CN101103353B - 用于管理电子文件夹中的文件的方法和装置 - Google Patents

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Abstract

本发明涉及一种用于管理电子文件夹(D0)中的文件(DOK)或子文件(TDOK1)的方法，其中存储被分配给诸如E-Mail的相应文件(DOK)或诸如B-Mail的附件的子文件(TDOK1)的、说明有效执行时刻(ZP0，ZP1)的文件特有的或子文件特有的有效说明(GA0，GA1)，有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)被分配给该有效说明。在到达所述有效执行时刻(ZP0，ZP1)之后，针对被分配所述有效说明(GA0，GA1)的文件(DOK)或子文件(TDOK1)执行被分配给所述有效说明(GA0，GA1)的所述有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)。在此，所述有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)包含删除例程(LR)，用于删除所述电子文件夹(D0)中的被分配所述有效说明(GA0，GA1)的所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)。

Description

用于管理电子文件夹中的文件的方法和装置
在时兴的电子文件管理系统中文件大多借助电子文件夹来进行组织。因此例如进入E-Mail系统的E-Mail由E-Mail系统用户存放在中央E-Mail服务器上的文件夹中。这些E-Mail停留在那里，直到相应的E-Mail系统用户将E-Mail手动地删除或者手动地移动到本地文件夹中。因为尤其是具有附件或通常还称为OLE对象(OLB：Object Linking and Embedding，对象链接和嵌入)的嵌入对象的E-Mail具有高的存储要求，所以这种E-Mail的存放需要中央E-Mail服务器的文件夹中的大的存储容量。
为了降低E-Mail服务器上的存储器占用，通常的E-Mail系统经常允许受程序控制地将E-Mail移动、即归档到分开的归档文件夹中。
本发明的任务在于，提供用于管理电子文件夹中的文件的方法和装置，该方法和该装置允许降低尤其是中央E-Mail服务器上的电子文件夹的存储器占用。
该任务通过一种具有权利要求1的特征的方法以及通过一种具有权利要求10的特征的装置而得到解决。
根据本发明，为了管理文件、例如像E-Mail那样的电子消息或者子文件、例如文件的部分、E-Mail附件、E-Mail的文本段或嵌入在E-Mail中的对象，在E-Mail服务器上的诸如E-Mail文件夹的电子文件夹中存储被分配给相应的文件或子文件的、说明有效执行时刻的文件专有的或子文件专有的有效说明。有效执行程序被分配给该有效说明，其中在到达有效执行时刻之后，针对被分配该有效说明的文件或子文件执行被分配给有效说明的有效执行程序。该在此，该有效执行程序包含删除例程，用于删除电子文件夹中的被分配该有效说明的文件或子文件。
本发明允许降低所述电子文件夹中的存储器占用，因为在到达有效执行时刻之后至少文件的部分被删除。有利的是，除了删除必要时包括所有所包含的子文件在内的整个文件之外，能够单独删除一个子文件、优选地具有大的存储要求的子文件。
本发明的有利的实施形式在从属权利要求中给出。
根据本发明的一种改进方案，在调用所述删除例程以删除文件或子文件之前，所述有效执行程序调用用于归档的归档例程或者用于改变文件或子文件的有效说明的请求例程，其中该请求例程向文件或子文件的所有者传输请求，并根据该所有者的回答来执行删除例程或者存储被改变的有效说明。被改变的有效说明尤其可以是阻止调用所述有效执行程序或删除例程的说明。这允许在文件夹中在时间上不受限制地存储文件或子文件。
对于文件的所有者来说作为优点产生的是，例如所设置的有效说明在到达有效执行时刻之后不是无条件地被删除，而是还可以对文件或子文件进行单独归档，以便允许稍后访问该文件或子文件。另外有利的是，通过存储被改变的有效说明，所有者可以单独地在时间上延长文件或子文件的有效性，并且因此使该文件或子文件在到达所述被改变的有效说明之前继续仍然被存储在该文件夹中。
根据本发明的一种有利的实施形式，该方法包含文件特有的或子文件特有的有效执行程序，即在到达有效执行时刻之后，可以针对不同的程序或子程序执行不同的有效执行程序。例如，在调用删除例程以删除中央服务器上的E-Mail之前，可以在E-Mail系统中给E-Mail的附件分配删除例程，而给E-Mail信件分配归档例程，以便在本地E-Mail文件夹中保护该E-Mail信件。
根据本发明的一种有利的实施形式，文件在电子文件夹中的存放可以引起文件特有的或子文件特有的有效说明的存储。这样例如可以在E-Mail系统中在收到E-Mail之后通过该E-Mail在E-Mail服务器文件夹中的第一次存储来产生要分配的有效说明。在此有利的是，由此可以给电子文件夹中的所有文件和子文件分别分配有效说明，并且因此分别分配程序模块，该程序模块读取文件或子文件的的相应的有效说明，可以以有效说明的存在为前提，并且可以利用简化的访问例程在不进行预先检验的情况下对数据进行访问。
根据本发明的另一有利的实施形式，给文件或子文件分配有效说明和/或给有效说明分配有效执行程序可以根据文件或子文件的类型、存储要求和/或文件名的部分来进行。作为文件类型例如可以区分文本文件和二进制文件。文件名的部分尤其可以是分别特有的文件格式的文件后缀，例如图形文件的“gif”、演示文件的“ppt”以及文本文件的“doc”。例如可以在具有作为子文件的图形和文本附件的E-Mail文件中给图形附件分配删除例程，并且给文本附件分配具有对用于改变有效说明的请求(Rueckfrage)例程的附加调用的删除例程。
根据本发明的另一有利的实施形式，所述有效说明和/或标识所述有效执行程序的有效执行信息可以被存储在被分配给文件或子文件的XML数据组(XML：Extensible Markup Language，可扩展标记语言)中。在此有利的是，由于任意数据在XML数据组中的结构化存储，所以可以简单地以及通过标准工具对该XML数据组进行访问。因此例如可以为包括子文件在内的文件生成共同的XML数据组，并在该XML数据组中为该文件以及为相应的子文件分别定义用于存储有效说明和有效信息的特有的XML数据结构。
下面借助附图更详细地解释本发明的一个实施例。
图1以示意图示出一个文件夹和对该文件夹进行访问的程序模块。
图1以示意图示出作为文件夹的E-Mail服务器文件夹DO、作为文件的被存储在该E-Mail服务器文件夹DO中的E-Mail DOK、和作为对该文件夹DO的内容进行访问的程序模块的有效说明分配模块GAZ、有效检验模块GAP、有效执行程序GAPRG0和有效执行程序GAPRG1。在此，所述E-Mail DOK包含作为子文件的E-Mail附件TDOK1。此外在图1中还示出了XML数据组XML，该数据组包含有效说明GA0和GA1。有效说明GA0说明有效执行时刻ZP0、优选地日期说明、和有效执行信息AKT0，有效说明GA1说明有效执行时刻ZP1和有效执行信息AKT1。所述有效执行信息AKT0和AKT1分别确定应该执行被分配给相应有效说明GA0或GA1的有效执行程序GAPRG0或GAPRG1中的哪一个。在此，给所述有效执行信息AKT0分配了所述有效执行程序GAPRG0，而给所述有效执行信息AKT1分配了所述有效执行程序GAPRG1。所述文件DOK或所述子文件TDOK1与相应的有效说明GA0或GA1之间的分配以及所述有效执行信息AKT0或AKT1与所述有效执行程序GAPRG0或GAPRG1之间的分配在该图中用虚线来表示。程序模块GAZ、GAP、GAPRG0或GAPRG1对所述文件DOK、子文件TDOK1、XML数据组XML或有效说明GA0或GA1的访问分别通过从相应程序模块向外扩展的箭头来表示。所述有效执行程序GAPRG1包含有删除例程LR，用于删除所述E-Mail服务器文件夹DO中的被分配给相应有效说明的E-Mail或被分配给相应有效说明的E-Mail附件。所述有效执行程序GAPRG0包含删除例程LR以及附加地包含归档例程AR，其中该归档例程在所述删除例程LR之前被调用。
针对本实施例观察以下情况，即E-Mail DOK与包含于其中的E-Mail附件TDOK1到达E-Mail系统中并被存储在E-Mail服务器文件夹DO中。这导致所述有效说明分配模块GAZ分别生成被分配给所述E-Mail DOK的有效说明GA0和被分配给第一E-Mail附件TDOK1的有效说明GA1，并在把所述相应有效说明GA0以及GA1进行分配后存储在所述XML数据组XML中。
所述被存储的有效说明GA0和GA1优选地能够由相应的E-Mail所有者手动地改变。
有效检验模块GAP以有规律的时间间隔借助XML分析程序来读取存储在所述XML数据组XML中的有效说明GA0和GA1，并检验相应的有效执行时刻ZP0和ZP1的到达。一旦到达了相应的有效执行时刻ZP0或ZP1，就调用由相应的有效执行信息AKT0或AKT1所确定的有效执行程序GAPRG0或GAPRG1。
在本实施例中，给所述有效执行信息AKT1分配了所述有效执行程序GAPRG1，使得所述有效检验模块GAP在到达所述有效执行时刻ZP1时调用所述有效执行程序GAPRG1。该有效执行程序GAPRG1调用所包含的删除例程LR，并且尤其是从所述E-Mail服务器文件夹DO中删除被分配给所述有效说明GA1的子文件TDOK1，而剩余的E-MailDOK仍然被存储。由此降低所述E-Mail服务器文件夹DO中的存储器占有。
此外，给所述有效执行信息AKT0分配了所述有效执行程序GAPRG0，使得所述有效检验模块GAP在到达所述有效执行时刻ZP0时执行所述有效执行程序GAPRG0。所述有效执行程序GAPRG0首先调用所包含的归档例程AR，该归档例程尤其是把被分配给所述有效说明GA0的E-Mail DOK移动到(图中未示出的)归档文件夹中。接着调用所包含的删除例程LR，以便尤其是从所述E-Mail服务器文件夹DO中删除该E-Mail DOK。

Claims (10)

1.用于管理电子文件夹(DO)中的文件或子文件的方法，其中存储被分配给相应的到达的文件(DOK)或子文件(TDOK1)的、说明有效执行时刻(ZP0，ZP1)的文件特有的或子文件特有的有效说明(GA0，GA1)，有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)被分配给该有效说明，以及
其中在到达所述有效执行时刻(ZP0，ZP1)之后，针对被分配所述有效说明(GA0，GA1)的所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)执行被分配给所述有效说明(GA0，GA1)的所述有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)，
并且所述有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)包含删除例程(LR)，用于删除所述电子文件夹(DO)中的被分配所述有效说明(GA0，GA1)的所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)。
2.根据前述权利要求之一所述的方法，
其特征在于，
在调用所述删除例程(LR)以删除所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)之前，所述有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)调用用于归档的归档例程(AR)或者用于改变所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)的有效说明的请求例程，其中所述请求例程向所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)的所有者传输请求，并根据该所有者的回答来执行所述删除例程(LR)或存储被改变的有效说明(GA0，GA1)。
3.根据前述权利要求之一所述的方法，
其特征在于文件特有的或子文件特有的有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)。
4.根据前述权利要求之一所述的方法，
其特征在于，
通过所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)在所述电子文件夹(DO)中的存放来促使文件特有的或子文件特有的有效说明(GA0，GA1)的存储。
5.根据前述权利要求之一所述的方法，
其特征在于，
给文件(DOK)或子文件(TDOK1)分配有效说明(GA0，GA1)和/或给有效说明(GA0，GA1)分配有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)根据所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)的类型、存储要求和/或文件名的部分来进行。
6.根据前述权利要求之一所述的方法，
其特征在于，
所述文件(DOK)是电子消息，以及所述子文件(TDOK1)是所述电子消息的消息附件或被定界的文本段。
7.根据前述权利要求之一所述的方法，
其特征在于，
所述有效说明(GA0，GA1)和/或标识所述有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)的有效执行信息(AKT0，AKT1)被存储在被分配给所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)的XML数据组(XML)中。
8.根据权利要求7所述的方法，
其特征在于，
被分配给所述文件(DOK)或子文件(TDOK1)的所述XML数据组(XML)被输送给XML分析程序，该XML分析程序读取所述XML数据组(XML)，并从中提取出所述有效执行时刻(ZP0，ZP1)，并且转送给有效说明检验模块(GAP)，其中该有效说明检验模块检验所述有效执行时刻(ZP0，ZP1)的到达。
9.根据前述权利要求之一所述的方法，
其特征在于，
以有规律的时间间隔来检验所述有效执行时刻(ZP0，ZP1)的到达。
10.用于管理电子文件夹(DO)中的文件或子文件的装置，
其特征在于，
a.有效说明分配模块(GAZ)，用于存储被分配给相应的到达的文件(DOK)或子文件(TDOK1)的、文件特有的或子文件特有的有效说明(GA0，GA1)，通过该有效说明来说明有效执行时刻(ZP0，ZP1)，并且给所述有效说明分配有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)，
b.有效说明检验模块(GAP)，用于读取所述有效说明(GA0，GA1)并且用于检验所述有效执行时刻(ZP0，ZP1)的到达，以及
c.由所述有效执行程序(GAPRG0，GAPRG1)所包含的删除例程(LR)，用于在到达所述有效执行时刻(ZP0，ZP1)之后删除所述电子文件夹(DO)中的被分配所述有效说明(GA0，GA1)的文件(DOK)或子文件(TDOK1)。
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