CN1393815A - 知识管理系统与方法 - Google Patents

Abstract

一种知识管理的系统与方法，将不同使用者端所输入的信息，加以有效的整合成为对企业有用的知识，通过网络的传递，使需要的人可方便的取得，节省知识交流所花费的时间，并存放一特定的区域运用数据镜射的方式加以存取以减少空间。

Description

知识管理系统与方法

本发明涉及一种知识管理系统与方法。

互联网的风行彻底改变了整个企业的竞争型态，知识的运用是下一世纪的竞争武器，也是决定一个企业是否能发展的根本。在日趋竞争的企业环境下，为求永续发展，学习性组织成了企业追求的目标，而学习性组识的重点即在于做好知识管理(Knowledge Management，KM)，而知识管理除了企业内部的群组管理软件外，到对外的窗口企业入口网站(Enterprise InformationPortal，EIP)，以及企业外部的搜寻引擎都算是知识管理的部分。故唯有将企业所拥有的经验与知识，即隐含知识，保存下来，并延续使之成长扩大，企业才能够适应变化万千的环境，并脱颖而出。因过去企业中，员工的离职也将所建立的信息带离，甚至会造成下一个接棒的人需要一段过渡期，方能进入工作状况。知识管理累积人的无形资产幻化成格式化的信息，企业将有形资产分类整理后形成知识资产将以保存下来，避免错误的再发生，信息的重新累积。在知识经济的时代中，企业内部的知识管理俨然已成为不可或缺的决胜关键，并抢进发展企业入口网站(EIP)；还有发展技术文件的非结构化厂商切入，此外，搜寻引擎厂商在知识管理上也可扮演中间的桥梁工作，协助文件的搜寻，提供正确的数据给正确的人。企业在走向知识管理技术上并非由单独厂商可以自行完成，必须集结众厂商的力量才可顺利推展，举例来说，知识管理除了结合企业内部的群组管理软件进行内部的知识交换外，在进行企业上下游数据串接上，更需借助企业入口网站(EIP)的帮忙而完成，此外，无论是结构或非结构的文件搜寻上，更需要借助搜寻引擎业者所开发的文件索引技术，找到企业所处不同阶层的人士提供相关数据。

然而知识的创造过程是从企业的数据、企业的信息及企业核心技术(know-how)的搜寻到阅读、学习、建立新的数据程序而后储存于知识的存储器中，才可将知识传递给其他使用者，但此过程太过繁琐，要如何增快此知识过程是当前重要的课题。

而知识流动的过程中又有以下的问题：

1.浪费过多时间再知识的散播与传递。

2.校订控制管理不易。

3.资源浪费在个人电脑的存储器、硬盘及硬件的备份上。

4.浪费时间在知识的搜寻上。(如：不知道谁有数据也不知道数据在哪)。

5.同一份数据，可能重复放置在储存器中，便占据存储器空间。

6.花太多时间在整理文件。(如：接收了一份副本而该副本只使用一次但仍需花时间去记录、整理该过程)。

7.很难决定是否删除该数据。(如：因数据的生命周期日渐缩短，考量日后是否会再使用)。

以万维网(Web)为基础的知识管理将为未来的市场发展主流，企业可以经由万维网画面得知企业内部信息，这样的方式可以适应无线时代的来临，企业人员、顾客随时都可以经由浏览器或身上的手持设备，来确定各式信息以及发布消息。

本发明主要的目的是要提供一种知识管理(Knowledge Management；KM)的系统与方法，特别针对现今企业所提倡的学习性组织，将大量杂乱无章的信息整合成对企业有用的知识，并将此知识通过本发明的系统进行共享，使知识传递的效率提高，降低维护数据的成本，进而达到企业知识与客户、员工间良好的互动关系。

本发明所提的方法至少包含下列步骤：系统提供一第一管理者建立一知识库的权限；经由该第一管理者授权给一第二管理者建立该知识库的权限；该第二管理者建立该知识库于一特定储存区；允许一使用者注册及使用该知识库；最后提供该使用者存取及查询该知识库中的数据。

本发明提出的知识管理(Knowledge Management；KM)系统与方法，特别针对现今企业所提倡的学习性组织，将大量杂乱无章的信息整合成对企业有用的知识，再以万维网为基础的企业入口网站(EIP)作为界面，令使用者无论是经由互联网(Internet)、企业内部网(Intranet)的连结，都可参与、了解公司企业内部的动态，甚至通过一虚拟图书馆(Library)将个人知识、经验分享发表于该虚拟图书馆，使知识传达给各个不同身份的使用者，进而达到任何人可在任何地点，任何地点都可获取有价值的知识。

图1为本发明所提知识管理系统与方法的系统结构图；及

图2本发明所提的知识管理系统与方法其中知识管理核心系统(CKMS)100的运作流程图。

附图符号说明：

100知识管理核心系统(Center Knowledge Management)

110知识库(Knowledge Based)

112虚拟图书馆设立机制

114组织设立机制

120监控库(Monitor Based)

122安全机制

124监督机制

130注册模块

140数据管理模块

200原始知识提供端(Original Knowledge Maker)

300企业员工端(Employee)

400一般使用者端(Normal User)

500供应商(Vendor)

步骤1110提供一第一管理者建立一知识库的权限

步骤1120经由该第一管理者授权给一第二管理者建立该知识库的权限

步骤1130依据管理者类别

步骤1140该第二管理者建立该知识库于一特定储存区

步骤1150允许一使用者注册及使用该知识库

步骤1160依据使用者身份

步骤1170提供该使用者存取及查询该知识库中的数据

步骤1180依据数据内容

有关本发明的详细内容及技术，将配合附图说明如下：

本发明以一优选实施例说明本方法的具体可行性，借助系统整合不同来源的知识，并提供给需要使用的人达到知识管理的目的，而图1为本发明所提知识管理方法的系统结构图，现就其系统结构说明如下：

就本发明的系统结构图而言，包含下列几个机制与模块：

经由一知识管理核心系统(Center Knowledge Management System；CKMS)100为中心与一原始知识提供端(Original Knowledge Maker)200、一企业员工端(Employee)300、一一般使用者端(Normal User)400及一供应商端(Vendor)500相互连接，而该原始知识提供端200可为企业员工端300或一般使用者端400或供应商500，而其中该知识管理核心系统(CKMS)100包含(1)一知识库(Knowledge Based)110；(2)一监控库(Monitor Based)120；(3)一注册(Register)模块130及(4)一数据管理(Data Management)模块140：

(1)该知识库100，其中又包含(a)一虚拟图书馆设立(Library Set up)机制112及(b)一组识设立(Organization Team Up)机制114。分别叙述如下：

(a)该虚拟图书馆设立(Library Set Up)机制112：该机制112的第一功能是通过一管理者根据不同的公司、不同的部门、不同的专案、不同的员工及不同的议题而可同时设立不同的虚拟图书馆，例如：企业间不同性质公司的虚拟图书馆(Company Library)、各公司内部不同部门的虚拟图书馆(Department Library)、各部门中不同专案小组的虚拟图书馆(Project Library)及公司内部员工专属个人的虚拟图书馆(Personal Library)及依照个人兴趣议题的虚拟图书馆(Topic Library)。其中该管理者负责设计虚拟图书馆的内容及整理其他使用者上载(Uploading)的数据。而知识管理核心系统100会强迫每个员工设立个人的虚拟图书馆(Personal Library)作为一种考核的依据，但议题的虚拟图书馆(Topic Library)却无此一限制，而是根据员工个人意愿设立，只是当不设立时，可要求知识管理核心系统100当有其他新设立的议题虚拟图书馆时回传此一消息告知该使用者。

该虚拟图书馆设立(Library Set Up)机制112的第二功能是按照设立虚拟图书馆的阶层性关系给予不同使用者不同的知识内容。如：人力资源(HumanResource)部门的虚拟图书馆可提供新进人员如何设立个人虚拟图书馆及一般教学课程等、市场行销(Marketing)部门的虚拟图书馆可提供员工其他同业生产商品或市场分析及查询公司过去产品等。

该虚拟图书馆设立(Library Set Up)机制112的第三功能在于增加知识传播的速度，通过该知识管理核心系统100(CKMS)的整合，将知识连结各个不同的虚拟图书馆以供使用者去查阅。

(b)组织设立(Organization Team Up)机制114：该机制114的第一功能是一管理者根据不同的公司、不同的部门及不同专案中的员工组合而成，从小型的专案团队组织到中型的部门团队进而扩大至公司整体团队，均通过该机制114将企业内员工整合，故当有员工加入、离职；公司部门间合并、分散或即时成立特别工作群组时都可以将所设立过的组织数据进行有效率的统整。

该组织设立(Organization Team Up)机制114的第二功能是通过知识管理核心系统(CKMS)100，将该机制114中多个不同组织的员工与虚拟图书馆设立(Library Set Up)机制112中所设立的虚拟图书馆互相结合，依照不同工作群组及属性使员工分别加入其从属的虚拟图书馆，以加速扩大的知识的传递。

在前述的知识库110包含该虚拟图书馆设立(Library Set Up)机制112及该组织设立(Organization Team Up)机制114，而此二机制的数据是通过一种数据镜射(Data Mirror)的方式将其数据共同存放于一特定储存区中，而该特定储存区为一储存媒体。当有管理者需要将此一数据转移至其他虚拟图书馆或组织时，该知识管理核心系统(CKMS)100便会呼叫一数据码(Data-code)来撷取已存在于该储存媒体中的数据，避免该储存媒体中重复存放同份数据；又或当一使用者重复输入数据于虚拟图书馆或组织时，知识管理核心系统(CKMS)100，会先判别是否该储存媒体中已存放，而后呼叫一安全机制(Security Control)122来作身份权限的判定，此部分待图2作详细解释。

(2)该监控库(Monitor Based)120，其中又包含(a)一安全机制(SecurityControl)122及一监督机制(Administration)124。分别叙述如下：

(a)安全机制(Security Control)122：该机制122的第一功能在于针对一外部的虚拟图书馆(External Library)建立一双层式的防火墙(Fire Wall)，该防火墙的第一层架设于该管理核心系统(CKMS)100与该外部虚拟图书馆之间，第二层防火墙(Fire Wall)则架设于该外部虚拟图书馆与外部使用者(ExternalUser)之间。当系统内部使用者(Internal User)(如该企业员工端300)，从知识管理核心系统(CKMS)100要进入外部虚拟图书馆时，无须通过防火墙，但要从外部虚拟图书馆进入内部知识管理核心系统(CKMS)100便需通过第一层防火墙；若外部使用者(External User)(如该一般使用者端400或该供应商500)要进入外部虚拟图书馆时需通过第二道防火墙，反向亦然。

该安全机制(Security Control)122的第二功能是当知识管理核心系统(CKMS)100开始运作时该安全机制122便对该知识管理核心系统(CKMS)100中的注册(Register)模块130及数据管理(Data Management)模块140进行监控，针对不同使用者的身份、不同管理者的类别及不同数据的内容加以区别、审核并授权，对于其中的详细内容待图2再加以解释。

(b)监督机制(Administration)124；该机制124的主要功能在于当一虚拟图书馆或组织被设立完整后，此时知识管理核心系统(CKMS)100会呼叫该监督机制(Administration)124针对所出现过的数据进行监控(Monitor)，将数据使用的情况作一完整记录，待有权限的管理者评估，关于此一部分留至图2再做详细解释。在前述的监控库110包含该安全机制(Security Control)122及该监督机制(Administration)124，而此二机制间的监控行为的产生与否由该知识管理核心系统(CKMS)来通知，当使用者欲查询、修改、删除等行为产生时，该监控库110会发出一消息，要求完全机制122及监督机制124做进一步的监控，以维持整体的效能。

(3)注册(Register)模块130：该模块的主要用以提供一可让外部使用者(External User)及内部使用者(Internal User)(如：企业员工端300、一般使用者端400、供应商500)同时注册多个虚拟图书馆(Multi-Library)甚至是不同阶层的虚拟图书馆(如：部门虚拟图书馆、个人虚拟图书馆或专案虚拟图书馆)，使用者只需填写基本数据表格，也可通过该注册模块130调阅该使用者本身自己的人事数据档案加以修改，待通过安全机制122的审核后便可使用该虚拟图书馆。

(4)数据管理(Data Management)模块140：该模块的第一功能是提供一搜寻引擎(Search Engine)，经由该知识管理核心系统(CKMS)100整合后的数据，当使用者欲查询数据时，只需输入一关键字，再通过企业内部网络或互联网传输，使用者便可得到查询结果。

该模块的第二功能用以提供控制一数据生命周期的长短，在前述知识库110中存放了多笔且大量的数据，当数据放置时间过长，该数据管理模块140便通知安全机制122予以授权，便可进行删除的动作。而数据生命周期的时限则由知识管理核心系统(CKMS)100决定，如：CKMS设定数据生命周期为十年，则在一到五年时，此数据利用虚拟图书馆设立机制122再通过公司的服务器(Local Server)作为高效率的使用，而该安全机制(Security Control)122并授权该数据管理模块140处理校定(Revision)的工作；到了六到十年时，使用率减少的该数据便经由该数据管理模块140通知安全机制(SecurityControl)122并移至成本低廉的储存器(Storage)中，如：光盘(CD)，作为公开性的使用，此时该安全机制(Security Control)122便不介入进行监控；超过十年后该数据管理模块140便将停止使用的数据予以删除。

本发明所提出的方法是将公知的知识管理(KM)概念置于万维网之上，主要是利用信息科技来辅助与建立分享企业的知识，以适应现今多变以及以知识为基础的竞争环境。信息科技所要辅助的是更有效的将知识建立、分享、搜寻、甚至用以解决问题，并加以整合及分类各种类文件为基础，将毫无关联的信息，转化成对企业有用的知识，使决策者能在最短的时间内找出解决的方案，做出正确的决定。

图2为本发明所提出的知识管理系统与方法其中知识管理核心系统(CKMS)100的运作流程图，说明管理者借助系统授权的动作，所衍生的权力。更详细说明了知识管理核心系统(CKMS)100中各个不同机制与模块间的相互连结关系。就图2的流程图，详细说明如下：

首先开启该知识管理核心系统(CKMS)100，此时该知识管理核心系统(CMKS)100会同时呼叫二机制，安全机制(Security Control)122及监督机制(Administration)124，以便同时运作进行监控(Monitor)，接着该知识管理核心系统(CKMS)100提供一第一管理者建立一知识库110的权限(步骤1110)。该第一管理者可为一企业内部的最高知识官(Chief Knowledge Officer；CKO)或为最高执行官(Chief Executive Officer；CEO)，而后经由该第一管理者授权给一第二管理者建立该知识库110的权限(步骤1120)，而该权限是通过该安全机制122来决定，决定的方式为依据管理者类别(步骤1130)，而第二管理者的类别是通过一阶层性的职权(如：分公司主管、部门主管、专案负责人、一般员工)或工作属性(如：行政、财务、研发等等)来做向下排列。

再接着该第二管理者在一特定储存区建立该知识库110(步骤1140)，该特定储存区乃为前述的可存放数据的储存媒体，此功用在于避免存放内容的重复。而后该被建立的知识库(虚拟图书馆与组织)便允许一使用者注册及使用该知识库(步骤1150)，此时安全机制122便介入该使用者注册，而依据使用者身份(步骤1160)来判别其权限，而使用者的身份又可分为企业员工(Employee)300、一般使用者(Normal User)400及供应商(Vendor)500，三者由不同的入口(Portal Site)来进入使用该系统。而监督机制124也呼叫一注册模块130，(请参照图1)该注册模块产生一多个注册格式让该使用者填写，可同时注册多个知识库中110的虚拟图书馆。该安全机制122通过注册模块130会回覆通知使用者是否通过该次注册，并将注册结果记录于监督机制124之中，注册结果为使用者姓名、使用者隶属组织、使用者所加入的虚拟图书馆及安全机制122给使用者的最高权限，此一最高权限关系到使用者所能接触到最高数据的等级。

承上所述，当一使用者重复输入数据到虚拟图书馆或组织时，知识管理核心系统(CKM S)100，会先判别是否该储存媒体中已存放，若已存放则呼叫一安全机制(Security Control)122来作身份权限的判定，被授权的层级越高，便可将原始文件覆盖。最后系统便提供该使用者存取及查询该知识库110中的数据(步骤1170)，此时安全机制122便再依据数据内容(步骤1180)所设定分享权限及保密等级，来判断该使用者的权限能否查询、存取其中的数据。而监督机制124也会呼叫数据管理模块140对所有存放于该特定储存区的数据加以监控，并将系统内所有发生过的过程一一记录，以供该第一管理者的参考。

以上所述，仅为本发明中的最佳实施例，并非用来限定本发明实施的范围，任何本领域技术人员，在不脱离本发明的精神和范围内所作的等效变化与修改，均为本发明的专利范围所涵盖。

Claims (28)

1.一种知识管理系统，提供一知识管理核心系统，用以将该知识管理系统内的数据加以整合，并提供给需要的使用端，而该知识管理核心系统还包含：

一知识库，提供一特定储存区用以存放数据，并通过一原始知识提供端所输入的数据，将该数据存入该特定储存区而产生一存放消息；

一监控库，用以提供该知识管理核心系统做完整的监控；并针对任一原始知识提供端的使用产生一监控消息；

一注册模块，提供任意使用端进行注册，通过该监控库的监控消息，并产生一基本注册格式；及

一数据管理模块，提供针对该特定储存区中的数据进行管理，通过该监控库的监控消息，将已存放至该知识库的数据进行整合。

2.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该知识管理核心系统的原始知识提供端还包含一外部使用者及一内部使用者。

3.如权利要求2所述的知识管理系统，其中该外部使用者还包含一一般使用者端及一供应商端，内部使用者为一企业员工端。

4.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该知识库又包含了一虚拟图书馆设立机制及一组织设立机制。

5.如权利要求4所述的知识管理系统，其中该虚拟图书馆设立机制用以提供使用者根据不同单位而设立不同的虚拟图书馆。

6.如权利要求4所述的知识管理系统，其中该虚拟图书馆设立机制通过阶层性的关系将不同的知识内容提供给不同的使用者。

7.如权利要求5所述的知识管理系统，其中该虚拟图书馆设立机制所设立不同的虚拟图书馆可以从公司的、部门的、专案的、个人的及议题的组合中任意择一。

8.如权利要求4所述的知识管理系统，其中该组织设立机制用以提供使用者根据不同单位而设立不同的组织。

9.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该知识库通过一种数据镜射的方式将其数据共同存放于一特定储存区中。

10.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该存放消息为一数据码用以避免重复存放同份数据。

11.如权利要求9所述的知识管理系统，其中该特定储存区为一储存媒体。

12.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该监控库还包含一安全机制及一监督机制。

13.如权利要求12所述的知识管理系统，其中该监督机制主要用以提供建立一双层式的防火墙来提高对知识管理核心系统的保护。

14.如权利要求12所述的知识管理系统，其中该安全机制用以提供对知识管理核心系统内的注册模块与数据管理模块加以监控。

15.如权利要求12所述的知识管理系统，其中该监督机制是当该知识库被设立完整后，针对所出现过的该数据进行监控，并将该数据使用的情况作一完整记录。

16.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该注册模块用以提供该原始知识提供端可同时注册多个虚拟图书馆。

17.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该数据管理模块提供一搜寻引擎针对该知识管理核心系统进行查询。

18.如权利要求1所述的知识管理系统，其中该数据管理模块提供控制一数据生命周期的时间，而该数据生命周期的时间可由该知识管理核心系统自定。

19.一种知识管理的方法，以网络为基础，并借助一知识管理核心系统，完成不同层级的工作，该方法至少包含下列步骤：

提供一第一管理者建立一知识库的权限；

经由该第一管理者授权给一第二管理者建立该知识库的权限；

该第二管理者建立该知识库于一特定储存区；

允许一使用者注册及使用该知识库；及

提供该使用者存取及查询该知识库中的数据。

20.如权利要求19所述的知识管理的方法，其中提供该第一管理者建立该知识库的权限是依据该知识管理核心系统判断。

21.如权利要求19所述的知识管理的方法，其中该第一管理者拥有最高的权限，并对该知识库中的数据进行修改。

22.如权利要求19所述的知识管理的方法，其中经由该第一管理者授权给该第二管理者建立该知识库的权限是依据一安全机制的管理者类别来判定权限。

23.如权利要求19所述的知识管理的方法，其中该第二管理者权限判定的步骤为按阶层性的职权及工作属性向下排列。

24.如权利要求19所述的知识管理的方法，其中该第二管理者建立该知识库于一特定储存区的步骤还包含下列步骤：

运用一数据镜射的方式将该数据共同存放于该特定储存区中；及

通过一数据码用于提取已存在于该特定储存区的数据。

25.如权利要求19所述的知识管理的方法，其中允许该使用者注册及使用该知识库的步骤还包含下列步骤：

一注册模块提供一基本注册格式至该使用者进行填写；

通过该安全机制并依据使用者身份授权；及

记录注册结果于一监督机制。

26.如权利要求25所述的知识管理的方法，其中该安全机制是依据使用者身份授权，而该使用者身份可以从企业员工、一般使用者及供应商组合中任意择一。

27.如权利要求25所述的知识管理的方法，其中该注册结果还包含使用者姓名、使用者隶属组织、使用者所加入的虚拟图书馆及该安全机制给该使用者的最高权限。

28.如权利要求19所述的知识管理的方法，其中提供使用者存取及查询该知识库中数据的步骤还包含下列步骤：

一数据管理模块并通过该监督机制，依据该数据内容加以设定分享权限及保密等级；及

该监督机制呼叫该数据管理模块对存放于该特定储存区的数据加以监控。

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