CN102194156A - 一种科技查新方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种科技查新方法及系统，该方法包括：接收对指定课题进行科技查新的委托邮件，所述委托邮件中包括预置格式的委托文档；对所述委托文档进行自动解析，抽取出委托元数据；保存所述元数据，以便对所述课题进行科技查新登记，并进入对该课题后续的科技查新流程。通过本发明，能够快速响应并处理用户的查新委托，从而提高科技查新的效率。

Description

一种科技查新方法及系统

技术领域

本发明涉及科技查新技术领域，特别是涉及一种科技查新方法及系统。

背景技术

科技查新是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》进行操作，并做出结论(查新报告)的过程。科技查新是文献检索和情报调研相结合的情报研究工作，它以文献为基础，以文献检索和情报调研为手段，以检出结果为依据，通过综合分析，对查新项目的新颖性进行情报学审查，写出有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告。总之，科技查新是推动科技发展、技术进步和知识创新的重要手段，是科研活动中，特别是科研管理工作中决策科学化的一个支持系统和重要环节。

目前，随着科学技术的发展，一个查新机构每年要承接几百项的科研立项目、成果鉴定、奖励等查新工作。在工作过程中，除了信息资源检索实现了计算机化、网络化外，无论在查新工作的管理上，还是服务方式上，都通过手工式作业和书本式作业完成，因此，出现了很难迅速处理用户的查新委托等问题，使得整个科技查新过程的效率很低。

发明内容

本发明提供一种科技查新方法及系统，能够迅速处理用户的查新委托，提高科技查新的效率。

为实现上述目的，本发明提供了如下方案：

一种科技查新方法，包括：

接收对指定课题进行科技查新的委托邮件，所述委托邮件中包括预置格式的委托文档；

对所述委托文档进行自动解析，抽取出委托元数据；

保存所述元数据，以便对所述课题进行科技查新登记，并进入对该课题后续的科技查新流程。

优选的，还包括：

当对所述课题的科技查新流程进行到关键节点时，向委托用户推送相关进度信息。

优选的，所述向委托用户推送相关进度信息包括：

以邮件、短信或语音方式向委托用户推送相关进度信息。

优选的，所述向委托用户推送相关进度信息包括：向委托用户推送为所述课题分配的课题号；

所述方法还包括：

当接收到语音查询请求时，将所述课题号对应的相关信息提供给委托用户。

优选的，还包括：

自动提取财务数据，按照财务周期建立财务数据分析与展现图表。

优选的，还包括：

对系统处理过的文档的文件名及存储路径进行加密处理。

一种科技查新系统，包括：

邮件接收单元，用于接收对指定课题进行科技查新的委托邮件，所述委托邮件中包括预置格式的委托文档；

数据抽取单元，用于对所述委托文档进行自动解析，抽取出委托元数据；

存储单元，用于保存所述元数据，以便对所述课题进行科技查新登记，并进入对该课题后续的科技查新流程。

优选的，还包括：

信息推送单元，用于当对所述课题的科技查新流程进行到关键节点时，向委托用户推送相关进度信息。

优选的，所述信息推送单元具体用于，以邮件、短信或语音方式向委托用户推送相关进度信息。

优选的，所述信息推送单元具体用于，向委托用户推送为所述课题分配的课题号；

所述系统还包括：

语音查询单元，用于当接收到语音查询请求时，将所述课题号对应的相关信息提供给委托用户。

优选的，还包括：

财务数据管理单元，用于自动提取财务数据，按照财务周期建立财务数据分析与展现图表。

优选的，还包括：

加密单元，用于对系统处理过的文档的文件名及存储路径进行加密处理。

根据本发明提供的具体实施例，本发明公开了以下技术效果：

本发明能够通过电子邮件接收用户的查新委托，并且自动对委托文档进行解析，抽取出元数据并保存，然后进行登记，并自动进入查新流程。可见，在处理查新委托时无需人工打开附件或页面表单录入，节约时间，因此，能够快速响应并处理用户的查新委托，从而提高科技查新的效率。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动性的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1是本发明实施例提供的方法的流程图；

图2是本发明实施例提供的科技查新工作管理系统结构示意图；

图3是本发明实施例提供的查新业务全周期管理流程示意图；

图4是本发明实施例提供的系统的示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

参见图1，本发明实施例提供的科技查新方法包括以下步骤：

S101：接收对指定课题进行科技查新的委托邮件，所述委托邮件中包括预置格式的委托文档；

在本发明实施例中，委托人可以以电子邮件的方式来发送科技查新的委托。具体实现时，可以提供一个信息网络应用平台，该平台可以是集用户服务、资源建设、集成检索于一体的服务平台。可以采用流行的B/S浏览器的检索方式和先进的J2EE体系架构。同时考虑了应用和架构安全的需要。结合当前业界流行的平台建设模式，平台按三层结构划分，实现数据、业务逻辑和委托人及查新人员访问的分离。该平台可以包括：查新须知、网上委托、集成检索、查新流程、查新报告、查新法规、文献服务、查新机构等栏目，通过该平台，用户可以查询到通过该系统，需要采用何种步骤进行委托等关于科技查新方面的信息，同时，还可以引导用户下载委托文档模板，填写好相关数据后，还可以引导用户将该委托文档以附件的形式发送到一个指定的邮箱。其中，该文档模板可以采用Word格式。

S102：对所述委托文档进行自动解析，抽取出委托元数据；

系统接收到委托人发送的邮件之后，可以自动对邮件进行解析，同时，还可以利用Apache的开源POI库，对Word文档进行自动解析，从中抽取出课题名称、委托单位、委托人、技术要点、查新点等元数据信息，实现了在线委托邮件，无需人工打开附件或页面表单录入，节约时间，极大的提高了项目处理响应时速。

S103：保存所述元数据，以便对所述课题进行科技查新登记，并进入对该课题后续的科技查新流程。

将提取到的元数据进行保存之后，就可以对该课题进行查新登记，之后就可以进入正式的查新流程。

为了让委托人及时了解查新进度，还可以当对所述课题的科技查新流程进行到关键节点时，向委托用户推送相关进度信息。即，无须用户主动发起查询请求，就可以及时获取到相关的进度信息。其中，具体进行信息推送时，可以采用邮件、短信或语音等多种方式。

其中，当开始处理委托人发送的邮件开始，就相当于受理了该委托人的委托，此时，可以作为查新流程的一个关键节点，向用户推送委托已经受理的通知。

另外，从邮件中提取到元数据，并进行课题登记之后，可以为该课题分配一个课题号，该课题号是该课题在系统中的唯一标识，即通过该课题号可以将该课题的查新流程的各个环节联系起来，这样，通过该课题号就可以查询到该课题的进度信息。

因此，分配好课题号的时刻也可以作为查新流程的一个关键节点，此时，就可以向委托推送该课题已经登记的信息，同时还可以将课题号推送给委托人，并提示委托人可以利用该课题号查询该课题的查新进度。

相应的，为了便于委托人查询进度信息，本发明实施例还提供了一个语音查询系统，即委托人可以拨打指定电话，在语音系统的提示下，利用自己课题的课题号，查询相关的进度信息。

另外，由于科技查新过程会涉及到项目费用、查新费用、审核费用等财务数据的处理，因此，在本发明实施例的系统中还可以对财务数据进行有效地管理，以进一步节省查新流程所需的时间。具体的，自动提取财务数据，按照财务周期建立财务数据分析与展现图表。例如，可以建立项目费用、查新费用、审核费用等数据的自动提取过程，具有多途径的查询与统计功能，并利用先进的AJAX技术，建立年、季、月的数据分析与展现图表，实现实时财务数据的查询、分析与统计报表，可全面准确地掌握财务状况和经营指标完成情况，为经营管理提供决策数据。

此外，由于查新过程需要委托人提供技术报告，而该技术报告应该具有保密性，因此，在本发明实施例中，还可以对系统处理过的文档的文件名及存储路径进行加密处理。具体的，各服务器均可以安装安全内核，从系统级对整个体系进行安全防护；在策略上，所有经过系统处理的文档，均通过特定算法，对文件名及存储路径进行加密处理，将其对应关系存储在数据库内，只有通过对应关系才能将课题和其相关文档对应。这样，即使数据丢失，也无法将文档与具体的课题相关联，从而保障课题信息安全。另外，系统对外发送及接受邮件均可以经过加密处理，为查新专家、委托用户等不同人群制定不同的密码策略，保障邮件安全。

总之，本发明实施例可以通过多渠道、多媒介的交互方式，从为用户普及科技查新知识，到配合指导用户完成整个查新工作的全过程管理体系。整个体系由以下部分构成：即信息网络应用平台、信息语音查询平台、业务综合管理平台，通过这几个平台的配合，完成上述科技查新流程。

其中，用户可以选择通过信息网络应用平台、信息语音查询平台来了解科技查新委托信息和要求，通过用户网上委托作为整个科技查新工作的开始，委托信息进入业务综合管理平台，再由业务综合管理平台通过接受、登记、受理、查新、审核等环节，采用信息拉取和推送方式与委托用户进行交互，并在质量的目标管理和目标责任制下，实施整个科技查新工作步骤。例如，具体科技查新工作管理系统可以如图2所示。前文已经对信息网络应用平台进行了介绍，下面分别对业务综合管理平台和信息语音查询平台进行介绍。

业务综合管理平台主要包括：业务流程管理、查新专家管理、数据库管理、查询信息、财务管理、统计管理等功能。业务流程管理包括；委托、形审、登记、分发、收费、查新、审核、终核、校对、打印、存档等环节。这些环节在科技查新过程中都是一个又一个密切联系、不可分割的有机整体。依托该平台准确处理好各流程之间的相互关系，把好每一流程的质量关，可最大限度地改善科技查新内部管理水平和提高工作效率。

该平台是以查新操作流程为基础，结合特定行业的查新服务模式和内外网隔离的实际情况，在设计上以查新项目服务周期为主线、以项目委托为起点、以参与者为主体的管理思路，采用信息推送技术，融合了实用高效的管理理念，从根本上改变了用户获取信息的传统方式，极大地提高了用户获取信息的效率。同时对传统的查新业务流程进行了适当的重组，满足业务持续发展的需求，查新工作的模式从原来的单纯管理向管理与服务并重转变。

如图3所示，其为查新业务全周期管理流程示意图。可见，该平台建立了项目委托、形审、登记、受理、分发、查新、审核等13个业务流程的电子化处理，通过系统的规范并固化流程，明确了各环节职责，对查新全程实施严密操作和有效的监控。系统具有授权业务流程控制、全程环节实时显示、查新信息数据查询等多项功能，能够有效地解决人工流转效率低、过程失控、无法跟踪等缺陷，实现了信息的高度共享、管理的统一规范、运转的高效便捷。例如，在人工分发阶段，可以提供特定的邮箱，以电子邮件的方式向查新专家分发查新任务，查新专家在完成查新之后，可以同样通过电子邮件的方法将查新结果发送到另一指定的邮箱。从而将各个环节的衔接时间压缩到最短，从整体上提高查新的效率。

并且，该平台具有从项目委托、项目查新，最后再到报告归档的全过程流程管理功能；实现系统信息查询、统计、汇总功能；建立所有环节状态显示，可随时了解项目的工作进度；可通过信息推送系统，与用户实现所有工作环节信息交互。另外，建立了查新项目数据库，可以浏览、打印查新报告，并与原录入的数据一并构成完整的科技报告数据库。

关于信息语音查询平台，该平台由设计语音查询系统流程、编写用户交互语音内容、编写语音系统后台程序等部分。其中语音查询系统流程可以动态抽取科技查新数据库的数据，实现通过信息语音查询平台实时查询每个查新课题进程；基于推送技术开发自动语音提示功能模块，实现查新课题信息主动推送功能。

该系统综合运用通信技术和计算机技术，率先在科技查新界使用了语音查询技术，具备语音咨询、人工服务等功能，用户可随时随地拨打服务热线，通过语音提示，进入查新服务的相关内容，如委托方式、提交资料、受理须知、收费标准、业务流程、人工服务等，在第一时间了解所需各种信息和委托事宜。及时解决查新委托课题中所遇到的问题，该系统的开通满足了用户查新课题的咨询、委托和受理等信息的处理与回复，也为用户节省了宝贵时间。

通过建立该语音查询服务平台，为用户提供一个新的交互媒介，用户通过使用该平台可以了解科技查新委托信息、工作流程、常见问题解答以及通过查询来跟踪委托课题进程。同时作为科技查新管理机构，可通过该平台把用户关心的信息直接推送给用户，而无需用户自己来取，从而提高信息获取的效率，满足了不同用户的个性化的需求。

同时，可以整合现有信息管理手段和通信技术，集邮件系统、短信平台、电子传真、语音服务于一体，形成全方位立体式服务模式，为科技查新工作管理和服务提供有力支撑保障。

总之，本发明实施例根据科技查新工作的实际需求，建立了信息网络应用平台、信息语音查询平台、信息综合管理平台及质量管理研究，形成了一体化管理平台，有效地把人、信息及资源合理地组织在一起，发挥系统的最大效能。通过研究与建设，实现了覆盖科技查新的数据采集、加工、存储、配置、查询、利用全过程的自动化、标准化的全过程管理系统。拓展科技查新业务，形成网络化、产业化、社会化的信息服务体系，为面向社会、面向企业提供更广泛的信息咨询服务，获得更大的发展空间。同时促进了科技查新的服务创新与管理创新，全面地提升了科技查新工作的管理能力和执行水平，推动科技创新走上原始创新、集成创新、引进吸收再创新的发展道路。

综上，本发明实施例提供了一个集项目管理、业务流管理、文档管理、财务管理、人力资源管理、统计管理、系统管理、辅助工具、语音联接于一体的综合业务管理和信息支持平台，是对外服务科技查新项目统一的业务处理与信息资源管理平台，实现业务流程规范化、日常管理电子化、数字资源建设网络化，提高工作服务效率和质量。主要表现为以下几方面的特点：

第一，在管理理念上，该平台以受理项目的流转为核心，按照信息集成、业务集成、人员集成的体系架构，构建基于项目全生命周期的工作流管理系统，实现了全部业务有效的管理与控制，提升企业整体运作效率。

第二，在管理组织上，基于图示化角色驱动的建模，全面设计和建设面向外部网的数据流、信息流、文档流的集成平台，实现了模型驱动与构件化的两种主流设计技术相融合，有效地把人、信息及资源合理地组织在一起，节约业务流转时间，发挥系统的最大效能。

第三，在管理技术上，利用Apache的开源POI库，对Word文档进行自动解析，课题一次性生成所有数据，如：课题名称、委托单位、委托人、技术要点、查新点等元数据信息入库，实现了在线委托邮件，无需人工打开附件或页面表单录入，加快委托处理响应时速，节约时间，极大地提高了项目处理的效率。

第四，在服务平台上，对数据信息进行识别、抽取、加工、组织、管理、利用等环节，使之形成可资利用的数字信息资源建设体系。实现了统一的信息处理、信息存储和信息利用的服务平台，形成了一体化运维体系，解决了在业务处理过程中管信息难、找信息难、共享信息难等缺陷。

第五，在服务模式上，利用通信技术和信息技术，采用语义分析和智能搜索服务，使信息更多的参与日常办公、业务流程的语音查询和信息推送，使用户实时获得项目的进程信息，提高了查新机构的服务水平。

第六，在服务经营上，建立了项目费用、查新费用、审核费用等数据的提取功能。并运用分析工具，建立了年、季、月的数据分析与展现图表，实现实时财务数据的查询、分析与统计报表，可全面准确地掌握财务状况和经营指标完成情况，为公司经营管理提供决策数据。

与本发明实施例提供的科技查新方法相对应，本发明实施例还提供了一种科技查新系统，参见图4，该系统包括：

邮件接收单元401，用于接收对指定课题进行科技查新的委托邮件，所述委托邮件中包括预置格式的委托文档；

数据抽取单元401，用于对所述委托文档进行自动解析，抽取出委托元数据；

存储单元401，用于保存所述元数据，以便对所述课题进行科技查新登记，并进入对该课题后续的科技查新流程。

为了便于委托人及时了解课题的查新进展，该系统还可以包括：

信息推送单元，用于当对所述课题的科技查新流程进行到关键节点时，向委托用户推送相关进度信息。

其中，所述信息推送单元具体用于，以邮件、短信或语音方式向委托用户推送相关进度信息。

为了便于用户查询，所述信息推送单元具体可以用于，向委托用户推送为所述课题分配的课题号；

相应的，该系统还可以包括：

语音查询单元，用于当接收到语音查询请求时，将所述课题号对应的相关信息提供给委托用户。

此外，该系统还可以包括：

财务数据管理单元，用于自动提取财务数据，按照财务周期建立财务数据分析与展现图表。

为了保证查新过程中文档的保密性，该系统还可以包括：

加密单元，用于对系统处理过的文档的文件名及存储路径进行加密处理。

以上对本发明所提供的一种科技查新方法及系统，进行了详细介绍，本文中应用了具体个例对本发明的原理及实施方式进行了阐述，以上实施例的说明只是用于帮助理解本发明的方法及其核心思想；同时，对于本领域的一般技术人员，依据本发明的思想，在具体实施方式及应用范围上均会有改变之处。综上所述，本说明书内容不应理解为对本发明的限制。

Claims (12)

1.一种科技查新方法，其特征在于，包括：

接收对指定课题进行科技查新的委托邮件，所述委托邮件中包括预置格式的委托文档；

对所述委托文档进行自动解析，抽取出委托元数据；

保存所述元数据，以便对所述课题进行科技查新登记，并进入对该课题后续的科技查新流程。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括：

当对所述课题的科技查新流程进行到关键节点时，向委托用户推送相关进度信息。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述向委托用户推送相关进度信息包括：

以邮件、短信或语音方式向委托用户推送相关进度信息。

4.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述向委托用户推送相关进度信息包括：向委托用户推送为所述课题分配的课题号；

所述方法还包括：

当接收到语音查询请求时，将所述课题号对应的相关信息提供给委托用户。

5.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括：

自动提取财务数据，按照财务周期建立财务数据分析与展现图表。

6.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括：

对系统处理过的文档的文件名及存储路径进行加密处理。

7.一种科技查新系统，其特征在于，包括：

邮件接收单元，用于接收对指定课题进行科技查新的委托邮件，所述委托邮件中包括预置格式的委托文档；

数据抽取单元，用于对所述委托文档进行自动解析，抽取出委托元数据；

存储单元，用于保存所述元数据，以便对所述课题进行科技查新登记，并进入对该课题后续的科技查新流程。

8.根据权利要求7所述的系统，其特征在于，还包括：

信息推送单元，用于当对所述课题的科技查新流程进行到关键节点时，向委托用户推送相关进度信息。

9.根据权利要求8所述的系统，其特征在于，所述信息推送单元具体用于，以邮件、短信或语音方式向委托用户推送相关进度信息。

10.根据权利要求8所述的系统，其特征在于，所述信息推送单元具体用于，向委托用户推送为所述课题分配的课题号；

所述系统还包括：

语音查询单元，用于当接收到语音查询请求时，将所述课题号对应的相关信息提供给委托用户。

11.根据权利要求7所述的系统，其特征在于，还包括：

财务数据管理单元，用于自动提取财务数据，按照财务周期建立财务数据分析与展现图表。

12.根据权利要求7所述的系统，其特征在于，还包括：

加密单元，用于对系统处理过的文档的文件名及存储路径进行加密处理。

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