CN111488404A - 一种在Excel中快速编制监测报表的方法 - Google Patents
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Abstract
一种在Excel中快速编制监测报表的方法，包括步骤：1)新建Excel表格，在Excel表格中编入所需的报表格式；2)将所需监测周期内的监测日报存放于固定文件夹内，在Excel表格中通过Power Query新建查询，指定该固定文件夹，转换数据，且添加自定义公式以实时刷新数据；3)对数据库中的文件进行批量筛选，利用数据透视表生成监测报表；利用数据透视图生成沉降监测数据图；4)利用Excel函数公式编写监测总结。该方法能够大程度地减轻监测内业报表编制的压力，减少人工操作，减少出错率，同时节约编制报表所花费的时间，提高工作效率。
Description
技术领域
本发明涉及地铁施工监测数据编制筛选技术领域，尤其涉及到一种在Excel中快速编制监测报表的方法。
背景技术
针对地铁施工监测，监测报表(监测周报、月报)广泛采用的是使用Excel软件记录配合人工进行数据的汇总和处理，将监测周期内的数据人为地汇总，然后加以筛选、剔除得到需要的基础数据，然后在这份基础数据上进行分类汇总得到我们所需要的报表。
这种监测报表的编制方式存在一定的局限性：(1)需要将监测周期内的每期监测数据人工打开并筛选、汇总。这种人工数据汇总的方式重复性太高且在人工汇总的过程中容易出错。(2)在监测报表的编制中，人工汇总数据效率低下，大量重复性的工作占据了大量的编制时间。
发明内容
为了解决上述技术问题，本发明提供了一种在Excel中快速编制监测报表的方法，该方法能够大程度地减轻监测内业报表编制的压力，减少人工操作，减少出错率，同时节约编制报表所花费的时间，提高工作效率。
为了实现上述目的，本发明所采用的技术方案为：提供了一种在Excel中快速编制监测报表的方法，包括以下步骤：
1)新建Excel表格，在Excel表格中编入所需的报表格式；
2)将所需监测周期内的监测日报存放于固定文件夹内，在Excel表格中通过PowerQuery新建查询，指定该固定文件夹，转换数据，且添加自定义公式以实时刷新数据；
3)对数据库中的文件进行批量筛选，利用数据透视表生成监测报表；利用数据透视图生成沉降监测数据图；
4)利用Excel函数公式编写监测总结。
作为本发明的进一步改进，步骤1)中，所述报表格式包括监测封面、监测总结、监测单次沉降周报、监测累积沉降周报、沉降监测数据图中的任意一种或者多种组合。
作为本发明的进一步改进，步骤2)中，所述监测日报的文件名以日期开头。
作为本发明的进一步改进，步骤2)中，在通过Power Query新建查询之前，在Excel表格中新建一个工作表作为Power Query汇总及初步筛选统计后的数据的显示区域。
作为本发明的进一步改进，步骤2)中，转换数据后进到Power Query界面中，将除Content列与Name列之外的其余各列删除，将Name列按10个字符数分列得到日期列和文件名列，然后删除文件名列还剩下Content列与新分列出的日期列，此时插入可实现数据刷新的自定义公式＝Excel.Workbook([Content])，得到自定义列，然后删除Content列。
作为本发明的进一步改进，步骤3)中，展开自定义列，得到数据表名称列和数据列，将数据表名称列筛选为监测数据所在数据表，展开数据列删除不需要的数据列，将需要的数据列调整至相应的数据格式，复制并合并日期和点名列形成新的序列，按序列、日期、点名、单次沉降、累积沉降、沉降速率的顺序排列好上载至Excel表格中，至此完成监测报表的初步筛选和统计汇总。
作为本发明的进一步改进，步骤3)中，还包括添加数据条以实现数据可视化。
作为本发明的进一步改进，步骤3)中，选择之前利用Power Query所汇总的数据区域，字段选择分别以点名为图例，日期为轴，累积沉降量为值选择最大值选项，日期字段因监测报表过长容易产生组合字段，只需要取消组合即可，反之若需要则可自行组合，沉降监测数据图编制完成，此后若需刷新沉降监测数据图同样只需要刷新全部数据即可。
作为本发明的进一步改进，步骤4)中，在相应的位置编制公式提取数据以获得自动更新，通过Excel自带的函数公式自动查找各项最值及相应数据，至此监测报表实现自动更新。
作为本发明的进一步改进，步骤4)中，所述公式包括VLOOKUP、COUNTA、OFFSET、MAX、MIN、IF、IFNA、ABS、ROUND、TEXT中的任意一种或者多种组合。
本发明的有益效果为：通过上述方法，只需将所需汇总的监测周期内的文件存放于固定文件夹内而不需要逐个打开并复制粘贴数据；监测数据可根据固定文件夹内文件的更改而更新；数据处理自动化无需手动编辑，图表自动更新无需单独绘制。本发明能够使数据处理自动化，减少人工操作，解决了监测报表因时间跨度大导致需处理的数据多、处理繁杂、统计分析消耗时间较长的问题。本发明所使用的报表格式可任意转变，使用者可以任意定制所需要的个性化报表模板。每次刷新都会从固定地址获取实时数据，高效的生成报表数据，大大提高工作效率，减少监测内业所需的时间。使用自动计算公式降低了在数据统计汇总的过程中人工操作可能会出现的失误，提高了数据的准确性。
附图说明
图1为本发明所述方法流程示意图；
图2为本发明所述函数公式示意图；
图3为本发明所述监测封面示意图；
图4为本发明所述监测总结示意图；
图5为本发明所述单次沉降周报示意图；
图6为本发明所述累积沉降周报示意图；
图7为本发明所述沉降监测数据图。
具体实施方式
下面结合具体实施例对本发明作进一步说明。
一种在Excel中快速编制监测报表的方法，流程如图1所示，包括以下步骤：
以上所举实施例仅用来方便举例说明本发明，并非对本发明作任何形式上的限制，任何所属技术领域中具有通常知识者，若在不脱离本发明所提技术特征的范围内，利用本发明所揭示技术内容所作出局部更动或修饰的等效实施例，并且未脱离本发明的技术特征内容，均仍属于本发明技术特征的范围内。
1)新建Excel表格，在Excel表格中编入所需的报表格式。具体地，所述报表格式包括监测封面、监测总结、监测单次沉降周报、监测累积沉降周报、沉降监测数据图中的任意一种或者多种组合。所述监测日报的文件名以日期开头。
2)将所需监测周期内的监测日报存放于固定文件夹内，在Excel表格中通过PowerQuery新建查询，指定该固定文件夹，转换数据，且添加自定义公式以实时刷新数据。具体地，所述监测日报的文件名以日期开头。在通过Power Query新建查询之前，在Excel表格中新建一个工作表作为Power Query汇总及初步筛选统计后的数据的显示区域。转换数据后进到Power Query界面中，将除Content列与Name列之外的其余各列删除，将Name列按10个字符数分列得到日期列和文件名列，然后删除文件名列还剩下Content列与新分列出的日期列，此时插入可实现数据刷新的自定义公式＝Excel.Workbook([Content])，得到自定义列，然后删除Content列。
3)对数据库中的文件进行批量筛选，利用数据透视表生成监测报表；利用数据透视图生成沉降监测数据图；添加数据条以实现数据可视化。具体地，进行批量筛选时，展开自定义列，得到数据表名称列和数据列，将数据表名称列筛选为监测数据所在数据表，展开数据列删除不需要的数据列，将需要的数据列调整至相应的数据格式，复制并合并日期和点名列形成新的序列，按序列、日期、点名、单次沉降、累积沉降、沉降速率的顺序排列好上载至Excel表格中，至此完成监测报表的初步筛选和统计汇总。具体地，生成沉降监测数据图时，选择之前利用Power Query所汇总的数据区域，字段选择分别以点名为图例，日期为轴，累积沉降量为值选择最大值选项，日期字段因监测报表过长容易产生组合字段，只需要取消组合即可，反之若需要则可自行组合，沉降监测数据图编制完成，此后若需刷新沉降监测数据图同样只需要刷新全部数据即可。
4)利用Excel函数公式编写监测总结。具体地，在相应的位置编制公式提取数据以获得自动更新，通过Excel自带的函数公式自动查找各项最值及相应数据，至此监测报表实现自动更新。如图2所示，所述公式包括VLOOKUP、COUNTA、OFFSET、MAX、MIN、IF、IFNA、ABS、ROUND、TEXT中的任意一种或者多种组合。
至此，本发明完成了除施工进度以外所有不需根据当前生产情况进行说明的自动编制及更新，此后的监测报表的更新仅需更新数据库文件夹内的监测日报文件刷新数据以及修改施工进度、监测总结日期即可完成监测报表的编制，所编制得到的报表如图3-7所示。
综上所述，本发明已如说明书及图示内容，编制多期监测报表，从使用测试的效果看，可证明本发明能达到其所预期之目的，实用性价值乃毋庸置疑。以上所举实施例仅用来方便举例说明本发明，并非对本发明作任何形式上的限制，任何所属技术领域中具有通常知识者，若在不脱离本发明所提技术特征的范围内，利用本发明所揭示技术内容所作出局部更动或修饰的等效实施例，并且未脱离本发明的技术特征内容，均仍属于本发明技术特征的范围内。
Claims (10)
1.一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于包括以下步骤：
1)新建Excel表格，在Excel表格中编入所需的报表格式；
2)将所需监测周期内的监测日报存放于固定文件夹内，在Excel表格中通过PowerQuery新建查询，指定该固定文件夹，转换数据，且添加自定义公式以实时刷新数据；
3)对数据库中的文件进行批量筛选，利用数据透视表生成监测报表；利用数据透视图生成沉降监测数据图；
4)利用Excel函数公式编写监测总结。
2.根据权利要求1所述的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤1)中，所述报表格式包括监测封面、监测总结、监测单次沉降周报、监测累积沉降周报、沉降监测数据图中的任意一种或者多种组合。
3.根据权利要求1所述的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤2)中，所述监测日报的文件名以日期开头。
4.根据权利要求1所述的的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤2)中，在通过Power Query新建查询之前，在Excel表格中新建一个工作表作为PowerQuery汇总及初步筛选统计后的数据的显示区域。
5.根据权利要求4所述的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤2)中，转换数据后进到Power Query界面中，将除Content列与Name列之外的其余各列删除，将Name列按10个字符数分列得到日期列和文件名列，然后删除文件名列还剩下Content列与新分列出的日期列，此时插入可实现数据刷新的自定义公式＝Excel.Workbook([Content])，得到自定义列，然后删除Content列。
6.根据权利要求5所述的的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤3)中，展开自定义列，得到数据表名称列和数据列，将数据表名称列筛选为监测数据所在数据表，展开数据列删除不需要的数据列，将需要的数据列调整至相应的数据格式，复制并合并日期和点名列形成新的序列，按序列、日期、点名、单次沉降、累积沉降、沉降速率的顺序排列好上载至Excel表格中，至此完成监测报表的初步筛选和统计汇总。
7.根据权利要求1所述的的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤3)中，还包括添加数据条以实现数据可视化。
8.根据权利要求1所述的的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤3)中，选择之前利用Power Query所汇总的数据区域，字段选择分别以点名为图例，日期为轴，累积沉降量为值选择最大值选项，日期字段因监测报表过长容易产生组合字段，只需要取消组合即可，反之若需要则可自行组合，沉降监测数据图编制完成，此后若需刷新沉降监测数据图同样只需要刷新全部数据即可。
9.根据权利要求1所述的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤4)中，在相应的位置编制公式提取数据以获得自动更新，通过Excel自带的函数公式自动查找各项最值及相应数据，至此监测报表实现自动更新。
10.根据权利要求9所述的一种在Excel中快速编制监测报表的方法，其特征在于：步骤4)中，所述公式包括VLOOKUP、COUNTA、OFFSET、MAX、MIN、IF、IFNA、ABS、ROUND、TEXT中的任意一种或者多种组合。
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