CN115588200A - 一种全场景的财务智能做账的方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种全场景的财务智能记账的方法。本发明提供一种不依赖财务人员（无人化）的自动记账方法；并以此为基础，可以实现几乎全部财务业务场景下的自动化处理。本发明利用OCR技术和税务局相关的接口取得精准的财务原始数据，并在此基础上，模拟财务人员的日常工作内容，通过计算机系统实现无人化的核销对账以及凭证制作。以本发明为基础实现的系统，对于提高企业的工作效率、降低成本具有极大的作用。根据测算，对于微型企业可以节约90%以上的财务费用；对于小型企业可以节约70%以上的财务费用；对于中型以上企业可以节约50%以上的财务费用。应用前景广阔。

Description

一种全场景的财务智能做账的方法

技术领域

本发明涉及财务管理、会计记账和ERP领域。

背景技术

从上世纪以来，ERP（企业资源管理）软件为基础的记账软件已经深入到每家企业。但是ERP的操作仍然需要专业的财务人员，并且需要耗费大量的人力进行记账（或者凭证制作）处理。

近年来OCR（文字识别技术）取得了突发猛进的发展，特别是以AI（人工智能）识别为代表的新一代技术，可以做到非常高的识别率。另外，随着国家税务局逐渐开放相关接口，发票真伪查验也已经可以实现。经过以上2个环节后，基本上可以实现发票内容100%正确地数字化。以上为本发明实现无人化智能记账的技术基础。

财务人员记账的业务逻辑是很复杂的。很多企业都在其中进行探索辅助记账或者系统记账的方法。目前常用的有取出发票、申请单据或者银行流水信息中的部分内容，进行凭证的自动做成。本发明人在相关业务领域深耕多年，有数个大型项目的实施经验。根据目前业界的现状、相关项目利弊分析以及自己的实施经验，本发明人详细分析其中的关键环节，并给出了解决方案。依靠此方法，可以实现全面的无人化智能记账。

发明内容

财务记账需要以事实为依据，事实也就是通常所说的原始凭证。原始凭证在我国主要是发票、银行流水单、现金收据或者其他现金往来资料。至于其他的辅助资料，并不能改变记账的内容，只是基于管理或者其他需要。

财务通常需要一边确认发票一边确认银行流水以及现金往来，进行匹配。就是会计学上说发票核销和流水核销作业。其中有既有1对1的关系，也有1对多的关系。另外还有发票到了未付款的情况，就是会计学上所说的应收、应付；也有发票未到先付款的情况，就是会计学上说的预收、预付；还有没有发票的情况，就是会计学上说的无票收入、无票支出。

本发明按照附图1的过程，提出了全面的智能财务记账解决方法（专利权利要求3）。具体步骤如下：

步骤一：对于有银行流水、有对应的发票的情况，进行自动核销（专利权利要求1）。

1.使用OCR技术取得发票的5要素或者发票的所有信息。5要素是指发票代码、发票号、开票日期、不含税的开票金额、校验码后6位。

2.通过税务局的开发接口，通过1的5要素进行发票查验。查验成功后，就可以取得完整的发票信息。对于记账精度不高或者业务很少的企业，可以跳过本步骤。通过1取得所有信息进行下一步。

3.使用OCR技术取得银行流水的全部信息。包括流水日期、对方名称、金额。这里面只有金额是必须的；对于记账精度不高或者业务很少的企业，流水日期、对方名称可以不需要。

4.取出当前所有的发票信息和银行流水信息进行匹配操作。

4-1、如果2取得的银行流水的关联人相同而且金额相反、则匹配成功。判定为发生了退款操作，并且没有实际开票。

4-2、把1，2中取得发票的类型分为收入发票、成本发票、资产采购发票、费用发票等4类。按照发票类型的财务意义（财务意义是对于公司来说，金额是收款还是付款，发票关联人是在发票的销售方还是采购方。以下为了简略，金额和发票关联人都以财务意义为前提。），如果其中2张发票的关联人相同而且金额相反、则匹配成功。判定为发生了退票红冲操作，并且没有发生资金往来。

4-3、如果发票的关联人和银行流水的关联人相同而且金额一致、则匹配成功。判定为收付款操作。

4-4、如果银行流水没有关联人（即3的记账精度不高的情况）而且金额一致、则匹配成功。判定为收付款操作。

4-5、如果发票的关联人和银行流水都没有关联人（即1和3的记账精度不高的情况）而且金额一致、则匹配成功。判定为收付款操作。

4-6、如果发票的关联人和银行流水的关联人相同但是金额不一致、则记录其中较小的金额，多余金额留待下次匹配。判定为部分收付款操作。

4-7、按照以上的结果，更新数据并做成匹配数据留待下步处理。

步骤二：有银行流水但无对应的发票或者有发票但无对应银行的流水的情况，调整核销关系（专利权利要求2）。

需要分成2类处理，一类是本月未完成，下个月需要继续处理的。判定为应收应付操作。此类情况应该允许在下个月继续进行自动核销。另外一类是本月已经完成的。判定为无发票收付款或者现金收付款操作。

通常发生这种情况的时候，需要专业的财务人员和业务人员进行沟通，确认情况。例如，对于收入发票的客户付款情况，财务是不能完全掌握的。财务人员询问业务人员后知道本月客户是不会付款的，需要等到下个月。财务人员再回来在ERP中记录相应的凭证。中间存在浪费时间、信息传递错误等问题。

我们可以通过整理财务业务和公司业务，总结出一些标记。标记的作用是用业务的角度描述发生的情况，从而对没有财务经验的用户，也可以和系统之间进行有效的沟通。上面的例子，业务人员只要在系统中选择《本月以后收款》标记，就可以了。从而省去了财务的工作和中间环节。后面的实施方法章节有大部分公司都通用的标记，供参考。

具体的实现过程如下：

1.提供画面，把需要调整核销关系的内容显示出来，并提供调整标记供用户选择。

2.用户标记内容。

3.通过标记内容，记录核销关系。如果是本月完成的，更新核销余额。如果本月未完成、不要更新核销关系，留待下个月继续处理。

步骤三：有现金、无对应的发票的情况，标记现金用途。

这里的现金收支是指无发票的现金收支，属于财务意义上的狭义范围中的现金。比如发放现金工资、发放现金福利。参照步骤二，我们可以整理一些标记。后面的实施方法章节有大部分公司都通用的现金用途标记，供参考。

1.提供画面，供用户输入现金收支的情况，同时提供现金用途标记供用户选择。

2.用户标记现金用途。

步骤四：作为无人化核销的补充，在极端的情况，允许用户自己手动修改核销关系。例如由于银行流水的关联方从A识别为B、导致未核销或者核销错误的情况。一般来说只有未结账的月，可以修改。系统中应该有对会计月份是否已经结账（通常成为月结）的控制。

1.提供画面，把曾经核销的内容显示处理。

2.用户确认内容。取消核销关系或者重新建立核销关系。

3.根据用户选择的结果，更新核销关系数据。

步骤五：做成应收应付

以经过步骤一、步骤二做成的核销关系数据为基础，做成应收应付数据。

1.本月已经核销完成的发票

统计核销两边的数据，计入明细行。余额设定为0。

2.本月未核销完成的发票

未核销的部分，计入明细行。余额设定为未核销金额。

3.根据1，2的结果，生成应收应付一览表。

4.余额计算

根据3的结果，按照客户/供应商/员工维度合计。生成应收应付余额表。

步骤六：做成预收预付

以经过步骤二做成的核销关系数据为基础，其中标记为本月发票未到的银行流水，即预收预付数据。

1.本月发票未到的部分，计入明细行。余额设定为未到金额。

2.根据1的结果，生成预收预付一览表。

3.余额计算

根据2的结果，按照客户/供应商/员工维度合计。生成预收预付余额表。

步骤七：做成总账日记账

以经过步骤一、步骤二、步骤四做成的核销关系数据为基础，做成记账凭证。其中步骤二中标记为本月未完成部分，只做成应收应付凭证。

会计手工做成凭证时，一般分为2种情况。一种情况是原材料采购、商品销售等，从ERP应收应付模块过来的。ERP模块会自动做成如下凭证：

例如，购买原材料10元、付款10元的手工记账凭证如下:

凭证A）

借方： 购买原材料 10元

贷方： 应付账款 10元

然后会计手工做成如下凭证：

凭证B）

借方： 应付账款 10元

贷方： 银行 10元

另外一种情况是费用类的，会计完全手工做成凭证。

例如，购买办公用品20元、付款20元的手工记账凭证如下:

凭证C）

借方： 办公费 20元

贷方： 银行 20元

为了财务人员更方便查看做成凭证的结果、也为了更方便的排除程序错误，建议参照第1种情况的做法，通过增加其他应付中转科目的方式，把费用类发票记账和银行流水记账也分为2张凭证（专利权利要求4）。

手工作业的时候，拆分凭证只会增加工作量。但是系统自动生成凭证的情况下，没有工作量的问题，却会带来查询的方便。即无论从发票的单据一方看还是从银行流水的单据的一方看，凭证都是完整的。

上述凭证C，可以按照凭证A，凭证B的形式，拆分成如下：

凭证C-1）

例如： 现有购买办公用品20元、付款20元。

借方： 办公费 20元

贷方： 应付第3方-中转 20元

凭证C-2）

借方： 应付第3方-中转 20元

贷方： 银行 20元

更进一步，对于当月已经付款的单据，没有必要放入应付，也可以放入中转科目。从而把上述凭证A、B统一成如下的新凭证A-1、B-1或者A-2、B-2。A-2是兼顾会计现在的做法，保留了应付账款。：

新凭证A-1）

借方： 购买原材料 10元

贷方： 应付成本-中转 10元

新凭证B-1）

借方： 应付成本-中转 10元

贷方： 银行 10元

新凭证A-2）

借方： 购买原材料 10元

贷方： 应付账款10元

借方： 应付账款10元

贷方： 应付成本-中转 10元

新凭证B-2）

借方： 应付成本-中转 10元

贷方： 银行 10元

对于当月未付款的单据，只有凭证A，所以不需要变动。

步骤八：做成固定资产管理日记账

对于经过步骤一、步骤二、步骤四做成的核销关系数据、判断出固定资产相关的发票，做成固定资产折旧数据（包括固定资产总值、折旧年限、开始折旧日等），并导入ERP。

判断方法是按照会计规则和一般的会计经验进行。

具体内容可以参照后面的实施方法章节。

步骤九：做成现金管理日记账

对于经过步骤三做成的数据，即现金流水。按照步骤七的记账逻辑、做成现金管理凭证。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例的技术方案，下面将对实施例描述所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明的实施流程图；在发明内容中已经按照本图做了详细阐述。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述。描述基于本发明人作为董事长和总经理的上海铁锹信息科技有限公司的金慧云旗下财务GPS产品。

显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其它实施例，都属于本发明保护的范围。

步骤一：对于有银行流水、有对应的发票的情况，进行自动核销。

1.利用OCR技术，识别发票信息，主要是5要素。选择人工智能型OCR，识别率会更高。现有技术，不做详述。

2.利用税务局接口，取得发票全部信息。现有技术，不做详述。

3.利用OCR技术，识别银行流水信息。选择人工智能型OCR，识别率会更高。现有技术，不做详述。

4.根据1和2的结果建立发票队列A，如果没有2，按照1的结果建立发票队列；根据3的结果，建立银行流水队列B。建立空队列C，作为本阶段的返回结果。队列C的元素如下：

匹配1

匹配2

核销金额

4-1循环银行流水队列B的元素，与B中其他元素进行对比；如果关联人相同而且金额相反，则队列C中记录如下匹配关系，并在队列B中删除这2个元素：

B1

B2

B1的金额

例如：

B1 上海铁锹信息 来款 100元（其中来款对公司财务意义为正）

B2 上海铁锹信息 付款 100元（其中来款对公司财务意义为负）

处理结果为：

队列C增加<B1, B2, 100 >

4-2 队列A中，如果是收入发票，财务意义为正，默认为实际票面金额。如果是成本发票、资产采购发票、费用发票，财务意义为负，金额默认为实际票面金额的相反数（以下关于金额的部分，正负的判断逻辑同此处）。

循环银行流水队列A的内容，与A中其他元素进行对比；如果关联人相同而且金额相反，则队列C中记录如下匹配关系，并在队列A中删除这2个元素：

A1

A2

A1的金额

A1、A2的先后顺序没有关系，金额的正负号按照A1为准（以下关于顺序的逻辑同此处）。

例如：

A1上海铁锹信息 来票 100元

A2 上海铁锹信息 来票(红票) -100元

处理结果为：

队列C增加<A1, A2, 100>或者<A2, A1, -100>

4-3循环银行流水队列B的元素，与A中其他元素进行对比；如果关联人相同而且金额相反，则队列C中记录如下匹配关系，并在队列A，B中删除这2个元素：

B1

A1

B1的金额

例如：

B1上海铁锹信息 来票 100元

A1 上海铁锹信息 付款 100元

处理结果为：

队列C增加<B1, A1, 100>

4-4 循环银行流水队列B的元素，与A中其他元素进行对比；如果A没有关联人而且金额相反，则队列C中记录如下匹配关系，并在队列A，B中删除这2个元素：

B1

A1

B1的金额

例如：

B1上海铁锹信息 来票 100元

A1 付款 100元

处理结果为：

队列C增加<B1, A1, 100>

4-5循环银行流水队列B的元素，与A中其他元素进行对比；如果A和B都没有关联人而且金额相反，则队列C中记录如下匹配关系，并在队列A，B中删除这2个元素：

B1

A1

B1的金额

例如：

B1 来票 100元

A1 付款 100元

处理结果为：

队列C增加<B1, A1, 100>

4-6循环银行流水队列B的元素，与A中其他元素进行对比；关联人相同而且金额相反，但是绝对值不同，则队列C中记录如下匹配关系，并在队列A，B中删除绝对值较小元素，增加全部核销标记；绝对值较大者，绝对值减去较小者，更新金额：

B1

A1

B1，A1金额的绝对值较小者，正负号与B1相同。

例如：

B1 上海铁锹信息 来票 100元

A1 上海铁锹信息 付款 60元

处理结果为：

队列C增加<B1, A1, 60>

队列B1的信息更新为：

B1 上海铁锹信息 来票 40元

4-7 把队列A、B、C的结果，保存进数据库。留待下一步使用。

步骤二：有银行流水、无对应的发票或者有发票、无对应银行的流水的情况，调整核销关系。

1.把步骤一的队列A、B中剩下的数据，在画面中显示出来。

2.每个后面增加调整标记，供用户选择。

核销标记根据财务规则以及实际情况进行调整，分为本月未完成、本月已经完成2类。

核销标记整理如下（可以根据情况增删改）：

标记	完成分类
		成本发票未到	本月未完成
费用发票未到	本月未完成
		预付款后补成本发票	本月未完成
预付款后补费用发票	本月未完成
		工资	本月已经完成
社保及公积金	本月已经完成
		员工福利费	本月已经完成
增值税	本月已经完成
		个人所得税	本月已经完成
企业所得税	本月已经完成
		银行手续费	本月已经完成
利息支出	本月已经完成
		滞纳金或罚款	本月已经完成
无票费用支出	本月已经完成
		公司借款给法人	本月已经完成
公司偿还法人借款	本月已经完成
		公司借款给员工	本月已经完成
押金或保证金支出	本月已经完成
		股东分红	本月已经完成
发票未到收入	本月未完成
		预收款后尚未开票	本月未完成
利息收入	本月已经完成
		财政补贴	本月已经完成
日常业务外的无票收入	本月已经完成
		法人借款给公司	本月已经完成
法人偿还公司借款	本月已经完成
		员工偿还公司借款	本月已经完成
押金或保证金归还	本月已经完成
		实收资本金	本月已经完成
本月以后收款	本月未完成
		法人现金收款	本月已经完成
本月以后付货款	本月未完成
		法人现金付货款	本月已经完成
本月以后支付	本月未完成
		法人现金付款	本月已经完成

3.用户选择后，如果是本月已经完成的，增加全部核销标记，并把金额更新为0。

步骤三：有现金、无对应的发票的情况，标记现金用途。

1.提供画面，用户可以输入无发票的现金往来账目。

2.要求用户标记现金的内容。

现金标记根据财务规则以及实际情况进行调整，分为公司现金收入、公司现金支出2类。

现金标记整理如下（可以根据情况增删改）：

标记	收入支出分类
		工资	支出
员工福利费	支出
		滞纳金或罚款	支出
无票费用支出	支出
		公司借款给法人	支出
公司偿还法人借款	支出
		公司借款给员工	支出
押金或保证金支出	支出
		股东分红	支出
日常业务外的无票收入	收入
		法人借款给公司	收入
法人偿还公司借款	收入
		员工偿还公司借款	收入
押金或保证金归还	收入

步骤四：作为无人化核销的补充，在极端的情况，允许用户自己手动修改核销关系。例如由于银行流水的关联方从A识别为B、导致未核销或者核销错误。

1.提供画面，显示步骤一中所述的队列C的内容。

2.用户确认内容，可以删除或者增加核销关系。

3.根据用户选择的结果，更新核销关系数据。

如果用户删除了核销关系，则删除队列C的元素，并根据C的内容把队列A、B中相关元素的金额重新更新回去。

如果用户增加了核销关系，按照步骤一的同样逻辑、增加队列C的元素，并更新队列A、B中元素。

由于核销的关系比较复杂，建议不让用户直接更新核销金额。只提供删除和增加的功能。

步骤五：做成应收应付。

根据步骤一、二的内容，建立应收应付一览。

1.本月已经核销完成的发票

统计核销两边的数据，按照会计规则计入明细行。余额设定为0。

上述步骤一的4.5中的例子：

B1 来票 100元

A1 付款 100元

处理结果为：

队列C增加<B1, A1, 100>

应收应付一览做成结果如下：

B1 应付金额 100 余额：0

A1 应付金额 -100 余额：0

2.本月未核销完成的发票

未核销部分，按照会计规则计入明细行。余额设定为未核销金额。

上述步骤一的4.6中的例子：

B1 上海铁锹信息 来票 100元

A1 上海铁锹信息 付款 60元

处理结果为：

队列C增加<B1, A1, 60>

应收应付一览做成结果如下：

B1 应付金额 100 余额：40

A1 应付金额 -60 余额：0

3.根据1，2的结果，生成应收应付一览表。

保存1，2的结果，并尽量保存A，B相关的明细数据。

4.余额计算

根据3的结果，按照客户/供应商/员工维度合计。

生成应收应付余额表。

步骤六：做成预收预付。

根据步骤二的内容，建立应收应付一览。

标记为本月发票未到的银行流水，即预收预付数据。

1.未核销部分，计入明细行。余额设定为未核销金额。

2.根据1的结果，生成预收预付一览表。

3.余额计算

根据2的结果，按照客户/供应商/员工维度合计。生成预收预付余额表。

步骤七：做成总账日记账。

根据步骤一、步骤二、步骤四做成的核销关系数据、做成凭证数据。其中步骤二中标记为本月未完成部分，只做成应收应付凭证。

建议根据公司实际的会计科目，建立一张发票类型和调整标记的映射表。

主要项目有发票类型、调整标记、科目、科目名称、记贷方等，也可以根据需要添加摘要等其他的凭证要素。

需要特别说明的是对于税金等特殊环节，需要做特别的处理。而且根据税务局规定，小规模纳税人和一般纳税人有不同的抵扣政策和税务优惠。

以下以收入发票为例子，列出了相关的映射表：

发票类型	调整标记	科目	科目名称	借贷方
					收入发票	无	60010000	主营业务收入	贷
收入发票	无	11240000	应收账款-中转	借
					收入发票	发票未到收入	60010000	主营业务收入	贷
收入发票	发票未到收入	11220000	应收账款	借
					税金	进项	22210101	应交税费 应交增值税-进项税额	贷
银行流水	收	10020000	银行	借
					银行流水	收	11240000	应收账款-中转	贷

例如对于当月开票A（即收入发票），不含税金额为x，税额为y，当月收款金额x+y的业务, 做成的凭证结果如下：

凭证1：

借 11240000 应收账款-中转 x+y

贷 60010000 主营业务收入 x

贷 22210104 应交税费 应交增值税-销项税额 y

凭证2：

借 10020000 银行 x+y

贷 11240000 应收账款-中转 x+y

例如当月开票B（即收入发票），不含税金额为xB，税额为yB，当月未收款, 实现结果如下：

凭证3：

借 11220000 应收账款 xB+yB

贷 60010000 主营业务收入 xB

贷 22210104 应交税费 应交增值税-销项税额 yB

需要说明的是对于凭证1、2，目前手工会计往往做成一张下面的凭证：

借 10020000 银行 x+y

贷 60010000 主营业务收入 x

贷 22210104 应交税费 应交增值税-销项税额 y

根据实施效果的反馈，系统通过增加应收账款-中转科目的过渡，根据收入发票和银行流水分别做成了凭证，对于老会计有些不适应，但是对于凭证的查找和显示非常有好处，建议使用。毕竟无人化记账后，需要人工确认的凭证数量也少了很多。

同理，费用发票通过增加其他应付-中转科目的过渡，根据费用发票和银行流水分别做成凭证。

步骤八：做成固定资产管理日记账。

从步骤一、步骤二、步骤四做成的核销关系数据、判断出固定资产相关的发票，做成固定资产折旧数据（包括固定资产总值、折旧年限、开始折旧日等），并导入ERP。

判断方法是按照会计规则，固定资产分为房屋建筑物、运输工具、机器设备、办公设备、无形资产等类型。分别有不同的折旧年限。

按照一般的会计经验，发票明细行中的商品名称需要包含税务局规定的商品大类。所以可以通过发票明细行中的商品大类进行判断。

下面是一些实现例，供参考：

发票明细行中的商品名称中包含以下关键字的，判定为房屋建筑物。

不动产、建筑物、住宅、房地产开发住宅、取得的住宅、房改房、

其他住房、商业营业用房、房地产开发商业用房、取得的商业用房、

其他商业用房、其他建筑物、构筑物、其他不动产、

不动产融资租赁

发票明细行中的商品名称中包含以下关键字的，判定为运输工具。

交通运输设备、机车、动车、城市轨道车辆、铁路、车辆、汽车、

乘用车、超豪华小汽车、客车、载货汽车、半挂牵引车、改装汽车、

车辆、运输车、机动车、总成、其他权益性无形资产、座椅安全带、

安全气囊装置、车窗、车身、其他车身、摩托车、自行车、用车、

船舶、货船、渔船、机动、游艇、船用、海上救生设备、航标、

浮动、航空器、飞机、直升机、航天、飞船、卫星、火箭、潜水、

水下潜器、交通管理、发光标志及类似品及其零件、手推车

步骤九：做成现金管理日记账。

对于经过步骤三做成的数据，即现金流水。按照步骤七的记账逻辑、做成现金管理凭证，并导入ERP。

以下以员工工资支出、法人借给公司、公司还给法人为例子，列出了相关的映射表：

现金类型	科目	科目名称	借贷方
				员工工资支出	66020100	管理费用 工资	借
员工工资支出	10010000	现金	贷
				法人借给公司	22410000	其他应付款	借
法人借给公司	10010000	现金	贷
				公司还给法人	22410000	其他应付款	贷
公司还给法人	10010000	现金	借

以上公开的本发明优选实施例只是用于帮助阐述本发明。优选实施例并没有详尽叙述所有的细节，也不限制该发明仅为所述的具体实施方式。显然，根据本说明书的内容，可作很多的修改和变化。本说明书选取并具体描述这些实施例，是为了更好地解释本发明的原理和实际应用，从而使所属技术领域技术人员能很好地理解和利用本发明。本发明仅受权利要求书及其全部范围和等效物的限制。

Claims (4)

1.通过发票信息和银行流水进行自动核销对账，并通过自动核销对账结果自动做成完整的记账凭证的方法。

2.基于权利要求1为基础的补充核销对账方法。

3.基于权利要求1和要求2为基础的全场景智能财务记账解决方法。

4.参照ERP的应收应付模块中自动记账的办法、通过增加中转科目的方式，把费用类发票记账和银行流水记账分开；从而在费用的总账记账领域，也可以达到单据（包括发票和银行流水或者相关的申请单据）和凭证是完全的1对1的关系的方法。

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