CN102708336A

CN102708336A - 基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统

Info

Publication number: CN102708336A
Application number: CN2012101328334A
Authority: CN
Inventors: 王文; 印泽斌; 卜献文; 甘朝晖; 冯小彬; 徐松; 邓秀兵; 丁文; 彭绍全; 张云德
Original assignee: SICHUAN CONSTRUCTION NETWORK CO Ltd
Current assignee: SICHUAN CONSTRUCTION NETWORK CO Ltd
Priority date: 2012-05-02
Filing date: 2012-05-02
Publication date: 2012-10-03
Anticipated expiration: 2032-05-02
Also published as: CN102708336B

Abstract

本发明涉及电子数据处理技术，具体公开一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统。该方法包括：选择预先生成的电子文档的标准模板文件，该标准模板文件中包括不可修改固定内容、格式填写要求以及位置填写要求；获取与该标准模板文件相应的数据文件，并填写相应数据并存储；加载该标准模板文件与该数据文件，合成完整或局部的电子文档以进行后续处理。该系统包括模板获取单元、数据获取单元及文档合成单元，可获取并加载标准模板文件与数据文件，合成完整或局部的电子文档。本发明将电子文档的固定格式部分与需填写数据部分项分离，可提高存储及传输效率，防止模板内容改变，方便数据后续处理。

Description

基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统

技术领域

本发明涉及电子数据处理技术，尤其涉及一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统，可以提高存储及传输效率，防止模板内容改变，方便数据后续处理。

背景技术

随着IT技术的发展，人们的生产、生活和学习过程中不可避免地要与各种电子文档打交道，这就不可避免地需要填写、处理不同的电子文档。对于某些特殊应用场合的电子文档(如电子简历、电子答卷、电子招投标文件等)而言，经常需要设置固定格式的文档模板供使用者填写。这些设有固定格式的文档模板常使用WORD文档或EXCEL电子表格等形式，其中预置了一个或多个特定格式模板，使用者只要填写其中预留的空白部分即可。因使用者无需再修改其中的格式，这不仅减轻了使用者的负担，也有利于保证不同使用者电子文档格式的统一，有助于形成工作流程的标准化。

现有的信息系统(如办公软件等)经常需要填写拥有固定内容电子文档中的数据，但现有技术存在一定缺陷，主要表现在以下方面：

(1)在填写这种各类带有有固定格式的电子文档时，需填写的数据和文档的原固定内容之间不分离，电子文档中大量的固定格式重复，增加了存储量和数据传输过程中的传输量，降低了存储、传输效率；

(2)由于数据和文档之间未分离，填写的内容也不能够提取出来给其它需要的软件系统等使用，更不用谈将电子文挡中的数据内容自动提取后进行数据分析与计算，从而导致大量重复劳动；

(3)此外，由于电子文档的整个内容都是保存在一个文件中，这样也很容易把固定格式内容改掉，最终可能导致模板出错，造成不同使用者的电子文档格式之间存在差别，从而需要重新进行调整，由此影响工作效率。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的在于提供一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统，可提高存储及传输效率，防止模板内容改变，方便数据的后续处理。

为解决以上技术问题，本发明提供的技术方案是，一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，包括以下步骤：

选择预先生成的电子文档的标准模板文件，该标准模板文件中包括不可修改固定内容、格式填写要求以及位置填写要求；

获取与该标准模板文件相应的数据文件，并填写相应数据并存储；

加载该标准模板文件与该数据文件，合成完整或局部的电子文档以进行后续处理。

较优地，该数据文件设置有数据字段标识，该数据字段标识与该标准模板文件关联。

较优地，对标准模板文件、数据文件及合成的电子文档相应进行存储。

较优地，对合成的电子文档进行加密。

较优地，对合成的电子文档进行加密处理具体包括：对合成的电子文档采取一次加密，对于一次加密密钥采用二次加密。

在此基础上，本发明相应提供一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，包括：

模板获取单元，用于选择预先生成的电子文档的标准模板文件，该标准模板文件中包括不可修改固定内容、格式填写要求以及位置填写要求；

数据获取单元，用于获取与该标准模板文件相应的数据文件，并填写相应数据并存储；

文档合成单元，用于加载该标准模板文件与该数据文件，合成完整或局部的电子文档以进行后续处理。

较优地，该数据获取单元连接至第三方平台，该第三方平台根据该数据文件中设置的数据字段标识提取数据，其中该数据字段标识与该标准模板文件关联。

较优地，设置有存储单元，用于对标准模板文件、数据文件及合成的电子文档相应进行存储。

较优地，该存储单元为本机存储设备或网络存储设备。

较优地，设置有加密单元，用于对合成的电子文档进行加密。

与现有技术相比，本发明提供的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理技术方案中，把固定格式部分与需填写数据部分项分离，可以提高存储及传输效率，防止模板内容改变，方便数据的后续处理，具体而言：把电子文档固定下来的内容提取出去，形成不可修改的标准模板，它可以单独存储与传输，从而实现标准模板的反复使用，减少工作量和工作强度；数据单独填写、单独存储，可以减少存储量和传输速度，可方便地实现对数据的后续分析和计算。

附图说明

图1是本发明实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法的流程图；

图2是本发明实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统的组成框图。

具体实施方式

本发明实施例的基本构思是，把电子文档的固定格式部分与需填写数据部分项分离，其中：电子文档固定格式形成不可修改的标准模板；电子文档数据单独填写、存储与传输。

为了使本领域的技术人员更好地理解本发明的技术方案，下面结合附图和具体实施例对本发明作进一步的详细说明。

参见图1，表示本发明实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法的流程图。该实施例的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法主要用于各类电子文档的填写，如像简历、答卷、招投标文件等这类拥有固定格式及填写要求的文档。通过把固定格式以及对填写内容的要求形成标准模板，在填写时，根据需要选择不同的模板进行填写数据；填写结束后，自动提取填写的数据内容，实现数据与模板分离，可分别存储和传输；根据使用要求可对文档中的数据进行计算、分析与汇总；根据需要，也可进行标准模板和数据的局部(或全部)加载，形成需要的电子文档，以下详细进行描述。

本实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法中，需要完整地填写的电子文档通过软件处理存储时分成两部分存储，这两部分之间由共有的每个数据名称标识关联；需要显示时，由这两部分文件生成完整文件(具体是根据需要加载合并后，形成完整或局部电子文档文件)，由此可以通过软件查看组合数据和模板。

由此可见，本实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法关键在于两个方面：

(1)模板文件、数据文件分离存储、传输的思想及设计方法方法；

(2)模板文件、数据文件的相互匹配思想及设计方法。具体地，对于匹配的方式可以通过在制作模版时保留数据的标识实现，即通过该数据标识去取同时也包含该标识的数据文件中的所对应的数据，详细说明如下。

如图1所示，所述基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，通过分离电子文档固定内容部分和需填写的数据部分完成了使数据和文档固定内容的分离，从而使数据单独使用、模板单独修改，模板在加载数据后显示出填写后的整个文档。较优地，本实施例中具体采用的方式为：通过在标准模版中加数据名称标识，数据文件中记录了这个名称标识和对应的填写数据，这样在合成时仅需要把模版中有数据名称标识的位置替换成数据文件中的对应数据就可以完成合成。

具体而言，该实施例所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法包括以下步骤：

S101、选择预先生成的电子文档的标准模板文件，该标准模板文件中存储电子文档的不可修改固定内容、格式填写要求以及位置填写要求等内容；

S102、获取与该标准模板文件相应的数据文件，并填写相应数据并存储，即该数据文件存储填写者填写的数据，优选地，该数据文件设置有数据字段标识，其与该标准模板文件关联，第三方平台(如软件系统)可以根据相应的数据字段标识提取需要的数据，以便进行计算、分析及汇总。

S103、根据需要，加载该标准模板文件与该数据文件，形成完整或局部的电子文档，该电子文档可用于后续处理，例如由相应软件进行打开而查看组合后电子文档的数据和模板。

标准模板文件、数据文件及合成的电子文档相应进行存储于本机存储设备或网络存储设备。为保证安全，可对于合成后的电子文档进行加密处理，优选地可采用二级加密方式，即对电子文档本身采取一次加密，对于一次加密密钥采用二次加密。一次加密和二次加密可采用对称算法和/或非对称算法的组合方式，其中：对称式加密就是加密和解密使用同一个密钥，通常称之为“Session Key”的加密技术目前被广泛采用，如美国政府所采用的DES加密标准就是一种典型的“对称式”加密法，它的Session Key长度为56Bits；非对称式加密就是加密和解密所使用的不是同一个密钥，通常有两个密钥，称为“公钥”和“私钥”，它们两个必需配对使用，否则不能打开加密文件(如RSA算法)，这里的“公钥”指可以对外公布的，“私钥”则不能，只能由持有人一个人知道。

上述实施例中的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法可采用多种语言或平台实现，例如，采用可扩展标记语言(Extensible Markup Language，XML)就是一种不错的选择。XML用于标记电子文件使其具有结构性的标记语言，可以用来标记数据、定义数据类型，是一种允许用户对自己的标记语言进行定义的源语言。XML是标准通用标记语言(SGML)的子集，非常适合Web传输；同时，XML提供统一的方法来描述和交换也可独立于应用程序或供应商的结构化数据。

上述实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，可解决办公软件中经常需要填写的拥有固定内容的电子文档的填写数据问题：以往的电子文档整个内容都是保存在一个文件中，这样很容易把固定的内容改掉，同时填写的内容也不能够提取出来给其他需要的软件系统等使用；与此不同，本发明的上述实施例通过分离固定内容部分和填写的数据部分完成了使数据和文档固定内容的分离，从而使数据单独使用、模板单独修改，模板在加载数据后即可显示出填写后的整个文档，由此可方便地进行后续处理。

本实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，把文档固定下来的内容提取出去，形成标准模板。这个提取是模版作者直接制作好的，模版本身不含有数据，数据存在于单独的文件中。由于数据和模版在文件中是单独存储的(它们之间关联通过数据标识)所以可以单独存储与传输，可以实现模板反复使用，减少工作量和工作强度；数据单独存储，可以减少存储量和传输速度，可实现对数据的分析和计算。

以上对本发明实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法进行了详细描述。在此基础上，本发明实施例相应提供一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，以下进行详细描述。

参见图2，表示本发明实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统的组成框图。该基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统200可用XML实现，它包括模板获取单元201、数据获取单元202、文档合成单元203及存储单元204，其中：

模板获取单元201，用于选择预先生成的电子文档的标准模板文件，该标准模板文件中存储电子文档的不可修改固定内容、格式填写要求以及位置填写要求等内容；

数据获取单元202，用于获取与该标准模板文件相应的数据文件，并填写相应数据并存储，即该数据文件存储填写者填写的数据，优选地，该数据文件设置有数据字段标识，其与该标准模板文件关联；第三方平台(可使软件系统)300可以根据相应的数据字段标识提取需要的数据，以便进行计算、分析及汇总。

文档合成单元203、用于根据需要，加载该标准模板文件与该数据文件，形成完整或局部的电子文档，该电子文档可用于后续处理，例如由相应软件进行打开而查看组合后电子文档的数据和模板。

存储单元204、可以是本机硬盘等外设存储设备，也可以是网络存储设备，用于存储相应的标准模板文件、数据文件及合成的电子文档。

此外，该实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统200可设置文档加密单元(图未标示)，用于对于合成后的电子文档进行加密处理，以便保证文档安全。该文档加密单元优选地采用二级加密方式，即对电子文档本身采取一次加密，对于一次加密密钥采用二次加密，其中一次加密和二次加密可采用对称算法和/或非对称算法的组合方式。

本实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，把文档固定下来的内容提取出去，形成标准模板，之后只要填写相应数据即可，这有利于数据的后续处理，防止模板格式改变，并减少电子文档存储量与传输量，具体而言，表现在以下方面：

(1)减少了文档存储量与传输量，模板是固定的，只要另存数据文件即可。

(2)形成标准化模板，模板不可以随意修改，即模板作者在接收到填写数据后，尽可在现有模板上加载用户填写的数据，从而使得模板部分的具体内容始终在模板作者一方，防止了用户改写模板内容。

(3)填写的数据单独存储，可以方便地提供给第三方系统进行计算、分析与汇总。例如，对于提取的数据可以构成一个数据集合，可以导入到数据库和报表等其他对数据处理的软件中。

以上仅是本发明的优选实施方式，应当指出的是，上述优选实施方式不应视为对本发明的限制，本发明的保护范围应当以权利要求所限定的范围为准。对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明的精神和范围内，还可以做出若干改进和润饰，这些改进和润饰也应视为本发明的保护范围。

Claims

1.一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，其特征在于，包括以下步骤：

2.如权利要求1所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，其特征在于，该数据文件设置有数据字段标识，该数据字段标识与该标准模板文件关联。

3.如权利要求1所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，其特征在于，对标准模板文件、数据文件及合成的电子文档相应进行存储。

4.如权利要求1、2或3所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，其特征在于，对合成的电子文档进行加密。

5.如权利要求4所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，其特征在于，对合成的电子文档进行加密处理具体包括：对合成的电子文档采取一次加密，对于一次加密密钥采用二次加密。

6.一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，其特征在于，包括：

7.如权利要求6所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，其特征在于，该数据获取单元连接至第三方平台，该第三方平台根据该数据文件中设置的数据字段标识提取数据，其中该数据字段标识与该标准模板文件关联。

8.如权利要求1所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，其特征在于，设置有存储单元，用于对标准模板文件、数据文件及合成的电子文档相应进行存储。

9.如权利要求8所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，其特征在于，该存储单元为本机存储设备或网络存储设备。

10.如权利要求6～9任一项所述的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，其特征在于，设置有加密单元，用于对合成的电子文档进行加密。