CN117217699A - 一种合同审批管理系统及方法 - Google Patents
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Abstract
本发明属于合同审批自动管控领域，涉及一种合同审批管理系统及方法，用于集团型企业的合同管理。合同审批管理系统包括通过无线网络相互连接实现数据交互的服务器和移动端设备，服务器中安装运行合同审批管理模块，合同审批管理模块包括：系统管理模块、合同签约模块、合同履约模块、合同预警模块和统计分析模块，移动端设备接收合同预警信息。合同审批管理方法，在合同审批管理模块中进行供应商状态校验，在合同审批时对接天眼查中的企业信息，把控供应商履约能力，规避风险；通过合同预警模块预设消息提醒，对合同审批时长、合同逾期、合同变更、到期合同、付款时间和回款时间进行提醒。本发明提升合同审批效率，增强企业合同合规管理的能力。
Description
技术领域
本发明属于合同审批自动管控技术领域，尤其是涉及一种合同审批管理系统及方法，用于集团型企业的合同审批管理。
背景技术
对于大型集团型企业的合同管理，目前不少企业采用合同管理模块进行合同签署与合同台账、执行情况查询，实现对合同的起草、审批、生效、执行、终止等生命周期的管理。
合同管理模块包含合同维护及合同报表两部分。通过合同维护节点，将合同主要信息录入企业系统，并根据采购组织、合同类别、签订时间等信息制定统一的编码规则，实现合同编码的统一。不同类别的合同对应不同的必填技术参数，并通过流程审批生成电子合同，或电子签章，或下载打印盖章，完成合同的签署。通过合同报表节点，预置合同台账报表，并配置采购组织、合同类别、合同状态等查询条件，实现合同电子归档及台账分类查询；预置合同执行情况查询报表，实现合同后续订单、到货、验收及收付款信息查询。
合同管理模块侧重于合同维护及报表查询，但是合同审批过程中，合同主体风险审查功能不足，尤其是供应商资质、经营范围、经营风险、涉诉风险等变动，缺乏分析与控制依据，易出现合同签约风险，进而导致经营风险。
通过合同管理模块实现的集团合同的集约化管理，一般要受限于ERP系统的功能，企业基本没有定制开发、个性化管理的空间。合同管理模块主要是实现了合同录入及合同查询，对于合同审批中的主体风险没有风险提醒及管控能力。合同审批仅限于合同主要内容信息等审核，合同主体风险及条款基本未涉猎，不能有效降低合同的签约风险。
合同管理更多的要求对风险的预警与规避，作为合同签约首要风险的合同主体审查成为重点的关注对象。因此，需要一套合同审批管理系统及方法，利用技术手段实现合同审批中的风险提醒及管控。
发明内容
为了解决上述技术问题，本发明将合同主体审查与合同管理关联，对合同主体资质、经营范围、经营法律风险、合作风险等进行全面审查，降低合同签约风险，实现合同合规管控。本发明所采用的技术方案如下：
一种合同审批管理系统，包括通过无线网络相互连接实现数据交互的服务器和移动端设备，所述的服务器中安装运行合同审批管理模块，所述的合同审批管理模块包括：系统管理模块、合同签约模块、合同履约模块、合同预警模块和统计分析模块，所述的移动端设备接收合同预警信息。
一种合同审批管理方法，应用前述的合同审批管理系统，包括以下步骤：
在合同审批管理模块中进行合同基本信息的录入，录入完成点击保存合同，保存时进行供应商状态校验，资质超期供应商与淘汰供应商均不能保存合同；
在合同审批时对接天眼查中的企业基本信息、司法风险、经营风险、经营信息、上市信息、人员信息、关系发现、历史信息，首先弹出司法风险和经营风险的提示，掌握供应商动态；然后再通过关键字段链接报表的方式，查询与该供应商的历史合作信息、物料现存量信息、技术协议及评审信息，把控供应商履约能力，规避风险；
系统根据合同类别预置合同模板，合同模板固定合同格式及合同条款信息，实现合同文本格式及条款内容固化；
客制合同模板系统预设审查点，并比对天眼查信息，实现对合同主体、合同标的、法律引用、合同条款内容校验提醒。对于客制模板合同文本审核，并划分风险等级及颜色标注提示。如合同主体信息预设审查规则，比对天眼查信息，进行录入缺失及规范提醒，并自动汇总经营风险及法律风险信息，或汇总风险明细列表，或跳转天眼系统查看，实时把控对方状态，降低主体履约风险；编辑验证公式，校验合同标的金额；根据合同类别配置特定合同条款，校验不同类别合同的特殊约定是否缺失......
合同审批通过后，表单中的关键信息自动带入配置好的合同模板，生成电子合同文本，或直接进入电子签章流程，或打印下载进入物理盖章流程；
对合同基本信息、合同执行及收付款信息进行系统集成，以卡片形式呈现；通过sql语句创建视图获取ERP系统的合同执行数据，包括订单、到货、质检、出入库、发票、财务收付款信息；
通过合同预警模块预设消息提醒，对合同审批时长、合同逾期、合同变更、到期合同、付款时间和回款时间进行提醒。
优选的，通过统计分析模块，统计查询合同台账；统计查询合同审批进度；统计查询用印记录；统计查询合同变更明细；对合同数据进行分析，包含合同金额、客户数量、订单数量的多维度统计分析。
本发明的有益效果：
本发明将合同审批与天眼查系统对接，并链接内部供应商管理数据库，加强合同主体资质审查，降低签约风险；汇总历史合作信息，追踪质量及收付款信息，规避履约风险，从源头实现合同合规，进而助力企业的合规经营，提升经济效益。通过审批规则的设置，校验合同文本，降低签约风险。通过合同履约及合同统计查询模块，实现合同管理分析，助力企业经营决策。通过开发此系统，实现对企业合同的起草、审批、用印、执行、变更、归档及风险等集中管理，以及合同审批主体基本信息、资质、履约能力等审查，实现主体合规、风险预警的管理目标，提升合同审批效率，降低经营风险，增强企业合同合规管理的能力。
附图说明
图1是本发明实施例的合同审批管理模块的架构示意图；
图2是本发明实施例的合同审批的流程示意图；
图3是本发明实施例的合同条款要求的内容示意图。
具体实施方式
下面将结合附图对本发明的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明的一部分实施例，而不是全部的实施例。
如图1所示，是本发明实施例的合同审批管理模块的架构示意图。在服务器中安装运行的合同审批管理模块，包括：系统管理模块、合同签约模块、合同履约模块、合同预警模块和统计分析模块。
1、系统管理模块。
本模块主要包含三个部分：
一部分是用户管理子模块，主要进行用户权限、角色、流程等基础化客户配置；第二部分是供应商管理子模块，主要对供应商信息、状态等管理；第三部分是后台管理子模块，主要用于后台任务部署及接口对接档案等。
1.1、用户管理子模块。
1.1.1、各应用模块权限控制，部门字典、角色、菜单配置管理；
1.1.2、业务流程经办、审核岗位、查询等角色的配置；
1.1.3、具备移动审批功能。
1.2、供应商管理子模块。
1.2.1、供应商档案管理，包含基本信息、联系人、资质、经营范围，状态等；1.2.2、可同步供应商管理系统或ERP供应商档案。
1.3、后台管理子模块。
1.3.1、基础档案配置，配置合同条款、合同类型、合同编码规则、审批规则、审批流程等；
1.3.2、与ERP系统、财务系统对接的接口及数据传递管理；
1.3.3、后台任务部署，包括合同到期预警及合同自动终止。
2、合同签约模块。
在合同审批管理模块中进行合同基本信息的录入，录入完成，点击保存。保存时进行供应商状态校验，资质超期供应商与淘汰供应商均不能保存合同。进行供应商状态校验的内容和程序代码如下表所示：
保存后(此时合同状态为“自由”状态)点击提交按钮，进入合同审批流程，同时写入“企业微信”实现移动审批。通过“管理公司”和“合同类别”确定审批人员；通过“物料”配置进入特殊业务审批流程；通过“版本号”判断是正常审批还是变更审批。如图2所示，是本发明实施例的合同审批的流程示意图。
在合同审批时对接“天眼查”中的企业基本信息、司法风险、经营风险、经营信息、上市信息、人员信息、关系发现、历史信息等。首先弹出司法风险和经营风险的提示，掌握供应商动态。然后再通过“供应商”、“物料”、“检验标准”、“评审”等关键字段链接报表的方式，查询与该供应商的历史合作信息、物料现存量信息、技术协议及评审等信息，把控供应商履约能力，规避风险。
合同审批表的单链接样式表格如下表所示：
系统根据合同类别预置合同模板，合同模板固定合同格式及合同基本条款信息，如固定字体字号行距，章节表格序号，上下标和大小写等书写格式，实现合同文本格式固化；系统预置通用条款及专用条款，不同类别的合同引用不同的条款，实现条款内容的固化。
合同审批通过后，表单中的关键信息(合同主体、标的、交货时间地点、付款方式、结算方式、有效期等)自动带入配置好的合同模板，生成电子合同文本，或直接进入电子签章流程，或打印下载进入物理盖章流程。
对于使用对方公司合同版本的，提供客制合同上传节点，并配置相应的控制验证规则，对合同文本关键信息进行校验，校验完成进入盖章流程。
2.1、合同主体风险审查：系统预置合同主体审查点(审查点数量可自行设定)，并进行风险等级划分，主要对合同主体缺失、合同主体名称规范性、合同主体风险等内容进行审核。名称缺失及不规范的提示缺失，存在风险的弹出“天眼查”中经营风险、司法信息汇总信息，并实现风险明细信息项查看或跳转天眼系统查看。并配置验证公式，对合同首部与尾部主体一致性进行校验，首尾不一致时，进行异常提醒。
2.2、特别条款审查：根据合同类别对合同条款设置不同的管控和约束条件，并对相应的要求进行控制验证。如化工原料采购合同，需要约定“质量保证条款”；危险化学品约定“运输许可证”条款等。当缺失时，进行缺失验证提醒；如图3所示，是本发明实施例的合同条款要求的内容示意图；
2.3、合同金额审查：配置相关计算公式，校验合同金额是否正确，含税与不含税单价是否正确，比如单价乘以数量的计算是否正确，大小写金额是否保持一致。当不一致时，进行字体颜色标注；
2.4、公司招标评审信息比对：通过产品名称链接最新公司评审，获取评审物料名称、规格、价格、付款方式、执行期限等内容。并配置校验公式，比对招标评审中价格、付款方式、执行期限等，确保合同符合公司规定。
2.5、法律合规审查：配置关键字检索，对不符合法律规定的进行颜色标注。如：2021年1月1日民法典生效后，《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国物权法》、《中华人民共和国民法总则》等法律文件已经失效，需要将合同中引用的失效法律文件调整为《中华人民共和国民法典》；再者定金约定不得超过合同额的20％。
合同签约模块中设置有扫描件上传节点，通过扫描件上传节点可直接获取盖章的电子合同，或由业务人员上传盖章纸质合同，完成合同审批流程。此时，合同状态变为“生效”，并将合同信息传至ERP系统。业务人员可在ERP系统关联合同进行后续订单等业务操作。
3、合同履约模块。
对合同基本信息、合同执行及收付款信息进行系统集成，以卡片形式呈现。
通过sql语句创建视图获取ERP系统的合同执行数据，包括订单、到货、质检、出入库、发票、财务收付款信息。接收卡片样式如下表：
4、合同预警模块。
预设消息提醒：
1)合同审批中，系统预置各审批节点的审批时长，并设定校验规则，对于超过规定时间(如3个小时)未审核的合同进行系统催办，或直接配置超审批时间的自动同意，可根据实际业务选择适用；
2)合同生效后，通过配置预警规则，校验相关时间节点，如到货时间、有效期、付款时间、回款时间等对合同逾期、合同变更、到期合同、付款时间和回款时间等进行提醒，规避执行风险；
3)合同预警提醒信息同时推送到移动设备，实现实时提醒，并对消息状态进行颜色标注；
4)系统预置基础预警点，可选择使用。当预警点不符合公司的实际业务时，也可根据实际情况自定义配置预警点，实现个性化定制。
消息提醒规则如下表所示(预警点、预警时间、预警规则校验均可调整)：
| 序号 | 预警点 | 预警规则 | 颜色标注 |
| 1 | 审批到期 | 超过3个小时未审，催办 | 黄 |
| 2 | 超审批时长 | 超过审批时长即使推送已过审批时间 | 红 |
| 3 | 合同逾期 | 到货时叫晚于交货时叫时，推送逾期到赀提醒 | 红 |
| 4 | 合同变更 | 提交变更合同时即时推送变更消息 | 绿 |
| 5 | 付款时间 | 按付款协议提前2天推送消息 | 黄 |
| 6 | 回款时间 | 按收款协议提前2天推送消息 | 黄 |
| 7 | 到期合同 | 按合同终止日期提前7天推送“合同即将到期”预警消息 | 黄 |
5、统计分析模块。
5.1、统计查询合同台账；
5.2、统计查询合同审批进度；
5.3、统计查询用印记录；
5.4、统计查询合同变更明细；
5.5、对合同数据进行分析，包含合同金额、客户数量、订单数量等多维度统计分析。
本发明实施例中，未详细描述的技术特征均为现有技术或者常规技术手段，在此不再赘述。
最后需要说明的是：以上实施例，仅为本发明的具体实施方式，用以说明本发明的技术方案，而非对其限制，本发明的保护范围并不局限于此。本领域技术人员应该理解：任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，其可以对前述实施例所记载的技术方案进行修改或可轻易想到变化，或者对其中部分技术特征进行等同替换；而这些修改、变化或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明实施例技术方案的精神和范围，都应涵盖在本发明的保护范围之内。
Claims (3)
1.一种合同审批管理系统，其特征在于，包括通过无线网络相互连接实现数据交互的服务器和移动端设备，所述的服务器中安装运行合同审批管理模块，所述的合同审批管理模块包括：系统管理模块、合同签约模块、合同履约模块、合同预警模块和统计分析模块，所述的移动端设备接收合同预警信息。
2.一种合同审批管理方法，其特征在于，应用如权利要求1所述的合同审批管理系统，包括以下步骤：
在合同审批管理模块中进行合同基本信息的录入，录入完成点击保存合同，保存时进行供应商状态校验，资质超期供应商与淘汰供应商均不能保存合同；
在合同审批时对接天眼查中的企业基本信息、司法风险、经营风险、经营信息、上市信息、人员信息、关系发现、历史信息，首先弹出司法风险和经营风险的提示，掌握供应商动态；然后再通过关键字段链接报表的方式，查询与该供应商的历史合作信息、物料现存量信息、技术协议及评审信息，把控供应商履约能力，规避风险；
系统根据合同类别预置合同模板，合同模板固定合同格式及合同条款信息，实现合同文本格式及条款内容固化；
客制合同模板系统预设审查点，并比对天眼查信息，实现对合同主体、合同标的、法律引用、合同条款内容校验提醒；
合同审批通过后，表单中的关键信息自动带入配置好的合同模板，生成电子合同文本，或直接进入电子签章流程，或打印下载进入物理盖章流程；
对合同基本信息、合同执行及收付款信息进行系统集成，以卡片形式呈现；通过sql语句创建视图获取ERP系统的合同执行数据，包括订单、到货、质检、出入库、发票、财务收付款信息；
通过合同预警模块预设消息提醒，对合同审批时长、合同逾期、合同变更、到期合同、付款时间和回款时间进行提醒。
3.根据权利要求2所述的一种合同审批管理方法，其特征在于，通过统计分析模块，统计查询合同台账；统计查询合同审批进度；统计查询用印记录；统计查询合同变更明细；对合同数据进行分析，包含合同金额、客户数量、订单数量的多维度统计分析。
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| CN202311206728.5A CN117217699A (zh) | 2023-09-19 | 2023-09-19 | 一种合同审批管理系统及方法 |
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Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN118014534A (zh) * | 2024-04-07 | 2024-05-10 | 深圳市企企通科技有限公司 | 合同全生命周期的数字化智能管理方法及装置 |
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2023
- 2023-09-19 CN CN202311206728.5A patent/CN117217699A/zh active Pending
Cited By (1)
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