CN104518943A - 电子邮件管理方法和系统 - Google Patents
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Abstract
本发明公开一种电子邮件管理方法，包括如下步骤：获取监控权限内的待发送电子邮件；分析所述待发送电子邮件的内容，并判断所述待发送电子邮件的内容是否包含预设的敏感词；若是，则向预设的对象发送警报信息。还公开一种电子邮件管理系统。上述方法和系统通过对邮件内容进行基于敏感词的筛选和判断，并对包含敏感词的邮件报警，提高了关键信息泄露处理的时效性，可以有效防范泄密。
Description
技术领域
本发明涉及电子邮件技术领域，特别是涉及一种电子邮件管理方法和一种电子邮件管理系统。
背景技术
在企业生产中，有很多需要保密的资料，有一些一旦泄露就会造成难以弥补的损失。虽然企业可以通过与员工签订保密协议的方式来防范泄密，但是这仅是从法律层面上进行防范，技术层面上仍然不可忽略。
电子邮件是互联网最基本的网络通讯工具，利用电子邮件可以进行文本、图片和文件等各种信息的交流。电子邮件作为办公应用给员工带来非常大的便利。然而方便之余，电子邮件也成为了一种信息泄密途径。
传统的邮件管理，大都集中在邮件的归档、垃圾邮件的过滤以及防范外部攻击等问题上，并未有防范自内部泄密的问题。
发明内容
基于此，有必要提供一种可以防范泄密的电子邮件管理方法。
此外，还提供一种电子邮件管理系统。
一种电子邮件管理方法，包括如下步骤：获取监控权限内的待发送电子邮件；分析所述待发送电子邮件的内容，并判断所述待发送电子邮件的内容是否包含预设的敏感词；若是，则向预设的对象发送警报信息。
在其中一个实施例中，所述电子邮件的内容包括收件人、邮件正文以及邮件附件的至少之一。
在其中一个实施例中，对所述邮件正文和邮件附件中的文本，采用关键词匹配的方式进行判断。
在其中一个实施例中，对所述邮件正文和邮件附件中的图片，首先提取图片中的文本信息，再采用关键词匹配的方式进行判断。
在其中一个实施例中，所述发送警报信息的方式为发送电子邮件，所述预设的对象为预设的电子邮件地址。
在其中一个实施例中，所述发送警报信息的方式为发送短信，所述预设的对象为预设的手机短信收件人。
在其中一个实施例中，还包括设置所述敏感词的步骤。
在其中一个实施例中，还包括归档，和设置所述归档条件的步骤。
在其中一个实施例中，通过读取配置文件以连接所述电子邮件服务器和进行敏感词检测。
一种电子邮件管理系统，通过与电子邮件服务器连接通信对电子邮件进行管理，包括：配置单元，用于接收用户输入生成配置文件，所述配置文件中包括监控参数值；监控单元，通过读取配置文件完成监控参数的设置，并依据所述监控参数设置的敏感词对电子邮件内容执行敏感词匹配操作；或者进一步根据所述监控参数设置的归档条件对电子邮件执行归档操作。
上述邮件管理方法和系统通过对邮件内容进行基于敏感词的筛选和判断，并对包含敏感词的邮件报警，提高了关键信息泄露处理的时效性，可以有效防范泄密。
附图说明
图1为一实施例的电子邮件管理方法流程图；
图2为电子邮件的发送和接收原理；
图3为一实施例的电子邮件管理系统模块图。
具体实施方式
以下结合附图和实施例进行进一步说明。
如图1所示，为一实施例的电子邮件管理方法流程图。该方法包括如下步骤。
步骤S101：获取监控权限内的待发送电子邮件。如图2所示，为电子邮件的发送和接收原理。电子邮件在发送方的客户端11进行编辑后发送到发送方的服务器端12（也即SMTP服务器）。然后SMTP服务器识别接收方的地址，并根据该地址向接收方的服务器端13（一般为POP3服务器，也有IMAP服务器）发送该电子邮件。接收方的服务器13将该电子邮件存放在接收者的电子信箱内，并告知接收者有新邮件到来。接收者通过接收方的客户端14连接到接收方的服务器13后，就会看到服务器的通知，进而打开自己的电子信箱来查收邮件。
由于是要防止保密内容出现未经授权的泄露，所以是要在邮件到达接收方的客户端之前获知这种可能的泄露并进行相应处理。由此可知，步骤S101可以在发送方的客户端11、发送方的服务器端12以及接收方的服务器端13执行。为保险起见，可在发送方的客户端11进行发送之前执行本步骤。本实施例中，统一在发送方的服务器端12获取，便于统一管理。
监控权限是指监控方所能监控的电子邮件的范围，可以理解，监控方并不能毫无理由地监控所有邮件。当然，视执行监控的位置也会有所区别，例如在发送方的客户端，可以对所有发出的邮件进行监控，而对处在发送方的服务器端或者接收方的服务器端的电子邮件，却只能由获得相应权限的用户访问，因为发送方的服务器端和接收方的服务器端还有海量的其他用户的电子邮件数据。
步骤S102：分析并判断所述电子邮件的内容是否包含预设的敏感词，若是则执行步骤S103，否则执行步骤S101。电子邮件的内容包括收件人、邮件正文以及邮件附件的至少之一。收件人是投递邮件的信箱地址，特定的收件人的邮件也可能带有泄密内容，例如竞争对手采用统一后缀的邮箱地址。邮件正文是收件人和发件人之间具体沟通内容，其很大可能包含泄密内容。邮件附件则可能包含具体的资料。
基于敏感词的筛选实现起来较为简单。其可以针对文本格式和图片格式进行。而音视频格式的文件一般比较大，较少采用邮件传输。因此基于敏感词的筛选可以满足大部分的监控需求。敏感词可以由用户根据需求自行设置，并非一定。
对所述邮件正文和邮件附件中的文本，直接采用关键词匹配的方式进行判断即可。对所述邮件正文和邮件附件中的图片，首先提取图片中的文本信息，再采用关键词匹配的方式进行判断。
若根据判断，发现电子邮件的收件人包含特定的信箱地址，或者邮件正文和/或邮件附件中包含预设的敏感词，则该电子邮件极有可能包含泄密内容。由于这只是根据预设策略判断，所以只是有泄密嫌疑，而不一定是泄密邮件，所以需要首先对其报警处理，而不能对其拦截导致影响正常的工作。经报警引起管理者的注意后，即可再行进一步的处理。
当一封邮件处理完成后，即可接着处理下一封邮件，也即转回执行步骤S101直到没有新的待处理邮件为止。
步骤S103：向预设的对象发送警报信息。预设的对象是指预设的能够接收报警信息的目标，由于通信方式多种多样，该目标可以是电子邮箱地址、手机号码甚至即时通讯用户。相应地，可以采取发送电子邮件、发送手机短信或者发送即时消息等方式发送报警信息。
报警信息可以是简单的提示消息，告知有疑似泄密邮件。还可以进一步包括更详细的信息，例如疑似泄密邮件的发送者、发送时间、敏感词是哪些、敏感词出现的次数等等。详细信息可帮助用户进行初步判断。
上述实施例的邮件管理方法通过对邮件内容进行基于敏感词的筛选和判断，并对包含敏感词的邮件报警，提高了关键信息泄露处理的时效性。
进一步地，还包括设置所述敏感词的步骤。设置敏感词可以在执行监控之前或之中，以方便及时更换和调整监控策略。本实施例中，采用设置配置文件的方式来设置敏感词。配置文件中包括各种监控参数，在执行监控时，通过读取配置文件即可完成各种参数的设置。
进一步地，还包括根据预设条件进行归档的步骤。邮件归档是将邮件按照一定的条件进行集中存储，该条件一般是按月份，也可以是按其他条件。邮件归档一般是在接收方的服务器端13执行，是将接收到的邮件进行的管理。同样地，可以采用配置文件来设置所述归档条件。
如图3所示，是一实施例的电子邮件管理系统。该电子邮件管理系统10包括配置单元100和监控单元200。该电子邮件管理系统10与电子邮件服务器20通信，对电子邮件服务器20上的邮件进行监控。其中配置单元100用于接收用户输入生成配置文件，配置文件中包括各种监控参数，监控单元200在执行监控时，通过读取配置文件即可完成各种参数的设置。监控单元200根据预先设置的归档条件和敏感词分别执行邮件归档和敏感词判断的操作，必要时进行报警。
以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。
Claims (10)
1.一种电子邮件管理方法，包括如下步骤：
获取监控权限内的待发送电子邮件；
分析所述待发送电子邮件的内容，并判断所述待发送电子邮件的内容是否包含预设的敏感词；
若是，则向预设的对象发送警报信息。
2.根据权利要求1所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述电子邮件的内容包括收件人、邮件正文以及邮件附件的至少之一。
3.根据权利要求2所述的电子邮件管理方法，其特征在于，对所述邮件正文和邮件附件中的文本，采用关键词匹配的方式进行判断。
4.根据权利要求2所述的电子邮件管理方法，其特征在于，对所述邮件正文和邮件附件中的图片，首先提取图片中的文本信息，再采用关键词匹配的方式进行判断。
5.根据权利要求1所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述发送警报信息的方式为发送电子邮件，所述预设的对象为预设的电子邮件地址。
6.根据权利要求1所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述发送警报信息的方式为发送短信，所述预设的对象为预设的手机短信收件人。
7.根据权利要求1所述的电子邮件管理方法，其特征在于，还包括设置所述敏感词的步骤。
8.根据权利要求7所述的电子邮件管理方法，其特征在于，还包括归档，和设置所述归档条件的步骤。
9.根据权利要求1所述的电子邮件管理方法，其特征在于，通过读取配置文件以连接所述电子邮件服务器和进行敏感词检测。
10.一种电子邮件管理系统，通过与电子邮件服务器连接通信对电子邮件进行管理，其特征在于，包括：
配置单元，用于接收用户输入生成配置文件，所述配置文件中包括监控参数值；
监控单元，通过读取配置文件完成监控参数的设置，并依据所述监控参数设置的敏感词对电子邮件内容执行敏感词匹配操作；或者进一步根据所述监控参数设置的归档条件对电子邮件执行归档操作。
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