CN108483074A - 一种人事档案纸质文件自动排序装置及方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种人事档案纸质文件自动排序装置及方法，它解决了现有技术中档案文件排序耗费时间长、劳动强度大的问题，具有能够将纸质文件按照姓名音序进行自动排列、降低人工劳动强度、排序准确的效果；其技术方案为：包括弹性支撑底座，弹性支撑底座上方安装搓纸轮，弹性支撑底座与搓纸轮之间形成容纳纸质文件的放置空间；搓纸轮两侧分别设置导向辊组，每一导向辊组包括两个转动方向相反的导向辊；导向辊组一侧设置对纸质文件其引导作用的外壳，外壳底部具有收集仓，经搓纸轮带动的纸质文件按设定要求进入其两侧导向辊组后，在外壳的引导下进入收集仓；收集仓侧面具有提升挡板，提升挡板打开后纸质文件落入弹性支撑底座底部的收集箱。

Description

一种人事档案纸质文件自动排序装置及方法

技术领域

本发明涉及档案分类领域，尤其涉及一种人事档案纸质文件自动排序装置及方法。

背景技术

大学等企事业单位职工都要建立个人人事档案，每个人的档案都放在独立的档案盒里，并按姓名音序排列法存放在档案管理部门库房中。单位人事部门每年生成大量人事档案散材料文件，这些文件送到档案管理部门，集中存入个人人事档案。

为了提高入档工作效率，需要在入档之前对散材料文件按姓名音序排列法进行排序，每年数万份文件的排序工作耗费了大量人力、物力。年度考核表、增资表文件每人每年入档一份，这类散材料规格齐整，格式统一，内容稍有不同，右上角统一印刷了姓名二维码，十分有利于采用自动化装置。

发明内容

为了克服现有技术的不足，本发明提供了一种人事档案纸质文件自动排序装置及方法，其具有能够将纸质文件按照姓名音序进行自动排列、降低人工劳动强度、排序准确的效果。

本发明采用下述技术方案：

一种人事档案纸质文件自动排序装置，包括弹性支撑底座，弹性支撑底座的上方安装搓纸轮，弹性支撑底座与搓纸轮之间形成容纳纸质文件的放置空间；搓纸轮的两侧分别设置导向辊组，每一导向辊组包括两个转动方向相反的导向辊；

所述导向辊组一侧设置对纸质文件起引导作用的外壳，外壳的底部具有收集仓，经搓纸轮带动的纸质文件按设定要求进入其两侧导向辊组后，在外壳的引导下进入收集仓；收集仓侧面具有提升挡板，提升挡板打开后，纸质文件落入弹性支撑底座底部的收集箱。

进一步的，还包括条形码扫描器，所述条形码扫描器连接控制器，条形码扫描器扫描纸质文件上的二维码信息并传至控制器，由控制器控制搓纸轮的运动方向。

进一步的，所述搓纸轮由电机驱动，电机的底部由支架支撑；所述电机连接控制器。

进一步的，所述弹性支撑底座包括托板和底板，托板与底板之间通过多根弹簧相连；所述底板由支撑腿支撑。

进一步的，所述托板上部贴附二维码。

进一步的，所述收集仓的底部倾斜设定角度。

进一步的，所述外壳具有弧度，且其与导向辊组间隔设定距离，外壳的底端与收集仓的顶端相连；收集仓的底部具有支撑架。

进一步的，所述导向辊由电机驱动。

一种人事档案纸质文件自动排序方法，包括以下步骤：

步骤(1)将印有二维码的一批待排序纸质文件按照正面向上的方式放置于托板上部，在弹簧的作用下，最上方纸质文件始终与两个导向辊之间的间隙相平齐；

步骤(2)点击触摸屏的开关按钮，条形码扫描器扫描纸质文件二维码的姓名信息，并将姓名信息传至控制器；控制器按照姓名音序排列法将扫描信息与预先设置的中值进行比较，小于中值时，控制搓纸轮向某一方向旋转，使纸质文件落入一侧收集仓；大于中值时，控制搓纸轮向另一方向旋转，使纸质文件落入另一侧收集仓；

步骤(3)一侧收集仓的提升挡板在控制器的控制下向上提起，纸质文件由收集仓落入收集箱中；之后，另一侧收集仓的提升挡板向上提起，纸质文件由收集仓落入收集箱中；

步骤(4)纸质文件全部分拨完毕后，条形码扫描器扫到托板上的二维码，此二维码信息传至控制器即可判断纸质文件分拨完成；再次放入另一批待分拨纸质文件，重复上述操作直至所有纸质文件完成一轮分拨。

进一步的，所有待排序纸质文件第一轮分拨完成后，控制器获得文件姓名的完整名单，根据名单按照姓名音序排列法，取得若干个新的中值，开始下一轮的迭代；经过多轮迭代后，所有纸质文件都会按照姓名音序排列法排序。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：

(1)本发明设置弹性支撑底座，能够使纸质文件始终与搓纸轮相接触，保证文件分拨的精确性；

(2)本发明的第一收集仓、第二收集仓的底部呈45°倾斜，能够使分拨后的文件自动落入收集箱中；

(3)本发明采用音序排列法，通过设置中值，将大于中值的姓氏、小于中值的姓氏分别拨入不同侧，以实现文件按姓氏大小排序；且可通过多次迭代，实现整体纸质文件的顺序排列。

附图说明

构成本申请的一部分的说明书附图用来提供对本申请的进一步理解，本申请的示意性实施例及其说明用于解释本申请，并不构成对本申请的不当限定。

图1为本发明的轴测图；

图2为本发明的主视图；

图3为本发明的收集仓俯视图；

图4为本发明的控制系统框图；

其中，1-搓纸轮，2-电机，3-第一上导向辊，4-第一外壳，5-第一下导向辊，6-第一收集仓，7-第一支撑架，8-托板，9-收集箱，10-底板，11-支撑腿，12-弹簧，13-第二支撑架，14-提升挡板，15-第二收集仓，16-第二外壳，17-第二下导向辊，18-第二上导向辊，19-纸质文件，20-侧板，21-盖板。

具体实施方式

应该指出，以下详细说明都是例示性的，旨在对本申请提供进一步的说明。除非另有指明，本文使用的所有技术和科学术语具有与本申请所属技术领域的普通技术人员通常理解的相同含义。

音序，就是以汉语拼音为顺序，它通常用于字典上的字词排列；其中汉语拼音是以拼音字母为顺序的，并且是逐个字母比较排序，如果音节的各个字母相同，则再按声调排序。

音序排列法就是首字母按照26个字母的顺序排列的方法。

需要注意的是，这里所使用的术语仅是为了描述具体实施方式，而非意图限制根据本申请的示例性实施方式。如在这里所使用的，除非上下文另外明确指出，否则单数形式也意图包括复数形式，此外，还应当理解的是，当在本说明书中使用术语“包含”和/或“包括”时，其指明存在特征、步骤、操作、器件、组件和/或它们的组合。

正如背景技术所介绍的，现有技术中存在档案文件排序耗费时间长、劳动强度大的不足，为了解决如上的技术问题，本申请提出了一种人事档案纸质文件自动排序装置及方法。

本申请的一种典型的实施方式中，如图1-图4所示，提供了一种人事档案纸质文件自动排序装置，包括弹性支撑底座、搓纸轮1、第一收集仓6、第二收集仓15、收集箱9和两组导向辊组。

所述弹性支撑底座包括托板8、底板10和弹簧12，底板10的上部通过多根弹簧12与托板8的底部相连，托板8用于支撑纸质文件19；所述底板10的两侧(沿搓纸轮1轴线方向平行)分别连接支撑腿11。

所述底板10的底部放置收集箱9，支撑腿11跨过收集箱9的上部。

所述收集箱9、第一收集仓6、第二收集仓15的一侧具有可打开的盖板21，盖板21的一侧与第一收集仓6、第二收集仓15或收集箱9的侧壁铰接，其另一端与第一收集仓6、第二收集仓15或收集箱9的侧壁接触形成活动端，通过打开盖板21的活动端方便将纸质文件取出。

所述底板10与托板8的形状与纸质文件19相适配。

优选地，所述底板与托板为长方体形。

在底板10的四周均安装侧板20，起到托板8在弹簧12作用下上升的导向作用，避免托板8晃动。

所述托板8的上方间隔设定距离(具体根据一次放置纸质文件19的厚度而定)安装搓纸轮1，托板8与搓纸轮1之间形成容纳纸质文件19的放置空间。

搓纸轮1中心安装转轴，所述转轴与电机2相连，电机2连接控制器；所述电机2的底部由支架(图中未画出)支撑。

纸质文件19的表头位置均印有含姓名信息的二维码，托板8的上部贴附标识二维码，标识二维码信息与姓名信息区别开，用于控制器判定是否分拨完成。

所述搓纸轮1的两侧(与底板10安装支撑腿11的方向垂直)分别设置一组导向辊组，为了便于论述，此处用“第一”、“第二”区分。

搓纸轮1一侧的导向辊组包括呈上下分布的第一上导向辊3和第一下导向辊5，第一上导向辊3和第一下导向辊5之间具有用于单张纸质文件19通过的间隙；第一上导向辊3和第一下导向辊5分别通过其中心的辊轴连接驱动电机(图中未画出)，驱动电机由支撑架(图中未画出)支撑，驱动电机由控制器控制。

第一下导向辊5的外侧(远离纸质文件19一侧)包裹有第一外壳4，所述第一外壳4呈弧形，其与第一下导向辊5具有一定的间隙，起到对进入第一上导向辊3和第一下导向辊5之间的纸质文件19的引导作用；第一外壳4的内壁光滑，能够将单张纸质文件19顺利导入；第一外壳4的端部与第一下导向辊3之间存在间隙，避免第一外壳4影响第一下导向辊3转动。

第一下导向辊3的下方设置第一收集仓6，第一收集仓6的上部与第一外壳4的底端相连，且第一外壳4与第一下导向辊5之间的间隙与第一收集仓6连通。

所述第一收集仓6的内部具有容纳纸质文件19的空腔，第一收集仓6的底部为倾斜45°的底板；第一收集仓6的一侧(靠近纸质文件19一侧)安装提升挡板14，第一收集仓6的内壁设有用于提升挡板14上下运动的导向槽。

所述提升挡板14由升降机构带动，所述升降机构为现有结构，此处不再赘述。

第一收集仓6的底端位于底板10下侧且间隔设定距离，此距离满足任意厚度的纸顺利通过。所述第一收集仓6的底部安装第一支撑架7，为了支撑稳定，可安装多个第一支撑架7。

支撑腿11与支撑架7之间的间距足以收集箱9通过，不影响收集箱9的放入和拉出。

搓纸轮1另一侧的导向辊组包括呈上下分布的第二上导向辊18和第二下导向辊17；由于本申请为对称结构，第二上导向辊18、第二下导向辊17、第二外壳16、第二收集仓15和第二支撑架13结构与上述结构相同，此处不再赘述。

条形码扫描器连接到控制器，在控制器控制下扫描纸质文件19上的二维码，并将扫描到的姓名信息传至控制器，控制器控制搓纸轮1的转动方向。

人事档案纸质文件的具体排序方法为：

步骤(1)将印有二维码的一批待排序纸质文件19按照正面向上、表头向里(靠近电机方向)放置在托板8上部，通过弹簧12将托板8顶起，始终保持纸质文件19与搓纸轮1紧密接触且最上方纸质文件19与导向辊组之间的间隙对应。

步骤(2)点击触摸屏的开关按钮，条形码扫描器扫描纸质文件二维码的姓名信息，并将姓名信息传至控制器；控制器按照姓名音序排列法将扫描信息与预先设置的中值进行比较；

以M姓作为中值，如果姓名音序小于M，控制搓纸轮1顺时针转动，把纸质文件19向第二导向辊组方向拨；如果姓名音序大于M，控制搓纸轮1逆时针转动，把纸质文件19向第一导向辊组方向拨；同时控制器将姓名记录下来。

步骤(3)第二导向辊组方向拨出的纸质文件19被第二上导向辊18和第二下导向辊17咬合住，并在第二外壳16的引导下，自动落到第二收集仓15，此时文件正面朝下；向第一导向辊组方向拨出的纸质文件19被第一上导向辊3和第一下导向辊5咬合住，并在第一外壳4的引导下，自动落到第一收集仓6，此时纸质文件19正面朝下。

步骤(4)纸质文件19分拨完毕后，条形码扫描器扫到托板8上的标识二维码，标识二维码信息传至控制器即可判断纸质文件19分拨完成，即托板8上部已没有文件。

如果没有更多的文件需要排序，点击触控屏上“结束放纸”按钮。第二收集仓15的提升挡板14在控制器的控制下向上提起，纸质文件19由第二收集仓15落入收集箱9中，之后第一收集仓6的提升挡板14在控制器的控制下向上提起，纸质文件19由第一收集仓6落入收集箱9中。

如果还有更多的文件需要一起排序，则继续在托板8上放置需要排序的文件，点击触控屏上“继续放纸”按钮，继续分拨排序。

如果第一收集仓6、第二收集仓15中文件太多，可以打开收集仓侧面盖板21，将纸质文件取出正面朝下分两摞放置于桌上，注意不要破坏文件已有的排序。

如果收集箱9中文件太多，可以打开收集箱9侧面盖板21，将纸质文件19取出，正面朝下放置于桌上，注意不要破坏文件已有的排序。

步骤(5)如果所有待排序文件19第一轮分拨完毕，控制器将获得文件姓名的完整名单，根据名单按照姓名音序排列法，自动取得若干个新的中值，即经第一轮迭代后得到两摞纸质文件，下层纸质文件(小于M的一摞)取一个新的中值，上层纸质文件(大于M的一摞)取另一中值；开始下一轮的迭代；

步骤(6)将文件整理好，正面朝上放入托板8，点击触控屏“开始迭代”按钮，将进行新一轮的分拨；经过若干轮迭代后，所有文件都会按照姓名音序排列法排序。

本申请的另一种实施方式中，以张三、李四、王五、艾尔、陈启、刘民、朱得、马利，共八张纸质文件为例。

第一轮迭代：以M姓为中值。

张三到第一收集仓，李四到第二收集仓，王五到第一收集仓，艾尔到第二收集仓，陈启到第二收集仓，刘民到第二收集仓，朱得到第一收集仓，马利到第一收集仓。

分拨完毕，第二收集仓的提升挡板提起，第二收集仓中一摞文件自动落到收集箱；第一收集仓的提升挡板提起，其中的文件落到收集箱。

此时所有文件正面朝下，文件排序为李四、艾尔、陈启、刘民、张三、王五、朱得、马利。

第二轮迭代：控制器获得完整的人员名单，自动取李四、张三为中值。

将上述排列顺序的文件按照正面朝上放入托板上部，前四张以李四为中值，后四张以张三为中值。

首先，李四到第一收集仓，艾尔到第二收集仓，陈启到第二收集仓，刘民到第一收集仓。

此时第二收集仓的提升挡板提起，其中的文件自动落到收集箱，挡板放下；第一收集仓的提升挡板提起，其中的文件落到收集箱，挡板放下。

继续分拨后四张，张三到第一收集仓，王五到第二收集仓，朱得到第一收集仓，马利到第二收集仓。

此时第二收集仓的提升挡板提起，其中的文件自动落到收集箱，档板放下；第一收集仓提升挡板提起，其中的文件落到收集箱，档板放下。

文件排序为艾尔、陈启、李四、刘民、王五、马利、张三、朱得。

第三轮迭代：控制器判断出只有五、六号文件还需要迭代排序，因此取中值王五。

艾尔、陈启、李四、刘民直接拨到第二收集仓，王五到第一收集仓，马利到第二收集仓。

此时第二收集仓的提升挡板提起，第二收集仓中的文件自动落到收集箱；第一收集仓的提升挡板提起，其中的文件落到收集箱。

张三、朱得直接拨到第二收集仓，此时第二收集仓提升挡板提起，第二收集仓中的文件自动落到收集箱。

文件排序为艾尔、陈启、李四、刘民、马利、王五、张三、朱得，排序完毕。

本申请的又一种实施方式中，以学号作为排序依据，条形码扫描器扫描到学号信息传至控制器；选择某一学号作为中值，大于这一学号的文件落入第一收集仓，小于这一学号的文件落入第二收集仓。

其具体迭代方法与上述实施方式相同，此处不再赘述。

以上所述仅为本申请的优选实施例而已，并不用于限制本申请，对于本领域的技术人员来说，本申请可以有各种更改和变化。凡在本申请的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本申请的保护范围之内。

Claims (10)

1.一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，包括弹性支撑底座，弹性支撑底座的上方安装搓纸轮，弹性支撑底座与搓纸轮之间形成容纳纸质文件的放置空间；搓纸轮的两侧分别设置导向辊组，每一导向辊组包括两个转动方向相反的导向辊；

所述导向辊组一侧设置对纸质文件其引导作用的外壳，外壳的底部具有收集仓，经搓纸轮带动的纸质文件按设定要求进入其两侧导向辊组后，在外壳的引导下进入收集仓；收集仓侧面具有提升挡板，提升挡板打开后，纸质文件落入弹性支撑底座底部的收集箱。

2.根据权利要求1所述的一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，还包括条形码扫描器，所述条形码扫描器连接控制器，条形码扫描器扫描纸质文件上的二维码信息并传至控制器，由控制器控制搓纸轮的运动方向。

3.根据权利要求1所述的一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，所述搓纸轮由电机驱动，电机的底部由支架支撑；所述电机连接控制器。

4.根据权利要求1所述的一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，所述弹性支撑底座包括托板和底板，托板与底板之间通过多根弹簧相连；所述底板由支撑腿支撑。

5.根据权利要求4所述的一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，所述托板上部贴附二维码。

6.根据权利要求1所述的一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，所述收集仓的底部倾斜设定角度。

7.根据权利要求1所述的一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，所述外壳具有弧度，且其与导向辊组间隔设定距离，外壳的底端与收集仓的顶端相连；收集仓的底部具有支撑架。

8.根据权利要求1所述的一种人事档案纸质文件自动排序装置，其特征在于，所述导向辊由电机驱动。

9.一种人事档案纸质文件自动排序方法，其特征在于，包括以下步骤：

步骤(1)将印有二维码的一批待排序纸质文件按照正面向上的方式放置于托板上部，在弹簧的作用下，最上方纸质文件始终与两个导向辊之间的间隙相平齐；

步骤(2)点击触摸屏的开关按钮，条形码扫描器扫描纸质文件二维码的姓名信息，并将姓名信息传至控制器；控制器按照姓名音序排列法将扫描信息与预先设置的中值进行比较，小于中值时，控制搓纸轮向某一方向旋转，使纸质文件落入一侧收集仓；大于中值时，控制搓纸轮向另一方向旋转，使纸质文件落入另一侧收集仓；

步骤(3)一侧收集仓的提升挡板在控制器的控制下向上提起，纸质文件由收集仓落入收集箱中；之后，另一侧收集仓的提升挡板向上提起，纸质文件由收集仓落入收集箱中；

步骤(4)纸质文件全部分拨完毕后，条形码扫描器扫到托板上的二维码，此二维码信息传至控制器即可判断纸质文件分拨完成；再次放入另一批待分拨纸质文件，重复上述操作直至所有纸质文件完成一轮分拨。

10.根据权利要求9所述的一种人事档案纸质文件自动排序方法，其特征在于，所有待排序纸质文件第一轮分拨完成后，控制器获得文件姓名的完整名单，根据名单按照姓名音序排列法，取得若干个新的中值，开始下一轮的迭代；经过多轮迭代后，所有纸质文件都会按照姓名音序排列法排序。