CN100394441C - 线上采购处理系统以及方法 - Google Patents

Abstract

一种线上采购处理系统以及方法，其通过网络系统而使买卖双方实时了解并掌握采购订单的当前状态，其中，预先于该采购处理系统中建立一使用者数据库和一订单数据库；接着，由该处理系统根据使用者所输入的识别码从使用者数据库中读取使用权限，并根据使用者所输入的查询项目及使用权限从订单数据库中找出符合这些查询项目的各笔订单，并通过该网络系统而将查询到的订单显示在使用者的采购处理站上；之后，由该处理系统接收使用者所要执行的订单处理作业，其中该订单处理作业是回复或变更作业，并在执行该回复或变更作业后根据该订单所执行的回复或变更作业而在订单中标注与该回复或变更作业对应的处理记号，并将该订单储存于订单数据库中。

Description

线上采购处理系统以及方法

技术领域

本发明涉及一种线上(on-line)采购处理系统以及方法，更具体地说，涉及一种可让买卖双方实时了解并掌握采购订单目前处理状态的采购处理系统以及方法。

背景技术

就传统商业活动而言，买方采购时大多会以电话或传真等处理方式来传达其采购需求，而收到该采购需求的卖方也大多采用上述处理方式来回复买方其采购需求的处理状况。

然而，以电话或传真方式进行采购作业时，易加大买卖双方间的传输处理、时间及人力成本，特别是任一方提出变更或修改采购作业的情况时，例如买方增减订购数量或变更订购产品项目时，或者因卖方库存量发生问题而无法满足买方的采购需求时，买卖双方需分别提出更正需求以及回复。

随着网络科技的蓬勃发展，许多业务都可在网络上进行，例如通过各种应用网络科技来从事商业活动的电子商务(ElectronicCommerce；EC)已成为商务活动发展的必然趋势，例如有业务往来的企业即利用电子数据交换(Electronic Data Interchange；EDI)技术来传递交易数据如订单、报价单等电子文件，因此通过电子商务将可减少企业间在窗口传输及信息交换上的成本支出。

虽然可通过EDI技术减少买卖双方花在信息传输上的人力及时间成本，并使买卖双方的联系更为频繁，从而有效排除了订单错误，避免了买卖双方间产生无谓的争执，但买卖双方并不能立即掌握、全盘了解窗口传输作业后的相关信息，例如，买方通过互联网同时或分时传送一份或多份采购电子窗口至卖方所设置、用于进行采购作业处理的网站服务器后，除由卖方根据接收到的该采购电子窗口来进行回复之外，买方并无法全盘了解传出的这些采购订单的目前处理状况，例如目前采购作业中未经卖方回复的采购订单、已经卖方回复的采购订单、卖方交货日期、卖方可交货数量等信息，买方大多处于一种被动状态来等待卖方的回复，或其仅可通过E-mail、电话、传真来要求卖方主动告知目前采购作业上的处理状况，因此买方并无法立即掌握这些采购订单的目前处理状况。

除此之外，由于目前的采购操作系统并未使买卖双方得以在同一采购操作系统中传送与接收该采购订单后的各项处理信息，因此，当买卖双方的其中一方可能根据其状况来修改已送出或回复过的采购订单时，该更改过的订单无法实时反馈给另一方，因此，使买方无法随时掌握卖方目前的物料库存，从而可能因物料不足造成生产上的延误，或者使卖方无法随时掌握买方的采购动向而造成在物料库存管理上的供过于求或供应不足的情况。

因此，在买卖双方的采购作业处理系统中，如何结合双方的采购信息，实时反应双方需求，从而让买方立即掌握卖方接收采购订单后的处理状况以及让卖方随时掌握买方的采购动向，即是目前需要解决的问题。

发明内容

鉴于上述现有技术的缺点，本发明的主要目的在于提供一种线上采购处理系统以及方法，其可结合买卖双方间的采购处理信息，实时反应及回复买卖双方间的采购需求与目前采购订单的作业状况。

本发明的另一目的在于提供一种线上采购处理系统以及方法，买卖双方在变更采购处理信息时，可不必通过人力告知对方，从而节省人力资源。

本发明的线上采购处理系统用于让买卖双方的采购处理站通过网络系统来取得双方采购作业上的处理情况，该处理系统至少包括：一订单数据库，用以储存买方所传来的采购订单；一使用者数据库，用以储存多位使用者的基本数据并且各基本数据分别与一识别码对应；一身份识别模块，当使用者登录该处理系统或对采购订单执行特定作业时，即令使用者输入一识别码从而根据该识别码而自使用者数据库中读取该使用者的使用权限；一订单查询模块，经由该身份识别模块进行使用者权限识别后，该订单查询模块即可供买卖双方输入查询条件，并根据使用权限而自所述订单数据库中找出符合该查询条件的各笔采购订单，而且通过网络系统而将其显示于采购处理站上；一订单变更模块，其可供买卖双方根据订单查询模块所查询到的各笔采购订单而进行内容变更作业，而且变更后即于该订单上标注变更符号并将其储存于该订单数据库中；以及一订单回复模块，经由该订单查询模块查询到未回复的采购订单后，可由卖方在该订单中输入回复请求，并在输入回复请求后即于该订单上标注回复符号而且将其储存于该订单数据库中，使买方登录该处理系统即能立即查询出卖方目前所未回复过的采购订单。

本发明的线上采购处理方法用于将买卖双方的采购处理站通过网络系统而连结至一采购处理系统中，而且预先于该采购处理系统中建立一用以储存多位使用者基本数据的使用者数据库(其中各基本数据分别与识别码相对应)，以及一用以储存买方所传来的采购订单的订单数据库，由此可对登录该采购处理系统的使用者限制其使用权限，从而掌握和控制买卖双方所需执行的采购作业。所述处理方法至少包括以下程序：由所述处理系统根据使用者所输入的识别码而自使用者数据库中读取使用权限，并根据使用者输入的查询项目而自订单数据库中找出符合这些查询项目的订单，并通过该网络系统而将查询到的订单显示于使用者的采购处理站上；由该处理系统接收使用者所要执行的订单处理作业，其中该订单处理作业是回复或变更作业；若该使用者选择执行该回复或变更作业，则根据该订单所执行的回复或变更作业而在该订单中标注与该回复或变更作业对应的特定符号，并将该订单储存于订单数据库中。

本发明的线上采购处理系统以及方法，其将买方所传出的采购订单储存以供买卖双方进行查询、变更、回复等各项实时处理，相比之下，现有的采购处理作业仅能供买卖双方进行一种单向的处理作业，以致需耗用较多的人力及时间成本。因此，通过本发明的线上采购处理系统以及方法，将可使买卖双方较能明确、实时地掌握采购订单目前的作业状况。

附图说明

为让本发明的上述和其它目的、特征以及优点能更明显易懂，将并配合附图来详细说明本发明的实施例，附图内容简述如下：

图1是系统架构方块示意图，其用以显示本发明的线上采购处理系统的一优选实施例的基本系统架构方块图；

图2A至2E图是网页运行示意图，用以显示根据本发明的线上采购处理系统以及方法的一优选实施例，买卖双方的采购处理站所进行的线上查询采购订单的例子；

图3是网页运行示意图，用以显示根据本发明的线上采购处理系统以及方法的一优选实施例，买卖双方的采购处理站所进行的线上变更采购订单的例子；以及

图4是一流程示意图，用于显示根据本发明的线上采购处理系统以及方法的一优选实施例的订单处理系统所执行的步骤。

具体实施方式

请参阅图1，其用以显示本发明的线上采购处理系统的一优选实施例的基本系统架构方块图。如图所示，该线上采购处理系统至少包括一采购处理系统1、至少一买方采购处理站2以及卖方采购处理站3，各采购处理站(2、3)分别通过一网络系统4例如互联网(Internet)而与该采购处理系统1连结；其中该采购处理站(2、3)例如为计算机系统，其主要包括可执行互联网浏览功能的程序例如MicrosoftInternet Explorer或Netscape Navigator；而该采购处理系统1用于向各自处于采购处理站(2、3)的买卖双方提供执行采购处理作业的程序，且该采购处理系统1可储存于例如网站服务器(图中未示)中，通过本发明的线上采购处理系统而供买卖双方进行所需的采购作业。该采购处理系统1主要包括一订单处理模块10、一使用者数据库11、一身份识别模块12、一订单数据库13、一订单查询模块14、一订单回复模块15及一订单变更模块16。

订单处理模块10用于接收各自处于采购处理站(2、3)的买卖双方传来的需求，例如包括查询、回复、变更采购订单等需求，并根据所接收到的各项需求来执行处理(参见后面说明)，并将处理后所得到的信息通过该网络系统4而传送至提出该需求的采购处理站(2、3)，并通过各采购处理站(2、3)所安装的互联网浏览程序而显示该处理信息。

使用者数据库11用于储存多位使用者的基本数据，且各基本数据分别与一识别码对应，其中，该识别码主要用于供采购处理系统1对登录的使用者进行身份识别，以便限定登录者的使用权限，该识别码可包括使用者的登录帐号及登录密码，而所述使用者大多指买卖双方中负责处理各采购事项的采购人员，或者是负责维护采购处理系统1各项运作的系统维护员或程序设计师。

身份识别模块12在使用者登录该采购处理系统1时，即令使用者输入一识别码，根据该识别码而自使用者数据库11中读取该使用者的使用权限，其中，由于买卖双方使用权限的不同，因此当各方对采购订单提出查询、回复、变更等需求时，该采购处理系统1即根据使用者的识别码而将不同的处理信息传送至各自的采购处理站(2、3)上并加以显示，例如买方只能浏览到各自专属的采购订单，而卖方则可浏览到由不同买方所传来的采购订单；此外，除属于买卖双方的使用者(例如采购人员)可登录该采购处理系统浏览以及处理订单之外，也可让系统维护人员或系统管理人员进行浏览并作特定处理，以进行数据维护以及系统监控。

订单数据库13用于储存买方所传来的采购订单，其中，采购订单数据库13可通过一企业网络(Intranet)而与一后台主机例如EDI平台(图中未示)或企业资源规划(Enterprise Resource Planning；ERP)系统连结，以便接收买方的采购电子订单。

订单查询模块14在订单处理模块10接收到使用者(即包括买卖双方)要登录该采购处理系统1的登录请求后，即令身份识别模块12进行使用者身份识别，经身份识别正确后，该订单查询模块14即提供一查询窗口(如图2A所示)以供该使用者输入查询条件，并从该订单数据库13中找出符合查询条件及使用者权限的各笔采购订单加以显示。

订单回复模块15在卖方经由该订单查询模块14查询到未回复给买方的采购订单时，即在该未回复给买方的采购订单显示窗口上输入回复请求，而当输入回复后即在该订单中标注回复符号并将其储存于该订单数据库中，从而使买方登录该处理系统1即能立即查询出卖方目前所未回复过的采购订单。

订单变更模块16，当买卖双方经由订单查询模块14查询其所需的采购订单后，即可根据需求而将订单查询模块14所查询并显示的各笔采购订单作内容上的变更，当买卖双方进行变更后，即由订单变更模块16在该订单中标注一变更符号并将该变更订单储存于订单数据库13中。

请参阅图2A至图2E以及图3，其显示了根据本发明的线上采购处理系统及方法的优选实施例，买卖双方的采购处理站(2、3)进行线上处理采购订单的各项例子。

首先，请参阅图2A至图2E，其用以说明买卖双方的采购处理站(2、3)进行线上查询采购订单的例子。如图2A所示，当买卖双方的采购处理站(2、3)登录该采购处理系统1后即可取得一网页画面50，而该采购处理系统1会预先将未回复的采购订单予以统计并显示总计值，如该网页画面50即显示出有91笔未回复的采购订单，以下各例子皆以卖方操作该采购处理系统1来加以说明。使用者可在网页画面50的“回复状态”信息列所对应的选择输入项500中选择所需查询的一选项，例如未回复的选项，并根据所需的查询条件例如采购代码、厂商编号、订单号码、买方料号、卖方料号、交货厂区等数据进行输入，其中，该网页画面50中的“订单交期”信息列501即表示所要采购物料的需求日；“下单日期”信息列502即表示后台主机(例如ERP系统)接收采购订单的日期；“接收日期”信息列503即表示该采购处理系统1接收采购订单的日期。待使用者输入完毕并点击选中“查询”命令列504后，采购处理系统1即根据使用者所输入的条件而从订单数据库13中找出符合该输入条件的各笔采购订单，其中，若使用者为卖方身份时可浏览到各家买方的采购订单；若使用者为买方身份时则仅可浏览到该买方所传送出去的采购订单。

之后，如图2B所示的网页画面51即显示出该采购处理系统1根据使用者所输入的查询条件而找出的各笔采购订单，使用者可在该网页画面51的“选取”信息栏所列的输入框510中点击选中所需的订单，并在点选“回复”命令列511后显示如图2C所示的网页画面52，该网页画面52出现一对话框520，令使用者得以在该对话框520的“个人识别名称”输入框521以及“个人识别密码”输入框522中分别输入包括个人识别名称(PIN名称)和个人识别密码(PIN密码)的识别数据，使采购处理系统1从使用者数据库11中根据使用者所输入的识别数据判断该识别数据是否符合可进行回复处理的使用者，若符合则将该点选订单的“回复状态”字段标注“Y”符号，并将该标注的订单储存于订单数据库13中；若不符合则不对该点选订单作任何处理，因此，该采购处理系统1即可根据在订单记录的“回复状态”字段中所标示的符号来判断订单的回复与否。一般而言，可进行回复处理的使用者即为卖方的采购人员。

另一方面，仍请参见图2B所示的网页画面51，若使用者在该网页画面51的“选取”信息栏所列的输入框510中点选所需的订单，并选“打印订货单”命令列512，则显示如图2D所示的网页画面53，该网页画面53显示所选订单的明细数据530，接着，若使用者判断该明细数据正确无误后，点选打印机激活命令图框531，则进行打印。

又一方面，亦如图2B所示的网页画面51，若使用者点选该网页画面51的“回查询画面”命令列513，则显示如上述图2A所示的网页画面50，供使用者再一次输入所需的查询条件。

再一方面，仍如图2B所示的网页画面51，若使用者在该网页画面51所显示的任一笔订单上执行点选动作，则显示如图2E所示的网页画面54，该网页画面54即显示出所选订单的明细数据。

接下来，请参阅图3，其用以说明买卖双方的采购处理站(2、3)在线上变更采购订单的例子。请一并参考上述图2B以及图2E以配合下列说明，当使用者在网页画面51的“变更”命令列515或网页画面54的“变更”命令列540上执行点选动作后，即显示如图3所示的网页画面55，由于本实施例以卖方操作该采购处理系统1作为说明，因此，在该网页画面55所显示的变更订单明细数据中仅有“卖方料号”输入框550、“回复量”输入框551以及“回复日期”输入框552可供输入，待输入完毕且点选“确定变更”命令列553后，该采购处理系统1即将使用者所变更的订单数据储存于订单数据库13中，其中，若该变更订单为第一次的变更时，该变更订单的“版本”字段514(即如图2B所示的网页画面51)将由0变为1，若该变更订单为第二次的变更时，该变更订单的“版本”字段514将由1变为2，其它均依此类推。

请参阅图4，其用以显示根据本发明的线上采购处理系统以及方法的一优选实施例的订单处理系统所执行步骤的流程图。首先，在步骤S1，使用者在登录该采购处理系统1前，要完成身份识别程序，例如令使用者输入使用者识别码以及登录密码，使身份识别模块12自使用者数据库11中根据使用者所输入的使用者识别码以及登录密码得以限定使用者的登录权限。

接着进行步骤S2，在身份识别正确并取出使用者的登录权限后，使用者即可登录该采购处理系统1，并输入其所需的订单查询功能以及查询条件，参见图2A所示的供使用者输入查询项目的网页画面50。

接着进行步骤S3，由该采购处理系统1根据使用者的登录权限及其所输入的订单查询功能，自该订单数据库13中找出符合该权限以及查询条件的各笔订单并逐笔列表显示，如图2B所示的网页画面51，其中，若使用者为卖方身份时可浏览到各家买方的采购订单；若使用者为买方身份时则仅可浏览到该买方所传送出去的采购订单。

接着进行步骤S4，使用者可通过如图2B所示的网页画面51来输入其要执行的订单处理功能，例如回复、变更、打印采购订单等处理功能，并由该采购处理系统1判断使用者是否对所找寻并列出的订单执行特定处理，例如回复、变更等作业，若选择执行时进行步骤S5，亦即该采购处理系统1根据使用者所执行的处理作业而在该采购订单上进行处理，并在该订单上标记一特定的处理符号，例如若执行回复时于该采购订单上标记“Y”符号，若执行变更时于该采购订单上标记变更次数识别符号，之后将执行处理动作的订单储存于订单数据库13中，以使买卖双方登录该采购处理系统1即能随时掌握订单的处理状况；反之，在该步骤S4中，该采购管理系统1判断使用者并未执行任何特定的处理作业则返回该步骤S3。

此外，当后台主机(例如ERP系统)接收到一笔新增的订单需求时，将使该采购处理系统1根据该笔新增订单在订单数据库13中建立一笔订单记录，并在该笔订单记录中的“订单状态”字段516上标注“A”符号(如图2B的网页画面51)；然而，若当后台主机接收到删除一笔已送出的订单需求时，将使该采购处理系统1根据该删除订单的订单号码而从订单数据库13中找出该笔订单记录，并在该笔订单记录的“订单状态”字段516上将“A”符号变更为“D”符号，亦即表示该订单已删除(Deleted)；另外，若“订单状态”字段516上标注“M”符号，即表示该订单已变更过(Modified)。因此，通过本发明的线上采购处理系统以及方法，将使买卖双方不需耗用过多的人力及时间即可随时掌握及了解采购订单的处理状况。

以上所述仅为本发明的优选实施例而已，并非用以限定本发明的实质技术内容的范围，例如以上述图2B所示的网页画面51中的“回复状态”、“订单状态”及“版本”字段来说，这些字段中的标注符号也可采用其它的符号表示。本发明的实质技术内容广义地定义于所附权利要求书中，任何他人所完成的技术实体或方法，若是与所附权利要求书范围所定义的完全相同，或为其同一等效的变更，均将被视为涵盖于本发明范围之中。

Claims (9)

1.一种线上采购处理方法，用以将买卖双方的采购处理站通过网络系统而连结至一采购处理系统中，并且预先于该采购处理系统中建立一用于储存多位使用者基本数据且各基本数据分别与一识别码对应的使用者数据库，以及一用于储存买方采购订单的订单数据库，由此可对登录该采购处理系统的使用者限制其使用权限而掌握和控制买卖双方所需执行的采购作业，所述处理方法至少包括：

由该处理系统根据使用者所输入的识别码，从所述使用者数据库中读取使用权限，并根据使用者输入的查询项目以及使用权限而从该订单数据库中找出符合这些查询项目的各笔订单，而且通过所述网络系统而将查询到的各笔订单显示于使用者的采购处理站上；

由该处理系统接收使用者所要执行的订单处理作业，其中该订单处理作业是回复或变更作业；以及

若使用者选择执行该回复或变更作业的订单处理作业，则在执行该回复或变更作业后，根据该订单所执行的回复或变更作业而在该订单中标注与该回复或变更作业对应的处理记号并将该订单储存于订单数据库中。

2.如权利要求1的线上采购处理方法，其中该采购处理系统建立在至少一网站服务器中。

3.如权利要求1的线上采购处理方法，其中该订单数据库与一用以接收买方采购订单的后台主机连结。

4.如权利要求3的线上采购处理方法，其中该后台主机为一企业资源规划平台。

5.一种线上采购处理系统，其用以让买卖双方的采购处理站通过网络系统来取得双方采购作业上的处理状况，该处理系统至少包括：

一订单数据库，用以储存买方采购订单；

一使用者数据库，用以储存多个使用者的基本数据且各基本数据分别与一识别码对应；

一身份识别模块，当使用者登录该处理系统时，即令该使用者输入识别码，从而根据该识别码而从所述使用者数据库中取出该使用者的使用权限；

一订单查询模块，经由所述身份识别模块执行使用者权限识别后，该订单查询模块可供买卖双方输入查询条件，从而根据该使用权限从该订单数据库中找出符合该查询条件的各笔订单，并将查询到的订单显示于使用者的采购处理站上；以及

一订单回复模块，当该订单查询模块查询到未回复的各笔采购订单时，卖方可于该订单中输入回复请求，而且回复后即在该订单中标注回复符号并将其储存于该订单数据库中，使卖买双方在登录该处理系统后可立即查询目前未回复过的采购订单。

6.如权利要求5的线上采购处理系统，该线上采购处理系统还包括一订单变更模块，该订单变更模块可供买卖双方根据该订单查询模块所查询到的各笔采购订单而进行内容上的变更作业，而且变更后即在该订单中标注变更符号并将其储存于该订单数据库中。

7.如权利要求5的线上采购处理系统，其中该采购处理系统建立在至少一网站服务器中。

8.如权利要求5的线上采购处理系统，其中该订单数据库与一用以接收买方所传来的采购订单的后台主机连结。

9.如权利要求8的线上采购处理系统，其中该后台主机为一企业资源规划平台。

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