CN112884446A - 一种用于文档加密的邮件收发系统与方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种用于文档加密的邮件收发系统与方法，涉及文档管理领域，主要包括：工作模块在员工端发送员工邮件时生成邮件发送请求；邮箱模块根据邮件发送请求生成解密指令和配对指令，并在接收客户邮箱地址发送的客户邮件时生成加密指令和配对指令；加密模块加密客户邮件、员工端和管理端的本地文件，并根据解密指令解密员工邮件，根据加密指令加密客户邮件；邮件模块根据配对指令获取工作邮箱地址与客户邮箱地址的匹配关系，并将解密后的员工邮件以工作邮箱地址发送至匹配的客户邮箱地址，将加密后的客户邮件下发至匹配的工作模块。本发明保证了文档的安全性，杜绝文档保密管理过程中的人为漏洞，避免了无关人员获取到项目文件信息。

Description

一种用于文档加密的邮件收发系统与方法
技术领域
本发明涉及文档管理领域，具体涉及一种用于文档加密的邮件收发系统与方法。
背景技术
现有的企业管理运行中，计对于文件的管理需配备专门的资料员进行文档的收集、分类整理、存储、加密解密管理，管理的有序需基于管理员与全体员工的积极配合与正确操作，因此整体效果较差，管理质量低下。同时当员工需要外发相关文档时，需管理员根据权限将相关文档解密发送给员工或由管理员外发。但在将文档解密发送给员工之后和管理员自己掌握解密文档后，很难保证文档的保密性，极易出现数据泄漏的风险。同时，聘请专业的资料员进行文档管理也需要付出相当大的工资成本，承担管理员职业操守风险。
还有一点需要注意的是，现有的文档管理只有在员工自行将项目最终文档提交或者上级领导问询的时候才能了解到项目的完成情况，在日常工作的时候上级领导无法直观的了解项目的进展情况。员工工作能力和工作态度只有在项目阶段性总结及领导认真深入考察时才能暴露，因此领导无法及时掌握每一个员工的真实工作状态，也难以在不同员工中进行量化的工作质量对比。
发明内容
为了实现企业管理中对于邮件收发时的文档保密性，本发明提出了一种用于文档加密的邮件收发系统，包括员工端、管理端、邮箱模块、加密模块以及与员工端相匹配的工作模块，所述工作模块匹配有一个工作邮箱地址，其中：
工作模块用于在员工端发送员工邮件时生成邮件发送请求；
邮箱模块用于根据邮件发送请求生成解密指令和配对指令，并在接收客户邮箱地址发送的客户邮件时生成加密指令和配对指令；
加密模块用于加密客户邮件、员工端和管理端的本地文件，并根据解密指令解密员工邮件，根据加密指令加密客户邮件；
邮件模块还用于根据配对指令获取工作邮箱地址与客户邮箱地址的匹配关系，并将解密后的员工邮件以工作邮箱地址发送至匹配的客户邮箱地址，将加密后的客户邮件下发至匹配的工作模块。
进一步地，所述工作模块中含有以项目的时间节点作为划分节点的项目阶段信息，所述邮箱模块在接收到配对指令后根据项目阶段信息匹配工作邮箱地址和客户邮箱地址。
进一步地，所述加密模块还用于接收到管理端和员工端的文件查阅请求时，提供与工作模块中项目阶段信息相同的文件的查阅权限。
进一步地，所述管理端还包括审核单元，用于接收邮件发送请求，并通知管理端进行员工邮件审核，在审核通过后将邮件发送请求转发至邮件模块，否则，驳回邮件发送请求。
进一步地，若工作模块的工作邮箱地址接收到未与之配对的客户邮箱地址发送的客户邮件，根据管理端对客户邮件中内容的判断，将客户邮件分配至相应工作模块中。
本发明还提出了一种用于文档加密的邮件收发方法，包括员工端、管理端、邮箱模块、加密模块以及与员工端相匹配的工作模块，所述工作模块匹配有一个工作邮箱地址，其中，
接收到工作模块发送员工邮件的邮件发送请求时，
A1：根据邮件发送请求调用邮件模块生成解密指令、配对指令；
A2：根据解密指令调用加密模块解密员工邮件；
A3：根据配对指令调用邮箱模块获取与工作邮箱地址匹配的客户邮箱账号，将邮件文件以工作邮箱地址发送至客户邮箱地址；
接收到客户邮箱地址发送的客户邮件时，
B1：根据客户邮件调用邮件模块生成加密指令和配对指令；
B2：根据加密指令调用加密模块加密客户邮件；
B3：根据配对指令调用邮箱模块获取与客户邮箱地址匹配的工作模块，将客户邮件转发至工作模块。
进一步地，所述工作模块中含有以项目的时间节点作为划分节点的项目阶段信息，所述邮箱模块在接收到配对指令后根据项目阶段信息匹配工作邮箱地址和客户邮箱地址。
进一步地，所述管理端还包括审核单元，步骤A1前还包括步骤：
A00：发送请求发送至审核单元，通过审核单元通知管理端进行员工邮件审核；
A01：判断审核是否通过，若通过，将邮件发送请求转发至邮件模块，否则，驳回发送请求。
与现有技术相比，本发明至少含有以下有益效果：
本发明所述的一种用于文档加密的邮件收发系统与方法，将每个工作模块都捆绑一个外部客户白名单邮箱(客户邮箱)和内部企业邮箱(工作模块的独立邮箱账号)互相之间的唯一组合，在员工端工作模块上发起外发工作文档的审批，审批通过后由加密模块解密附件，并由邮件模块直接发送给工作模块上捆绑的客户邮箱；
客户向工作模块中捆绑的企业邮箱发送邮件后，员工因没有相关企业邮箱的直接管理权限无法查看邮件，需在邮件模块收到客户发来的邮件后自动加密附件，并依据每个工作模块都捆绑一个外部客户白名单邮箱和内部企业邮箱的唯一组合准确将附件加密了的邮件推送到相关工作模块，因此确保员工端全程都不会接触到解密后的文档，保证了文档的安全性；免除专门设置文档管理员的必要，杜绝文档保密管理过程中的人为漏洞；
工作文档设置为仅供管理端以及处于相同任务阶段的员工在关联工作模块上查看，从而避免了无关人员获取到项目文件信息。
附图说明
图1为一种用于文档加密的邮件收发系统与方法的系统结构图；
图2为一种用于文档加密的邮件收发系统与方法的方法步骤图一；
图3为一种用于文档加密的邮件收发系统与方法的方法步骤图二。
具体实施方式
以下是本发明的具体实施例并结合附图，对本发明的技术方案作进一步的描述，但本发明并不限于这些实施例。
实施例一
为了实现企业管理中对于邮件收发时的文档保密性，如图1所示，本发明提出了一种用于文档加密的邮件收发系统，包括员工端、管理端、邮箱模块、加密模块以及与员工端相匹配的工作模块，所述工作模块匹配有一个工作邮箱地址，其中：
工作模块用于在员工端发送员工邮件时生成邮件发送请求；
邮箱模块用于根据邮件发送请求生成解密指令和配对指令，并在接收客户邮箱地址发送的客户邮件时生成加密指令和配对指令；
加密模块用于加密客户邮件、员工端和管理端的本地文件，并根据解密指令解密员工邮件，根据加密指令加密客户邮件；
邮件模块还用于根据配对指令获取工作邮箱地址与客户邮箱地址的匹配关系，并将解密后的员工邮件以工作邮箱地址发送至匹配的客户邮箱地址，将加密后的客户邮件下发至匹配的工作模块。
其中，工作模块中含有以项目的时间节点作为划分节点的项目阶段信息，所述邮箱模块在接收到配对指令后根据项目阶段信息匹配工作邮箱地址和客户邮箱地址。
本发明考虑到工作文档的保密性，本发明中还包括加密模块，用于设置工作文档为只有管理端和分发的工作模块中项目阶段信息相同的员工端在关联的工作模块上才能查看。同时，处于相同项目阶段的工作模块之间互相关联，在确认工作模块的关联关系后，推送工作模块上的文件到关联工作模块，工作模块上查看其它工作模块推送的文件。进一步地，文档一旦上传，在设定的等待时间后便不可删除和增加其他文档，仅后台设定了权限的管理员可删除某任务卡上的上传文件。
同时，为了进一步地保障信息的安全性，加密模块还用于对管理端和员工端的本地文件以及上传文件、收到的外来文件进行自动加密或解密，使文档的内部与外部流转都处于加密状态及遵循权限管控规则。
而当管理端和员工端需要调阅某些文件时(需满足查阅权限)，可利用加密模块并通过工作模块查看权限内的文件。通过加密模块的设置，保证了文件信息在企业内部流转或查阅时，均处于加密状态，即使被员工(或管理者)通过U盘等移动存储设备拷贝下来也是处于加密状态。而没有加密模块的解密，这些被加密的文件信息也无法被打开，从而保证的文件信息的安全。
而本申请通过工作模块与客户端邮箱的唯一性绑定，保证了文件信息在发送时不会经由员工处理，只需提交需要发送的文件信息，由审核单元将邮件发送请求提交至管理端，再经由管理者审批通过后即可通过加密模块解密，并由邮箱模块以员工端所在任务卡对应的邮箱账号发送至任务卡捆绑的客户邮箱，而若是管理者审批不通过，则驳回邮件发送请求。通过将客户端根据不同项目分别设立的客户邮箱与员工端工作模块的邮箱账号进行唯一匹配捆绑，保证了邮件模块能自动、准确的在客户和员工之间转发邮件，员工端只需要选择需要发送的客户，系统自动匹配相应的邮箱，那么员工就不会了解到客户邮箱地址和工作邮箱地址，进一步确保了员工(或管理者)不会接触到解密了的文件信息，避免了数据的泄漏。
企业邮箱账号资源有限，客户邮箱和企业内部邮箱(邮箱账号)及工作模块三者的捆绑就可以在有限的企业邮箱账号资源下为所有工作模块提供准确的邮件转发服务。通过邮件转发服务，员工不需要知道自己收发邮件的邮箱地址及账号密码，可杜绝员工利用账号密码接收客户邮件的未加密文件。
进一步地，若工作模块的工作邮箱地址接收到未与之配对的客户邮箱地址发送的客户邮件，根据管理端对客户邮件中内容的判断，将客户邮件分配至相应工作模块中。从而使得邮件处理能够更加准确，方便邮件的分类管理。
实施例二
为了跟高的对本发明的技术点有一个更加直观的感受，本实施例通过方法步骤的形式来对本发明进行阐述，一种用于文档加密的邮件收发方法，包括员工端、管理端、邮箱模块、加密模块以及与员工端相匹配的工作模块，所述工作模块匹配有一个工作邮箱地址，其中，
接收到工作模块发送员工邮件的邮件发送请求时，如图2所示，包括步骤：
A1：根据邮件发送请求调用邮件模块生成解密指令、配对指令；
A2：根据解密指令调用加密模块解密员工邮件；
A3：根据配对指令调用邮箱模块获取与工作邮箱地址匹配的客户邮箱账号，将邮件文件以工作邮箱地址发送至客户邮箱地址；
接收到客户邮箱地址发送的客户邮件时，如图3所示，包括步骤：
B1：根据客户邮件调用邮件模块生成加密指令和配对指令；
B2：根据加密指令调用加密模块加密客户邮件；
B3：根据配对指令调用邮箱模块获取与客户邮箱地址匹配的工作模块，将客户邮件转发至工作模块。
进一步地，所述管理端还包括审核单元，步骤A1前还包括步骤：
A00：发送请求发送至审核单元，通过审核单元通知管理端进行员工邮件审核；
A01：判断审核是否通过，若通过，将邮件发送请求转发至邮件模块，否则，驳回发送请求。
综上所述，本发明所述的一种用于文档加密的邮件收发系统与方法，将每个工作模块都捆绑一个外部客户白名单邮箱(客户邮箱)和内部企业邮箱(工作模块的独立邮箱账号)相互之间的唯一组合，在员工端工作模块上发起外发工作文档的审批，审批通过后由加密模块解密附件，并由邮件模块直接发送给工作模块上捆绑的客户邮箱。
客户向工作模块中捆绑的企业邮箱发送邮件后，员工因没有相关企业邮箱的直接管理权限无法查看邮件，需在邮件模块收到客户发来的邮件后自动加密附件，并依据每个工作模块都捆绑一个外部客户白名单邮箱和内部企业邮箱的唯一组合准确将附件加密了的邮件推送到相关工作模块，因此确保员工端全程都不会接触到解密后的文档，保证了文档的安全性；免除专门设置文档管理员的必要，杜绝文档保密管理过程中的人为漏洞。
工作文档设置为仅供管理端以及处于相同任务阶段的员工在关联工作模块上查看，从而避免了无关人员获取到项目文件信息。
本文中所描述的具体实施例仅仅是对本发明精神作举例说明。本发明所属技术领域的技术人员可以对所描述的具体实施例做各种各样的修改或补充或采用类似的方式替代，但并不会偏离本发明的精神或者超越所附权利要求书所定义的范围。

Claims (8)

1.一种用于文档加密的邮件收发系统，其特征在于，包括员工端、管理端、邮箱模块、加密模块以及与员工端相匹配的工作模块，所述工作模块匹配有一个工作邮箱地址，其中：
工作模块用于在员工端发送员工邮件时生成邮件发送请求；
邮箱模块用于根据邮件发送请求生成解密指令和配对指令，并在接收客户邮箱地址发送的客户邮件时生成加密指令和配对指令；
加密模块用于加密客户邮件、员工端和管理端的本地文件，并根据解密指令解密员工邮件，根据加密指令加密客户邮件；
邮件模块还用于根据配对指令获取工作邮箱地址与客户邮箱地址的匹配关系，并将解密后的员工邮件以工作邮箱地址发送至匹配的客户邮箱地址，将加密后的客户邮件下发至匹配的工作模块。
2.如权利要求1所述的一种用于文档加密的邮件收发系统，其特征在于，所述工作模块中含有以项目的时间节点作为划分节点的项目阶段信息，所述邮箱模块在接收到配对指令后根据项目阶段信息匹配工作邮箱地址和客户邮箱地址。
3.如权利要求2所述的一种用于文档加密的邮件收发系统，其特征在于，所述加密模块还用于接收到管理端和员工端的文件查阅请求时，提供与工作模块中项目阶段信息相同的文件的查阅权限。
4.如权利要求1所述的一种用于文档加密的邮件收发系统，其特征在于，所述管理端还包括审核单元，用于接收邮件发送请求，并通知管理端进行员工邮件审核，在审核通过后将邮件发送请求转发至邮件模块，否则，驳回邮件发送请求。
5.如权利要求1所述的一种用于文档加密的邮件收发系统，其特征在于，若工作模块的工作邮箱地址接收到未与之配对的客户邮箱地址发送的客户邮件，根据管理端对客户邮件中内容的判断，将客户邮件分配至相应工作模块中。
6.一种用于文档加密的邮件收发方法，其特征在于，包括员工端、管理端、邮箱模块、加密模块以及与员工端相匹配的工作模块，所述工作模块匹配有一个工作邮箱地址，其中，
接收到工作模块发送员工邮件的邮件发送请求时，
A1：根据邮件发送请求调用邮件模块生成解密指令、配对指令；
A2：根据解密指令调用加密模块解密员工邮件；
A3：根据配对指令调用邮箱模块获取与工作邮箱地址匹配的客户邮箱账号，将邮件文件以工作邮箱地址发送至客户邮箱地址；
接收到客户邮箱地址发送的客户邮件时，
B1：根据客户邮件调用邮件模块生成加密指令和配对指令；
B2：根据加密指令调用加密模块加密客户邮件；
B3：根据配对指令调用邮箱模块获取与客户邮箱地址匹配的工作模块，将客户邮件转发至工作模块。
7.如权利要求6所述的一种用于文档加密的邮件收发方法，其特征在于，所述工作模块中含有以项目的时间节点作为划分节点的项目阶段信息，所述邮箱模块在接收到配对指令后根据项目阶段信息匹配工作邮箱地址和客户邮箱地址。
8.如权利要求6所述的一种用于文档加密的邮件收发方法，其特征在于，所述管理端还包括审核单元，步骤A1前还包括步骤：
A00：发送请求发送至审核单元，通过审核单元通知管理端进行员工邮件审核；
A01：判断审核是否通过，若通过，将邮件发送请求转发至邮件模块，否则，驳回发送请求。
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