CN101388936A

CN101388936A - 图像形成装置、图像形成系统和图像形成装置的控制方法

Info

Publication number: CN101388936A
Application number: CNA2008102120708A
Authority: CN
Inventors: 冈祐矢; 橘高史宜; 小林康一
Original assignee: Toshiba Corp; Toshiba TEC Corp
Current assignee: Toshiba Corp; Toshiba TEC Corp
Priority date: 2007-09-14
Filing date: 2008-09-12
Publication date: 2009-03-18
Also published as: US20090077656A1; JP2009071834A

Abstract

本发明提供图像形成装置、图像形成系统和图像形成装置的控制方法，图像形成装置是以一台可实现多个任务功用，图像形成装置包括：登录了用户和其认证信息关联的认证数据库；分别登录了用户和针对该用户分配的任务的关联、多个用户所属的部门与针对该部门分配的任务的关联、及用户与该用户所述的部门的关联的任务管理数据库；通过用户输入的认证信息与认证数据库中登录的认证信息的一致判断来进行用户认证的认证部；参照任务管理数据库，允许使用针对认证部认证过的用户分配的任务，并允许使用针对认证部认证过的用户所属的部门分配的任务的任务管理部。

Description

图像形成装置、图像形成系统和图像形成装置的控制方法

技术领域

本发明涉及一种图像形成装置、图像形成系统、以及图像形成装置的控制方法。特别涉及MFP(Multi-Function Peripheral:多功能外围设备)等图像形成装置、经由网络将MFP等图像形成装置同服务器连接起来的图像形成系统、以及图像形成装置的控制方法。

背景技术

作为图像形成装置的一种形态，存在一种被称为MFP(Multi-Function Peripheral：多功能外围设备)的装置。MFP除复印功能之外还能够实现扫描、传真、图像数据存储等多种功能，是以一台设备发挥多种装置功用的数字复合一体机。

此外，有些MFP具备在现有技术中被称为任务(role)管理功能的管理功能。任务管理功能，指的是对MFP所具备的多种功能、即多个权限，依据用户加以限制的功能。

例如，设定MFP具备作为复印机的任务(a)、作为扫描仪的任务(b)、作为传真机的任务(c)、以及作为图像数据存储装置的任务(d)。

此时，对于用户A，允许使用任务(a)及任务(c)，禁止使用任务(b)及任务(d)。另一方面，对于另一用户B，允许使用任务(a)、任务(b)及任务(d)，禁止使用任务(c)。类似这样的管理功能被称为任务管理功能。

此外，在MFP具备的图像数据存储装置中，其存储区域被划分为叫做“框”的多个存储区域(例如框1至框n的n个框)。这种情况下，图像数据存储功能的任务(d)可以细分为分别使用框1至框n的任务(d1)至任务(dn)，使任务管理功能的管理更加细致。

在具有任务管理功能的MFP中，保持有用户及该用户分配的(即经用户允许的)任务分别登录，并相互关联的任务管理数据库。

当任务管理功能有效的情况下，用户首先要进行用户认证。若用户认证的结果是认证为已登录用户时，参照任务管理数据库，可以使用该用户相关联的登录了的任务。

此外也有在MFP外部实行用户认证和任务管理功能这种方式的情况。例如，在具有用户认证功能和任务管理功能的服务器及MFP经由网络接接的图像形成系统中，用户认证和任务管理由该服务器实行。

此外，实行MFP的任务管理时，很多情况下，无需对每一个用户单位进行任务管理，对多个用户组成的部门单位进行任务管理就足够了，并且更加便捷。例如，对于技术部门A的全员分配任务(a)和任务(d1)，对经理部门B的全员分配任务(c)和任务(d2)，类似这样的任务管理。

但是，以往的任务管理主要都是对用户单位实行任务管理的，无法对应部门单位的任务管理。因此，对技术部门A分配任务(a)及任务(d1)的情况下，需要对所属于技术部门A的所有用户分配任务(a)及任务(d1)，修改任务管理数据库。这种作业对于任务管理数据库的管理员来说是一项非常繁琐的作业。同时，当然也就无法实现用户单位与部门单位相结合的高灵活性的任务管理。

发明内容

在此，本发明的目的在于提供一种图像形成装置、图像形成系统、以及图像形成装置的控制方法，从而在一台能够实现多个任务的图像形成装置，以及包含其的图像形成系统中，不仅可以实现用户单位的任务管理，还可以针对由多个用户组成的部门实行部门单位的任务管理。

为解决上述问题，本发明提供一种图像形成装置，以一台可以实现多个任务功用的图像形成装置中，其包括：登录有用户及其认证信息关联的认证数据库；以及分别登录有所述用户与针对该用户分配的所述任务的关联、多个所述用户所属的部门与针对该部门分配的所述任务的关联、所述用户与该用户所属的所述部门的关联的任务管理数据库；根据用户已输入的认证信息与所述认证数据库中登录有的认证信息的一致判断进行用户认证的认证部；以及参照所述任务管理数据库，允许对经所述认证部认证过的用户分配的任务进行使用，并允许对经所述认证部认证过的用户所属的所述部门分配的任务进行使用的任务管理部。

进而，本发明提供一种图像形成系统，在以一台可以实现多个任务功用的图像形成装置，以及经由网络连接于所述图像形成装置的服务器的图像形成系统中，所述服务器包括：登录了用户及其认证信息关联的外部认证数据库；以及分别登录有所述用户与针对该用户分配的任务的关联，及多个所述用户所属的部门与针对该部门分配的所述任务的关联的外部任务管理数据库；所述图像形成装置包括：参照所述外部认证数据库进行用户认证的认证部；以及参照所述外部任务管理数据库，允许对经所述认证部认证过的用户分配的任务进行使用，并允许对经所述认证部认证过的用户所属的所述部门分配的任务进行使用的任务管理部。

进而，本发明提供一种图像形成装置的控制方法，以一台可以实现多个任务功用的图像形成装置的控制方法中，包括以下步骤：(a)将用户与其认证信息的关联登录至认证数据库；(b)将所述用户与针对该用户分配的所述任务的关联、多个所述用户所属的部门与针对该部门分配的所述任务的关联、以及所述用户与该用户所属的所述部门的关联分别登录至任务管理数据库；(c)参照所述认证数据库进行用户认证；(d)实行参照所述任务管理数据库，允许对认证用户分配的任务进行使用，并允许对认证用户所属的所述部门分配的任务进行使用的任务管理。

附图说明

图1是表示与本发明的实施方式相关的图像形成装置以及图像形成系统构成的一例的图；

图2是表示本发明的实施方式中“用户”与“部门”的关系的示意图；

图3是表示图像形成装置具备的数据库的构造的一例的图；

图4是表示服务器具备的数据库的构造的一例的图；

图5是表示与任务管理相关的处理的一例的流程图；

图6是表示用户认证时的控制面板的显示例的图；

图7是表示设置任务管理方法时的控制面板的显示例的图；

图8是表示说明内部模式下用户任务的获得方法的一例的图；

图9是表示说明外部模式下用户任务的获得方法的一例的图；

图10是表示说明内部模式下部门任务的获得方法的一例的图；

图11是表示说明外部模式下部门任务的获得方法的一例的图；

图12是表示说明内部模式下部门任务及用户任务的获得方法的一例的图；以及

图13是表示说明外部模式下部门任务及用户任务的获得方法的一例的图。

具体实施方式

以下，将针对本发明相关的图像形成系统及其控制方法的具体实施方式，参照图例进行说明。

(1)图像形成装置、以及图像形成系统的构成

图1是表示与本发明的一个实施方式相关的图像形成系统1、以及图像形成装置2的构成的一例的图。

图像形成系统1包括图像形成装置2及服务器3，所述装置及服务器经由网络4连接。

图像形成装置2是被称为MFP的数字复合一体机，是一种以一台设备实现例如复印机、扫描仪、传真机、图像数据存储装置(框式装置)等多种装置功用(任务)的装置。

在图1中，作为这些多种装置的功用的一例，以任务(1)26表示复印机功能，以任务(2)27表示扫描仪功能，以任务(3)28表示传真机功能，以任务(4)29表示框式装置(BOX apparatus)功能。

此外，图像形成装置2具备有认证部21，任务管理部22，内部认证数据库23，内部任务管理数据库24，以及控制面板25。

在认证部21中，根据对用户从控制面板25输入的认证信息与内部认证数据库23所登录的认证信息的一致判断，进行用户认证。

用户认证的具体方法并不特别限定，例如密码认证、指纹认证等的生物认证、IC卡等密钥认证。

任务管理部22基于内部任务管理数据库24所登录的数据，进行任务管理。在内部任务管理数据库24中，将分配给每个用户与部门的任务预先登录进去，任务管理部22只允许该用户和部门使用分配给他们的任务。详细操作稍后叙述。

另一方面，在服务器3中，也设置了类似于内部认证数据库23及内部任务管理数据库24的外部认证数据库31及外部任务管理数据库32。

图像形成装置2具备有内部模式和外部模式，两种操作模式可供用户选择。

选择内部模式的情况下，一方面基于图像形成装置2的内部认证数据库23进行用户认证，基于内部任务管理数据库24进行任务管理。

另一方面，选择外部模式的情况下，一方面基于服务器3的外部认证数据库31进行用户认证，此外，主要基于外部任务管理数据库32进行任务管理。

此外，也可以只具备内部模式或外部模式的其中一种。只具有内部模式的实施方式是图像形成装置2单独的实施方式。只参照内部认证数据库23及内部任务管理数据库24。

此外，只具备外部模式的实施方式不需要内部认证数据库23或内部任务管理数据库24。该实施方式只参照服务器3的外部认证数据库31及外部任务管理数据库32。

图2表示的是使用图像形成系统1或者图像形成装置2的用户(这里的用户指的是使用者个人)、以及该用户所属的部门之间的关系的示意图。例如，“用户01”及“用户11”等所属于“部门1”。此外，“用户02”及“用户12”等所属于“部门2”。

以往的任务管理只是对用户单位的任务管理，并没有实行对部门单位的任务管理。在图2的例子中，对于“用户01”及“用户11”，只分配传真机的任务。以往，对所属于“部门1”的全体成员分配新的复印的任务时，都需要分别对所属于“部门1”的人员的任务管理数据进行逐一更新。

本实施方式设置了以部门单位整体进行任务管理的功能，从而消除了以往的不便。

图3是以图表形式表示图像形成装置2的内部认证数据库23及内部任务管理数据库24的构成的一例。用户认证用的数据库以及任务管理用的数据库并不是必须独立设置，也可以将二者相结合作为一个整体的数据库，还可以设置将用户单位与部门单位区别开的数据库。图3表示的例子中，用户认证用的认证数据库23及用户单位的任务管理数据库24合并作为内部用户管理数据201。此外，部门单位的任务管理数据库24作为内部部门管理数据202。

在内部用户管理数据201中，登录有代表用户的“用户号码”、“用户名称”与作为认证信息的“用户密码”之间的关联关系。而且还登录有用户与针对该用户分配的任务间的关联。此外，后文中，图表内有打勾记号的表示分配了任务，空白则表示未分配任务。图3的内部用户管理数据201表示的例子中，对于“用户1”只分配任务(4)，不分配任务(1)、任务(2)、任务(3)。此外，对“用户2”及“用户3”不分配任何任务。

另一方面，在内部部门管理数据202中，登录有代表部门的“部门号码”、“部门名称”、“部门代码”等与针对该部门分配的任务之间的关联。在图3的内部部门管理数据202的例子中，对“部门1”分配任务(1)，对“部门2”分配任务(2)、任务(3)、任务(4)，并对“部门3”分配任务(2)。

在内部用户管理数据201和内部部门管理数据202中，作为共通的数据，都设置“部门号码”，通过该“部门号码”将用户与部门关联起来。

图4是表示设置在服务器3的外部认证数据库31及外部任务管理数据库32的构成的一例的图。

外部认证数据库31作为外部用户管理数据301而构成，是用户认证专用的数据库。

另外，外部任务管理数据库32构成为外部任务管理数据302，是任务管理专用的数据库。在外部任务管理数据302中，设置有表示部门单位的任务分配的数据区域、以及表示用户单位的任务分配的数据区域。

(2)操作

针对如上所述的图像形成装置2的操作，特别是针对任务管理相关的操作，在下文进行说明。

图5是表示图像形成装置2的任务管理相关的处理例的流程图。

首先，输入识别内部模式与外部模式的信息(步骤ST10)。由用户选择内部模式和外部模式，例如，用户在控制面板25进行设定。图像形成装置2输入该设定信息。在内部模式的情况下，使用作为用户认证及任务管理数据库的图像形成装置2内部的数据库。另外，外部模式的情况下，主要使用外部的服务器3的数据库。

其次，等待用户输入认证信息。(步骤ST11)。例如，根据密码进行认证的情况下，在图像形成装置2的控制面板25，显示图6所示的窗口W1，提示用户输入密码。

输入密码后，根据输入的密码和原先登录的密码的一致判断来进行用户认证(步骤ST12)。所参照的认证数据库，在内部模式的情况下为图像形成装置2的内部用户管理数据201，外部模式的情况下为服务器3的外部用户管理数据301。

用户认证失败的情况下，例如在控制面板25显示认证失败(步骤ST13)，并结束处理。

认证成功的情况下，进行至任务管理的处理。本实施方式对于任务管理方法，设置了对用户单位进行任务管理的用户任务管理、部门单位进行任务管理的部门任务管理、以及将前两种管理相结合的(部门+用户)任务管理等三种种类。

图7表示了控制面板25显示的任务管理方法的选择画面W2的一例。用户认证为“有效”的情况下，任务管理方法的选择窗口351显示“部门”、“用户”以及“部门+用户”三种选项。用户要从这三种方式中选择1种，按下“设定”按钮352来确认任务管理方法。

图5的步骤ST14以及步骤ST15，对已选的任务管理方法的种类进行判断。以下将针对各种任务管理方法一一说明。

首先针对用户单位的任务管理方法(步骤ST15的“否”)进行说明。在此情况下，由数据库获取针对用户单位分配的任务(用户任务)(步骤ST16)。

内部模式的情况下，如图8所示，参照图像形成装置2的内部用户管理数据201。指定经过用户认证的用户，将针对该用户分配的任务(图8的示例中为任务(4))作为用户任务获取。

外部模式的情况下，如图9所示，首先参照外部用户管理数据301指定经过用户认证的用户，以该用户的用户号码(图9的示例中为“00001”)作为关键字在外部任务管理数据302中进行检索。而后，将对该用户号码分配的任务(图9的示例中为任务(4))作为用户任务获取。

其次，针对部门单位的任务管理方法(步骤ST15的“是”)进行说明。在此情况下，由数据库获取针对部门单位分配的任务(部门任务)(步骤ST17)。

在内部模式的情况下，如图10所示，首先，参照内部用户管理数据201指定经过用户认证的用户。其次，从同一内部用户管理数据201中，指定该用户所属部门的部门号码(图10的示例中指定为“001”)。之后，以该指定的部门号码作为关键字在内部部门管理数据202中进行检索，将针对该部门号码分配的任务(图10的示例中为任务(1))作为部门任务获取。

另一方面，外部模式的情况下，如图11所示，首先参照外部用户管理数据301指定经过用户认证的用户。其次，由指定的用户指定该用户所属的部门。

但是，如图4所示，设置在服务器3上的数据库并不是“用户”与“部门”相关联的结构。这是由于，在没有对以往采用的“用户”单位的任务管理用数据库的结构进行很大变动的情况下附加了“部门”单位的任务管理用数据库。

因此，在外部模式中，由用户指定部门的情况下，使用“用户”与“部门”相关联的图像形成装置2的内部用户管理数据201。图11的示例中，由用户号码“00001”指定该用户所属部门的部门号码“001”。

之后，访问服务器3的外部任务管理数据302，以该指定的部门号码为关键字在外部任务管理数据302中进行检索，将针对该部门号码分配的任务(图11的示例中为任务(1))作为部门任务获取。

任务管理方法为“部门”或者“用户”的情况下，对获取的部门任务或者用户任务直接在步骤ST20进行确认。

另一方面，任务管理方法为“部门+用户”(复合任务管理)的情况(步骤ST14的“是”)下，在步骤ST18获取部门任务，进而在步骤ST19获取用户任务。之后，在步骤ST20，将部门任务和用户任务的两者作为可以使用的任务进行确认。

图12是表示内部模式的“部门+用户”(复合任务管理)的情况下的任务获取方法的图。由内部用户管理数据201，获取针对经过用户认证的用户已分配的用户任务(步骤ST18)。之后，以该用户所属的部门号码为关键字在内部部门管理数据202中进行检索，将针对该部门号码分配了的任务作为部门任务获取(步骤ST19)。立刻对已取得的用户任务与部门任务的双方取OR，对任务进行确认(步骤ST20)。

图13是表示外部模式的“部门+用户”(复合任务管理)的情况下的任务获取方法的图。由外部用户管理数据301，指定经过用户认证的用户的用户号码后，参照内部用户管理数据201进而指定该用户所属的部门的部门号码。以指定的用户号码和部门号码分别作为关键字在外部任务管理数据302中进行检索，获取相应的用户任务和部门任务(步骤ST18、ST19)。之后，立刻对已取得的用户任务与部门任务的两者取OR，对任务进行确认(步骤ST20)。

最后，实行任务限制，将图像形成装置设置为只允许使用确定的任务(步骤ST21)。

根据以上说明，根据与本实施方式相关的通过图像形成装置2、及图像形成系统1，在以一台设备实现多种功用的图像形成装置中，不仅可以实行针对用户单位的任务管理，还便于对多个用户组成的部门进行部门单位的任务管理。

此外，本发明并不仅限于上述实施方式所限定的内容，可以在不脱离要义的范围内变化组成要素从而具体化。此外，还可对上述实施方式所示的多种要素进行适当的组合，形成各种发明。例如，也可以从实施方式所示的全部组成要素中消除一些。进而，不同实施方式描述的组成要素也可以进行适当组合。

Claims

1.一种图像形成装置，以一台图像形成装置能够实现多个任务，其特征在于包括:

认证数据库，登录有用户与其认证信息的关联；以及

任务管理数据库，分别登录有所述用户与针对该用户所分配的所述任务的关联、多个所述用户所属的部门与针对该部门所分配的所述任务的关联、以及所述用户与该用户所属的所述部门的关联；

认证部，根据所述用户已输入的认证信息与所述认证数据库中登录有的认证信息的一致判断进行用户认证；以及

任务管理部，参照所述任务管理数据库，允许对分配给了由所述认证部认证过的用户的任务进行使用，并允许对分配给了由所述认证部认证过的用户所属的所述部门的任务进行使用。

2.根据权利要求1所述的图像形成装置，其特征在于:

所述任务管理部，基于所选择的任务管理方法的种类进行任务管理。

3.根据权利要求2所述的图像形成装置，其特征在于:

所述种类为:用户任务管理、部门任务管理、以及复合任务管理中的任意一种；

所述任务管理部

在用户任务管理被选择的情况下，进行允许使用针对用户所分配的任务的任务管理，

在部门任务管理被选择的情况下，进行允许使用针对部门所分配的任务的任务管理，

在复合任务管理被选择的情况下，进行允许使用针对用户所分配的任务和针对部门所分配的任务的两者的任务管理。

4.一种图像形成系统，包括以一台能够实现多个任务的图像形成装置、以及经由网络连接于所述图像形成装置的服务器，所述图像形成系统，其特征在于:

所述服务器包括:

外部认证数据库，登录有用户及其认证信息的关联；以及

外部任务管理数据库，分别登录有所述用户与针对该用户所分配的所述任务的关联，及多个所述用户所属的部门与针对该部门所分配的所述任务的关联，

所述图像形成装置包括:

认证部，参照所述外部认证数据库进行用户认证；以及

任务管理部，参照所述外部任务管理数据库，允许对分配给了由所述认证部认证过的用户的任务进行使用，并允许对分配给了由所述认证部认证过的用户所属的所述部门的任务进行使用。

5.根据权利要求4所述的图像形成系统，其特征在于:

6.根据权利要求5所述的图像形成系统，其特征在于:

所述任务管理部

7.根据权利要求4所述的图像形成系统，其特征在于:

所述图像形成装置还包括:

内部认证数据库，登录有用户及其认证信息的关联；以及

内部任务管理数据库，分别登录有所述用户与针对该用户所分配的所述任务的关联、多个所述用户所属的部门与针对该部门所分配的所述任务的关联、以及所述用户与该用户所属的所述部门的关联，

所述任务管理部具有能够选择的外部模式和内部模式，

在选择外部模式时，所述任务管理部基于所述外部认证数据库进行用户认证，并且基于所述外部任务管理数据库进行任务管理，

在选择内部模式时，所述任务管理部基于所述内部认证数据库进行用户认证，并且基于所述内部任务管理数据库进行任务管理。

8.一种以一台能够实现多个任务的图像形成装置的控制方法，其特征在于，包括以下步骤:

a将用户及其认证信息的关联登录至认证数据库；

b将所述用户与针对该用户所分配的所述任务的关联、多个所述用户所属的部门与针对该部门所分配的所述任务的关联、以及所述用户与该用户所属的所述部门的关联，分别登录至任务管理数据库；

c参照所述认证数据库进行用户认证；

d参照所述任务管理数据库，进行允许使用对认证过的用户所分配的任务，并允许使用对认证过的用户所属的所述部门所分配的任务的任务管理。

9.根据权利要求8所述的图像形成装置的控制方法，其特征在于:

在步骤d中，基于所选择的任务管理方法的种类进行任务管理。

10.根据权利要求9所述的图像形成装置的控制方法，其特征在于:

所述种类为用户任务管理、部门任务管理、及复合任务管理中的任意一种，

在步骤d中，

在用户任务管理被选择的情况下，进行允许使用针对用户所分配的任务的任务管理；

在部门任务管理被选择的情况下，进行允许使用针对部门所分配的任务的任务管理；

在复合任务管理被选择的情况下，进行允许使用针对用户所分配的任务及针对部门所分配的任务的两者的任务管理。

11.根据权利要求8所述的图像形成装置的控制方法，其特征在于:

所述认证数据库包括设置在所述图像形成装置内部的内部认证数据库、以及设置在所述图像形成装置外部的外部认证数据库，

所述任务管理数据库包括设置在所述图像形成装置内部的内部任务管理数据库、以及设置在所述图像形成装置外部的外部任务管理数据库，

在步骤c中，

在选择外部模式时，基于所述外部认证数据库进行用户认证，

在选择内部模式时，基于所述内部认证数据库进行用户认证，

在步骤d中，

在选择外部模式时，基于所述外部任务管理数据库进行任务管理，

在选择内部模式时，基于所述内部任务管理数据库进行任务管理。