CN110335010A - 行政事业单位经济活动内部控制管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种行政事业单位经济活动内部控制管理系统，包括计算机终端，网络，云管理平台和数据库。云管理平台包括预算管理模块、支出管理模块、收入管理模块、采购管理模块、合同管理模块和资产管理模块。本发明通过数据互联互通实现各个模块的透明化管理，形成预算控制支出执行，预算控制政府采购，政府采购控制合同管理和资产登记，整个资产全生命周期管理形成资产台账，资产台账约束下年预算编制。所有业务的开展在一个数据库上实现，业务之间通过金额进行约束控制，单据编码进行有效关联，局部形成闭环操作，实现了单位经济活动内部控制管理一体化。

Description

行政事业单位经济活动内部控制管理系统

技术领域

本发明属于一种经济活动领域的管理系统，具体涉及行政事业单位经济 活动内部控制管理系统。

背景技术

内部控制不仅是行政事业单位经济活动的一项重要管理活动，也是一项重要 的制度安排，是行政事业单位治理的基石。在实际操作过程中，各类主要业务和 经济活动过程仍然与财务管理分离，难以做到业财融合；

传统的办公自动化系统仅仅是信息流转，缺乏业务、预算、费用等逻辑结构， 前后不关联无法统计。而财务系统缺乏业务的审批和流转，缺乏有效数据做支撑 审核压力大。这些系统的相关数据大部分仍旧存在于各自的信息化系统中，信息 孤岛比较严重，难以将不同业务的经济活动数据做有效关联，管理部门对经济活 动难以进行有效的管控，在开展相关具体工作时埋下风险隐患。

发明内容

基于上述现有技术中存在的不足，本发明提供一种行政事业单位经济活动内 部控制管理系统，构建业务标准统一、管控规则内嵌、操作功能完善，覆盖单位 所有部门，能够对预算管理、收支出管理、收入管理、采购管理、合同管理、资 产管理等六大经济活动进行全过程留痕管控的内部控制管理系统，实现单位经济 活动全流程管控的信息化管理，有效消除了各类相关系统数据孤岛问题。

为实现技术目的，本发明采用如下技术方案：

行政事业单位经济活动内部控制管理系统，包括计算机终端、云服务器、网 络、云管理平台和数据库，计算机终端通过网络连接云服务器，云服务器用于处 理计算机终端的请求与响应，数据库用于表单信息、附件数据的存储服务，所述 云管理平台，包括相互连接的预算管理模块、支出管理模块、收入管理模块、采 购管理模块、合同管理模块和资产管理模块；其中：所述预算管理模块包括预算 编制、预算录入/导入、预算分解、预算发布和预算调整；所述支出管理模块包 括公务接待支出、差旅支出、日常经费支出和会议/培训支出；所述收入管理模 块包括收入合同审批、收入登记和收入转预算；所述采购管理模块包括专家库管 理、招标代理机构、采购申请、招标书确认和采购结果确认；所述合同管理模块 包括合同审批、合同报销和合同台账；所述资产管理模块包括资产登记、资产调 拨、资产盘点、资产处置和资产台账。

优选地，所述支出管理模块中的各项费用由预算发布的金额和事项而定，支 出管理模块还包括结项管理，结项后，释放审批时的预算金额，数据更新至预算 发布后的金额。

优选地，所述差旅支出在每笔出差报销结束后默认为结项，无须进入结项管 理。

优选地，所述收入转预算将收入所获费用录入到预算导入/录入，其金额由 收入合同审批后的金额而定。

优选地，所述采购申请的经济活动由预算发布中的金额和事项而定，所述招 标书确认中的信息由采购申请中的内容带入，专家库管理和招标代理机构中对招 标书进行确认。

优选地，所述合同管理模块中的合同审批的信息由采购结果确认的信息带入， 所述合同台账管理合同审批和合同报销中的数据变化，所述合同报销的数据由合 同审批带入；合同报销结束后通过结项管理释放审批时的预算金额，数据更新至 预算发布后的金额。

优选地，所述资产登记关联合同审批中的合同编号，在合同报销环节需将入 库的资产编号信息传入才允许报销；所述资产台账展示资产调拨、资产盘点和资 产处置环节资产信息的变化结果；整个单位的资产信息作为单位次年预算编制的 参考。

相比于现有技术，本发明具有以下有益效果：

(1)本发明是一个集行政事业单位经济活动为一体化的管理平台，构建业 务标准统一、管控规则内嵌、操作功能完善，覆盖单位所有部门，能够对预算管 理、收支出管理、收入管理、采购管理、合同管理、资产管理等六大经济活动进 行全过程留痕管控的内部控制管理系统，实现单位经济活动全流程管控的信息化 管理，有效消除了各类相关系统数据孤岛问题；

(2)系统面向行政事业单位全体干部职工，实现日常报销原始单据处理的 电子化，具有预算控制、网上审批等功能，满足“最多跑一次”的要求；

(3)合同管理与预算管理、采购管理等无缝集成，实现前后单据的可追溯 和数据逻辑关联，各阶段的数据可穿透查询。

附图说明

图1是本发明所述管理系统的结构关系示意图；

具体实施方式

下面结合附图和实例对本发明作进一步的解释说明，对本发明实施例中的技 术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施 例，而不是全部的实施例。

如图1所示，本发明所述行政事业单位经济活动内部控制管理系统，采用 B/S架构的设计，包括多个计算机终端，一个云服务器，一个网络，一个云管理 平台和一个数据库。云服务器和计算机终端通过网络连接，云服务器用于处理计 算机终端的各种请求与响应，数据库用于表单信息、附件数据的存储服务。云管 理平台包括相互连接的预算管理模块、支出管理模块、收入管理模块、采购管理 模块、合同管理模块和资产管理模块等六大模块。

本发明所述管理系统遵循财政业务基础数据规范、政府采购业务基础数据规 范、财政专项资金管理法规以及财务管理的各项制度，遵循单位数据标准和接口 规范，建立统一标准规范的经济活动内控业务数据库和数据交换机制，实现单位 各部门涵盖经济活动业务数据的统一管理和共享应用。借助内部控制管理系统的 建设，实现财务与业务两条线的一体化管理，对预算、支出、收入、采购、合同、 资产等形成良好的管理规范机制，事先控制资金流向及费用成本，判断对各项收 支的合法性和合理性，及时发现并制止不合理经济行为。

所述预算管理模块包括预算编制、预算录入/导入、预算分解、预算发布和 预算调整；所述预算编制连接预算录入/导入模块；所述预算录入/导入模块相互 连接预算编制模块和预算分解模块；所述预算分解模块连接预算录入/导入模块 和预算发布模块；所述预算发布模块连接预算分解和支出管理模块；所述预算调 整模块连接预算录入/导入模块；

所述支出管理模块包括公务接待支出、差旅支出、日常经费支出、会议/培 训支出和结项管理；其中，公务接待支出包括公务接待申请和公务接待报销；所 述公务接待申请连接预算发布模块和公务接待报销；所述公务接待报销连接公务 接待申请和结项管理；

所述差旅支出包括出差申请和出差报销；所述出差申请连接预算发布和出差 报销；所述出差报销连接出差申请和结项管理；

所述日常经费支出包括日常经费申请和日常经费报销；所述日常经费申请连 接预算发布和日常经费报销；所述日常经费报销连接日常经费申请和结项管理；

所述会议/培训支出包括会议/培训申请和会议/培训报销；所述会议/培训申 请连接预算发布、采购申请和会议/培训报销，当会议/培训申请中的金额超过特 定金额后，流程走向采购申请，否则流程直接走向会议/培训报销；所述会议/ 培训报销连接会议/培训申请和结项管理；

所述结项管理连接公务接待报销、差旅报销、日常经费报销、会议/培训报 销和预算发布，在结项后，释放审批时的预算金额。

所述收入管理模块包括收入合同审批、收入登记和收入转预算；所述收入合 同审批连接收入登记；所述收入登记连接收入合同审批和收入转预算；所述收入 转预算连接收入登记和预算录入/导入。

所述采购管理模块包括专家库管理、招标代理机构管理、采购申请、招标书 确认和采购结果确认；所述专家库管理连接招标书确认；所述招标代理机构管理 连接招标书确认；所述采购申请连接预算发布、会议/培训申请、招标书确认和 采购结果确认，当采购商品属于政府采购目录或金额大于特定金额时流程走向招 标书确认，否则流程直接走向采购结果确认；所述招标书确认连接专家库管理、 招标代理机构管理、采购申请和采购结果确认；所述采购结果确认连接采购申请、 招标书确认和合同审批；

所述合同管理模块包括合同审批、合同报销和合同台账；所述合同审批连接 采购结果确认、合同台账和资产登记；所述合同报销连接合同审批、合同台账、 资产登记和结项管理；所述合同台账连接合同审批和合同报销。

所述资产管理模块包括资产登记、资产调拨、资产盘点、资产处置和资产台 账；所述资产登记连接合同审批、合同报销、资产调拨和资产台账；所述资产调 拨连接资产登记、资产盘点和资产台账；所述资产盘点连接资产调拨、资产处置 和资产台账；所述资产处置连接资产盘点和资产台账；所述资产台账连接资产登 记、资产调拨、资产盘点、资产处置和预算编制。

所述预算管理模块是指根据单位部门的职责和分工，编制预算，并按照法定 程序在单位内部进行指标分解、审批下达及预算追加调整程序，具体地，所述预 算编审中预算单位可在系统中编制专项支出预算并提交，填报的信息必须满足财 政预算编报的要求，并能够满足单位财务管理的需要；所述预算指标录入/导入 是指财政批复预算后，系统可与财政部门的指标数据对接，将部门预算下的指标 导入内部控制管理系统，作为单位内部分配的基准；所述预算分解是指进一步细 化预算指标，包括指标类型、编码、名称、批复类型、批复金额、批复日期、管 理分类、授权部门；所述预算调整是指原预算金额增加或减少、预算与预算之间 的调整、已申请单据预算调整；所述预算发布是指预算录入分解信息录入后，发 布相关预算及信息，批复总金额、是否发布、发布时间、已发布金额、未发布金 额，预算发布后各个业务的支出才可以使用经费；

所述支出管理模块是单位反映经济行为的具体支出事项管控，其控制目标是 符合财政法律法规要求，实现资金支出的真实合理性、资源配置的有效性，防范 舞弊风险。根据单位支出内部管理制度，确定单位经济活动的各项支出标准，明 确支出报销流程，按照规定办理支出事前审批及事后报销事项。支出管理包括经 费审批、经费报销和结项操作。具体地，在事前申请中录入基本信息、选取相关 指标、费用、录入费用测算、上传相关附件后提交申请，在事后报销中将事前申 请的相关信息直接带入，录入实际发生金额，录入报销方式(公务卡、转账、现 金等方式)；所述结项管理是指对尚未结项的事前资金申请进行结项，释放该单 据的剩余额到预算；优选地，所述出差报销，每笔报销之后默认为结项，无须进 过结项操作。

所述收入管理模块涉及到收入业务签订的合同，在系统中进行登记审批。登 记收款后，出纳确认收到款项后将收入录入到预算管理中；所述收入合同审批是 指登记收入合同主要信息，包括合同名称、签订原因，并录入预计收款的情况， 后续可查看应收未收的合同款；所述收款登记是对单位每笔款进行登记，包括开 票信息，如果是基于合同的收款，需选择收入合同，相关信息由收入合同审批带 入，如果不是基于合同收款，则不必选择合同；录入收款信息后，最后到财务岗 确认；所述收入转预算，根据收入合同登记的相关业务信息和收款情况，将收入 合同关联到某个预算模板，通过预算模板对收入的款项进行预算录入/导入；

所述采购管理模块，根据单位明确的相关岗位的职责权限，确保政府采购需 求制定与内部审批、招标文件准备与复核；所述采购申请需要登记基本信息、相 关业务、预算、费用项及采购品目选择、制定采购计划、相关附件上传；所述招 标书确认将从采购申请模块中直接带入相关信息，录入基本信息、准入资格、评 分标准、验收成果、相关附件上传；所述采购结果确认从招标书确认模块带入相 关信息，录入基本信息、上传已中标及未中标文件、相关附件上传；所述专家库 管理主要维护专家个人信息，包括姓名、职称、身份证号、专业等信息；所述招 标代理机构主要是维护招标代理机构的基本信息；

所述合同管理模块中的合同审批的基本信息从采购审批中带入相关信息，录 入合同支付阶段、金额及支付条件、合同文本、履约方信息、合同标的物、验收 标准；所述合同报销，从合同审批单据中带入基本信息，录入支付金额及支付方 式；所述合同台账模块，可以查看每个合同的执行进度、当年总应付、当年应付 未付、合同要素以及审批过程，查看合同的标的物、履约方、支付记录、附件；

所述资产管理模块中的资产登记，登记资产名称、资产分类、资产保管人、 资产卡片号、资产到期时间、资产价值等信息。对采购结果确认中涉及标的物单 价在固定金额以上的商品，需要关联合同审批模块中的合同编号；所述资产调拨 中完成调拨资产管理人的调整，调拨过程将被记录，不同部门间资产的调拨、不 同价值的资产的调拨，资产调拨审批流程可根据单位管理需要略有不同；所述资 产盘点中在系统里形成资产盘点记录表，由各盘点人进入系统中对需要盘点的资 产进行意义确认，记录盘点结果。出现盘盈时，要求盘点人登记盘盈资产，更新 资产信息；出现盘亏时，要求进行资产处置；所述资产处置包括资产处置申请和 审批，对资产进行处置时，包括对盘亏资产的处置，针对登记在册的资产发起处 置申请。按要求录入资产相关信息和处置理由，根据资产价值，流转到相应的岗 位和领导审批。

采用本发明所述管理系统进行经济活动管理的步骤如下：

步骤(1)，预算管理模块根据单位部门的职责和分工，编制预算，并按照法 定程序在单位内部进行指标分解、审批下达及预算追加调整程序，具体地包含以 下过程：

步骤(1.1)，预算编制：预算单位在系统中编制专项支出预算并提交，填报 的信息必须满足财政预算编报的要求，并能够满足单位财务管理的需要；

步骤(1.2)，预算指标录入/导入：指财政批复预算后，系统可与财政部门 的指标数据对接，将部门预算指标导入内部控制管理系统，作为单位内部分配的 基准；

步骤(1.3)，预算分解：对步骤(1.2)进一步细化预算指标，包括指标类 型、编码、名称、批复类型、批复金额、批复日期、管理分类、授权部门；

步骤(1.4)，预算发布：预算录入分解信息录入后，发布相关预算及信息， 批复总金额、是否发布、发布时间、已发布金额、未发布金额，预算发布后各个 业务的支出才可以使用经费；

步骤(1.5)，预算调整：原预算金额增加或减少、预算与预算之间的调整、 已申请单据预算调整；调整之后需要重新对预算进行分解和发布；

步骤(2)，支出管理模块反映单位经济行为的具体支出事项管控，其控制目 标是符合财政法律法规要求，实现资金支出的真实合理性、资源配置的有效性， 防范舞弊风险，具体包含：

步骤(2.1)，公务接待支出、步骤(2.2)差旅支出、步骤(2.3)日常经费 支出、步骤(2.4)会议/培训支出和步骤(2.5)结项管理，这四个支出模块的 预算金额和支出内容受步骤(1.4)预算发布控制；当步骤(2.4)会议/培训支 出模块中的金额超过特定值时，根据规定，需要走采购流程，则执行步骤(4.3) 采购申请；

根据单位支出内部管理制度，确定单位经济活动的各项支出标准，明确支出 报销流程，按照规定办理支出事前审批及事后报销事项。每个支出模块包括经费 审批、经费报销，具体地，在事前申请中录入基本信息、选取相关指标、费用、 录入费用测算、上传相关附件后提交申请，在事后报销中将事前申请的相关信息 直接带入，录入实际发生金额，录入报销方式(公务卡、转账、现金等方式)；

步骤(2.5)中结项管理是指对尚未结项的事前资金申请进行结项，释放该 单据的剩余金额到预算，数据流向步骤(1.4)预算发布模块；

步骤(3)，收入管理模块，涉及到收入业务签订的合同，在系统中进行登记 审批。登记收款后，出纳确认收到款项后将收入录入到预算管理中，具体地，包 含以下步骤：

步骤(3.1)收入合同审批：登记收入合同主要信息，包括合同名称、签订 原因，并录入预计收款的情况，后续可查看应收未收的合同款；

步骤(3.2)收款登记：对单位每笔款进行登记，包括开票信息，如果是基 于合同的收款，需选择步骤(3.1)中的收入合同，相关信息由收入合同审批模 块带入，如果不是基于合同的收款，则不必选择合同；录入收款信息后，最后到 财务岗确认；

步骤(3.3)收入转预算：根据步骤(3.1)收入合同审批模块中登记的相关 业务信息和步骤(3.2)收款登记模块中的收款情况，将收入合同关联到某个预 算模板，通过预算模板对收入的款项进行步骤(1.2)预算录入/导入操作；

步骤(4)采购管理模块，根据单位明确的相关岗位的职责权限，确保政府 采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核，具体地，包含以下步骤：

步骤(4.1)专家库管理：主要维护专家个人信息，包括姓名、职称、身份 证号、专业等信息；

步骤(4.2)招标代理机构：维护招标代理机构的基本信息；

步骤(4.3)采购申请：需要登记基本信息、相关业务、预算、费用项及采 购品目选择、制定采购计划、相关附件上传；

步骤(4.4)招标书确认：从步骤(4.3)采购申请模块中直接带入相关信息， 以及录入基本信息、准入资格、评分标准、验收成果、相关附件上传，从(4.2) 招标代理机构模块选择招标代理机构，从步骤(4.1)专家库管理选择专家；

步骤(4.5)采购结果确认：从步骤(4.4)招标书确认模块带入相关信息， 录入基本信息、上传已中标及未中标文件、相关附件上传；

步骤(5)，合同管理，对合同信息进行录入采集管理，全程追踪合同的支付 情况，对合同进行归集查询，具体包含以下步骤：

步骤(5.1)，合同审批：从步骤(4.5)采购结果确认模块中带入基本信息， 自动生成合同编号，录入合同支付阶段、金额及支付条件、合同文本、履约方信 息、合同标的物、验收标准；

步骤(5.2)，合同报销：从步骤(5.1)合同审批单据中带入基本信息，录 入支付金额及支付方式；特别地，对于涉及固定资产的报销，需要带入已入库的 资产编号信息；如果最后一笔合同报销结束，则需要进行步骤(2.5)结项操作， 以便释放余额到预算；

步骤(5.3)，合同台账：所有合同可分成进行中、已完成等方式列示，可以 查看每个合同的执行进度、当年总应付、当年应付未付、合同要素以及审批过程； 查看合同的标的物、履约方、支付记录、附件；

步骤(6)，资产管理，对资产进行入库登记，对资产进行全生命周期的管理 和查询，具体地，包括以下步骤：

步骤(6.1)资产登记:登记资产名称、资产分类、资产保管人、资产卡片号、 资产到期日、资产价值等信息，自动生成资产编号。采购结果确认模块中涉及标 的物单价在固定金额以上的商品，需要关联步骤(5.1)合同审批模块中的合同 编号；

步骤(6.2)，资产调拨：完成调拨资产管理人的调整，调拨过程将被记录， 不同部门间资产的调拨、不同价值的资产的调拨，资产调拨审批流程可根据单位 管理需要略有不同；

步骤(6.3)，资产盘点：在系统里形成资产盘点记录表，由各盘点人进入系 统中对需要盘点的资产进行意义确认，记录盘点结果。出现盘盈时，要求盘点人 登记盘盈资产，更新资产信息；出现盘亏时，要求进行资产处置；

步骤(6.4)，资产处置：对资产进行处置时，包括对盘亏资产的处置，针对 登记在册的资产发起处置申请。按要求录入资产相关信息和处置理由，根据资产 价值，流转到相应的岗位和领导审批；

步骤(6.5)，资产台账：根据资产金额和资产分类进行筛选统计金额，整个 单位的资产信息将作为单位次年步骤(1.1)预算编制的参考。

最后应说明的是：以上实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制； 凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含 在本发明的保护范围之内。

Claims (7)

1.行政事业单位经济活动内部控制管理系统，包括计算机终端、云服务器、网络、云管理平台和数据库，计算机终端通过网络连接云服务器，云服务器用于处理计算机终端的请求与响应，数据库用于表单信息、附件数据的存储服务，其特征在于：

所述云管理平台，包括相互连接的预算管理模块、支出管理模块、收入管理模块、采购管理模块、合同管理模块和资产管理模块；其中：

所述预算管理模块包括预算编制、预算录入/导入、预算分解、预算发布和预算调整；

所述支出管理模块包括公务接待支出、差旅支出、日常经费支出和会议/培训支出；

所述收入管理模块包括收入合同审批、收入登记和收入转预算；

所述采购管理模块包括专家库管理、招标代理机构、采购申请、招标书确认和采购结果确认；

所述合同管理模块包括合同审批、合同报销和合同台账；

所述资产管理模块包括资产登记、资产调拨、资产盘点、资产处置和资产台账。

2.如权利要求1所述的行政事业单位经济活动内部控制管理系统，其特征在于，所述支出管理模块中的各项费用由预算发布的金额和事项而定，支出管理模块还包括结项管理，结项后，释放审批时的预算金额，数据更新至预算发布后的金额。

3.如权利要求2所述的行政事业单位经济活动内部控制管理系统，其特征在于，所述差旅支出在每笔出差报销结束后默认为结项，无须进入结项管理。

4.如权利要求1所述的行政事业单位经济活动内部控制管理系统，其特征在于，所述收入转预算将收入所获费用录入到预算导入/录入，其金额由收入合同审批后的金额而定。

5.如权利要求1所述的行政事业单位经济活动内部控制管理系统，其特征在于，所述采购申请的经济活动由预算发布中的金额和事项而定，所述招标书确认中的信息由采购申请中的内容带入，专家库管理和招标代理机构中对招标书进行确认。

6.如权利要求1所述的行政事业单位经济活动内部控制管理系统，其特征在于，所述合同管理模块中的合同审批的信息由采购结果确认的信息带入，所述合同台账管理合同审批和合同报销中的数据变化，所述合同报销的数据由合同审批带入；合同报销结束后通过结项管理释放审批时的预算金额，数据更新至预算发布后的金额。

7.如权利要求1所述的行政事业单位经济活动内部控制管理系统，其特征在于，所述资产登记关联合同审批中的合同编号，在合同报销环节需将入库的资产编号信息传入才允许报销；所述资产台账展示资产调拨、资产盘点和资产处置环节资产信息的变化结果；整个单位的资产信息作为单位次年预算编制的参考。