CN111160999A

CN111160999A - 一种票据协同管理方法及系统

Info

Publication number: CN111160999A
Application number: CN201911232378.3A
Authority: CN
Inventors: 胡文彬; 孙淏添; 岳强; 王立; 王兆强; 方里嘉
Original assignee: Guoxin Electronic Bill Platform Information Service Co ltd
Current assignee: Guoxin Electronic Bill Platform Information Service Co ltd
Priority date: 2019-12-05
Filing date: 2019-12-05
Publication date: 2020-05-15
Anticipated expiration: 2039-12-05
Also published as: CN111160999B

Abstract

本发明通过提供一种票据协同管理方法及系统，实现采购方和供应商之间发票开具和核验的协同处理；针对供应商来说，通过在开具票据之前进行预开票，防止了票据的错开现象，对采购方来说，通过核验发票电子版式文件，防止了票据的虚开和丢失现象；另外利用本系统时，供应商通过批量将采购方订单信息导入其系统，通过各个模块的相互协同根据采购方的开票信息，进行集中开票和票据管理；同时，采购方对供应商的预开票信息及票据文件进行审核修正，实现对供应商开票流程的跟踪管理及票据真伪、一致性校验。

Description

一种票据协同管理方法及系统

技术领域

本发明涉及财务信息化领域，具体是涉及一种票据协同管理方法及系统。

背景技术

随着社会的发展，采购方和供应商的之间的财务信息往来越来越频繁，采购方向供应商采购商品或服务后，需要供应商开具相应的票据凭证，如电子发票和纸质发票等。但是目前在大多数采购过程中，采购方采购和供应商开票是两个独立的流程，并没有进行协同管理。对供应商来说，缺少对多个不同采购方的集中管理，开票繁琐，效率低下；对采购方来说，缺少对供应商开票流程的跟踪管理，容易发生错开、虚开、丢票等问题。

发明内容

因此，本发明的目的在于克服上述现有技术的缺陷，提供一种能够实现采购方和供应方协同交互的票据协同管理方法及系统。

本发明的目的是通过以下技术方案实现的：

一种票据协同管理方法，用于采购方和供应商之间的协同管理，包括如下步骤：

S1、采购方将需开票的订单信息发送给订单对应的供应商；

S2、供应商根据接收到的订单信息进行预开票，并将预开票信息反馈给采购方；

S3、采购方对供应商反馈的预开票信息进行审核，并将审核结果发送给供应商；

S4、供应商根据接收到的审核结果开具发票同时生成发票电子版式文件，并将发票电子版式文件发送给采购方；

S5、采购方根据接收到的发票电子版式文件，查验票据真伪，并与采购方订单信息、入库信息进行信息一致性对比。

其中，所述步骤S2中预开票信息是以票据版式生成的电子文件。

其中，所述步骤S3包括如下步骤：

S31、采购方将供应商反馈的预开票信息与订单信息进行对比；

S32、若对比结果一致，则将开票确认信息发送给供应商，若对比结果不一致，则对预开票信息进行修正，并将修正之后的预开票信息及开票确认信息发送给供应商。

其中，所述订单信息包括采购方名称、税号、商品、服务名称和/或金额中的一项或多项。

根据本发明的另一个方面，本发明提供了一种票据协同管理系统，用于采购方和供应商之间对票据进行协同管理，包括采购方系统和供应商系统，采购方系统包括：

订单信息推送模块，用于将采购方系统的订单信息推送给订单对应的供应商系统；

预开票审核模块，用于接收来自供应商的预开票信息，对预开票信息进行审核，并将审核结果反馈给供应商系统；

票据采集模块，用于收集来自供应商系统返回的发票电子版式文件；

票据核验模块，用于查验票据真伪，并与采购方订单信息、入库信息进行信息一致性对比；

供应商系统包括：

订单信息获取模块，用于获取采购方订单信息；

预开票模块，用于根据订单信息进行预开票，并将预开票信息发送给采购方系统；

开票模块，用于根据来自采购方系统的审核结果开具发票，生成发票电子版式文件；

票据推送模块，用于将发票电子版式文件发送给采购方系统。

采购方系统包括一个或多个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元。

供应商系统包括一个或多个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元。

其中，采购方系统包括一个或多个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元；供应商系统包括一个或多个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元。

与现有技术相比，本发明的优点在于：

附图说明

以下参照附图对本发明实施例作进一步说明，其中：

图1为根据本发明实施例进行票据协同管理的工作流程图；

图2为根据本发明实施例的票据协同管理系统模块示意图；

图3为根据本发明实施例结合票据协同管理系统的票据协同管理方法的工作流程图。

具体实施方式

为了使本发明的目的，技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图通过具体实施例对本发明进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。

当今社会中采购方和供应商之间的信息交互越来越频繁，票据往来是采购方和供应商之间信息交互的主要途径之一，现有技术中票据往来的流程如下：首先由采购方向供应商发送其所需的货物订单或者服务订单；然后供应商根据订单提供相应的货物或者服务并同时开具相应的票据凭证，如电子发票或纸质发票；也就是说两个流程之间是相互独立的，并没有进行协同管理，这对供应商来说，如果出现开错的情况又需要重新开具，同时缺少对多个不同采购方的集中管理，开票繁琐，效率低下；而对采购方来说，由于缺少对供应商开票流程的跟踪管理，容易发生错开、虚开、丢票等问题。

下面结合附图详细说明本发明。

附图中所示的方框图仅仅是功能实体示例，不一定必须与物理上独立的实体相对应，即，可以采用软件形式来实现这些功能实体，或在一个或多个硬件模块或集成电路中实现这些功能实体，或在不同网络和/或处理器装置和/或微控制器装置中实现这些功能实体。

附图中所示的流程图也仅是示例性说明，不是必须包括所有的内容和操作/步骤，也不是必须按所描述的顺序执行。例如，有的操作/步骤还可以分解，而有的操作/步骤可以合并或部分合并，因此实际执行的顺序有可能根据实际情况改变。

根据本发明的一个实施例，如图1所示，采用本发明的票据协同管理方法对票据进行协同管理，概括的说，包括如下步骤：

步骤一、由采购方将需要开票的订单信息发送给供应商，其中，订单信息包括采购方名称、税号、商品或服务名称、数量以及金额等；

步骤二、供应商接收订单信息，根据订单信息中的采购方名称、税号、商品或服务名称、数量以及金额等，生成包含上述信息的预开票信息，并将预开票信息发送给采购方；

步骤三、采购方接收预开票信息，根据订单信息对预开票信息中包含的采购方名称、税号、商品或服务名称、数量以及金额等信息进行审核并将审核结果反馈给供应商；如果预开票信息与订单信息一致，则采购方直接向供应商发出确认开票信息；如果预开票信息与订单信息不一致或采购方发现有其他错误，采购方则修改预开票信息并将修改后的预开票信息和确认开票信息一并发送给供应商；

步骤四、供应商接收审核结果，根据审核结果开具发票，同时制作生成发票电子版式文件，并将发票电子版式文件发送给采购方；其中应注意的是，若采购方对预开票信息进行了修改，则用采购修改之后的预开票信息进行开票；电子发票版式文件中的信息包括预开票信息中的所有项目内容，例如，预开票信息中包含了采购方名称、税号、商品或服务名称、数量以及金额等信息，则发票电子版式文件中也应当包含这些信息；

步骤五、采购方接收发票电子版式文件，提取票据基本信息，根据票据基本信息，从税局电子底账库查询对应发票的票据基本信息，并与预存的订单信息、入库信息进行对比核验，核验过程包括采购方名称是否一致，税号是否相同，商品或服务名称是否和实际情况一致，数量及金额是否对应等。

应当指出，本发明方法并不仅限于上述实施例，在实际使用过程中，根据实际应用需求可以实现一个采购方和一个供应商之间、一个采购方和多个供应商之间以及多个采购方与一个供应商之间的协同管理。

根据本发明方法的一个示例，采购方为采购方1，而供应商包括供应商1、供应商2、供应商3。

采购方1对供应商1发出订单A、采购方1对供应商2发出订单B、采购方1对供应商3发出订单C，其协同管理步骤如下：

T1、由采购方1分别将订单A、B、C的信息推送给供应商1、供应商2、供应商3；

T2、供应商1、供应商2、供应商3各自进行预开票，生成预开票信息A1、B1、C1，并将预开票信息A1、B1、C1发送给采购方1；

T3、采购方1对预开票信息A1、B1、C1分别进行审核，并将预开票信息A1、B1、C1的审核结果分别反馈给对应的供应商1、供应商2、供应商3；

T4、供应商1、供应商2、供应商3根据审核结果开票，同时制作生成发票电子版式文件A2、B2、C2；

T5、供应商1、供应商2、供应商3分别将发票电子版式文件A2、B2、C2推送给采购方1；

T6、采购方1分别采集发票电子版式文件A2、B2、C2中的票据基本信息，并对A2、B2、C2中的票据基本信息分别进行核验。

根据本发明方法的另一个示例，当采购方包括采购方2、采购方3、采购方4，而供应商为供应商4时。

采购方2对供应商4发出订单D、采购方3对供应商4发出订单E、采购方4对供应商4发出订单F，其协同管理步骤如下：

P1、由采购方2、采购方3、采购方4分别将订单D、E、F的信息推送给供应商4；

P2、供应商4根据订单D、E、F的信息分别进行预开票，生成预开票信息D1、E1、F1，并将D1、E1、F1分别发送给采购方2、采购方3、采购方4；

P3、采购方2、采购方3、采购方4分别对预开票信息D1、E1、F1进行审核，并将审核结果反馈给供应商4；

P4、供应商4根据接收到的对应的审核结果开票，同时制作生成发票电子版式文件D2、E2、F2；

P5、供应商4将发票电子版式文件D2、E2、F2分别推送给采购方2、采购方3、采购方4；

P6、采购方2、采购方3、采购方4分别采集发票电子版式文件D2、E2、F2中的票据基本信息，并分别对发票电子版式文件D2、E2、F2的票据基本信息进行核验。

根据本发明的另一个实施例，如图2所示，本发明的票据协同管理系统，以一个采购方系统和一个供应商系统为示例；采购方系统中嵌入式安装或连接有一个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元，供应商系统中嵌入式安装或连接有由一个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元，利用上述采购方系统和供应商系统对票据进行协同管理，其步骤可按照图3所示顺序进行。

采购方系统中的订单信息推送模块将采购方从供应商处购买商品或服务的订单信息推送给供应商系统。其中订单信息包括采购方名称、税号、商品或者服务名称、数量以及金额等信息。

供应商系统中的订单信息获取模块获取采购方系统推送的商品或服务的订单信息，并将订单信息发送给预开票模块。

供应商系统中的预开票模块根据订单信息获取对应的采购方订单信息生成预开票信息，例如获取采购方的抬头信息等生成预开票信息，并将预开票信息发送给采购方系统。

采购方系统中的预开票审核模块接收来自供应商的预开票信息，同时采购方可以派出专人或由系统自动审核供应商系统生成的预开票信息，审核开票项目、金额、抬头等信息是否有误，若在审核过程发现有错误的话，采购方直接对这些错误信息进行修正，将修正之后的预开票信息和确认开票信息发送给供应商，若在审核过程中没有发现错误的话，采购方直接发出确认开票信息。

供应商系统中的预开票模块接收采购方系统的审核结果，若接收到的结果为确认开票的话就直接将预开票信息发送给开票模块，若接收到的结果为采购方对预开票信息进行了修正，则将修正后的预开票信息发送给开票模块。

供应商系统中的开票模块根据审核结果开具票据，具体为调用税控盘完成电子发票或纸质发票的开具，同时开票模块根据开票信息生成对应的发票电子版式文件，发票电子版式文件是和电子发票版式相同或与纸质发票版式相同但是没有签章的文件，并将发票电子版式文件发送给票据推送模块。

供应商系统中的票据推送模块接收发票电子版式文件，并将发票电子版式文件推送给采购方系统。

采购方系统中的票据采集模块接收发票电子版式文件，并利用发票识别技术如OCR识别技术对发票电子版式文件进行识别，同时根据识别结果提取发票电子版式文件中的票据基本信息(包括：采购方名称、税号、商品、服务名称、数量、金额等信息)，并将提取到的票据基本信息发送给票据核验模块。

采购方系统中的票据核验模块根据接收到由票据采集模块从发票电子版式文件中提取的各种信息，从税局电子底账库查询对应的发票信息，若能够在税局电子底账库查询到该发票信息，则证明不存在虚开；将发票电子版式文件中的票据基本信息与查询到的发票中票据基本信息进行一一对应比较，避免出现错开。

根据本发明系统的一个示例，采购方系统为采购方系统5，供应商系统包括供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7，采购方系统5中安装有三个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元，每一个单元分别对应一个供应商系统；供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7中均安装有一个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元。

采购方系统5对供应商系统5发出订单G、采购方系统5对供应商系统6发出订单H、采购方系统5对供应商系统7发出订单I，其协同管理步骤如下：

W1、将订单G、H、I的信息分别录入采购方系统5的三个单元中；

W2、由采购方系统5中各个单元的订单信息推送模块分别将订单G、H、I的信息推送给供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7；

W3、供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7各自的订单获取模块分别获取订单G、H、I的信息，并将获取到的订单信息发送给各自的预开票模块；

W4、供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7的预开票模块根据各自获取到的订单信息进行预开票，生成预开票信息G1、H1、I1，并将预开票信息G1、H1、I1发送给采购方系统5中对应的单元；

W5、采购方人员在采购方系统5的各个单元的预开票审核模块中对G1、H1、I1的预开票信息分别进行审核，并将审核结果反馈给各单元对应的供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7；

W6、供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7各自的预开票模块根据审核结果，将订单信息发送给各自的开票模块；

W7、供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7各自的开票模块根据接收到的订单信息开票，同时生成发票电子版式文件G2、H2、I2，并将G2、H2、I2发送给各自的票据推送模块；

W8、供应商系统5、供应商系统6、供应商系统7各自的票据推送模块分别将G2、H2、I2推送给采购方系统5；

W9、采购方系统5的各个单元的票据采集模块分别采集发票电子版式文件G2、H2、I2中的票据基本信息，并发送给各自单元的票据核验模块；采购方人员在采购方系统5的各单元的票据核验模块中对G2、H2、I2中的票据基本信息分别进行核验。

根据本发明系统的另一个示例；采购方系统包括采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8，供应商系统为供应商系统8时，采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8中均安装有一个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元；供应商系统8中安装有三个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元。

采购方系统6对供应商系统8发出订单J、采购方系统7对供应商系统8发出订单K、采购方系统8对供应商系统8发出订单L，其协同管理步骤如下：

U1、将订单J、K、L的信息分别录入采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8；

U2、由其各自采购方系统的订单信息推送模块分别将订单J、K、L的信息推送给供应商系统8；

U3、供应商系统8中各单元的订单获取模块分别获取订单J、K、L的信息，并将订单J、K、L的信息发送给各自单元的预开票模块；

U4、各单元的预开票模块分别对J、K、L进行预开票，生成J1、K1、L1，并将J1、K1、L1分别发送给采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8；

U5、采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8的采购方人员在各自系统的预开票审核模块中分别对J1、K1、L1进行审核，并将审核结果反馈给供应商系统8中对应的单元；

U6、供应商系统8中各单元的预开票模块根据审核结果，将订单信息发送给各自单元的开票模块；

U7、各自单元的开票模块根据各自接收到的订单信息开票，同时生成发票电子版式文件J2、K2、L2，并将发票电子版式文件J2、K2、L2发送给各自单元的票据推送模块；

U8、各自单元的票据推送模块将发票电子版式文件J2、K2、L2分别推送给采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8；

U9、采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8各自的票据采集模块分别采集发票电子版式文件J2、K2、L2中的票据基本信息，并发送给各自系统中的票据核验模块；采购方系统6、采购方系统7、采购方系统8对应的采购方人员在各自系统的票据核验模块中分别对发票电子版式文件J2、K2、L2的票据基本信息进行核验。

需要说明的是，一个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元，也可以和多个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元之间进行票据协同管理；同样的，一个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元，也可以和多个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元之间进行票据协同管理。

需要说明的是，虽然上文按照特定顺序描述了各个步骤，但是并不意味着必须按照上述特定顺序来执行各个步骤，实际上，这些步骤中的一些可以并发执行，甚至改变顺序，只要能够实现所需要的功能即可。

本发明可以是系统、方法和/或计算机程序产品。计算机程序产品可以包括计算机可读存储介质，其上载有用于使处理器实现本发明的各个方面的计算机可读程序指令。

计算机可读存储介质可以是保持和存储由指令执行设备使用的指令的有形设备。计算机可读存储介质例如可以包括但不限于电存储设备、磁存储设备、光存储设备、电磁存储设备、半导体存储设备或者上述的任意合适的组合。计算机可读存储介质的更具体的例子(非穷举的列表)包括：便携式计算机盘、硬盘、随机存取存储器(RAM)、只读存储器(ROM)、可擦式可编程只读存储器(EPROM或闪存)、静态随机存取存储器(SRAM)、便携式压缩盘只读存储器(CD-ROM)、数字多功能盘(DVD)、记忆棒、软盘、机械编码设备、例如其上存储有指令的打孔卡或凹槽内凸起结构、以及上述的任意合适的组合。

以上已经描述了本发明的各实施例，上述说明是示例性的，并非穷尽性的，并且也不限于所披露的各实施例。在不偏离所说明的各实施例的范围和精神的情况下，对于本技术领域的普通技术人员来说许多修改和变更都是显而易见的。本文中所用术语的选择，旨在最好地解释各实施例的原理、实际应用或对市场中的技术改进，或者使本技术领域的其它普通技术人员能理解本文披露的各实施例。

Claims

1.一种票据协同管理方法，其特征在于，用于采购方和供应商之间的协同管理，包括如下步骤：

S1、采购方将需开票的订单信息发送给订单对应的供应商；

S4、供应商根据接收到的审核结果开具发票同时生成发票电子版式文件，并将发票电子版式文件发送给采购方。

2.根据权利要求1所述的一种票据协同管理方法，其特征在于，还包括：

3.根据权利要求1所述的一种票据协同管理方法，其特征在于，所述预开票信息是以票据版式生成的电子文件。

4.根据权利要求1所述的一种票据协同管理方法，其特征在于，所述步骤S3包括如下步骤：

5.根据权利要求1所述的一种票据协同管理方法，其特征在于，所述订单信息包括采购方名称、税号、商品、服务名称和/或金额中的一项或多项。

6.一种票据协同管理系统，包括采购方系统和供应商系统，其特征在于，采购方系统包括：

供应商系统包括：

订单信息获取模块，用于获取采购方订单信息；

7.根据权利要求6所述的一种票据协同管理系统，其特征在于，采购方系统包括一个或多个由订单信息推送模块、预开票审核模块、票据采集模块、票据核验模块组成的单元。

8.根据权利要求6所述的一种票据协同管理系统，其特征在于，供应商系统包括一个或多个由订单信息获取模块、预开票模块、开票模块、票据推送模块组成的单元。

9.一种用于票据协同管理的计算机设备，包括存储器和处理器，在所述存储器上存储有能够在处理器上运行的计算机程序，其特征在于，所述处理器执行所述程序时实现权利要求1至5中任一所述方法的步骤。

10.一种计算机可读存储介质，其特征在于，其上存储有计算机程序，所述程序执行用于实现权利要求1至5中任一所述方法的步骤。