CN103873345A - 一种基于规则实现邮件审批的方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种基于规则实现邮件审批的方法，其包括如下步骤：（1）建立邮件审批检测规则，并形成“待审批”邮件夹；（2）检测发件者待发送的邮件，若检测结果符合规则，转入步骤（3）；若检测结果不符合规则，转入邮件发送流程；（3）邮件系统将需要审批的待发送邮件保存至“待审批”邮件夹中，并将需要审批的待发送邮件的MESSAGE-ID、发件人、收件人、审批人等信息保存为审批记录；（4）审批人登入邮件系统，查询相应的审批记录；（5）审批人对需要审批的待发送邮件进行审批操作；（6）若审批通过，将邮件送至相应的收件人；若审批不通过，将审批信息反馈给发件人。本发明能够实现在邮件系统中对邮件审批发送，有效保证信息的安全。
Description
技术领域
本发明涉及网络信息传输技术，具体涉及电子邮箱技术。
背景技术
随着计算机技术和通信技术的飞速发展，作为当前和未来网络使用者的重要沟通方式的电子邮件，也将起着越来越重要的作用。目前由于邮件发送者可以随意发送带有任何内容或附件的邮件，在对邮件有安全和权限控制要求的环境下存在隐患，很容易导致受保护信息泄漏给非授权人。
由此可见，如何避免受保护信息通过邮件泄露是本领域亟需要解决的问题。
发明内容
本发明针对现有邮件发送方式容易导致受保护信息泄漏的问题，而提供一种能够对发送邮件进行审核的方法，该方法通过系统配置好的规则，来保证发送部分收件人的邮件是否需要审批后才能发送，以此来解决在现有系统中随意发送任意邮件的问题，保证受保护信息的安全性。
为了达到上述目的，本发明采用如下的技术方案：
一种基于规则实现邮件审批的方法，所述方法包括如下步骤：
（1）在邮件系统中建立邮件审批检测规则，并形成“待审批”邮件夹，用于存放发件者需审批的邮件；
（2）邮件系统利用建立的邮件审批检测规则对发件者待发送的邮件进行检测，若检测结果符合规则，则转入步骤（3）；若检测结果不符合规则，则直接转入邮件发送流程；
（3）邮件系统将经检测符合规则需要审批的待发送邮件保存至“待审批”邮件夹中，并将需要审批的待发送邮件的MESSAGE-ID、发件人、收件人、审批人等信息保存为审批记录；
（4）审批人登入邮件系统，邮件系统根据审批人登陆的信息查询相应的审批记录；
（5）审批人通过审批记录调取“待审批”邮件夹中对应的需要审批的待发送邮件，并对其进行审批操作；
（6）若审批通过，邮件系统将审批通过的邮件送至相应的收件人；若审批不通过，邮件系统将审批信息反馈给发件人。
在本发明的优选实例中，所述步骤（1）中建立的“待审批”邮件夹位于邮件系统中发件人用户名下。
进一步的，所述步骤（2）中邮件系统在检测待发送邮件的步骤如下：
（21）发件者在撰写好邮件后，触发邮件系统的邮件发送功能，使得撰写好的邮件处于待发送状态；
（22）邮件系统根据建立的审批规则对处于待发送状态的邮件进行检测；
（23）若检测结果符合规则，则进入审批程序；若检测结果不符合规则，则直接转入邮件发送程序。
进一步的，所述步骤（3）的具体实施步骤如下：
（31）邮件系统根据检测结果从审批人信息数据库中调取相应的审批人信息；
（32）选择所需的审批人信息，并提交审批；
（33）将需要审批的待发送邮件保存至“待审批”邮件夹中，并提取需要审批的待发送邮件的MESSAGE-ID、发件人、收件人、审批人等信息，将其保存为审批记录，储存至邮件系统的数据库中。
再进一步的，所述步骤（31）中邮件系统根据发件人的信息从审批人信息数据库中调取相应的审批人信息。
进一步的，所述步骤（6）中邮件系统将审批通过的邮件发送至收件人后，将“待审批”邮件夹中对应的邮件和数据库中对应的审批记录删除。
本发明提供的方法能够对所有的发出邮件的内容进行检测，对需要审核的邮件实现审核，有效保证受保护信息不会泄露给非授权人，大大提高邮件发送信息的安全性。
同时，本发明通过配置且对用户透明的方式来配置审批规则、采用了可配置的方式来配置审批人选择规则、采用了部分不需要审批的收件人可直接发送的方式等，因此不会对邮件有安全和权限的要求的环境产生影响。
附图说明
以下结合附图和具体实施方式来进一步说明本发明。
图1为本发明中发件人的操作流程图；
图2为本发明中邮件审批操作的流程示意图。
具体实施方式
为了使本发明实现的技术手段、创作特征、达成目的与功效易于明白了解，下面结合具体图示，进一步阐述本发明。
本发明提供的邮件审批方法基于邮件系统实施，该邮件系统中具有审批规则建立模块、审批人信息建立模块、邮件检测模块、审批信息建立模块、审批操作模块等功能模块。
其中审批规则建立模块用于在邮件系统中建立相应的邮件审批检测规则，如建立哪些发件人的邮件需要审批的发件人邮件审批规则、哪些收件人的邮件需要审批的收件人邮件审批规则、含有那些关键词的信息需要审批的的发送信息审批规则等等，对于规则的建立可根据实际需求而定。同时，审批规则建立模块将所建立的规则保存至邮件系统中的数据库中，便于后续检测调用。
审批人信息建立模块用于在邮件系统中建立具有审批权限的审批人信息，并将建立的审批人信息保存至邮件系统中的数据库中，且与建立的邮件审批检测规则相对应，如建立的审批人A信息和审批人B信息与发件人邮件审批规则对应、审批人C信息和审批人D与收件人邮件审批规则对应等等。
邮件检测模块通过调用邮件系统数据库中的检测规则对发件者撰写好待发送的邮件进行检测，并判断该邮件是否需要进一步审批。
审批信息建立模块对需要审批的邮件，根据邮件检测模块检测所符合的规则调取数据库中对应的审批人信息，并提取待审批邮件的MESSAGE-ID、发件人、收件人等信息与审批人信息形成审批记录，存储于邮件系统数据库中。
审批操作模块由具有审批权限的审批人调用，对该审批人对应的待审批邮件进行审批操作，如调取并打开相应的待审批邮件，对审查合格邮件进行通过操作，并将通过的邮件发送至收件人、将通过并发送的信息发至发件人；对审查不合格的邮件进行不通过操作，将审查不通过的信息发至发件人。
基于上述的邮件系统，本发明提供的基于规则实现邮件审批的方法主要包括邮件审批的检测和建立部分和邮件的审批操作部分。
其中邮件审批的检测和建立流程部分如图1所示，该流程包括如下步骤：
（1）该流程开始前，在邮件系统中建立相应的审批规则和审批人信息，同时在邮件系统中建立邮件审批检测规则，并形成“待审批”邮件夹，用于存放发件者需审批的邮件。
该“待审批”邮件夹根据需要可设置于发件人的用户名下，但是并不限于此设置，根据需要该“待审批”邮件夹也可以设置在邮件系统的其他位置。
（2）发件人登录邮件系统，撰写好邮件后触发邮件系统的邮件发送功能，使得撰写好的邮件处于待发送状态。
（3）邮件系统根据之前建立的审批规则对处于待发送状态的邮件进行检测，判断该邮件是否需要审批；只要检测结果匹配任一规则，则判断该邮件需要审批，进入步骤（5）进行审批程序建立；若检测结果不符合任何规则，则判断该邮件不需要审批，进入步骤（4）。
该步骤中如果检测结果匹配出多个审批规则，只使用用第一个规则。
（4）邮件系统将无需审批的邮件直接发送至收件人，邮件发送结束。
（5）邮件系统检测该需要审批的邮件中是否选择相应的审批人信息，若没有转入步骤（6）；若有转入步骤（7）。
（6）邮件系统根据检测结果中所符合的审批规则，在数据库中调取相应的审批人信息，并以对话框的形式显示出来供发件者选择，发件者选择相应的审批人后，进入步骤（7）。
该步骤中在调取审批人信息时，可以根据发件人的信息从审批人信息数据库中调取相应的审批人信息。根据审批人规则，可能会选出多位审批人，也可能会有部分规则中存在交集的审批人，邮件系统则会去除重复的审批人。选择审批人还可以选择多人审批。
（7）邮件系统将需要审批的待发送邮件保存至“待审批”邮件夹中，并提取需要审批的待发送邮件的MESSAGE-ID、发件人、收件人、审批人等信息，将这些信息保存为审批记录，形成相应的审批列表，并存储在系统的数据库中。
至此，邮件审批的检测和建立流程完成，后续进入邮件审批操作流程，参见图2，该流程的具体步骤如下：
（8）审批人登入邮件系统，进行相应的审批操作界面。
（9）审批人查询自己需要审批的信息，邮件系统会根据审批人登陆的信息从数据库中查找是否有相对应的待审批信息，如前面保存的审批记录。
（10）审批人通过审批记录调取“待审批”邮件夹中对应的需要审批的待发送邮件，并打开该邮件。
（11）审批人对打开的邮件内容进行审批操作，若该邮件发送内容符合安全要求，则审批通过，转入步骤13；若该邮件发送内容不符合安全要求，则审批不通过，转入步骤12。
（12）邮件系统将不发送该邮件，同时将“待审批”邮件夹中对应的邮件删除，将系统数据库中存储的审批记录也删除，并审批结果发送至发件人。
（13）邮件系统将该邮件发送至收件人，同时将“待审批”邮件夹中对应的邮件删除，将系统数据库中存储的审批记录也删除，并审批结果发送至发件人。
由此，完成整个邮件审批的流程。
基于上述方案，本发明以一个例子来具体进一步阐述：
发件人为：mailtest.com；
收件人为：hellotest1.com；
部门主管为：superiortest.com，superior1test.com；
审批规则：发往test1.com域的邮件均需要审批；
审批人规则：部门主管；
邮件审批的步骤如下：
（1）发件人mailtest.com提交邮件信息（邮件接收人为：hellotest1.com）到WEB服务端，包括邮件内容，标题等。
（2）服务端验证程序先查询数据库检索出审批规则，如上面说的审批规则。
（3）将邮件信息和审批规则匹配，发现邮件接受人的域正是test1.com域，所以该邮件需要审批。
（4）查询出审批人规则，是部门主管，根据这条规则查询出主管为superiortest.com，superior1test.com。
（5）在上述步骤中查询出来的审批人中选择superiortest.com，提交审批。
（6）将在mailtest.com的待审批邮件夹中保存一份待审批邮件。
（7）在数据库中记录一条待审批记录，发件人为mailtest.com，收件人为：hellotest1.com，审批人为：superiortest.com，邮件的MESSAGE-ID：<4986850.15977.1353896534245.testtest.com>。
（8）superiortest.com查询到自己有待审批的任务，执行审批操作，若通过，发送该邮件至hellotest1.com。
以上显示和描述了本发明的基本原理、主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的只是说明本发明的原理，在不脱离本发明精神和范围的前提下，本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明范围内。本发明要求保护范围由所附的权利要求书及其等效物界定。
Claims (6)
1.一种基于规则实现邮件审批的方法，其特征在于，所述方法包括如下步骤：
（1）在邮件系统中建立邮件审批检测规则，并形成“待审批”邮件夹，用于存放发件者需审批的邮件；
（2）邮件系统利用建立的邮件审批检测规则对发件者待发送的邮件进行检测，若检测结果符合规则，则转入步骤（3）；若检测结果不符合规则，则直接转入邮件发送流程；
（3）邮件系统将经检测符合规则需要审批的待发送邮件保存至“待审批”邮件夹中，并将需要审批的待发送邮件的MESSAGE-ID、发件人、收件人、审批人等信息保存为审批记录；
（4）审批人登入邮件系统，邮件系统根据审批人登陆的信息查询相应的审批记录；
（5）审批人通过审批记录调取“待审批”邮件夹中对应的需要审批的待发送邮件，并对其进行审批操作；
（6）若审批通过，邮件系统将审批通过的邮件送至相应的收件人；若审批不通过，邮件系统将审批信息反馈给发件人。
2.根据权利要求1所述的一种基于规则实现邮件审批的方法，其特征在于，所述步骤（1）中建立的“待审批”邮件夹位于邮件系统中发件人用户名下。
3.根据权利要求1所述的一种基于规则实现邮件审批的方法，其特征在于，所述步骤（2）中邮件系统在检测待发送邮件的步骤如下：
（21）发件者在撰写好邮件后，触发邮件系统的邮件发送功能，使得撰写好的邮件处于待发送状态；
（22）邮件系统根据建立的审批规则对处于待发送状态的邮件进行检测；
（23）若检测结果符合规则，则进入审批程序；若检测结果不符合规则，则直接转入邮件发送程序。
4.根据权利要求1所述的一种基于规则实现邮件审批的方法，其特征在于，所述步骤（3）的具体实施步骤如下：
（31）邮件系统根据检测结果从审批人信息数据库中调取相应的审批人信息；
（32）选择所需的审批人信息，并提交审批；
（33）将需要审批的待发送邮件保存至“待审批”邮件夹中，并提取需要审批的待发送邮件的MESSAGE-ID、发件人、收件人、审批人等信息，将其保存为审批记录，储存至邮件系统的数据库中。
5.根据权利要求4所述的一种基于规则实现邮件审批的方法，其特征在于，所述步骤（31）中邮件系统根据发件人的信息从审批人信息数据库中调取相应的审批人信息。
6.根据权利要求1所述的一种基于规则实现邮件审批的方法，其特征在于，所述步骤（6）中邮件系统将审批通过的邮件发送至收件人后，将“待审批”邮件夹中对应的邮件和数据库中对应的审批记录删除。
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