CN110816080A - 一种档案整理系统及整理方法 - Google Patents

Abstract

一种档案整理系统及整理方法，属于档案整理领域。现有档案整理用具原始，再扫描，手工盖归档章，档案盒封面、脊背盖字，流程安排重复，缺乏关联，过程缓漫，档案整理时间长、成本高。本发明由高拍仪、文稿承台、移动轨道、打印机、档案盒架和驱动软件组成；文稿平台上面中间有夹子，可把文件脊背夹住，将文稿定位，多页文稿在翻页时不致挪动位置，方便拍照和联动机打归档章，合理安排流程，用软件实现数据自动关联，档案整理从编写页码、扫描、盖归档章、打印档案盒、打相关表、上报数据一次性完成，提高效率近十倍，解决档案整理耗时间、成本高问题，提高档案整理质量。

Description

一种档案整理系统及整理方法

技术领域：

一种档案整理系统及整理方法，属于档案整理领域。

背景技术：

现有档案整理，主要工序为编页码、扫描及整理图像、著录、盖归档章、盖档案盒上文字等，工艺原始，流程分离，一些工序多次重复，效率不高，质量也不太不高。特别是手工盖各种章，文字章难找，不易盖整齐，有时墨迹不匀；批量扫描文书时要拆开文档，扫描后还要重新按份装订，之后还要设置图像保存路径、重命名图像。目前虽有一些现代化工具，对档案整理方法有所改进，如用软件批处理图像、批扫描、机器打印档案盒等，但依然流程整合不够，步聚关联不高，数据共享不够，工艺不先进，多次重多翻看文书，造成档案整理速度慢、成本高。如有档案整理中介机构整理文书档案每件6元、扫描每页0.8元且起步价为2000页(即不足2000页时按2000页计费)、著录每条1.3元等，按此计算一个20件平均每件10页的需扫描的文书档案，整理费用要307.3元；一个单位一年200卷档案，几个熟练档案整理人员要整几个月，档案整理单位需支付几万元。

技术方案：

一种档案整理系统及整理方法，是用软件实现数据自动关联，用智能机器联动打印，合理安排流程，减少重复环节，从而解决档案整理效率不高的问题，降低档案整理费用，提高档案整理质量。其特征是：

一种档案整理系统由高拍仪、文稿承台、移动机构、打印机、档案盒架和配套软件构成；高拍仪固定在文稿承台前边，文稿承台中间设置有文稿夹，可夹住文稿脊背；文稿夹可为“厂”型下压夹子，夹下有文稿夹弹簧，下拉夹紧文稿脊背，固定其位置，台下连有文稿夹把手，按压时抬起夹子以放进或取出文稿；文稿夹子也可为平压夹子，文稿承台右边固定，左边中间部分活动，有文稿夹弹簧水平开合压住文稿的脊背；高拍仪的支架可收起或抽出分开放置，以适应本设备经常搬运到档案所有单位使用的需求；文稿承台下可设抽屉，以放置档案整理的必备工具，甚至可以放置一体机电脑；可设置自动翻页功能、自动用手写体编页码；

文稿承台左边可设双排订书机，另设一压片，一头固定在前排订书机上，另一头压在后排订书机上，这样按压压片双订，只按后一个订书机单订；订书机可为红外线感知启动，电动订书；订书机之后可设置永磁铁，方便检测铁质订书钉，以予更换；还可设置缝纫机功能，自动订绳子；

移动机构由滑轨、龙门架组成，滑轨有两根，固定在文稿承台右侧两边，龙门架连接两根滑轨；滑轨内有丝杆或同步带、步进电机或司服电机、限位器和控制器，以使龙门架可在滑轨上左右移动；龙门架上面有尺子，方便测量档案盒脊背厚度，作为打印设置的参数，保障文字能够准确打印在脊背正中；

打印机由X轴、Y轴和打印头组成，Y轴固定在龙门架下，X轴上安装打印头，打印机头左边有激光射线器，可指示打印位置，进行预览，防止打错；打印头后边有滚轮，以保持打印头与档案盒之间的固定距离，防止档案盒上鼓影响打印质量；打印头和滚轮有电磁位移机构，打印时下降，不打印时抬起；打印机为喷墨打印机、针式打印机或UV打印机，UV打印机还可在实物如光盘、磁盘、奖牌、证书、奖杯等上直接打印标签，克服过去实物档案标签易脱落的问题；

档案盒架似箱子，安在两条滑轨之间；盒架上盖仅在要打字的区域镂空，其他地方可档住上抬的档案盒；盒架上盖与文稿承台平齐，保证打印归档章、打印档案盒在一个平面上；盒架内有档案盒承台，档案盒展平放在上面，可放数十个，台下有承台弹簧，承台弹簧将档案盒承台抬起致盒架上盖；档案盒承台外侧有承台把手，伸出致档案盒架外，用手下压，可将档案盒承台下移，以加入或取出档案盒；档案盒承台可夹文书档案盒、科技档案盒、会计凭证档案盒及标签纸等等；档案盒架上有自动取出打印好的档案盒的机构，以适合批量打印各种档案盒；

配套档案整理软件，包括文书档案、科技档案、实物档案、会计档案、照片档案、电子档案、专业档案等等处理页面，可实现数据自动关联，自动生成扫描文档保存路径，自动生成文书归档章、档案盒封面、标签并即时联机打印；可用扫描图像自动识别文件号、标题、主题词等文字，录入页面对应文本框内，还可设置语音输入文字功能，提高文字输入速度；可依国家档案管理规范设置软件自动检测录入内容功能；电脑屏幕也可为触摸屏，或者是触摸屏一休形式电脑。

应用这种档案整理系统，优化成新的档案整理方法，其特征在于包括下列步聚：

第一步，在软件相应页面增加一个案卷号；

第二步，再增加一个件号；

第三步，将文稿夹在文稿承台上固定；

第四步，从首页起编写页码，从次页起用高拍仪拍照，直至完成；

第五步，在软件页面输入本件页数，软件自动生成归档章，预览确定归档章内容和打印位置后，直接打印到文稿首页相应位置；

第六步，用高拍仪对首页拍照；

第七步，在高拍仪自动整理扫描图像时，用电脑整理上一件高拍仪扫描整理好的图像，检查质量，并按规定重命名及存入相应文件夹内；

第八步，重复第二至第七步，完成一个案卷的所有文件；

第九步，自动生成案卷封皮，预览无误后打印档案盒；

第十步，打印卷内文件目录和备考表，装盒；

第十一步，上报案卷目录和卷内文件目录至官方档案平台。

完成一个案卷的档案整理。

对于不需要扫描的文书，其步骤为：

第一步，在软件页面增加一个案卷号；

第二步，再增加一个件号；

第三步，将文稿夹在文稿承台上固定；

第四步，从首页起编写页码，直至完成；

第五步，在软件页面输入本件页数，软件自动生成归档章，预览确定归档章内容和打印位置后，直接打印到文稿首页相应位置；

第六步，重复第二至第五步，完成一个案卷的所有文件；

第七步，自动生成案卷封皮，预览无误后打印档案盒；

第八步，打印卷内文件目录和备考表，装盒；

第九步，上报案卷目录和卷内文件目录至官方档案平台。

完成一个案卷的档案整理。

这样增加一个案卷号，完成一个类别的档案整理；如此整理出全部类别的档案。

本发明的显著效果在于：相对于现有整理系统和整理方法，又快又好。通过整合各种必须用具、共享各环节数据、合理编排环节、环节不重复、人与机的处理环节的合理编排及批处理上报，操作智能化，流程一体化，录入自动化，设备一体化，提高档案整理效率近十倍；通过机器打印归档章及档章盒封皮、程序自动逻辑检查，提高档案整理质量。

说明书附图：

图1是一种档案整理系统的俯视图。

图2是一种档案整理系统的正视图。

图3是一种档案整理系统的侧视图。

图4是一种档案整理系统的档案盒架的上盖的平面图。

1高拍仪、2文稿承台、3移动机构、4打印机、5档案盒架、6文稿夹、7文稿、8文稿夹弹簧、9文稿夹把手，10前排订书机、11后排订书机、12压片、13档板、14永磁铁，15滑轨、16龙门架、17标尺，18打印机Y轴、19打印机X轴、20打印头、21激光射线器、22滚轮，23档案盒、24档案盒架、25档案盒架上盖、26档案盒承台、27承台弹簧、28承台把手，29档案盒架上盖镂空区、30档案盒封面打印区、31档案盒竖脊打印区、32档案盒横脊打印区，33抽屉。

具体实施方法：

下面给出本发明的部分实施例，但本发明不限于下列实施例，凡未经创造性劳动而得出的类似实施例，匀在本发明保护范围之内。

实施例一：如图1-4所示的一种档案整理系统，由高拍仪1、文稿承台2、移动机构3、打印机4、档案盒架5和配套软件构成；高拍仪1固定在文稿承台2前边，文稿承台2中间设置有“厂”型下压式文稿夹6，可夹住文稿7脊背；文稿夹6下有文稿夹弹簧8和文稿夹把手9，向下按压把手9，可抬起文稿夹6，便于夹住文稿7。

文稿承台左边设置双排订书机10、11，两个订书机上设置压片12，压片12前端固定在前排订书机10上，压片12后端压在后排订书机11上，这样按压片12双订，只按后排订书机11单订；13是档板，装订时定位文档；后排订书机11之后设置永磁铁14，方便检出铁质订书钉，以予更换。

移动机构3由滑轨15、龙门架16组成；滑轨15内有丝杆、步进电机、限位器和控制器；滑轨15有两根，固定在文稿承台2右侧两边，龙门架16连结两根滑轨15，可左右滑动；龙门架上有标尺17，方便测量档案盒脊背的宽度，作为打印设置的参数，保障文字打印在脊背正中。

打印机Y轴18固定在移动轨道3的龙门架16下；打印机X轴19，上有打印机头20，打印机头20左边有激光射线器21，可指示打印位置，进行预览，防止打错；打印头20后边有滚轮22，以保持打印头20与档案盒23之间的固定距离，防止档案盒23上鼓影响打印质量；打印头20和滚轮22上有电磁位移机构，打印时下降，不打印时抬起；打印机可为喷墨打印机、针式打印机或UV打印机，UV打印机还可在实物如光盘、磁盘、奖牌、证书、奖杯等上直接打印标签。

档案盒架24似箱子，安在移动滑轨15之间；盒架24上盖25仅在要打字的区域镂空，其他地方可档住上抬的档案盒23；盒架24上盖25与文稿承台2平齐，保证打印归档章、打印档案盒在一个平面上；盒架24内有档案盒承台26，台下有承台弹簧27，档案盒23展平放在上面，可放数十个，弹簧27将档案盒承台26抬起致箱子上盖25；档案盒承台26外侧有承台把手28，伸出致档案盒架24外，用手下压，可将档案盒承台26下移，以加入或取出档案盒23；档案盒承台26可夹文书档案盒、科技档案盒、会计凭证档案盒及标签纸等等；档案盒架24上有自动取出打印好的档案盒的机构，以适合批量打印各种档案盒；

图4是档案盒架上盖平面图，25是档案盒架24的上盖，其中间部分29是镂空的，四周可以挡住从下向上顶起的档案盒23，30是档案盒封面打印区、31是档案盒竖脊打印区、32是档案盒横脊打印区。

这样，档案整理用具，只要这一个系统就完全足够。

实施例二：在实施例一的基础上，文稿承台2上的文稿夹6，同时具有平压夹子和下压夹子。承台右边固定，左边中间部分活动，水平开合压住文稿的脊背。这样一般簿的文稿用下压夹子，而厚的书籍用水平夹子，能保证更好的拍照质量。

实施例三：在实施例一和实施例二的基础上，电脑选用触摸屏一体电脑，并放置于文稿承台下的抽屉33里，这样设备全面，结构紧凑，运输方便，更适宜档案整理中介机构经常将设备搬运到服务单位现场使用。这比现有档案整理中介机构经常将复印机搬运到服务单位现场使用更划算。

Claims (14)

1.一种档案整理系统，其特征是：由高拍仪、文稿承台和配套软件构成；高拍仪固定在文稿承台前边，文稿承台中间有“厂”型文书夹，夹下有文稿夹弹簧下拉夹紧文书脊背，固定其位置；台下连有文稿夹把手，按压时抬起夹子以放进或取出文稿；配套软件自动生成卷内文件目录、案卷文件目录并上报至档案官方平台，生成归档章和档案盒封皮打印版并联动打印，自动生成文件扫描图像的归档路径并命名图像。

2.根据权利要求1所述的一种档案整理系统，其特征是：还包括移动机构、打印机和档案盒架；移动机构由滑轨、龙门架组成，滑轨有两根，固定在文稿承台右侧两边，龙门架连接两根滑轨；滑轨内有丝杆或同步带、步进电机或司服电机、限位器和控制器，龙门架可在滑轨上左右移动；打印机由X轴、Y轴和打印头组成，Y轴固定在龙门架下，X轴上安装打印头；打印头后有滚轮，打印头和滚轮有电磁位移机构，打印时下降，不打印时抬起；档案盒架固定在两条滑轨之间，盒架上盖与文稿承台平齐，盒架内有档案盒承台；档案盒承台下有承台弹簧可将放置上面的档案盒抬起致档案盒架上盖，档案承台外侧有承台把手可下压承台以便放进或取出档案盒。

3.一种档案整理方法，其特征是应用上述系统，并包括下列步聚：

第一步，在配套软件相关页面增加一个案卷号；

第二步，再增加一个件号；

第三步，将对应文稿夹在文稿承台上固定；

第四步，从首页起编写页码，从次页起用高拍仪拍照，直至完成；

第五步，在页面输入文稿页数，软件自动生成归档章，预览确定归档章内容和打印位置后，联动打印在文稿首页规定位置；

第六步，用高拍仪对首页拍照；

第七步，用电脑软件整理上一件高拍仪扫描整理好的图像，检查质量，并按规定重命名及存入相应文件夹内；

第八步，重复第二至第七步，完成一个案卷的所有文件；

第九步，软件自动生成案卷封皮，预览无误后联动打印档案盒；

第十步，打印卷内文件目录和备考表，装盒；

完成一个案卷的档案整理。

4.根据权利要求2所述的一种档案整理系统，其特征是：档案盒架上有自动取出打印好的档案盒的机构。

5.根据权利要求2或4所述的一种档案整理系统，其特征是打印机打印头左边有激光射线，可指示打印位置。

6.根据权利要求1、2、4或5所述的一种档案整理系统，其特征是文稿承台左边设有双排订书机，设有一压片，一头固定在前排订书机上，另一头压在后一排订书机上；设有一档板，装订时定位文件。

7.根据权利要求6所述的一种档案整理系统，其特征是订书机为红外线感知启动，电动订钉。

8.根据权利要求3所述的一种档案整理方法，其特征是还有第十一步，上报案卷目录和卷内文件目录至官方档案平台。

9.根据权利要求3所述的一种档案整理方法，其特征是在扫描时，还包括启动软件自动识别文号、题名和主题词操作。

10.根据权利要求1、2、4、5、6或7所述的一种档案整理系统，其特征是还设置语音录入文字功能。

11.根据权利要求1、2、4、5、6、7或10的一种档案整理系统，其特征是电脑屏幕为触摸屏。

12.根据权利要求6、7、10或11所述的一种档案整理系统，其特征是订书机之后设置有永磁铁，方便检测铁质订书钉。

13.根据权利要求1、2、4、5、6、7、10、11或12所述的一种档案整理系统，其特征是文稿承台上的夹子，为平压夹子，承台右边固定，左边中间部分活动，有文稿夹弹簧水平开合压住文稿的脊背。

14.根据权利要求2、4、5、6、7、10、11、12或13的一种档案整理系统，其特征是龙门架上有标尺，方便测量档案盒脊背厚度。

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