CN117932653A - 一种电子信息文件管理系统平台 - Google Patents
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Abstract
本发明涉及电子信息文件技术领域，尤其涉及一种电子信息文件管理系统平台，包括：文件可追溯模块、文件防丢失模块、访问权限模块、文件记录管理模块、文件安全管理模块和文件储存模块，所述文件可追溯模块，电子文件协同编制人参与编制，多个节点协同校核、审核，最终批准发布，各个追溯流程环节上进行单一的追溯审核，根据操作人员权限使用情况，进行权限分配使用过程中电子信息文件管理用户，管理文件用户按照授权权限对相关文件进行操作无法访问未授权电子文件，通过对权限的控制进行电子受控，需要在权限控制模块进行管理授权访问权限。
Description
技术领域
本发明涉及电子信息文件技术领域，具体为一种电子信息文件管理系统平台。
背景技术
文件管理在其整理过程中工作流程繁杂，此项工作还需要专职人员对信息进行纸质的登记、整理、查阅。在应对信息量膨胀、文件种类多样的现实情境，传统文件管理系统显得力不从心。在智能化、信息化的背景下，利用RFID技术与文件管理系统的结合使文件管理自动化、智能化变为可能。
其中申请号为“CN109726173B”所公开的“文件管理系统具备获得管理对象的文件数据的图像形成装置(1)、对文件数据进行文字识别来获得元数据的图像处理服务器(2)和基于元数据对文件数据进行管理的文件管理服务器(3)。图像形成装置在文件数据内确定设为隐匿对象的元数据，受理安全设定，将设为隐匿对象的元数据名和安全设定相关联地，与文件数据一起，向图像处理服务器发送。文件管理服务器在从用户收到针对文件数据的访问请求的情况下，基于安全设定，以不遮蔽有访问权限的元数据，遮蔽没有访问权限的元数据的方式，允许针对文件数据的访问，由此进行访问限制。
但上述的文件管理系统存在以下缺点：该种文件管理系统在进行文件管理中，系统操作简单无法对电子文件进行权限访问设置，造成电子文件储存的安全系数变低，同时对于文件管理无法进行区分管理。
因此，有必要提供一种电子信息文件管理系统平台解决上述问题。
发明内容
针对现有技术的不足，本发明提供了供一种电子信息文件管理系统平台，解决了背景技术中提出的问题。
为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种电子信息文件管理系统平台，包括：文件可追溯模块、文件防丢失模块、访问权限模块、文件记录管理模块、文件安全管理模块和文件储存模块。
优选的，所述文件可追溯模块，电子文件个协同编制人参与编制，多个节点协同校核、审核，最终批准发布，各个追溯流程环节上进行单一的追溯审核，追溯环节出现问题回退原始录入模块，追溯文件经修订后，可以选择将文件提交至之前被回退的录入模块环节或回退回已经审核录入模块。
优选的，所述文件防丢失模块：在进行文档管理系统设置文件整合等功能，首先考虑文件修订对整合内容的影响，文件经过编审批等流程在系统内生成并与附件整合后，再次对文件进行编辑，系统应对附件进行重新整合或提示整合，保证电子文件的稳定性，同时根据系统登录模式，电子文件设置模式和文件著录模式的不同控制模式，避免在日常著录工作中误操作导致文件夹丢失损坏。
优选的，所述访问权限模块：电子文件具体的保障方法依托于系统属性填写的管理人的详细信息准确性、电子文件编辑过程中的准确性，管理的操控人员应熟练掌握系统平台录入操作，熟练修改有问题的属性，在保证文件内容准确性的前提下，电子文件走完其全部流程，并且具有可追溯的流程日志也是保证电子文件有效性的基础，进行文件的编审批流程，同时管理用户是否具备授权和权限，在具备平台流程管理的功能使用系统支持下，内外部的电子文件流转可以在系统平台内完成，将大大提高文件处理能力和工作效率，管理用户可以进行浏览、修改、删除、上传、下载、权限控制等，对电子文件和目录的权限进进行权限的继承与管理模式。
优选的，所述文件记录管理模块，管理人员可以在需要的电子文件管理的文件上粘贴RFID的标签，然后用设备扫描标签就可以获取该文件的信息,再将标签和管理系统进行信息的传送绑定,电子文件管理系统可以自动地查阅获取该文件的相关信息这样文件就实现了管理,通过无线射频识方式实现文件的自动盘存,电子文件管理人员可以通过读写进行逐一地扫描确认,使得文件管理实时在线第三个系统功能是智能化追踪和安全管理文件进入管理单位时会经过出入口的系统。
优选的，所述文件安全管理模块，平台系统会对文件资料进出进行自动的跟踪和报警,对于允许出入的文件该系统不会发出警报一旦出现受限制的文件导出系统,平台系统会发出警报通知,这时管理人员可以快速地做出反应,对文件进行通行记录登记,以便之后的电子文件的盘查,电子文件入系统登记流程在物联网技术支持下可以确保文件状态的自动化登记及更新管理人员还可以通过计算机后台的信息系统,实时对文件进行盘点统计工作。
优选的，所述文件储存模块为了便于对文件进行统一管理，减小文件分散存储对工作的不利影响，电子文件管理系统将电子文件集中存储在服务器中，并提供统一的访问电子文件管理平台让授权管理用户对文件进行检索、浏览、修改、授权、备份等操作，电子文件管理系统平台，提供公共储存和私有储存两种集中存储文件方式，各存储区域电子文件保存隔离，使用的用户对电子文件管理的，相互之间不产生交叉影响。
优选的，公共区中存储的是整个单位或某个部门的公共文件，私有区存储的是个人用户的私有文件.分区所有者可以对其所属的分区进行权限管理，系统管理用户可以根据工作需要创建公开化电子文件管理模块和私有管理模块，并对两个不用的管理电子文件的进行区别进行权限管理，用于存储用户的电子文件，此外，用户还可以将其所拥有的文件的操作权限授权给其他用户，防止非授权人员对文件进行非法操作。
与现有技术相比，本发明的有益效果是：
本发明提供了一种电子信息文件管理系统平台：
1、根据操作人员权限使用情况，进行权限分配使用过程中电子信息文件管理用户，管理文件用户按照授权权限对相关文件进行操作无法访问未授权电子文件，通过对权限的控制进行电子受控，需要在权限控制模块进行管理授权访问权限。
2、文件储存模块为了便于对文件进行统一管理，减小文件分散存储对工作的不利影响，电子文件管理系统将电子文件集中存储在服务器中，电子文件管理系统平台，提供公共储存和私有储存两种集中存储文件方式，各存储区域电子文件保存隔离，使用的用户对电子文件管理的，相互之间不产生交叉影响。
附图说明
图1为本发明的流程示意图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
本申请的说明书和权利要求书中的术语“第一”、“第二”等是用于区别类似的对象，而不用于描述特定的顺序或先后次序。应该理解这样使用的数据在适当情况下可以互换，以便本申请的实施例能够以除了在这里图示或描述的那些以外的顺序实施，且“第一”、“第二”等所区分的对象通常为一类，并不限定对象的个数，例如第一对象可以是一个，也可以是多个。此外，说明书以及权利要求中“和/或”表示所连接对象的至少其中之一，字符“/”，一般表示前后关联对象是一种“或”的关系。
在本发明的描述中，需要理解的是，术语“中心”、“上”、“下”、“前”、“后”、“左”、“右”、“竖直”、“水平”、“顶”、“底”“内”、“外”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。
在本发明的描述中，需要说明的是，除非另有明确的规定和限定，术语“安装”、“相连”、“设置”应做广义理解，例如，可以是固定相连、设置，也可以是可拆卸连接、设置，或一体地连接、设置。对于本领域的普通技术人员而言，可以具体情况理解上述术语在本发明中的具体含义。
如图1所示，本发明提出的一种电子信息文件管理系统平台，包括：文件可追溯模块、文件防丢失模块、访问权限模块、文件记录管理模块、文件安全管理模块和文件储存模块；
文件可追溯模块：电子信息文件不同于纸质版的人工记录的方式，电子信息文件流程的流程日志可以随时在系统查询该文件的记录流程；
文件防丢失模块：在文件管理系统平台进行维护和备份更新，可避免电子信息文件丢失；
访问权限模块：根据操作人员权限使用情况，进行权限分配使用过程中电子信息文件管理用户，管理文件用户按照授权权限对相关文件进行操作无法访问未授权电子文件，通过对权限的控制进行电子受控，需要在权限控制模块进行管理授权访问权限；
文件记录管理模块：文件管理系统内存储的电子文件信息进行相关操作，提供查询记录同时提供可回退操作选项，管理用户打开电子文件需要进行记录日志修改文件，需要有历史查询记录可供随时查询；
文件安全管理模块：存储安全与使用安全集中存储具有较高的安全级别保证电子文件不会出现丢失损坏现象；
文件储存模块：电子信息文件管理系统为保证电子文件数据不丢失对系统的可靠性处理能力数据，同时平台对电子文件安全的提升等各方面都应具备良好的安全性。
文件可追溯模块，电子文件个协同编制人参与编制，多个节点协同校核、审核，最终批准发布，各个追溯流程环节上进行单一的追溯审核，追溯环节出现问题回退原始录入模块，追溯文件经修订后，可以选择将文件提交至之前被回退的录入模块环节或回退回已经审核录入模块。
文件防丢失模块：在进行文档管理系统设置文件整合等功能，首先考虑文件修订对整合内容的影响，文件经过编审批等流程在系统内生成并与附件整合后，再次对文件进行编辑，系统应对附件进行重新整合或提示整合，保证电子文件的稳定性，同时根据系统登录模式，电子文件设置模式和文件著录模式的不同控制模式，避免在日常著录工作中误操作导致文件夹丢失损坏。
访问权限模块：电子文件具体的保障方法依托于系统属性填写的管理人的详细信息准确性、电子文件编辑过程中的准确性，管理的操控人员应熟练掌握系统平台录入操作，熟练修改有问题的属性，在保证文件内容准确性的前提下，电子文件走完其全部流程，并且具有可追溯的流程日志也是保证电子文件有效性的基础，进行文件的编审批流程，同时管理用户是否具备授权和权限，在具备平台流程管理的功能使用系统支持下，内外部的电子文件流转可以在系统平台内完成，将大大提高文件处理能力和工作效率，管理用户可以进行浏览、修改、删除、上传、下载、权限控制等，对电子文件和目录的权限并进行权限的继承与管理模式。
文件记录管理模块，管理人员可以在需要的电子文件管理的文件上粘贴RFID的标签，然后用设备扫描标签就可以获取该文件的信息,再将标签和管理系统进行信息的传送绑定,电子文件管理系统可以自动地查阅获取该文件的相关信息这样文件就实现了管理,通过无线射频识别方式实现文件的自动盘存,电子文件管理人员可以通过读写进行逐一地扫描确认,使得文件管理实时在线第三个系统功能是智能化追踪和安全管理文件进入管理单位时会经过出入口的系统；
文件安全管理模块，平台系统会对文件资料进出进行自动的跟踪和报警,对于允许出入的文件该系统不会发出警报一旦出现受限制的文件导出系统,平台系统会发出警报通知,这时管理人员可以快速地做出反应,对文件进行通行记录登记,以便之后的电子文件的盘查,电子文件入系统登记流程在物联网技术支持下可以确保文件状态的自动化登记及更新管理人员还可以通过计算机后台的信息系统,实时对文件进行盘点统计工作。
文件储存模块为了便于对文件进行统一管理，减小文件分散存储对工作的不利影响，电子文件管理系统将电子文件集中存储在服务器中，并提供统一的访问电子文件管理平台让授权管理用户对文件进行检索、浏览、修改、授权、备份等操作，电子文件管理系统平台，提供公共储存和私有储存两种集中存储文件方式，各存储区域电子文件保存隔离，使用的用户对电子文件管理的，相互之间不产生交叉影响；
公共区中存储的是整个单位或某个部门的公共文件，私有区存储的是个人用户的私有文件.分区所有者可以对其所属的分区进行权限管理，系统管理用户可以根据工作需要创建公开化电子文件管理模块和私有管理模块，并对两个不用的管理电子文件的进行区别进行权限管理，用于存储用户的电子文件，此外，用户还可以将其所拥有的文件的操作权限授权给其他用户，防止非授权人员对文件进行非法操作。
上面结合附图对本申请的实施例进行了描述，但是本申请并不局限于上述的具体实施方式，上述的具体实施方式仅仅是示意性的，而不是限制性的，本领域的普通技术人员在本申请的启示下，在不脱离本申请宗旨和权利要求所保护的范围情况下，还可做出很多形式，均属于本申请的保护之内。
Claims (8)
1.一种电子信息文件管理系统平台，包括，文件可追溯模块、文件防丢失模块、访问权限模块、文件记录管理模块、文件安全管理模块和文件储存模块；
文件可追溯模块：电子信息文件不同于纸质版的人工记录的方式，电子信息文件流程的流程日志可以随时在系统查询该文件的记录流程；
文件防丢失模块：在文件管理系统平台进行维护和备份更新，可避免电子信息文件丢失；
访问权限模块：根据操作人员权限使用情况，进行权限分配使用过程中电子信息文件管理用户，管理文件用户按照授权权限对相关文件进行操作无法访问未授权电子文件，通过对权限的控制进行电子受控，需要在权限控制模块进行管理授权访问权限；
文件记录管理模块：文件管理系统内存储的电子文件信息进行相关操作，提供查询记录同时提供可回退操作选项，管理用户打开电子文件需要进行记录日志修改文件，需要有历史查询记录可供随时查询；
文件安全管理模块：存储安全与使用安全集中存储具有较高的安全级别保证电子文件不会出现丢失损坏现象；
文件储存模块：电子信息文件管理系统为保证电子文件数据不丢失对系统的可靠性处理能力数据，同时平台对电子文件安全的提升等各方面都应具备良好的安全性。
2.根据权利要求1所述的一种电子信息文件管理系统平台，其特征在于：所述文件可追溯模块，电子文件个协同编制人参与编制，多个节点协同校核、审核，最终批准发布，各个追溯流程环节上进行单一的追溯审核，追溯环节出现问题回退原始录入模块，追溯文件经修订后，可以选择将文件提交至之前被回退的录入模块环节或回退回已经审核录入模块。
3.根据权利要求1所述的一种电子信息文件管理系统平台，其特征在于：所述文件防丢失模块：在进行文档管理系统设置文件整合等功能，首先考虑文件修订对整合内容的影响，文件经过编审批等流程在系统内生成并与附件整合后，再次对文件进行编辑，系统应对附件进行重新整合或提示整合，保证电子文件的稳定性，同时根据系统登录模式，电子文件设置模式和文件著录模式的不同控制模式，避免在日常著录工作中误操作导致文件夹丢失损坏。
4.根据权利要求1所述的一种电子信息文件管理系统平台，其特征在于：所述访问权限模块：电子文件具体的保障方法依托于系统属性填写的管理人的详细信息准确性、电子文件编辑过程中的准确性，管理的操控人员应熟练掌握系统平台录入操作，熟练修改有问题的属性，在保证文件内容准确性的前提下，电子文件走完其全部流程，并且具有可追溯的流程日志也是保证电子文件有效性的基础，进行文件的编审批流程，同时管理用户是否具备授权和权限，在具备平台流程管理的功能使用系统支持下，内外部的电子文件流转可以在系统平台内完成，将大大提高文件处理能力和工作效率，管理用户可以进行浏览、修改、删除、上传、下载、权限控制等，对电子文件和目录的权限并进行权限的继承与管理模式。
5.根据权利要求1所述的一种电子信息文件管理系统平台，其特征在于：所述文件记录管理模块，管理人员可以在需要的电子文件管理的文件上粘贴RFID的标签，然后用设备扫描标签就可以获取该文件的信息,再将标签和管理系统进行信息的传送绑定,电子文件管理系统可以自动地查阅获取该文件的相关信息这样文件就实现了管理,通过无线射频识别方式实现文件的自动盘存,电子文件管理人员可以通过读写进行逐一地扫描确认,使得文件管理实时在线第三个系统功能是智能化追踪和安全管理文件进入管理单位时会经过出入口的系统。
6.根据权利要求1所述的一种电子信息文件管理系统平台，其特征在于：所述文件安全管理模块，平台系统会对文件资料进出进行自动的跟踪和报警,对于允许出入的文件该系统不会发出警报一旦出现受限制的文件导出系统,平台系统会发出警报通知,这时管理人员可以快速地做出反应,对文件进行通行记录登记,以便之后的电子文件的盘查,电子文件入系统登记流程在物联网技术支持下可以确保文件状态的自动化登记及更新管理人员还可以通过计算机后台的信息系统,实时对文件进行盘点统计工作。
7.根据权利要求1所述的一种电子信息文件管理系统平台，其特征在于：所述文件储存模块为了便于对文件进行统一管理，减小文件分散存储对工作的不利影响，电子文件管理系统将电子文件集中存储在服务器中，并提供统一的访问电子文件管理平台让授权管理用户对文件进行检索、浏览、修改、授权、备份等操作，电子文件管理系统平台，提供公共储存和私有储存两种集中存储文件方式，各存储区域电子文件保存隔离，使用的用户对电子文件管理的，相互之间不产生交叉影响。
8.根据权利要求1所述的一种电子信息文件管理系统平台，其特征在于：公共区中存储的是整个单位或某个部门的公共文件，私有区存储的是个人用户的私有文件.分区所有者可以对其所属的分区进行权限管理，系统管理用户可以根据工作需要创建公开化电子文件管理模块和私有管理模块，并对两个不用的管理电子文件的进行区别进行权限管理，用于存储用户的电子文件，此外，用户还可以将其所拥有的文件的操作权限授权给其他用户，防止非授权人员对文件进行非法操作。
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