CN101404076A - 一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，由用户单位的系统管理员预先设置用户能够操作的包括公文起草或公文签收、公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告下发等功能后，根据用户使用的不同功能设置为C类、B类、A类和Z类四级权限，采用分级权限管理且实现动态流程完成公文的流转。由于本发明采用以上公文流转动态流程的实现方法，使得公文流转程序灵活快捷，操作简单方便，提高了办公效率，节省公文流转流程的再造开发，降低再造开发成本和，提高了办公自动化系统的产品化程度。

Description

一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法

所属技术领域

本发明属于办公自动化的电子政务技术领域，尤其涉及一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法。

背景技术

当前，随着计算机技术及网络技术的发展，各级办公机构都有自己的网络局域网系统，与此同时电子政务办公自动化利用发达的局域网也在逐渐普及，这就大大提高了办公效率，而公文流转是电子政务办公自动化系统中的一个重要内容，也是办公自动化系统实现的关键功能，目前办公自动化系统中的公文流转主要是靠工作流技术来完成，工作流技术发源于1970年代中期办公自动化领域的研究工作，工作流技术的引入使得人们只能死板的遵守固定的流程，最终导致办公效率低和人们对技术的反感。工作流技术没有实施成功，进入1990年代以后，相关的技术条件逐渐成熟，工作流技术被应用于电讯业、软件工程、制造业、金融业、银行业、科学试验、卫生保健、航运业等领域。这些领域一般都具有固定的流程，例如零件从设计到加工，银行从开户、转账、存取款到销户等，流程相对固定，且一般不会发生改变。由于在这些领域工作流技术的成熟发展，该技术再一次被引入到办公自动化领域，结合现在的网络技术，群件技术的快速发展，使得该技术在办公自动化领域的应用比起70年代，取得了相当大的进步。但是，政务办公中公文流转的信息化实现，相对制造业和金融业以及其他行业的流程来说，比较灵活多变。不但不同行业，不同部门不一样，一个行业，一个部门在每次工作时流程也往往不一样，所以，工作流技术应用到公文流转系统后，开发人员一直致力于新流程的定制和流程变化后，旧流程实例迁移到新流程的开发中，造成办公自动化系统的流程再造的成本较高，办公自动化系统的产品化路途遥远。如何解决基于工作流技术的传统公文流转系统的缺点，是当前本技术领域亟待解决的课题。

发明内容

本发明的目的是提出一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，该方法办公自动化系统的公文流转工作流程是动态的，工作流程不固定，不需要经常性的流程软件再造开发，降低开发成本。

为了达到上述目的，本发明采用以下技术方案，一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，由用户单位的系统管理员预先设置各用户能够操作的各个功能后，采用权限管理来预先设置用户在办公自动化系统中的权限，其步骤如下：

a.办公自动化系统的功能为：公文起草或公文签收、公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告、公文下发；

b.办公自动化系统权限根据用户使用的不同功能设置为C类、B类、A类和Z类四级权限；

c.办公自动化系统C类级权限的功能为：公文起草或公文签收、公文审核含修改或公文审核、签名验证、发送、打印；

d.办公自动化系统B类级权限的功能为：公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、签名验证、发送、打印；

e.办公自动化系统A类级权限的功能为：公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、公文签发、数字签名、签名验证、发送；

f.办公自动化系统Z类级权限的功能为：签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告及公文下发。

上述办公自动化系统各级权限功能之间的操作通过固定短语或自定义短语进行提示操作。

当办公自动化系统预先设置的权限发生变化需要进行流程再造时，也是由系统管理员负责对全体用户的权限进行重新设置。

设置公文流转的基本顺序点以便对公文流转进行监控，将公文流转设置为公文起草或公文签收、公文审核或批示、签发或数字签名、盖章和存档、公文公告或下发等5个顺序点，办公自动化系统保证这5个顺序点必须按顺序操作，不得反向操作。

在公文流转的5个基本顺序点中，公文起草或公文签收、签发或数字签名、盖章和存档、公文公告或下发4个顺序点只能操作一次，而审核或批示顺序点能够进行反复操作。

本发明的工作流程是：对办公自动化系统设置不同的操作权限，按照公文产生方式分为公文生产系统和公文审核系统。公文生产系统对公文的操作共12个功能：公文起草、公文审核含修改、公文批示含修改、公文签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告、公文下发；公文审核系统公文的操作也是12个功能：公文签收、公文审核、公文批示、公文签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告、公文下发。

在公文生产系统中，具有公文起草功能的用户首先起草公文，发送给他指定的用户审核含修改，该用户操作完毕后，再发送给他指定的下一位用户进行批示含修改、签发或数字签名最后由Z类用户进行归档以及公文公告或下发；对公文审核系统，具有公文签收功能的用户首先签收公文，发送给他指定的用户审核，该用户操作完毕后，再发送给他指定的下一位用户进行批示、签发或数字签名，最后由Z类用户进行归档以及公文公告或下发；每次公文传递时，通过固定短语或自定义短语，来实现提醒下一位公文处理用户进行何种操作，并保证下一位公文处理用户已经拥有该操作功能。而公文流转的下一步由发送文公文的人决定或提出建议，而下一步的操作由公文接收者根据系统预先给他设定好的权限自己选择决定，因为所有业务工作流程没有订制，公文流转的路径由操作者定义，所以这种方法可以很容易实现公文流转流程的变更，实现公文流转办公自动化的动态流程，将公文流转流程的再造工程，从软件开发人员转给系统管理员的进行权限设置。通过每次业务工作流程的进程，记录每次业务工作流程的状态，记录公文流转的所有操作者的姓名、对公文的操作和操作时间，公文生产的每一步都在相关用户的客户机上显示，提醒用户该公文的生产已经经过多少用户修改操作，实现整个业务工作流程的状态实时公告，可以方便公文操作者实时了解公文的操作流转路线，为自己选择公文操作的内容提供帮助。

具有公文起草功能的用户点击公文起草功能是可以选择公文种类如：通知、请示、批复、命令和报告等，公文起草功能根据存档公文的流水号如：通知2008年第20号，自动计算出本次公文流水号如：通知2008年第21号。不同的公文文种，公文起草功能自动生成相对的文种流水号。该办公自动化系统中产生的文种流水号与存档中的文种流水号连接，不重复。而设置公文流转基本顺序点，是对公文流转进行监控。办公自动化系统能保证这5个顺序点必须按顺序操作，不得反向操作。如：操作公文起草功能后，必须操作审核或批示功能，审核或批示功能可以反复操作，之后，不得再操作公文起草功能，必须操作签发或数字签名，之后，不得再操作公文起草功能和审核或批示，必须操作盖章、存档，之后，必须操作公告或下发功能，至此，公文生产完成。而在公文审核系统中，公文签收后只进行公文审核及批示，而不再对公文进行修改。

本发明的操作过程是，对公文生产系统，用户C1开始生产一份公文，用户C1点击起草公文功能键，并点击起草公文的种类，办公自动化系统给出公文种类的流水号；对公文审核系统用户C1签收一份公文；用户C1起草公文或签收公文后，拟发送给用户B1，用户C1选择用户B1，办公自动化系统显示用户B1的所有能够操作功能和固定提示短语，用户C1选择并点击固定提示短语或自定义短语，办公自动化系统将用户选择的短语和起草的公文一起发送给用户B1，用户B1根据用户C1短语的建议，对公文进行处理，将处理的公文结果，拟发送给用户A1，用户B1选择用户A1，办公自动化系统显示用户A1的所有能够操作功能和固定提示短语，用户B1选择并点击固定提示短语或自定义短语，办公自动化系统将用户B1选择的短语或自定义短语和办理的公文一并发送给用户A1，......，如此操作下去直至公文产生，得到A类用户Ai的签发和数字签名，Ai将已经数字签名的公文发送给最终Z类用户Z1并提示公文需要在办公自动化上公告还是下发有关单位，Z1经过对公文的签名验证后，对正确的签名公文盖公章并存档，根据Ai的指示，确定在办公自动化上公告还是下发。本发明公文动态流程的办公自动化实现方法，使得公文流转程序灵活快捷，操作简单方便，提高了办公效率，特别是省去了软件开发人员进行流程再造的开发，降低了办公自动化的流程再造工程成本和维护成本，提高了办公自动化系统的产品化程度。

附图说明：

图1为本发明公文流转基本顺序点流程示意框图

图2为本发明公文生产系统的权限分配示意框图

图3为本发明公文审核系统的权限分配示意框图

具体实施方式

以下结合附图1至图3详述本发明，一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，由用户单位的系统管理员预先设置各用户能够操作的各个功能后，采用权限管理来预先设置用户在办公自动化系统中的权限，其步骤如下：

a.对办公自动化系统设置不同的操作权限，按照公文产生方式分为公文生产系统和公文审核系统。公文生产系统对公文的操作共12个功能：公文起草、公文审核含修改、公文批示含修改、公文签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告、公文下发；公文审核系统公文的操作也是12个功能；公文签收、公文审核、公文批示、公文签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告、公文下发；

b.办公自动化系统权限根据用户使用的不同功能设置为C类、B类、A类和Z类四级权限；

c.公文生产系统C类级权限的功能为：公文起草、公文审核含修改、签名验证、发送、打印；公文审核系统C类级权限的功能为：公文签收、公文审核或修改、签名验证、发送、打印：

d.公文生产系统B类级权限的功能为：公文审核含修改、公文批示含修改、签名验证、发送、打印；公文审核系统B类级权限的功能为：公文审核、公文批示、签名验证、发送、打印；

e.公文生产系统A类级权限的功能为：公文审核含修改、公文批示含修改、公文签发、数字签名、签名验证、发送；公文审核系统A类级权限的功能为：公文审核、公文批示、公文签发、数字签名、签名验证、发送；

f.公文生产系统和公文审核系统Z类级权限的功能为：签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告及公文下发。

上述办公自动化系统各级权限功能之间的操作通过固定短语或自定义短语进行提示操作。

当办公自动化系统预先设置的权限发生变化需要进行流程再造时，也是由系统管理员负责对全体用户的权限进行重新设置。

在使用该基于动态流程的办公自动化系统前，首先由该单位的系统管理员对全体用户进行功能权限设置，本实施例设置为12个功能权限，而公文流转过程由公文起草、审核或批示、签发或数字签名、盖章和存档、公文公告或下发等5个基本顺序点组成，除了审核或批示修改文件状态外，其他顺序点不得重复操作，工作流程是，用户U1通过点击下一用户U2的用户名来选择下一用户U2，并根据用户U2的功能权限提示，来发操作建议固定或自定义短语，用户U2参考用户U1的建议短语进行操作，从而实现动态工作流程，并在整个文件起草至完成过程中，办公自动化系统的各个显示屏幕上实时显示所有相关用户的操作状态。

Claims (5)

1.一种用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，由用户单位的系统管理员预先设置各用户能够操作的各个功能后，采用权限管理来预先设置用户在办公自动化系统中的权限，其步骤如下：

a.办公自动化系统的功能为：公文起草或公文签收、公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、签发、数字签名、签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告、公文下发；

b.办公自动化系统权限根据用户使用的不同功能设置为C类、B类、A类和Z类四级权限；

c.办公自动化系统C类级权限的功能为：公文起草或公文签收、公文审核含修改或公文审核、签名验证、发送、打印；

d.办公自动化系统B类级权限的功能为：公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、签名验证、发送、打印；

e.办公自动化系统A类级权限的功能为：公文审核含修改或公文审核、公文批示含修改或公文批示、公文签发、数字签名、签名验证、发送；

f.办公自动化系统Z类级权限的功能为：签名验证、盖公章、发送、打印、归档、公文公告及公文下发。

2.根据权利要求1所述的用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，其特征在于：上述办公自动化系统各级权限功能之间的操作是通过固定短语或自定义短语进行提示操作。

3.根据权利要求1所述的用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，其特征在于：上述办公自动化系统预先设置的权限发生变化需要进行流程再造时，也是由系统管理员负责对全体用户的权限进行重新设置。

4.根据权利要求1所述的用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，其特征在于：上述办公自动化系统功能中的公文起草、审核或批示、签发或数字签名、盖章和存档、公文公告或下发等5个功能点设置为基本顺序点，办公自动化系统保证这5个顺序点必须按顺序正向操作，不能反向操作。

5.根据权利要求4所述的用于办公自动化公文流转动态流程的实现方法，其特征在于：所述的5个基本顺序点中，公文起草、签发或数字签名、盖章和存档、公文公告或下发4个顺序点只能操作一次，而审核或批示顺序点能够进行反复操作。

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