CN1845180A - 商函的数字邮资管理和投递系统及其方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种商函的数字邮资管理和投递系统及其方法。网络数字邮资系统包括：用于申请、生成商函订单数码邮资的商函工作站(21)、提供数据库服务的数据库服务器(22)、应用服务器(23)、用于审批核销数字邮资的计财计算机(24)、用于稽查数字邮资是否有效的质监计算机(25)和用于与系统外进行数据交换的接口前置机(26)，所述商函工作站(21)、数据库服务器(22)、应用服务器(23)、计财计算机(24)、质监计算机(25)和接口前置机(26)通过综合网和路由器连成网络系统。本发明的系统及其方法利用“网络数字邮资”替代传统的邮资机打印邮戳，将邮资戳印数字化并可以用高速打印机打印，因此大大地提高了商函的管理和投递效率，节省了商函的投递成本。

Description

商函的数字邮资管理和投递系统及其方法

                             技术领域

本发明涉及邮政系统，尤其涉及大批量商业信函的数字邮资管理和快速制作、投递系统和方法。

                             背景技术

深圳邮政商业信函的制作处理量在300多万封/月，商函客户对于商函邮件的制作投递时限要求高，以深圳移动话费账单为例，每批近100万封的商函账单，从制作到投递一般要求在3-5天内完成，因此，商函制作中心至少要在2天内完成100万封商函账单制作并完成邮件的过资处理。在传统的商函制作流程中，邮件必须通过邮资机打印邮资戳印，大型邮资机的处理能力为1万件/小时，低于高速打印的处理效率(超过1万件/小时)，而且在过资处理中需要人工参与完成理信工作，检查是否每封邮件都打印了有效的邮资，因此，在实际处理中，过资处理效率不足1万件/小时。由于受到邮资机处理效率的限制，邮件的过资处理成为商函制作流程中的瓶颈。另外，在过资处理中邮件需占用大量生产场地用于邮件堆放，并且需要安排10-15名工作人员完成理信工作。

在邮资的管理上，目前邮资机的邮资申请和审批都只能以整数的邮资密码方式进行，对于所下发的邮资与生产中实际使用的邮资无法做到一一对应，尤其是在长期的使用积累后，对邮资的使用情况更是难以有效控制，在这种情况下，邮件的邮资存在着很大的走漏风险。

面对以上问题，广东省邮政局提出利用“网络数字邮资系统”替代传统的邮资机打印邮戳，将邮资戳印数字化并可以用高速打印机打印，从而实现在打印制作商函邮件时，同步完成邮件的过资处理。这样，不但能够节省了邮资机设备、邮件堆放场地和理信人工的投入，而且将商函制作和过资处理两个处理环节合并为一个打印制作处理环节，可以缩短了商函制作的时间，也为商函投递预留更多的处理时间，使投递质量得到保障。

使用“网络数字邮资系统”，除需要对邮资的使用进行严格监控外，更重要的是对网络数字邮资的加密。数据加密的基本过程就是对原来为明文的文件或数据按某种算法进行处理，使其成为不可读的一段代码，通常称为“密文”，使其只能在输入相应的密钥之后才能显示出本来内容，通过这样的途径来达到保护数据不被非法人窃取、阅读的目的。近年来，数据加密技术已经非常成熟，并广泛应用于各个行业，例如：互联网通信、智能IC卡等。在1999年，美国邮政推出的个人计算机邮资，即PC邮资，更是结合了数字加密技术和条形码技术：PC邮资中的信息邮戳不但包含了大量的邮件信息，其中包括邮资数额、邮资类别、授权邮局/寄发地邮政编码、设备标识/类型、寄发日期信息外，还包含一个机器可读的表示与邮件处理和安全有关数据的二维条形码。邮政部门可以在内部的处理环节中扫描条形码，就可以检测邮资的真伪。邮件上二维条形码的使用为美国邮政将来能够进一步发展增值业务提供了一个技术平台。

在财务管理上，采用网络数字邮资技术之后，邮资的申请与审批不再局限于定额的方式，可以做到邮资申请与使用、核销相一致，可以以订单为单位进行全程监督管理和稽核，基本杜绝了此类邮资走漏的可能。

基于业务需求的迫切性和技术上的可行性，广东省邮政局决定开发网络数字邮资系统，满足本地商函业务发展的需求。

                             发明内容

本发明要解决的技术问题是提高商函邮件制作、投递的效率以及降低商函邮件的制作成本。

本发明通过采用如下技术方案来实现上述发明目的：

设计一种商函的数字邮资管理和投递方法，该方法包括如下步骤：

a.商函收集系统把收集到的商函客户订单发送给网络数字邮资系统接；

b.所述网络数字邮资系统收到商函客户的订单信息后，在系统内依顺序经过商函客户订单、申请数码邮资、审批数码邮资和生成数码邮资的过程；

d.所述网络数字邮资系统把生成数码邮资的信息发送至商函制作投递管理平台；

e.所述商函制作投递管理平台根据网络数字邮资系统发送过来的生成数码邮资信息利用高速打印机打印制作商函邮件；

f.分发投递制作好的商函邮件。

在步骤c中网络数字邮资系统还把生成数码邮资的信息发送至系统内的核销数码邮资进行数码邮资核销。

所述商函制作投递管理平台在分发投递制作好的商函邮件时还要把商函邮件的投递信息发送至所述网络数字邮资系统中的核销数码邮资进行核对，其核对结果送财务管理与步骤b的商函客户订单比较，该比较数据最后被送入所述邮政局财务系统以便反映各商函客户的用邮情况及明细帐务情况。

所述步骤e的分发投递制作好的商函邮件还产生投递反馈数据，该投递反馈数据被发送至所述网络数字邮资系统中的稽查数码邮资，所述稽查数码邮资调取核销数码邮资数据与接收到的投递反馈数据进行对比从而实现对网络数字邮资使用客户、使用时间及使用金额的真实性、正确性进行监控稽核，该稽核结果经稽查统计进入财务管理。

所述网络数字邮资系统与商函制作投递管理平台以及网络数字邮资系统与所述电子化邮政支局和邮政局财务系统之间的数据交换可以通过一台或多台接口前置机进行交换或数据库直接复制方法进行交换。

所述数字邮资在传递过程中必须对数据进行加密处理使其成为不可读的一段“密文”代码，该“密文”代码只有在输入相应的密钥之后才能被显示出。

所述商函收集系统收集商函客户订单包括：电子化邮政支局自动接收的商函客户订单、商函局收集的商函客户订单以及商函客户主动送上门的商函客户订单。

本发明所采用的技术方案还包括一种商函的数字邮资管理和投递系统，包括：

商函收集系统，包括电子化支局系统和商函局，用于收集商函客户的商函订单；

商函制作投递管理平台，用于打印制作具有数码邮资的商函和分发投递所述商函；

网络数字邮资系统，包括：用于申请、生成商函订单数码邮资的商函工作站、提供数据库服务的数据库服务器、应用服务器、用于审批核销数字邮资的计财计算机、用于稽查数字邮资是否有效的质监计算机和用于与系统外进行数据交换的接口前置机，所述商函工作站、数据库服务器、应用服务器、计财计算机、质监计算机和接口前置机通过综合网和路由器连成网络系统。

所述网络数字邮资系统通过其接口前置机分别与所述商函收集系统和商函制作投递管理平台进行双向数据交换。

所述商函制作投递管理平台包括连接所述网络数字邮资系统的用于商函制作的高速打印机和管理分发投递商函的计算机。

与现有技术相比较，本发明商函的数字邮资管理和投递系统及其方法具有如下优点：利用“网络数字邮资”替代传统的邮资机打印邮戳，将邮资戳印数字化并可以用高速打印机打印，从而实现在打印制作商函邮件时，同步完成邮件的过资处理。这样，不但能够节省了邮资机设备、邮件堆放场地和理信人工的投入，而且将商函制作和过资处理两个处理环节合并为一个打印制作处理环节，可以缩短了商函制作的时间，也为商函投递预留更多的处理时间，使投递质量得到保障。采用商函打印设备打印网络数字邮资，直接减少邮资机的投资，减少了过邮资机处理环节，减少过邮资机的理信工作人员，解决了过邮资机这个商函处理的生产瓶颈，使得商函的制作处理能力提高了近3倍；不需要增加邮资机和过邮资的处理场地，节省空间。

                             附图说明

图1是本发明商函的数字邮资管理和投递方法的原理方框图；

图2是本发明商函的数字邮资管理和投递系统的原理方框图；

图3是本发明商函的数字邮资管理和投递系统的网络结构图。

                           具体实施方式

以下结合附图及附图所示之实施例对本发明装置和方法作进一步详述。

如图2所示，所述商函的数字邮资管理和投递系统包括商函收集系统1、网络数字邮资系统2和商函制作投递管理平台3，所述网络数字邮资系统2分别与商函收集系统1和商函制作投递管理平台3双向连接。

图3是本发明商函的数字邮资管理和投递系统的网络结构图，所述商函收集系统1包括电子化支局系统11和商函局12，用于收集商函客户的商函订单；所述商函制作投递管理平台3包括用于商函制作的高速打印机31和管理分发投递商函的计算机32，用于打印制作具有数码邮资的商函和分发投递所述商函；所述网络数字邮资系统2包括：用于申请、生成商函订单数码邮资的商函工作站21、提供数据库服务的数据库服务器22、应用服务器23、用于审批核销数字邮资的计财计算机24、用于稽查数字邮资是否有效的质监计算机25和用于与所述商函收集系统1和商函制作投递管理平台3进行双向数据交换的接口前置机26，所述商函工作站21、数据库服务器22、应用服务器23、计财计算机24、质监计算机25和接口前置机26通过综合网和路由器连成网络系统。

所述网络数字邮资系统2是本发明的重点，承担客户订单管理、网络数字邮资管理、财务管理、稽核管理、系统管理和数据接口六大管理功能。分述如下：

1、客户订单管理：对商函客户的商函邮件制作订单信息进行管理。

网络数字邮资管理系统2通过接口前置机26的数据接口，从CRM系统或电子化支局系统中采集商函客户的大宗邮件收寄信息(大宗邮件资整单信息)。

2、网络数字邮资管理：对网络数字邮资的申请、审批、生成、核销进行管理，包括：

1)申请网络数字邮资：网络数字邮资管理系统从CRM或电子化支局系统中获取商函客户订单信息，根据商函客户订单中邮资金额，商函制作中心人员向计划财务部邮资管理人员申请邮资。

2)审批网络数字邮资：计划财务部邮资管理人员根据商函客户订单信息，对邮资申请进行审核批复，并下发邮资密码。

3)生成网络数字邮资：根据审批下发的邮资密码、商函邮件数量及单件金额，为每一件商函邮件生成网络数字邮资信息。

4)核销网络数字邮资：根据商函制作投递管理平台反馈的商函邮件信息，核销已经用于商函制作的网络数字邮资。

3、财务管理：根据邮资核销金额，统计来自各客户的商函业务收入。

根据订单信息、邮资申请金额、邮资审批金额、邮资核销金额及邮资稽核情况，统计核对网络数字邮资的下发、使用总金额；结合来自财务系统的客户缴款信息，可在系统中反映每个商函客户的帐务情况(包括客户欠费、还款、邮费结余等)。

4、稽核管理：

1)稽核网络数字邮资：根据投递环节(或其他生产环节，如分拣环节)反馈的邮件信息，对商函邮件使用的网络数字邮资真实性和有效性进行稽核。

2)稽核统计：根据稽核结果，结合财务管理中对商函客户使用商函业务的统计信息(包括业务收入和业务量信息)，核对统计各商函客户使用网络数字邮资的实际情况。

5、系统管理：对系统使用部门、用户、权限进行管理。

6、数据接口

网络数字邮资管理系统的数据接口包括：

1)客户订单信息采集接口，即与客户关系管理系统或电子化支局系统的接口，用于采集商函客户信息及客户订单信息。

2)财务系统接口，与财务统计类系统(如国家局量收系统)接口。将来自商函客户的商函业务收入及业务量数据上传到财务统计类系统中。

3)商函邮件信息接口，与商函制作投递管理平台接口。经商函制作投递管理平台中，在投递环节中获取商函邮件信息，用于对网络数字邮资进行稽核。

利用本发明硬件系统的商函的数字邮资管理和投递方法包括如下步骤：如图1所示。

a.商函收集系统把收集到的商函客户订单发送给网络数字邮资系统接，商函客户订单来源广泛，包括揽收、客户主动上门、上级指定；

b.所述网络数字邮资系统收到商函客户的订单信息后，在系统内依顺序经过商函客户订单、申请数码邮资、审批数码邮资和生成数码邮资的过程，所述数字邮资在传递过程中必须对数据进行加密处理使其成为不可读的一段“密文”代码，该“密文”代码只有在输入相应的密钥之后才能被显示出；

e.所述网络数字邮资系统把生成数码邮资的信息发送至商函制作投递管理平台；

d.所述商函制作投递管理平台根据网络数字邮资系统发送过来的生成数码邮资信息利用高速打印机打印制作商函邮件；

g.分发投递制作好的商函邮件。

在步骤c中网络数字邮资系统还把生成数码邮资的信息发送至系统内的核销数码邮资进行数码邮资核销。

所述商函制作投递管理平台在分发投递制作好的商函邮件时还要把商函邮件的投递信息发送至所述网络数字邮资系统中的核销数码邮资进行核对，其核对结果送财务管理与步骤b的商函客户订单比较，该比较数据最后被送入所述邮政局财务系统以便反映各商函客户的用邮情况及明细帐务情况。

所述步骤e的分发投递制作好的商函邮件还产生投递反馈数据，该投递反馈数据被发送至所述网络数字邮资系统中的稽查数码邮资，所述稽查数码邮资调取核销数码邮资数据与接收到的投递反馈数据进行对比从而实现对网络数字邮资使用客户、使用时间及使用金额的真实性、正确性进行监控稽核，该稽核结果经稽查统计进入财务管理。

所述网络数字邮资系统与商函制作投递管理平台以及网络数字邮资系统与所述电子化邮政支局和邮政局财务系统之间的数据交换均通过一台或多台接口前置机。

上述商函的数字邮资管理和投递方法可以被归纳成为如图1所示的闭环管理：

1、生产流程的闭环管理

基于商函客户订单信息，监控网络数字邮资申请、审批、生成及核销各环节中的金额，保证网络数字邮资在生产流程中的正确使用。

2、稽核流程的闭环管理

根据客户信息、网络数字邮资生成信息及稽核结果，对网络数字邮资使用客户、使用时间及使用金额的真实性、正确性进行监控稽核。

3、财务流程的闭环管理

以客户关系管理系统或电子化支局中获取的商函客户订单信息为依据申请邮资，根据核销邮资情况可以统计各商函客户应收帐款金额；结合来自财务系统中客户还款数据，可以在网络数字邮资系统的财务管理中，反映各商函客户的用邮情况及明细帐务情况。

在网络数字邮资系统中的财务管理，是基于商函客户的营收财务管理。而在邮政企业财务管理中，结合客户关系管理系统中的客户合同信息、生产系统中的客户订单信息、帐务系统中的客户应收款信息和缴款信息，可以实现以客户(合同)为核心的财务闭环管理，实现对客户的明细帐务管理。

量收系统、网络数字邮资系统都是从电子化支局中采集客户订单信息，网络数字邮资系统中还对邮资的使用情况进行稽核，将邮资的使用与客户的应收帐款结合。因此，可以将量收系统中来自商函收入数据与网络数字邮资系统的商函收入数据进行核对，确保商函收入的准确性。

系统通过采用军用加密算法与原则，有效的确保了加密的安全性和不可仿冒性，有效确保了网络数字邮资自身的加密与验证机制的安全有效。

网络数字邮资可以在其他生产环节(非收寄或制作环节)对邮资的使用情况进行稽核，确保邮资的真实性和有效性。

网络数字邮资系统的数据标准符合国家局量收系统数据标准，可以实现与古家局量收系统的数据对接。

利用条码技术，将网络数字邮资校验号码条码化，生成128码制的条码，可以方便在商函处理的各个环节进行信息查询、跟踪和稽核。

使用打印机打印网络数字邮资替代邮资机完成邮件的过资处理，节省了邮政企业在商函制作中设备(邮资机)、场地(用于商函邮件堆放)和人员(完成理信工作)的投入。

邮资机设备的维护费用较高，一旦节省了设备的投入，同时也就节省了邮资机设备维护费用。

将传统商函制作流程中，商函制作和过资处理两个处理环节合并为一个打印制作处理环节，不但可以缩短了商函制作的时间，在客户要求的时限内，也为商函投递预留更多的处理时间，使投递质量得到保障。

使用传统邮资机打印邮资的生产过程中容易出现漏打、错打等隐患，影响商函制作的速度和质量。而对于网络数字邮资，由于是利用信息手段在打印机中直接打印制作，没有物理过程，所以可以有效提高邮资的打印质量。

Claims (10)

1、一种商函的数字邮资管理和投递方法，其特征在于该方法包括如下步骤：

a.商函收集系统把收集到的商函客户订单发送给网络数字邮资系统接收；

b.所述网络数字邮资系统收到商函客户的订单信息后，在系统内依顺序经过商函客户订单、申请数码邮资、审批数码邮资和生成数码邮资的过程；

c.所述网络数字邮资系统把生成数码邮资的信息发送至商函制作投递管理平台；

d.所述商函制作投递管理平台根据网络数字邮资系统发送过来的生成数码邮资信息利用打印机打印制作商函邮件；

e.分发投递制作好的商函邮件。

2、根据权利要求1所述的商函的数字邮资管理和投递方法，其特征在于：在步骤c中网络数字邮资系统还把生成数码邮资的信息发送至系统内的核销数码邮资进行数码邮资核销。

3、根据权利要求1或2所述的商函的数字邮资管理和投递方法，其特征在于：所述商函制作投递管理平台在分发投递制作好的商函邮件时还要把商函邮件的投递信息发送至所述网络数字邮资系统中的核销数码邮资进行核对，其核对结果送财务管理与步骤b的商函客户订单比较，该比较数据最后被送入所述邮政局财务系统以便反映各商函客户的用邮情况及明细帐务情况。

4、根据权利要求1或2所述的商函的数字邮资管理和投递方法，其特征在于：所述步骤e的分发投递制作好的商函邮件还产生投递反馈数据，该投递反馈数据被发送至所述网络数字邮资系统中的稽查数码邮资，所述稽查数码邮资调取核销数码邮资数据与接收到的投递反馈数据进行对比从而实现对网络数字邮资使用客户、使用时间及使用金额的真实性、正确性进行监控稽核，该稽核结果经稽查统计进入财务管理。

5、根据权利要求1或2所述的商函的数字邮资管理和投递方法，其特征在于：所述网络数字邮资系统与商函制作投递管理平台以及网络数字邮资系统与所述电子化邮政支局和邮政局财务系统之间的数据交换可以通过一台或多台接口前置机进行交换或数据库直接复制方法进行交换。

6、根据权利要求1或2所述的商函的数字邮资管理和投递方法，其特征在于：所述数字邮资在传递过程中必须对数据进行加密处理使其成为不可读的一段“密文”代码，该“密文”代码只有在输入相应的密钥之后才能被显示出。

7、根据权利要求1或2所述的商函的数字邮资管理和投递方法，其特征在于：所述商函收集系统收集商函客户订单包括：电子化邮政支局自动接收的商函客户订单、商函局收集的商函客户订单以及商函客户主动送上门的商函客户订单。

8、一种商函的数字邮资管理和投递系统，包括：

商函收集系统(1)，包括电子化支局系统(11)和商函局(12)，用于收集商函客户的商函订单；

商函制作投递管理平台(3)，用于打印制作具有数码邮资的商函和分发投递所述商函，其特征在于还包括：

网络数字邮资系统(2)，包括：用于申请、生成商函订单数码邮资的商函工作站(21)、提供数据库服务的数据库服务器(22)、应用服务器(23)、用于审批核销数字邮资的计财计算机(24)、用于稽查数字邮资是否有效的质监计算机(25)和用于与系统外进行数据交换的接口前置机(26)，所述商函工作站(21)、数据库服务器(22)、应用服务器(23)、计财计算机(24)、质监计算机(25)和接口前置机(26)通过综合网和路由器连成网络系统。

9、根据权利要求8所述的商函的数字邮资管理和投递系统，其特征在于：所述网络数字邮资系统(2)通过其接口前置机(26)分别与所述商函收集系统(1)和商函制作投递管理平台(3)进行双向数据交换。

10、根据权利要求8或9所述的商函的数字邮资管理和投递系统，其特征在于：所述商函制作投递管理平台(3)包括连接所述网络数字邮资系统(2)的用于商函制作的高速打印机(31)和管理分发投递商函的计算机(32)。

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