CN102117397A - 一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种基于公文条码的自动识别登记的方法，登记单位识别文件上公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息，将公文条码的文件基本信息存储到服务器；签收单位通过识别公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态，并保存到签收单位的文件目录中；本发明同时公开了一种基于公文条码的自动识别登记的系统；通过本发明的方案使文件登记、签收从原有的手工登记、签收转换为通过专业设备进行登记、签收，大大增加工作效率的同时，减少了在登记、签收过程中的失误率。
Description
技术领域
本发明涉及公文的登记技术，尤其涉及一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统。
背景技术
目前，政府机关的文件流转是发文单位在发送文件前，对文件的基本信息进行人工登记；收到文件的单位在记录本中也手动登记公文的基本信息，并将公文存放在收件二级单位的箱格中；二级单位的收发人员在固定时间段打开本单位的箱格，取出本单位的文件，核对记录本上的内容后，签收文件。此方法在各个环节都是通过手工登记、手工签收，难免在文件流转中因登记内容字迹不清，致使在交接时产生问题。
并且，文件流转在发文单位、收文单位和收文单位的二级单位，都需要对同一文件进行基本信息的登记，不仅浪费人工，而且不能方便地查看到领导批示、或其他单位的办理情况。
发明内容
有鉴于此，本发明的主要目的在于提供一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统，能自动登记、签收文件，省去大量的人工操作，提高工作效率，减少失误率。
为达到上述目的，本发明的技术方案是这样实现的：
本发明提供的一种基于公文条码的自动识别登记的方法，该方法包括：
登记单位识别文件上公文条码的文件基本信息，将公文条码的文件基本信息存储到服务器，文件状态为发出状态；
签收单位通过识别公文条码从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收。
上述方案中，该方法进一步包括：登记单位识别出文件上公文条码的数字信息，将公文条码的数字信息存储到服务器；所述签收单位通过识别出公文条码的数字信息，按照数字信息从服务器中读取文件基本信息。
上述方案中，所述数字信息具体为公文条码的二进制字符串；
上述方案中所述文件基本信息包括：文件编号、发文单位、收文单位、文件标题、成文时间、及文件状态。
上述方案中，该方法进一步包括：按照数字信息从服务器中读取不到文件基本信息时，提醒文件签收错误。
上述方案中，该方法进一步包括：在文件上没有公文条码时，登记单位登记文件状态为发出状态的文件基本信息，打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器。
本发明提供的一种基于公文条码的自动识别登记的系统，该系统包括：登记终端、第一条码识别终端、签收终端、第二条码识别终端、服务器；其中，
登记终端，用于将第一条码识别终端发送的公文条码的文件基本信息存储到服务器；
第一条码识别终端，用于扫描公文条码，将识别出公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息发送给登记终端；
签收终端，用于通过第二条码识别终端识别公文条码后，从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收；
第二条码识别终端，用于扫描并识别公文条码；
服务器，用于存储公文条码的文件基本信息。
上述方案中，所述登记终端，进一步用于将第一条码识别终端发送的公文条码的数字信息存储到服务器；
所述第一条码识别终端，进一步用于将识别出公文条码的数字信息发送给登记终端；
所述签收终端，进一步用于按照第二条码识别终端识别出的公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收；
所述第二条码识别终端，进一步用于识别出公文条码的数字信息并发送给签收终端；
所述服务器，进一步用于存储公文条码的数字信息。
上述方案中，在文件上没有公文条码时，所述登记终端进一步用于登记文件状态为发出状态的文件基本信息，打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器；
上述方案中，所述系统进一步包括条码打印机，用于根据登记终端登记的文件基本信息，打印出公文条码到文件上。
上述方案中，所述签收终端进一步用于按照第二条码识别终端识别出的公文条码的数字信息从服务器中读取不到文件基本信息时，提醒文件签收错误。
上述方案中，所述登记终端、签收终端与服务器之间的数据传送通过网络或者线缆直连进行传送。
本发明提供了一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统，登记单位识别文件上公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息，将公文条码的文件基本信息存储到服务器；签收单位通过识别公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态，保存到签收单位的文件目录中；如此，签收单位完成对文件的签收。通过本发明的方案使文件的登记、签收从原有的手工登记、签收转换为通过专业设备进行登记、签收，省去大量的人工操作，大大增加工作效率的同时，减少了失误率。
附图说明
图1为本发明实现基于公文条码的自动识别登记的方法的流程示意图；
图2为本发明实现基于公文条码的自动识别登记的系统的结构示意图。
具体实施方式
本发明的基本思想是：登记单位识别文件上公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息，将公文条码的文件基本信息存储到服务器；签收单位通过识别公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态，保存到签收单位的文件目录中。
下面通过附图及具体实施例对本发明做进一步的详细说明。
本发明实现基于公文条码的自动识别登记的方法，如图1所示，该方法包括以下步骤：
步骤101：在文件已打印上公文条码时，登记单位识别出公文条码的数字信息、以及文件状态为发出状态的文件基本信息，将公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器；
具体的，在文件已打印上公文条码时，登记单位的个人计算机(PC)终端通过条码识别终端扫描公文条码，识别出公文条码的数字信息、以及由数字信息解析出的文件基本信息，将公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器；其中，文件基本信息中的文件状态为发出状态；
进一步的，在文件没有打印上公文条码时，登记单位在PC终端上登记文件基本信息，根据文件基本信息打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器；其中，文件基本信息中的文件状态为发出状态。
本步骤中，所述数字信息为公文条码的二进制字符串；所述文件基本信息包括：文件编号、发、收文单位、文件标题、成文时间、文件状态等，初始登记时的文件状态为发出状态；所述公文条码为PDF417条码，条码数据采用动态存储方式，以“^”作为数据元素的分隔符，以“^|”作为条码内容的结束符，存储格式可以采用如下格式：
GB0626-2005^条码编号^发文单位^公文种类或刊物名称^发文字号或期号^收文单位^标题^秘密等级^紧急程度^公文成文日期或刊物编印日期^发布层次^条码制作单位^条码制作日期^自定义字段^|；
条码大小可以采用：宽50mm；高大于10mm、小于25mm，此尺寸的条码最多可容纳350个字节的内容，即175个汉字的内容。如果内容超过350个字节，可以将条码适当加宽，整个条码容量最多不超过500个字节，即250个汉字。
步骤102：签收单位识别出公文条码的数字信息，按照公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态，并保存到签收单位的文件目录中；
具体的，签收单位可以是多个，在收到文件时，签收单位的PC终端通过条码识别终端扫描公文条码，识别出公文条码的数字信息，按照公文条码的数字信息从服务器中读取出相同数字信息对应的文件基本信息，同时改变文件状态为接收，并保存到签收单位的文件目录中；
进一步的，本步骤中还包括：按照公文条码的数字信息终端从服务器中读取不到文件基本信息时，即查找不到存储有相同的数字信息时，提醒文件签收错误。
为实现上述方法，本发明还提供了一种基于公文条码的自动识别登记的系统，如图2所示，该系统包括：登记终端21、第一条码识别终端22、签收终端23、第二条码识别终端24、服务器25；其中，
登记终端21，用于将第一条码识别终端22发送的公文条码的文件基本信息存储到服务器25；
第一条码识别终端22，用于在文件已打印上公文条码时，扫描公文条码，将识别出公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息发送给登记终端21；
签收终端23，用于通过第二条码识别终端24识别公文条码后，从服务器25中读取文件基本信息，同时改变文件状态为接收；
第二条码识别终端24，用于扫描并识别公文条码；
服务器25，用于存储公文条码的文件基本信息；
所述登记终端21，进一步用于将第一条码识别终端22发送的公文条码的数字信息存储到服务器25；
所述第一条码识别终端22，进一步用于将识别出公文条码的数字信息发送给登记终端21；
所述签收终端23，进一步用于按照第二条码识别终端24识别出的公文条码的数字信息从服务器25中读取文件基本信息，同时改变文件状态为接收；
所述第二条码识别终端24，进一步用于识别出公文条码的数字信息并发送给签收终端23；
所述服务器25，进一步用于存储公文条码的数字信息
进一步的，所述签收终端23还用于按照第二条码识别终端24识别出的公文条码的数字信息从服务器25中读取不到文件基本信息时，即查找不到存储有相同的数字信息时，提醒文件签收错误；
进一步的，在文件没有打印上公文条码时，所述登记终端21进一步用于登记文件状态为发出状态的文件基本信息，打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器24；
所述系统进一步包括条码打印机26，用于根据登记终端21登记的文件基本信息，打印出公文条码到文件上；
上述中，所述登记终端21、签收终端23与服务器25之间的数据传送可以通过网络进行传送，也可以通过线缆直连进行传送。
以上所述，仅为本发明的较佳实施例而已，并非用于限定本发明的保护范围，凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。
Claims (10)
1.一种基于公文条码的自动识别登记的方法，其特征在于，该方法包括：
登记单位识别文件上公文条码的文件基本信息，将公文条码的文件基本信息存储到服务器，文件状态为发出状态；
签收单位通过识别公文条码从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收。
2.根据权利要求1所述的自动识别登记的方法，其特征在于，该方法进一步包括：登记单位识别出文件上公文条码的数字信息，将公文条码的数字信息存储到服务器；所述签收单位通过识别出公文条码的数字信息，按照数字信息从服务器中读取文件基本信息。
3.根据权利要求2所述的自动识别登记的方法，其特征在于，所述数字信息具体为公文条码的二进制字符串；
所述文件基本信息包括：文件编号、发文单位、收文单位、文件标题、成文时间、及文件状态。
4.根据权利要求2所述的自动识别登记的方法，其特征在于，该方法进一步包括：按照数字信息从服务器中读取不到文件基本信息时，提醒文件签收错误。
5.根据权利要求1所述的自动识别登记的方法，其特征在于，该方法进一步包括：在文件上没有公文条码时，登记单位登记文件状态为发出状态的文件基本信息，打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器。
6.一种基于公文条码的自动识别登记的系统，其特征在于，该系统包括：登记终端、第一条码识别终端、签收终端、第二条码识别终端、服务器；其中，
登记终端，用于将第一条码识别终端发送的公文条码的文件基本信息存储到服务器；
第一条码识别终端，用于扫描公文条码，将识别出公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息发送给登记终端；
签收终端，用于通过第二条码识别终端识别公文条码后，从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收；
第二条码识别终端，用于扫描并识别公文条码；
服务器，用于存储公文条码的文件基本信息。
7.根据权利要求6所述的自动识别登记的系统，其特征在于，所述登记终端，进一步用于将第一条码识别终端发送的公文条码的数字信息存储到服务器；
所述第一条码识别终端，进一步用于将识别出公文条码的数字信息发送给登记终端；
所述签收终端，进一步用于按照第二条码识别终端识别出的公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收；
所述第二条码识别终端，进一步用于识别出公文条码的数字信息并发送给签收终端；
所述服务器，进一步用于存储公文条码的数字信息。
8.根据权利要求6所述的自动识别登记的系统，其特征在于，在文件上没有公文条码时，所述登记终端进一步用于登记文件状态为发出状态的文件基本信息，打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器；
所述系统进一步包括条码打印机，用于根据登记终端登记的文件基本信息，打印出公文条码到文件上。
9.根据权利要求7所述的自动识别登记的系统，其特征在于，所述签收终端进一步用于按照第二条码识别终端识别出的公文条码的数字信息从服务器中读取不到文件基本信息时，提醒文件签收错误。
10.根据权利要求6或7所述的自动识别登记的系统，其特征在于，所述登记终端、签收终端与服务器之间的数据传送通过网络或者线缆直连进行传送。
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