CN107766539A - 一种基于Alfresco的文档管理系统及实现方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及计算机应用技术领域，特别涉及一种基于Alfresco的文档管理系统及实现方法。本发明的系统由Alfresco文档存储库、文档采集管理系统和关系型数据库三部分构成。Alfresco文档存储库，用于存储文档及相关元数据信息，生成文档目录树，支持多国语言，提供全文检索；文档采集管理系统，用于管理文档节点、通信协议、ETL规则和采集任务；关系型数据库用于存储文档及目录树信息。本发明将文档管理流程规范化，基于目录树管理文档，用户使用简单，且有一套完整的权限管理体系，具有扩展性好，适用范围广等特点，可应用于多种关系型数据库的系统中。

Description

一种基于Alfresco的文档管理系统及实现方法

技术领域

本发明涉及计算机应用技术领域，特别涉及一种基于Alfresco的文档管理系统及实现方法。

背景技术

Alfresco是一款开源的企业内容管理系统(ECM)，基于Java平台开发，为企业提供日常的文档管理、协同工作、工作记录管理、知识管理、网络内容管理、图片管理等多种功能。Alfresco是目前使用最广泛的企业内容管理平台

(ECMS)，并且她更适合管理企业内部的电子文档(PDF,TXT,DOC,PPT,XLS文件等)，关键是alfresco是一款开源产品，极大的降低了企业的部署成本。并且支持多国语言，提供多种文档格式转换，包括office2003-2007、pdf、jpeg、jpg等。该系统基于目录树管理文档，提供全文检索，多国语言支持，用户使用简单。

Alfresco提供了一套完整的权限管理体系。Alfresco采用用户-组-资源-权限的分层次权限管理体系，让管理员可以方便的控制电子文档或文档空间的访问权限，在Alfresco的部署和开发的过程中，越来越感受到Alfresco系统的庞大，但架构非常的清晰，功能也比较的完整。

发明内容

本发明解决的技术问题在于提供一种基于Alfresco的文档管理系统及实现方法；实现文档管理流程规范化。

本发明解决上述技术问题的技术方案是：

所述的系统包括Alfresco文档存储库、文档管理系统和数据库三部分构成；

所述Alfresco文档存储库，实现在站点下存储文档及相关元数据信息，生成文档目录树，支持多国语言，提供全文检索；

所述文档管理系统，主用于管理文档节点、通信协议、ETL规则和采集任务；所述文档管理系统应包含采集文档模块、文档整理模块、文档固化模块和文档发布模块；所述采集文档模块用于采集文档详细信息和文档附件；所述文档整理模块用于确认或修正文档详细信息及文档附件；所述文档固化模块用于固化生成文档详细文件及文档附件，并保存到服务器；所述文档发布模块用于公开文档相关信息，供相关用户查阅和下载；

所述数据库为关系型数据库，用于存储文档目录树节点信息。

权利要求1所述的基于Alfresco的文档管理系统的实现方法是：

步骤一：采集文档模块实现采集文档；

步骤二：文档整理模块实现文档整理；

步骤三：文档固化模块实现文档固化；

步骤四：文档发布模块实现文档发布；

所述采集文档的详细流程是：

A1：采集文档；

A2：上传文档至alfresco站点；

A3：保存文档目录节点信息到数据库中，完成采集；

所述文件整理模详细流程是：

B1：获取文档目录节点；

B2：查看文档详细信息；

B3：确认文档详细信息；

B4：修改文档状态，完成整理；

所述文件固化的详细流程是：

C1：获取文档目录节点；

C2：获取文档详细信息；

C3：修改文档状态；

C4：生成文档详细信息文件及附件，完成固化；

所述文件发布的详细流程是：

D1：获取文档目录节点；

D2：获取文档详细信息；

D3：修改文档状态及查阅等级，完成发布。

所述文档包含文档详细信息和文档附件；所述文档详细信息包含：标题，成文日期，电子文档类型，查阅等级，保管期限，年度，责任者，关键词，分类号，所属科室，所属单位，件号；所述文档附件可以是PDF,TXT,DOC,PPT,XLS格式。

所述的方法实现步骤是：

第一步：在相应的文档目录树下面，点击采集文档模块菜单，在jsp页面填写文档详细信息，并使用uploadify插件上传文档附件，使用AJAX方式将表单提交到文档管理系统后台，其中表单参数包含：文档详细信息，文档附件和目录节点；

第二步：根据文档详细信息生成文档档号，从数据库中验证档号是否存在，如果档号存在，则停止操作，向页面返回错误信息；如果档号不存在，则将文档详细信息封装成json格式，并设置相应的文档状态fileStatus，初始状态为0，表示未整理；调用alfresco接口将文档详细信息和文档附件上传到相应alfresco站点目录下；

第三步：解析alfresco返回的数据，将返回的文档目录节点及文档标题保存到数据库表中；然后向页面返回保存成功的信息，完成文档上传；

第四步：提交整理，将相应的文档状态fileStatus修改为1，表示已整理；

第五步：在相应的文档目录树下面，点击文件整理模块菜单，文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为1的子节点文档列表；

第六步：查看文档详细信息及文档附件信息；

第七步：确认文档信息后——归档，将文档状态fileStatus修改为2，表示已归档；

第八步：在相应的文档目录树下面，点击文件归档模块菜单，文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为2的子节点文档列表；

第九步：查看文档详细信息及文档附件信息，可将文档撤回到整理状态，即将fileStatus修改为1；

第十步，确认文档信息后——固化，将文档状态fileStatus修改为3；表示已固化；根据文档详细信息生成xml文档及将文档附件写入服务器相应文件夹中，完成固化；

第十一步，在相应的文档目录树下面，点击文件发布模块菜单。文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为3的子节点文档列表；

第十二步：文档发布，修改文档状态fileStatus为4，修改查阅等级，完成发布；

第十三步：用户根据相应查阅权限，查阅或下载文档。

本发明的有益效果：提供一种基于Alfresco的文档管理系统及其实现方法。通过本发明将文档管理流程规范化，基于目录树管理文档，用户使用简单，且有一套完整的权限管理体系，具有扩展性好，适用范围广。

附图说明

下面结合附图对本发明进一步说明：

图1是本发明的总体流程图；

图2是任务流程的交互图。

具体实施方式

如图1、2所示，本发明的文档管理系统包括Alfresco文档存储库、文档管理系统和数据库三部分构成。

所述Alfresco文档存储库，在站点下存储文档及相关元数据信息，生成文档目录树，支持多国语言，提供全文检索；

所述文档管理系统，主要用于管理文档节点、通信协议、ETL规则和采集任务。所述文档管理系统应包括文档管理模块，归档管理模块。所述文档管理模块包含采集文档模块和文档整理模块；所述归档管理模块包括文档固化模块和文档发布模块。所述采集文档模块，用于采集文档详细信息和文档附件；所述文档整理模块，用于确认或修正文档详细信息及文档附件；所述文档固化模块，用于固化生成文档详细文件及文档附件，并保存到服务器；所述文档发布模块，用于公开文档相关信息，供相关用户查阅和下载。

所述数据库为关系型数据库，用于存储文档目录树节点信息。

实现的流程是：

步骤一：采集文档，

步骤二：文档整理，

步骤三：文档固化，

步骤四：文档发布。

其详细步骤如下(参考图2)：

第一步：在相应的文档目录树下面，点击采集文档模块菜单，在jsp页面填写文档详细信息，并使用uploadify插件上传文档附件，使用AJAX方式将表单提交到文档管理系统后台，其中表单参数包含：文档详细信息，文档附件和目录节点。

第二步：根据文档详细信息生成文档档号，从数据库中验证档号是否存在，如果档号存在，则停止操作，向页面返回错误信息；如果档号不存在，则将文档详细信息封装成json格式，并设置相应的文档状态fileStatus，初始状态为0(未整理)，调用alfresco接口将文档详细信息(json)和文档附件上传到相应alfresco站点目录下。

第三步：解析alfresco返回的数据，将返回的文档目录节点及文档标题保存到数据库表中。向页面返回保存成功的信息，完成文档上传。

第四步：提交整理，将相应的文档状态fileStatus修改为1(整理)。

第五步：在相应的文档目录树下面，点击文件整理模块菜单。文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为1的子节点文档列表。

第六步：查看文档详细信息及文档附件信息(可修改)。

第七步：确认文档信息后——归档，将文档状态fileStatus修改为2(归档)。

第八步：在相应的文档目录树下面，点击文件归档模块菜单。文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为2的子节点文档列表。

第九步：查看文档详细信息及文档附件信息(可将文档撤回到整理状态，即将fileStatus修改为1)。

第十步，确认文档信息后——固化，将文档状态fileStatus修改为3(固化)，根据文档详细信息生成xml文档及将文档附件写入服务器相应文件夹中，完成固化。

第十一步，在相应的文档目录树下面，点击文件发布模块菜单。文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为3的子节点文档列表。

第十二步：文档发布，修改文档状态fileStatus为4，修改查阅等级，完成发布。

第十三步：用户根据相应查阅权限，查阅或下载文档。

Claims (4)

1.一种基于Alfresco的电子文档管理系统。其特征在于，所述的系统包括Alfresco文档存储库、文档管理系统和数据库三部分构成；

所述Alfresco文档存储库，实现在站点下存储文档及相关元数据信息，生成文档目录树，支持多国语言，提供全文检索；

所述文档管理系统，主用于管理文档节点、通信协议、ETL规则和采集任务；所述文档管理系统应包含采集文档模块、文档整理模块、文档固化模块和文档发布模块；所述采集文档模块用于采集文档详细信息和文档附件；所述文档整理模块用于确认或修正文档详细信息及文档附件；所述文档固化模块用于固化生成文档详细文件及文档附件，并保存到服务器；所述文档发布模块用于公开文档相关信息，供相关用户查阅和下载；

所述数据库为关系型数据库，用于存储文档目录树节点信息。

2.一种权利要求1所述的基于Alfresco的文档管理系统的实现方法，其特征在于，所述的方法是：

步骤一：采集文档模块实现采集文档；

步骤二：文档整理模块实现文档整理；

步骤三：文档固化模块实现文档固化；

步骤四：文档发布模块实现文档发布；

所述采集文档的详细流程是：

A1：采集文档；

A2：上传文档至alfresco站点；

A3：保存文档目录节点信息到数据库中，完成采集；

所述文件整理模详细流程是：

B1：获取文档目录节点；

B2：查看文档详细信息；

B3：确认文档详细信息；

B4：修改文档状态，完成整理；

所述文件固化的详细流程是：

C1：获取文档目录节点；

C2：获取文档详细信息；

C3：修改文档状态；

C4：生成文档详细信息文件及附件，完成固化；

所述文件发布的详细流程是：

D1：获取文档目录节点；

D2：获取文档详细信息；

D3：修改文档状态及查阅等级，完成发布。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述文档包含文档详细信息和文档附件；所述文档详细信息包含：标题，成文日期，电子文档类型，查阅等级，保管期限，年度，责任者，关键词，分类号，所属科室，所属单位，件号；所述文档附件可以是PDF,TXT,DOC,PPT,XLS格式。

4.根据权利要求2或3所述的方法，其特征在于，所述的方法实现步骤是：

第一步：在相应的文档目录树下面，点击采集文档模块菜单，在jsp页面填写文档详细信息，并使用uploadify插件上传文档附件，使用AJAX方式将表单提交到文档管理系统后台，其中表单参数包含：文档详细信息，文档附件和目录节点；

第二步：根据文档详细信息生成文档档号，从数据库中验证档号是否存在，如果档号存在，则停止操作，向页面返回错误信息；如果档号不存在，则将文档详细信息封装成json格式，并设置相应的文档状态fileStatus，初始状态为0，表示未整理；调用alfresco接口将文档详细信息和文档附件上传到相应alfresco站点目录下；

第三步：解析alfresco返回的数据，将返回的文档目录节点及文档标题保存到数据库表中；然后向页面返回保存成功的信息，完成文档上传；

第四步：提交整理，将相应的文档状态fileStatus修改为1，表示已整理；

第五步：在相应的文档目录树下面，点击文件整理模块菜单，文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为1的子节点文档列表；

第六步：查看文档详细信息及文档附件信息；

第七步：确认文档信息后——归档，将文档状态fileStatus修改为2，表示已归档；

第八步：在相应的文档目录树下面，点击文件归档模块菜单，文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为2的子节点文档列表；

第九步：查看文档详细信息及文档附件信息，可将文档撤回到整理状态，即将fileStatus修改为1；

第十步，确认文档信息后——固化，将文档状态fileStatus修改为3；表示已固化；根据文档详细信息生成xml文档及将文档附件写入服务器相应文件夹中，完成固化；

第十一步，在相应的文档目录树下面，点击文件发布模块菜单。文档管理系统根据当前文档目录树节点从alfresco查询出所包含的fileStatus修改为3的子节点文档列表；

第十二步：文档发布，修改文档状态fileStatus为4，修改查阅等级，完成发布；

第十三步：用户根据相应查阅权限，查阅或下载文档。