CN110533511A - 基于电子邮件的贸易询单自动生成方法、装置及存储介质 - Google Patents

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Abstract

本发明涉及一种基于电子邮件的贸易询单自动生成方法、装置和计算机可读存储介质，属于电子商务技术领域。该方法首先根据电子邮件中的关键词对询单进行初填充；而后可根据分段文本语义确定分段文本标签进而补充填充询单，最后可以参考历史询单进行填充，从而有效地实现了根据电子邮件的贸易询单自动生成方法，过程无需人为参与，不仅保证邮件信息不被遗漏，同时确保了询单信息的准确性和完整性，从而大幅简化了供货商根据邮件填写询单的过程，本发明的实现方式简便，应用成本低廉，应用范围也十分广泛。

Description

基于电子邮件的贸易询单自动生成方法、装置及存储介质
技术领域
本发明涉及电子商务技术领域，特别涉及电子信息识别技术领域，具体是指一种基于电子邮件的贸易询单自动生成方法、装置及存储介质。
背景技术
询单通常是一种贸易活动中常见的文件，其一般为供货商提供的标准格式，供货商根据实际需要给定相应的询单格式，由购买方填写，从而可以清楚供需双方的需求。随着电子商务的不断发展，传统询单也逐渐被电子询单取代。供货商一般可以在其官网或主要的销售平台上提供格式询单供购买方下载或填写。
然而，虽然询单格式固定，填写较为简单方便，但毕竟所承载的内容有限，有时也不易或许。所以更多的购买方可能更愿意通过电子邮件的方式询价或咨询交易可能性。
在这样的询价电子邮件中，一方面，其内容可能包括了询单的大部分甚至全部信息，可以相当于一个询单，另一方面，由于电子邮件书写方式非常自由，内容分布根据发件人习惯，有时关键信息不明显，收件人容易忽视，文件内容过多也容易发生遗漏，因此，其明显不如询单清晰明了。所以常用的做法是由邮件的收件方(供货商)根据邮件内容填写相应的询单。但这一过程费时费力，也容易出现遗漏、错误，十分不便。
因此，如何提供一种可以自动根据电子邮件生成询单的方法成为本领域亟待解决的问题。
发明内容
本发明的目的是克服了上述现有技术中的缺点，提供一种可以自动根据电子邮件生成贸易询单，且准确度高，实现方式简便，应用成本低廉的方法。
为了实现上述的目的，本发明的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法包括以下步骤：
(1)获取电子邮件；
(2)识别所述电子邮件中的关键词；
(3)根据询单项目和所述的关键词，对询单进行初填充；
(4)判断询单项目是否有空缺项目，若有，则进入步骤(5)；若无，则进入步骤(6)；
(5)对所述的电子邮件进行语义分析，根据分析结果，对所述的空缺项目进行填充；
(6)生成并存储填充完成的询单。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的步骤(1)具体为：
获取电子邮件，将该电子邮件转换为文本格式。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的步骤(2)具体为：
根据关键词库识别所述的文本格式电子邮件中的关键词。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的关键词库包括产品名称词库、产品标准词库、询单词库、贸易术语词库和合同条款词库。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的步骤(3)具体为：
将识别到的关键词与询单项目进行匹配，将匹配到的关键词填入相应的询单项目中。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的步骤(5)具体包括以下步骤：
(51)对所述的文本格式电子邮件进行分段产生多个分段文本；
(52)判断单个分段文本是否具有至少一个关键词，若是，则进入步骤(53)；若否，则进入步骤(54)；
(53)在单个分段文本中的一个以上的关键词中选定一个作为分段文本标签，并进入步骤(55)；
(54)在没有关键词的单个分段文本中根据语义识别方法确定分段文本标签，并进入步骤(55)；
(55)判断是否所有的分段文本均有相应的分段文本标签，若是，则进入步骤(56)；若否，则返回步骤(52)；
(56)根据所述的分段文本标签建立分段文本与询单项目之间的关联；
(57)将与所述的询单项目中空缺项目关联的分段文件填入相应的空缺项目中。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的步骤(51)具体为：
基于文本段落符号和标点符号将所述的文本格式电子邮件分段，产生多个分段文本。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的步骤(53)具体为：
当单个分段文本中只有一个关键词时，将该关键词作为分段文本标签；
当单个分段文本中有两个以上关键词时，根据各关键词之间的语义关联度确定其中一个为分段文本标签。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的步骤(5)还包括以下步骤：
(58)若尚有空缺项目，则在所述的关键词中查找特征信息；
(59)在历史询单库中查找与所述特征信息相符的历史询单，利用所述历史询单中对应的项目内容填充所述的空缺项目。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的特征信息包括身份信息和产品信息。
该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法中，所述的方法还包括以下步骤：
(7)将所述询单中分别通过所述步骤(3)、步骤(57)和步骤(59)填充的内容区别显示。
本发明还提供一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，该计算机程序被处理器执行时，实现上述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法。
本发明还提供一种基于电子邮件的贸易询单自动生成装置，其包括处理器和存储器，所述的存储器上存储有计算机程序，该计算机程序被所述的处理器执行时，实现上述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法。
采用了该发明的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法、装置和计算机可读存储介质，其方法，首先根据电子邮件中的关键词对询单进行初填充；而后可根据分段文本语义确定分段文本标签进而补充填充询单，最后可以参考历史询单进行填充，从而有效地实现了根据电子邮件的贸易询单自动生成方法，过程无需人为参与，不仅保证邮件信息不被遗漏，同时确保了询单信息的准确性和完整性，从而大幅简化了供货商根据邮件填写询单的过程，本发明的实现方式简便，应用成本低廉，应用范围也十分广泛。
附图说明
图1为本发明的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法的步骤流程图。
具体实施方式
为了能够更清楚地理解本发明的技术内容，特举以下实施例详细说明。
请参阅图1所示，为本发明的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法的步骤流程图。
在一种实施方式中，该基于电子邮件的贸易询单自动生成方法包括：
(1)获取电子邮件；
(2)识别所述电子邮件中的关键词；
(3)根据询单项目和所述的关键词，对询单进行初填充；
(4)判断询单项目是否有空缺项目，若有，则进入步骤(5)；若无，则进入步骤(6)；
(5)对所述的电子邮件进行语义分析，根据分析结果，对所述的空缺项目进行填充；
(6)生成并存储填充完成的询单。
在较优选的实施方式中，所述的步骤(1)具体为：获取电子邮件，将该电子邮件转换为文本格式。
所述的步骤(2)具体为：根据关键词库识别所述的文本格式电子邮件中的关键词。所述的关键词库可以包括产品名称词库、产品标准词库、询单词库、贸易术语词库和合同条款词库等等。
所述的步骤(3)具体为：将识别到的关键词与询单项目进行匹配，将匹配到的关键词填入相应的询单项目中。
在进一步优选的实施方式中，所述的步骤(5)具体包括以下步骤：
(51)对所述的文本格式电子邮件进行分段产生多个分段文本；
(52)判断单个分段文本是否具有至少一个关键词，若是，则进入步骤(53)；若否，则进入步骤(54)；
(53)在单个分段文本中的一个以上的关键词中选定一个作为分段文本标签，并进入步骤(55)；
(54)在没有关键词的单个分段文本中根据语义识别方法确定分段文本标签，并进入步骤(55)；
(55)判断是否所有的分段文本均有相应的分段文本标签，若是，则进入步骤(56)；若否，则返回步骤(52)；
(56)根据所述的分段文本标签建立分段文本与询单项目之间的关联；
(57)将与所述的询单项目中空缺项目关联的分段文件填入相应的空缺项目中。
在更优选的实施方式中，所述的步骤(51)具体为：
基于文本段落符号和标点符号将所述的文本格式电子邮件分段，产生多个分段文本。
所述的步骤(53)具体为：
当单个分段文本中只有一个关键词时，将该关键词作为分段文本标签；
当单个分段文本中有两个以上关键词时，根据各关键词之间的语义关联度确定其中一个为分段文本标签。
在更进一步优选的实施方式中，所述的步骤(5)还包括以下步骤：
(58)若尚有空缺项目，则在所述的关键词中查找特征信息；
(59)在历史询单库中查找与所述特征信息相符的历史询单，利用所述历史询单中对应的项目内容填充所述的空缺项目。
所述的特征信息包括身份信息和产品信息。
在更优选的实施方式中，所述的方法还包括以下步骤：
(7)将所述询单中分别通过所述步骤(3)、步骤(57)和步骤(59)填充的内容区别显示。
本发明还提供一种基于电子邮件的贸易询单自动生成装置和一种计算机可读存储介质。该基于电子邮件的贸易询单自动生成装置其包括处理器和存储器，所述的存储器即为所述的计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序。该计算机程序被所述的处理器执行时，实现上述各实施方式所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法。
以下通过实施例介绍本发明在实际的应用中的实现方法。
实施例1
以钢产品国际贸易为例。采用本发明的方法，当钢产品供货商(销售商)收到一个与询价有关的电子邮件时，系统首先可以将电子邮件转换为文本格式，例如将邮件从.eml文件转换为.txt文件。
然后在文本格式中识别关键字/词。关键字/词的识别根据系统预存的关键词库进行，该关键词库可以包括钢产品名称词库、钢产品标准词库、询单词库、国际贸易术语词库和合同条款词库等等。识别之后，一般可以在邮件中识别出购买方信息、求购的钢产品名称、标号、标准、数量、交货日期、价款等等基本信息。
而后可以根据询单项目和识别到的关键字/词对询单进行初填充，将以上识别到的信息填入询单相应的项目中。
之后，系统会自动识别询单是否已填完，是否还有空缺项目。以钢产品国际贸易来说，例如付款条件、付款方式等内容，由于表述比较复杂，一般难以通过关键词实现自动识别。此时，可以通过对电子邮件进行语义分析，进而空缺项目进行填充。
具体来说，对电子邮件进行语义分析的过程包括以下步骤：
1.对文本格式电子邮件进行分段，产生多个分段文本；分段一般而言可以根据邮件的自然分段和标点符号进行，例如一个句号分为一个分段文本，每一个换行都识别为分段等等。
2.从第一个分段文本开始，判断单个分段文本是否具有至少一个关键词，由于关键词已经在之前的步骤中被识别了，因此，分段后即可开始判断。例如在第一段中识别购买方信息，第二段出识别出钢产品名称、标号、标准、数量，那第一和第二段都有已识别的关键词。也有可能有些段落记载了付款条件、付款方式等内容，尚未识别出的关键词。
3.对于已有识别出关键词的分段文本，可以将唯一的关键词作为分段文本标签，例如第一段的购买方信息，也可以根据根据各关键词之间的语义关联度确定其中一个为分段文本标签，例如第二段将钢产品名称作为分段文本标签。
4.对于没有识别出关键词的分段文本，则需要根据语义识别方法确定分段文本标签，例如将第三段识别为付款条件，则分段文本标签设定为付款条件，或者有些段落没有与贸易相关的实际内容，则可以将分段文本标签设定为其它信息。
5.而后判断是否所有的分段文本均有相应的分段文本标签，若还有则继续以上方法确定下一个分段的文本标签，直至所有分段文本均有相应的文本标签；
6.再然后，根据分段文本标签建立分段文本与询单项目之间的关联，此时一个分段文本仅会关联一个询单项目，而一个询单项目可以对应多个分段文本；
7.最后，可以将与空缺项目关联的分段文件全部或者部分填入相应的空缺项目。
通过上述的步骤基本可以完成大部分询单的自动生成，而后存储询单即可。
以上的方法相较于人工填写询单大幅节省了所需的人力，询单填写的准确性和完整性也可以得到保证。且由于对邮件进行了分段，基本不存在单纯识别关键词的方式可能导致的信息遗漏问题。
实施例2
与上述实施例1的区别在于，有少数的电子邮件经过上述过程之后，询单仍然会存在部分空缺项目，其原因通常在于邮件实际上未提及相关信息。此时可以通过继续以下步骤完整询单。
首先，在所述的关键词中查找特征信息；所述的特征信息可以包括身份信息和产品信息，例如A公司需要购买B钢材。
而后，系统可以在历史询单库中查找与所述特征信息相符的历史询单，即包括A公司和B钢材的历史询单，将历史询单中对应的项目内容填充到当前新的询单的空缺项目中，以完成询单。
另外，如果电子邮件本身是经过多次来回的邮件，该邮件包括与其关联的前序邮件，而这些前序邮件也生成过历史询单，则可优先利用前序邮件的历史询单完成当前新的询单。
实施例3
在完成上述实施例1和实施例2的生成询单的过程之后，还可以进行询单的显示。
在询单显示时，可以将通过关键词识别填充的询单项目、通过分段文本标签填充的询单项目以及通过历史询单填充的询单项目区别显示。例如通过三种颜色显示，通过三种亮度显示等等。另外，通过分段文本标签填充的询单项目还可以连接关联到邮件的相应段落，通过历史询单填充的询单项目也可以通过连接打开相应的历史询单。
采用了该发明的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法、装置和计算机可读存储介质，其方法，首先根据电子邮件中的关键词对询单进行初填充；而后可根据分段文本语义确定分段文本标签进而补充填充询单，最后可以参考历史询单进行填充，从而有效地实现了根据电子邮件的贸易询单自动生成方法，过程无需人为参与，不仅保证邮件信息不被遗漏，同时确保了询单信息的准确性和完整性，从而大幅简化了供货商根据邮件填写询单的过程，本发明的实现方式简便，应用成本低廉，应用范围也十分广泛。
在此说明书中，本发明已参照其特定的实施例作了描述。但是，很显然仍可以作出各种修改和变换而不背离本发明的精神和范围。因此，说明书和附图应被认为是说明性的而非限制性的。

Claims (13)

1.一种基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，包括以下步骤：
(1)获取电子邮件；
(2)识别所述电子邮件中的关键词；
(3)根据询单项目和所述的关键词，对询单进行初填充；
(4)判断询单项目是否有空缺项目，若有，则进入步骤(5)；若无，则进入步骤(6)；
(5)对所述的电子邮件进行语义分析，根据分析结果，对所述的空缺项目进行填充；
(6)生成并存储填充完成的询单。
2.根据权利要求1所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的步骤(1)具体为：
获取电子邮件，将该电子邮件转换为文本格式。
3.根据权利要求2所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的步骤(2)具体为：
根据关键词库识别所述的文本格式电子邮件中的关键词。
4.根据权利要求3所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的关键词库包括产品名称词库、产品标准词库、询单词库、贸易术语词库和合同条款词库。
5.根据权利要求3所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的步骤(3)具体为：
将识别到的关键词与询单项目进行匹配，将匹配到的关键词填入相应的询单项目中。
6.根据权利要求5所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的步骤(5)具体包括以下步骤：
(51)对所述的文本格式电子邮件进行分段产生多个分段文本；
(52)判断单个分段文本是否具有至少一个关键词，若是，则进入步骤(53)；若否，则进入步骤(54)；
(53)在单个分段文本中的一个以上的关键词中选定一个作为分段文本标签，并进入步骤(55)；
(54)在没有关键词的单个分段文本中根据语义识别方法确定分段文本标签，并进入步骤(55)；
(55)判断是否所有的分段文本均有相应的分段文本标签，若是，则进入步骤(56)；若否，则返回步骤(52)；
(56)根据所述的分段文本标签建立分段文本与询单项目之间的关联；
(57)将与所述的询单项目中空缺项目关联的分段文件填入相应的空缺项目中。
7.根据权利要求6所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的步骤(51)具体为：
基于文本段落符号和标点符号将所述的文本格式电子邮件分段，产生多个分段文本。
8.根据权利要求6所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的步骤(53)具体为：
当单个分段文本中只有一个关键词时，将该关键词作为分段文本标签；
当单个分段文本中有两个以上关键词时，根据各关键词之间的语义关联度确定其中一个为分段文本标签。
9.根据权利要求6所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的步骤(5)还包括以下步骤：
(58)若尚有空缺项目，则在所述的关键词中查找特征信息；
(59)在历史询单库中查找与所述特征信息相符的历史询单，利用所述历史询单中对应的项目内容填充所述的空缺项目。
10.根据权利要求9所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的特征信息包括身份信息和产品信息。
11.根据权利要求9所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法，其特征在于，所述的方法还包括以下步骤：
(7)将所述询单中分别通过所述步骤(3)、步骤(57)和步骤(59)填充的内容区别显示。
12.一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，其特征在于，该计算机程序被处理器执行时，实现权利要求1至11中任一项所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法。
13.一种基于电子邮件的贸易询单自动生成装置，其包括处理器和存储器，所述的存储器上存储有计算机程序，其特征在于，该计算机程序被所述的处理器执行时，实现权利要求1至11中任一项所述的基于电子邮件的贸易询单自动生成方法。
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