DE10154169A1 - System und Verfahren für die Verwaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Teammitgliedern - Google Patents
System und Verfahren für die Verwaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit von TeammitgliedernInfo
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Abstract
Ein System und ein Verfahren sind geeignet, das Internet als Medium für die Bereitstellung von Informationen und Datenverwaltung und gemeinsame Nutzung von Daten zwischen verschiedenen Projektteammitgliedern zu nutzen. Die Projektteammitglieder können Teile verschiedener funktionaler Organisationseinheiten innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen sein, sie können geographisch getrennt sein, oder sie können unterschiedliche Informationsverwaltungstools verwenden, um ihre Arbeitstätigkeit auszuüben. Jedes Team kann seine eigene Organisation haben, welche von der Organisation getrennt ist, aus der die Teammitglieder kommen. Darüber hinaus können die Informationen und Daten finanzielle Daten, technische Daten, Marketingdaten und ähnliches sein.
Description
Die Anmeldung beansprucht das Prioritätsvorrecht gegenüber der vorläufigen
Patentanmeldung der Vereinigten Staaten, Seriennummer 60/225.123, eingereicht
am 14. August 2000, deren Offenbarung hierin ausdrücklich durch Bezugnahme
darauf übernommen wird.
Die Erfindung bezieht sich allgemein auf die Verwaltung von Daten und Informati
onen und insbesondere auf Verfahren und Geräte für die Verwaltung von Daten
und Informationen zwischen verschiedenen Organisationen und Datenverwal
tungssystemen.
Es stehen heute viele Tools zur Verfügung, die die gemeinsame Nutzung von In
formationen und Daten erleichtern. Zum Beispiel ist der Einsatz von E-Mail in einer
modernen Organisation weitverbreitet. Lokale und Großbereichs-Netzwerktech
nologie ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Informationen über gemeinsame
Speicherbereiche (beispielsweise ein Laufwerk für gemeinsamen Zugriff (global
shared drive)). Die Internet- und Intranet-Technologien ermöglichen die gemein
same Nutzung von Information über Homepages und dergleichen. Es gibt auch
Anwendungen, wie z. B. die Lotus-Notes- und Lotus-Domino-Anwendungen, die
dazu bestimmt sind, den Austausch von Daten und Informationen zu erleichtern.
Weitere Anwendungen, die den Bedarf der Dateneingabe erfüllen, sind an sich
bekannt, wie z. B. Spreadsheets und ähnliches, aber diese Anwendungen sind
weder dazu bestimmt noch gut geeignet, um zusätzlich zu Daten Informationen zu
verfolgen.
Jedes dieser Tools weist bestimmte Vorteile und Einschränkungen auf, insbeson
dere, wenn dies in Verbindung mit Projektverwaltung betrachtet wird. Zum Beispiel
sind die meisten dieser Tools diskret. Das heißt, sie ermöglichen keine effiziente
Integration von Information und Daten. Beispielsweise befördert E-Mail eine Nach
richt und kann durch angehängte Dateien zusätzliche Informationen übermitteln.
Eine Internet- oder Intranet-Homepage enthält Informationen oder Links zu Infor
mationen aus verschiedenen Quellen. Keines dieser Tools erleichtert Bemühun
gen der Zusammenarbeit in Verbindung mit der Entwicklung und dem Editieren
der Informationen. In den meisten Fällen erfolgt die Integration von Information
und Daten offline und nicht in Echtzeit, und es wird dann unter Verwendung dieser
verschiedenen Tools berichtet.
Eine zusätzliche Beschränkung liegt darin, daß möglicherweise nicht alle Teilneh
mer an einem Projekt die gleichen Tools verwenden, nicht die notwendigen Tools
verfügbar haben oder institutionellen Einschränkungen bei ihrer Fähigkeit unterlie
gen, die Tools zu nutzen, die sie zur Verfügung haben. Soweit beispielsweise zwei
große Organisationen an einem Projekt zusammenarbeiten, haben diese Organi
sationen möglicherweise sicherheitsbedingte Einschränkungen, die für die Pro
jektteilnehmer Einschränkungen beim Zugang, bei der Nutzung und Veränderung
von Informationen und Daten, die innerhalb der Informations-Verwaltungssysteme
der verschiedenen Organisationen vorgehalten werden, mit sich bringen. Darüber
hinaus nutzen die Organisationen möglicherweise verschiedene Applikationen,
welche nur beschränkt oder überhaupt nicht kompatibel sind.
Der Projektraum, d. h. ein physischer Konferenzraum oder ein Leitstand, wurde
häufig dafür genutzt, um bei der Verwaltung eines Projektes dadurch Unterstüt
zung zu leisten, daß ein gemeinsamer Bereich angeboten wurde, wo die Projekt
teilnehmer Daten und Informationen aufbewahren und gemeinsam nutzen können,
wobei Informationen zum Verlauf des Projekts gezeigt und gemeinsam genutzt
werden können und wo die Projektmitglieder und die Projektleiter sich treffen kön
nen, um Aufgaben zu verteilen und den Fortschritt des Projektes zu verfolgen. Die
signifikante Einschränkung bei dem Projektraum liegt darin, daß die Informationen
und Daten lediglich vom Projektraum aus zugänglich sind. Die anderen Projekt
teilnehmer sind möglicherweise physisch nicht am gleichen Ort, und sie können
sich sogar auf verschiedenen Kontinenten und in verschiedenen Zeitzonen befin
den. Online-Meeting-Tools, wie z. B. die Microsoft-NetMeeting-Anwendung oder die
Lotus-Sametime-Anwendung, ermöglichen es den Projektteilnehmern, sich zu
treffen und zu konferieren, ohne daß sie am gleichen Ort sind; diese liefern aber
noch keinen zweckmäßigen Mechanismus, der es den Projektteilnehmern erlau
ben würde, zusammenzuarbeiten und Informationen und Daten gemeinsam zu
nutzen oder den Projektteilnehmern Mitteilungen zu machen, daß jetzt neue In
formationen und/oder neue Daten verfügbar sind.
Es besteht also ein Bedarf an einem System und Verfahren für die bessere Ver
waltung der gemeinsamen Nutzung von Informationen und Daten und für die Ver
waltung der gemeinsamen Bemühungen von Teammitgliedern.
Weitere, erfindungswesentliche Merkmale und Vorteile der Erfindung gehen aus
der nachstehenden Beschreibung hervor, in der mit Bezug auf die Zeichnungen
Ausführungsbeispiele erläutert werden. In den Zeichnungen zeigen:
Fig. 1 eine Blockdiagrammdarstellung eines Systems nach einem bevorzugten
Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 2 eine Blockdiagrammdarstellung mit weiterer Erläuterung des in Fig. 1 ge
zeigten Teamwork-Tools;
Fig. 3 ein funktionelles Blockdiagramm des in Fig. 1 gezeigten Teamwork-Tools;
Fig. 4 eine Blockdiagrammdarstellung von im Rahmen des Teamwork-Tools und
entsprechend einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung definierten
Teams;
Fig. 5 eine Blockdiagrammdarstellung eines Teams der in Fig. 4 gezeigten Teams
und Unterteams;
Fig. 6 eine graphische Darstellung einer Team-Website entsprechend einem be
vorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 7 eine graphische Darstellung eines Teils der in Fig. 6 gezeigten Website;
Fig. 8 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit einer Dokumentationseingabe in ein Teamwork-Tool nach einem bevorzugten
Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 9 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit einer Problemeingabe in ein Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausfüh
rungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 10 eine graphische Darstellung einer Problem-Notifizierung;
Fig. 11 eine graphische Darstellung einer Team-Website in Verbindung mit einem
Kalenderfeature eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten Ausführungsbei
spiel der Erfindung;
Fig. 12 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbin
dung mit einem Dokumentenverfolgungsfeature eines Teamwork-Tools nach ei
nem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 13 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit dem Anlegen eines Teamraumumfeldes im Rahmen eines Teamwork-Tools
nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 14 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit einem Teilnahmefeature eines Teamwork-Tools nach einem bevorzugten
Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 15 eine Blockdiagrammdarstellung einer Dateneingabeeinheit in einem
Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 16 eine Blockdiagrammdarstellung einer Beschreibung einer physikalischen
Tätigkeit und damit verbundenen Berichtselementen in einem Teamwork-Tool
nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 17 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit dem Anlegen einer Beschreibung einer physikalischen Tätigkeit in einem be
vorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 18 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit der Eingabe von Daten in das Teamwork-Tool nach einem bevorzugten Aus
führungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 19 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit dem Berichten von Daten aus einem Teamwork-Tool nach einem bevorzugten
Ausführungsbeispiel der Erfindung heraus;
Fig. 20 eine graphische Darstellung eines Teils einer Team-Website in Verbindung
mit dem alternativen Berichten von Daten in einem Teamwork-Tool nach einem
bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 21 eine graphische Darstellung der Teaminteraktion innerhalb eines Team
raumumfelds nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung, und
Fig. 22 eine graphische Darstellung einer Teaminteraktion innerhalb eines Team
raumumfelds nach einem zusätzlichen, bevorzugten Ausführungsbeispiel der Er
findung.
Die Erfindung wird hinsichtlich verschiedener, bevorzugter Ausführungsbeispiele
beschrieben, die als Erläuterung der Erfindung und nicht als Einschränkung der
selben zu betrachten sind. Beispielsweise wird die Erfindung hinsichtlich eines
Systems und eines Verfahrens beschrieben, die geeignet sind, das Internet als ein
Medium zur Lieferung von Informationen und Datenverwaltung und gemeinsame
Nutzung zwischen verschiedenen Projektteammitgliedern zu nutzen. Das heißt,
die Projektteammitglieder können Mitglieder verschiedener, funktionaler Organisa
tionen innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen sein; sie können
geographisch getrennt sein oder sie können verschiedene Informationsverwal
tungstools zur Durchführung ihrer Arbeitstätigkeiten verwenden. Während die in
Verbindung mit bevorzugten Ausführungsbeispielen beschriebenen Informationen
und Daten im allgemeinen von ihrer Natur her finanzieller Art sind, ist die Erfin
dung im übrigen nicht auf die Verwaltung und die gemeinsame Nutzung finanziel
ler Informationen beschränkt. Beispielsweise kann die Erfindung genutzt werden,
um technische Informationen und Daten, wie z. B. Produktdesign-Spezifikationen
und Testdaten, Marketing- und demographische Daten, wie z. B. Produktpromoti
ons- und Zielgruppendaten, und ähnliches, zu verwalten, ohne damit den ange
messenen Rahmen der Erfindung zu verlassen.
Entsprechend dem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung liefern ein
System und ein Verfahren das Erfassen und Verfolgen von Informations- und Da
teninput in das System durch zahlreiche, verschiedene Teaminputs. Die Teams
können auf der Organisation des oder der Projekteinheiten (beispielsweise den
Firmenorganisationen) basieren, oder sie können im Hinblick auf ein besonderes
Projekt organisiert sein. Die Erfindung ist anwendbar auf ein beliebig großes Pro
jekt, das mehrere Unterprojekte umfaßt, welche zahlreiche und verschiedene
Quellen und Benutzer von Projektinformationen und -daten umfassen. Die Erfin
dung findet besonders dort Anwendung, wo die Teammitglieder sich nicht am glei
chen Ort befinden.
Bei weiteren Erfindungsmerkmalen werden die aus den zahlreichen Quellen
empfangenen Informationen und Daten den Projektteilnehmern und dem Mana
gement regelmäßig vorgelegt. Beispielsweise werden Projektinformationen in Ver
bindung mit besonderen Fragen oder Problemen in einem einheitlichen Format
oder mit einheitlichen Bezeichnern präsentiert, was die Überprüfung durch das
Management erleichtert. Informationen und Daten stehen den Teammitgliedern,
welche die Information und die Daten bei der Ausübung ihrer Arbeit nutzen, mü
helos zur Verfügung. Das Management erhält einen einheitlichen Mechanismus
für die Verbreitung von Information, für das Zuteilen und Verfolgen von Aufgaben
und für das Aufwerfen und Beantworten von Fragen.
Das System und das Verfahren liefern des weiteren Funktionen in Verbindung mit
den Informationen und Daten, wie z. B. Mitteilung bei Eintreffen neuer Informatio
nen oder Daten, Archivieren von Informationen und Daten und Verfolgen von In
formationen und Daten sowie Berichtsfunktionen. Wenn beispielsweise ein Doku
ment überarbeitet wird, ist es möglich, das Dokument als "neue Revision" zu spei
chern. Dokumenteninformationen, wie z. B. Autor, Datum, Thema und aktuelle Re
visionsnummer, werden ebenso wie jede Version des Dokumentes in einem
Teamraumumfeld vorgehalten. Damit können die Teammitglieder die Revisions
geschichte eines Dokumentes einsehen und/oder auf frühere Versionen der Do
kumente Zugriff nehmen. Die Dokumentenrevisionsinformation kann auch dazu
verwendet werden, Informationen und Daten Nicht-Teammitgliedern und/oder dem
Management vorzulegen. Beispielsweise kann die Vorlage beschränkt sein auf
lediglich die letzte Version eines Dokumentes, wenn in das Dokument von außer
halb der Dokumentverwaltungsfunktion aus eingesehen wird.
Zusätzlich zu den Informations- und Datenverwaltungsfeatures der Erfindung wer
den nach einem weiteren, bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung diese
Verwaltungsfeatures mit Tools für sofortige Kommunikation kombiniert, um eine
Zusammenarbeit in Echtzeit an Dokumenten oder sonstigen Informationen und
Daten zu ermöglichen.
Es dürfte klar sein, daß die Erfindung als ein Internet-basiertes Tool zur Unterstüt
zung der Projektteams implementiert werden kann. Die Nutzung eines Weitbe
reichsnetzes, wie z. B. Internet oder Intranet, ermöglicht es Teammitgliedern, die
geographisch und nach Zeitzonen getrennt sind, mit einer einzigen Informations
quelle zu arbeiten, womit eine Arbeitsumgebung geschaffen wird, die die Zusam
menarbeit stark fördert.
Zahlreiche, zusätzliche Merkmale und Features der Erfindung werden für den
Fachmann aufgrund der folgenden weiteren, detaillierten Beschreibung der bevor
zugten Ausführungsbeispiele der Erfindung offensichtlich.
Unter Bezugnahme auf die Fig. 1 und 2 des Zeichnungssatzes umfaßt ein
System 10 für die Verwaltung von Kommunikation und Zusammenarbeit unter
Teammitgliedern 10 einen Teamwork-Tool-Server 12. Der Teamwork-Tool-Server
12 ist mit einem ersten Benutzer oder Klienten 14 über ein nicht gesichertes Weit
bereichsnetz 16, wie z. B. das Internet, verbunden. Ein zweiter Benutzer oder
Klient 18 ist mit dem Teamwork-Tool-Server 12 über ein gesichertes Weitbe
reichsnetz oder lokales Netzwerk 20, wie z. B. ein firmeninternes, gesichertes Intra
net, verbunden. Dies erlaubt gleichzeitigen Zugang vom gesicherten Netzwerk 16
und vom ungesicherten Netzwerk 20.
Der Teamwork-Tool-Server 12 kann ein Personal-Computer oder sonstiger, geeig
neter Server sein, welcher in der Lage ist, eine Web-basierte Applikation zu unter
stützen, welche unter Verwendung der Lotus-Domino-Entwicklungs-Tools, HTML-
Programmiersprache, JAVA oder ähnlichen Web-Entwicklungssprachen geschrie
ben wurden. Als solcher, und das ist an sich gut bekannt, umfaßt der Teamwork-
Tool-Server 12 einen Prozessor und einen damit verbundenen Speicher (memory
and storage), in dem ein Programm, das den Betrieb des Prozessors steuert, un
tergebracht ist, und bei dem des weiteren Daten, einschließlich Dokumente, In
formationen, numerische Daten und ähnliches, abgespeichert werden können. Der
Teamwork-Tool-Server 12 ist auch mit einem Sicherheitsserver 24 verbunden.
Unter besonderer Bezugnahme auf Fig. 2 kann der Teamwork-Tool-Server 12 so
wohl auf ein globales Verzeichnis 26 als auch ein fokales Verzeichnis 28 Zugriff
nehmen. Das globale Verzeichnis 26 kann Daten enthalten, die mit allen Mitglie
dern einer Gruppe verbunden sind, einschließlich sämtlicher, möglicher Benutzer
eines Systems 10, ob es nun Teammitglieder sind oder aber Besu
cher/Gastnutzer, und für jeden solchen Benutzer weist es zumindest eine Benut
zeridentifikation auf. Das lokale Verzeichnis 28 enthält Dateneintragungen in Ver
bindung mit besonderen Benutzern des Systems 10, und es kann des weiteren die
in dem globalen Verzeichnis verwendete Benutzeridentifikation nutzen.
Funktionell und unter Bezugnahme auf Fig. 3 umfaßt der Teamwork-Tool-Server
12 eine Teamraumeinheit 30 und eine Datenverwaltungseinheit 32. Eine Kommu
nikationsverbindung 34, wie z. B. ein Datenbus, verbindet die Teamraumeinheit 30
und die Datenverwaltungseinheit 32 in der Weise, daß Informationen zwischen
den beiden Einheiten gemeinsam genutzt und synchronisiert werden können, wie
dies im folgenden beschrieben wird. Darüber hinaus wurde zwar eine Darstellung
mit einer gemeinsamen Implementierung auf dem Teamwork-Tool-Server 12 ge
zeigt; es dürfte jedoch klar sein, daß die Teamraumeinheit 30 und die Datenver
waltungseinheit 32 getrennt implementiert und betrieben werden können.
Nach einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung definieren die Pro
jektteilnehmer, d. h. die Benutzer des Systems 10 oder Teammitglieder, welche die
Teamraumeinheit 30 benutzen, einen oder mehrere Teamräume in einer virtuellen
Umgebung, um das gesamte Projekt zu unterstützen. Allgemein wird ein Groß
projekt in kleinere Unterprojekte untergliedert, und für jedes dieser Unterprojekte
wird eine Teamraumumgebung geschaffen. Beispielsweise kann innerhalb der
Teamraumeinheit 30 eine Reihe von Teams definiert werden, und die Teams 1-n
werden in Fig. 4 dargestellt. Zu diesen virtuellen Teamraumumgebungen wird über
das ungesicherte Netzwerk 16 oder das gesicherte Netzwerk 20 oder eine sonsti
ge Netzwerkarchitektur Zugriff genommen, und sie erleichtern die gemeinsame
Nutzung von Informationen und das Verbinden von Daten für verschiedene Benut
zergruppen. Das bedeutet, jedes Teammitglied erhält Zugang zu einer Team
raumumgebung, die das Projekt oder Unterprojekt unterstützt, das mit diesem
Team verbunden ist und mit dem das betreffende Teammitglied befaßt ist.
Es können mehrere Zugangsniveaus bereitgestellt werden. Beispielsweise kann
ein Niveau mit offenem Zugang bereitgestellt werden, das einen Zugang durch
eine große Zahl von Benutzern auf eine beschränkte Auswahl von Projektinforma
tion an Daten zuläßt. Ein eingeschränktes Zugangsniveau kann bereitgestellt wer
den, so daß lediglich Teammitglieder, das Management oder sonstige, autorisierte
Benutzer auf die innerhalb eines Teamraums aufbewahrten Informationen und
Daten Zugriff nehmen, diese verändern, ergänzen oder löschen können. Umfas
sender Zugang zu ausgewählter Projektinformation erlaubt es jedermann inner
halb der Organisation, der im globalen Verzeichnis 26 eingeschlossen ist, auf ei
ner bestimmten Ebene am Projekt teilzunehmen. Zugang mit beschränkter Ebene
lediglich für die Mitglieder oder Benutzer, die ein Profil innerhalb des lokalen Ver
zeichnisses 28 haben, stellt die Integrität der Informationen und Daten sicher, da
diese Benutzer die einzigen Benutzer mit der Berechtigung sein werden, innerhalb
der Teamraumumgebung Informationen und Daten einzugeben oder zu editieren.
Der Sicherheitsserver 24 und das lokale Verzeichnis 28 wirken zusammen, um die
verschiedenen Zugangsniveaus zu liefern. Der Sicherheitsserver 24 wird nach
Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12 durch einen Benutzer angerufen. Der Si
cherheitsserver 24 wird so wirksam, daß die Identität eines Benutzers aufgrund
eines Eintrags im globalen Verzeichnis 26 geprüft wird, und nach dieser Prüfung
erhält der Benutzer gegebenenfalls Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12. In
dem mit dem Benutzer verbundenen, lokalen Verzeichnis 28 befindet sich ein Be
nutzerprofil, das das dem Benutzer eingeräumte Zugangsniveau festlegt. Bei
spielsweise können dem lokalen Verzeichnis 28 unbekannte Benutzer, die kein
Profil haben, einen Gaststatus in der Teamraumumgebung eingeräumt erhalten.
Die Mitglieder und Benutzer des Teamworktools erhalten entsprechend ihrem
Autorisierungsniveau Zugangsrechte. Für den auf den Teamwork-Tool-Server 12
über das gesicherte Netzwerk 20 Zugriff nehmenden Kunden 18 ist gegebenen
falls ein Überprüfungsprozeß unter Verwendung des Sicherheitsservers 24 nicht
notwendig. Nach Zugang zum gesicherten Netzwerk 20 durch den Kunden 18 wird
der Sicherheitsserver 24 angerufen, um die Identität des Benutzers zu überprüfen.
Demzufolge wird ein Zugang zum Teamwork-Tool-Server 12 aus dem gesicherten
Netzwerk 20 keine weitere Überprüfung erforderlich machen, obwohl eine solche
dann möglich ist, wenn dies aus Sicherheitsgründen für notwendig erachtet wird.
Fig. 5 erläutert die Struktur eines der durch den Teamwork-Tool-Server 12 unter
stützten Teams. Das Team 40 umfaßt eine Mehrzahl von Unterteams 42-47, wel
che wiederum Unterteams 54 und 56 umfassen können. Das Unterteam 54 wird
als für das Unterteam 43 dediziert dargestellt, während das Unterteam 56 die Tä
tigkeiten der Unterteams 44 und 46 unterstützt. Zur Unterstützung des Teams 40
und jedes der Unterteams ist eine Schicht von Teamraumfunktionen 58, wie z. B.
Dokumentenverwaltung, Kalender, Probleme, Zuteilungen, Nachrichten und der
gleichen, vorgesehen. Jedes Team und Unterteam kann eine eigene Organisation
aufweisen, die von der Organisationsform unabhängig ist, aus der die Teammit
glieder stammen. Beispielsweise kann die Organisation eine funktionale Organi
sation aufweisen, während das Team nach Produktkategorie organisiert ist. Dem
zufolge kann die Teamraumumgebung Tätigkeiten für eine Anzahl verschiedener
Organisationsstrukturen unterstützen.
Die Umgebung für den Teamraum kann so konfiguriert sein, daß sie dem Benut
zer wie eine Website erscheint. Fig. 6 zeigt eine beispielhafte Teamraum-Website
60, welche als eine Homepage konfiguriert ist. Die Seite 60 wird mit einem Navi
gationsrahmen 62 geteilt, welcher auf einer linken Seite der Seite 60 angeordnet
ist, und einem Sichtrahmen 64 auf der rechten Seite. Durch Verbinden zur Infor
mation aus dem Navigationsrahmen 62 können die Benutzer die Inhalte dieser
Links im Sichtrahmen 64 einsehen, welcher als Reaktion auf das Anklicken des
dazugehörigen Links generiert wird. Ein Link wird beispielsweise als Link 66 defi
niert. Die Links werden getrennt und in verschiedenen Gruppen angeordnet, und
in Fig. 6 werden zwei Gruppen 68 und 70 gezeigt. Zusätzliche Gruppen von Links
können verwendet werden. Der Zweck der Trennung der Links nach Gruppen ist
die Lieferung von Links für bestimmte Benutzer, welche ihnen zur Nutzung ent
sprechend dem ihnen eingeräumten Niveau des Zugangs zum Teamraum zur
Verfügung stehen. Beispielsweise kann ein Teamführer Zugang zu einer ersten
Gruppe 68 von Links haben, die sich auf die Teamraumadministration beziehen,
und zu einer zweiten Gruppe 70 von Links, welche sich auf allgemeine Team
raumfunktionen beziehen. Ein Teammitglied hat gegebenenfalls nur Zugang zur
zweiten Gruppe 70 von Links und würde die erste Gruppe 68 von Links nicht vor
gestellt erhalten. Ein Gastnutzer kann eine dritte Gruppe von Links vorgestellt er
halten, welche mit für Gastnutzer zulässigen Zugängen verbunden ist.
Die Seite 60 kann aktive Graphiken enthalten und den Teamraummitgliedern bei
Zugang verschiedene Informationen liefern. Beispielsweise kann die Seite 60 die
Teamführer 62 und die Teammitglieder 74 identifizieren und des weiteren einen
Hinweis darauf liefern, welche Mitglieder derzeit im Teamraum anwesend sind und
über einen Chatraum oder eine sonstige, interaktive Umgebung, welche über ein
anderes (nicht dargestelltes) Link erreicht oder genutzt werden kann, für die Mitar
beit zur Verfügung stehen. Die Seite 60 kann Graphiken und Bilder innerhalb des
Sichtrahmens 64 und Links zu Hilfeseiten 78 umfassen. Die besondere Anordnung
der Teamraum-Homepage 60 ist keine Besonderheit der Erfindung, und es sollte
klar sein, daß zahlreiche Adaptierungen geschaffen werden können.
Wie bemerkt, ermöglichen die Links 68 und 70 den Benutzern Verbindungen zu
und Einsicht in den mit dem Link verbundenen Inhalt. Beispielhafte Links 70 kön
nen ein Projekt-Homepage-Link umfassen, um den Benutzer zur Projekt-
Homepage zu führen, ein Team-Homepage-Link, um den Benutzer zu den beson
deren Team-Homepages zurückzuführen, und ein Link für das Inhaltsverzeichnis,
welches eine Liste der verfügbaren Inhalte des Teamraums liefert. Links für ge
meinsam erfolgende Verwaltung, gemeinsame Organisation und Information kön
nen vorgesehen werden, außerdem auch ein Nachrichtenlink, ein Kalenderlink,
eine Sitzungslink, ein Beauftragungslink und ein Dokumentenlink.
Die zahlreichen Zwecke des Teamraums umfassen auch die Aufbewahrung von
Informationen für das Unterprojekt. Diese Information kann umfassen Sitzungs
protokolle aller Art, Berichte und Präsentationen, Probleme und Kalender und
Nachrichten. Diese Informationen werden in dem Speicherbereich des Teamwork-
Tool-Servers 12, wie nachstehend im Detail beschrieben, als Dokumente abge
speichert. Zusätzliche Informationen können Projekt- oder Unterprojektdaten in
numerischer Form, Aufgabenverteilung und Verfolgungsinformation und Teamzu
sammenarbeitsinformation umfassen, was ebenfalls nachstehend im Detail be
schrieben wird.
Die Arten und das Format für Informationen und Daten, die der Teamraum akzep
tieren wird, werden definiert, beispielsweise ein Dokument, ein Problem, eine Be
auftragung, eine Kalenderinformation oder Nachricht. Darüber hinaus können die
Informationen und Daten organisiert werden durch das Unterteam, die Kategorie
oder das Ereignis, für das sie relevant ist. Die Definition und Organisation der In
formationen und Daten erleichtern deren Nutzung und Überprüfung durch die
Teammitglieder und durch Besucher des Teamraums. Unter Bezugnahme auf Fig.
7 werden Informationen durch Anklicken in dem Navigationsrahmen 62 der Infor
mationsart hinzugefügt, die angelegt werden soll, beispielsweise Dokumentation,
wie bei 80 dargestellt. Wenn es eine Unterkategorie für die Informationen gibt,
wird diese bei 82 gewählt. Schließlich wird die Schaltfläche für neue Dokumente
bei 84 gewählt, und eine neue Dokumentenform 86 (Fig. 8) wird im Rahmen 64
erscheinen.
Die neue Dokumentenform 86 wird so arrangiert, daß sie die Eingabe verschiede
ner Informationen zu dem neuen Dokument erleichtert, und sie wird unterteilt in
einen Bereich Basisinformation 88, einen Inhaltsbereich 90, einen Überprüfungs
bereich 92 und einen aktiven/inaktiven Bereich 94 sowie einen Bereich für E-Mail-
Zustellungen 96. Der Bereich Basisinformation umfaßt Felder für das Thema 100,
die Dokumentenart 102, die Kategorie 104, damit verbundene Ereignisse 106 und
damit verbundene Unterteams 108. Der Inhaltsbereich 90 ist ein allgemeines
Textfeld. Der Überprüfungsbereich ermöglicht es den Teammitgliedern, die Doku
menteninformation einzugeben, um die zusätzlichen Teammitglieder zu identifizie
ren, die für die Überprüfung des Dokumentes verantwortlich sein werden. Der(die)
tatsächliche(n) Überprüfer wird(werden) aus einer Liste 110 potentieller Überprüfer
ausgewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder das Management beschränkt
ist. Dies stellt sicher, daß die Dokumente nicht breit verteilt werden, ohne daß sie
zunächst durch ein autorisiertes Teammitglied und das Management überprüft
wurden. Alternativ kann das Team selbst durch Anwählen der Box 113 bestimmt
werden. Ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung kann ebenfalls bei 112 zugeteilt
werden, ist aber nicht erforderlich. Vorteilhafterweise kann die Information den
Teammitgliedern für Informationszwecke dadurch mitgeteilt werden, daß das
Team als Überprüfer bezeichnet und kein Fälligkeitsdatum zugeteilt wird. Das Do
kument kann als aktiv oder inaktiv gekennzeichnet werden oder kann so einge
stellt werden, daß es nach einer vorherbestimmten Zeit 111 inaktiv wird. Norma
lerweise wird ein Dokument zunächst als aktiv gekennzeichnet und später editiert,
um inaktiv zu werden. Das Drücken der Speicher- und Abschlußschaltfläche 114
bewirkt das gleiche.
Um die Aktualität der im Teamraum vorgehaltenen Informationen zu wahren, kann
eine automatische Löschfunktion zu der Teamraumfunktionalität hinzugefügt wer
den. Nach einem vorgegebenen Zeitablauf werden der Autor und/oder die Emp
fänger eines Dokuments, eines Problems, einer Beauftragung oder einer sonsti
gen im Teamraum vorgehaltenen Information benachrichtigt, daß die Information
ein bestimmtes Alter überschritten hat. Zu diesem Zeitpunkt kann der Autor auf
gefordert werden, die Information zu aktualisieren, sie zu archivieren oder zu lö
schen. Bei Fehlen einer Antwort seitens des Autors auf ein oder mehrere Ersu
chen um Aktualisierung der Information kann ein automatischer Lösch- oder Ar
chivierprozeß stattfinden.
Es gibt zahlreiche Dokumentenarten, und die verschiedenen Dokumentenarten,
welche akzeptiert werden, sind ebenfalls definiert. Zusätzlich können elektronische
Dateien im Teamraum in dem Format der Applikation abgelegt werden, das für
deren Anlegen genutzt wurde. Die im Teamraum vorgehaltenen Elektronikdateien
können auf die lokale Maschine des Teilnehmers, beispielsweise des Kunden 14
oder des Kunden 18, heruntergeladen und unter Verwendung einer ähnlichen Ap
plikation gelesen werden, wie sie der Autor für das Anlegen der Datei verwendete;
falls gewünscht, können sie bearbeitet und erneut im Teamraum für weitere ge
meinsame Nutzung hinterlegt werden. Das Dokument kann auf der lokalen Ma
schine des Teilnehmers gespeichert und über andere Mittel an Nicht-
Teamkollegen weitergereicht werden, wenn dies gewünscht wird. Im Teamraum
können auch bezüglich jedes beliebigen, dort gespeicherten Dokumentes Diskus
sionen mit Threads geführt werden.
Ein Feature des Teamraums ist, daß jedes beliebige Teammitglied zu einer belie
bigen Zeit eine Frage aufwerfen kann; dies erfolgt durch das Teammitglied so, daß
eine Frage angelegt wird (beispielsweise ein Problemdokument), indem ein Ver
fahren herangezogen wird, das zu dem in den Fig. 7 bis 8 oben dargestellten
ähnlich ist. Nach Auswählen des neuen Problemlinks aus dem Navigationsrahmen
62 zur Schaffung einer neuen Frage erscheint ein neues Problemformular 120 in
dem Sichtrahmen 64 (Fig. 9). Das neue Problemformular ist ähnlich angelegt wie
das neue Dokumentenformular 86 und wird in einen Bereich Basisinformation 122,
einen Inhaltsbereich 124, einen Überprüfungsbereich 126, einen aktiven/inaktiven
Bereich 128 sowie einen Bereich für E-Mail-Zustellungen 130 untergliedert. Der
Bereich Basisinformation umfaßt Felder für das Thema 132, die Kategorie 136,
verbundene Ereignisse 138 und verbundene Unterteams 140. Der Bereich Basis
information umfaßt weiterhin eine Prioritätsauswahl 150 für das Problem. Die Prio
rität kann mit rot farbcodiert sein, was hoher Priorität entspricht, mit gelb für mittle
re Priorität und mit grün für geringe Priorität, oder es können andere Vereinbarun
gen getroffen werden.
Der Inhaltsbereich 124 ist ein allgemeines Textfeld. Der Überprüfungsbereich er
laubt es dem das Problem eingebenden Teammitglied, die zusätzlichen Teammit
glieder anzugeben, die für die Überprüfung des Problems verantwortlich sein wer
den. Der(die) tatsächliche(n) Überprüfer werden aus einer Liste 142 potentieller
Überprüfer ausgewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder das Management
beschränkt ist. Ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung kann ebenfalls bei 144
zugeteilt werden. Das Problem kann als aktiv oder inaktiv gekennzeichnet werden.
Normalerweise wird ein Problem zunächst als aktiv gekennzeichnet und später
editiert, um inaktiv zu werden, oder durch Einstellen eines Ablaufdatums 146 au
tomatisch auslaufen. Das Drücken der Speicher- und Abschlußschaltfläche 148
bewirkt das gleiche. Nach dem Speichern und Abschließen des neuen Problem
formulars 120 wird, wenn die Benachrichtigungsoption 130 gewählt wurde, eine E-
Mail-Benachrichtigung 52 (wie in Fig. 10 gezeigt) an die Überprüfer geschickt. Das
neue Problemdokument wird nicht an den Überprüfer gesandt; statt dessen wird
ein Link 154 in der Benachrichtigung 152 vorgesehen, das den Überprüfer zum
Teamraum führt und damit das Problemdokument öffnet. Zusätzlich können weite
re Benachrichtigungen an den Problemzuweisenden und/oder Problemzugewie
senen zu späteren Daten vorgesehen werden, und sie können bezüglich des Fäl
ligkeitsdatums spezifiziert werden. Anzumerken ist, daß, wenn der Überprüfer
nicht im gesicherten Netzwerk befindlich ist, der Sicherheitsserver 24 angerufen
wird, bevor zum Teamraum und zum Problem Zugang eingeräumt wird.
Um eine Problemüberlastung zu vermeiden, muß das Teammitglied, nachdem es
ein Problem aufgeworfen hat, einen Überprüfer benennen, beispielsweise ein
Teammitglied. Die Überprüfer können eine eingegrenzte Untergruppe von Team
mitgliedern sein, und es können beispielsweise der(die) Teamführer und/oder de
ren Stellvertreter sein. Bis der Überprüfer das Problem überprüft hat, steht es nicht
allen Teammitgliedern zur Verfügung und kann auch nicht an das Management
herangetragen werden. Da Probleme normalerweise zur Erteilung von Aufträgen
führen, kann der Teamraum so konfiguriert sein, daß er automatisch Beauftragun
gen generiert, wenn ein Problem aufgeworfen wird. Probleme und Problem
generierte Beauftragungen können von normalen Beauftragungen entweder durch
eine getrennte Bezeichnung oder durch die Identifizierung des Überprüfers in Ver
bindung mit der Problemgenerierten Beauftragung unterschieden werden. Beauf
tragungen können auch codiert werden, um die Priorität zu unterscheiden. Bei
spielsweise kann eine Ikone neben der Beauftragung angebracht werden, deren
Farbe oder Form die Bedeutung, Priorität, Dringlichkeit oder ein sonstiges Merk
mal der Beauftragung kennzeichnet.
Ein weiteres Merkmal des Teamraums sind ein Teamkalender und eine Nach
richtenfunktion. Jeder beliebige Teamführer kann Posten im Teamkalender hin
zufügen, und sämtliche Teammitglieder haben zum Teamkalender Zugang. Ein
Beispiel des Teamkalenders 170 wird in Fig. 11 dargestellt, das nach Auswahl des
Kalenderlinks aus dem Navigationsrahmen 62 im rechten Rahmen 64 erscheint. In
dem Sichtrahmen 64 werden Kalenderseiten 172 dargestellt, die nach Tagen, Wo
chen, Monaten oder Jahren gezeigt werden. Quer über die Oberseite der Kalen
derseiten 172 befinden sich Schaltflächen 174-178, die die Schaffung von neuen
Ereignissen, Sitzungen erlauben und ferner die Manipulation von Kalenderanzei
gen ermöglichen sowie Zugang zu Hilfe- oder Löschaktivitäten ermöglichen.
Neue Posten, die über ein Nachrichtenlink im Navigationsrahmen 62 hinzugefügt
oder auf die darüber Zugriff genommen werden können, können so konfiguriert
werden, daß sie durch ein beliebiges Teammitglied eingebracht werden können,
oder aber das Einbringen und Editieren von Nachrichten kann auf den Teamführer
oder entsprechend Benannte begrenzt werden, um das Generieren zu zahlreicher
Nachrichtenelemente zu vermeiden. Analog können Reaktionen auf neue Nach
richten auf bestimmte Teammitglieder beschränkt werden, was aber nicht der Fall
sein muß.
In Verbindung mit dem Zweck des Teamraums für das Verfolgen des Fortschritts
eines Projektes oder Unterprojektes können Milestone-Ereignisse im Projekt auf
dem Kalender verfolgt werden. Analog können Nachrichten mit Milestone-
Ereignissen in der Weise verbunden werden, daß nach dem Verstreichen des Mi
lestone-Ereignisses die Nachricht automatisch archiviert wird.
Im Navigationsrahmen 62 (Fig. 6) sind die Twisties 180 besonders zu beachten,
die in der Nähe bestimmter Links angeordnet sind, beispielsweise einem mit Do
kumentation verbundenen Link 182. Das Anklicken des Twistie erweitert die Do
kumentenliste 184 (Fig. 12). Unter den Themen 186 werden die mit den aufgelis
teten Themen verbundenen Dokumente angezeigt. Das Anklicken auf dem Doku
ment in der Liste 184 führt den Benutzer zu dem Dokument im Teamraum. Die
Liste 184 liefert auch zusätzliche Informationen über das Dokument, wie z. B. das
Anlegungsdatum 118, das Fälligkeitsdatum 190, so vorhanden, den Autor 192 und
das damit verbundene Unterteam 194. Die Liste ermöglicht auch das Anlegen
neuer Dokumente über der neuen Dokumentenschaltfläche 196, und des weiteren
sind auch Hilfe- und Löschschaltflächen 198 und 200 vorgesehen. Wenn mit dem
Dokument zusätzliche Dateien oder Anlagen verbunden sind, erscheint eine Büro
klammer-Ikone 202 neben dem Dokument in der Liste 184.
Während der Teamraum ein Unterprojekt eines größeren Projektes darstellen
kann, ist es auch für das Team selbst möglich, Unterteams zu schaffen (Fig. 5).
Informationen und Daten, wie z. B. Dokumente, Nachrichten und ähnliches, kön
nen mit bestimmten Unterteams verbunden werden. Analog können Beauftragun
gen mit dem Unterteam verbunden und von diesem verfolgt werden. Das Unter
teamkonzept kann des weiteren auf Kategorien unter jedem Unterteam erweitert
werden. Das äußerste Verfeinerungsniveau hängt von der Komplexität des Pro
jektes/Unterprojektes/Unterteams/Kategorie ab.
Während die Kalenderfunktion ein Tool für das Verfolgen von Ereignissen, Sitzun
gen, Fälligkeitsdaten und ähnlichem liefert, bietet ein getrenntes Eingeben von
Ereignissen und Sitzungen eine Orientierung für das Team. Beispielsweise kann
zusätzlich Aufmerksamkeit auf kritische Termine gelenkt werden, wenn diese als
ein Ereignis markiert werden und wenn das Ereignis nicht nur im Kalender er
scheint. Vorzugsweise werden die Ereignisse und Sitzungsdaten mit den Kalen
derdaten in der Weise verknüpft, daß beide entsprechend nach dem Verstreichen
eines bestimmten Datums aktualisiert werden.
Vorzugsweise ist eine "Neu"funktion von jeder mit dem Teamraum verbundenen
Seite für das Hinzufügen von Problemen, Beauftragungen, Ereignissen, Milesto
nes, Sitzungen, Dokumenten usw. zugänglich. Mitglieder des Teams müssen le
diglich auf die Schaltfläche "Neu" klicken, um in die entsprechenden Richtungen
für das Erreichen der geeigneten Informationen und/oder Daten geführt zu wer
den.
Nach bevorzugten Ausführungsbeispielen der Erfindung ist die Teamraumumge
bung von den Benutzern des Teamraums zu konfigurieren. Wie in Verbindung mit
der Erörterung hinsichtlich der Fig. 6 angemerkt, erhalten besondere Teammitglie
der, wie z. B. Teamleiter und Administratoren, Zugang zu zusätzlichen Links über
die Links hinaus, die den allgemeinen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Ei
nes dieser Links ermöglicht es dem Teamführer, den Teamraum unter Verwen
dung einer in Fig. 13 gezeigten Schablone 220 für einen neuen Teamraum zu
konfigurieren. Die Schablone 220 wird so angeordnet, daß verschiedene Informa
tionen über den neuen Teamraum erhalten werden, und sie wird in einen Basisin
formationsbereich 222, einen Bereich für Teammitglieder-Benennung 224 und ei
nen Bereich für zusätzliche Informationen 226 aufgeteilt. Der Basisinformationsbe
reich 222 umfaßt Eingaben zur Identifizierung des Teamraumnamens, ob der
Teamraum ein Unterteam betrifft, sowie eine Projektidentifikation. Der Bereich für
Teammitglieder-Benennung 224 ermöglicht die Eingabe von Informationen in Ver
bindung mit den Teammitgliedern einschließlich der Benutzeridentifikation, durch
die der Benutzer in dem globalen Verzeichnis identifiziert wird. Der Bereich für
zusätzliche Informationen 226 ermöglicht die Konfiguration der Teamraum-
Homepage, wobei beispielsweise eine Willkommensnachricht hinzugefügt wird,
und ermöglicht die Identifikation von Kontaktpersonen in Verbindung mit dem
Teamraum.
Ein Teamraum, wie er oben in Verbindung mit einem bevorzugten Ausführungs
beispiel der Erfindung beschrieben wurde, ermöglicht es den Teammitgliedern, in
einer Überkreuz-funktionalen oder getrennten Organisation effektiv zusammenzu
wirken. Der Teamraum ermöglicht den Austausch und die gemeinsamen Entwick
lung von Informationen und Daten auch dann, wenn die Teamteilnehmer nicht
physisch am gleichen Ort befindlich sind. Entsprechend einer zusätzlichen, bevor
zugten Ausführungsform der Erfindung wird die Zusammenarbeit der Teammit
glieder durch Nutzung des Teamraumkonzeptes in Kombination mit Kommunikati
onskapazitäten weiter erleichtert.
Bei einer bevorzugten Implementierung dieses Erfindungsmerkmals ist der Team
raum mit einem E-Maildienst verbunden. Nach dem Eingeben von Informationen
oder Daten, wie z. B. Aufgabendokumenten, Sitzungsformularen, Teamnachrichten
usw., kann das Teammitglied unmittelbar und automatisch eine Nachricht an jedes
Teammitglied dahingehend E-mailen, daß im Teamraum neue Informationen oder
Daten existieren. Dies wird dadurch bewirkt, daß ein E-Mail-Benachrichtigungs-
Feature mit dem Anlegen jedes neuen, in dem Teamraum eingeführten Dokumen
tes verbunden wird. Die Benachrichtigung liefert nicht die tatsächlichen Doku
mente an den Empfänger, sondern liefert statt dessen ein Link zurück zum Team
raum in der Weise, daß die Teamraummitglieder in den Teamraum eintreten kön
nen, um in die neuen Informationen oder Daten Einsicht zu nehmen, die Informati
on zu ergänzen oder zu modifizieren oder um Kommentare hinzuzufügen.
Bei einer weiteren, bevorzugten Implementierung können die Teammitglieder
selbst angeben, wann und wie sie informiert werden, daß neue Informationen oder
Daten zum Teamraum hinzugefügt wurden. Von dem Beitragsprofil-Link auf dem
Navigationsrahmen 62 wird das Teammitglied zu einem Beitragsprofil-Formular
250 nach Fig. 14 geführt. Das Beitragsprofil-Formular 250 erlaubt es dem Team
mitglied, eine Beschreibung des Profils 252 zu liefern, anzugeben, ob das Profil
aktiv ist 254, eine Suchmethode 256 zu bezeichnen und damit verbundene
Schlüsselworte 258 zu identifizieren, und des weiteren anzugeben, ob die ge
samten Diskussionen mit Threads 260 erhalten werden sollen. Analog kann das
Teammitglied spezifizieren, ob es jedesmal informiert werden möchte, wenn neue
Informationen oder Daten in Verbindung mit einem bestimmten Autor, einer be
stimmten Kategorie, einem bestimmten Ereignis, einem bestimmten Unterteam
usw. vorhanden sind.
Um die Features des Teamraums, welche die Zusammenarbeit erleichtern, weiter
vorteilhaft zu nutzen, kann er auch mit einer Echtzeit-Kommunikationsanwendung
verbunden werden. Beispielsweise kann der Teamraum mit der Microsoft-Net-
Meeting-Anwendung oder mit der Lotus-Sametime-Anwendung verbunden wer
den. Einfacher kann der Teamraum auch mit einem Chatraum-Umgebungs-
Feature verbunden werden. Auf diese Weise können Online-Echtzeitsitzungen von
Teammitgliedern mit Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten oder praktisch
beliebigen, im Teamraum vorgehaltenen Informationen oder Daten stattfinden. Die
Teilnehmer müssen nicht physisch am gleichen Ort präsent sein, und die Integra
tion der Informationen und Daten erfolgt online in Echtzeit. Darüber hinaus wird
eine verläßliche Version der Informationen existent und zur Nutzung durch jedes
Teammitglied verfügbar sein.
Unter Bezugnahme auf Fig. 21 werden in einer Teamraumumgebung 350 jeweils
Teamräume bzw. identifizierte Teamräume 352-360, ein Dokumentenraum 362
und ein Chatraum 364 definiert. Die Teamräume können, wie oben beschrieben,
definiert werden. Der Dokumentenraum kann spezifisch raumdefiniert werden, um
die Dokumentenzusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu erleichtern, wäh
rend der Chatraum 364 nur das sein muß, ein Raum, der es den Teammitgliedern
ermöglicht, einzutreten und Gedanken und Ideen auszutauschen. Ein erstes
Teammitglied 366 ist mit dem Teamraum 352, dem Dokumentenraum 362 und
dem Chatraum 364 verbunden und nimmt jeweils daran teil. Ein zweites Teammit
glied 368 ist mit dem Teamraum 354, dem Dokumentenraum 362 und dem Chat
raum 364 verbunden und nimmt jeweils daran teil. Ein Nicht-Teammitglied 370 ist
gegebenenfalls nur mit dem Chatraum verbunden, und ein nicht teilnehmendes
Mitglied 372 ist nicht mit der Teamraumumgebung 350 verbunden.
Unter Bezugnahme auf Fig. 22 geben die Teammitglieder 366 und 368 sowie das
Nicht-Teammitglied 370 Informationen 390 in den Chatraum 364 ein, d. h. Ideen,
Dokumente usw. In dem Chatraum 364 kann das Teammitglied 366 beispielswei
se eine Aufgabe anlegen, ein Problem aufwerfen oder eine Frage haben, ist aber
unsicher, an welches Teammitglied diese zu richten sind. Ausgehend vom Chat
raum 364 wird die Aufgabe, Problem oder Frage (Problem) 374 zu einer beliebi
gen Kombination jedes der Teams 352-360 zugeteilt. Die Teamleiter können
jeweils auf das Problem antworten. Beispielsweise kann der Leiter von Team 354
eine Antwort 376 liefern und angeben, daß das Problem 374 nicht in seine Zu
ständigkeit fällt. Diese Aktion löst eine Benachrichtigung des ursprünglichen Fra
gestellers und der anderen Beauftragten und ein Posting 378 an den Chatraum
364 aus. Der Teamführer des Teams 356 kann eine Antwort 380 liefern, die an
gibt, daß das Team 356 für die Anfrage zuständig ist und kann dann eine Antwort
geben. Dies löst eine Benachrichtigung des ursprünglichen Anfragenden und der
anderen Beauftragten und ein Posting 382 in dem Chatraum 364 aus. Zahlreiche,
weitere Interaktionen können in Aussicht genommen werden.
Wie durch die bevorzugten Ausführungsbeispiele der Erfindung erleichtert, kann
ein Projekt durch Teammitglieder unterstützt werden, die aus verschiedenen Be
reichen von Überkreuz-funktionalen oder unterschiedlichen Organisationen be
nannt werden. Dies trifft auch dann zu, wenn die Teammitglieder durch beträchtli
che, geographische Entfernungen getrennt sind. Die oben beschriebene Team
raumumgebung liefert ein Tool, das es den betreffenden Mitgliedern des Teams
ermöglicht, sich zu organisieren, Daten zu verwalten und zu verfolgen und zu
sammenzuarbeiten. Zur weiteren Erleichterung des Projektes liefert die Datener
fassungseinheit 32 des Teamwork-Tool-Servers 12 (Fig. 3) einen numerischen
Datenverfolgungs- und Erfassungsprozeß.
Entsprechend einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung wird das Projekt
oder Unterprojekt selbst durch einen Projektleitplan definiert. Der Projektleitplan ist
eine Sammlung von Beschreibungen physischer Maßnahmen (physical action
descriptions - PADs), die, wie der Name sagt, jeweils eine einzelne, diskrete Maß
nahme oder Tätigkeit beschreiben, die vom Team vollzogen werden muß, um das
Projekt zum Abschluß zu bringen. Nicht so wörtlich genommen, kann jedoch ein
PAD für praktisch jeden beliebigen, diskreten Aspekt des Projektes definiert wer
den, ob es sich nun um eine physische Aufgabe, das Eintreten eines Ereignisses
oder einige andere Kriterien handelt, die mit dem erfolgreichen Abschluß des
Projektes im Zusammenhang stehen. Nach der Darstellung in Fig. 15 ist eine Be
schreibung einer physischen Maßnahme 270 mit einer Anzahl von Berichtszyklen
oder Perioden 272-284 verbunden. Beispielsweise werden Daten in Verbindung
mit der Beschreibung einer physischen Maßnahme 270 jahreweise verzeichnet.
Die Datenerfassungseinheit 32 erleichtert die Definition der PADs und die ent
sprechende Erfassung und das Berichten der Daten.
Es wird nunmehr auf Fig. 16 Bezug genommen. Die Datenerfassungseinheit 32
umfaßt eine Datenerfassungsfunktion 290, welche eine Dateianhangfunktion 292
und eine Zugangskontrollfunktion 294 aufweist. Die Datenerfassungseinheit weist
auch eine Datentransferdateifunktion 298 auf, welche Utility-Funktionen für die
Eingabe/Ausgabe von Daten aus der Datenerfassungseinheit 32 liefert.
Die Datenerfassung beginnt mit der Definition des PAD, und Fig. 17 zeigt eine
Schablone 300 für die Definition einer PAD. Die Schablone 300 ist so angeordnet,
um die Erfassung bestimmter Informationen zu erleichtern, einschließlich einer
Angabe, wie die Daten zu verwenden sind, d. h., ob die Daten während des Be
richtens mit eingeschlossen sein sollen oder nicht, 302, das damit verbundene
Projekt 304 und/oder das damit verbundene Unterprojekt, 304 und 306, den Na
men der PAD 308, die Beschreibung der PAD 310, das Ereignis der Umsetzung
der Aktion, d. h. also der Milestone, der es ermöglicht, zu erfahren, daß die physi
sche Maßnahme abgeschlossen ist, 312, das Datum der Fertigstellung 314, eine
Einschätzung der Schwierigkeit der Umsetzung 316, die erforderlichen Informatio
nen 320 und ob die Information in bezug auf das damit verbundene Projekt oder
ein anderes Projekt 322 aufzuzeichnen ist.
Der(die) Leitplan(pläne) für ein Unterprojekt und die damit verbundenen PADs
sind vorzugsweise mit dem Teamraum verbunden, und es wird von dort aus dar
auf Zugriff genommen, und sie können, wie in Fig. 3 gezeigt, am gleichen Ort wie
der Teamwork-Tool-Server 12 angeordnet und über den Bus 34 verbunden sein.
In der Tat definieren die Teammitglieder den Leitplan, indem sie die PADs definie
ren. Die Teamräume sind vorzugsweise mit dem Gesamtprojekt verbunden, und
auf höheren Ebenen innerhalb der Organisation können sämtliche Leitpläne durch
autorisierte Benutzer eingesehen werden. Beispielsweise können sämtliche Team
räume unter einer gemeinsamen Website für das Gesamtprojekt verbunden sein,
während spezifische Teamraum-Homepages geschaffen werden, um die Team
raumumgebung zu unterstützen.
Bei dem in Fig. 15 gezeigten Beispiel wird die Beschreibung der physischen Akti
on mit den Jahren verbunden, in denen finanzielle Ergebnisse berichtet oder "ge
bucht" werden. Daten können auch einem bestimmten Team oder Unterteam oder
einer bestimmten Hierarchie von Teams/Unterteams entsprechend der Hierarchie
des Teamraums zugeordnet werden. Daten können nach PAD oder nach Jahren
unter Verwendung eines Dateneingabeformulars oder Arbeitsblattes 320 eingege
ben werden, wie dies in Fig. 18 gezeigt wird, das durch die Datenerfassungsfor
mularfunktion 290 der Datenerfassungseinheit 32 generiert wird. Unter Bezug
nahme auf Fig. 18 weist das Arbeitsblatt 320 einen Teil 322 auf, der die verschie
denen PADs nach Teams identifiziert. Mit jedem Team ist ein Twistie verbunden,
einer wird als Twistie 324 gezeigt, der eine Liste 326 von PADs für das betreffen
de Team erweitert. Neben dem PAD in der Liste befindet sich eine Ikone 328, die
dazu verwendet wird, Informationen über die PAD zu liefern. Bei dem vorgestellten,
finanziellen Beispiel kann ein Buchsymbol darstellten, daß die Finanzinformatio
nen für die PAD einem anderen Projekt zugeordnet wird, als dem gesondert durch
die PAD identifizierten. Zusätzliche Ikonen 330, wie z. B. ein Bleistift- und Block
symbol oder ein Prüfmarkierungssymbol, geben jeweils an, daß das Arbeitsblatt in
Bearbeitung oder fertig für die Überprüfung ist. Zusätzlich zum PAD-Namen 332
können die PADs durch eine einheitliche Identifikationsnummer 334 identifiziert
werden. Wie in diesem Beispiel beschrieben, werden Daten nach Jahren eingege
ben, können jedoch auch in verschiedenen, anderen Unterteilungen, wie z. B. Or
ganisationsgruppen 336, eingegeben werden. Die Jahre werden bei 338 angege
ben, und die Arbeitsblattendsummen werden bei 340 aufgelistet. Ebenfalls auf
dem Arbeitsblatt aufgelistet werden die Teammitglieder 342, die für das Anlegen
des Arbeitsblattes und die Eingabe der Daten verantwortlich sind.
Das Arbeitsblatt 320 liefert ein gemeinsames Format, mit dem alle mit dem Projekt
befaßten Teams zur Eingabe von Daten aufgefordert werden. Das Arbeitsblatt
kann Spezifikationen 344 und 346 für die Daten umfassen, und es umfaßt auch
eine Fähigkeit, über die Dateianhangfunktion 292 die beigefügte, unterstützende
Dokumentation in Form von elektronischen Dateien hinzuzufügen. Die Arbeits
blattdaten und die unterstützenden Dateien werden dann in der Datenerfassungs
einheit 32 abgespeichert. Wenn das Arbeitsblatt 320 fertiggestellt und zur Über
prüfung freigegeben wird, verhindert die Zugangskontrollfunktion Schrei
benlLöschen 294, daß andere, als besonders autorisierte Teammitglieder Ände
rungen an den Daten vornehmen.
Die Datenzusammenfassungs-Sichtfunktion 296 ermöglicht es autorisierten
Teammitgliedern oder Gästen, in die mit den PADs verbundenen Daten Einsicht
zu nehmen. Die Daten können in verschiedenen Berichtsformen eingesehen wer
den, und ein Berichtsformular 350 wird in Fig. 19 dargestellt. Der Bericht 350 lie
fert eine Zusammenfassung nach Projektteams 1-n nach Organisationsgruppen
336. Durch Anklicken eines der Projektteams erweitert sich eine Liste und präsen
tiert die mit dem gewählten Projektteam verbundenen PADs, und der Überprüfer
kann weiter in die Daten einsteigen, indem er Twisties anklickt, um von dem For
mular 352 nach Fig. 20, soweit es um ein bestimmtes Team geht, zu gelangen,
und bei einer besonderen PAD werden die Daten nach organisatorischen Gruppen
336 gezeigt. Die Ikonen 328 werden erneut dazu verwendet, Informationen über
die präsentierten Daten zu liefern, wie z. B. das Buchsymbol, die darüber informie
ren, daß die Daten einem anderen Projekt zugeordnet wurden. Ein Fachmann wird
erkennen, daß die Daten praktisch in einer grenzenlosen Anzahl von Formen sor
tiert und berichtet werden können. Mehrere Beispiele wurden hierin vorgestellt, um
die Flexibilität der Erfindung bei dem Management von Daten und bei der Verbin
dung von Daten mit den Tätigkeiten verschiedener ein Projekt unterstützender
Teams zu erläutern. Mit einem Blick auf den Bericht kann ein Benutzer eine Reihe
von Merkmalen der Daten und die Teams, die die Daten generiert haben, erken
nen.
Wie bereits ausgeführt, werden bei der bevorzugten Ausführungsform die Leitplä
ne und die damit verbundenen PADs in das Teamraumkonzept integriert. Die
Teammitglieder definieren demzufolge die Leitpläne über den Teamraum, und der
Teamraum erleichtert die Eingabe von Informationen und Daten in die PADs. Un
ter Verwendung des Online-Zusammenarbeits-Features können Teammitglieder
die im Leitplan dargestellten Daten erörtern, kommentieren und schließlich integ
rieren und abstimmen.
Es ist häufig notwendig, Informationen und Daten zwischen getrennten Organisa
tionen gemeinsam zu nutzen. Soweit beispielsweise zwei Gesellschaften sich in
einem Joint Venture zusammenfinden, kann es für die jeweiligen Mitarbeiter jeder
Gesellschaft notwendig sein, Informationen und Daten gemeinsam zu nutzen und
zusammenzuarbeiten. Entsprechend den bevorzugten Ausführungsformen der
Erfindung wird eine Teamraumumgebung geschaffen, um das Projekt zu unter
stützen.
Der Teamraum kann in einem beliebigen der Informationsverwaltungssysteme der
Organisationen geschaffen werden, zum Beispiel als Teil des Intranets einer der
Organisationen. Sicherheitsüberlegungen können jedoch einer solchen Umset
zung entgegenstehen. Alternativ kann der Teamraum als Teil einer gesicherten
Website-Umgebung auf dem Internet etabliert werden. Bei einer solchen Anord
nung würden die Teammitglieder über das Internet zum Teamraum Zugriff neh
men und eine geeignete Sicherheits-Logon-Prozedur für den Zugriff auf das gesi
cherte Gebiet durchlaufen. Die Funktionen und Merkmale des Teamraums sind
vorzugsweise so wie oben beschrieben, wiewohl klar sein dürfte, daß mehr oder
weniger Funktionalitäten bereitgestellt werden können, ohne damit den angemes
senen Rahmen der Erfindung zu verlassen.
Die bevorzugten Ausführungsbeispiele der oben beschriebenen Erfindung bezie
hen sich auf ein Web-basiertes Tool für die Durchführung des Managements von
Kommunikation, Informationen und die Erleichterung der Zusammenarbeit unter
Teammitgliedern. Die Erfindung kann demzufolge umgesetzt werden unter Ver
wendung geeigneter Internet-basierter Computer-Programmiertechniken, bei
spielsweise unter Verwendung der Java-Programmiersprache oder von HTML-
Programmierelementen. Es kann auch vorteilhaft sein, existente Datenverwal
tungstools als Hebel zu benutzen, wie z. B. die Lotus-Domino-Applikation, und hier
die zusätzlichen, hierin beschriebenen Funktionen und Fähigkeiten hinzuzufügen.
Die vorstehende Erfindung wurde hinsichtlich verschiedener, bevorzugter Ausfüh
rungsbeispiele beschrieben, welche als Erläuterung der umfassenden Merkmale
der Erfindung dienen sollen. Der Fachmann wird erkennen, daß die Erfindung an
derweitig umgesetzt werden könnte, ohne den angemessenen Rahmen der Erfin
dung zu verlassen.
Claims (20)
1. Verfahren für die Zusammenarbeit von Teammitgliedern getrennter Organi
sationen über ein erstes elektronisches Netzwerk und ein zweites elektroni
sches Netzwerk, welches Verfahren dadurch gekennzeichnet ist, daß es die
folgenden Schritte umfaßt:
Bereitstellung eines Teamraumserver-gestützten, virtuellen Teamraums, wobei der Teamraumserver jeweils mit dem ersten elektronischen Netzwerk und dem zweiten elektronischen Netzwerk verbunden ist;
Genehmigen des Zugangs zu dem virtuellen Teamraum für die ersten Teammitglieder über das erste elektronische Netzwerk lediglich dann, wenn die ersten Teammitglieder in einem mit dem ersten elektronischen Netz werk verbundenen Verzeichnis identifiziert werden, und
Genehmigen des Zugangs zu dem virtuellen Teamraum für die zweiten Teammitglieder über das zweite elektronische Netzwerk lediglich dann, wenn die zweiten Teammitglieder in einem mit dem virtuellen Teamraum verbundenen Verzeichnis identifiziert werden.
Bereitstellung eines Teamraumserver-gestützten, virtuellen Teamraums, wobei der Teamraumserver jeweils mit dem ersten elektronischen Netzwerk und dem zweiten elektronischen Netzwerk verbunden ist;
Genehmigen des Zugangs zu dem virtuellen Teamraum für die ersten Teammitglieder über das erste elektronische Netzwerk lediglich dann, wenn die ersten Teammitglieder in einem mit dem ersten elektronischen Netz werk verbundenen Verzeichnis identifiziert werden, und
Genehmigen des Zugangs zu dem virtuellen Teamraum für die zweiten Teammitglieder über das zweite elektronische Netzwerk lediglich dann, wenn die zweiten Teammitglieder in einem mit dem virtuellen Teamraum verbundenen Verzeichnis identifiziert werden.
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das erste elekt
ronische Netzwerk ein lokales Bereichsnetzwerk umfaßt.
3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das erste elekt
ronische Netzwerk ein Intranet umfaßt.
4. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das zweite elekt
ronische Netzwerk ein ungesichertes Netzwerk umfaßt.
5. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß das ungesi
cherte Netzwerk das Internet umfaßt.
6. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß es des weiteren
den Schritt des Definierens des virtuellen Teams umfaßt, welches die von
den Teammitgliedern bereitgestellten Informationen verwendet.
7. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Informatio
nen die Identifikation mindestens eines Teamführers einschließen.
8. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Informatio
nen die Identifikation eines Teamziels einschließen.
9. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Informatio
nen die Identifikation von mit dem virtuellen Teamraum verbundenen Un
terteams einschließen.
10. Verfahren für die Bereitstellung von Kommunikation und Zusammenarbeit
unter Teammitgliedern, wobei die Teammitglieder erste Mitglieder einer
ersten Mitgliedergruppe und zweite Mitglieder einer zweiten Mitgliedergrup
pe einschließen, welche betrieblich von den ersten Mitgliedern getrennt
sind, welches Verfahren dadurch gekennzeichnet ist, daß es die folgenden
Schritte umfaßt:
Bereitstellung eines Teamwork-Tool-Servers zur Unterstützung einer Team raumumgebung, wobei der Teamwork-Tool-Server mit den ersten Mitglie dern über eine erste Netzwerkstruktur und mit den zweiten Mitgliedern durch eine zweite Netzwerkstruktur verbunden ist;
Bereitstellung eines mit dem Teamwork-Tool-Server verbundenen, globalen Verzeichnisses, welches für jedes der ersten Mitglieder und der zweiten Mitglieder eine Identifikation umfaßt;
Bereitstellung eines mit dem Teamwork-Tool-Server verbundenen, lokalen Verzeichnisses,
wobei das lokale Verzeichnis ein Teamraumbenutzerprofil für jedes Mitglied einer Mehrzahl von Teamraummitgliedern umfaßt und
wobei die Teamraummitglieder aus den ersten Mitgliedern und den zweiten Mitgliedern ausgewählt werden;
Erhalten eines Ersuchens um Zugang zur Teamraumumgebung von einem Benutzer der ersten Mitglieder und der zweiten Mitglieder;
Überprüfen der Identifikation für den einen Benutzer im globalen Verzeich nis und
Genehmigen des Zugangs zur Teamraumumgebung entsprechend dem Teamraumbenutzerprofil für den einen Benutzer.
Bereitstellung eines Teamwork-Tool-Servers zur Unterstützung einer Team raumumgebung, wobei der Teamwork-Tool-Server mit den ersten Mitglie dern über eine erste Netzwerkstruktur und mit den zweiten Mitgliedern durch eine zweite Netzwerkstruktur verbunden ist;
Bereitstellung eines mit dem Teamwork-Tool-Server verbundenen, globalen Verzeichnisses, welches für jedes der ersten Mitglieder und der zweiten Mitglieder eine Identifikation umfaßt;
Bereitstellung eines mit dem Teamwork-Tool-Server verbundenen, lokalen Verzeichnisses,
wobei das lokale Verzeichnis ein Teamraumbenutzerprofil für jedes Mitglied einer Mehrzahl von Teamraummitgliedern umfaßt und
wobei die Teamraummitglieder aus den ersten Mitgliedern und den zweiten Mitgliedern ausgewählt werden;
Erhalten eines Ersuchens um Zugang zur Teamraumumgebung von einem Benutzer der ersten Mitglieder und der zweiten Mitglieder;
Überprüfen der Identifikation für den einen Benutzer im globalen Verzeich nis und
Genehmigen des Zugangs zur Teamraumumgebung entsprechend dem Teamraumbenutzerprofil für den einen Benutzer.
11. Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, daß es die Annah
me der Informationen und Daten der Teammitglieder umfaßt.
12. Verfahren nach Anspruch 11, dadurch gekennzeichnet, daß die Informatio
nen entweder Dokumentinformationen, Probleminformationen, Informatio
nen über Aufgaben, Sitzungsinformationen, Kalenderinformationen oder
Milestone-Informationen umfassen.
13. Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet,
daß der Teamwork- Tool-Server mit einem Sicherheitsserver verbunden ist, und dadurch,
daß der Schritt des Überprüfens einer Identifikation durch den Sicherheitsserver vervollständigt wird.
daß der Teamwork- Tool-Server mit einem Sicherheitsserver verbunden ist, und dadurch,
daß der Schritt des Überprüfens einer Identifikation durch den Sicherheitsserver vervollständigt wird.
14. Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, daß es des weite
ren die Schritte der Annahme von Informationen von den Teammitgliedern
und des Definierens einer Teamraumumgebungsstruktur im Zusammen
hang mit den Informationen umfaßt.
15. Verfahren nach Anspruch 14, dadurch gekennzeichnet, daß die Informatio
nen die Identifikation eines Teamführers und eines Teammitgliedes umfas
sen.
16. Verfahren nach Anspruch 14, dadurch gekennzeichnet, daß die Informatio
nen im lokalen Verzeichnis aufbewahrt werden.
17. Verfahren nach Anspruch 14, dadurch gekennzeichnet, daß die Informatio
nen Informationen über die Verbindung umfassen, wobei die Verbindungs
informationen eine Verbindung zwischen der Teamraumumgebung und ei
nem Projekt definieren.
18. Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, daß eine erste
Netzwerkstruktur und eine zweite Netzwerkstruktur jeweils entweder ein
ungesichertes Netzwerk oder ein gesichertes Netzwerk aufweisen.
19. Verfahren nach Anspruch 18, dadurch gekennzeichnet, daß das ungesi
cherte Netzwerk das Internet umfaßt.
20. Verfahren nach Anspruch 18, dadurch gekennzeichnet, daß das gesicherte
Netzwerk ein lokales Bereichsnetzwerk umfaßt.
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
US09/707,118 US7072940B1 (en) | 2000-08-14 | 2000-11-06 | System and method for managing communications and collaboration among team members |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
DE10154169A1 true DE10154169A1 (de) | 2002-05-29 |
Family
ID=24840417
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
DE10154169A Withdrawn DE10154169A1 (de) | 2000-11-06 | 2001-11-05 | System und Verfahren für die Verwaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Teammitgliedern |
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Country | Link |
---|---|
CA (1) | CA2361127A1 (de) |
DE (1) | DE10154169A1 (de) |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
DE102012104391A1 (de) | 2012-05-22 | 2013-11-28 | Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. | Luftverkehrssteuerungssystem |
-
2001
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Cited By (2)
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---|---|---|---|---|
DE102012104391A1 (de) | 2012-05-22 | 2013-11-28 | Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. | Luftverkehrssteuerungssystem |
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