CS230754B1 - Soustava spisových archů - Google Patents

Abstract

Soustava spisových archů sestávající ze spisových archů různých formátů, bez tisku i opatřených tiskem, řeší problém řízení písemného styku včetně administrativních činností s tím spojených. Podstata vynálezu spočívá v tom, že alespoň jedna, obvykle pravá dolní rohová část spisových archů, je opatřena nejméně jedním tvarovacím znakem pro visuálni vyjádření stupně stavu zpracování tvarovacích spisových archů, které se při zpracování, tj.opatření textem,stávají písemnostmi,tj.nositeli a zprostředkovateli informací. Jednotlivé tvarovací spisové arohy jsou opatřeny,obvykle na své levé straně,úchytnými otvory,jež se u všech na sebe položených archů překrývají, přičemž úchytné otvory všech tvarovaclch archů menších formátů než je tvarovací arch základního formátu,jsou vytvořeny při společné úrovni jejich spodních okrajů a uspořádány tak,aby měly přesah svých pravých okrajů s tvarovacimi znaky přes pravý okraj tvarovacího spisového arohu zákl.formátu.Oddělovací útržky mezi jedn.tvarovaclmi znaky ve formě perforaci mohou být opatřeny příčnými,pomocnými tvarov.znaky pro podrobnější členění,vyjadřující větší počet stupňů stavu zprac.písemností.Kromě uved.znaků předmětu vynálezu existují další možné varianty.Řešení je možno využít pro všechny případy zprac.písemnoso jejich Oas.prODebu a vztazích mezi písemnostmi,poir.pro účely racionál.řízeni.

Description

Vynález se týká soustavy spisových archů, stejných nebo odliš“ných formátů, bez tisku, případně již opatřených tiskem, určených pro řízení písemného styku.

Řízení obecně představuje působení na průběh objektivních procesů. Probíhá jako organizovaná činnost především v oblasti národního hospodářství a dále v oblasti státní správy, veřejné správy, jakož i v rámci společenských organizací, v rozsahu všech stupňů řízení. Řídit znamená plánovat, organizovat, regulovat a kontrolovat, což v souhrnu znamená rozhodovat o procesech spojených s plněním uložených úkolů. Kvalita rozhodování je závislá na přehledu o stavu řízených úkolů, který je podmíněn soustavným zajišťováním co nejúplnějších, spolehlivých a rychle dostupných informací. ZákMními činiteli ovlivňujícími kvalitu rozhodování jsou odborná kvalifikace, zkušenosti, organizační a jiné schopnosti a vlastnosti řídících pracovníků, odborné kvalifikace technických a hospodářských pracovníků pověřených zajišťováním a prováděním řízení, druh, složitost a opakovatelnost vykonávané činnosti, a technika pro zajišťování výkonu řízení.

Proces řízení je v podstatě zajišťován jednak přímým osobním stykem řídících pracovníků s jejich odbornými pracovníky, jako je tomu například na pracovních poradách, nebo zprostředkovaně, kdy styk mezi jednotlivými stupni řízení po vertikální linii, stejně jako styk mezi účastníky řízení po horizontální linii, to znamená mezi jednotlivými organizacemi a také uvnitř organizací, je zajišťován formou písemného styku. V oblasti Kvantitativně silně převažujícího písemného styku je nezbytným výkonným aparátem řízení v

administrativa, která zajištuje zprostředkování styku mezi vnějšími

230 754 objekty a řídícím orgánem, pro který zajišluje veškerou činnost spojenou s přípravou písemného styku hlavně však písemné vypracování materiálů s použitím archů, které se po opatření psaným textem stávají písemnostmi, to je nositeli a zprostředkovateli informací. Důležitým úkolem pracovních sil administrativního aparátu je zajišlovat pro řídící a odborné pracovníky útvaru celkový pohyb písemného styku v souladu s potřebami úkolů, jichž se zpracovávané písemnosti týkají, což v praxi znamená veškerou evidenci písemností včetně sledování termínů odpovědí jak přijatých, k zpracování určených písemností, tak i písemností odesílaných - vyřizujících. Tento úkol zajištuje obvykle jedna administrativní síla, často pro řadu odborných pracovníků.

Z hlediska racionálního průběhu písemného styku pro účely řízení a kontroly stojí v popředí požadavek na zajištění přehledu o stavu zpracování písemností, a přehledu o jejich časovém průběhu umožňující včasné vyřizování písemností, a dále požadavek na zajištění pohotové dostupnosti kterékoliv písemnosti, úplnosti písemností a na rychlé, spolehlivé a přehledné zjištování vzájemných vazeb mezi zpracovávanými a zpracovanými písemnostmi. Z toho plyne, že účinnost písemného styku je přímo závislá na možnostech způsobu řízení celkového průběhu písemného styku včetně administrativních postupů, kterým řídící a odborní pracovníci potřebné přehledy pro rychlé a dokonalé zpracování přidělených úkolů dosahují.

Přehled o stavu zpracování přijatých a odeslaných písemností vztahujících se k jednotlivým úkolům je v současné době nedostačující, nebol z dosavadního způsobu zpracování, uspořádání a evidence písemností, skutečný stav jejich zpracování není patrný. Uspořádání podacích deníků došlých a odeslaných písemností nezahrnuje rubriky pro potřebný druh záznamů, nebol dosavadní způsob provádění písemného styku nevytváří pro takový druh záznamů předpoklady. Z praxe je známo, že v takové situaci lze obvykle získat nejlepší přehled o stavu zpracování písemností a celého úkolu především od příslušného odborného pracovníka na podkladě jeho individuálních záznamů v písemnostech a jeho schopnosti pamatování. V případě většího počtu zpracovávaných úkolů s vyšší frekvencí písemného styku však

- 3 230 7S4 ztrácí spolehlivý přehled i příslušný odborný pracovník. Je nepopiratelnou skutečností, že při dnešním stavu řízení písemného styku je možno každou spisovou složku označit za černou skříňku, neboť nikdo nemůže s určitostí říat, které písemnosti ve spisových složkách obsažené, jsou nebo nejsou vyřízeny) případně v jakém stavu zpracování se nacházejí, což v podstatě ilustruje celý dnešní nepříznivý stav řízení písemného styku.

Přehled o časovém průběhu zpracovávaných písemností, to je o časových termínech pro vyřizování písemností, je v současné době rovněž nedostačující, neboť je zajišťován jen v omezeném rozsahu pomocí různých sledovacích prostředků vytvořených pouze pro tento účel, jako například plánovacími tabulemi, termináři, kartotékami, diáři a pod. Používání těchto sledovacích pi*ostředků je však obvykle omezeno pouze na písemnosti, ve kterých je požadovaný termín odpovědi k odeslané písemnosti jednoznačně uveden. V převážné většině případů se však termín požadované odpovědi v písemnostech buň vůbec neuvádí, nebo se místo něj uvádějí nekonkrétní fráze, jako například Očekáváme Vaši odpověS obratem!, případně ... co nejdříve a pod. Tyto písemnosti pak obvykle nejsou na straně adresáta sledovány s dostatečnou péčí, v důsledku čehož pak Často dochází k jejich vyřízení s nepřiměřeně dlouhým časovým odstupem. Někdy dokonce zcela uniknou ze sledování a zůstanou nevyřízené. Vzhledem k tomu, že každá písemnost má své cílové, k určitému časovému termínu vázané poslání, a vztahuje se k určitému úkolu, představuje jako takové v procesu řízení jeden konkrétní Článek v cel&ovém řetězu souvislostí, takže je nutno vzít na vědomí skutečnost, že přetržení řetězu v jednom článku může znamenat vážné narušení úkolu jako celku.

v kožnosti zjištování vzájemných vazeb mezi písemnostmi jednotlivých úkolů jsou v současných podmínkách řízení písemného styku rovV něž nevyhovující. Je známo, že spolehlivé zjištování vazeb mezi staršími písemnostmi ve spisových materiálech, kdy již není možno spoléhat se na paměť a osobní záznamy, bývá velmi obtížné, někdy i nemožné. Značnou vinu na tomto stavu nese odolnost, že v odpovědích se u převážné většiny písemností neuvádí odvolací údaj Vaše

- 4 ·

230 7M značka. Za další nedostatek v pracovním pořádku je nutno označit i skutečnost, že dosud neexistuje jednotnost vedení přidělených písemností u odborných pracovníků pověřených jejich zpracováním, což nadřízeným pracovníkům a spolupracovníkům v případech náhlé absence některého z pracovníků kolektivu ztěžuje dostupnost a potřebný přehled o zpracovávaných písemnostech. Také uvádění vyřizovacích údajů na přijatých, vyřízených písemnostech a zakládání písemností do věcných spisových složek je prováděno zcela individuálně. Do věcných spisových složek jsou někdy zakládány ještě nevyřízené písemnosti, které pak po určitém časovém odstupu mohou snadno uniknout ze sledování. Pro kontrolu úplnosti odeslaných písemností jsou v institucích, kde řídící pracovníci jsou si vědomi významu přehledu o písemném styku pro plnění uložených úkolů, vedeny pořadače s pořadově založenými kopiemi všech odeslaných písemností, což je pro kontrolu úplnosti odeslaných písemností velmi *

výhodné. Pro rychlé a spolehlivé zjištování vzájemných vazeb mezi písemnostmi však toto jednoúčelové opatření není způsobilé.

Z konstatování uvedených skutečností vyplývá, že v současné době jsou přehledy o stavu zpracování písemností a o jejich časovém průběhu, jakož i možnosti zjištování vzájemných vazeb mezi písemnostmi, na velmi nízké úrovni. Z hlediska dnešních požadavků řízeni a kontroly je nutno označit dosavadní způsob provádění písemného styku celkově za zastaralý a nevyhovující. Tato skutečnost není překvapující, vezme-li se v úvahu, že se jedná o praxi, která se bez podstatných změn provádí stejným způsobem již po řadu desítek let. V dnešní době sice dochází ke zpracování písemností samočinnými počítači, přičemž se věak jedná bud o písemnosti se stereotypním, naprogramovaným textovým rámcem, který se doplňuje konkrétními údaji, nebo o poměrně krátké dopisy se stručným textem. Přitom obvykle nelze psát písemnosti přímo na firemní papír, nebol počítač nepoužívá spisové archy normalizovaných formátů, takže odbavení písemností napsaných počítačem vyžaduje přídavné vyhotovení průvodních dopisů. U psaných textů se nepříznivě projevuje absence písmen české a slovenské abecedy, což může vést k nesrozumitelnosti a chybným výkladům. Namísto běžných kopií je nutno vytvářet opako- 5 230 754 váním poměrně nákladné přepisy. Tak zvané paměťové zpracování písemností** reprodukovatelné na displejích je možno v určitých podmínkách považovat za užitečné řešení, které však postrádá možnost běžně potřebného srovnávání a studia více písemností najednou.

v

Dále je známo, že pátrání po písemnostech a zjištování vazeb mezi nimi, je v podmínkách nedostatečného přehledu a nedostatečné evidence písemností nejen časově náročné, ale i zneklidňující a duševně vyčerpávající. Je známo, že v útvarech, kde nejsou zajištěny potřebné přehledy o stavu písemností může vlivem soustavného nervového vypětí způsobeného takovým stavem, docházet i k vážným postižením pracovníků na zdraví. Nejistota v rozhodování, obzvláště u řídících pracovníků, působí v takových případech nepříznivě na duševní stav a tím na výkonnost pracovníků v celém útvaru, což mívá za následek snížení produktivity práce a narušení dobrých vztahů mezi členy pracovních kolektivů.

Další nedostatek dosavadního způsobu řízení písemného styku spočívá ve značném zatížení administrativních sil, které kromě psaní písemností, ja^o své hlavní činnosti, jsou obvykle pověřeny vedením evidence písemností a sledováním termínů vyřízení došlých a odeslaných písemností pomocí zmíněných sledovacích prostředků, včetně poměrně těžkopádného a proto často opomíjeného doplňování vyřizovacích údajů v podacích denících došlých a odeslaných písemností. Vzhledem k tomu, že se při sledování časových termínů jedná o činnost zprostředkovávanou obvykle mezi několika odbornými pracovníky a jednou administrativní silou, může při záznamech sledovaných časových termínů docházet k nedopatřením.

Za nedostatek stávajícího způsobu řízení písemného styku je dále třeba považovat i nutnost pořizování různých pomocných prostředků určených pro sledování časových termínů vyřizovaných a vyřizujících písemností v průběhu písemného styku.

Výše uvedené nedostatky odstraňuje soustava spisových archů podle vynálezu, sestávající ze spisových archů různých formátů, bez tisku, i opatřených tiskem, určených pro řízení písemného

230 734 — 6 — í,iyku. Podstata vynálezu spočívá v tom, že alespoň jedna rohová část spisových archů jednotlivých formátů soustavy je opatřena nejméně jedním tvarovacím znakem pro vizuální vyjádření stupně stavu jejich zpracování, to je opatření textem, kdy tvarovací spisové archy se stávají písemnostmi - nositeli informací» Každý tvarovací spisový arch je na svém úchytném, obvykle levém okraji opatřen nejméně dvěma úchytnými otvory, ktere u jednotlivých formátů tvarovacích spisových archů soustavy na sebe navazují a u všech tvarovacích spisových archů menších formátů, než tvarovací spisový arch základního formátu jsou vytvořeny v úrovni odpovídající společné úrovni jejich spodních okrajů, v důsledku čehož se překrývají i tvarovací znaky spisových archů menších formátů.

Přitom mají tvarovací spisové archy menších formátů přesah svých pravých okrajů přes pravý okraj tvarovacího spisového archu základního formátu, což při založení tvarovaných písemností ve spisových složkách umožňuje vizuální přehled o stavu zpracování jednotlivých písemností jak základního formátu, tak všech menších formátů soustavy o

Nejméně dva tvarovací znaky, výhodně v pravé dolní rohové části tvarovacích spisových archů jednotlivých formátů soustavy, jsou vytvořeny ve formě perfomací, mezi nimiž jsou oddělitelné útržky pro tvarování písemností podle stavu jejich zpracování, na něž se uvádějí vizuálně přístupné časové termíny písemností pro sledování plánovaných termínů jejich vyřízení jak u odesílatele, tak u adresáta.

U tvarovacích spisových archů jednotlivých formátů soustavy, určených především k použití jako kopie písemností, je v pravé dolní rohové části tvarovacích spisových archů vytvořen jen jeden tvarovací znak ve formě zkosení, který je u tvarovacích spisových archů stejných formátů umístěn v místě shodném s tvarovacími znaky ve formě nejhlouběji položené perforace. Zkosení může být bučí přímkové, lomené nebo zaoblené.

Velikost tvarovacích znaků obou druhů může být u tvarovacích spisových archů menších formátů menší, než u spisových archů základního formátu.

230 754

Nejméně jeden pomocí tvarovacího znaku ve formě perforace oddělitelný útržek tvarovacích spisových archů jednotlivých formátů soustavy může být pro případ potřeby podrobnějšího členění stupňů stavu zpracování písemnosti opatřen alespoň jedním pomocným tvarovacím znakem ve formě příčné perforace pro postupné oddělování útržku.

Přesahu pravých, okrajů tvarovacích spisových archů všech menších formátů přes pravý okraj tvarovacího spisového archu základního formátu se dosahuje bu3 tím, že úchytné otvory ve tvarovacích spisových arších menších formátů než tvarovací spisový arch základního formátu, jsou při stejné šíři jako tvarovací spisový arch základního formátu, posunuty k levým okrajům tvarovacích spisových archů, nebo tím, že.úchytné otvory tvarovacích spisových archů jednotlivých formátů soustavy jsou ve stejné vzdálenosti od levých okrajů tvarovacích spisových archů, přičemž šíře jednotlivých tvarovacích spisových archů menších formátů je stejná, ale současně větší, než šíře tvarovacího spisového archu základního formátu·

Horní okraj nejhlouběji položeného tvarovacího znaku tvářovácích spisových archů jednotlivých formátů soustavy v jejich pravé dolní rohové části se nachází v úrovni stanovené pro zakončení psaného textu, kde tím, že je blíže k psanému, k němu směřujícímu textu, vytváří výraznější vizuální signál, než grafická značka někdy uváděná pro tento účel na levém okraji spisového archu.

Nový účinek tvarovacích spisových archů soustavy podle vynálezu spočívá jednak v dosažení vizuálního přehledu o stavu zpracování jednotlivých písemností, který je umožněn tvarováním nejméně jedné rohové části tvarovacích spisových archů jednotlivých formátů soustavy, určených k použití v kombinaci s tvarovacími archy jednotlivých formátů soustavy s již tvarovanou částí, ve formě zkosení, což umožňuje rychlý přístup k oběma druhům tvarovacích spisových archů všech formátů po jejich opatření textem a založení násuvným způsobem do spisových složek nebo hromadných

230 754

- 8 pořadačů. Zakládání tvarovacích spisových archů je podmíněno předchozím nesymetrickým předděrovéním spisových archů menších formátů a nesymetrickým předděrovéním tvarovacích spisových archů základního spisového archu o největším formátu. Uvedené uspořádání tvarovacích spisových archů vytváří materiální základ pro vytvoření systému řízení písemného styku vysoce aktivního oharek**» teru, tvořícího nedílnou součást celkového řízení. Citovaný systém řízení umožňuje s přehledem organizovat, plánovat, a kontrolovat celkový průběh písemného styku každého úkolu a na podkladě včasného získávání nových a pohotové dostupnosti úplných dřívějších informací v předchozích písemnostech rychle a zodpovědně rozhodovat o probíhajících úkolech, což je hlavním cílem řešení. Všeobecným uplatněním citovaného systému řízení je možno dosáhnout účinnějšího výkonu řízení a vyšších pracovních výsledků v celospolečenském rozsahu. Výhody, které z použití tvarovacích spisových archů v rámci systému řízení písemného styku vyplývají jsou následující:

- tvarovací spisové archy jednotlivých formátů sostavy zpracované ve formě písemností uzpůsobených k přímému zakládání ve spisových složkách umožňují postupné nebo jednorázové oddělení útržků v rohové - tvarovatelné části spisových archů a tím vizuální přehled o stavu zpracování přijatých - vyřizovaných, jakož i vlastních, odesílaných - vyřizujících a definitivně vyřízených písemností podle stanovených stupňů stavu jejich zpracování,

- tvarovací spisové archy ve formě písemností umožňují všeobecné zavedení soustavného plánování a tím spolehlivé sledování průběhu písemného styku jak na straně odesilatele, tak na straně adresáta písemnosti jednoduchým uváděním časového, vizuálně patrného termínu pro vyřízení písemnosti na příslušném oddělitelném útržku písemnosti, při současném trvalém uvedení téhož časového termínu v odvolacím údaji téže písemnosti,

-tvarovací spisové archy ve formě píse.ností umožňují zavedení sledovací spisové složky, jako účinného operativního nástroje

230 754

- 9 každého odborného pracovníka v oblasti řízení. Zakládání kopií vyřizujících písemností a k nim příslušných vyřizovaných písemností ve sledovacích spisových složkách poskytuje přehled o stavu zpracování písemností, přehled o jejich časovém průběhu a přehled o vzájemných vazbách mezi písemnostmi jednotlivých úkolů, čímž se sledovací spisové složky stávají místem celkového přehledu o stavu zpracovávaných úkolů. Sledovací spisové složky umožňují odborným pracovníkům soustavnou a přitom rychlou organizaci práce při zpracovávání písemností a na ně vázaných úkolů. Zavedením sledovacích spisových složek se dále zamezí nežádoucímu volnému pohybu písemností, nebot se stanou jediným místem, kde se písemnosti po dobu zpracování mohou nacházet. Sledovací spisové složky jednotlivých odborných pracovníků umožňují vedoucím pracovníkům získávat bez nejmenších potíží a nezávisle na odborných pracovnících dokonalý přehled o stavu zpracování všech přidělených písemností a příslušných úkolů v celém jejich útvaru a také soustavný přehled o pracovním výkonu jednotlivých odborných pracovníků z hlediska kvality a množství práce vykonané za určitou dobu, například za měsíc. Hlavně jim však umožní spolehlivou organizaci odborného řízení uložených úkolů na podkladě úplných a rychle dostupných informací z celého rozsahu písemného styku, což ve srovnání s dosavadním stavem představuje významné využití rezerv v řízení,

- tvarovací spisové archy ve formě písemností umožňují odstranění, případné podstatné omezení poměrně nákladných pomocných sledovacích prostředků dosud používaných pro sledování časových termínů v písemném styku, nebot jak již bylo uvedeno, časové ternímy jsou uváděny přímo na oddělitelných útržcích písemností a mimoto trvale v odvolacích údajích. Odstraněním dosavadních sledovacích prostředků se současně dosáhne úspory pracovní kapacity odborných pracovníků a administrativních sil dosud vynakládané na používání těchto prostředků,

- tvarovací spisové archy ve formě písemností představují nejjednodušší a nejlevnější techniku pro výkon řízení. Umožňují racionální dělbu činnosti mezi odbornými pracovníky a administrativní- 10 230 734 mi silami, neboť optimálně zjednodušené sledování časových termínů přímo na oddělovacích útržcích a oddělování těchto útržků v závislosti na stupních stavu zpracování písemností se stane pro odborné pracovníky minimálně náročnou činností, kterou mohou sami snadno provádět s vědomím, že přitom nemůže dojít k omylům, které jsou možné při zprostředkovávaných pracovních postupech, Z kopií vyřízených, případně částečně vyřízených písemností uložených ve sledovacích spisových složkách mohou odborní pracovníci spolehlivě a bez obtíží zapisovat doplňkové vyřizující údaje, to znamená termíny vyřízení a symboly stupňů stavu zpracování písemností, do podacích deníků došlých písemností, což je rovněž činnost časově minimálně náročná. Vzhledem ke stálé opakovatelnosti druhu činnosti s tvarovacimi spisovými archy ve formě písemností, se snižuje složitost této činnosti jak u odborných pracovníků tak u administrativních sil na minimum. Při podstatném odlehčení administrativních sil, se tyto síly mohou více věnovat své hlavní náplni, to je psaní písemností, případně mohou být využity pro jinou činnost, tvarovací spisové archy ve formě písemností ve sledovacích spisových složkách odborných pracovníků a ve věcných spisových složkách, vytvářejí předpoklad pro optimální provádění kontroly řízení písemného styku jak kontrolními pracovníky organizací, tak vyššími kontrolními orgány.

Mimoto se v rámci systému řízení písemného styku, který nepředstavuje vyřešení technického problému, projevují další výhody, které však již s podstatou řešení podle vynálezu přímo nesouvisejí.

Soustava spisových archů podle vynálezu bude následovně blíže popsána v příkladovém provedení s použitím tvarovacích spisových archů tří formátů jednak s tvarovacimi znaky ve formě perforací v jejich pravé dolní rohové části a jednak s tvarovacím znakem ve formě zkosení, umístěným rovněž v pravé dolní rohové části, podle přiloženého vyobrazení, kde obr. 1 znázorňuje soustavu spisových archů tvořenou tvarovacím spisovým archem základního formátu a dvěma dalšími tvarovacimi archy postupně menších formátů, přičemž každý

230 734 z tvarovacích spisových archů je ve své tvarovatelné části pro účely tvarování opatřen dvěma tvarovacími znaky ve formě perforací umístěnými mezi dvěma oddělitelnými útržky a na levé, úchytné straně dvěma rozměrově shodnými úchylnými otvory, z nichž násuvné otvory tvarovacích spisových archů menších formátů jsou oproti násuvným otvorům tvarovacího spisového archu základního formátu posunuty hlíže k levým okrajům tvarovacích spisových archů za účelem docílení přesahu jejich pravých okrajů přes pravý okraj tvarovacího spisového archu základního formátu. Potřebného přesahu pravých okrajů tvarovacích spisových archů menších formátů než je tvarovací spisový arch základního formátu, jak je v levé, okrajové části na obr. 1 uveden© tečkované. Společné okraje, případně společné části okrajů na sebe položených tvarovacích spisových archů použitých formátů jsou znázorněny zesílenými čarami, případně zesílenými přerušovanými čarami.

Obr. 2 znázorňuje pravou spodní část tvarovacího spisového archu s tvarovacím znakem ve formě přímkového zkosení vedeného napříč dolním pravým rohem tvarovacího spisového archu, umístěného v místě odpovídajícím druhému tvarovacímu znaku u tvarovacích spisových archů s tvarovacími znaky ve formě perforací.

Podle obr. 1 je nepotištěný tvarovací spisový arch 1 základního, to je největšího formátu, opatřen v pravé dolní rohové části dvěma tvarovacími znaky 11 a 12 tvořenými perforacemi, které se nacházejí mezi pravým a spodním okrajem tvarovacího spisového archu 1 a tvoří jeho tvarovatelnou část. Na první tvarovací znak 11 navazuje první oddělitelný útržek 11a spisového archu 1. Mezi prvním tvarovacím znakem 11 a druhým tvarovacím znakem 12 se nachází druhý oddělitelný útržek 12a spisového archu 1. U svého levého okraje je spisový arch 1 opatřen děrováním tvořeným dvěma úchytnými otvory 13, které jsou vzhledem k jeho příčné půlící ose umístěny přibližně symetricky.

Na základním tvarovacím spisovém archu 1 je umístěn druhý tvarovací spisový arch 2 menší velikosti, tak zvaný tříčtvrteční, jehož vrchní okraj je ve stejné úrovni s vrchním okrajem tvarova12

230 754 čího spisového archu 1. U svého levého okraje je tvarovací spisový arch 2 opatřen dvěma úchytnými otvory 23. které se překrývají s úchytnými otvory 13 tvarovacího spisového archu 1, takže jsou vzhledem k příčné půlící ose tvarovacího spisového archu 2 umístěny nesymetricky a nacházejí se blíže u spodního okraje tvarovacího spisového archu 2. Ve srovnání s polohou úchytných otvorů 13 v prvním tvarovacím spisovém archu 1 jsou úchytné otvory 23 druhého tvarovacího spisového archu 2 posunuty směrem k jeho levému okraji za účelem dosažení přesahu pravého okraje tvarovacího spisového archu 2 přes pravý okraj tvarovacího spisového archu 1 základního formátu. V pravé dolní rohové, to je tvarovatelné části, je tvarovací spisový arch 2 opatřen dvěma tvarovacími znaky 21 a 22. Na první tvarovací znak navazuje první oddělitelný útržek 21a, a mezi prvním tvarovacím znakem 21 a druhým tvarovacím znakem 22 se nachází druhý oddělitelný útržek 22a tvarovacího spisového archu 2.

Na druhém tvarovacím spisovém archu 2 je umístěn třetí tvarovací spisový arch 3 formátu A5. který je na výsku ještě menší, než druhý tvarovací spisový arch 2. Spodní okraj tvarovacího spisového archu 3 je ve stejné úrovni se spodním okrajem druhého tvarovacího archu 2. N svého levého okraje je třetí tvarovací spisový arch 3 opatřen dvěma úchytnými otvory 33., které jsou k příčné půlící ose tvarovacího spisového archu 3 rozloženy částečně nesymetricky, jsou však stejně jako úchytné otvory 23 druhého tvarovacího spisového archu 2 posunuty směrem k jeho levému okraji za účelem dosažení přesahu pravého okraje tvarovacího spisového archu 3 přes pravý okraj prvního tvarovacího spisového archu 1, přičemž pravý okraj tvarovacího spisového archu je ve stejné úrovni s pravým okrajem tvarovacího spisového archu 2. V pravé dolní rohové, to je tvarova_ telné části, je tvarovací spisový arch 3 opatřen dvěma tvarovacími znaky 31 a 32. Na první tvarovací znak 31 navazuje první oddělovací útržek 31a, a mezi prvním tvarovacím znakem 31 a druhým tvarovacím znakem 32 se nachází druhý oddělitelný útržek 32a tvarovacího spisového archu

- 13 ~

230 7S4

Přesahy pravých okrajů, tvarovacích spisových archů 2 a 3 menších formátů přes pravý okraj tvarovacího spisového archu 1 základního formátu umožňují při založení tvarovacích spisových archů do spisových složek přístup k jejich tvarovatelným. částem.

Tvarovací znaky 11 a 12 a tím i oddělovací útržky 11a,12a tvarovacího spisového archu 1 základního formátu mohou být rozměrově shodné s tvarovacími znaky 21, 22 a 31, 32 tvarovacích spisových archů menších formátů, které však mohou mít menší rozměry, obzvláště při rozšíření soustavy o další tvarovací spisový arch. Společné okraje jednotlivých tvarovacích spisových archů soustavy jsou na obr. 1 znázorněny zesílenými čarami.

Tvarovací spisové archy všech tří formátů soustavy s pravou dolní rohovou částí tvarovanou ve formě tvarovacího znaku jako zrno sení, jak naznačeno na obr. 2, jsou určeny k použití jako kopie k tvarovacím spisovým archům všech tří formátů s tvarovatelnou pravou dolní rohovou částí. Tvarovací znak 112 tvaxOvacího spisového archu 1 základního formátu je stejně jako tvarovací znak 222 druhé ho tvarovacího spisového archu 2 menšího formátu a jax.o tvarovací znak třetího tvarovacího spisového archu 3 nejmenŠího formátu vytvořen ve formě přímkového zkosení. Tvarovací znaky 112. 222,

332 tvarovacích spisových archů 1, 2 e 3 uvedených tří formátů soustavy s tvarovanou pravou dolní rohovou části jsou při společném založení tvarovacích spisových archů s tvarovatelnou pravou dolní rohovou částí a tvarovacích spisových archů s tvarovanou pravou dolní částí ve spisových složkách, ve shodné poloze s nej.hlouběji situovanými tvarovacími znaky 12 , 22 a 32 tvarovacích spisových archů 1, 2 a 3 shodných formátů® Mimo přímkového pro.vedení tvarovacích znaků 112, 222 a 332 jako zkosení je možné jejich zaoblení nebo lomené provedení.

Pro následující příkladový popis použití tvarovacích spisových archů podle vynálezu pro systém řízení písemného styku jsou stanoveny dosud neznámé, následovně uvedené podmínky, přičemž polygrafická úprava tvarovacích spisových archů ve formě písemností zůstá vá v podstatě stejná, jako u dosavadních písemností. V případech,

- 14 230 734 kdy informační údaje u spodního okraje tiskem opatřených tvarovacích spisových archů jsou rozloženy tak, že zasahují do tvarovatelné části, bude nutné je přemístit.

v

Pro účely soustavného zajištování vztahů mezi jednotlivými písemnostmi ve spisových složkách, hlavně ve sledovací spisové složce, a pro zdokonalení evidence o průběhu písemného styku, je třeba uvádět na vyřizujících písemnostech odkazy na písemnosti podle jim v místě doručení přidělených čísel jednacích - dále jen ”odkazy”, které byly podnětem pro jejich vypracování, přičemž číslo jednací tvoří jen Část odkazu jako celku. Například v případě odesílané, vyřizující písemnosti vypracované na podkladě přijaté písemnosti, se na vymezeném místě, výhodně v oblasti pravého horního rohu, uvede číslo jednací přijaté, k zpracování určené písemnosti podle podacího deníku přijatých písemností, případně i číslo jednací dalších přijatých písemností, vztahujících se k věci. V případě vyřizující písemnosti vypracované na podkladě vlastní, dříve odeslané vyřizující písemnosti, jaKO například v případě urgence odpovědi na dříve odeslanou písemnost, se uvede jako odkaz o řádku níž číslo jednací dříve odeslané písemnosti podle podacího deníku odeslaných písemností. Pro každý z obou uvedených druhů odkazuje účelné vymezit prostor, nejlépe předtiskem odpovídajícího rozlišovacího znaku. Pro odkazy podle přijatých písemností se uvádí rozlišovací znak P, pro odkazy podle odeslaných písemností rozlišovací znak ”0”, který se uvede o řádku níž. K číslům jednacím je třeba přiřazovat organizační zkratku, která nahrazuje obvykle vícemístné organizační značení útvarů.

Pro rychlé rozlišení přijatých písemností od odeslaných se organizačná zkratka, vyjádřená výhodně písmenem velké abecedy, uvádí u přijatých písemností před číslem jednacím a u odeslaných písemností za číslem jednacím. Celkový odkaz se doplňuje ještě tvarovacím symbolem, o kterém bude následovně pojednáno.

Pro vizuální vyjádření jednotlivých stupňů stavu zpracování písemností je dále třeba zavést odpovídající tvarovací symboly, Které, jak výše uvedeno, se umísťují v odKazu za číslem jednacím

230 754 přijaté písemnosti. V případě, že takový podklad neexistuje, uvede se tvarovací symbol za číslem jednacím předchozí odeslané písemnosti. V případě, že se jedná o písemnost vytvořenou z vlastního podnětu příslušného vyřizujícího útvaru, uvede se tvarovací symbol přímo za organizační zkratkou.

Podle zmíněných tvarovacích symbolů se provádí odpovídající tvarování tvarovatelných částí písemností, to je oddělováni útržků od tvarovacích znaků. V příkladovém popisu použití tvarovacích spisových archů s tvarovatelnou částí se dvěma tvarovacími znaky ve tvaru perforací a dvěma oddělitelnými útržky jsou pro vyjádření stavu zpracováríí vyřizujících písemností stanoveny tři stupně, pro něž jsou zvoleny tři tvarovací symboly. Pro případ zjednodušeného popisu manipulace s tvarovacími spisovými archy ve formě písemností v průběhu jejich zpracování, bude v další části popisu uváděn jen tvarovací spisový arch 1 základního formátu s tvarovacími znaky 11. 12 a 112. oddělovacími útržky 11a ,a 12a a násuvnými otvory 13.

U prvého stupně stavu zpracování písemností s použitím tvarovacího symbolu ”p” se vychází z předpokladu, že obsah přijaté, vyřizované písemnosti vyžaduje počáteční zpracování, které představuje přípravu bu3 pro předběžné, nebo také pro konečné zpracování předmětné záležitosti v závislosti na konkrétním požadavku odesílatele přijaté písemnosti. Obvykle se přitom v místě zpracování vyřizující písemnosti jedné o zjištění potřebných informací na třetím místě. V tomto případě se tvarování kopií vyřizující písemnosti u vyřizující strany ještě neprovádí. Pro druhý a další list se -u písemností s více listy použijí u všech vyhotovení tvarovací spisové archy s tvarovacím znakem 112 ve formě zkosení, to je bez praného dolního rohu. Tím se u většího souboru vícestránkových písemností ve spisových složkách dosáhne větší přehlednosti o stavu zpracování jednotlivých písemností. Tvarování hlavní písemnosti, to je originálu, se provádí vždy až u adresáta. Tvarování kopií odesílaných “na vědomí”, se provádí u míst, jímž jsou určena, která je sama tvarují podle toho, jaké stanovisko k věci zaujmou. Budou-li to jen kopie na vědomí, pak dojde k oddělení obou útržků. Budou-li kopie podnětem k vlastní písemně vyjádřené akci, bude postupováno, jakoby se jedna- 16

230 754

Ιο ο originál dopisu, což předpokládá vypracování k ní příslušné vyřizující písemnosti, jak již bylo uvedeno v popisu k příkladovým provedením.

Plánování časového průběhu písemností se zajistí tím způsobem, že na první útržek 11a všech vyhotovení odesílané, vyřizující písemnosti se uvede termín očekávané odpovědi, přičemž se tento termín současně uvede v téže písemnosti na konci odvolacího údaje Naše zn.. Pro adresáta to znamená požadavek na vyřízení odpovědi k doručené písemnosti v uvedeném termínu, u odesilatele to znamená pro odborného pracovníka sledování doručení vyžádané odpovědi k uvedenému termínu. Písemné vyznačení prvního stupně zpracování písemností se provádí uvedením symbolu p, jako prvního písmene výrazu počáteční zpracování na odkazu, to je za vlastním číslem jednacím na vyřizující písemnosti. Po vyhotovení vyřizující písemnosti se od přijaté-vyřizované písemnosti oddělí první útržek 11a opatřený datem požadovaného vyřízení, na znamení, že vyřizování věci probíhá, a navíc se na příslušném místě této písemnosti, obvykle v presentačním razítku, uvede datum a číslo jednací příslušné vlastní vyřizující písemnosti. Tvarování písemnosti oddělováním oddělovacích útržků provádí v závislosti na stupni stavu zpracování písemnosti, vždy pouze odborný pracovník, který věc zpracovává a který po pořadovém založení jedné patřičjeně tvarované a podepsané kopie vyřizující písemnosti spolu s příslušnou vyřizovanou písemností do sledovací spisové složky, o níž bude pojednáváno, také z uvedených hledisek sleduje. Zakládání tvarovaných a podepaaných písemností do věcných spisových archů provádí administrativní sxla, která eviduje písemnosti v podacích denících přijatých a odeslaných písemností, hlavně však může po převzetí písemností odbornými pracovníky, ve značně větším rozsahu než dosud zajištovat psaní písemností.

U druhého stupně stavu zpracování písemnosti s použitím tvarovacího symbolu u v odkazu vyřizující písemnosti, ku kterému může dojít v případě dostatečných informací i při vynechání prvního stupně, dochází u vyřizující strany k návrhu na vyřízení požadavku adresáta. Tvarovací symbol u na konci odkazu, jako první písmeno slova ukončeno , znamená, že je tím míněn stav zpracování písem- 17 230 754 nosti ve smyslu předběžného ukončení řízeni u vyřizující strany a pro další řízení se očekává odpověň adresáta s jeho vyjádřením k,navrhovanému.postupu. Pro vyřizující stranu to znamená ukončení prvního, to je počátečního stupně stavu zpracování písemnosti, u jejíž kopií se oddělí oba útržky 11a a 12a, a u příslušné vyřizované písemnosti se oddělí druhý útržek 12a. U nové vyřizující písemnosti se termín odpovědi pro další sledování věci uvede na druhý útržek 12a. U- nové přijaté a vyřizované písemnosti se oddělí * od prvního tvarovacího znaku 11 první útržek 11a na znamení, že vyřizování věci probíhá, není však ještě ukončeno. Na příslušném ' místě každé vyřizované písemnosti se uvede datum a číslo jednací vyřizující písemnosti, kterou se věci vyřizují a která je podle druhého stupně tvarována. Použití tvarovacích spisových archů pro kopie je obdobné, jako u prvního stupně stavu zpracování.

U třetího stupně stavu zpracování písemnosti s použitím tvarovacího symbolu ”U, vyjadřujícího definitivní Ukončení” řízení, ku kterému může dojít po průběhu prvního a druhého stupně, případně jen jednoho z obou předchozích stupňů, nebo také žádného z nich, což je vždy dáno pouze charakterem vyřizované písemnosti a nemůže být stanoveno vyřizujícím odborným pracovníkem, obsahuje vyřizující písemnost konečné stanovisko vyřizující strany k předmětné záležitosti, například k požadavku odesílatele, které může být kladné, nebo záporné, z něhož je však zřejmé, že ze strany odesílatele vyřizující písemnosti k žádnému dalšímu písemnému styku v projednávané záležitosti již nedojde. To ovšem u adresáta nevylučuje .možnost dalšího jednání o věci. V jeho případné písemnosti na odesílatele se v odkazu opět uvede pro zajištění další vazby mezi .písemnostmi vlastní číslo jednací podle podacího deníku přijatých písemností. Stav definitivního zpracování písemnosti se vyjádří tvarováním vyřizující písemnosti, při němž dochází v závislosti na použitém tvarovacím symbolu U na konci odkazu k oddělení druhého útržku 12a od druhého tvarovacího znaku 12 písemnosti.

Na přijaté - vyřizované písemnosti, případně na více přijatých písemnostech, se u odesílatele, podle toho, jak řízení probíhalo, oddělí bu3 zbývající druhý útržek 12a od druhého tvarovacího zna230 734

-18 ku '12, případně se oddělí oba útržky 11a a 12a najednou. Mimoto se na uvedené vyřízené písemnosti uvede datum a číslo jednací písemnosti, kterou se věc vyřizuje. Použití tvarovacích spisových archů pro kopie písemnosti je obdobné, jako v předchozích případech.

Popis průběhu písemného styku se třemi stupni stavu zpracování písemností podle příkladového provedení se pro praxi jeví jako velmi dobře přijatelný. Počet stupňů stavu zpracování písemnosti je však možno v případě potřeby zvýšit bud zavedením většího počtu tvarovacích znaků, které mohou být případně provedeny zaobleně nebo lomeně a uspořádány vedle sebe, nebo členěním jednotlivých oddělovacích útržků pomocí příčně vedených pomocných tvarovacích znaků, například 11b, na více částí, jak je znázorněno na obr. 1. V každém případě však musí být u spisových archů stejné velikosti, poslední, to je nejhlouběji ve spisovém archu situovaný tvarovací znak 12. vyjadřující konečný stav zpracování písemnosti, místně shodný a tvarovacím znakem 112 tvarovaného spisového archu provedeným ve formě ZKOsení v pravé dolní rohové části písemnosti.

Důležitým předpokladem úspěšného řízení písemného styku založeného na použití tvarovacích spisových archů, je zavedení již zmíněných sledovacích spisových složek, vedených každým pracovníkem zúčastněným na písemném styku, včetně řídících pracovníků.

Do svých sledovacích spisových složek zakládají odborní pracovníci dočasně přijaté, zpracovávané písemnosti vždy s kopií k nim příslušející pořadově zařazené, tvarované a podepsané, odesílané vyřizující písemnosti. Podle čísel jednacích uvedených v odkazech na kopiích vyřizujících písemností doplňují odborní pracovníci postupně v podacích denících přijatých a odeslaných písemností čísla jednací vyřizujících písemností uvedená v jejich odvolacích údajích Naše značka, a také tvarovací symboly představující stupeň stavu vyřízení vyřizujících písemností, který se v případě písemností vyřizujících přijaté písemnosti pochopitelně vztahuje na tyto přijaté - vyřizované písemnosti. Jedna další, stejně zpracovaná kopie odesílané - vyřizující písemnosti se ihned zakládá přímo do věcné spisové složky příslušného úkolu, toto založení zajiěluje

- 19 230 754 administrativní síla. Tvarování přijatých, zpracovávaných písemností jakož i kopií odesílaných - vyřizujících písemností z hlediska stupňů stavu jejich zpracování, vyjádřeného tvarovacím symbolem, se provádí způsobem uvedeným v příkladových provedeních a je vždy prováděno pouze odborným pracovníkem, který písemnosti zpracovává. Odbavování písemností probíhá podle plánovaných časových termínů uvedených na oddělovacích útržcích přijatých - zpracovávaných písemností a dále na oddělovacích útržcích odesílaných - vyřizujících písemností *a také v odvolacím údaji ” aše značka” vyřizujících písemností.

Nedojde-li u vyžádané odpovědi k jejímu doručení v plánovaném časovém termínu, je to při každodenním listování odborného pracovníka v tvarovatelných částech písemností ve stanovený den zřejmé, takže lze okamžitě přistoupit k písemné urgenci odpovědi. Vznikne-li naopak zdržení při zpracování přijaté písemnosti, které znemožňuje odeslání vyřizující písemnosti v časovém termínu plánovaném odesílatelem, lze ihned při tomto zjištění navrhnout druhé straně nový časový termín s uvedením omluvy konkrétních důvodů zpracování a písemnosti zpracované podle třetího stupně se zakládají přímo do věcných spisových složek.

Při poměrně rychlé obměmě písemností mezi účastníky písemného v

styku v plánovaných časových termínech, kdy odpověd adresáta k vyřizující písemnosti odesílatele s počátečním, nebo předběžným stupněm stavu zpracování obvykle vyřizuje nejméně jednu odeslanou, vyřizující písemnost, a velmi často také k ní příslušnou přijatou, zpracovávanou písemnost, se zpracované písemnosti postupně převáděcí do věcných spisových složek jednotlivých úkolů. Tím se ve sledo* vací spisové složce průběžně uvolňuje prostor v oblasti tvarovatelných částí písemností. Uvolnění tohoto prostoru napomáhá ta okolnost, Že kopie písemností o více listech jsou vytvořeny pomocí tvarovacich spisových archů s tvarovacím spisovým znakem ve formě zkosení, to je bez rohové části. Za uvedených okolností je přehled o stupních stavu zpracování zbývajících rozpracovaných písemností ještě opatřených oddělitelnými útržky jakož i přehled o plánovaných časových termínech uvedených na zmíněných oddělitelných útržcích těchto písemností, podstatně usnadněn.

230 7S4 dosud uvedených skutečností vyplývá, že ve sledovací spisově složce jcou soustředěny přehledy o stupních stavu zpracování přijatých a odeslaných písemností, jakož i přehledy o plánovaných termínech jejich vyřízení. Vzhledem k tomu, Že ve sledovací spisové složce jsou do doby konečného zpracování založeny všechny přijaté, zpracovávané písemnosti u příslušných pořadově řazených kopií vyřizujících písemností, a také kopie již zpracovaných vyřizujících písemností, které jsou v odkazech opatřeny jednak čísly jednacími přijatých a odeslaných písemnosti podle podacího deníku přijatých a odeslaných písemností, jež byly vzaty za podklad pro jejich zpracování a také vlastním číslem jednacím v odvolacím údaji, poskytují sledovací spisové složky také možnost dokonalého zjištování vzájem«· ných vazeb mezi jednotlivými písemnostmi každého úkolu. Tím se sledovací spisové složky stávají nejdůležitějším nástrojem řízení písemného styku.

Při zavedení oddělování písemností ve sledovacích spisových složkách, například po jednotlivých měsících, kdy mimo vyznačení měsíců jsou na oddělovacích záložkách uvedena i čísla jednací k rozhraní jednotlivých měsíců, se zjišťování vzájemných vazeb mezi písemnostmi usnadní. Mimoto umožňuje toto opatření i přehled o objemu práce vykonané jednotlivými odbornými pracovníky v oblasti písemného styku za příslušnou dobu. Svým uspořádáním umožňují sledovací spisové složky rychlé a spolehlivé zpracovávání všech zajišťovaných úkolů a operativní projednávání úkolů při různých příležitostech, především na pracovních poradách. Mohou být velmi užitečné pro vedoucí pracovníky a spolupracovníky, obzvláště v případech náhlé absence jejich spolupracovníků, neboť umožňují získáni rychlého a úplného přehledu o stavu zpracování jednotlivých úkolů.

Pro racionální řízení písemného styku s použitím soustavy tvarovacích spisových archů podle vynálezu je významné, že sledování písemností ze všech uvedených hledisek probíhá v jednom místě u jednoho odborného pracovníka, při zřejmých vazbách mezi jednotlivými písemnostmi, v plynulých návaznostech, a bez použití jakýchkoliv pomocných sledovacích prostředků.

- 21 230 754 fíešení podle vynálezu je možno využít pro všechny případy zpracování písemností, kdy je žádoucí vizuálně vyjádřit jednotlivé stupně stavu jejich zpracování a získat přehledy potřebné pro účely racionálního řízení.

Claims (7)

1. Ρ S E D ki S T VYNÁLEZU _ββη _

   230 784

   1. Soustava spisových archů sestávající ze spisových archů různých formátů, bez tisku i opatřených tiskem, určených pro řízení písemného styku, vyznačená tím, že alespoň jedna rohové část spisových archů (1, 2, 3 ... n) jednotlivých formátů soustavy je opatřena nejméně jedním tvarovacím znakem (11, 12, 21, 22, 31, 32, 112, 222, 332), přičemž jednotlivé tvarovací spisové archy (1, 2, 3 ... n) jsou na svém úchytném okraji opatřeny nejméně dvěma násuvnými otvory (13, 23, 33), které u jednotlivých formátů tvarovacích spisových archů soustavy navzájem na sebe navazují, a u všech tvarovacích spisových archů (2, 3 ...n) menších formátů, než tvarovací spisový arch (1) základního formátu, jsou vytvořeny v úrovni odpovídající společné úrovni jejich spodních okrajů, přičemž tyto menší tvarovací spisové archy (2, 3 ... n) mají přesah svých pravých okrajů přes pravý okraj tvarovacího spisového archu (1) základního formátu.
2. 2. Soustava spisových archů podle hodu 1, vyznačená tím, že nejméně dva tvarovací znaky (11, 12, 21, 22, 31, 32) v pravé dolní rohové části tvarovacích spisových archů (1, 2, 3 ... n) jednotlivých formátů soustavy jsou vytvořeny ve formě perforací, mezi nimiž jsou oddělitelné útržky (11a, 12a, 21a, 22a, 31a, 32a).
3. 3. Soustava spisových archů podle bodu 1, vyznačená tím, že jeden tvarovací znak (112, 222, 332) tvarovacích spisový ch archů (1, 2, 3 ... n) jednotlivých formátů soustavy je vytvořen ve formě zkosení v pravé dolní rohové části tvarovacích spisových archů a je u tvarovacích spisových archů stejných formátů jako tvarovací spisové archy s tvarovacími znaky ve formě perforací umístěn v místě shodném s tvarovacím znakem (12, 22, 32) ve formě nejhlouběji položené perforace.
4. 4. Soustava spisových archů podle bodů 1 a 2, vyznačená tím, že nejméně jeden pomocí tvarovacího znaku (11, 12, 21, 22, 31, 32) ve formě perforace oddělitelný útržek (11a, 12a, 21a, 22a, 31a, 32a) tvarovacích spisových archů (1, 2, 3 ... n) jednotlivých formátů soustavy je opatřen alespoň jedním pomocným tvarovacím

   - 23 230 754 znakem (11b, 12b, 21b, 22b, 31b, 32b) ve formě příčné perforace pro postupné oddělování útržku (11a, 12a, 21a, 22a., 31a, 32a) ₀
5. 5_e Soustava spisových archů podle bodů 1 až 4, vyznačená tím, že ná“ suvné otvory (23, 33) ve tvarovacích spisových arších (2, 3 ««« n) menších formátů, než tvarovací spisový arch (1) základního formátu, o' stejné šíři jako tvarovací spisový arch (1) základního formátu, jsou posunuty k levým okrajům tvarovacích spisových archů (2, 3, o·· n)·
6. 6*₀ Soustava spisových archů podle bodů 1 až 4, vyznačené tím, že ná»· suvné otvory (13, 23, 33) tvarovacích spisových archů (1, 2, 3 o.» n) jednotlivých formátů soustavy jsou ve stejně vzdáleností od levých okrajů tvarovacích spisových archů, přičemž šíře všech tvarovacích spisových archů (2, 3 .o. n) menších formátů, než tvarovacího spisového archu základního formátu, je stejná, ale současně větší, než šíře tvarovacího spisového archu (1) základ^ ního formátUo
7. 7o Soustava spisových archů podle bodů 1 až 6, vyznačená tím, že horní okraj nejhlouběji položeného tvarovacího znaku (12, 22, 32, 112, 222, 332) tvarovacích spisových archů (1, 2, 3 °..n) jednotlivých formátů soustavy v pravé dolní rohové části tvarovacích spisových archů (1, 2, 3 o..n) se nachází v úrovni stanovené pro zakončení psaného textu₀