CN1773496A - 用于文档组装的方法和系统 - Google Patents

Abstract

简化了由团队组装的文档的组装。从文字处理文档内将文档的节分配给团队成员。一旦文档模板由用户打开，可将文档内不同的节分配给团队成员。一旦分配了一节，向该团队成员发送指示该分配的通知。该团队成员可通过该通知来访问分配给他的节。该团队成员也可以访问一中央位置来编辑分配给他们的节。团队成员也可以从文档内搜索和使用来自一个或多个内容库的内容，以帮助文档组装。新创建的内容也可被保存到新的和/或现有的内容库中。内容然后对工作在相同或不同项目上的其它团队成员可用。

Description

用于文档组装的方法和系统

相关申请

本专利申请要求2004年11月8日提交的美国临时专利申请第60/626,313号符合35USC§1119(e)款的优先权，该申请通过整体引用结合于此。

背景技术

文档组装通常是一项非常耗时且困难的任务。当文档是由个人团队更好地创作时，这尤为真实。通常，团队创建的文档包括担当文档管理员的用户。文档管理员需要找出正确的模板、将模板划分成节、并将节分配给个别的编者用于创建。建议书是可由团队创建的一种这类文档。

当今，团队花费了许多时间来为其文档搜索和重新创建内容。也花费了时间来试图共享信息并协调该过程。

发明内容

简言之，本发明的实施例涉及简化团队的文档组装过程。文档组装包括作为一个团队共同创建、审阅、修订、重新使用和发布文档的所有步骤。

依照本发明的一方面，从文档本身内部将文档的节分配给编者。打开文档、选择要分配的节、并选择向其分配该节的编者。

依照本发明的另一方面，自动向被分配了文档的节的编者发送通知。该编者可通过该通知来访问分配给他们的节。该编者也可访问一中央位置来编辑分配给他们的节。

依照本发明的又一方面，编者可从文档内部搜索并使用来自一个或多个内容库的内容，以协助文档组装。例如，编者能够找出可被插入在文档内的最优方法文档、样板、最近产生的数据、法律状态等等。

依照本发明的再一方面，各编者在文档的单个副本上工作。不需要向团队中的每一编者提供文档的副本，由此帮助避免了版本控制问题。

依照本发明的还有一个方面，编者可将新创建的内容保存在新的和/或现有的内容库中。所发布的内容然后对工作在相同或不同项目上的其它编者可用。

附图说明

图1和2示出了示例性计算设备；

图3是概括地示出文档组装系统的功能框图；

图4示出了用于创建文档的过程；以及

图5-15是依照本发明的各方面示出文档的组装的示例性屏幕截图。

具体实施方式

本发明的实施例涉及简化组装由团队组装的文档的过程。文档组装包括作为一个团队共同创建、审阅、修订、重新使用和发布文档的所有步骤。文档的节可从文字处理文档内直接分配给团队成员(也称为“编者”)。一旦分配了一节，向编者发送指示其分配的通知。编者可通过该通知访问分配给他们的节的文档。编者也可访问一中央位置来编辑分配给他们的节。编者也可从文档内搜索并使用来自一个或多个内容库的内容，以协助文档组装。例如，编者能够找出可以插入在文档内的最优方法文档、样板、最近产生的数据、法律状态等等。新创建的文档也可被保存到新的和/或现有的内容库中。该内容然后对工作在相同或不同项目上的其它编者可用。所组装的文档的副本不需要被提供给团队中的每一编者。相反，在整个文档组装过程中，使用文档的单个副本，由此帮助避免了版本控制问题。

团队文档组装系统

图3是依照本发明的各方面概括地示出文档组装系统300的功能框图。如图所示，系统300包括服务器310、文档组装程序312、322和332、内容库314和316以及客户机320和330。服务器310和计算设备330是诸如合并图1所描述的计算设备，而移动设备320是诸如合并图2所描述的移动设备。依照一个实施例，移动设备320连接到其企业内联网。

最初，负责向团队成员分配文档的节的用户(文档管理员)访问诸如计算设备320或330等计算设备上的文档。依照一个实施例，该文档是由多个用户共享且储存在诸如服务器310等中央服务器上的文字处理文档。依照本发明的一个实施例，仅储存文档的单个副本并在文档组装中使用。服务器310可由被分配来创建文档的编者访问。

驻留在移动设备320和计算设备330上的文档组装程序322和332被配置成与服务器310上的团队文档组装程序312交互，并被配置成作为诸如由微软公司开发的Microsoft Word等文字处理程序来运作。依照一个实施例，程序322和332是基于web的客户机应用程序，并且被配置成显式所组装且储存在服务器310上的文字处理文档并与其交互。程序322和332被配置成使用若干客户机-服务器协议中的任一个与服务器310上的文档程序312通信。

文档管理员或其它团队成员通过将光标放置在文档的节内从文档程序内选择要分配的文档的节，然后通过选择一编者将该节分配给一团队成员以供编辑。依照一个实施例，编者是从可用编者的列表中选择的。也可使用其它方法来选择编者。例如，文档管理员可键入期望编者的名字或电子邮件地址。一旦分配了节，团队文档程序312向所选择的编者发送指示该分配的通知。该编者然后可访问该通知内的链接来访问该文档。或者，该编者可通过经由其文档组装程序打开文档来直接访问该文档。依照一个实施例，文档中所分配的节可以只能由被分配了该节的人来编辑。

内容库(314和316)用于储存可以包括在由编者团队创建的文档内的内容。依照一个实施例，内容库使用了微软的WindowsSharePoint Service(WSS)，并包括诸如节和样板文本等可被搜索、检索并合并进团队创建的文档中的内容。WSS用于协助为所创建的每一文档提供中央协作和存储地点。依照一个实施例，诸如微软的SQL Server 2000等SQL服务器用于储存内容库。

任何编者可在编辑分配给他们的节的同时直接从其文档程序(322、332)搜索内容库，以找出要包括在文档中的内容。文档编者也可将他们所创建的内容发布到内容库。文档编者可通过在其文档程序内选择他们期望发布的内容并将该内容上传到一个内容库和/或多个内容库，将内容发布到内容库(314和/或316)中。其它文档编者然后可搜索由该用户上传的所发布内容。

服务器310运行团队文档组装程序312。文档组装程序312被配置成与客户机320和330交互。数据可通过广域网(WAN)/局域网(LAN)340和/或蜂窝/寻呼网络350在计算设备和服务器之间传输。客户机也可与储存在服务器310上的文档交互。依照一个实施例，在服务器310上访问文档，然后将文档呈现到用户机器上的web浏览器中。

蜂窝/寻呼网络350是负责向无线设备传送消息和从无线设备接收消息的网络。蜂窝/寻呼网络350可包括有线和无线组件。例如，蜂窝/寻呼网络可包括被链接到有线电话网络的蜂窝塔。通常，蜂窝塔承载来往于蜂窝电话的通信、长距离通信链路等等。

网关360在蜂窝/寻呼网络350和WAN/LAN 340之间路由消息。例如，计算机用户可发送定址到蜂窝电话的消息。网关360提供一种用于将消息从WAN/LAN340传输到蜂窝/寻呼网络350的装置。相反，具有链接到蜂窝网络的设备的用户可浏览web。网关360允许在WAN/LAN 340和蜂窝/寻呼网络350之间传输超链接文本协议(HTTP)消息。

图4示出了依照本发明的各方面用于创建文档的过程。在开始框之后，该过程流到框410，其中文档管理员选择并打开文档模板。依照一个实施例，模板包括要创建的文档的基本结构，包括诸如节标题等项以及与要创建的文档相关联的其它样板。可存在许多模板。例如，对要创建的每一不同类型的文档，可存在一个或多个模板。或者，用户可创建新的文档模板。

流到框420，将文档的节分配给负责该节的编者。依照本发明的一个实施例，涉及文档组装的任何人可分配文档的节。例如，文档管理员可将节分配给团队成员；团队成员可将分配给他们的节分配给其它团队成员(例如，当需要主题专家经验时)，团队成员可将他们的节分配回文档管理员(例如，当完成后并请求审阅时)，等等。

节的分配直接从文档内发生。例如，依照一个实施例，使用文字处理程序中的任务窗格来分配文档的节。为分配节，文档管理员或其它团队成员从任务窗格中选择要分配的节，然后选择编者。

转移到框430，向每一编者发送指示他们要负责组装的节的通知。依照一个实施例，该通知包括文档的位置以及到该节本身的链接。

移至框440，编者访问分配给他们的节，并开始组装过程。为帮助减轻创建节的内容的负担，编者可搜索位于内容库中的内容。

在框450，编者可从文字处理文档内直接搜索要包括在他们的节内的内容。编者可搜索一个以上内容库以找出该内容。例如，编者可选择搜索所有可用的内容库、可用内容库的一个子集、或单个内容库。

流到框460，由编者预览满足编者搜索准则的所定位的内容。如果编者期望包括该定位的内容，则将该材料合并在该节中。依照一个实施例，编者加亮预览内容的该部分，以指示他们希望包括在该节中的内容。

移至框470，编者继续组装分配给他们的节。在文档组装期间的任一点，编者可将内容发布到一个或多个内容库中(框480)。一旦发布了内容，可由其它编者搜索该内容并包括在文档中，而无需重新创建该内容。依照一个实施例，期望发布的内容在文档内被加亮，然后编者在文字处理程序内选择一菜单项来发布该选择。该过程然后移至结束框，并返回以处理其它动作。

组装文档的示例性屏幕截图

图5-15是示出文档组装的示例性屏幕截图。尽管这些示例示出了创建建议书文档，然而可组装任何类型的文档。

图5依照本发明的各方面示出了访问建议书库的示例性屏幕。依照一个实施例，该库向团队成员提供了他们可访问的文档组装站点的列表。最初，文档管理员选择一个位置，建议书基于该位置。依照本发明的一个实施例，文档管理员访问WSS站点。该站点提供了一中央位置以访问与可分配给用户的文档的部分有关的信息。如图所示，存在用于不同顾客的站点。

图6依照本发明的各方面示出了创建包括建议书文档的新建议书站点。如图所示，文档管理员可输入文档的标题和简要描述、可用于访问涉及该文档的信息的URL名、作为该建议书的基础的文档模板以及顾客名。

图7依照本发明的各方面示出了响应于新建议书站点创建的主页。该主站点针对帮助有效地管理涉及建议书的关键元素。依照本发明的一个实施例，该主站点包括：用于共享的最近批准的文档；被分配来编辑文档的至少一节的团队成员；状态列以及包括重要事件和会议的日历。该主站点可以对每一个别的建议书定制。

图8依照本发明的各方面示出了在文字处理程序中打开新创建的文档。一旦创建了文档(见图6)，该文档可由诸如Microsoft Office Word等编辑程序来打开，用于分配节和编辑。一旦被选中用于编辑，打开该文档。

图9依照本发明的各方面示出了在文字处理程序中打开的新创建的文档模板。

如图所示，该模板已包含了通常包括在该类型的文档中某些样板。例如，摹本可包括最新的机密声明；背景节；批准的格式化规则；响应节等等。依照一个实施例，任务窗格(910)示出了节、到内容库的链接、分配节的选项、节属性以及保存和通知选项。

图10依照本发明的各方面示出了将文档的一节分配给编者。依照一个实施例，诸如文档管理员等团队成员选择文档中他们希望分配的节。在本示例中，选择商业建议书概述节。一旦被选中，更新任务窗格910以示出该选择以及当前节的属性。可分配文档的节而无需切换到另一程序，诸如切换到电子邮件程序并附加该文档并向所分配的编者发送电子邮件。

图11依照本发明的各方面示出了分配节和创建通知。窗口1110包括下拉列表1120，它用于选择负责该节的编者。窗口1110还包括用于指示该节的国家的国家下拉列表、指示该节的状态的状态下拉列表以及到期日下拉列表。个人消息也可以连同自动化消息一起包括在内，一旦分配了节，就向编者发送该自动化消息。依照一个实施例，自动化消息包括到位于主站点的建议书文档的链接。一旦团队成员满足其条目，他们可选择OK按钮。

当从任务窗格910中选择保存和通知选项时，自动向编者发送指示已向其分配了文档的节的电子邮件。一旦编者完成了对文档该节的编辑，他们可使用类似的过程。

图12依照本发明的各方面示出了搜索一个或多个内容库以找出要包括在文档的节内的内容。如图所示，编者正处于组装文档的网桥一节的过程中。为帮助编者组装该节的内容，他们可直接从该文档内搜索内容库中的内容。通过访问内容窗格910，编者在搜索字段中输入其搜索词，并选择要包括在搜索中的内容库。

图13依照本发明的各方面示出了通过搜索内容库最初创建的文档的节的预览。响应于输入的搜索准则(见图12)，在窗口1310中向编者显示所定位内容的预览。编者可审阅位于预览窗口(1310)中的内容，并决定是否要将该内容合并到分配给他们的节中。依照一个实施例，编者加亮预览窗口内他们希望包括在其节中的内容。该加亮的内容然后被直接导入到该节中。可使用其它方法将内容合并到节中。例如，所定位的内容可被自动合并到文档中，或者编者可选择一个按钮来合并该内容。

图14依照本发明的各方面示出了被合并到文档中的所导入的节。如可以见到的，在图13所示的预览窗口(1310)中示出的内容现在被直接合并到节中。从文档内直接搜索并合并内容的能力通过不必离开文档来搜索和/或创建已经可用的内容，而显著地加快了文档组装的速度。其它编者也可搜索内容库以找出与其节有关的内容。

图15依照本发明的各方面示出了将内容从一节发布到内容库。

从文档内，编者可将已为其节创建的内容发布到一个或多个内容库中。发布内容通过捕捉可重复使用且最佳方法的内容并将其发布到内容库中，有助于标准化专家经验。

在本示例中，编者决定发布节中加亮的部分，使得它变得对其它编者可用。发布选择窗口1510用于收集相关的信息，使得它可以被发布并在内容库中索引。窗口1510包括用于选择将保存内容的内容库的下拉列表、内容标题、主题字段、管理员字段、类别字段、公司字段、关键词字段以及超链接字段。一旦编者将信息输入到窗口1510中，他们选择发布按钮以将选择发布到所选的内容库中。

说明性操作环境

参考图1，用于实现本发明的一个示例性系统包括诸如计算设备100的计算设备。在最基本的配置中，计算设备100通常包括至少一个处理单元102和系统存储器104。根据计算设备的确切配置和类型，系统存储器104可以是易失性(如RAM)、非易失性(如ROM、闪存等)或两者的某一组合。系统存储器104通常包括操作系统105、一个或多个应用程序106，并且可包括程序数据107。在一个实施例中，应用程序106可包括文档组装程序120。在另一实施例中，当计算设备100被配置为服务器时，应用程序106可以是团队文档组装程序。这一基本配置在图1中由虚线108内的那些组件示出。

计算设备100可具有另外的特征或功能。例如，计算设备100也可包括另外的数据存储设备(可移动和/或不可移动)，如磁盘、光盘或磁带。这类另外的存储在图1中由可移动存储109和不可移动存储110示出。计算机存储介质可包括以用于储存如计算机可读指令、数据结构、程序模块或其它数据等信息的任一方法和技术实现的易失性和非易失性、可移动和不可移动介质。系统存储器104、可移动存储109和不可移动存储110都是计算机存储介质的示例。计算机存储介质包括但不限于，RAM、ROM、EEPROM、闪存或其它存储器技术、CD-ROM、数字多功能盘(DVD)或其它光存储、磁盒、磁带、磁盘存储或其它磁存储设备、或可以用来储存期望的信息并可由计算设备100访问的任一其它介质。任一这类计算机存储介质可以是设备100的一部分。计算设备100也可具有(多个)输入设备112，如键盘、鼠标、输入笔、语音输入设备、触摸输入设备等等。也可包括(多个)输出设备114，如显示器、扬声器、打印机等等。

计算设备100也包含允许设备如通过网络与其它计算设备118进行通信的通信连接116。通信连接116是通信介质的一个示例。通信介质通常可以具体化为诸如载波或其它传输机制等已调制数据信号中的计算机可读指令、数据结构、程序模块或其它数据，并包括任一信息传送介质。术语“已调制数据信号”指以对信号中的信息进行编码的方式设置或改变其一个或多个特征的信号。作为示例而非局限，通信介质包括有线介质，如有线网络或直接连线连接，以及无线介质，如声学、RF、红外和其它无线介质。本发明使用的术语计算机可读介质包括存储介质和通信介质。

图2示出了可用于本发明的一个示例性实施例中的移动计算设备。参考图2，用于实现本发明的一个示例性系统包括移动计算设备，如移动计算设备200。移动计算设备200包括处理器260、存储器262、显示屏228和小键盘232。存储器262一般包括易失性存储器(如RAM)和非易失性存储器(如ROM、闪存等)。移动计算设备200包括操作系统264，诸如来自微软公司的Windows CE操作系统或另一操作系统，它驻留在存储器262中并在处理器260上执行。小键盘232可以是按钮数字拨号盘(如在典型的电话上的)、多键键盘(如常规的键盘)。显示屏228可以是液晶显示屏或通常在移动计算设备中使用的任一其它类型的显示屏。显示屏228可以是触敏的，并且因此可以担当输入设备。

一个或多个应用程序266被加载到存储器262中并在操作系统264上运行。文档组装应用程序268驻留在移动计算设备200上，并被设计为与位于服务器上的团队文档组装程序交互。移动计算设备200也包括存储器262内的非易失性存储268。非易失性存储268可用于储存持久信息，即使移动计算设备200掉电它也不会丢失。

移动计算设备200包括电源270，它可以被实现为一个或多个电池。电源270还可包括外部功率源，如对电池进行补充或重新充电的AC适配器或加电对接基座。

也示出移动计算设备200具有两种类型的可选外部通知机制：LED 240和音频接口274。这些设备可以直接耦合至电源270，使得当被激活时，即使处理器260和其它组件可能被关闭以保存电池功率，它们也能保持由通知机制指定的一段持续时间。音频接口274用来向用户提供并从其接收可听见的信号。例如，音频接口274可以耦合至用于提供可听见输出的扬声器以及用于接收可听见输入的麦克风，例如方便电话会议。

移动计算设备200也包括通信连接，诸如无线接口层，它执行发送和接收通信的功能。通信连接272方便了移动计算设备200和外部世界之间的无线连接。依照一个实施例，自和至通信连接272的传输在操作系统264的控制下执行。

以上说明书、示例和数据提供了本发明的组成部分的制造和使用的完整描述。由于可以在不脱离本发明的精神和范围的情况下做出本发明的许多实施例，因此本发明归于所附权利要求书。

Claims (20)

1.一种用于管理团队组装的文档的方法，包括：

一团队成员访问文档；以及

从所访问的文档内，所述团队成员将所述文档中要编辑的一部分分配给一编者。

2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括响应于向所述编者分配所述文档的部分，向所述编者发送通知。

3.如权利要求1所述的方法，其特征在于，向所述编者分配所述文档的部分包括访问文字处理程序内用于访问所述文档的菜单以及使用所述菜单来选择所述编者。

4.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括从所述文档内搜索一内容库，以找出要合并在所述文档内的材料。

5.如权利要求4所述的方法，其特征在于，还包括向所述编者预览所述材料，并在所述编者接受所述材料后，导入从所述搜索定位的材料。

6.如权利要求4所述的方法，其特征在于，还包括从所述文档内将所述文档的一部分发布到内容库，使得所述内容可以从所编辑的文档内搜索并在所述文档的内容被发布到所述内容库之后所创建的另一文档中重复使用。

7.如权利要求4所述的方法，其特征在于，还包括锁定所述文档的部分使其不被非授权地访问，以及维护所述文档组装的状态并允许团队成员查看所述状态。

8.一种具有用于组装由团队成员准备的文档的计算机可执行指令的计算机可读介质，包括：

打开文档；以及

将所述文档的一节分配给一编者，其中，所述分配是从所打开的文档内执行的。

9.如权利要求8所述的计算机可读介质，其特征在于，还包括防止对所述文档的节的非授权编辑，以及当分配所述节时向所述编者发送通知。

10.如权利要求9所述的计算机可读介质，其特征在于，向所述编者分配所述文档的节包括从用于打开文档的程序内访问一菜单并使用所述菜单来选择所述编者。

11.如权利要求8所述的计算机可读介质，其特征在于，还包括从所打开的文档内搜索一内容库以找出要包括在所述文档中的材料。

12.如权利要求11所述的计算机可读介质，其特征在于，还包括确定编辑所述文档的编者何时对所述材料感兴趣；向所述编者预览所述材料；以及在所述编辑接受所述材料后，将从所述搜索定位的材料导入到所打开的文档中。

13.如权利要求12所述的计算机可读介质，其特征在于，还包括从所述文档内将所述文档的一部分发布到一内容库，使得所述内容可以从编辑的文档内搜索，并可在所述文档的部分被发布到所述内容库之后创建的另一文档内重复使用。

14.如权利要求11所述的计算机可读介质，其特征在于，还包括向被分配了所述文档的至少一节的编者提供所述文档组装的状态。

15.一种组装文档的系统，包括：

服务器计算设备，它被配置成访问网络，并包括被配置成储存文档的存储，其中，所述文档包括节，并且其中，所述文档可由一个以上用户共享；以及

被安排成执行以下动作的程序：

接收所述文档的请求；

响应于所述请求，传送与所述文档相关联的内容；以及

客户机计算设备，它被配置成访问所述网络，并包括被安排成执行以下动作的程序：

接收对访问文档的请求；

向所述服务器计算设备请求所述文档；

接收与所述文档相关联的内容；

在一窗口内显示所述内容；

从所述窗口内接收将所述文档的一节分配给一编者的请求；以及

将所述文档的节分配给所述编者。

16.如权利要求15所述的系统，其特征在于，所述服务器计算设备上的程序还被配置成执行对所述文档的节的锁定，使得仅所述节的所分配的编者可访问该节，并且当分配所述节时向所述编者发送通知。

17.如权利要求15所述的系统，其特征在于，分配所述文档的节包括在所述窗口内显示一菜单，所述菜单被配置成显示可被选择来分配给所述节的编者的列表。

18.如权利要求15所述的系统，其特征在于，还包括一内容库，它被配置成储存内容，并耦合到所述服务器计算设备和所述客户机计算设备；并且其中，所述客户机计算设备上的程序还被配置成从所述窗口内启动对所述内容库的搜索。

19.如权利要求18所述的系统，其特征在于，所述客户机计算设备上的程序还被配置成在一预览窗口内显示从所述内容库的搜索中定位的内容。

20.如权利要求18所述的系统，其特征在于，所述客户机计算设备上的程序还被配置成将从所述窗口内选择的节的至少一部分发布到所述内容库。

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