CN113111032B - 一种档案管理系统数据归档方法和系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种档案管理系统数据归档方法和系统，主要包括确定待归档记录和待归档文件；然后建立待归档记录和其他记录的关联关系，并建立待归档文件和数据库表记录的关联关系；判断能否对待归档记录和待归档文件归档，如果是，则对待归档记录和待归档文件归档，如果否，则不对待归档记录和待归档文件归档。本发明解决了在对档案管理系统进行数据归档后，出现数据不一致和不完整的问题，而且归档后的数据从档案管理系统删除后，提高了档案管理系统的访问速度。

Description

一种档案管理系统数据归档方法和系统

技术领域

本发明涉及数据归档技术领域，尤其涉及到档案管理系统的数据归档。

背景技术

数据归档是指把访问频率为0或者访问频率极地的数据另外存储，并长期保存。数据归档是数据长期保存的重要方式，电子文件、数据的归档和纸质归档具有相当的重要性，而且随着无纸化办公的推广，党政机关、企事业单位会产生越来越多的电子数据，很多单位都会将数据归档，2016年国家档案局通过了《电子文件归档与电子档案管理规范》，2020年国家标准化管理委员会通过了《党政机关电子公文归档规范》，对数据归档做了规范。

档案管理系统作为档案管理的电子化手段，弥补了纸质档案不易分享查找、不易保存的缺点，在行政机关、高校等机构中应用广泛，目前很多单位购买或搭建了自己的档案管理系统。档案管理系统存储有员工的档案信息，在高校中，还会保存学生的档案信息，而且有些档案管理系统还存储了重要的公文、内部文档等。此外，比较先进的档案管理系统还会存储图片、音频、视频等。

由于档案管理系统存储有重要的人员档案信息，而且档案管理系统数据的不断增加，例如高校中学生众多，对档案管理系统数据进行归档很有必要性，不仅可以提高档案管理系统的查询速度，还有助于档案的长期保存。但是归档与备份有所不同，备份只需要将系统中的数据全部另外存储，在系统出现故障时，利用备份文件进行恢复即可，归档并不是将全部数据另外存储，只是将访问频率为0或较低的数据另外存储，这就涉及到对源库中的数据进行删除，但是删除数据会涉及到数据一致性、完整性的问题，例如删除或者说归档了一个数据后，其他具有依赖关系的数据的访问也会受到影响，导致其他数据访问异常，如何保证归档后数据的一致和完整是档案管理系统归档中亟需解决的问题。

发明内容

本发明提供了一种档案管理系统数据归档方法，主要包括确定待归档记录和待归档文件；然后建立待归档记录和其他记录的关联关系，并建立待归档文件和数据库表记录的关联关系；判断能否对待归档记录和待归档文件归档，如果是，则对待归档记录和待归档文件归档，如果否，则不对待归档记录和待归档文件归档。本发明解决了在对档案管理系统进行数据归档后，出现数据不一致和不完整的问题，而且归档后的数据从档案管理系统删除后，提高了档案管理系统的访问速度。

一方面，本发明还提供了一种档案管理系统数据归档方法，包括：

步骤A，设定归档时间节点，将在设定归档时间节点到当前时刻之间，访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前的档案管理系统数据库表记录作为待归档记录，将文件创建时间在设定的归档时间节点之前的文件作为待归档文件；

步骤B，新建关联关系数据库，扫描档案管理系统数据库，在所述关联关系数据库中建立所述待归档记录和其他记录之间的关联关系，以及根据档案管理系统数据库中每一个记录的每个字段内容确定是否包括文件的超链接或引用，如果包括，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系；

步骤C，对于每一个所述待归档记录和每一个所述待归档文件，根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档，并在档案管理系统中删除记录和文件。

优选地，所述根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是，则进行归档，并在档案管理系统数据库中删除记录和文件，具体为：

c1，如果是待归档记录，则执行步骤c2，如果是待归档文件，则执行步骤c3；

c2，根据待归档记录的id在所述关联关系数据库中查询所述待归档记录的关联关系，若所述待归档记录没有和其他记录关联，将所述待归档记录作为归档记录，如果所述待归档记录和其他记录关联，则根据关联关系数据库记录的信息，以记录为节点构建有向图，如果有向图中的节点都满足访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，则将有向图中的所有节点作为归档记录，并在档案管理系统数据库中删除记录，否则不对记录归档；

c3，判断字段中包括文件的超链接或者引用的记录是否都归档，如果都归档则对文件归档，并在档案管理系统中删除文件，否则不对文件归档。

优选地，所述设定归档时间节点是指将该时间节点之前的档案管理系统数据库中表记录和文件归档。

优选地，所述记录是指字段内容包括文件的全称或简称。

优选地，所述文件是视频格式文件、音频格式文件、图片格式文件、Word格式文件、PDF格式文件或Excel格式文件。

另外一个方面，本发明还提供了一种档案管理系统数据归档系统，包括：

筛选模块，设定归档时间节点，将在设定归档时间节点到当前时刻之间，访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前的档案管理系统数据库表记录作为待归档记录，将文件创建时间在设定的归档时间节点之前的文件作为待归档文件；

归档模块，新建关联关系数据库，扫描档案管理系统数据库，在所述关联关系数据库中建立所述待归档记录和其他记录之间的关联关系，以及根据档案管理系统数据库中每一个记录的每个字段内容确定是否包括文件的超链接或引用，如果包括，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系；

归档模块，对于每一个所述待归档记录和每一个所述待归档文件，根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档，并在档案管理系统中删除记录和文件。

优选地，所述根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是，则进行归档，并在档案管理系统数据库中删除记录和文件，具体为：

c1，如果是待归档记录，则执行步骤c2，如果是待归档文件，则执行步骤c3；

c2，根据待归档记录的id在所述关联关系数据库中查询所述待归档记录的关联关系，若所述待归档记录没有和其他记录关联，将所述待归档记录作为归档记录，如果所述待归档记录和其他记录关联，则根据关联关系数据库记录的信息，以记录为节点构建有向图，如果有向图中的节点都满足访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，则将有向图中的所有节点作为归档记录，并在档案管理系统数据库中删除记录，否则不对记录归档；

c3，判断字段中包括文件的超链接或者引用的记录是否都归档，如果都归档则对文件归档，并在档案管理系统中删除文件，否则不对文件归档。

优选地，所述设定归档时间节点是指将该时间节点之前的档案管理系统中的文件和数据库表记录归档。

优选地，所述记录是指字段内容包括文件的全称或简称；所述文件是视频格式文件、音频格式文件、图片格式文件、Word格式文件、PDF格式文件或Excel格式文件。

最后，本发明还提供了一种计算机可读存储介质，用于存储计算机程序指令，所述计算机程序指令在被处理器执行时实现如上所述的方法。

档案管理系统中的文件和数据库记录以及数据库记录之间都具有关联性，而且文件和数据库记录又有所不同，如果按照常规的归档方法，很容易出现规定后的系统数据的不一致，也会破坏系统的完整性。本发明利用文件和数据库记录的特点，并借助有向图，实现了档案管理系统文件和数据库记录的归档，有效解决了归档后可能出现的数据不一致和不完整的问题。在实际应用中，也取得了明显的效果。

附图说明

为了更清楚地说明本发明具体实施方式或现有技术中的技术方案，下面将对具体实施方式或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本发明的一些实施方式，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明的第一种实施方式的示意图；

图2A、2B为本发明所述的有向图的示意图；

图3为本发明的第二种实施方式的结构图。

具体实施方式

下面将结合附图对本发明的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

此外，下面所描述的本发明不同实施方式中所涉及的技术特征只要彼此之间未构成冲突就可以相互结合。

由于文件一般比较大，为了防止对数据库造成压力，档案管理系统中文件采用路径的方式存储，也即文件是存储在档案管理系统所在服务器或者另外的文件服务器中。例如老师档案在数据库中是以一条记录的方式存储，该条记录的第二个字段image存储的是老师照片的存储地址。再例如一则图片形式的公告，该公告在数据库中也是一个记录，记录的字段存储有该公告图片的地址。其他文件，例如视频、音频、PDF等文件的存储原来和图片存储原理相同。一个示例性的老师档案信息数据库表如下：

id	name	gender	age	image	…
						1	xxx	male	36	images/xxx.jpg	…
2	yyy	female	31	images/yyy.jpg	…

其中，id、name、gender、age、image为老师数据表的字段，id为1和2的行为老师数据表的记录。此外，数据库表还会涉及到关联关系，例如老师信息数据表关联论文数据表。

第一种实施方式

参见说明书附图1，本发明提供了一种档案管理系统数据归档方法，包括：

步骤A，设定归档时间节点，将在设定归档时间节点到当前时刻之间，访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前的档案管理系统数据库表记录作为待归档记录，将文件创建时间在设定的归档时间节点之前的文件作为待归档文件；

步骤B，新建关联关系数据库，扫描档案管理系统数据库，在所述关联关系数据库中建立所述待归档记录和其他记录之间的关联关系，以及根据档案管理系统数据库中每一个记录的每个字段内容确定是否包括文件的超链接或引用，如果包括，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系；

步骤C，对于每一个所述待归档记录和每一个所述待归档文件，根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档，并在档案管理系统中删除记录和文件。

数据库的关联关系包括一对一、一对多、多对多等，通过扫描数据库即可建立待归档记录和其他记录的关联关系，这里不再赘述。所述其他记录为档案管理系统数据库除当前待归档记录外的其他所有记录，包括了其他待归档记录和其他非待归档记录。

在一个实施例中，根据档案管理系统数据库中每一个记录的每个字段内容确定是否包括文件的超链接或引用，如果包括，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系，具体为，以文件全称或简称在档案管理系统数据库进行匹配，如果一条记录的字段内容包含了文件的超链接、文件全称或文件简称，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系。

为了不影响档案管理系统正常运行，而且归档时间节点一般距离当前时间比较长，在一个替代实施例中，步骤B中的扫描档案管理系统数据库可以为扫描档案管理系统备份数据库。

在一个更具体的实施例中，所述根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是，则进行归档，并在档案管理系统数据库中删除记录和文件，具体为：

c1，如果是待归档记录，则执行步骤c2，如果是待归档文件，则执行步骤c3；

c2，根据待归档记录的id在所述关联关系数据库中查询所述待归档记录的关联关系，若所述待归档记录没有和其他记录关联，将所述待归档记录作为归档记录，如果所述待归档记录和其他记录关联，则根据关联关系数据库记录的信息，以记录为节点构建有向图，如果有向图中的节点都满足访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，则将有向图中的所有节点作为归档记录，并在档案管理系统数据库中删除记录，否则不对记录归档；

c3，判断字段中包括文件的超链接或者引用的记录是否都归档，如果都归档则对文件归档，并在档案管理系统中删除文件，否则不对文件归档。

所述有向表存储有引用该记录的其他记录，以及该记录引用的其他记录，还包括其他记录的相关联记录，如说明书附图2A所示，若当前待归档记录为节点r2，则扫描档案管理系统数据库，发现r1、r4依赖r2，r2依赖r3，r3又依赖r4，需要说明的是，说明书附图2A、2B仅仅作为示例，在实际档案管理系统中，数据库表的记录并没有这么复杂，其一般只有两个或者三个单向依赖，譬如r2依赖r3，r3依赖r4。

仍以数据库中老师信息表和说明书附图2A为例，若依赖r2的r1和r4，以及r2依赖的r3，都满足有向图中的节点访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，则r1-r4都可以归档；

若依赖r2的r1和r4，满足有向图中的节点访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，且r1、r4都没有和其他表记录关联，但是对r3的访问频率不低于第一预设阈值，亦或者创建该记录的时间在设定的归档时间节点之前，则不对r3归档。

另外一个实施例如说明书附图2B所示，r1-r4相互关联，则只有r1-r4都满足访问频率低于第一预设阈值且记录创建时间在设定的归档时间节点之前，才会将r1-r4归档。

通过上面的方式，可以保证数据库记录的一致性和完整性，例如老师A的档案记录满足归档条件，但是其最近发表的论文不满足，则无法对老师A的信息归档，这可以有效避免查询论文时，无法找到发表该论文的老师是信息而出现访问错误的情况。

在一个更具体的实施例中，所述设定归档时间节点是指将该时间节点之前的档案管理系统数据库中表记录和文件归档。例如需要归档2020年1月1日前的数据库表和文件，则将20200101设置为归档时间节点。

在一个更具体的实施例中，所述记录是指字段内容包括文件的全称或简称。

档案管理系统的文件系统会存储各种格式的文件，例如视频格式文件、音频格式文件、图片格式文件、Word格式文件、PDF格式文件或Excel格式文件等，其在档案管理系统中一般以附件或者超链接的方式访问。此外，还有一种情况是在正文中包括了文件的相关内容，例如参考《xxx规定》的描述，如果仅仅按照归档时间和访问频率将文件归档，则用户无法在档案管理系统中搜索到该文件，导致数据不完整。为了克服由于文件的不一致、不完整的问题，本发明还会对数据库表的记录的内容扫描，在关联关系数据库记录记录和文件的关联关系。下面结合一个公告示例做进一步说明，公告表如下：

id	title	author	time	content	…
						1	关于…的通知	admin	20190101	…进一步参见<xxx规定>，…	…

通过扫描档案管理系统数据库，获得《xxx规定》这一文件和公告表的第一条记录关联，如果《xxx规定》这一文件满足访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，但是公告表中id为1的记录不满足上述归档条件，则不对《xxx规定》这一文件归档。

第二种实施方式

本发明还提供了一种档案管理系统数据归档系统，包括：

筛选模块，设定归档时间节点，将在设定归档时间节点到当前时刻之间，访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前的档案管理系统数据库表记录作为待归档记录，将文件创建时间在设定的归档时间节点之前的文件作为待归档文件；

扫描模块，新建关联关系数据库，扫描档案管理系统数据库，在所述关联关系数据库中建立所述待归档记录和其他记录之间的关联关系，以及根据档案管理系统数据库中每一个记录的每个字段内容确定是否包括文件的超链接或引用，如果包括，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系；

归档模块，对于每一个所述待归档记录和每一个所述待归档文件，根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档，并在档案管理系统中删除记录和文件。

在一个更具体的实施例中，所述根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是，则进行归档，并在档案管理系统数据库中删除记录和文件，具体为：

c1，如果是待归档记录，则执行步骤c2，如果是待归档文件，则执行步骤c3；

c2，根据待归档记录的id在所述关联关系数据库中查询所述待归档记录的关联关系，若所述待归档记录没有和其他记录关联，将所述待归档记录作为归档记录，如果所述待归档记录和其他记录关联，则根据关联关系数据库记录的信息，以记录为节点构建有向图，如果有向图中的节点都满足访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，则将有向图中的所有节点作为归档记录，并在档案管理系统数据库中删除记录，否则不对记录归档；

c3，判断字段中包括文件的超链接或者引用的记录是否都归档，如果都归档则对文件归档，并在档案管理系统中删除文件，否则不对文件归档。

在一个更具体的实施例中，所述设定归档时间节点是指将该时间节点之前的档案管理系统中的文件和数据库表记录归档。

在一个更具体的实施例中，所述记录是指字段内容包括文件的全称或简称；所述文件是视频格式文件、音频格式文件、图片格式文件、Word格式文件、PDF格式文件或Excel格式文件。

第三种实施方式

本发明还提供了一种计算机可读存储介质，用于存储计算机程序指令，所述计算机程序指令在被处理器执行时实现第一种实施方式。

显然，上述实施例仅仅是为清楚地说明所作的举例，而并非对实施方式的限定。对于所属领域的普通技术人员来说，在上述说明的基础上还可以做出其它不同形式的变化或变动。这里无需也无法对所有的实施方式予以穷举。而由此所引伸出的显而易见的变化或变动仍处于本发明创造的保护范围之中。

Claims (8)

1.一种档案管理系统数据归档方法，其特征在于，包括：

步骤A，设定归档时间节点，将在设定归档时间节点到当前时刻之间，访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前的档案管理系统数据库表记录作为待归档记录，将文件创建时间在设定的归档时间节点之前的文件作为待归档文件；

步骤B，新建关联关系数据库，扫描档案管理系统数据库，在所述关联关系数据库中建立所述待归档记录和其他记录之间的关联关系，以及根据档案管理系统数据库中每一个记录的每个字段内容确定是否包括文件的超链接或引用，如果包括，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系；

步骤C，对于每一个所述待归档记录和每一个所述待归档文件，根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档，并在档案管理系统中删除记录和文件；

所述根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是，则进行归档，并在档案管理系统数据库中删除记录和文件，具体为：

c1，如果是待归档记录，则执行步骤c2，如果是待归档文件，则执行步骤c3；

c2，根据待归档记录的id在所述关联关系数据库中查询所述待归档记录的关联关系，若所述待归档记录没有和其他记录关联，将所述待归档记录作为归档记录，如果所述待归档记录和其他记录关联，则根据关联关系数据库记录的信息，以记录为节点构建有向图，如果有向图中的节点都满足访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，则将有向图中的所有节点作为归档记录，并在档案管理系统数据库中删除记录，否则不对记录归档；

c3，判断字段中包括文件的超链接或者引用的记录是否都归档，如果都归档则对文件归档，并在档案管理系统中删除文件，否则不对文件归档。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述设定归档时间节点是指将该时间节点之前的档案管理系统数据库中表记录和文件归档。

3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述引用是指字段内容包括文件的全称或简称。

4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述文件是视频格式文件、音频格式文件、图片格式文件、Word格式文件、PDF格式文件或Excel格式文件。

5.一种档案管理系统数据归档系统，其特征在于，包括：

筛选模块，设定归档时间节点，将在设定归档时间节点到当前时刻之间，访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前的档案管理系统数据库表记录作为待归档记录，将文件创建时间在设定的归档时间节点之前的文件作为待归档文件；

扫描模块，新建关联关系数据库，扫描档案管理系统数据库，在所述关联关系数据库中建立所述待归档记录和其他记录之间的关联关系，以及根据档案管理系统数据库中每一个记录的每个字段内容确定是否包括文件的超链接或引用，如果包括，则在关联关系数据库存储记录和文件的关联关系；

归档模块，对于每一个所述待归档记录和每一个所述待归档文件，根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档，并在档案管理系统中删除记录和文件；

所述根据关联关系数据库确定是否是归档记录和归档文件，如果是，则进行归档，并在档案管理系统数据库中删除记录和文件，具体为：

c1，如果是待归档记录，则执行步骤c2，如果是待归档文件，则执行步骤c3；

c2，根据待归档记录的id在所述关联关系数据库中查询所述待归档记录的关联关系，若所述待归档记录没有和其他记录关联，将所述待归档记录作为归档记录，如果所述待归档记录和其他记录关联，则根据关联关系数据库记录的信息，以记录为节点构建有向图，如果有向图中的节点都满足访问频率低于第一预设阈值且档案管理系统数据库表记录创建时间在设定的归档时间节点之前，则将有向图中的所有节点作为归档记录，并在档案管理系统数据库中删除记录，否则不对记录归档；

c3，判断字段中包括文件的超链接或者引用的记录是否都归档，如果都归档则对文件归档，并在档案管理系统中删除文件，否则不对文件归档。

6.根据权利要求5所述的系统，其特征在于，所述设定归档时间节点是指将该时间节点之前的档案管理系统中的文件和数据库表记录归档。

7.根据权利要求5所述的系统，其特征在于，所述引用是指字段内容包括文件的全称或简称；所述文件是视频格式文件、音频格式文件、图片格式文件、Word格式文件、PDF格式文件或Excel格式文件。

8.一种计算机可读存储介质，用于存储计算机程序指令，其特征在于，所述计算机程序指令在被处理器执行时实现如权利要求1-4中任一项所述的方法。

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