CN101065939A - 用于在网络上发送电子邮件的方法和系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种用于通过邮件处理单元经由诸如因特网的网络发送电子邮件消息(email)的方法，包括：由邮件处理单元生成将被授权的用户的电子邮件消息，其中该邮件消息包含文本、图像和/或声音数据；由邮件处理单元定址所生成的未授权的邮件消息；在邮件处理单元中临时存储所生成的未授权的邮件消息；向之前指定的与用户相关的管理员显示该未授权的邮件消息；仅在管理员授权之后，通过所述网络发送授权的电子邮件消息到收信人。

Description

用于在网络上发送电子邮件的方法和系统

技术领域

本发明涉及一种通过邮件处理单元，经由诸如因特网的网络发送电子邮件消息(email)的方法和系统。

背景技术

近年来，电子邮件的使用，特别是经由因特网的电子邮件(email)已被极大地推广。然而在早些时候，因特网电子邮件主要用于来回发送相对较短的非正式消息，如今电子邮件的使用通常和传统的常规邮件完全等价，或者甚至由此取代传统邮件。显而易见的是，电子邮件的使用有许多优于常规邮件的显著优点。例如电子邮件更快，能更容易地在大量的收信人上分发并且对环境的影响更小，例如就其不需要纸张且不涉及燃料的消耗的意义而言。

然而，许多显著的缺点也与电子邮件的使用有关。归因于电子邮件消息最初的非正式的特点，用户常常趋于在消息的布局、拼写和内容上比常规的书信往来给予更少的关注。电子消息有时候也会误发送给错误的收信人，或者草稿消息在最终完成之前就已经被发送出去。

为了避免上述陈述的缺点，欧洲文献EP 1 241 610 A2描述了这样一种系统，其中电子消息只能在当消息的作者给出了明确的认可后才能发送，例如通过给予数字签名。尽管这防止了消息错误地发送到错误的地址或者发送草稿消息，电子消息非正式的特点的问题在某种意义上仍然存在。

已知的电子邮件系统的另一个问题是书信交换中可能错误的发送方的责任问题。许多公司，包括保险公司、银行、律师事务所、以及咨询服务机构通常处理对应于与常规的书信交换的内容具有等同的法律地位的内容。然而，由于不是很注意电子消息的起草和发送，并且在现有的邮件系统中向外发出的电子消息不能被其它人(例如管理员)监视，很可能有不正确的信息误入迷途。各公司现在对针对由于提供不正确的信息而产生的损害承担责任。

发明内容

本发明的一个目的是提供一种除了具有上述陈述的电子处理的优点以外的用于发送电子邮件消息的方法和系统，其中已经消除所述应用电子邮件的缺点并且特别是增长的责任风险的缺点。

根据本发明的第一方面，提供了一种通过邮件处理单元，经由诸如因特网的网络发送电子邮件消息(email)的方法，包括：

-由邮件处理单元生成将被授权的用户的电子邮件消息，其中该邮件消息包含文本、图像和/或声音数据；

-由邮件处理单元定址所生成的未授权的邮件消息；

-在邮件处理单元临时存储所生成的未授权的邮件消息；

-向之前指定的与用户相关管理员显示该未授权的邮件消息；

-仅在管理员授权之后，通过网络发送授权的电子邮件消息到收信人。

因此，本发明涉及一种用于发送电子邮件的方法，通过为用户指派一个或多个管理员，该电子邮件结合了确定的用户或许多用户(例如权限受限的雇员)的外发电子消息的强制批准的可能性。当雇员草拟并发送将被授权的电子消息时，这个消息例如放置在“外发消息”目录中但还没有实际发送。只有在管理员已经读取并批准该消息之后，才能发送该消息。

在优选实施例中，本方法还包括生成无需未授权就发送的电子邮件消息，定址该生成的邮件消息，并在网络上将该未授权的邮件消息发送给收信人。这使用户可能发送未被管理员授权的电子消息，例如具有提前同意的内容或收信人的消息不需要授权。然而，在另一个优选实施例中，该方法包括阻塞所有未授权的邮件消息的发送。这意味着只有通过管理员授权的消息才能实际被发送。

这样给电子消息的收信人一个关于消息是否以正确的方式已经或者尚未授权的指示，并且因而使收信人弄清楚所接收的消息的内容有什么样的状态(授权或未授权)，本方法优选包括给所生成的邮件消息增加一个指明该邮件消息是否已经被授权的指示符。基于该指示符，收信人能查明接收的消息的状态。

此处的方法包括连同邮件消息一起将该指示符发送给收信人，例如通过将其合并到邮件消息来分别或与该消息一同发送。在一个显著有利的实施例中，该指示符是一个添加到邮件消息的标签。该标签包含表示邮件消息，尤其是(但不局限于)文本数据的授权状态的信息。该电子消息可以例如被提供以指明该消息的内容是否被授权的一段文本，并且因此具有确定的法律地位，或者该消息的内容是否未授权以及因此可以接受对于其中的内容不负责任。

理论上，用户自身也能以标签的形式作出上述表明的增加。在另一个优选实施例中，管理员的数字签名因此被添加到电子消息中取代上述提及的标签或除了上述提及标签之外的标签。在其它的一些国家，相比手写签名，数字签名具有法律地位。在另一些国家不是这样，但是数字签名的使用在任何情况下能极大地提高邮件消息中的电子通信的可靠性。

数字签名能以不同的方式实现。依照数字签名标准(DSS)的签名是例如借助于包含在所谓的数字签名算法(DSA)中的一组规则和许多参数生成的，所以可以验证签名的同一性和发送数据的完整性。此处的使用由两个数字密钥组成，任何人都可以访问的公共密钥和仅为用户所知的专用密钥。有了这种数字签名，可以使用非常高度的可靠性监视消息。此外，双向授权因此成为可能。在发送人的公司内，期望有关监控是否已经发生的确定性，并且此外收件人希望知道监控已经实际发生的确定性。

在另一个实施例中，本方法包含了向用户显示由用户生成的邮件消息的授权状态，使得用户能持续收到消息是否已经或尚未发送的事实的通知。在另一个实施例中，管理员同样也被示出由一个或多个用户生成的邮件消息是否已经被相关管理员授权。在任何一种情况下，邮件消息是否授权或未授权可以用不同的颜色和/或不同的符号标明。

通过使用预先存储在邮件处理单元中的不同用户和管理员之间的关系，本方法优选包括将邮件处理单元的每个用户链接到一个或多个相关的管理员。

在发送电子邮件消息之后，本方法优选地包括接收来自收信人的电子接收确认消息，并将该接收确认消息链接到最初发送的电子邮件消息。该接收确认消息能表示所发送的邮件消息的技术性收据和/或表示该邮件消息已经打开。在后一种情况下，邮件消息不仅仅是收到，而且已被打开(并且也可能已经阅读过)。当接收确认返回时，本方法可进一步包括对邮件处理单元发送的电子邮件消息和电子接收确认消息的接收进行概述，使得用户能容易地检查他/她发送的邮件消息是否已经到达正确的人员那里。

根据本发明的第二方面，提供一种用于在诸如因特网的网络上发送电子邮件消息(email)的系统，为了处理外发的电子邮件消息，该系统包括可连接到该网络的邮件处理单元，其中该邮件处理单元包括：

-用于允许用户输入文本、图像或声音数据的第一输入装置；

-用于基于输入数据生成将被授权的电子邮件消息的生成装置；

-用于定址所生成的未授权邮件消息的定址装置；

-用于存储所生成的未授权邮件消息的存储装置；

-用于将未授权邮件消息显示给之前指定的与该用户相关的管理员的显示装置；

-用于允许管理员输入授权码的第二输入装置；

-用于仅在接收到授权码之后通过所述网络将授权的电子邮件消息发送到收信人的发送装置。

根据第一优选实施例，发送装置也适用于在网络上将未授权的邮件消息发送到收信人而无需管理员的授权。用户因此可以连续发送例如私人消息而不让这些内容被管理员查看。然而这种消息不具备授权状态。然而在另一个更严格的优选实施例中，发送装置适用于阻塞所有未授权的邮件消息的发送，这意味着用户只能在管理员监控之后发送消息。

在上述实施例中，邮件处理单元可包括个人计算机，包括标准email服务器。本方法可以以运行于这种计算机上的计算机程序实现。此处的计算机程序可单独运行，例如与安装在计算机上的标准email程序(如Microsoft^TM outlook)无关，可以与标准email程序如所谓的附加程序一同操作，或者可以完全结合到email程序中。

本发明还涉及在其上存储了计算机程序产品的数据载体，在计算机系统执行该计算机程序产品时执行此处描述的方法。

最后，本发明还涉及当程序在一个或多个在此处描述的计算机或者系统上运行时，用于执行此处限定的方法的步骤的计算机程序。

附图说明

在下面的说明书中将阐明本发明进一步的优点、特征和细节。说明书中对以下附图做了参考：

图1是根据本发明的系统的优选实施例的示意图；

图2是示意根据本发明的方法的诸多步骤的流程图；

图3是显示给用户和管理员的启动屏幕的示意图；

图4是显示给用户的随后的屏幕的示意图；

图5是显示给用户的随后的屏幕的示意图；

图6示出了已授权邮件消息的实例；以及

图7示出了未授权邮件消息的实例。

具体实施方式

图1示出了用于处理电子邮件消息(email)的系统的示意性优选实施例。该系统包括经由内部网络2连接到多个计算机，包括用户计算机3和管理员计算机4、4′，的邮件服务器1。邮件服务器1进一步连接到如因特网的外部网络10。邮件服务器1和其它计算机3、4、4′的每个连同其它的部分一起包括中央处理单元和与此相互作用的存储装置，如RAM和ROM类型的存储器、硬盘、软盘、用于读取光盘的光学读取装置等等。其它的计算机3、4、4′还包括输入装置，例如以各自的键盘5、7或各自的鼠标5′、7′以及各自的显示器6、8的形式。邮件服务器1和计算机3、4、4′能以已知的方式加载计算机软件，以便系统按程序工作使得可以执行此处描述的方法步骤。

本系统的其它配置(未在此进一步示出)同样是可能的。例如可能提供不同的用户和管理员，根据“瘦客户机”原理，终端直接连接到中心邮件处理器1。终端只包括与中心邮件服务器1建立通信的所需的最少硬件(显示器、键盘和与网络2的接口)。邮件消息的生成现在由邮件服务器1自身产生而不是由独立的用户和管理员计算机3、4、4′产生。其它进一步的配置同样是可能的。

在下文中，用户计算机、管理员计算机和邮件服务器，或者在可选的配置中与此对应的单元的组合体也将参考作为邮件处理单元。

系统的用户能以已知的方式，例如通过操作连接到用户计算机3的键盘5，使用他们的用户计算机3生成电子邮件消息。管理员也能生成电子邮件消息。使用邮件服务器1，该邮件消息可经由内部网络2发送，邮件服务器1反过来经由外部网络10将生成的邮件消息发送到一个或多个收信人，例如图1中示意性示出的个人计算机0。显然，用户的数量和管理员的数量可以改变。具有有限权限的管理员的管理员计算机4也能被理解为用户计算机，其中具有更多扩展权限的管理员的第二管理员计算机4′则监控由管理员计算机4生成的邮件消息。

系统的用户按如下进行：首先，用户通过操作按钮“新建”(图3中的30)以已知的方式生成(图2的步骤20)电子消息，由此在屏幕上显示一个新的输入屏幕31(图4)。例如，用户经由输入装置5(例如键盘、语音识别装置等)输入文本。除了文本数据之外，邮件消息也可以包含图像数据和/或声音数据。由此可添加视频和声音片断到每个文本消息中，或者作为附件或直接在邮件消息自身中，或者图片对象等可直接被插入到消息中。

当由此已经生成消息时，用户经由地址输入栏33输入(步骤21)一个或多个必须接收该相关消息的人员的email地址。地址指定当然也可在邮件消息的文本的输入之前或在其输入过程中发生。

在已经生成了邮件消息和输入了收信人地址之后，用户操作“发送”按钮32，如图4中所示，借此，该邮件消息就准备好发送直到用户被关注。不是实际将邮件消息发送到收信人，邮件处理单元将该消息放到“外发邮件”目录中(用于如图3中使用附图标记34指定的将被监控的外发邮件的目录)，特别地，放置到与该用户有关的其中一个管理员的相关用户(用户A)有关的目录(如图3中使用附图标记35指定的)中，并且由此在邮件处理单元的存储装置上保存(图2的步骤22)该邮件消息。

将所生成的邮件消息放置到哪一个外发邮件目录依赖于预先存储在邮件处理单元中的、系统的用户和不同的管理员之间的关系。

在所示的例子中，用户A生成的消息转到管理员B的外发目录中(图3)。当管理员B检查他的显示器8时，用户A的消息在显示器上(图2的步骤23)被显示在将由管理员B监控34的用于外发邮件的目录中。

由于特定消息还没有通过管理员检查，其被给予一个颜色标记，例如红色，和/或一个表示邮件消息的未授权状态的特定符号或特定标识。管理员B随后打开将被授权的邮件消息并且在图5的窗口中显示。管理员B检查(步骤24)该消息的内容。如果管理员批准邮件消息的内容，则他/她操作一个“同意”按钮12(图3)以便指明就他/她而言，该相关消息得到批准。

在接收到管理员B的同意之后，邮件处理单元将预先存储在存储装置中的文本添加(步骤25)到授权的消息中，例如图6所示的底部。图6中增加的是例如表明相关的消息已经通过管理员检查以及消息的收件人因此可以假定该消息的内容是正确的标签。由此修改的邮件消息接下来经由外部网络10，由邮件处理单元发送(步骤26)给收信人。当收信人打开接收到的邮件消息时，由于确定的标准文本形式的指示符已经添加到邮件消息中，他/她立刻看见有关的邮件消息已经授权，并且其内容是正确的。

如果管理员B不同意该邮件消息的内容，则阻塞其的发送(步骤27)。该消息于是保留在管理员B的外发邮件目录中而没被发送。

在另一个实施例中，通过操作“不批准”按钮13管理员B可指示他/她将不授权该邮件。在此情况下，该消息或者被移除或者给用户A发送一条信息通知用户A该邮件消息没有被授权的事实。用户A于是有可能选择修改该消息并再次将其发送给管理员。

在一些实施例中，邮件消息在没被管理员授权时不会发送。然而，其它的实施例结合了允许用户发送未授权的邮件消息的选项，例如私人消息或者具有无需授权的内容的消息。在这种实施例中，用户生成邮件消息并且通过操作“发送未授权消息”的键15将其发送。在操作了“发送未授权消息”的键15之后，邮件处理单元将标签B添加到该非授权消息，例如，在如图7所示的消息的底部。这个标签例如包含了指示当前的邮件消息没有被授权的文本，并且因此可以不接受对于其的内容的责任。只有在添加了标签B之后，包括标签B的邮件消息才经由外部网络10发送到收件人。当邮件消息被打开时，收件人在此情况下立即被告知该消息的未授权状态。在所示的例子中，这也意味着邮件消息的发送者不接受针对该消息的内容的责任。

在一些情况下，管理员也可能发送未授权的消息或发送来自未被给予授权的用户的消息。在此情况下，管理员操作“未批准的”按键13，使得邮件处理单元增加一个例如上述提到的标签B的指示符到到非授权的消息中，以便向其收件人澄清邮件消息的状态。

显然，管理员可以类似的方式作为系统的用户由更高一层的管理员监控。也有可能使用户的每个消息首先由第一管理员监控，并在通过第一管理员授权之后，使之由可能是一个比第一管理员有更多权限的第二管理员监控。由此可以这样开发一个考虑了公司内部流行的权限级别的分层授权结构。

在另一个优选实施例中，当第三方发送一个邮件消息给用户的邮件处理单元时，用户出于一个或者另一个原因不能响应该消息，则该系统适用于向第三方回发一个消息表明该用户不能响应所接收到的邮件消息。如果用户离开办公室一段确定的时间，可以例如发送邮件消息，其中标签包含标准的消息，如“该消息的接收人目前不在办公室并且不能答复您的邮件消息”。这种邮件消息也称为“不在办公室的回复”。该邮件处理单元可以选择性发送一条接收到的消息给另一个用户或管理员，或者至少使之对另一个用户或管理员是可读的，以便其他的用户和管理员能处理该邮件消息。在这种情况下，可在邮件消息(优选上述的邮件消息)中包括这种效果的陈述，并且发送给第三方。

在本发明特定的优选实施例中，如果收信人通过发送经由该系统发送的邮件消息的发送方请求的接收确认协同操作，则这个接收确认(即，技术性收据确认和/或读取接收确认)有可能没有放在计算机系统的“in-box”中，而是作为标记与最初发送的邮件消息耦合。这为发送方提供了生成由他/她发送的、并且实际由预期的收件人接收的邮件消息的概述的选项。

本发明并不局限于其上述的优选实施例。下述的权利要求书定义了所寻求保护的权利，可以想象在其范围内进行诸多修改。

Claims (35)

1、一种用于通过邮件处理单元经由诸如因特网的网络发送电子邮件消息(email)的方法，包括：

-由所述邮件处理单元生成将被授权的用户的电子邮件消息，其中所述邮件消息包含文本、图像和/或声音数据；

-由所述邮件处理单元定址所生成的未授权的邮件消息；

-在所述邮件处理单元中临时存储所述生成的未授权邮件消息；

-向之前指定的与所述用户相关的管理员显示所述未授权的邮件消息；

-仅在由所述管理员授权之后，通过所述网络发送所述授权的电子邮件消息到收信人；

2、根据权利要求1的方法，包括生成将无需授权而被发送的电子邮件消息，定址所述生成的邮件消息，并通过所述网络将所述未授权的邮件消息发送到所述收件人。

3、根据前述权利要求中的任何一项的方法，包括阻塞所有未授权邮件消息的发送。

4、根据权利要求1、2或3的方法，包括给所述生成的邮件消息添加指示符，以指示所述邮件消息是否已被授权。

5、根据权利要求4的方法，包括连同所述邮件消息发送所述指示符到所述收信人。

6、根据权利要求4或5的方法，包括将所述指示符结合到所述邮件消息中。

7、根据权利要求4-6中的任何一项的方法，其中所述指示符是添加到所述邮件消息的标签。

8、根据权利要求7的方法，其中所述标签包含表示所述邮件消息的授权状态的信息，特别是文本数据。

9、根据权利要求4-8中的任何一项的方法，包括：

-如果所述邮件消息已被授权，则检索第一文本并将所述第一文本添加到所述生成的邮件消息；以及

-如果所述邮件消息未被授权，则检索不同于所述第一文本的第二文本，并将所述第二文本添加到所述生成的邮件消息。

10、根据前述权利要求中的任何一项的方法，包括将所述生成的邮件消息放置在预定由所述管理员使用的目录，并且阻塞所述邮件消息的发送，直到所述邮件处理单元已经接收到来自所述管理员的授权消息。

11、根据权利要求4的方法，其中所述指示符包括数字签名。

12、根据前述权利要求中的任何一项的方法，包括向所述用户显示由所述用户生成的邮件消息的授权状态。

13、根据前述权利要求中的任何一项的方法，包括向所述管理员显示由一个或多个用户生成的邮件消息是否已经由所述管理员授权。

14、根据权利要求12或13的方法，其中以不同的颜色和/或不同的符号显示邮件消息是否被授权或未被授权。

15、根据前述权利要求中的任何一项的方法，包括将所述邮件处理单元的每个用户链接到一个或多个相关管理员。

16、根据前述权利要求中的任何一项的方法，包括在发送电子邮件消息之后，从其中一个收信人接收电子接收确认消息，并且将所述接收确认消息链接到最初发送的电子邮件消息。

17、根据权利要求16的所述方法，包括对所述邮件处理单元发送的电子邮件消息和接收的电子接收确认消息进行概述。

18、一种用于通过诸如因特网的网络发送电子邮件消息(email)的系统，包括为了处理外发电子邮件消息的目的，可以连接到所述网络的邮件处理单元，其中所述邮件处理单元包括：

-用于允许用户输入文本、图像或声音数据的第一输入装置；

-用于基于所述输入数据生成将被授权的电子邮件消息的生成装置；

-用于定址所生成的未授权邮件消息的定址装置；

-用于存储所述生成的未授权邮件消息的存储装置；

-用于将所述未授权邮件消息显示给之前指定的与所述用户相关的管理员的显示装置；

-用于允许所述管理员输入授权码的第二输入装置；

-用于仅在接收到所述授权码之后，通过艘述网络将所述授权的电子邮件消息发送到收信人的发送装置；

19、根据权利要求18中的系统，其中所述发送装置还用于通过所述网络，无需管理员的授权将未授权的邮件消息发送到所述收信人。

20、根据权利要求18中的系统，其中所述发送装置还用于阻塞所有未授权邮件消息的发送。

21、根据权利要求18-20中的任何一项的系统，其中所述发送装置用于向所述生成的邮件消息添加指示所述邮件消息是否已被授权的指示符。

22、根据权利要求21的系统，其中所述添加装置用于连同所述邮件消息一起发送所述指示符到所述收信人。

23、根据权利要求21或22的系统，其中所述发送装置用于将所述指示符结合到所述邮件消息中。

24、根据权利要求21-23中的任何一项的系统，其中所述指示符是添加到所述邮件消息的标签。

25、根据权利要求24的系统，其中所述标签包含表示所述邮件消息的授权状态的信息，特别是文本数据。

26、根据权利要求18-24中的任何一项的系统，用于将所述生成的邮件消息放置在预定由所述管理员使用的目录，并且阻塞所述邮件消息的发送，直到所述邮件处理单元已经接收到来自所述管理员的授权消息。

27、根据权利要求26的系统，包括用于生成电子签名作为指示符的签名生成装置。

28、根据权利要求18-27中的任何一项的系统，用于在第二显示装置上向所述用户显示由所述用户生成的邮件消息的授权状态。

29、根据权利要求18-28中的任何一项的系统，用于在第一显示装置上向所述管理员显示由一个或多个用户生成的所述邮件消息是否已经由所述管理员授权。

30、根据权利要求28或29的系统，其中以不同的颜色和/或不同的符号显示邮件消息是否被授权或未被授权。

32、根据权利要求18-31中的任何一项的系统，其中链接信息存储在所述存储装置中，用于将所述邮件处理单元的每个用户链接到一个或多个相关管理员。

33、根据权利要求18-32中的任何一项的系统，包括用于接收电子邮件消息的接收装置，特别是用于接收一个接收确认消息，以及用于将所述接收确认消息链接到最初发送的邮件消息的链接装置。

34、根据前述权利要求中的任何一项的系统或方法，其中所述邮件处理单元包括个人计算机。

35、一种在其上存储有计算机程序产品的数据载体，在计算机系统上执行所述计算机程序产品时，执行根据权利要求1-17中的任何一项中的方法。

36、一种计算机程序，当所述计算机程序在一个或多个计算机上或者在根据权利要求18-34中的任何一项的系统上运行时，用于执行根据权利要求1-17中的任何一项的步骤。

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