CN117196494A - 一种电子公文处理方法、装置及介质 - Google Patents

Abstract

本发明涉及数据处理技术领域，提供一种电子公文处理方法、装置及介质，在方法中，步骤包括：基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。本发明对网管服务系统和储存系统接收到的电子公文进行处理和分析，基于电子公文的首要度和公文类别将电子公文发送至匹配的工作人员，对电子公文的查阅权限进行限制，根据首要度对电子公文进行排序，便于工作人员快速查阅重要电子公文，提高了办公效率。

Description

一种电子公文处理方法、装置及介质

技术领域

本发明涉及数据处理技术领域，尤其涉及一种电子公文处理方法、装置及介质。

背景技术

电子公文是以OA系统公文管理模块为平台，借助计算机系统读取、处理，并且能够在通信网络上传输，具有特定效力和规范格式的公文电子数据。近几年以来，信息技术飞速发展，企业信息化也达到较高水平，电子公文成了企业信息传递和保存的重要形式。企业各部门每天产生的电子公文越来越多，需要查收的用户也不尽相同，如何判定电子公文的重要性并让具有相应权限的各部门领导、主管和员工看到自己职能等级的公文信息显得尤为重要。传统的电子公文发送方式为管理人员查阅电子公文重要等级和主要内容版块后手动选择需要接收电子公文的对象进行发送，然而随着电子公文的产生速度越来越快，人为发送时难免出现接收人选择错误等失误，且收件人在收到多份电子公文时也无法快速地判断电子公文的重要程度以及是否有必要立刻花时间进行阅读，人为处理效率较低，已经满足不了电子公文的收发需求。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的是提供一种电子公文处理方法、装置及介质，用以解决上述提到的人为处理电子公文效率低的问题。

本发明通过以下技术手段解决上述技术问题：

第一方面，本申请提供一种电子公文处理方法，包括以下步骤：

S1：基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；

S2：获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；

S3：基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。

结合第一方面，在一些可选的实施方式中，基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类包括：

S110，获取所述电子公文的发出地址的科室种类，向所述电子公文标记匹配的一级标签；

S120，遍历所述电子公文的关键词，结合预设的关键词类别，对所述电子公文标记匹配的二级标签；

S130，基于所述一级标签和所述二级标签获取所述电子公文的种类信息。

结合第一方面，在一些可选的实施方式中，当所述一级标签和所述二级标签的内容对应时，输出匹配的种类信息；当所述一级标签和所述二级标签的内容不对应时，获取所述电子公文的接收地址的科室种类，向所述电子公文标记匹配的修正标签并输出匹配的种类信息。

结合第一方面，在一些可选的实施方式中，获取所述电子公文的首要度并进行首要度赋值包括：

S210，提取所述电子公文的关键词，基于所述关键词的位置向所述电子公文一次首要度赋值；

S220，获取所述电子公文的创建者，基于所述创建者的职位对所述电子公文二次首要度赋值；

S230，获取所述电子公告的创建时间，基于创建时间排序对所述电子公文三次首要度赋值。

结合第一方面，在一些可选的实施方式中，所述关键词的位置包括标题、链接和附件，匹配的所述首要度也逐级降低。

结合第一方面，在一些可选的实施方式中，所述方法还包括：向预设的第一管理员赋予所述公文类别的调节权限，以及向预设的第二管理员赋予所述首要度的调节权限。

结合第一方面，在一些可选的实施方式中，基于预设算法获取所述关键词的重要程度，基于所述重要程度对获取的所述关键词进行筛选，所述预设算法在于：

F_ik＝tf_ik×idf_k

其中，F_ik为关键词的重要程度，tf_ik为关键词出现的频率，idf_k为关键词存在的文档数目，在实际应用时会取倒数进行计算。

第二方面，本申请提供一种电子公文处理装置，包括：

分类单元：基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；

赋值单元：获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；

处理单元：基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。

第三方面，本申请提供一种计算机储存介质，所述计算储存介质内储存有计算机程序，当所述计算机程序在计算机上运行时，能够执行如权利要求1-6中任一项所述的电子公文处理方法。

本发明的有益效果：

1、本申请对网管服务系统和储存系统接收到的电子公文进行处理和分析，基于电子公文的首要度和公文类别将电子公文发送至匹配的工作人员，对电子公文的查阅权限进行限制，提高了电子公文的保密性。

2、本申请根据首要度对电子公文进行排序，便于工作人员快速查阅重要电子公文，提高了办公效率。

3、本申请设置修正用的管理程序，有利于对电子公文进行等级调整或类别进行调整以满足电子公文的接收对象调整需求。

附图说明

图1是本发明实施例中电子公文处理方法示意图；

图2是本发明实施例中公文种类获取示意图；

图3是本发明实施例中首要度赋值示意图；

图4是本发明实施例中电子公文处理装置示意图。

其中，

10：分类单元；20：赋值单元；30：处理单元。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

如图1所示，本申请实施例提供的电子公文处理方法，包括以下步骤：

S1：基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；

S2：获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；

S3：基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。

具体地，在步骤S1中，基于电子公文的收发地址和关键词对电子公文进行分类，获取电子公文的种类信息。本申请通过结合电子公文的收发地址以及电子公文中抓取到的关键词，判断电子公文的种类。例如财务科发送的报价公文、保卫科发送的安保公文、人力资源科发送的假期安排公告等。财务科、保卫科等收发地址可以通过提前预设地址的方式保存在系统中。在对电子公文的种类进行具体分析时，需要结合以下步骤：

S110，获取所述电子公文的发出地址的科室种类，向所述电子公文标记匹配的一级标签。

S120，遍历所述电子公文的关键词，结合预设的关键词类别，对所述电子公文标记匹配的二级标签；

S130，基于所述一级标签和所述二级标签获取所述电子公文的种类信息。

一级标签包括价格、安全和假期等基于科室种类划分的公文种类标签。值得注意的是，同一个发出地址可以包括多个一级标签，在向电子公文进行标记时会标记发出地址的所有一级标签，在对一级标签和二级标签进行对比分析时仅需要标记的多个一级标签中的任一个一级标签与二级标签匹配则能够直接获取电子公文的种类信息。

二级标签是基于对电子公文中抓取到的关键词进行分类。在对电子公文的关键词进行抓取时会同时抓取多个关键词来对电子公文进行二级标签的标记。将抓取到的所有关键词进行语义分类并获取匹配的二级标签，例如火灾、防范、消防可以归纳至安全标签。春节、调休、7天等可以归纳至人力标签。

在对电子公文的一级标签和二级标签进行识别时，若一级标签和二级标签的内容相匹配，直接输出一级标签和二级标签对应的种类信息。若一级标签和二级标签的内容不匹配，例如保卫科向财务科发送的消防器材的购买清单，此时一级标签为匹配保卫科的安全等标签，但关键词提取到的结果可能是价格、清单和预算等，此时二级标签为与财务科匹配的财务标签。因此，需要结合电子公文的收件地址来辅助电子公文的种类信息获取。上述例子基于一级标签和二级标签无法判断电子公文的种类时，通过结合电子公文的最终收件地址即可对电子公文的种类进行判断。

在步骤S2中，获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值。本申请结合电子公文中关键词的位置、创建者和创建时间对电子公文进行首要度赋值，基于最终的首要度对电子公文进行重要度排序。具体地：

S210，提取所述电子公文的关键词，基于所述关键词的位置向所述电子公文一次首要度赋值。

S220，获取所述电子公文的创建者，基于所述创建者的职位对所述电子公文二次首要度赋值；

S230，获取所述电子公告的创建时间，基于创建时间排序对所述电子公文三次首要度赋值。

一般而言，关键词在正文中出现的机会最大，出现在其他位置的机会相对较小，其权值的大小取决于所处的位置。如果关键词出现在了标题中，那么在正文中出现的频率也很高。因为标题是对正文内容的概括，一般情况下正文是围绕标题来写的。如果关键词出现在了链接中，则表明该链接网页包含了该关键词信息。关键词出现的位置有很多，在不同的系统中，关键词可能出现的位置也不尽相同，有必要根据系统实际情况，通过赋值来说明关键词出现位置的重要性。以下仅对关键词所处位置对电子公文的一次首要度赋值进行举例说明：

其次，基于电子公文的创建者的职位/角色，对电子公文进行二次首要度赋值。对于一份公文，其创建者的角色/职位越重要。对应的优先度就越高，在结果列表中排在越靠前的位置。因此，基于电子公文的创建者对电子公文进行二次首要度赋值，例如，经理对应的赋值为20、主管对应的赋值为15、职员对应的赋值为10。值得注意的是，一些虽然职位较低，但担任的职位是总经理助理等代替总经理处理电子公文的职员，其发送的电子公文对应的首要度赋值也应当调整为总经理对应的首要度赋值。

除了关键词出现的位置和创建者的职位两个因素外，公文的创建时间是另一个比较重要的因素。在文档评分相同的情况下，用户更倾向于查阅最近创建的文档。在某种程度上，创建时间离电子公文的实际发出时间越短，电子公文的首要度越高。电子公文在创建完成到正式发出的过程中往往需要经过多次修改，多次审批，像这种在中间过程花费大量时间的电子公文往往首要度较低；而对于一些较为重要的电子公文，往往需要快速审批，快速公布，创建时间距离收件时间往往较短，甚至于一些紧急公文，往往内容简单，甚至不需要审批就得立刻正式发出。因此，需要结合电子公文的创建时间对电子公文进行三次重要度赋值。值得注意的是，中间审批人在对电子公文进行修改时并不会改变电子公文的创建时间。以下对电子公文的创建时间到正式发出时间的间隔长度对电子公文进行三次首要度赋值：

最终对经过三次处理赋值后的首要度进行排序，赋值结果越高的，匹配的首要度越高，赋值结果越低的，对应的首要度越低。

在步骤S3中，基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。通过获取到的电子公文的种类先选择出匹配的科室作为发送地址，其次，基于电子公文的首要度选择对应职位等级以上的工作人员进行发送。例如，首要度超过45的电子公文将被发送至经理及以上职位等级的工作人员；首要度在40-45之间的将被发送至主管及以上职位等级的工作人员；首要度在40以下的对应的职位等级为普通职员以上。接收电子公文的工作人员在短期内收到多份电子公文时，能够基于电子公文的首要度程度对电子公文的重要性进行判断，有选择性地先查阅重要度较高的电子公文。如此，能够帮助工作人员对电子公文进行快速筛选和处理，进一步，基于电子公文的首要度选择不同职位等级的工作人员进行电子公文的接收，减少了发送时繁琐的目标接收方选择的时间，有效保证了电子公文接收方选择错误造成的文档泄密，确保电子公文能够发送至具有相应查阅权限的接收人手上。

方法还包括：向预设的第一管理员赋予所述公文类别的调节权限，以及向预设的第二管理员赋予所述首要度的调节权限。考虑到有的电子公文在发送给较高职位等级的工作人员后需要对电子公文进行转发公布至下级工作人员的情况，以及需要联合其他部门进行电子公文的查阅的情况，本申请还设置了能够对电子公文已有的首要度和公文类别进行调整的第二管理员和第一管理员。第一管理员和第二管理员可以是两个不同的职位等级较高的工作人员，也可以是同一个专门负责对电子公文的首要度和公文类别进行修改的工作人员。通常而言，同一科室的职位最高的工作人员能够对电子公文的首要度进行更改，协调多个科室的总负责人能对电子公文的公文类别进行调节。进一步地，当电子公文由于关键词抓取出现问题，例如抓取到多个关键词的综合文档，导致电子公文的收件方选择错误时，第一管理员也可及时对电子公文的公文类别进行修改，提高了方法的容错率。

在步骤S1之前，对关键词进行挑选时，包括以下步骤：基于预设算法获取所述关键词的重要程度，基于所述重要程度对获取的所述关键词进行筛选，所述预设算法在于：

F_ik＝tf_ik×idf_k

其中，F_ik为关键词的重要程度，tf_ik为关键词出现的频率，idf_k为关键词存在的文档数目，在实际应用时会取倒数进行计算。

具体地，tf_ik的获取过程如下：

其中，n_ik表示关键词t_k在电子公文中出现的频数，N_i表示电子公文包含的关键词总数。通过这种方式，获取指定关键词对于该电子公文的重要程度。

其中，idf_k的获取过程如下：

N表示电子公文的总数，N_k表示在全部电子公文中包含有关键字t_k的电子公文数量。

第二方面，本申请提供一种电子公文处理装置，装置至少包括一个以软件或固件(Firmware)的形式储存于储存模块中或固化在控制设备中的操作系统(OperatingSystem，OS)中的软件功能模块。各功能模块用于执行储存模块中储存的可执行模块，例如电子公文处理装置所包括的软件功能模块及计算机程序模块等。

装置还包括依次通信连接的分类单元10、赋值单元20和处理单元30。各单元具有的功能可以如下：

分类单元10：基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；

赋值单元20：获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；

处理单元30：基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。

分类单元10、赋值单元20和处理单元30的分类、赋值和处理过程可参照上述的电子公文的处理方法，此处不再过多赘述。

在本实施例中，存储模块可以是，但不限于，随机存取存储器，只读存储器，可编程只读存储器，可擦除可编程只读存储器，电可擦除可编程只读存储器等。在本实施例中，存储模块可以用于储存各模块中的预设参数(例如赋值单元中的赋值)等。当然，存储模块还可以用于存储程序，处理模块在接收到执行指令后，执行该程序。

本申请实施例还提供一种计算机储存介质，所述计算机储存介质内储存有计算机程序，当所述计算机程序在所述计算机上运行时，能够执行如上所述的电子公文处理方法。

通过以上的实施方式的描述，本领域的技术人员可以清楚地了解到本申请可以通过硬件实现，也可以借助软件加必要的通用硬件平台的方式来实现，基于这样的理解，本申请的技术方案可以以软件产品的形式体现出来，该软件产品可以存储在一个非易失性存储介质(可以是CD-ROM，U盘，移动硬盘等)中，包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机，电子设备，或者网络设备等)执行本申请各个实施场景所述的方法。

综上所述，本申请实施例提供一种电子公文处理方法、装置及介质，在方法中，步骤包括：基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。本发明对网管服务系统和储存系统接收到的电子公文进行处理和分析，基于电子公文的首要度和公文类别将电子公文发送至匹配的工作人员，对电子公文的查阅权限进行限制，且根据首要度对电子公文进行排序，便于工作人员快速查阅重要电子公文，提高了办公效率。

在本申请所提供的实施例中，应该理解到，所揭露的装置、系统和方法，也可以通过其它的方式实现。以上所描述的装置、系统和方法实施例仅仅是示意性的，例如，附图中的流程图和框图显示了根据本申请的多个实施例的系统、方法和计算机程序产品的可能实现的体系架构、功能和操作。在这点上，流程图或框图中的每个方框可以代表一个模块、程序段或代码的一部分，所述模块、程序段或代码的一部分包含一个或多个用于实现规定的逻辑功能的可执行指令。也要注意的是，框图和/或流程图中的每个方框、以及框图和/或流程图中的方框的组合，可以用执行规定的功能或动作的专用的基于硬件的系统来实现，或者可以用专用硬件与计算机指令的组合来实现。另外，在本申请各个实施例中的各功能模块可以集成在一起形成一个独立的部分，也可以是各个模块单独存在，也可以两个或两个以上模块集成形成一个独立的部分。

以上对本发明提供的一种电子公文处理方法、装置及介质进行了详细介绍。具体实施例的说明只是用于帮助理解本发明的方法及其核心思想。应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以对本发明进行若干改进和修饰，这些改进和修饰也落入本发明权利要求的保护范围内。

Claims (9)

1.一种电子公文处理方法，其特征在于，包括以下步骤：

S1：基于电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；

S2：获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；

S3：基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。

2.根据权利要求1所述的电子公文处理方法，其特征在于，基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类包括：

S110，获取所述电子公文的发出地址的科室种类，向所述电子公文标记匹配的一级标签；

S120，遍历所述电子公文的关键词，结合预设的关键词类别，对所述电子公文标记匹配的二级标签；

S130，基于所述一级标签和所述二级标签获取所述电子公文的种类信息。

3.根据权利要求2所述的电子公文处理方法，其特征在于，当所述一级标签和所述二级标签的内容对应时，输出匹配的种类信息；当所述一级标签和所述二级标签的内容不对应时，获取所述电子公文的接收地址的科室种类，向所述电子公文标记匹配的修正标签并输出匹配的种类信息。

4.根据权利要求3所述的电子公文处理方法，其特征在于，获取所述电子公文的首要度并进行首要度赋值包括：

S210，提取所述电子公文的关键词，基于所述关键词的位置向所述电子公文一次首要度赋值；

S220，获取所述电子公文的创建者，基于所述创建者的职位对所述电子公文二次首要度赋值；

S230，获取所述电子公告的创建时间，基于创建时间排序对所述电子公文三次首要度赋值。

5.根据权利要求4所述的电子公文处理方法，其特征在于，所述关键词的位置包括标题、链接和附件，匹配的所述首要度也逐级降低。

6.根据权利要求1所述的电子公文处理方法，其特征在于，所述方法还包括：向预设的第一管理员赋予所述公文类别的调节权限，以及向预设的第二管理员赋予所述首要度的调节权限。

7.根据权利要求1所述的电子公文处理方法，其特征在于，所述方法还包括：基于预设算法获取所述关键词的重要程度，基于所述重要程度对获取的所述关键词进行筛选，所述预设算法在于：

F_ik＝tf_ik×idf_k

其中，F_ik为关键词的重要程度，tf_ik为关键词出现的频率，idf_k为关键词存在的文档数目，在实际应用时会取倒数进行计算，

tf_ik的获取过程在于：

其中，n_ik表示关键词t_k在电子公文中出现的频数，N_i表示电子公文包含的关键词总数。

8.一种电子公文处理装置，其特征在于，包括：

分类单元：基于所述电子公文的收发地址和关键词对所述电子公文进行分类；

赋值单元：获取所述电子公文的首要度，对所述电子公文进行首要度赋值；

处理单元：基于所述电子公文的种类和首要度向不同科室和职位等级的工作人员发送匹配的所述电子公文。

9.一种计算机储存介质，其特征在于，所述计算储存介质内储存有计算机程序，当所述计算机程序在计算机上运行时，能够执行如权利要求1-7中任一项所述的电子公文处理方法。