CN104392345A - 办公自动化系统和该系统中文件的控制方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种办公自动化系统和该系统中文件的控制方法。该控制方法包括：通过办公自动化系统接收待处理文件，其中，待处理文件由第一地址发送；响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文；在第一窗口显示第一图标，其中，第一图标用于响应用户的第二操作；以及响应于第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址。通过本发明，能够节约办公自动化系统的处理流程，解决签字处理过程复杂的问题。

Description

办公自动化系统和该系统中文件的控制方法

技术领域

本发明涉及办公自动化技术领域，具体而言，特别涉及一种办公自动化系统和该系统中文件的控制方法。

背景技术

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。目前，在行政机关、企事业单位工作中，常常使用到办公自动化系统，该类系统以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，以广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，从而改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

现在的办公自动化系统常常涉及“公文处理或来文批办意见”、“起草文件”、“事宜请求汇报”“请假申请”等类型文件的处理，如以起草文件为例，文件运转的流程如下：

第一，拟稿人起草初稿、经相关部门负责人或有权签字人审核签字后，将此初稿电子版送至一个企业的或一个单位的办公室或文字综合把关部门；

第二，经办公室或文字综合把关审核并经有权签字人签字后，将此初稿电子版送至机要秘书类似角色个人邮箱；

第三，机要秘书类角色收到此初稿电子版后，按规定要求或程序，将此初稿电子版送至一个企业或一个单位或一个机构最高有权签字人或经授权的有权签字人个人邮箱；

第四，一个企业或一个单位或一个机构最高有权签字人或经授权的有权签字人收到此初稿电子版后，给出审核处理结果。

在这一流转过程中，需要多次签字，在现有技术中，各级审核人签字时采用以下流程：首先是点击此初稿电子版链接，打开此初稿电子版首页页面，再点击编辑正文，进入此初稿电子版正文文字内容，审核完成后，认为此初稿电子版所涉及内容可以发，此时需要退出这个初稿电子版正文页面，回到初稿电子版首页页面，最后点击签字按钮，签下同意发等批示意见后，将此初稿电子版进入下一个流程。

从中可以看出，签字处理的过程太过复杂，影响办公自动化系统用户的办公效率。

针对现有技术中办公自动化系统签字处理过程复杂的问题，目前尚未提出有效的解决方法。

发明内容

本发明的主要目的在于提供一种办公自动化系统和该系统中文件的控制方法，以解决现有技术中办公自动化系统签字处理过程复杂的问题。

依据本发明的一个方面，提供了一种办公自动化系统中文件的控制方法。

根据本发明的办公自动化系统中文件的控制方法包括：通过办公自动化系统接收待处理文件，其中，待处理文件由第一地址发送；响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文；在第一窗口显示第一图标，其中，第一图标用于响应用户的第二操作；以及响应于第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址。

进一步地，在第一窗口显示第一图标包括：在第一窗口检测光标所在的位置；当光标位于待处理文件的正文页面结尾处时，显示第一图标。

进一步地，在第一窗口显示第一图标包括：检测第一窗口的显示时间；当显示时间大于预设时间时，显示第一图标。

进一步地，在发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址之后，方法还包括：关闭第一窗口。

进一步地，发送预设的第一文件处理结果信息包括：将预设的第一文件处理结果信息作为待处理文件的标签发送至第一地址。

进一步地，该方法还包括：当待处理文件被编辑时，在第一窗口显示第二图标，其中，第二图标用于响应用户的第三操作；以及响应于第三操作，发送预设的第二文件处理结果信息至第一地址。

进一步地，响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文包括：响应于用户在办公自动化系统中点击的文档链接操作，下载待处理文件；以及响应于用户对待处理文件进行的点击编辑正文的操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文。

进一步地，响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文包括：响应于用户在办公自动化系统中点击的文档链接操作，直接在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文。

依据本发明的一个方面，提供了一种办公自动化系统。该系统可采用本发明提供的任意一种办公自动化系统中文件的控制方法。

根据本发明的办公自动化系统包括：接收模块，用于接收待处理文件，其中，待处理文件由第一地址发送；第一响应模块，用于响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文；显示模块，用于在第一窗口显示第一图标，其中，第一图标用于响应用户的第二操作；以及第二响应模块，用于响应于第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址。

进一步地，显示模块包括：第一检测子模块，用于在第一窗口检测光标所在的位置；第一显示子模块，用于当光标位于待处理文件的正文页面结尾处时，显示第一图标。

进一步地，显示模块包括：第二检测子模块，用于检测第一窗口的显示时间；第二显示子模块，用于当显示时间大于预设时间时，显示第一图标。

进一步地，该系统还包括：控制模块，用于在发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址之后，关闭第一窗口。

通过本发明，在办公自动化系统接收到待处理文件时，响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文，在显示正文窗口的同时，显示一个图标，该图标可响应用户的第二操作，当用户进行该第二操作时，直接发送预设的文件处理结果信息至待处理文件的来源地址，以文字的签字过程为例，当A通过办公自动化系统将文件发给B，B进行打开操作，办公自动化系统首先显示待处理文件的正文，在显示正文的同时，显示一个签字按钮，当B点击该签字按钮时，系统直接将同意签发的处理结果信息返回至A，B直接在正文页面点击签字即可，无需退出文件，节约了处理流程，从而解决了现有技术中办公自动化系统签字处理过程复杂问题。

上述说明仅是本发明技术方案的概述，为了能够更清楚了解本发明的技术手段，而可依照说明书的内容予以实施，并且为了让本发明的上述和其它目的、特征和优点能够更明显易懂，以下特举本发明的具体实施方式。

附图说明

通过阅读下文优选实施方式的详细描述，各种其他的优点和益处对于本领域普通技术人员将变得清楚明了。附图仅用于示出优选实施方式的目的，而并不认为是对本发明的限制。而且在整个附图中，用相同的参考符号表示相同的部件。在附图中：

图1是根据本发明第一实施例的办公自动化系统中文件的控制方法的流程图；

图2是根据本发明第二实施例的办公自动化系统中文件的控制方法的流程图；

图3是根据本发明第三实施例的办公自动化系统的框图；以及

图4是根据本发明第四实施例的办公自动化系统的框图。

具体实施方式

下面结合附图和具体实施方式对本发明做进一步说明。需要指出的是，在不冲突的情况下，本申请中的实施例及实施例中的特征可以相互组合。

图1是根据本发明第一实施例的办公自动化系统中文件的控制方法的流程图，如图1所示，该方法包括如下的步骤S102至步骤S108。

步骤S102:通过办公自动化系统接收待处理文件，其中，待处理文件由第一地址发送。

步骤S104:响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文。

用户经由办公自动化系统接收到一份待处理的文件，执行打开操作，也即第一操作以后，办公自动化系统通过一个窗口显示文件的正文，该处的文件可以为word、html、txt等各种格式，系统识别文件格式并自动调用相应的程序打开文件。

步骤S106:在第一窗口显示第一图标，其中，第一图标用于响应用户的第二操作。

在当前窗口，显示正文的同时显示预设的图标，该图标可以为按钮式样，固定的设置在窗口的某一位置，当用户通过光标点击该按钮时，也即进行第二操作时，触发按钮相应的功能。也可以为一个小的浮动窗口，浮动在第一窗口之上，当用户在该浮动窗口上进行第二操作时，同样触发浮动窗口相应的功能。

步骤S108:响应于第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址。

采用该实施例提供的办公自动化系统中文件的控制方法，以文件的签字过程为例，当A通过办公自动化系统将文件发给B，B进行打开操作，办公自动化系统首先显示待处理文件的正文，在显示正文的同时，显示一个签字按钮，当B点击该签字按钮时，系统直接将同意签发的处理结果信息返回至A，B直接在正文页面点击签字即可，无需退出文件，节约了处理流程，从而解决了现有技术中办公自动化系统签字处理过程复杂问题。

采用该实施例的方法，当一个企业或一个单位或一个机构最高有权签字人或经授权的有权签字人收到某待处理文件的初稿电子版后，有以下两种处理方式：

方式一：首先点击文档链接下载待处理文件，然后点击编辑正文，直接进入电子版的正文，经审核无误后，认为可以发此初稿电子版所涉及内容，无需退出此初稿电子版正文页面，仅需点击设置在初稿电子版正文页面最后适当处的签字按钮，直接签字同意发或作相关批示后，可将此初稿电子版直接自动发送到机要秘书角色个人邮箱，从中可以看出，从接收到待处理文件到签字同意需要三步操作：第一，点击文档链接，下载文件；第二，点击正文编辑，打开文件；第三，点击签字按钮，完成签字。

方式二：点击文档链接，在下载待处理文件的同时，无需用户点击编辑正文，后台直接进入电子版的正文，经审核无误后，认为可以发此初稿电子版所涉及内容，无需退出此初稿电子版正文页面，仅需点击设置在初稿电子版正文页面最后适当处的签字按钮，直接签字同意发或作相关批示后，可将此初稿电子版直接自动发送到机要秘书角色个人邮箱，从中可以看出，从接收到待处理文件到签字同意需要两步操作：第一，点击文档链接，下载文件并打开文件；第二，点击签字按钮，完成签字。

发到机要秘书角色个人邮箱之后，进入下一步初稿电子版程序，即打字排版，最后经拟稿人校对后，打字排版角色将此初稿电子版以正式文件的形式（未加盖印章），发送至一个企业或一个单位或一个机构文书总收发角色个人邮箱，文书总收发收到此未盖章的正式文件后，按规定程度或要求，加盖一个企业或一个单位或一个机构的行政公章或党委章后，将此加盖一个企业或一个单位或一个机构的行政公章或党委章正式有效文件上办公自动化系统的公文运转或类似模块，一个企业或一个单位或一个机构文书收发角色，将此正式文件，按要求主送、抄送等相关上级单位或对下相关单位布置工作，以真正履行此份文件的法律或相关要求的文件有效性或合法性。

需要说明的是，本专利中所提到的“第一操作”、“第二操作”、“第一图标”等中的“第一”、“第二”仅用于相互区分，起标识作用，并不构成次序的限定。

图2是根据本发明第二实施例的办公自动化系统中文件的控制方法的流程图，如图2所示，该方法包括如下的步骤S202至步骤S218。

步骤S202:通过办公自动化系统接收待处理文件，其中，待处理文件由第一地址发送。

步骤S204: 响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文。

步骤S206:在第一窗口检测光标所在的位置。

步骤S208:判断光标是否位于待处理文件的正文页面结尾处，其中，当光标位于待处理文件的正文页面结尾处时，执行步骤S214,否则返回步骤S206。

步骤S210:检测第一窗口的显示时间；

步骤S212: 判断第一窗口的显示时间是否大于预设时间，其中，当光标位于待处理文件的正文页面结尾处时，执行步骤S214, 否则返回步骤S210。

步骤S214:显示第一图标。

步骤S216:响应于用户的第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址。

步骤S218:关闭第一窗口。

在该实施例中，实时检测光标所在的位置，当用户将光标置于文件正文的结尾处时，表明用户阅读完毕，此时自动显示第一图标，以供用户发出相应的处理意见，避免图标较早出现可能给用户带来的阅读不便，在用户阅读完成后适时自动出现，进一步提升用户体检。

在该实施例中，实时检测窗口的显示时间，当用户阅读待处理文件正文的时间较长时，例如大于30分钟，此时自动显示第一图标，以供用户发出相应的处理意见，同样避免在用户的阅读过程中显示图标影响用户体验。

在该实施例中，将预设的文件处理结果信息发送的同时，自动将第一窗口关闭，进一步减少用户操作，降低文件处理过程的复杂性。

采用该实施例提供的办公自动化系统中文件的控制方法，当用户意在阅读文件并返回文件处理结果时，只需执行打开文件的操作进行阅读，阅读过程中满足检测条件后系统自动显示图标，用户执行点击图标操作，即可自动发送文件处理结果并关闭文件，可进一步减少办公自动化系统签字处理流程，提升用户体验。

优选地，在发送预设的第一文件处理结果信息时，将预设的第一文件处理结果信息作为待处理文件的标签发送至第一地址，从而位于第一地址的接收文件方在接收返回文件的同时获得处理结果。

进一步优选地，以上任意一种实施例所描述的方法中还包括以下步骤：当待处理文件被编辑时，在第一窗口显示第二图标，其中，第二图标用于响应用户的第三操作；响应于第三操作，发送预设的第二文件处理结果信息至第一地址。

采用该优选实施例，当系统检测到文件被编辑，在窗口显示不同的按钮，以供用户方便的发出不同的处理结果信息。例如，用户在审核某一文件时，不同意初稿文件，只要执行了修改操作，系统便自动显示第二图标，从而在用户点击第二图标时，将“不同意初稿”等类似信息返回至第一地址。

以上是对本发明所提供的办公自动化系统中文件的控制方法的实施例进行的描述，接下来将对本发明提供的办公自动化系统及进行描述。需要说明的是，本发明所提供的办公自动化系统中文件的控制方法适用于本发明所提供的任意一种办公自动化系统。

图3是根据本发明第三实施例的办公自动化系统的框图，如图3所示，该办公自动化系统包括接收模块10、第一响应模块30、显示模块50和第二响应模块70。

其中，接收模块10用于接收待处理文件，其中，待处理文件由第一地址发送。第一响应模块30用于响应于用户的第一操作，在办公自动化系统的第一窗口显示待处理文件的正文。显示模块50用于在第一窗口显示第一图标，其中，第一图标用于响应用户的第二操作。第二响应模块70用于响应于第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址。

在该实施例中，用户经由办公自动化系统的接收模块10接收到一份待处理的文件，执行打开操作，也即第一操作以后，办公自动化系统的第一响应模块30响应该操作，通过一个窗口显示文件的正文，该处的文件可以为word、html、txt等各种格式，系统识别文件格式并自动调用相应的程序打开文件。在当前的窗口，显示模块50显示正文的同时显示预设的图标，该图标可以为按钮式样，固定的设置在窗口的某一位置，当用户通过光标点击该按钮时，也即进行第二操作时，触发按钮相应的功能，第二响应模块70给予响应。也可以为一个小的浮动窗口，浮动在第一窗口之上，当用户在该浮动窗口上进行第二操作时，同样触发浮动窗口相应的功能，第二响应模块70给予响应。

采用该实施例提供的办公自动化系统，以文字的签字过程为例，当A通过办公自动化系统将文件发给B，B进行打开操作，办公自动化系统首先显示待处理文件的正文，在显示正文的同时，显示一个签字按钮，当B点击该签字按钮时，系统直接将同意签发的处理结果信息返回至A，B直接在正文页面点击签字即可，无需退出文件，节约了处理流程，从而解决了现有技术中办公自动化系统签字处理过程复杂问题。

图4是根据本发明第四实施例的办公自动化系统的框图，如图4所示，该办公自动化系统包括接收模块10、第一响应模块30、显示模块50、第二响应模块70和第三响应模块90。其中，显示模块50包括第一检测子模块51、第一显示子模块53、第二检测子模块55和第二显示子模块57。

该实施例中的接收模块10和第一响应模块30与图3所示实施例中对应模块的功能相同，此处不再赘述。

其中，显示模块50包括第一检测子模块51和第一显示子模块53。第一检测子模块51用于在第一窗口检测光标所在的位置，第一显示子模块53，用于当光标位于待处理文件的正文页面结尾处时，显示第一图标。通过该显示模块50，实时检测光标所在的位置，当用户将光标置于文件正文的结尾处时，表明用户阅读完毕，此时自动显示第一图标，以供用户发出相应的处理意见，避免图标较早出现可能给用户带来的阅读不便，在用户阅读完成后适时自动出现，进一步提升用户体检。

显示模块50包括第二检测子模块55和第二显示子模块57。第二检测子模块51用于检测第一窗口的显示时间，第二显示子模块53用于当显示时间大于预设时间时，显示第一图标。通过该显示模块50，实时检测窗口的显示时间，当用户阅读待处理文件正文的时间较长时，例如大于30分钟，此时自动显示第一图标，以供用户发出相应的处理意见，同样避免在用户的阅读过程中显示图标影响用户体验。

第二响应模块70还用于将预设的第一文件处理结果信息作为待处理文件的标签发送至第一地址，从而位于第一地址的接收文件方在接收返回文件的同时获得处理结果。

显示模块50还用于当待处理文件被编辑时，在第一窗口显示第二图标，其中，第二图标用于响应用户的第三操作，第三响应模块90用于响应于该第三操作发送预设的第二文件处理结果信息至第一地址。

采用该显示模块和第三响应模块，当系统检测到文件被编辑，在窗口显示不同的按钮，以供用户方便的发出不同的处理结果信息。例如，用户在审核某一文件时，不同意初稿文件，只要执行了修改操作，系统便自动显示第二图标，从而在用户点击第二图标时，将“不同意初稿”等类似信息返回至第一地址。

优选地，该系统还包括控制模块，以在发送预设的第一文件处理结果信息至第一地址之后关闭第一窗口，进一步减少用户操作，降低文件处理过程的复杂性。

采用以上任意一种办公自动化系统，使得办公系统具有“闪签”的功能。在用户审阅完正文后，在正文最后适当处设置有“签字”按钮。用户点击“签字”按钮时，签阅同意、可发等意见，该份公文自行发送至“送签人”，如机要秘书这里。此功能非常实用，一定程度上提高了工作效率。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉该技术的人在本发明所揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护范围应该以权利要求的保护范围为准。

Claims (10)

1.一种办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，包括：

通过办公自动化系统接收待处理文件，其中，所述待处理文件由第一地址发送； 

响应于用户的第一操作，在所述办公自动化系统的第一窗口显示所述待处理文件的正文； 

在所述第一窗口显示第一图标，其中，所述第一图标用于响应用户的第二操作；以及

响应于所述第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至所述第一地址。

2.根据权利要求1所述的办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，在所述第一窗口显示第一图标包括：

在所述第一窗口检测光标所在的位置；

当所述光标位于所述待处理文件的正文页面结尾处时，显示所述第一图标。

3.根据权利要求1所述的办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，在所述第一窗口显示第一图标包括：

检测所述第一窗口的显示时间；

当所述显示时间大于预设时间时，显示所述第一图标。

4.根据权利要求1所述的办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，在发送预设的第一文件处理结果信息至所述第一地址之后，所述方法还包括：关闭所述第一窗口。

5.根据权利要求1至4中任一项所述的办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，发送预设的第一文件处理结果信息包括：

将所述预设的第一文件处理结果信息作为所述待处理文件的标签发送至所述第一地址。

6.根据权利要求1所述的办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，所述方法还包括：

当所述待处理文件被编辑时，在所述第一窗口显示第二图标，其中，所述第二图标用于响应用户的第三操作；以及

响应于所述第三操作，发送预设的第二文件处理结果信息至所述第一地址。

7.根据权利要求1所述的办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，响应于用户的第一操作，在所述办公自动化系统的第一窗口显示所述待处理文件的正文包括：

响应于用户在所述办公自动化系统中点击的文档链接操作，下载所述待处理文件；以及

响应于用户对所述待处理文件进行的点击编辑正文的操作，在所述办公自动化系统的第一窗口显示所述待处理文件的正文。

8.根据权利要求1所述的办公自动化系统中文件的控制方法，其特征在于，响应于用户的第一操作，在所述办公自动化系统的第一窗口显示所述待处理文件的正文包括：

响应于用户在所述办公自动化系统中点击的文档链接操作，直接在所述办公自动化系统的第一窗口显示所述待处理文件的正文。

9.一种办公自动化系统，其特征在于，包括：

接收模块，用于接收待处理文件，其中，所述待处理文件由第一地址发送； 

第一响应模块，用于响应于用户的第一操作，在所述办公自动化系统的第一窗口显示所述待处理文件的正文； 

显示模块，用于在所述第一窗口显示第一图标，其中，所述第一图标用于响应用户的第二操作；以及

第二响应模块，用于响应于所述第二操作，发送预设的第一文件处理结果信息至所述第一地址。

10.根据权利要求9所述的办公自动化系统，其特征在于，所述显示模块包括：

第一检测子模块，用于在所述第一窗口检测光标所在的位置；

第一显示子模块，用于当所述光标位于所述待处理文件的正文页面结尾处时，显示所述第一图标。