CN1570919A

CN1570919A - 用于新建、迁入、迁出、以及删除文档的方法

Info

Publication number: CN1570919A
Application number: CN 200410037716
Authority: CN
Inventors: 丁力
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2004-05-09
Filing date: 2004-05-09
Publication date: 2005-01-26

Abstract

本发明提供一种用于迁入、迁出、以及删除文档的方法，该方法包括以下步骤：①在通用数据库管理系统中建立文档表、文档操作记录表、文档迁出表、以及文档版本表；②判断对文档所进行的操作是新建操作、迁入操作、迁出操作、还是删除操作，根据不同的操作情况来对所建立的文档表、文档操作记录表、文档迁出表、以及文档版本表进行不同的操作。通过该方法，可提供对文档变化过程的详细记录和描述。

Description

用于新建、迁入、迁出、以及删除文档的方法

技术领域

本发明涉及一种用于新建、迁入、迁出、以及删除文档的方法，这种方法对电子文档的初始版本和修改保存后的后继版本自动产生和记录。该方法可以应用于任何电子文档系统中。

背景技术

通常在一套成熟的文档系统中包括所提供的基本功能有：(1)档案接收，提供使档案文件进入本系统的功能，包括接收和录入两个方面。接收主要是指从其他系统或其他电子介质如光盘、软盘中自动导入相关的数据。录入是指对原有或现有的实体文件的录入，包括文件条目的录入和管理、全文的扫描录入和管理。此外，还应提供文件的检索和统计等功能。(2)档案管理，档案管理主要是对档案库中的文件和档案进行管理，同时应提供分类检索(如：按档号、按责任者、按分类号、按保管期限、按文件形成时间等)，档案的鉴定，档案的销毁与恢复，档案的统计与目录打印等功能。此外，还有档案的辅助管理功能，如校验报告、开放档案登记、脱机载体登记等。(3)档案利用，主要包括：借阅单登记、借阅单管理、借阅档案管理、利用统计等。其中，档案借阅应支持用户终端查询和服务员在服务台查询两种方式；借阅时应支持实体是否在库、终端利用档案拷贝等功能。(4)工作管理。主要是对档案管理人员的日常工作情况进行管理。如：全宗信息的登记、变更记录，上交单位登记以及综合管理等。(5)系统维护。主要包括用户管理、权限与角色分配、主题词维护、全宗信息维护、系统日志维护等功能。(6)WEB查询。一般用户通过WEB浏览器可以登陆到本系统中进行检索，并查看自己需要的有权查看的文件内容。现有的文档管理系统大都按照以上功能模块结构设计，这种逻辑结构的文档管理系统在比较好的支持文档管理的业务需求的同时也存在一些关于文档本身的管理问题，如下所述：

(1)文档在进入文档管理系统时并没有详细的记录关于文档的创建时间，创建版本号，创建者等详细的信息。而这些信息对于文档资料的完整性来说是必不可少的。

(2)用户在对某个进行了修改之后，文档管理系统并没有能详细的记录修改的细节，如何时，何地由谁来修改。而这个要求对于基于文档的审计来说是至关重要的。

(3)当用户将修改好的文档再次存入到文档管理系统中时，修改后的文档将被作为新的文档来对待，和原来的修改的文档基本没有什么联系。而事实上，新的文档和原有文档之间存在必然的联系即新的文档是在原有文档基础上的变化和发展。

(4)不可以选择性的删除某个文档的某个版本，通常是将该文档整个的删除，而且删除后系统中没有关于本次操作的详细记录。

发明内容

本发明针对通常文档管理系统中存在的以上问题，提供一种用于新建、迁入、迁出、以及删除文档的方法，该方法包括以下步骤：

①在通用数据库管理系统中建立文档表、文档操作记录表、文档迁出表、以及文档版本表；

②判断对文档所进行的操作是新建操作、迁入操作、迁出操作、还是删除操作；

③若是新建操作，则为该文档赋以初始的版本号，将文档上传到文档服务器、修改文档表中的记录、将文档的新版本记录写入文档版本表中、并且同时将操作记录写入到文档操作记录表中；

④若是迁入操作，则将该文档上传到文档服务器、修改文档表中的记录、将文档的新版本记录写入文档版本表中、并且同时将操作记录写入到文档操作记录表中；

⑤若是迁出操作，则将迁出记录写入迁出记录表、将操作记录写入操作记录表、并且从文档服务器中获得该文档以便用户编辑；

⑥若是删除操作，则将文档版本表中文档编号等于该文档编号且版本号等于该版本号的记录删除、此后取得当前该文档版本号的最大值作为当前版本号、将文档的新版本记录写入版本表、将操作记录写入操作记录表、并且同时产生文档版本表中的版本记录；

⑦通过一系列“迁入-迁出-删除”循环可以不断的产生新的文档版本或者修改原有的文档版本。

本方法可以获得如下优点和益处：

(1)在文档进入文档数据库时获得一个文档初始版本，详细记录下关于文档本身创建时的有关信息如：创建者，创建时间等，以提供文档的完整性描述。

(2)在对某个文档进行修改时，可以将与本次操作相关的详细信息记录下来如：修改者，修改时间等等。以提供对文档操作的审计。

(3)在文档修改完成并且迁入时，可以产生新的版本号和版本分支，使新产生的文档和先前的文档在逻辑上紧密关联，以此提供对文档变化过程的详细记录和描述。

(4)可以选择某个文档的某个版本进行删除，而不是删除整个原始文档，在进行了某个版本的删除之后，系统中留有本次操作的详细记录。

附图说明

图1为本发明的主流程图；

图2为实施例初始化时的顺序图；

图3为实施例中将文档从文档库中迁出时的顺序图；

图4为实施例中将修改后的文档迁入时的顺序图；

图5为实施例中对文档的某个版本进行删除时的顺序图；

图6为实施例中文档表的表结构图；

图7为实施例中文档迁出表的表结构图；

图8为实施例中文档版本表的表结构图；

图9为实施例中文档操作记录表的表结构图；

图10为实施例中文档表和文档迁出表，文档操作记录表以及文档版本表之间的逻辑结构图；

图11为实施例中文档版本的演变示意图；

图12为实施例中文档版本树的部分运行界面示意图；

图13为实施例中打开某个文档时的文档版本选择界面示意图。

具体实施方式

下面我们参考附图，对本发明的实施例进行详细的说明。

图1为本发明的主流程图，其中步骤101在通用数据库管理系统中建立文档表、文档操作记录表、文档迁出表、以及文档版本表；

步骤102对文档进行操作。可以进行的操作有新建，迁入，迁出，删除，打开浏览等，其中新建，迁入，删除影响文档的版本；

步骤103判断对文档所进行的操作是新建操作，迁入操作、迁出操作、还是删除操作；

步骤104在新建文档操作的前提下对新进入系统的文档赋以初始版本号，将文档上传到文档服务器、修改文档表中的记录、将文档的新版本记录写入文档版本表中、并且同时将操作记录写入到文档操作记录表中；

步骤105在迁入操作的前提下，生成新的文档版本，同时将文档上传到文档服务器、修改文档表中的记录、将文档的新版本记录写入文档版本表中、并且同时将操作记录写入到文档操作记录表中

步骤106在删除操作的前提下，将文档版本表中文档编号等于该文档编号且版本号等于该版本号的记录删除、此后取得当前该文档版本号的最大值作为当前版本号、将文档的新版本记录写入版本表、将操作记录写入操作记录表、并且同时产生文档版本表中的版本记录；

步骤107记录与文档操作相关的信息。

在本实施例中使用的数据库服务管理系统(DBMS)为Microsoft SQLServer 2000，设计建模工具为Microsoft Visio，客户端开发平台使用Microsoft Visual Basic.Net.在实施例中事先采用Microsoft Visio建立各个数据表的设计模型，然后选择SQL Server数据库驱动程序连接到SQLServer 2000数据库。最后通过正向工程过程，将设计模型转化为数据库中的物理数据表对象。其具体实现过程描述如下：

在Microsoft Visio中建立文档表的数据设计模型，如图6所示，其中29为文档编号，类型为Char(16)，该列非空为该文档表的主键；30为文件名称，非空，类型为Text(500)；31为文件作者，非空，类型为Text(200)；32为文件创建时间，非空，类型为Text(20)；33为文件当前版本号，非空，类型为Long；34为文件当前版修改人，类型为Text(200)；35为文件当前版修改人编号，类型为Char(16)；36为文件当前版修改时间，类型为Text(20)；37为操作人，类型为Text(40)；38为操作人编号，类型为Char(16)；39为操作时间，类型为Text(20)

建立如图7所示的文档迁出表的设计模型，其中40为文档迁出人编号，非空，类型为Char(16)；41为机器IP地址，非空，类型为Char(15)；42为迁出文档编号，非空，类型为Char(16)；40，41，42作为该表的联合主键；43为迁出版本号，非空，类型为Long；44为迁出人，类型为Text(40)；45为迁出时间，类型为Text(20)；46为迁出机器文件路径，类型为Text(1000)。

建立如图8所示的文档版本表的设计模型，其中47为版本号，非空，类型为Long；48为文件编号，非空，类型为Char(16)；47，48为该表的联合主键；49为父版本号，非空，类型为Long；50为文件长度，类型为Long；51为修改人，类型为Text(200)；52为修改人编号，类型为Char(16)；53为修改时间，类型为Text(20)；54为版本状态，类型为Short(1表示正常，2表示劫持即某个版本已经被别人或者同样的用户在别的机器上迁出的状态)。

建立如图9所示的文档操作记录表的设计模型，其中55为序号，自动递增，为该表主键；56为角色，类型为Text(20)；57为操作人，类型为Text(200)；58为操作人编号，非空，类型为Char(16)；59为操作时间，非空，类型为Text(20)；60为操作说明，类型为Text(1500)。

图10描述了文档表和文档版本表，文档迁出表，文档操作记录表之间的逻辑关系。61为文档版本表和文档表之间的通过文档编号的外键关联，62为文档迁出表和文档表之间的通过文档编号的外键关联，63为文档操作记录表和文档表之间的通过文档编号的外键关联。

当某个文档第一次进入文档库时，将向文档表中写入一条记录，其中文档编号(由系统自动产生)记入29，文档名称记入30，文档作者记入31，文档创建时间记入32，文档当前版本号(初始版本号为1)记入33，同时将文档作者，文档作者编号，文档创建时间记入34，35，36；同时向文档操作记录表中写入一条记录，其中序号55由数据库管理系统自动产生，角色56中记入“上传人”，将文档作者，文档作者编号，创建时间分别记入57，58，59，操作说明60中记入“将文档XX上传“。

当用户将某个文档的某个版本从文档库中迁出编辑时，将向文档迁出表中写入一条记录，其中迁出人编号记入40，用户机器的IP地址记入41，被迁出的文档编号记入42，迁出的文档的版本号记入43，迁出人记入44，迁出时间记入45，迁出到的本机路径记入46；同时将向文档操作记录表中写入一条记录，其中序号55由数据库管理系统自动产生，角色56中记入“迁出者”，将迁出人，迁出人编号，迁出时间分别记入57，58，59，操作说明60中记入“将文档XX的YY版本迁出”。

当用户对某个文档的某个版本的修改完成后，又上传到文档管理系统中时，将向文档版本表中写入一条记录，其中将新的版本号(由系统自动计算出来)记入47，文档编号记入48，迁出的文档版本号记入49，文件长度记入50，修改人，修改人编号和修改时间分别记入51，52，53；并且向文档操作表中写入一条记录，其中序号55由数据库管理系统自动产生，角色56中记入“迁入者”，将修改人，修改人编号和修改时间分别记入57，58，59，操作说明60中记入“将文档XX的YY版本迁入“；同时修改文档表的相关内容，将当前版本号记入33，将修改人，修改人编号和修改时间分别记入34，35，36。

当用户选择某个文档的某个版本，并删除该版本时，将对数据库表进行如下步骤的操作：首先，将文档版本表中文档编号48等于该文档编号且版本号47等于该版本号的记录删除；然后取得当前该文档版本号47的最大值作为当前版本号，以该版本号修改文档表中的文档编号29等于该文档编号的记录的当前版本号33，使其相等；并且向文档操作表中写入一条记录，其中序号55由数据库管理系统自动产生，角色56中记入“删除者”，将删除人，删除人编号和删除时间分别记入57，58，59，操作说明60中记入“将文档XX的YY版本删除“。

当在文档管理系统中采用根据本发明的方法后，用户与系统的实际交互过程如下：

1、初始化阶段。图2是初始化阶段的顺序图描述。用户1创建应用程序界面2的实例9，界面实例9调用程序3的获取文档列表的程序段10，程序段10读取文档表4中的数据行11，并将这些数据行以某种合适的格式返回给界面实例9。

2、迁出操作。图3是迁出操作的顺序图描述。用户1调用应用程序界面2的迁出修改功能12，迁出修改功能12调用程序3的迁出修改程序段13，迁出修改程序段13将迁出记录14写入迁出记录表7，将操作记录15写入操作记录表6，同时从文档服务器8获取文档16，并调用用户机器上的相应程序打开文档16，以便用户编辑。

3、迁入操作。图4是迁出操作的顺序图描述。用户1调用应用程序界面2的迁入保存功能17，迁入保存功能17调用程序3的迁入保存程序段18，迁入保存程序段18将文档19上传到文档服务器8，修改文档表中的记录20，将该文档的新的版本记录21写入版本表5同时将操作记录22写入操作记录表6。

4、版本删除操作。图5是选择了某个文档的某个版本并对该版本删除的操作顺序图描述。用户1调用应用程序界面2的版本删除功能23，版本删除功能23调用程序3的版本删除程序段24，版本删除程序段24删除文档服务器上的该版本的文档25，将该文档的新的版本记录26写入版本表5，将操作记录28写入操作记录表6，同时删除文档版本表中的版本记录27。

图11为实施例中某文档版本的演变示意图。其中图A部分描述了该文档版本树的生成过程：64为该文档的初始版本，版本号为1；65为在64的基础上迁出修改并迁入保存后的版本号为2的该文档；66为在65的基础上迁出修改并迁入保存后的版本号为3的该文档；67为在65的基础上迁出修改并迁入保存后的版本号为4的该文档；68为在65的基础上迁出修改并迁入保存后的版本号为5的该文档。图B部分描述了删除版本号为3的该文档66后的文档版本树，67迁移到65下成为该版本的子版本。

图12为在Microsoft Visual Basic.Net环境下实现该实施例之后文档版本树的部分运行界面，其中69为文档名称，70为该文档的版本变化树。

图13为在Microsoft Visual Basic.Net环境下实现该实施例之后打开某个文档时的文档版本选择界面示意图，71为选中的文档，72为单击鼠标右键后弹出的一级菜单，关于该文档的版本变迁情况显示于二级菜单73中，用户可以选择其中的一个版本打开。迁出该文档进行编辑的选择界面与此类似。

对于本领域的普通技术人员来说可显而易见的得出其他优点和修改。因此，具有更广方面的本发明并不局限于这里所示出的并且所描述的具体说明及示例性实施例。因此，在不脱离由随后权利要求及其等价体所定义的一般发明构思的精神和范围的情况下，可对其作出各种修改。

Claims

1、一种用于新建、迁入、迁出、以及删除文档的方法，该方法包含以下步骤：

③若是新建操作，则为该文档赋以初始的版本号；

⑦通过一系列“迁入—迁出—删除”循环可以不断的产生新的文档版本或者修改原有的文档版本。

2、根据权利要求1的方法，其特征在于对文档进行删除操作时详细记录关于删除操作本身的信息，并将这些信息存入文档操作记录表。

3、根据权利要求1的方法，其特征在于对文档进行迁出操作时记录关于迁出操作的详细信息，并将这些信息存入文档迁出表和文档操作记录表。

4、根据权利要求1的方法，其特征在于对文档进行迁入操作时记录关于迁入操作的详细信息，并将这些信息存入文档操作记录表。