CN1510619A - 外购信用管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

一种外购信用管理系统及方法，该系统包括有一数据库服务器、一应用服务器、分散在不同地域的多台客户端计算机，同时与一采购管理系统、一库存管理系统和一会计管理系统相连接。根据外购货物资料和供货商资料，应用服务器汇集来自采购管理系统、库存管理系统和会计管理系统的讯息，选择信用额度符合采购需要和会计标准的供货商，采购通过库存管理部门检查的货物，产生外购交易分录，记录供货商信用额度和外购帐款结转。从而，分析和比较供货商的信用额度，确定理想的供货来源，使企业价值链更为顺畅。

Description

外购信用管理系统及方法

【技术领域】

本发明涉及一种外购信用管理系统及方法，特别是涉及一种可以根据外购资料，选择信用额度符合需要的供货商的外购信用管理系统及方法。

【背景技术】

传统企业的采购作业同库存、生产和会计核算分离，妨碍采购供应链的流动和整体性能。现代企业实现采购供应与生产计划、库存管理和会计核算的集成作业，可提高生产效率，简化采购管理。

一般的外购信用管理系统，可汇集采购、库存和会计的讯息，整合供货商和货物的资料，选择符合需要的供货商。涉及实现外购信用管理的方法比较多，例如美国专利商标局于2001年10月9日公告的第6,301,574号专利，该专利名称是“提供商业讯息的系统(System forproviding business information)”。该专利揭露一种通过数据库储存与货物相关的标准，选择供货商时，查询提供的货物是否符合标准的系统。该专利所揭露的技术所存在的不足是：对供货商的信用没有具体的额定值，导致可能采购没有质量保障的货物，延误生产计划。

针对上述系统所存在的不足，需要提供一种外购信用管理系统及方法，根据外购货物资料和供货商资料，应用服务器汇集来自采购管理系统、库存管理系统和会计管理系统的讯息，整合供货商信用讯息和外购交易讯息，选择信用额度符合采购需要和会计标准的供货商，产生外购交易分录，记录供货商信用额度和外购帐款结转，避免由于盲目采购，导致出现货物质量不合格或者供应货物延期，影响生产进程的情形。

【发明内容】

本发明的主要目的在于提供一种外购信用管理系统及方法，其可以根据外购货物资料和供货商资料，选择信用额度符合采购需要和会计标准的供货商。

本发明的另一目的在于提供一种外购信用管理系统及方法，可以通过外购交易，产生外购交易分录，记录供货商信用额度和外购帐款结转。

本发明提供一种外购信用管理系统及方法，根据外购货物资料和供货商资料，应用服务器汇集来自采购管理系统、库存管理系统和会计管理系统的讯息，整合供货商信用讯息和外购交易讯息，选择信用额度符合采购需要和会计标准的供货商，采购通过库存管理部门检查的货物，产生外购交易分录，记录供货商信用额度和外购帐款结转。外购信用管理系统及方法采用三层架构，即数据库服务器、应用服务器及多台客户端计算机，建立资料集中储存和分布应用的系统。

本发明提供一种外购信用管理系统，其包括一数据库服务器，用于储存与供货商、外购货物相关的资料和报表；一应用服务器，用于根据企业外购需要，汇集与外购货物，供货商和外购交易相关的讯息，选择信用额度符合要求的供货商，进行外购作业，产生外购交易分录；多台客户端计算机，分散于不同地域，可以查询与供货商信用额度和外购交易分录相关的资料。

本发明还提供一种外购信用管理方法，其包括如下步骤：(i)应用服务器接收外购货物资料和供货商资料，判断该供货商是否已经建立信用资料，如果已经建立信用资料，则查询该供货商的信用额度和曾经的外购交易记录，如果没有，则建立新的信用资料；(ii)判断该供货商的信用额度是否超过额定值，如果超过额定值，则取消该外购作业，如果没有超过，则通知库存管理部门接收外购货物并且检查货物质量；(iii)库存管理部门判断外购货物质量是否合格，如果货物质量合格，则继续交易，并准备帐款，如果质量不合格，则停止交易，要求供货商换货或者退货；(iv)应用服务器建立外购交易分录并且计算外购帐款；(v)通知会计管理系统外购帐款结转，输出外购交易报表。

通过本发明提供的外购信用管理系统及方法，可简化库存控制，分析比较供货商的信用额度，确定理想的供货来源，并通过采购与生产计划、库存管理和应付帐款的集成，使企业价值链更为顺畅。

【附图说明】

图1是本发明外购信用管理系统及方法的系统架构图。

图2是本发明外购信用管理系统及方法的讯息汇集图。

图3是本发明外购信用管理系统及方法的应用服务器构成图。

图4是本发明外购信用管理系统及方法的外购交易流程图。

图5是本发明外购信用管理系统及方法的外购交易异动流程图。

【具体实施方式】

如图1所示，是本发明外购信用管理系统及方法的系统架构图。该外购信用管理系统8包括一数据库服务器1、一应用服务器2、网络3及多台客户端计算机4。数据库服务器1，用于储存与供货商、外购货物相关的资料和报表；应用服务器2，用于根据企业外购需要，汇集与外购货物，供货商和外购交易相关的讯息，选择信用额度符合要求的供货商，进行外购作业，产生外购交易分录；客户端计算机4，分散于不同地域，可用以查询与供货商信用额度和外购交易分录相关的资料。外购信用管理系统8通过网络3与采购管理系统5、库存管理系统6及会计管理系统7相连接。

如图2所示，是本发明外购信用管理系统及方法的讯息汇集图。外购信用管理系统8汇集来自采购管理系统5、库存管理系统6和会计管理系统7的讯息，整合与供货商、货物相关的讯息，选择符合要求的供货商，实现合理外购交易。采购管理系统5，提供外购货物资料讯息50和供货商资料讯息51，配合生产需要选择符合要求的供货商；库存管理系统6，提供外购货物验收讯息60和库存货物讯息61，以反映库存现状，可提供外购货物的质量检查情况和生产部门的货物需求；会计管理系统7，提供外购帐款结转讯息70和外购交易分录讯息71，配合外购作业的需要，说明外购交易帐款结算的情况；外购信用管理系统8，可提供供货商信用额度讯息80、外购交易讯息81和外购帐款讯息82，可分析比较供货商的信用额度，以确定理想的供货来源。

如图3所示，是本发明外购信用管理系统及方法的应用服务器构成图。该应用服务器2包括一外购货物资料维护模块20、一供货商信用维护模块21、一外购交易分录维护模块22、一外购交易查询模块23、一外购帐款维护模块24、一外购异动维护模块25及一报表输出模块26。其中外购货物资料维护模块20，用于整合来自采购管理系统5的外购货物资料讯息，提供外购交易的货物来源选择；供货商信用维护模块21，用于记录、分析和比较供货商的信用额度，提供选择供货商的参考；外购交易分录维护模块22，用于建立外购的交易分录，方便会计管理系统7进行帐款结转；外购交易查询模块23，用于查询外购交易的历史记录，结合供货商信用额度，确定理想的供货来源；外购帐款维护模块24，用于计算外购交易的帐款，配合会计管理系统7结算帐款；外购异动维护模块25，用于针对发生异动的外购交易，根据选择是否继续交易，进行处理；报表输出模块26，用于生成与供货商和货物相关的报表，储存在数据库服务器1中，方便客户端计算机4进行查询。

如图4所示，是本发明外购信用管理系统的外购交易流程图。外购信用管理系统8应用在单一服务器对多重客户机的工作环境，同时连接多层系统平台，具备易扩展和易管理等特点。应用服务器2接收外购货物资料讯息50和供货商资料讯息51，调用外购货物资料维护模块20，整合货物资料(步骤S400)。判断该供货商是否已经建立信用资料(步骤S401)，如果已经建立信用资料，则调用供货商信用维护模块21，查询该供货商的信用额度，调用外购交易查询模块23，查询外购交易历史记录(步骤S403)；如果没有，则建立新的信用资料(步骤S402)。判断该供货商的信用额度是否超过额定值(步骤S404)，如果超过额定值，则取消该外购作业(步骤S405)；如果没有超过，则通知库存管理部门接收外购货物并且检查货物质量(步骤S406)。库存管理部门判断外购货物质量是否合格(步骤S407)，如果货物质量合格，则继续交易，调用外购交易分录维护模块22，建立外购交易分录，调用外购帐款维护模块24，计算外购帐款(步骤S409)；如果质量不合格，则停止交易，要求供货商换货或者退货(步骤S408)。通知会计管理系统7外购帐款结转，调用报表输出模块26，输出外购交易报表(步骤S410)。

如图5所示，是本发明外购信用管理系统及方法的外购交易异动流程图。通过该流程，可针对外购交易付款产生异动，选择继续交易或者取消交易。外购交易付款产生异动(步骤S50)。调用外购异动维护模块25，判断是否取消外购交易(步骤S51)，如果选择继续交易，则通知会计管理系统7，进行外购帐款结转作业(步骤S54)，同时确认外购交易分录的正确性(步骤S55)；如果选择取消交易，则取消外购交易，调用外购交易分录维护模块22，查询交易分录(步骤S52)，通知会计管理系统7，修改该交易分录(步骤S53)。

Claims (8)

1.一种外购信用管理系统，采用数据库服务器、应用服务器及多台客户端计算机三层架构，连接有采购管理系统、库存管理系统和会计管理系统，可进行外购交易的信用管理，其特征在于：

数据库服务器，用于储存与供货商、外购货物相关的资料和报表；

应用服务器，可汇集与外购货物、供货商和外购交易相关的讯息，并可选择信用额度符合要求的供货商，且产生外购交易分录，该应用服务器包括有：

一供货商信用维护模块，用于记录、分析和比较供货商的信用额度；

一外购交易分录维护模块，用于建立外购交易的交易分录；

一外购帐款维护模块，用于计算外购交易所产生的帐款，作为会计管理系统结算总帐的依据；

一外购异动维护模块，用于针对发生异动的外购交易，根据选择是否继续交易，进行处理；

客户端计算机，分散于不同地域，可用以查询与供货商信用额度和外购交易分录相关的资料。

2.如权利要求1所述的外购信用管理系统，其特征在于，应用服务器还包括有一外购货物资料维护模块，用于接收并维护来自采购管理系统的外购货物资料讯息。

3.如权利要求1所述的外购信用管理系统，其特征在于，应用服务器还包括有一外购交易查询模块，用于查询外购交易的历史记录。

4.如权利要求1所述的外购信用管理系统，其特征在于，应用服务器还包括有一报表输出模块，用于生成与供货商和货物相关的报表，并将其储存在数据库服务器中。

5.一种外购信用管理方法，可根据外购资料，选择信用额度符合需要的供货商，产生外购交易分录，记录供货商信用额度和外购帐款结转，其特征在于，包括：

(a)接收一库存管理系统中的外购货物资料和供货商资料，判断该供应商是否已经建立有信用资料，如果已经建立信用资料，则查询该供货商的信用额度和外购交易的历史记录；

(b)判断该供货商的信用额度是否超过额定值，如果超过额定值，则取消该外购作业；

(c)库存管理部门判断外购货物质量是否合格，如果货物质量合格，则继续交易，并准备帐款；

(d)应用服务器建立外购交易分录并且计算外购帐款；

(e)通知会计管理系统外购帐款结转，输出外购交易报表。

6.如权利要求5所述的外购信用管理方法，其特征在于，步骤(a)包括如果该供货商没有建立有信用资料，则建立新的信用资料的步骤。

7.如权利要求5所述的外购信用管理方法，其特征在于，步骤(b)包括如果供货商的信用额度没有超过额定值，则通知库存管理部门接收外购货物并且检查货物质量的步骤。

8.如权利要求5所述的外购信用管理方法，其特征在于，步骤(c)包括如果外购货物的质量不合格，则停止交易，要求供货商换货或者退货的步骤。

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