiname wird anhand der die Sprachaufzeichnung begleitenden Informationen im Header der Sprachaufzeichnung vergeben. Somit kann stets die Sprachaufzeichnung, die zugeordneten Daten und den Workflowprozess eindeutig zugewiesen und ggf. rückverfolgt werden. Somit ist es faktisch unmöglich, dass eine Datei an falsche Ordner oder Files angehängt wird. Im Netzwerkserver 16 ist eine dezidierte Unternehmensserverlösung initiierbar, welche die exakte und definierte Verteilung im Unternehmensnetzwerk 17 ermöglicht. Insbesondere bei großen Einheiten, wie Krankenhäusern oder großen Kanzleien, ist es sehr vorteilhaft, dass anhand der der Sprachaufzeichnung zugeordneten Steuerungsinformationen (beispielsweise im Header) eine eindeutige Zuweisung der Sprachaufzeichnung an die entsprechenden Stellen und die Dateien erfolgen kann. Zugleich wird die Datei, sowohl die Sprachdatei selbst als auch die umgesetzte Textdatei in einem Archiv 18 zur Archivierung abgelegt.
In vielen Fällen ist es aber auch praktikabel, die Umsetzung der in der Sprachaufzeichnung gespeicherten gesprochenen Sprache in Textform nicht vorzunehmen. Damit wird lediglich die Sprachaufzeichnung und die der Sprachaufzeichnung zugeordneten Steuerungsinformationen (Header-Daten) in die Archivierungseinheit 18 gespeichert. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt über geeignete Indexstrukturen, die von der Archivierungseinheit 18 vorgegeben und mittels der Steuerungsinformationen erzeugt werden. Diese dienen dem Nutzer als Suchkriterium für die Sprachdaten.
Auf diese Weise ist eine definierte durchgängige Archivierung möglich.

1: Sprachaufzeichnungsgerät
2: Akustische Eingabeeinheit
3: Speichereinheit
4: Bedieneinheit
5: Bedieneinheit
6: Bedieneinheit
7: Bedieneinheit
8: Anzeigevorrichtung
9: Schnittstelle
10: Schnittstelle
11: Schnittstelle
12: Leseeinheit
13: Akustische Ausgabeeinheit
14: Energieversorgungseinheit
15: Passiver Identifikationsträger
16: Elektronisches Datenverarbeitungssystem mit Workflow
17: Organisationssystem mit optionalem Netzwerk
18: Elektronische Archivierungseinheit
19: Speech-To-Text-Einheit
μP: Steuereinheit

Claims

Sprachaufzeichnungsgerät (1) mit einer akustischen Eingabeeinheit (2), einer Speichereinheit (3), Bedieneinheiten (4, 5, 6, 7), einer Anzeigevorrichtung (8) und mindestens einer Schnittstelle (9, 10, 11) und einer Steuereinheit (μP), dadurch gekennzeichnet, dass das Sprachaufzeichnungsgerät (1) über eine erste Schnittstelle (10) mit einer Leseeinheit (12) verbunden ist, die Steuereinheit (μP) selbsttätig die elektronische Verbindung über eine erste Schnittstelle (10) zwischen der Leseeinheit (12) und der Steuereinheit (μP) herstellt sobald zwischen dem Leseeinheit (12) und dem Sprachaufzeichnungsgerät (1) eine Verbindung aufgebaut werden soll, wobei dann die Leseeinheit (12) über die Schnittstelle (10) des Sprachaufzeichnungsgeräts (1) mit selbigen elektronisch verbunden ist und die Steuereinheit (μP) des Sprachaufzeichnungsgerätes (1) Daten, welche über die Leseeinheit (12) von einem zugeordneten Datenträger (15) übertragen werden, einer Sprachaufzeichnung zuordnet, die über das Sprachaufzeichnungsgerät (1) aufgezeichnet wird, oder worden ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass das Sprachaufzeichnungsgerät (1) ein mobiles oder stationäres Diktiergerät oder ein in der Funktionsart ähnliches Gerät ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass das Sprachaufzeichnungsgerät (1) ein Diktiersystem ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, dass das Diktiersystem eine Kombination aus Mikrofon mit USB Anschluss und einem PC-Arbeitsplatz mit Diktiersoftware ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass die Schnittstellen (9, 10, 11) für die Leseeinheit (12) Bestandteil des USB Mikrofons sind, der Speicher (3), die Anzeige (8) und die Stromversorgung (14) Bestandteile des PC-Arbeitsplatzes sind.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, dass das Sprachaufzeichnungsgerät (1) ein digitales mobiles oder stationäres Diktiergerät ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch einem der vorangehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Bedieneinheit (4, 5, 6, 7) Bedientasten sind.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Anzeigevorrichtung (8) ein Display ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass das Display ein LCD-Display ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Schnittstelle (9, 10, 11) jeweils eine elektro-mechanische Schnittstelle oder eine Softwareschnittstelle oder eine Funkschnittstelle ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, dass die Schnittstelle (9, 10, 11) eine Funkschnittstelle nach dem Bluetooth – Standard ist.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Leseeinheit (12) ein Barcodeleser, ein RFID-Datenleser oder ein Bilddatenleser ist
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Schnittstelle (9, 11) derart ausgestattet ist, dass sie zur Aufnahme von Speichermedien und/Speicherkarten dient.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Daten, welche die die Leseeinheit (12) empfängt Daten sind, welche von einem passiven Identifikationsträger übermittelt sind.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass es sich bei den übermittelten Daten um Daten eines RFID-Transponders handelt, welche zur Zuordnung von Sprachaufzeichnungen dienen.
Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die akustische Eingabeeinheit (2) ein Mikrofon ist.
Verfahren zur Workflowverarbeitung eines Sprachsignals, welches mit einem Sprachaufzeichnungsgerät (1) nach Anspruch 1 aufgezeichnet wurde und in ein Netzwerk mit einem unternehmensspezifischen Netzwerksystem (17) eingegeben wird, in welchem das Sprachsignal definiert weiterbearbeitet, verarbeitet und archiviert wird, dadurch gekennzeichnet, dass dem Sprachsignal begleitende Informationen, insbesondere im Header der Sprachaufzeichnung fest zugeordnet werden, welche das Sprachsignal definiert einem Prozess zuordnet und diese fest zugeordneten Informationen anhand von Daten erzeugt wird, welche einen Objekt fest zugeordnet sind und mit dem Objekt bei dessen Generierung zur Steuerung der Workflowsverarbeitung verbunden werden.
Verfahren, nach Anspruch 17, dadurch gekennzeichnet, dass eine nachträgliche Änderung oder Löschung der Zuordnung einer Identifikation zu einem Diktat unterbindet um die geforderte Prozesssicherheit zu erreichen.
Verfahren nach Anspruch 18, dadurch gekennzeichnet, dass die Identifikation über einen Barcode oder eine RFID Identifikation erfolgt.
Verfahren nach Anspruch 17, dadurch gekennzeichnet, dass das Sprachsignal einer Arbeitsstation (19) im Rahmen des Workflow zugeordnet wird, bei welcher eine Umsetzung des Sprachsignals in eine Textdatei erfolgt.
Verfahren nach Anspruch 18 oder 20, dadurch gekennzeichnet, dass die Umsetzung des Sprachsignals in eine Textdatei automatisiert über eine Speech-To-Text-Einheit (19) vorgenommen wird und dem ursprünglichen Sprachsignal und der umgesetzten Testdatei anhand der der Sprachaufzeichnung zugeordneten Steuerungsinformationen Zuordnungsnamen gegeben werden.
Verfahren nach einem der Ansprüche 18 bis 21, dadurch gekennzeichnet, dass die der Sprachaufzeichnung zugeordneten Steuerungsinformationen in den Header-Daten gespeichert werden.
Verfahren nach einem der Ansprüche 18 bis 22, dadurch gekennzeichnet, dass die Sprachdaten auch ohne Umsetzung in Textdaten automatisiert archiviert werden kann, wobei die Indexierung der Sprachdaten durch die der Sprachaufzeichnung zugeordneten Steuerungsinformationen erfolgt und an das Archivierungssystem übergeben werden.
Verfahren nach einem der Ansprüche 18 bis 23, dadurch gekennzeichnet, dass in einer Archivierungseinheit (18) das Sprachsignal, die Textdatei und die Steuerungsinformationen der Sprachaufzeichnung gespeichert werden.
Verfahren nach einem der Ansprüche 18 bis 24, dadurch gekennzeichnet, dass das Sprachsignal und/oder die Textdatei in ein Unternehmensnetzwerk (17) eingestellt und anhand der Steuerungsinformationen der Sprachaufzeichnung weiter verarbeitet werden.
Verfahren nach einem der Ansprüche 18 bis 25, dadurch gekennzeichnet, dass in der Archivierungseinheit (18) die Daten automatisch indexiert werden, anhand der Steuerungsinformationen der Sprachaufzeichnung.
Verfahren nach einem der Ansprüche 18 bis 26, dadurch gekennzeichnet, dass über ein Sprachanalysetool ein Sprachsignal, welches in der Archivierungseinheit (18) gespeichert ist, der Person zugeordnet werden kann, von welcher das Sprachsignal stammt und anhand der Steuerungsinformationen der Sprachaufzeichnung eine weitere Verifizierung vernehmbar ist.