CN112286868A - 一种基于电子文件和记录管理方法 - Google Patents
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Abstract
本发明涉及一种基于电子文件和记录管理方法，将纸质文档统一扫描成电子文件后上传至归档服务器中进行归档，为了确保电子文件的安全，在归档之前电子文件会在管理服务器中进行评审，通过评审之后归档服务器将电子文件进行归档存储，并向上传者返回链接文件，上传者可以通过提交链接文件快速地找到对应的电子文件，使得电子文件的管理更加合理；同时为了避免上传者在修改时添加非法内容，上传者对电子文件进行修改时，管理服务器也会对修改部分进行审核判断，进一步确保电子文件内容的安全性。
Description
技术领域
本发明涉及电子文档管理技术领域，具体是一种基于电子文件和记录管理方法。
背景技术
针对现实一些重要纸质文件存放后，后期想找纸质文档的困难的问题，出现了许多电子文件管理系统。现有的电子文件管理系统主要是对纸质文档归档后存放的管理，能让人快速找到相应的纸质文件信息和存放的地方，比如系统用户在系统中申请借阅某一文件，管理员可以通过目录在线下找到该资料文件，然后借给系统用户查阅。
但是现有的针对纸质文档的电子文件管理系统存在管理混乱、安全性较差的问题，并且管理者无法获悉文件的内容是否违规，系统中往往存在大量非法内容。
发明内容
有鉴于此，本发明的目的是提供一种基于电子文件和记录管理方法，纯电子化管理，使得文档管理更加完善，也更加安全。
本发明的一种基于电子文件和记录管理方法，包括步骤：
(1)扫描纸质文件，将纸质文件转化文电子文件；
(2)将电子文件按照特定格式命名后通过网络上传至归档服务器；
(3)电子文件到达归档服务器之间会被管理服务器拦截，管理员从管理服务器中下载电子文件进行评审，评审通过后管理员将该电子文件上传至归档服务器中进行归档存储，同时归档服务器发送对应的链接文件给上传者，上传者提交链接文件给归档服务器直接访问对应的电子文件；
(4)上传者可以对归档存储的文档进行编辑，具体步骤为：
上传者向归档服务器申请文件编辑；
归档服务器将电子文件发送至管理服务器中，上传者将修改部分提交至管理服务器中，管理服务器根据修改部分对电子文件进行修改，同时对修改部分进行敏感词判定和修改前后的相似度判定；
如果判定出现敏感词，则退回修改部分，将原电子文件上传至归档服务器进行归档，并向上传者返回修改失败信息；
如果判定修改前后的电子文档相似度过低，则通知管理员对修改部分进行评审，通过后再上传至归档服务器进行归档，如果评审不通过则退回修改部分，将原电子文件上传至归档服务器进行归档，并向上传者返回修改失败信息；
(5)除管理员和上传者以外的访问者访问电子文件时，需要上传者进行授权。
进一步地，所述归档服务器按照日期和上传者的身份信息建立文件夹，电子文件存储在文件夹内，所述链接文件包含对应的日期、上传者身份信息和电子文件的名称信息，归档服务器安装所述连接文件内的日期、上传者身份信息和电子文件的名称信息对电子文件进行检索。
进一步地，所述归档服务器在每一次修改后将原电子文件保存三个月后删除，上传者可以申请恢复原电子文件。
进一步地，当所述修改部分占原电子文件的50％以上时，需要管理员进行重新评审。
进一步地，当所述电子文件为文字类文档时，修改部分的判定依据修改部分的字数来判断；当电子文档问图片类文档时，则根据图像相似度算法进行判断。
本发明的有益效果是：本发明的一种基于电子文件和记录管理方法，将纸质文档统一扫描成电子文件后上传至归档服务器中进行归档，为了确保电子文件的安全，在归档之前电子文件会在管理服务器中进行评审，通过评审之后归档服务器将电子文件进行归档存储，并向上传者返回链接文件，上传者可以通过提交链接文件快速地找到对应的电子文件，使得电子文件的管理更加合理；同时为了避免上传者在修改时添加非法内容，上传者对电子文件进行修改时，管理服务器也会对修改部分进行审核判断，进一步确保电子文件内容的安全性。
附图说明
为了更清楚地说明本申请实施例的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，应当理解，以下附图仅示出了本申请的某些实施例，因此不应被看作是对范围的限定，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其它相关的附图。
图1为本发明的上传方法流程图；
图2为本发明的修改方法流程图。
具体实施方式
为使本申请实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本申请实施例中的附图，对本申请实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本申请一部分实施例，而不是全部的实施例。通常在此处附图中描述和示出的本申请实施例的组件可以以各种不同的配置来布置和设计。
因此，以下对在附图中提供的本申请的实施例的详细描述并非旨在限制要求保护的本申请的范围，而是仅仅表示本申请的选定实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本申请保护的范围。
如图1所示：本实施例的一种基于电子文件和记录管理方法，包括步骤：
(1)利用扫描仪或者摄像头扫描纸质文件，将纸质文件转化文电子文件，电子文件可以通过文字识别转化为文字文档，也可以直接保留图片文档；
(2)将电子文件按照特定格式命名后通过网络上传至归档服务器，为了便于管理，电子文件的命名需要包含上传者的身份信息、上传时间的信息和电子文件的文件类型信息；
(3)上传者使用IP寻址的方式访问归档服务器，但是会自动转到管理服务器中，电子文件到达归档服务器之间会被管理服务器拦截，管理员从管理服务器中下载电子文件进行评审，评审的方面包括文字文档的敏感词或者图片文档是否包含违法内容，可以通过人工审阅，也可以使用自动过滤工具进行内容过滤；评审通过后管理员将该电子文件上传至归档服务器中进行归档存储，同时归档服务器发送对应的链接文件给上传者，上传者提交链接文件给归档服务器直接访问对应的电子文件；
(4)上传者可以对归档存储的文档进行编辑，具体步骤为：
上传者提交相应的连接文件给服务器，并向归档服务器提交该电子文件的文件编辑申请；
收到申请后，归档服务器将对应的电子文件发送至管理服务器中进行修改监视，上传者将修改部分提交至归档服务器，并自动流转至管理服务器中，管理服务器根据修改部分对电子文件进行修改并预览，同时对修改部分进行敏感词判定和修改前后的相似度判定；
如果判定出现敏感词，则退回修改部分，将原电子文件上传至归档服务器进行归档，并向上传者返回修改失败信息，同时保留记录，针对多次提交敏感词的上传者进行记录；
如果判定修改前后的电子文档相似度过低，则表明修改后的电子文件已经和通过审核的原电子文件区别较大，需要重新进行评审，则通知管理员对修改部分进行评审，评审过程内容与步骤(3)一致，通过后再上传至归档服务器进行归档，如果评审不通过则退回修改部分，将原电子文件上传至归档服务器进行归档，并向上传者返回修改失败信息；
同时，修改后的电子文件的链接文件也需要对应修改，由归档服务器发送一个新的链接文件覆盖原有的链接文件。
(5)除管理员和上传者以外的访问者访问电子文件时，需要上传者进行授权，上传者可以将上传的电子文件隐藏，也可以公开使得访问者可以对电子文件进行访问和下载。
本实施例中，归档服务器按照日期和上传者的身份信息建立文件夹，电子文件存储在文件夹内，链接文件包含对应的日期、上传者身份信息和电子文件的名称信息，归档服务器安装连接文件内的日期、上传者身份信息和电子文件的名称信息对电子文件进行检索。
本实施例中，归档服务器在每一次修改后将原电子文件保存三个月后删除，上传者可以申请恢复原电子文件。
本实施例中，当修改部分占原电子文件的50％以上时，需要管理员进行重新评审。
本实施例中，当电子文件为文字类文档时，修改部分的判定依据修改部分的字数来判断；当电子文档问图片类文档时，则根据图像相似度算法进行判断。
本发明的一种基于电子文件和记录管理方法，将纸质文档统一扫描成电子文件后上传至归档服务器中进行归档，为了确保电子文件的安全，在归档之前电子文件会在管理服务器中进行评审，通过评审之后归档服务器将电子文件进行归档存储，并向上传者返回链接文件，上传者可以通过提交链接文件快速地找到对应的电子文件，使得电子文件的管理更加合理；同时为了避免上传者在修改时添加非法内容，上传者对电子文件进行修改时，管理服务器也会对修改部分进行审核判断，进一步确保电子文件内容的安全性。
最后说明的是，以上实施例仅用以说明本发明的技术方案而非限制，尽管参照较佳实施例对本发明进行了详细说明，本领域的普通技术人员应当理解，可以对本发明的技术方案进行修改或者等同替换，而不脱离本发明技术方案的宗旨和范围，其均应涵盖在本发明的权利要求范围当中。
Claims (5)
1.一种基于电子文件和记录管理方法，其特征在于：包括步骤：
(1)扫描纸质文件，将纸质文件转化文电子文件；
(2)将电子文件按照特定格式命名后通过网络上传至归档服务器；
(3)电子文件到达归档服务器之间会被管理服务器拦截，管理员从管理服务器中下载电子文件进行评审，评审通过后管理员将该电子文件上传至归档服务器中进行归档存储，同时归档服务器发送对应的链接文件给上传者，上传者提交链接文件给归档服务器直接访问对应的电子文件；
(4)上传者可以对归档存储的文档进行编辑，具体步骤为：
上传者向归档服务器申请文件编辑；
归档服务器将电子文件发送至管理服务器中，上传者将修改部分提交至管理服务器中，管理服务器根据修改部分对电子文件进行修改，同时对修改部分进行敏感词判定和修改前后的相似度判定；
如果判定出现敏感词，则退回修改部分，将原电子文件上传至归档服务器进行归档，并向上传者返回修改失败信息；
如果判定修改前后的电子文档相似度过低，则通知管理员对修改部分进行评审，通过后再上传至归档服务器进行归档，如果评审不通过则退回修改部分，将原电子文件上传至归档服务器进行归档，并向上传者返回修改失败信息；
(5)除管理员和上传者以外的访问者访问电子文件时，需要上传者进行授权。
2.根据权利要求1所述的一种基于电子文件和记录管理方法，其特征在于：所述归档服务器按照日期和上传者的身份信息建立文件夹，电子文件存储在文件夹内，所述链接文件包含对应的日期、上传者身份信息和电子文件的名称信息，归档服务器安装所述连接文件内的日期、上传者身份信息和电子文件的名称信息对电子文件进行检索。
3.根据权利要求1所述的一种基于电子文件和记录管理方法，其特征在于：所述归档服务器在每一次修改后将原电子文件保存三个月后删除，上传者可以申请恢复原电子文件。
4.根据权利要求1所述的一种基于电子文件和记录管理方法，其特征在于：当所述修改部分占原电子文件的50％以上时，需要管理员进行重新评审。
5.根据权利要求4所述的一种基于电子文件和记录管理方法，其特征在于：当所述电子文件为文字类文档时，修改部分的判定依据修改部分的字数来判断；当电子文档问图片类文档时，则根据图像相似度算法进行判断。
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