CN111899431A

CN111899431A - 一种档案管理系统及管理操作方法

Info

Publication number: CN111899431A
Application number: CN202010705442.1A
Authority: CN
Inventors: 韩倩
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2020-07-21
Filing date: 2020-07-21
Publication date: 2020-11-06

Abstract

本发明公开了一种档案管理系统及档案管理方法，本系统包括档案旋转存放单元，用于实现档案的旋转、分层分类存放；还包括档案数据服务器，用于实现档案收取过程的管理操作；还包括档案智能操作终端，用于人员借阅和归还档案时的相关操作，并能与档案数据服务器通信；还包括管控主机，接受档案数据服务器发送过来的相关消息，根据消息对档案旋转存放单元进行控制；还包括手机APP终端，借阅前用于对档案情况进行查询。本发明所述系统是通过档案旋转存放单元实现档案的旋转、分层分类存放；再通过手机APP终端、档案智能操作终端、档案数据服务器等进行信息化操作管理，充分实现将将纸件实体档案与信息化巧妙结合管理，因而提高了档案的存储管理的方便性和高效性。

Description

一种档案管理系统及管理操作方法

技术领域

本发明涉及档案管理领域，具体来讲涉及的是一种档案管理系统及管理操作方法。

背景技术

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求，在传统的档案管理中，档案信息采集效率低，档案分类归档加密麻烦，为此需要一种档案管理方法。经过检索发现，专利号CN201811316508.7的发明公开了一种档案管理方法，针对传统的档案管理中，档案信息采集效率低，档案分类归档加密麻烦的问题，现提出如下方案，一种档案管理系统，包括档案收集模块、档案存储模块、档案处理模块和档案执行模块，还包括一种档案管理方法，包括档案信息收集、档案信息汇总和确认、档案内容修改和档案建档加密上传。

专利号CN201910020889.2的发明公开了一种高校教学档案管理装置，本发明的教学档案管理装置可以十分自动的对教学档案进行管理与存储，可以有效提高教学档案归档与借档的管理，在有教师对教学档案进行借档或者档案调出时，可以快速的对各个档案进行查询，即使交叉学科的老师在对档案进行查阅时，也可以快速的对档案内容进行浏览，寻找所需的档案，而档案被借出后，并不显示档案概览，可以提高档案借阅效率。

专利号CN201610366573.5的发明公开了一种实现档案管理信息化的方法，其实现过程为：首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数；建立档案目录查询机制，归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过；建立档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建。

然而，随着计算机信息化技术的发展，信息系统逐渐取代传统手工业务系统，但纸质档案管理仍然是重中之重，传统的档案管理给管理人员的日常工作以及档案查询造成了极大的不方便，如何建立实体档案与电子档案对应关系实现快速查询一直是系统重点。

发明内容

因此，为了解决上述不足，本发明在此提供一种档案管理系统及管理操作方法；本发明所述系统是通过档案旋转存放单元实现档案的旋转、分层分类存放；再通过手机APP终端、档案智能操作终端、档案数据服务器等进行信息化操作管理，充分实现将将纸件实体档案与信息化巧妙结合管理，因而提高了档案的存储管理的方便性和高效性。

本发明是这样实现的，构造一种档案管理系统，包括档案旋转存放单元，用于实现档案的旋转、分层分类存放；

还包括档案数据服务器，用于实现档案收取过程的管理操作；

还包括档案智能操作终端，用于人员借阅和归还档案时的相关操作，并能与档案数据服务器通信；

还包括管控主机，能够与档案数据服务器通信，接受档案数据服务器发送过来的相关消息，根据消息对档案旋转存放单元进行控制；

还包括手机APP终端，借阅前用于对档案情况进行查询，手机APP终端还与档案数据服务器通信，实现档案借阅请求和信息反馈。

作为上述技术方案的改进，所述一种档案管理系统，所述档案智能操作终端整体支撑系统支撑，支撑系统包括支架底座、电机、电机架、转动丝杆、轨道槽、下支撑柱、支撑连接杆；支架底座整体为L型，电机架、转动丝杆、轨道槽和下支撑柱分别设置在支架底座上；下支撑柱靠近支架底座的端部，下支撑柱的上端通过合页与档案智能操作终端的下端处保持活动连接，档案智能操作终端的上端背部通过合页与支撑连接杆的上端保持活动连接，支撑连接杆的另一端通过合页与丝杆套筒保持活动连接，丝杆套筒穿套在转动丝杆上，丝杆套筒对应于轨道槽内上下滑动，电机安装在电机架上，电机的转动端通过传输与转动丝杆连接并带动其转动，转动丝杆的下端置于轴承中。

作为上述技术方案的改进，所述一种档案管理系统，档案智能操作终端包括外壳和内部的控制部分，控制部分包括控制模块、电源管控模块、触摸显示屏、储存单元、通信单元；电源管控模块的输出连接控制模块，控制模块的输出连接触摸显示屏、储存单元和通信单元；同时指纹识别模块和证件识别单元分别与控制模块的输入端连接。

作为上述技术方案的改进，所述一种档案管理系统，档案旋转存放单元具有外部的透明的档案旋转存放柜体、旋转电机、档案旋转吊板、固定连接件、档案吊杆、档案存放腔盒；旋转电机位于档案旋转存放柜体顶部内或外，旋转电机的转动端与档案旋转吊板连接成整体，档案旋转吊板的下方通过固定连接件连接多组档案吊杆，每组档案吊杆上层叠固定有多组档案存放腔盒；旋转电机接收所述管控主机的控制。

一种档案管理操作方法，档案管理方法如下：档案借阅人员通过手机APP终端输入查询所要借阅的档案名称和时间，以此评判所要借阅的档案在对应的时间是否在馆内；如果所借档案存在的话，由手机APP终端向档案数据服务器提出档案借阅请求，同时输入归还时间，然后输入借阅人的身份信息，该身份信息上传至档案数据服务器中；此时，档案数据服务器向手机APP终端反馈借阅信息，通知其取档案的时间和相关事项；

当借阅人员前往之后，先通过档案智能操作终端的指纹识别模块录入借阅人员的指纹信息，在通过证件识别单元扫描借阅人员的身份证信息，该身份信息会及时上传至档案数据服务器，由档案数据服务器对此进行核实，评判是否是之前预约的人员；如果是之前预约的人员则向管控主机发送档案取出通知，告知其所取档案的位置信息；管控主机控制对应的旋转电机转动，将所取档案转向出来，正对柜门，便于人员直接取出；

当人员归还档案时，先通过档案智能操作终端提出归还请求，档案数据服务器向管控主机发送档案归还通知，告知其所还档案应存放的位置，同时管控主机控制对应的旋转电机转动，将所还档案的位置转向出来，正对柜门，便于人员直接存放，档案数据服务器再向手机APP终端发送档案归还成功的回馈信息。

本发明具有如下优点：本发明相对于现有同类型系统来讲，具有如下改进及优点：

其1，本发明通过改进在此提供一种档案管理系统，本系统包括档案旋转存放单元，用于实现档案的旋转、分层分类存放；

本发明系统的档案管理方法如下：档案借阅人员通过手机APP终端输入查询所要借阅的档案名称和时间，以此评判所要借阅的档案在对应的时间是否在馆内；如果所借档案存在的话，由手机APP终端向档案数据服务器提出档案借阅请求，同时输入归还时间，然后输入借阅人的身份信息，该身份信息上传至档案数据服务器中；此时，档案数据服务器向手机APP终端反馈借阅信息，通知其取档案的时间和相关事项；

本发明所述系统是通过档案旋转存放单元实现档案的旋转、分层分类存放；再通过手机APP终端、档案智能操作终端、档案数据服务器等进行信息化操作管理，充分实现将将纸件实体档案与信息化巧妙结合管理，因而提高了档案的存储管理的方便性和高效性。

其2，在本发明所述一种档案管理系统中，如图2所示，所述档案智能操作终端整体支撑系统支撑，支撑系统包括支架底座、电机、电机架、转动丝杆、轨道槽、下支撑柱、支撑连接杆；支架底座整体为L型，电机架、转动丝杆、轨道槽和下支撑柱分别设置在支架底座上；下支撑柱靠近支架底座的端部，下支撑柱的上端通过合页与档案智能操作终端的下端处保持活动连接，档案智能操作终端的上端背部通过合页与支撑连接杆的上端保持活动连接，支撑连接杆的另一端通过合页与丝杆套筒保持活动连接，丝杆套筒穿套在转动丝杆上，丝杆套筒对应于轨道槽内上下滑动，电机安装在电机架上，电机的转动端通过传输与转动丝杆连接并带动其转动，转动丝杆的下端置于轴承中。采用这种支撑结构的好处是可调节档案智能操作终端整体的显示角度。

其3，在本发明所述一种档案管理系统中，档案智能操作终端包括外壳和内部的控制部分，控制部分包括控制模块、电源管控模块、触摸显示屏、储存单元、通信单元；电源管控模块的输出连接控制模块，控制模块的输出连接触摸显示屏、储存单元和通信单元；同时指纹识别模块和证件识别单元分别与控制模块的输入端连接。当借阅人员前往档案馆后，先通过档案智能操作终端的指纹识别模块录入借阅人员的指纹信息，在通过证件识别单元扫描借阅人员的身份证信息，该身份信息会及时上传至档案数据服务器，由档案数据服务器对此进行核实，评判是否是之前预约的人员。

其4，在本发明所述一种档案管理系统中，档案旋转存放单元具有外部的透明的档案旋转存放柜体、旋转电机、档案旋转吊板、固定连接件、档案吊杆、档案存放腔盒；旋转电机位于档案旋转存放柜体顶部内或外，旋转电机的转动端与档案旋转吊板连接成整体，档案旋转吊板的下方通过固定连接件连接多组档案吊杆，每组档案吊杆上层叠固定有多组档案存放腔盒；旋转电机接收所述管控主机的控制。实施过程中，由档案数据服务器向管控主机发送档案取出或归还通知，告知其所还档案应存放的位置，同时管控主机控制对应的旋转电机转动，将所还档案的位置转向出来，使其正对柜门，便于存入或取出。

附图说明

图1是本发明档案管理系统整体框图；

图2是本发明中档案智能操作终端整体支撑系统示意图；

图3是本发明中档案智能操作终端系统框图；

图4是本发明档案旋转存放单元外部示意图；

图5-图6是本发明档案旋转存放单元内部示意图。

其中：档案旋转存放单元10，档案数据服务器20，档案智能操作终端30，管控主机40，手机APP终端70，支架底座31、电机32、电机架33、转动丝杆34、轨道槽35、下支撑柱36、支撑连接杆37，丝杆套筒38，控制模块51，电源管控模块52，触摸显示屏53，储存单元54，通信单元55，指纹识别模块56和证件识别单元57，档案旋转存放柜体61，旋转电机62，档案旋转吊板63，固定连接件64，档案吊杆65，档案存放腔盒66。

具体实施方式

下面将结合附图1-图6对本发明进行详细说明，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

本发明通过改进在此提供一种档案管理系统，如图1-图6所示，可以按照如下方式予以实施；本系统包括档案旋转存放单元10，用于实现档案的旋转、分层分类存放；

还包括档案数据服务器20，用于实现档案收取过程的管理操作；

还包括档案智能操作终端30，用于人员借阅和归还档案时的相关操作，并能与档案数据服务器20通信；

还包括管控主机40，能够与档案数据服务器20通信，接受档案数据服务器20发送过来的相关消息，根据消息对档案旋转存放单元10进行控制；

还包括手机APP终端70，借阅前用于对档案情况进行查询，手机APP终端70还与档案数据服务器20通信，实现档案借阅请求和信息反馈。

本发明所述系统是通过档案旋转存放单元10实现档案的旋转、分层分类存放；再通过手机APP终端、档案智能操作终端、档案数据服务器20等进行信息化操作管理，充分实现将将纸件实体档案与信息化巧妙结合管理，因而提高了档案的存储管理的方便性和高效性。

在本发明所述一种档案管理系统中，如图2所示，所述档案智能操作终端30整体支撑系统支撑，支撑系统包括支架底座31、电机32、电机架33、转动丝杆34、轨道槽35、下支撑柱36、支撑连接杆37；支架底座31整体为L型，电机架33、转动丝杆34、轨道槽35和下支撑柱36分别设置在支架底座31上；下支撑柱36靠近支架底座31的端部，下支撑柱36的上端通过合页与档案智能操作终端30的下端处保持活动连接，档案智能操作终端30的上端背部通过合页与支撑连接杆37的上端保持活动连接，支撑连接杆37的另一端通过合页与丝杆套筒38保持活动连接，丝杆套筒38穿套在转动丝杆34上，丝杆套筒38对应于轨道槽35内上下滑动，电机32安装在电机架33上，电机32的转动端通过传输与转动丝杆34连接并带动其转动，转动丝杆34的下端置于轴承中。采用这种支撑结构的好处是可调节档案智能操作终端30整体的显示角度。

在本发明所述一种档案管理系统中，档案智能操作终端30包括外壳和内部的控制部分，控制部分包括控制模块51、电源管控模块52、触摸显示屏53、储存单元54、通信单元55；电源管控模块52的输出连接控制模块51，控制模块51的输出连接触摸显示屏53、储存单元54和通信单元55；同时指纹识别模块56和证件识别单元57分别与控制模块51的输入端连接。当借阅人员前往档案馆后，先通过档案智能操作终端30的指纹识别模块56录入借阅人员的指纹信息，在通过证件识别单元57扫描借阅人员的身份证信息，该身份信息会及时上传至档案数据服务器20，由档案数据服务器20对此进行核实，评判是否是之前预约的人员。

在本发明所述一种档案管理系统中，档案旋转存放单元10具有外部的透明的档案旋转存放柜体61、旋转电机62、档案旋转吊板63、固定连接件64、档案吊杆65、档案存放腔盒66；旋转电机62位于档案旋转存放柜体61顶部内或外，旋转电机62的转动端与档案旋转吊板63连接成整体，档案旋转吊板63的下方通过固定连接件64连接多组档案吊杆65，每组档案吊杆65上层叠固定有多组档案存放腔盒66；旋转电机62接收所述管控主机40的控制。实施过程中，由档案数据服务器20向管控主机40发送档案取出或归还通知，告知其所还档案应存放的位置，同时管控主机40控制对应的旋转电机62转动，将所还档案的位置转向出来，使其正对柜门，便于存入或取出。

一种档案管理操作方法，档案管理方法如下：档案借阅人员通过手机APP终端70输入查询所要借阅的档案名称和时间，以此评判所要借阅的档案在对应的时间是否在馆内；如果所借档案存在的话，由手机APP终端70向档案数据服务器20提出档案借阅请求，同时输入归还时间，然后输入借阅人的身份信息，该身份信息上传至档案数据服务器20中；此时，档案数据服务器20向手机APP终端70反馈借阅信息，通知其取档案的时间和相关事项；

当借阅人员前往之后，先通过档案智能操作终端30的指纹识别模块56录入借阅人员的指纹信息，在通过证件识别单元57扫描借阅人员的身份证信息，该身份信息会及时上传至档案数据服务器20，由档案数据服务器20对此进行核实，评判是否是之前预约的人员；如果是之前预约的人员则向管控主机40发送档案取出通知，告知其所取档案的位置信息；管控主机40控制对应的旋转电机62转动，将所取档案转向出来，正对柜门，便于人员直接取出；

当人员归还档案时，先通过档案智能操作终端30提出归还请求，档案数据服务器20向管控主机40发送档案归还通知，告知其所还档案应存放的位置，同时管控主机40控制对应的旋转电机62转动，将所还档案的位置转向出来，正对柜门，便于人员直接存放，档案数据服务器20再向手机APP终端70发送档案归还成功的回馈信息。

本发明相对于现有同类型系统来讲，具有如下改进及优点：

其1，本发明通过改进在此提供一种档案管理系统，本系统包括档案旋转存放单元10，用于实现档案的旋转、分层分类存放；

本发明系统的档案管理方法如下：档案借阅人员通过手机APP终端70输入查询所要借阅的档案名称和时间，以此评判所要借阅的档案在对应的时间是否在馆内；如果所借档案存在的话，由手机APP终端70向档案数据服务器20提出档案借阅请求，同时输入归还时间，然后输入借阅人的身份信息，该身份信息上传至档案数据服务器20中；此时，档案数据服务器20向手机APP终端70反馈借阅信息，通知其取档案的时间和相关事项；

其2，在本发明所述一种档案管理系统中，如图2所示，所述档案智能操作终端30整体支撑系统支撑，支撑系统包括支架底座31、电机32、电机架33、转动丝杆34、轨道槽35、下支撑柱36、支撑连接杆37；支架底座31整体为L型，电机架33、转动丝杆34、轨道槽35和下支撑柱36分别设置在支架底座31上；下支撑柱36靠近支架底座31的端部，下支撑柱36的上端通过合页与档案智能操作终端30的下端处保持活动连接，档案智能操作终端30的上端背部通过合页与支撑连接杆37的上端保持活动连接，支撑连接杆37的另一端通过合页与丝杆套筒38保持活动连接，丝杆套筒38穿套在转动丝杆34上，丝杆套筒38对应于轨道槽35内上下滑动，电机32安装在电机架33上，电机32的转动端通过传输与转动丝杆34连接并带动其转动，转动丝杆34的下端置于轴承中。采用这种支撑结构的好处是可调节档案智能操作终端30整体的显示角度。

其3，在本发明所述一种档案管理系统中，档案智能操作终端30包括外壳和内部的控制部分，控制部分包括控制模块51、电源管控模块52、触摸显示屏53、储存单元54、通信单元55；电源管控模块52的输出连接控制模块51，控制模块51的输出连接触摸显示屏53、储存单元54和通信单元55；同时指纹识别模块56和证件识别单元57分别与控制模块51的输入端连接。当借阅人员前往档案馆后，先通过档案智能操作终端30的指纹识别模块56录入借阅人员的指纹信息，在通过证件识别单元57扫描借阅人员的身份证信息，该身份信息会及时上传至档案数据服务器20，由档案数据服务器20对此进行核实，评判是否是之前预约的人员。

其4，在本发明所述一种档案管理系统中，档案旋转存放单元10具有外部的透明的档案旋转存放柜体61、旋转电机62、档案旋转吊板63、固定连接件64、档案吊杆65、档案存放腔盒66；旋转电机62位于档案旋转存放柜体61顶部内或外，旋转电机62的转动端与档案旋转吊板63连接成整体，档案旋转吊板63的下方通过固定连接件64连接多组档案吊杆65，每组档案吊杆65上层叠固定有多组档案存放腔盒66；旋转电机62接收所述管控主机40的控制。实施过程中，由档案数据服务器20向管控主机40发送档案取出或归还通知，告知其所还档案应存放的位置，同时管控主机40控制对应的旋转电机62转动，将所还档案的位置转向出来，使其正对柜门，便于存入或取出。

对所公开的实施例的上述说明，使本领域专业技术人员能够实现或使用本发明。对这些实施例的多种修改对本领域的专业技术人员来说将是显而易见的，本文中所定义的一般原理可以在不脱离本发明的精神或范围的情况下，在其它实施例中实现。因此，本发明将不会被限制于本文所示的这些实施例，而是要符合与本文所公开的原理和新颖特点相一致的最宽的范围。

Claims

1.一种档案管理系统，其特征在于；包括档案旋转存放单元（10），用于实现档案的旋转、分层分类存放；

还包括档案数据服务器（20），用于实现档案收取过程的管理操作；

还包括档案智能操作终端（30），用于人员借阅和归还档案时的相关操作，并能与档案数据服务器（20）通信；

还包括管控主机（40），能够与档案数据服务器（20）通信，接受档案数据服务器（20）发送过来的相关消息，根据消息对档案旋转存放单元（10）进行控制；

还包括手机APP终端（70），借阅前用于对档案情况进行查询，手机APP终端（70）还与档案数据服务器（20）通信，实现档案借阅请求和信息反馈。

2.根据权利要求1所述一种档案管理系统，其特征在于；所述档案智能操作终端（30）整体支撑系统支撑，支撑系统包括支架底座（31）、电机（32）、电机架（33）、转动丝杆（34）、轨道槽（35）、下支撑柱（36）、支撑连接杆（37）；支架底座（31）整体为L型，电机架（33）、转动丝杆（34）、轨道槽（35）和下支撑柱（36）分别设置在支架底座（31）上；下支撑柱（36）靠近支架底座（31）的端部，下支撑柱（36）的上端通过合页与档案智能操作终端（30）的下端处保持活动连接，档案智能操作终端（30）的上端背部通过合页与支撑连接杆（37）的上端保持活动连接，支撑连接杆（37）的另一端通过合页与丝杆套筒（38）保持活动连接，丝杆套筒（38）穿套在转动丝杆（34）上，丝杆套筒（38）对应于轨道槽（35）内上下滑动，电机（32）安装在电机架（33）上，电机（32）的转动端通过传输与转动丝杆（34）连接并带动其转动，转动丝杆（34）的下端置于轴承中。

3.根据权利要求1或2所述一种档案管理系统，其特征在于；档案智能操作终端（30）包括外壳和内部的控制部分，控制部分包括控制模块（51）、电源管控模块（52）、触摸显示屏（53）、储存单元（54）、通信单元（55）；电源管控模块（52）的输出连接控制模块（51），控制模块（51）的输出连接触摸显示屏（53）、储存单元（54）和通信单元（55）；同时指纹识别模块（56）和证件识别单元（57）分别与控制模块（51）的输入端连接。

4.根据权利要求1所述一种档案管理系统，其特征在于；档案旋转存放单元（10）具有外部的透明的档案旋转存放柜体（61）、旋转电机（62）、档案旋转吊板（63）、固定连接件（64）、档案吊杆（65）、档案存放腔盒（66）；旋转

电机（62）位于档案旋转存放柜体（61）顶部内或外，旋转电机（62）的转动端与档案旋转吊板（63）连接成整体，档案旋转吊板（63）的下方通过固定连接件（64）连接多组档案吊杆（65），每组档案吊杆（65）上层叠固定有多组档案存放腔盒（66）；旋转电机（62）接收所述管控主机（40）的控制。

5.一种档案管理操作方法，其特征在于；档案管理方法如下：档案借阅人员通过手机APP终端（70）输入查询所要借阅的档案名称和时间，以此评判所要借阅的档案在对应的时间是否在馆内；如果所借档案存在的话，由手机APP终端（70）向档案数据服务器（20）提出档案借阅请求，同时输入归还时间，然后输入借阅人的身份信息，该身份信息上传至档案数据服务器（20）中；此时，档案数据服务器（20）向手机APP终端（70）反馈借阅信息，通知其取档案的时间和相关事项；

当借阅人员前往之后，先通过档案智能操作终端（30）的指纹识别模块（56）录入借阅人员的指纹信息，在通过证件识别单元（57）扫描借阅人员的身份证信息，该身份信息会及时上传至档案数据服务器（20），由档案数据服务器（20）对此进行核实，评判是否是之前预约的人员；如果是之前预约的人员则向管控主机（40）发送档案取出通知，告知其所取档案的位置信息；管控主机（40）控制对应的旋转电机（62）转动，将所取档案转向出来，正对柜门，便于人员直接取出；

当人员归还档案时，先通过档案智能操作终端（30）提出归还请求，档案数据服务器（20）向管控主机（40）发送档案归还通知，告知其所还档案应存放的位置，同时管控主机（40）控制对应的旋转电机（62）转动，将所还档案的位置转向出来，正对柜门，便于人员直接存放，档案数据服务器（20）再向手机APP终端（70）发送档案归还成功的回馈信息。