CN101187997A - 一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法，其特征在于，用C#语言，编制程序，运行在电脑上，其步骤为：应收：先计算一个航次中所有的应收费用，即海运费、附加费及应收佣金，在应收费用计算完成，审核确认完成后进行开票；应付：计算航次中应付费用，即买舱应付舱位费、船舶租金、燃油淡水费、船使费、货使费、应付佣金、额外费用、代收代付费用；生成一个航次的盈亏表；和系统存在的应付预估费用进行核对，确认或者拆分操作，完成后生成付款通知书；部门经理对生成的付款通知书进行审核。本发明的优点是减少了审单人员的手工工作量，减少了发票错开漏开的现象，系统稳定、可靠、快速。

Description

一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法

技术领域

本发明涉及一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法，通过汇总航次运输情况计算出公司各个航次盈亏，严格控制帐单的准确性，保证公司帐款收付的及时性，同时根据各个航次上面盈亏情况可以统计出一段时间内的经营情况，属于信息管理技术领域。

背景技术

随着货运量的继续稳定增长，运输质量要求不断提高以及经济全球化的进一步发展，支线运输业将进入综合运输时代，实现物流系统现代化，同时在以信息技术高度发达为主要特征的知识经济时代，航运业信息系统的现代化已成为重要的市场竞争手段和核心竞争能力。为了提高航运资源的利用率和企业的竞争能力，支线航运企业的信息管理系统必须能够适应不断出现的各种业务操作，使信息系统的应用成为航运公司降低管理成本、提高服务水平、增强竞争优势的一项关键性措施。因此越来越多的支线运输企业都需要拥有自己的系统来进行日常业务的综合管理，而审单核销的管理是整个系统的核心，审单模块通过汇总航次运输情况计算出公司各个航次盈亏，严格控制帐单的准确性，保证公司帐款收付的及时性，同时根据各个航次上面盈亏情况可以统计出一段时间内的经营情况，是公司领导决策下一步计划的依据，因此审单功能模块的好坏直接关系到整个系统的成败。在系统未开发完成前，用户的管理方法主要如下：

1.所有客户资料由审单业务人员采用EXCEL进行登记，只登记客户的名称和一些基本资料，经常出现客户重复登记现象，发票开错情况时常发生，帐单管理比较混乱；

2.单证审核采用手工方式，人工判断EXCEL表格中的单证信息的准确性，错误率较高，审单人员审核工作量很大；

3.协议以WORD文档进行存储，有时会发生电子文档丢失的情况，如果审单人员在计算费用过程中需要查找相关协议时须在协议登记的人员的计算机上进行查看，经常发生登记人员不在造成一些紧急业务无法处理的情况；

4.船卡信息的校对签收完全依靠审单业务人员手工在纸面船卡上做标记；

5.审单工作信息流转递交以人工传递方式进行，信息交流通过电话或者直接面对面讨论；

6.费用计算采用计算器的方式，错误率不低；

7.所有的审单盈亏统计分析都由人工收集相关数据，再进行筛选，制作成EXCEL表格形式后打印后查看。

发明内容

本发明的目的是提供一种减少审单人员的手工工作量，减少发票错开漏开的现象，系统稳定、可靠、快速的支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法。

为实现以上目的，本发明的技术方案是提供一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法，其特征在于，用C#语言，编制程序，运行在电脑上，其步骤为：

审单人员在拿到一份船卡后，先在系统内进行船卡的签收操作，锁定本航次相关单证、航次、拖车指令、航次报告等信息，整个审单核销分为应收应付两个部分，这两个方面的操作流程为：

(1)应收：

第一步.先计算一个航次中所有的应收费用，即海运费、附加费及应收佣金；

a.海运费和附加费在同一份合同中以不同的费用代码区别，可以在一个界面中完成这两类费用的计算，计算公式如下：

海运费：箱子费率*提单中的箱子数量＝海运费；

附加费：箱子的附加费率*提单中的箱子数量＝附加费；

b.应收佣金计算公式如下：

按照箱子数量进行退佣：单个箱子的退佣费率*箱子数量＝佣金；

按照海运费的百分比进行退佣：海运费*百分比＝佣金；

第二步，在应收费用计算完成后，由应收的主管人员在系统中进行预估费用的审核确认，同时登陆电子商务平台的各家干线船公司在电子商务平台直接进行对帐的操作，并在电子商务平台反馈对帐结果，应收的主管人员根据最后对帐情况对帐单重新进行确认，或者进行帐单的拆分操作；

第三步，确认完的预估帐单进行开票的操作，开票后所有的帐单完成销帐操作；

(2)应付：

第一步，计算航次中应付费用，即买舱应付舱位费、船舶租金、燃油淡水费、船使费、货使费、应付佣金、额外费用、代收代付费用；

a.买舱应付舱位费的计算和应收海运费的计算以提单为单位自动匹配市场部的应付运费合同，其计算公式为：

舱位费：箱子费率*提单中的箱子数量＝海运费；

b.由财务部门进行船舶每日成本的维护，每月油价及淡水费率的维护；系统根据航次报告上记录的航次总时间、耗油量和淡水消耗量来自动计算船舶租金、燃油淡水费，其公式为：

船舶租金：船舶每日成本*航次总时间＝船舶租金

燃油费：当月油价*用户用油数量＝燃油费

淡水费：当月淡水费率*淡水消耗量＝淡水费

c.船使费停泊费，和商务部的合同相匹配，其计算公式为：

停泊费：停泊费率*停泊时间＝停泊费；

d.货使费即装卸费，其计算公式为：商务费率*箱子数量＝装卸费；

f.应付佣金匹配商务录入的合同进行自动计算，其计算公式为：

按照箱子数量进行退佣：单个箱子的退佣费率*箱子数量＝佣金

按照海运费的百分比进行退佣：海运费*百分比＝佣金

第二步，生成一个航次的盈亏表；

第三步，业务人员拿到各地代理的帐单后，和系统存在的应付预估费用进行核对，确认或者拆分操作，完成后生成付款通知书；

第四步，部门经理对生成的付款通知书进行审核。

本发明提供完备的审单模块功能，使系统真正发挥帐款管理功能，本发明还将以先进的开发平台和技术作为保障，全面提升系统的稳定性、可靠性和运行速度。

本发明的优点为：

1.采用提供完整的审单客户管理模块，在这个模块中记录各家客户具体的明细信息，通过客户代码唯一性避免客户的重复登记，并且便于查询；这样在生成发票的时候不会搞错客户名称，减少了发票错开漏开的现象，同时也减少了成本支出；

2.单证审核由系统来完成，系统根据设置好的规则来校验单证信息，对于其中的错误系统可以清晰明了的显示出来；

3.系统提供市场、商务协议的管理功能，审单工作人员可以随时从系统中查看到这些协议，保证了协议的准确性和完整性，同时在帐单管理功能中每条帐单明细都会显示对应的具体协议号，便于业务人员核对帐单的准确性；

4.在系统中可以批量的进行船卡的签收，减少了审单人员的手工工作量，同时系统能够在签收的过程中找到盈亏计算中缺少的船卡信息；

5.采用工作流方式进行工作信息传递，整个航次的盈亏信息只要操作人员具备相应的权限都可以在系统中进行查询；

6.费用计算采用协议与运单信息结合方式由系统自动计算出费用信息；

7.系统以报表的方式实现盈亏的统计分析功能，用户通过权限设置后可以随时查看公司一段时间内的经营情况。

附图说明

图1为一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法程序流程图；

图2为单船收支明细报表。

具体实施方式

以下结合附图和实施例对本发明作进一步说明。

实施例

如图1所示，为一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法程序流程图，用C#语言，编制程序，运行在电脑上，所述的审单核销，分应收和应付两条主线，基于委托资料和船舶动态资料，和销售合约，买舱合约，互换舱位合约，包舱合约和各种商务应付合约，计算出应收和应付费用.基于这些预估数据，制作航次盈亏表.对于预估应收，对帐后开具发票，转交给财务收款.对于应付，登记客户的台帐，并跟预估帐单进行核对，核对正确后制作付款通知书，审核后交给财务付款。

功能设计：分制作费用，费用维护，费用审核，应收对帐，发票，应付台帐登记，台帐审核，付款核销，付款通知书，航次应收应付查看，制作航次盈亏表，报表制作，船卡归档等功能。

其中制作费用分应收运费制作，航次应付变动成本制作，买舱应付运费制作，舱位互换费用制作，额外费用制作，固定成本费用制作，燃油和淡水估算，包舱费用制作。

费用维护主要是指对没有预估的明细进行新增操作，或者对费用进行事后更改以及删除错误费用等。

费用审核是对预估帐单第一级审核，在航次盈亏生成前对预估金额的正确性进行确认。

应收对帐是与客户确定帐单的实际金额，也是对预估帐单的第二级审核。

发票是将确认后的帐单实际金额进行汇总然后在系统内开具应收费用发票，同时发票信息将在电子商务平台上显示，用户也可以登录电子商务平台进行查询。

台帐登记，根据基于航次的费用和基于船舶费用的核算不同，分航次台帐登记和船舶台帐登记。台帐登记后，由相关人员确认，结合预估帐单进行付款审核，之后生成付款通知书。

生成航次盈亏是将一个航次所有的应收应付帐单由系统进行自动汇总，归结到一个航次下，用于记录一个航次完成后的经营情况。

公司的审单人员在拿到一份船卡后，先在系统内进行船卡的签收操作，锁定本航次相关的单证、航次、拖车指令、航次报告等信息，避免在审单过程中前道业务人员随意更改这些信息造成盈亏不准确，由于所有计算信息均来自于前道，这些信息在递交审单后已经经过了多级审核，最大程度的保证了数据的正确性，整个审单核销分为应收应付两个部分，下面分别说明这两个方面的操作流程：

(1)应收：

第一步，先计算一个航次中所有的应收费用，主要包括海运费、各种附加费、应收佣金等。

a.其中海运费和附加费的计算生成通常都是放在一起进行的，在同一份合同中以不同的费用代码来区别海运费和附加费，这样可以在一个界面中完成这两类费用的计算。其中这两种费用的计算公式如下所示：

海运费：箱子费率*提单中的箱子数量＝海运费；

附加费：箱子的附加费率*提单中的箱子数量＝附加费；

其中箱子费率和箱子的附加费率的查找软件按照提单中的装卸港、运输条款、有效时间、箱型、箱状态与市场合同中对应的条件相符找到相应的费率。例如一票提单中有10个20GP的重箱，装港是上海，卸港是天津，起运时间为2007年5月28日，运输条款为CY-CY，软件在市场合同中进行如下条件匹配：合同生效时间<＝2007年5月28日<＝合同失效时间、装港＝上海、卸港＝天津、装港运输条款＝CY、卸港运输条款＝CY、箱型＝20GP、箱状态＝重箱，找出对应的海运费率为200RMB，附加费率为50RMB。然后运用海运费和附加费的计算公式：

200*10＝2000RMB；50*10＝500RMB；

b.应收佣金主要由于在和某家干线船公司签订运费的时候是一份固定的长期合同，那么在这段时间可能碰到运费涨价的情况，这样中间的差价补贴由这家干线公司承担，因为他的订舱人和应收费用方是两家人家，和佣金计算相类似，所以可以做为应收佣金来计算。计算公式如下：

按照箱子数量进行退佣：单个箱子的退佣费率*箱子数量＝佣金

按照海运费的百分比进行退佣：海运费*百分比＝佣金

在进行佣金计算的时候先查找单个箱子的退佣费率，按照提单中的装卸港、运输条款、有效时间、箱型、箱状态与佣金合同中对应的条件相符找到相应的费率。例如一票提单中有10个20GP的重箱，装港是上海，卸港是天津，起运时间为2007年5月28日，软件在市场合同中进行如下条件匹配：合同生效时间<＝2007年5月28日<＝合同失效时间、装港＝上海、卸港＝天津、箱型＝20GP、箱状态＝重箱，找出对应的佣金费率为20RMB。然后运用按照箱子数量进行退佣的计算公式：

20*10＝200RMB；

如果是按照海运费的百分比进行退佣，在先查找计算时候对应的百分比，按照提单中的装卸港、有效时间、与佣金合同中对应的条件相符找到相应的百分比。例如一票提单中有10个20GP的重箱，装港是上海，卸港是天津，起运时间为2007年5月28日，软件在市场合同中进行如下条件匹配：合同生效时间<＝2007年5月28日<＝合同失效时间、装港＝上海、卸港＝天津、找出对应的百分比为5％。找出这些箱子计算出的海运费是2000RMB。然后运用按照百分比进行退佣的计算公式：

2000*5％＝100RMB；

第二步，在应收费用计算完成后，由应收的主管人员在系统中进行预估费用的审核确认，同时可以登陆电子商务平台的各家干线船公司可以在电子商务平台直接进行对帐的操作，并在电子商务平台反馈对帐结果。应收的主管人员根据最后对帐情况对帐单重新进行确认，或者进行帐单的拆分操作。例如上面列出的海运费2000RMB、附加费500RMB、佣金200RMB+100RMB，如果主管人员对这些值确认没有问题，直接确认这些帐单的实际收款金额为海运费2000RMB、附加费500RMB、佣金300RMB；

第三步，确认完的预估帐单才可以进行开票的操作。开票后所有的帐单完成销帐操作，将上面这些费用同时选中，生成发票，发票的金额为2800RMB。

(2)应付：

第一步，计算航次中应付费用，即买舱应付舱位费、船舶租金、燃油淡水费、船使费、货使费、应付佣金、额外费用、代收代付费用；

a.买舱应付舱位费的计算和应收海运费的计算类似，都是以提单为单位自动匹配市场部的应付运费合同的。其中费用的计算公式如下所示：

舱位费：箱子费率*提单中的箱子数量＝海运费；

其中箱子费率和箱子的附加费率的查找软件按照提单中的装卸港、运输条款、有效时间、箱型、箱状态与市场合同中对应的条件相符找到相应的费率，例如一票提单中有10个20GP的重箱，装港是上海，卸港是天津，起运时间为2007年5月28日，运输条款为CY-CY，软件在市场合同中进行如下条件匹配：合同生效时间<＝2007年5月28日<＝合同失效时间、装港＝上海、卸港＝天津、装港运输条款＝CY、卸港运输条款＝CY、箱型＝20GP、箱状态＝重箱，找出对应的海运费率为200RMB，然后运用海运费和附加费的计算公式：

200*10＝2000RMB。

b.由财务部门进行船舶每日成本的维护，每月油价及淡水费率的维护。系统根据航次报告上记录的航次总时间、耗油量和淡水消耗量来自动计算船舶租金、燃油淡水费。其中计算公式如下所示：

船舶租金：船舶每日成本*航次总时间＝船舶租金

燃油费：当月油价*用户用油数量＝燃油费

淡水费：当月淡水费率*淡水消耗量＝淡水费

船舶成本是按照该航次结束的时间以及该航次使用的船舶选取出具体的船舶每日租金，然后再从航次报告中读取出航次的总时间，例如船舶每日租金为5000RMB，航次时间为7天，则船舶租金为5000*7＝35000RMB。燃油费是按照该航次结束的时间以及该航次使用的船舶选取出当月油价，然后再从航次报告中读取出航次的用油数，例如当月油价为500RMB，用户用油数量为10吨，则燃油费为500*10＝5000RMB。淡水费是按照该航次结束的时间选取出具体的淡水费率，然后再从航次报告中读取出淡水使用数，例如淡水费率为200RMB，淡水使用数为8吨，则淡水费为200*8＝1600RMB；

c.船使费的计算数据也来自于航次报告，是每个港口发生的和船舶有关的费用，例如停泊等。这些费用的计算是和商务部的合同相匹配的。费用的计算公式如下：

停泊费：停泊费率*停泊时间＝停泊费

停泊费是从商务合同中选取出停泊费率，在从航次报告中找出停泊的时间，例如停泊费率为500RMB，停泊时间为2小时，则停泊费为500*2＝1000RMB；

d.货使费的计算数据来自于出运信息，系统采用费用方案的方式先进行数据的抽取，然后再匹配商务部的合同进行自动计算，费用方案的设计模式如下：生成条件项为港口、运输条款、订舱人、航线区域，软件将按照方案中设定的条件抽取出相应的数据，例如装卸费的方案是运输条款为CY、LIO，港口、订舱人、航线区域均不受条件限制，则在一个航次中进行抽取，得到10个箱子需要计算装卸费。其中装卸费的计算公式为：商务费率*箱子数量＝装卸费，则结果为100*10＝1000RMB；

e.应付佣金的计算分为两种，一种为按照运费的百分比进行收取，这种运费在计算的时候必须先完成运费的计算，另一种是按照提单进行退佣计算的，这两种计算方式都是匹配商务录入的合同进行自动计算的。计算公式如下：

按照箱子数量进行退佣：单个箱子的退佣费率*箱子数量＝佣金

按照海运费的百分比进行退佣：海运费*百分比＝佣金

在进行佣金计算的时候先查找单个箱子的退佣费率，按照提单中的装卸港、运输条款、有效时间、箱型、箱状态与佣金合同中对应的条件相符找到相应的费率。例如一票提单中有10个20GP的重箱，装港是上海，卸港是天津，起运时间为2007年5月28日，软件在市场合同中进行如下条件匹配：合同生效时间<＝2007年5月28日<＝合同失效时间、装港＝上海、卸港＝天津、箱型＝20GP、箱状态＝重箱，找出对应的佣金费率为20RMB。然后运用按照箱子数量进行退佣的计算公式：40*10＝400RMB；

如果是按照海运费的百分比进行退佣，在先查找计算时候对应的百分比，按照提单中的装卸港、有效时间、与佣金合同中对应的条件相符找到相应的百分比。例如一票提单中有10个20GP的重箱，装港是上海，卸港是天津，起运时间为2007年5月28日，软件在市场合同中进行如下条件匹配：合同生效时间<＝2007年5月28日<＝合同失效时间、装港＝上海、卸港＝天津、找出对应的百分比为2％。找出这些箱子计算出的海运费是2000RMB。然后运用按照百分比进行退佣的计算公式：2000*2％＝40RMB；

第二步，生成一个航次的盈亏表。航次盈亏表中数据取自计算过的应收费用明细和应付费用明细，将应收应付所有费用金额分别相加，然后用应收费用总金额-应付费用明细总金额，最后算出的就是航次盈亏，如图2所示：

第三步，业务人员拿到各地代理的帐单后，和系统存在的应付预估费用进行核对，根据实际情况进行确认或者拆分操作。完成后生成付款通知书。例如：拿到代理提供的装卸费帐单为10000RMB，和系统内的预估进行比较，发现两方面的数值一致，则确认本次应付装卸费为10000RMB，然后生成一张10000RMB的付款通知书；

第四步，部门经理对生成的付款通知书进行审核。例如部门经理拿到这张通知书后确认帐单金额和付款通知书上金额一致后，对付款通知书进行最后确认。

审单人员在计算的时候只需要点击操作按钮，系统将自动匹配合同进行计算然后生成相关费用，无需审单人员查找纸面合同后人工进行加减乘除再算出具体的费用信息，对于在计算过程中没有匹配到费用的情况，系统可以非常灵活准确地提示操作人员出错的原因，这样减少业务人员的手工工作量，提高了工作效率，盈亏的准确性也进一步加强，同时在系统中完成费用的审核，可以监督前道信息的错误情况，加强对前道工作的管理。帐单的多级审核使公司帐单管理更加规范，帐单的准确性进一步提高。从系统生成发票和付款通知书，一方面可以减少手工失误，另一方面保证了公司应收应付帐款更具规范性、完整性，提高了公司的整体形象和对外服务水平。

Claims (1)

1.一种支线航运信息管理系统审单核销信息管理的方法，其特征在于，用C#语言，编制程序，运行在电脑上，其步骤为：

审单人员在拿到一份船卡后，先在系统内进行船卡的签收操作，锁定本航次相关单证、航次、拖车指令、航次报告等信息，整个审单核销分为应收应付两个部分，这两个方面的操作流程为：

(1)应收：

第一步.先计算一个航次中所有的应收费用，即海运费、附加费及应收佣金；

a.海运费和附加费在同一份合同中以不同的费用代码区别，可以在一个界面中完成这两类费用的计算，计算公式如下：

海运费：箱子费率*提单中的箱子数量＝海运费；

附加费：箱子的附加费率*提单中的箱子数量＝附加费；

b.应收佣金计算公式如下：

按照箱子数量进行退佣：单个箱子的退佣费率*箱子数量＝佣金；

按照海运费的百分比进行退佣：海运费*百分比＝佣金；

第二步，在应收费用计算完成后，由应收的主管人员在系统中进行预估费用的审核确认，同时登陆电子商务平台的各家干线船公司在电子商务平台直接进行对帐的操作，并在电子商务平台反馈对帐结果，应收的主管人员根据最后对帐情况对帐单重新进行确认，或者进行帐单的拆分操作；

第三步，确认完的预估帐单进行开票的操作，开票后所有的帐单完成销帐操作；

(2)应付：

第一步，计算航次中应付费用，即买舱应付舱位费、船舶租金、燃油淡水费、船使费、货使费、应付佣金、额外费用、代收代付费用；

a.买舱应付舱位费的计算和应收海运费的计算以提单为单位自动匹配市场部的应付运费合同，其计算公式为：

舱位费：箱子费率*提单中的箱子数量＝海运费；

b.由财务部门进行船舶每日成本的维护，每月油价及淡水费率的维护；系统根据航次报告上记录的航次总时间、耗油量和淡水消耗量来自动计算船舶租金、燃油淡水费，其公式为：

船舶租金：船舶每日成本*航次总时间＝船舶租金

燃油费：当月油价*用户用油数量＝燃油费

淡水费：当月淡水费率*淡水消耗量＝淡水费

c.船使费停泊费，和商务部的合同相匹配，其计算公式为：

停泊费：停泊费率*停泊时间＝停泊费；

d.货使费即装卸费，其计算公式为：商务费率*箱子数量＝装卸费；

f.应付佣金匹配商务录入的合同进行自动计算，其计算公式为：

按照箱子数量进行退佣：单个箱子的退佣费率*箱子数量＝佣金

按照海运费的百分比进行退佣：海运费*百分比＝佣金

第二步，生成一个航次的盈亏表；

第三步，业务人员拿到各地代理的帐单后，和系统存在的应付预估费用进行核对，确认或者拆分操作，完成后生成付款通知书；

第四步，部门经理对生成的付款通知书进行审核。

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