CN107451729A - 一种智能化档案整理方法 - Google Patents

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姜心泓
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Abstract

本发明公开了一种智能化档案整理方法，无论是借调档案还是归还档案，都需要解锁密码锁，如此，密码锁在任何状态下，均处于受控状态，有利于保证档案存储的安全。本发明中，通过密码锁的解锁指令对该次解锁行为进行判断，即判断该次解锁是为了借出档案还是归还档案，有利于对受控档案进行实时管理监控。

Description

一种智能化档案整理方法
技术领域
本发明涉及档案管理技术领域，尤其涉及一种智能化档案整理方法。
背景技术
文件存档是任何一家有规模的公司或者事业单位都会遇到的问题。目前，文件存档中经常由于量大、存档规则不统一等问题使得文件存档管理容易出现各种问题，尤其是容易遗失文件，不能确保文件安全。
发明内容
基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了一种智能化档案整理方法。
本发明提出的一种智能化档案整理方法，包括以下步骤：
S1、以密码锁锁存档案文件；设置当前状态统计表，用于统计当前档案柜中的在柜档案文件和出借档案文件，并统计每一份出借档案文件的在借信息，在借信息包括借用人和借出时间；
S2、获取档案申请信息，档案申请信息包括档案文件编号、申请人和申请人联系方式，根据申请人联系方式向申请人发送用于解锁密码锁的出借解锁指令；
S3、获取包括归还人、归还人联系方式和档案文件编号的档案归还信息，并根据归还人联系方式向归还人发送用于解锁密码锁的归还解锁指令；
S4、当密码锁被解锁，则判断解锁指令为出借解锁指令还是归还解锁指令，为出借解锁指令，则执行步骤S5；为归还解锁指令，则执行步骤S6；
S5、根据出借解锁指令确定档案申请信息，并将密码锁解锁时间作为借出时间关联档案申请信息中的档案文件编号统计到当前状态统计表中；
S6、根据归还解锁指令确定档案归还信息，并扫描档案柜；
S7、判断档案归还信息中的档案文件编号对应的档案文件是否在柜；
S8、是，则将该档案文件的在柜状态更新到当前状态统计表中；
S9、否，则向预设的报警对象发送报警信息，并向该归还解锁指令对应的归还人发送新的归还解锁指令。
优选地，步骤S1中还包括：设置历史借调统计表用于存储档案柜中各档案文件的每一次借调信息，借调信息包括调用人、调用日期和归还日期；步骤S8还包括：将该次档案文件的借调信息统计到历史借调统计表中，借调信息中的调用人为档案申请信息中的申请人，调用日期为步骤S5中的借出时间，归还日期为步骤S8中该档案文件的在柜状态更新时间。
优选地，步骤S2具体包括以下步骤：
S21、获取档案申请信息，档案申请信息包括档案文件编号、申请人和申请人联系方式；
S22、结合当前状态统计表，判断该档案文件是否在柜；
S23、是，则根据申请人联系方式向申请人发送用于解锁密码锁的出借解锁指令；
S24、否，则根据申请人联系方式向申请人发送档案文件借出信息。
优选地，档案申请信息中还包括预计归还时间；步骤S24中的借出信息中包括该档案文件的预计归还时间。
本发明提供的智能化档案整理方法，无论是借调档案还是归还档案，都需要解锁密码锁，如此，密码锁在任何状态下，均处于受控状态，有利于保证档案存储的安全。本发明中，通过密码锁的解锁指令对该次解锁行为进行判断，即判断该次解锁是为了借出档案还是归还档案，有利于对受控档案进行实时管理监控。
本发明步骤S5中，通过通过对当前状态统计表的实时更新，有利于档案信息管理的及时性和精确性。
步骤S6中，在密码锁通过归还解锁指令解锁并重新锁合后扫描档案柜。如此，可对档案归还情况进行确认，保证档案归还的真实性。确认档案归还后，更新当前状态统计表，保证了当前状态统计表的实时有效性。
附图说明
图1为本发明提出的一种智能化档案整理方法流程图。
具体实施方式
参照图1，本发明提出的一种智能化档案整理方法，包括以下步骤。
S1、以密码锁锁存档案文件。设置当前状态统计表，用于统计当前档案柜中的在柜档案文件和出借档案文件，并统计每一份出借档案文件的在借信息，在借信息包括借用人和借出时间，以便对借出档案进行追溯。
本步骤S1中还包括：设置历史借调统计表用于存储档案柜中各档案文件的每一次借调信息，借调信息包括调用人、调用日期和归还日期。如此，通过设置历史借调统计表，实现了对历史借调信息的追溯。
S21、获取档案申请信息，档案申请信息包括档案文件编号、申请人和申请人联系方式。
S22、结合当前状态统计表，判断该档案文件是否在柜。
S23、是，则根据申请人联系方式向申请人发送用于解锁密码锁的出借解锁指令。
S24、否，则根据申请人联系方式向申请人发送档案文件借出信息。
结合步骤S22，实现了对与档案申请信息中的档案的自动判断，以避免档案已被借出的情况下，对于档案申请信息的冗余接受。
如此，通过结合步骤S21-S24，获取档案申请信息，然后对申请目标档案进行在柜判断，只有在申请目标档案在柜的情况下，根据申请人联系方式向申请人发送用于解锁密码锁的出借解锁指令。可保证对于接受的每一个档案申请信息均可满足其需求，保证档案申请信息处理的有效性。
具体实施时，步骤S24中的借出信息中包括该档案文件的预计归还时间。归还时间可以是被包含在档案申请信息中。通过预计归还时间，可使得档案被借出时，为后提交的档案申请信息提供一个明确的等待时间。
S3、获取包括归还人、归还人联系方式和档案文件编号的档案归还信息，并根据归还人联系方式向归还人发送用于解锁密码锁的归还解锁指令。
S4、当密码锁被解锁，则判断解锁指令为出借解锁指令还是归还解锁指令，为出借解锁指令，则执行步骤S5。为归还解锁指令，则执行步骤S6。
本实施方式中，无论是借调档案还是归还档案，都需要解锁密码锁，如此，密码锁在任何状态下，均处于受控状态，有利于保证档案存储的安全。本实施方式中，通过密码锁的解锁指令对该次解锁行为进行判断，即判断该次解锁是为了借出档案还是归还档案，有利于对受控档案进行实时管理监控。
S5、根据出借解锁指令确定档案申请信息，并将密码锁解锁时间作为借出时间关联档案申请信息中的档案文件编号统计到当前状态统计表中。如此，通过对当前状态统计表的实时更新，有利于档案信息管理的及时性和精确性。
S6、根据归还解锁指令确定档案归还信息，并扫描档案柜。
S7、判断档案归还信息中的档案文件编号对应的档案文件是否在柜。
S8、是，则将该档案文件的在柜状态更新到当前状态统计表中。
具体的，步骤S6中，在密码锁通过归还解锁指令解锁并重新锁合后扫描档案柜。如此，可对档案归还情况进行确认，保证档案归还的真实性。确认档案归还后，更新当前状态统计表，保证了当前状态统计表的实时有效性。
步骤S8还包括：将该次档案文件的借调信息统计到历史借调统计表中，便于对档案的借调进行追溯。借调信息中的调用人为档案申请信息中的申请人，调用日期为步骤S5中的借出时间，归还日期为步骤S8中该档案文件的在柜状态更新时间。
S9、否，则向预设的报警对象发送报警信息，并向该归还解锁指令对应的归还人发送新的归还解锁指令。
本步骤中，通过报警信息可对归还解锁指令的非法操作进行示警，以便及时追踪，避免档案被非法操作，并通过发送新的归还解锁指令，保证档案可顺利归还。
以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。

Claims (4)

1.一种智能化档案整理方法，其特征在于，包括以下步骤：
S1、以密码锁锁存档案文件；设置当前状态统计表，用于统计当前档案柜中的在柜档案文件和出借档案文件，并统计每一份出借档案文件的在借信息，在借信息包括借用人和借出时间；
S2、获取档案申请信息，档案申请信息包括档案文件编号、申请人和申请人联系方式，根据申请人联系方式向申请人发送用于解锁密码锁的出借解锁指令；
S3、获取包括归还人、归还人联系方式和档案文件编号的档案归还信息，并根据归还人联系方式向归还人发送用于解锁密码锁的归还解锁指令；
S4、当密码锁被解锁，则判断解锁指令为出借解锁指令还是归还解锁指令，为出借解锁指令，则执行步骤S5；为归还解锁指令，则执行步骤S6；
S5、根据出借解锁指令确定档案申请信息，并将密码锁解锁时间作为借出时间关联档案申请信息中的档案文件编号统计到当前状态统计表中；
S6、根据归还解锁指令确定档案归还信息，并扫描档案柜；
S7、判断档案归还信息中的档案文件编号对应的档案文件是否在柜；
S8、是，则将该档案文件的在柜状态更新到当前状态统计表中；
S9、否，则向预设的报警对象发送报警信息，并向该归还解锁指令对应的归还人发送新的归还解锁指令。
2.如权利要求1所述的智能化档案整理方法，其特征在于，步骤S1中还包括：设置历史借调统计表用于存储档案柜中各档案文件的每一次借调信息，借调信息包括调用人、调用日期和归还日期；步骤S8还包括：将该次档案文件的借调信息统计到历史借调统计表中，借调信息中的调用人为档案申请信息中的申请人，调用日期为步骤S5中的借出时间，归还日期为步骤S8中该档案文件的在柜状态更新时间。
3.如权利要求1或2所述的智能化档案整理方法，其特征在于，步骤S2具体包括以下步骤：
S21、获取档案申请信息，档案申请信息包括档案文件编号、申请人和申请人联系方式；
S22、结合当前状态统计表，判断该档案文件是否在柜；
S23、是，则根据申请人联系方式向申请人发送用于解锁密码锁的出借解锁指令；
S24、否，则根据申请人联系方式向申请人发送档案文件借出信息。
4.如权利要求3所述的智能化档案整理方法，其特征在于，档案申请信息中还包括预计归还时间；步骤S24中的借出信息中包括该档案文件的预计归还时间。
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